This is how you start a club

Transkriptio

1 1 This is how you start a club Find at least five Metropolia students including yourself Contact METKA and arrange time for the constitutive meeting of the club Advertise the constitutive meeting (METKA also advertises your meeting) In the constitutive meeting: o Write down the minutes of the meeting (the meeting minutes also serve as the charter of foundation) at least five club members must sign it o Approve the action plan and the budget for the next year or semester, and the rules for the club o Choose a person (or persons) to act as the chairperson of the club Deliver all the mentioned documents to METKA The board of METKA decides if the club is accepted as a METKA club After the club has become a METKA club: o The club can use the printer, the copying machine and the phone in METKA s office o METKA will advertise the club through METKA s channels, for example on METKA s website, Facebook and in the Newsletter o METKA can book Metropolia facilities for the club s meetings o METKA can support the club financially N.B! The club must be open for all Metropolia students. About finances The club can collect reasonable membership fees to cover the expenses of club activities. The club can also collect entrance fees to cover the expenses of a certain event. The basis of fees must be written down in the rules. The application for club financial aid must be approved in a club meeting and then sent to METKA every six months. It must arrive at METKA by either the end of February or September. The board of METKA decides about the financial aid. The financial aid can be granted to pay reasonable expenses of club activities or to pay reasonable compensation to an outside instructor. If there is extra money, then METKA might also give out financial aid outside the regular application times, for example to new clubs. METKA pays financial aid usually afterwards in exchange for receipts. If agreed, METKA might also pay beforehand to the person in charge, who must bring the receipts back to METKA later. If the receipts are not delivered, then the money must be returned to METKA. APPENDIX 1. Club Activity Guidelines (in Finnish) 2. Sample Charter of Foundation 3. Sample Rules 4. Sample Action Plan and Budget 5. Application For Club Financial Aid

2 2 Appendix 1 Kerhotoiminnan ohjesääntö 1 Yleistä Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta (myöhemmin Opiskelijakunta) voi hallituksen päätöksellä rahallisesti tai muulla tavalla tukea Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijoiden järjestämää kerhotoimintaa. Kerhotoimintaa järjestävät tahot, joille rahallista avustusta on myönnetty, ovat velvollisia noudattamaan tämän kerhotoiminnan ohjesäännön sisältämiä säännöksiä. 2 Kerhojen taloudellinen tukeminen Opiskelijakunta voi myöntää taloudellista tukea kerhoille, joiden toiminta on avointa kaikille Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijoille. Avustukset myönnetään Opiskelijakunnan talousarvioon asetetuista määrärahoista. Taloudellista tukea myönnetään kerhon varsinaiseen toimintaan tai siihen liittyviin tarkoituksiin. Tapahtumien järjestämiseen haettavien avustusten myöntämisehtona on järjestävän tahon omavastuuosuus. Avustusta kerhotoimintaan voi hakea puolivuosittain helmikuun ja syyskuun loppuun mennessä. Mikäli määrärahoja jää käyttämättä, avustuksia voidaan myöntää myös näiden hakuaikojen ulkopuolella. Avustusta voidaan myöntää kohtuulliseksi katsottaviin kustannuksiin sekä ulkopuolisen vetäjän kohtuulliseen palkkioon. Avustussumma annetaan kuittia vastaan tai vaihtoehtoisesti voidaan antaa kerhon vastuuhenkilölle, joka toimittaa hankinnoista kuitin opiskelijakunnalle. Avustus peritään takaisin, mikäli opiskelijakunnalle ei toimiteta kuittia hankinnoista. Päätös avustuksen myöntämisestä tehdään kerhon toimintasuunnitelman, talousarvion sekä sääntöjen perusteella. Päätöksen tekemisessä huomioidaan seuraavat seikat: 1. Toimintasuunnitelman ja talousarvion tarkkuus 2. Toiminnan jatkuvuus 3. Toiminnan soveltuvuus kaikille ammattikorkeakoulun opiskelijoille 4. Opiskelijoiden yhteisöllisyyden ja hyvinvoinnin edistäminen Myönnetty avustus voidaan periä takaisin, mikäli sitä ei käytetä asianmukaisiin tarkoituksiin. 3 Kerhon perustaminen ja kerhoille kuuluvat palvelut Kerhon voi perustaa vähintään viisi (5) Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijaa, joista yksi toimii vastuuhenkilönä. Kerhon perustamiseksi pidetään perustamiskokous. Perustamiskokouksesta on ilmoitettava opiskelijakunnalle, joka tiedottaa siitä viestintäkanavissaan. Perustamiskokouksesta tehdään pöytäkirja, joka toimii samalla kerhon perustamiskirjana sekä hyväksytään kerhon säännöt ja toimintasuunnitelma vuodeksi eteenpäin. Perustamiskokouksen pöytäkirja, kerhon säännöt sekä toimintasuunnitelma

3 3 toimitetaan Opiskelijakunnan toimistolle, jonka jälkeen Opiskelijakunnan hallitus päättää yhteistyöstä kerhon kanssa ja sen hyväksymisestä Opiskelijakunnan kerhoksi. Mikäli kerho hyväksytään Opiskelijakunnan kerhoksi, se on oikeutettu käyttämään Opiskelijakunnan kerhoille kuuluvia palveluja. Opiskelijakunnan kerholle kuuluvat palvelut: 1. tulostus, kopiointi sekä puhelimen ja tietokoneen käyttö Opiskelijakunnan toimistolla 2. tiedotus Opiskelijakunnan www-sivuilla 3. tilanvarauksien tekeminen Opiskelijakunnan avustuksella 4. tuki taloudenhoitoon Kerhotoiminnassa tulee ensisijaisesti hyödyntää Metropolia Ammattikorkeakoulun tiloja tai muita kerholle maksuttomia tiloja. 4 Opiskelijakunnan kerhon jäsenmaksut ja tapahtumista perittävät osallistumismaksut Opiskelijakunnan kerho voi periä jäseniltään kohtuullista jäsenmaksua kerhon varsinaisesta toiminnasta aiheutuvien kulujen kattamiseen. Järjestämistään tapahtumista kerho voi periä osallistumismaksua tapahtuman kulujen kattamiseen. Jäsen- ja osallistumismaksun perusteiden on käytävä ilmi kerhon säännöistä. Osallistumismaksua voi käyttää palkkionmaksuun, mikäli se on tarkoituksenmukaista ja siitä on sovittu kaikkien kerhon jäsenten kanssa. 5 Kerhotoiminnan seuranta Opiskelijakunnan hallitus valvoo kerhojen hallintoa sekä toimintaa nimeämällä jonkun Opiskelijakunnan hallituksen jäsenistä tai toimihenkilöistä niiden yhteyshenkilöksi. Kerhon on toimitettava kuvaus toteutuneesta toiminnasta sekä selvitys myönnetyn avustuksen käytöstä kevätlukukauden osalta elokuun loppuun ja syyslukukauden osalta tammikuun loppuun mennessä. 6 Kerhotoiminnan päättäminen Kerhon toiminnan lakatessa mahdolliset Opiskelijakunnan kerholle myöntämät käyttämättä jääneet varat sekä Opiskelijakunnan avustuksilla hankittu omaisuus siirtyvät Opiskelijakunnalle. Toiminnan katsotaan päättyneen, mikäli kerholla ei ole ollut toimintaa viimeiseen vuoteen tai toiminnalle ei löydetä vastuuhenkilöä. 7 Valitusoikeus Hallituksen päätöksistä voi valittaa opiskelijakunnan edustajistolle. Riitatilanteet tulee toimittaa kirjallisesti hallituksen ja edustajiston puheenjohtajan tietoon neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa päätöksestä, johon ei ole tyytyväinen. Opiskelijakunnan valitusoikeudesta on määritelty opiskelijakunnan säännöissä. Jos kyseessä on rikosoikeudellinen tapaus, siirtyy ratkaisu suomalaisen oikeusjärjestelmän piiriin.

4 4 8 Lisäykset ja muutokset Lisäyksistä ja muutoksista tähän ohjesääntöön päättää opiskelijakunnan edustajisto yksinkertaisella enemmistöllä annetuista äänistä. 9 Voimaantulo Tämä ohjesääntö on hyväksytty opiskelijakunnan edustajistossa ja astuu voimaan välittömästi. Tämä ohjesääntö kumoaa aiemmin päivätyn kerhotoiminnan ohjesäännön.

5 5 Appendix 2 Sample Charter of Foundation The Kite Club of METKA Charter of Foundation Date: 2nd of May 2013 Place: Megora, Leppävaara campus Present: Real Student, Always Student, For-Ever Student, New Student and Again Student 1. Call to order Meeting was called to order at 5:29 pm by Real Student. It was decided that the meeting is chaired by her. It was decided that Always Student will act as the secretary of the meeting. 2. Starting the club The decision to start a kite club was made; the club is open for all Helsinki Metropolia UAS students. 3. Choosing the name for the club A decision was made to call the Club MetkuKite. 4. Approving the rules for the club The rules for the club were approved. (Appendix X) 5. Approving the action plan and the budget The action plan and the budget for the autumn 2013 were approved. (Appendix Y) 6. Choosing a chairperson For-Ever Student and New Student both wanted to become the chairperson. For-Ever Student received 2 votes and New Student 3 votes. New Student was chosen as the chairperson. 7. The next meeting Application for club financial aid for the next year must be applied for by the end of February Therefore the next club meeting will be on 3rd of February 2014 at the same place. 8. Adjournment Meeting adjourned by Real Student at 7:29 pm. Real Student Always Student For-Ever Student Real Student Always Student For-Ever Student Chair Secretary New Student New Student Again Student Again Student

6 6 Appendix 3 Sample Rules The Rules of MetkuKite Club 1. The club and its meeting are open for all the students of Helsinki Metropolia UAS. 2. The purpose of the club is to spread the joy of kites in Metropolia. 3. The club meetings are hold at the beginning of each year before the middle of February so that activities can be planned and application for club financial aid to METKA can be done on time. There can also be meetings at other times if the chairperson deems it necessary. 4. When the club is flying kites all participants must pay 1 entrance fee to cover the expenses. 5. There can be an entrance fee at other events as well to cover the expenses, but not in club meetings. These fees must be found in the budget. 6. In every annual meeting the club will choose a new chairperson. 7. The chairperson must prepare the application for club financial aid, prepare the action plan and the budget for the annual meeting, and call the annual meeting.

7 7 Appendix 4 Sample Action Plan and Budget Action Plan for MetkuKite Autumn 2013 MetkuKite meets on the second Thursday of each month to fly kites. During autumn 2013 the club meets four times. The first meeting is on 12 th of September. Kites are flown in Leppävaara Kite Arena. The entrance fee is 1 euro per student. The club will buy duct tape for everyone s use to repair kites. In every meeting the club will buy a shared water jar for refreshment. Budget for MetkuKite Autumn 2013 Expenses: Entrance fees to Kite Arena 4 x 10 x 1 = 40 Duct tape 4 x 2,5 = 10 Water jars 4 x 1,5 = 6 = 56 Incomes: Entrance fees (collected from participants) 10 x 1 x 4 = 40 Club financial aid from METKA 16 = 56

8 8 Appendix 5 APPLICATION FOR CLUB FINANCIAL AID [Thenameoftheclub] [Nameandphonenumberofchairperson] isapplyingforclubfinancialaidfromthestudentunionofhelsinkimetropolia UniversityofAppliedSciencesforthefollowing: Thedateandplace(ifsubjectoffinancialaidisanevent): Descriptionofthesubjectoffinancialaid: Thebudget: Wisheddateofthepayment: Accountnumber: Otherinformation: