kilpailutuskoulutus Kuopio

Transkriptio

1 Työnohjauksen kilpailutuskoulutus Kuopio

2 Tutustuminen ja esittelyt Ketäs te olette? Etsi täältä sellainen henkilö, jota et ole tavannut / tunne entuudestaan. Esitelkää toinen toisenne vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: Kuka olet ja millainen yritys / millaista toimintaa Sinulla on mitä myyt / tarjoat? Millainen kokemus Sinulla on julkisiin tarjouspyyntöihin vastaamisesta? Mikä julkisiin tarjouspyyntöihin vastaamisessa on haastavaa / hankalaa? Mikä on parasta, mitä Sinulle tapahtui viime viikon tai viikonlopun aikana? Ota mukaan kynä ja paperia, kirjoita keskeiset asiat ylös 2

3 Asiakasprojektit: Helsingin yliopisto, Palmenia ja Itä-Suomen yliopisto, Aducate: tuotteistaminen Rastor Oy; (yrittäjätutkinnot) tuotteistaminen, myynti, markkinointi Ylä-Savon ammattiopisto; yrittäjätutkinnot (my & markk.) - yrittäjä alkaen (yo-merk., emba) Kuka minä olen? Puh jouni.ortju@laatukoulutus.fi Työhistoria: Laatukoulutus Jouni Ortju Ky: - perustettu tuoteryhmäpäällikkö; Haaga Tutkimus (mm. Laatutonni, Travel Park yrityshautomo) - matkailukouluttaja; Pohjois-Savon ammattikorkeakoulu/savonia Kehitys - projektipäällikkö Pyhä-Luosto II projekti, toimitusjohtaja Lieksan Matkailu Oy, hotellin-/matkailukeskuksen toimitusjohtaja; Hotelli Koli Oy ARVOT: asiakaslähtöisyys, vaikuttavuus, jatkuva kehittyminen Markkinointi, myynti, laatutyöskentely, asiakaspalvelu, tuotteistaminen, verkostoituminen 3

4 Ammattiostajan* palvelukohteen ** valintakriteereitä Helppous (tietojen saaminen, valitseminen, ostaminen) Nopeus Tuotteen ominaisuudet, tarjottu kokonaisuus Hintataso, kaupan ehdot Asiantuntevuus myynnissä ja asiakaspalvelussa Toimitusvarmuus Maine... * Tyypillisesti esim. yrityksen sihteeri / assistentti ** Tyypillisesti esim. kokouspalvelut 4

5 Palveluni ja tuotteeni ASIAKKAAN OSTOKÄYTTÄYTYMINEN - miten saat selville, miten asiakkaasi ostaa / haluaa ostaa palvelujasi? Sinulta / välittäjältä / netistä? - mistä asiakkaasi hakee tietoa vastaavanlaisista palveluista? - kuka on yrityksessä / organisaatiossa oikea yhteyshenkilö, jolle Sinun pitää saada viestisi perille? Kuka valitsee ja esittelee, onko hän sama henkilö, joka päättää? - mitkä ovat asiakkaan ostopäätökseen vaikuttavimmat tärkeimmät tekijät? KYSY ASIAKKAALTA! 5

6 1. Seuraa Hilma-järjestelmään tulevia tarjouspyyntöjä eli hankintailmoitukset.fi sivustoa Mikäli saat tarjouspyynnön myös suoraan, pidä tätä hyvänä merkkinä: yritystäsi pidetään erityisen kiinnostavana kandidaattina hankintaan, joten tarjoustasi odotetaan innokkaasti! 6

7 2. Lue tarjouspyyntö huolella! Kirjoita tarvittaessa tarjouksen tärkeät asiat erilliselle paperille ja käytä tätä tarkistuslistana kun käyt tarjouksen läpi ennen lähettämistä! (jos mahdollista, lueta sekä tarjouspyyntö että tarjous vielä jollakulla muulla) 7

8 3. Älä lähde tarjouskilpailuun, jossa et voi menestyä! Mikäli tarjouspyynnössä esitetään ehdottomia vaatimuksia tai vähimmäiskriteerejä esimerkiksi hyväksyttävistä teknologioista, referenssitoteutuksista, projektiryhmästä tai yrityksestä, ei kannata lähteä tarjoamaan, jos nämä kriteerit eivät täyty. Vaikka ostajaorganisaatiolla olisi hyvää tahtoa yritystäsi kohtaan, hankintalaki määrää sen, että tarjoustasi ei voida ottaa huomioon 8

9 4. Kovin luovaa tulkintaa ei kannata tehdä Ostajaorganisaatiot ovat velvoitettuja noudattamaan kirjaimellisesti ja yksiselitteisesti tarjouspyynnössä antamiaan arviointikriteerejä tai vaatimuksia. Jos referenssejä pyydetään vaikkapa extranet-toteutuksista, et voi soveltaa kriteeriä niin, että tämä tekemämme intranetpalveluhan on vähän niinkuin extranetpalvelu, eikä yksityissektorin asiakasreferenssiä voida laskea vaadituksi julkishallinnon referenssiksi, vaikka omasta mielestäsi se olisi ihan vastaava. 9

10 5. Hinnoista ei neuvotella Ole tarkkana tarjottujen palvelujen kokonaishinnan kanssa. Tarjouspyynnössä mahdollisesti esitetyt hintakatot ovat ehdottomia (tosin alvittomia) maksimihintoja hankinnan kaikille kustannuksille, jotka tulevat tilaajan maksettaviksi samalta toimittajataholta sopimuskauden aikana (yleensä 3-5 vuotta). 10

11 Kansallinen kynnysarvo tai EUkynnysarvo ovat myös tarjouspyynnössä hintakattoa määrääviä termejä: jos tarjouksen tulee alittaa ne, ostaja ei saa valita tarjoajaa, jonka tarjous (alvittomat kokonaiskustannukset sopimuskaudelle) on kynnysarvoja kalliimpi. Huomaa, että EU-kynnysarvo vaihtelee hankintayksikön luonteen mukaan. 11

12 6. Vastaa esitettyihin kysymyksiin Mikäli tarjouspyynnössä pyydetään tarjoajilta vastauksia, selvityksiä tai kuvauksia hankittavaan projektiin ja yritykseesi liittyen, panosta näihin. Vastaa kysymyksiin selkeästi, ammattitaitoanne esiin tuoden, täsmällisesti ja uskottavasti. Novellien muodossa vastaaminen ei anna bonuspisteitä, vaan tiivistäminen on hyve. 12

13 Etenkin jos tarjouspyyntö esittää täsmällisen kysymyksen täsmäaiheesta, ei siihen kannata vastata satasivuisella liitedokumentilla, jonka sivuilta vastaus on tulkinnan kautta kursittavissa kasaan. 13

14 7. Täytä lomakkeet ohjeen mukaan Jos tarjouspyyntö sisältää täytettäviä lomakkeita, ole erityisen huolellinen niiden täyttämisessä: ne ovat mitä todennäköisimmin juuri niitä, joiden mukaan yrityksesi saamat pisteet määräytyvät. 14

15 Äläkä toimi ohjeiden vastaisesti: jos joitakin tietoja pitää täyttää suoraan lomakkeelle eikä esittää muutoin, älä viittaa siihen, että tämä asia on esitetty liitetiedostossa. Ostajaorganisaatio ei tässä tapauksessa saa ottaa liitettäsi lainkaan huomioon pahimmassa tapauksessa ohjeiden vastainen toiminta johtaa tarjouksen hylkäämiseen 15

16 8. Panosta siihen mitä vertaillaan Hankintalain ytimessä on se, että tarjoukset vertaillaan nimenomaisesti ja ainoastaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on esitetty. Tarjouksessa on toki esitettävä pyydettyjä tietoja vapaamuotoisesti, mutta tarjousvertailu tehdään tinkimättömästi vain vertailemalla tarjouspyynnössä esitettyjä kriteereitä. 16

17 Kirjoita tarjouksesi peilaten kaikkia antamiasi tietoja vertailukriteerejä vasten. Muu lavertelu on melko turhaa, koska sillä ei ole mitään merkitystä tarjousvertailussa sijoittumisen kannalta. 17

18 9. Ole tarkka muotoseikoissa Mikäli tarjouspyynnössä edellytetään ehdokkaita esittämään tarjouksensa tietyssä muodossa, tietyssä sisältöjärjestyksessä, tietyllä tavalla otsikoituna jne., kyttää näiden ehtojen toteutuminen suurennuslasilla. Muotoseikkojen täyttymättä jääminen on yleisin tarjousten hylkäysperuste 18

19 Vaikka joitakin huolimattomuusvirheitä, kirjoitusvirheitä tai vähäpätöisiä muodollisia puutteita tarjouksissa voidaan hankintalain puitteissa antaa anteeksi, useimmat ostajaorganisaatiot eivät uskalla ottaa valitusriskiä. Eikä tällainen virhe tai puute saa koskaan liittyä tarjousvertailussa käytettäviin vaatimuksiin tai seikkoihin. 19

20 10. Lue tarjous vielä kerran Tarkista vielä viimeiseksi useamman silmäparin avustuksella, että tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin, vaatimuksiin ja reunaehtoihin: on vastattu on vastattu oikein on vastattu vaatimukset täyttäen ja ohjeiden mukaan 20

21 11. Lähetä tarjous ajoissa! Pidä huolta siitä, että tarjous on perillä ajoissa. Myöhästyneet tarjoukset on käytännössä aina hylättävä. 21

22 Henkilökohtainen myyntityö / pienhankinnat Keinot: (kaikissa tärkein asia ennakkosuunnittelu) 1. Sähköposti / kirje persoonallisuus. Tässä pitää lukea, että soitat pian (2-3 pv). Lyhyt palvelujesi / osaamisesi kuvaus 2. Puhelu tässä ei vielä myydä mitään, vaan sovitaan tapaamisesta (puhelinmuistio! Ehdota kahta ajankohtaa, joista asiakas saa valita) 3. Asiakas- / myyntikäynti täällä myydään! Varaudu vastaväitteisiin / ostoepäilyihin, varmista kaupan päättäminen 4. Messut, myyntitapahtumat erottautuminen, konkretia, ennakkovalmistautuminen (sovi tärkeät tapaamiset ennakkoon). Käyntikortit, valokuvaaminen / videointi. Kiitosviesti tapahtuman jälkeen ja sovittujen asioiden (esim. tarjous) tekeminen sovitussa aikataulussa 22