Laitoskokous Departmental meeting

Transkriptio

1 Laitoskokous Departmental meeting Urkund-ohjelman käyttö 2. Uutisia tohtoriohjelmasta 3. Uuusi Matkustusohje 4. Laitosjohtajan valintaan valmistautuminen 5. Muut asias/ilmoitukset Urkund News from departmental doctoral programme New Travel Instructions Preparation for selection of new Department Head Other/information

2 Urkund Uudet ohjeet vilpistä voimassa alkaen Laitoksella Kandidaatin tutkielmat ja Pro gradut Urkund tarkastetaan Optima palautuslaatikon kautta Väitöskirjat tarkastetaan siinä vaiheessa kun lähetetään esitarkastajalle Muut dokumentit/harjoitukset opettajan harkinnassa Soile Väänänen esittelee Urkundin toimintaa New instructions about misconduct in studies are valid from Aug 1, 2013 Bsci and Msci theses are scanned through Optima return Box PhD theses need to be scanned before the preexamination Others: Course teacher can use Urkund Soile Väänänen will introduce Urkund

3 Laitoksen Tohtoriohjelma Departmental Doctoral Programme 1. Kaksi aloituspaikkaa hakuun marraskuussa 2. Vuonna 2014 laitoksella haussa matka-avustuksia tohtorikoulutettaville 1. Two starting position will be advertised in November the programme gives travel support

4 Uudet aloituspaikat tohtoriohjelmassa New PhD starting position Kaksivaiheinen hakuprosessi Lokakuun: valitaan 4-5 projektia, joihin haetaan tohtorikoulutettavaa Marraskuu: 2 opiskelijaa valitaan hakijoiden joukosta pätevyyden perusteella (CV ja haastattelu) Two-stage process October 2014: 4-5 projects will be selected to be advertised. November 2 student will be selected to these project based on student s merits (CV and interview)

5 Laitoksen johtaja päättää projektit Department Head decides on the Uusien rekrytointien tukeminen Ulkopuolisen rahoituksen hankkimisen tukeminen Ei muuta laitoksen tohtorinkoulutusrahoitusta projects Support of new staff members Support of those who have been succesful in getting external funding No other department PhD funding for the group

6 Uudet matkustusohjeet New travel instructions lostolle/how-to/jyvaskylan-yliopistonmatkustusohje ide-for-staff/how-tos/travel-guidelines

7 ENNEN MATKAA LUE yliopiston matkaohje ja toimi sen mukaan matkapyyntö tehdään ulkomaan työmatkoista Traveliin ulkomaille lähtevälle IF:n vakuutuskortti mukaan matkasihteeriltä matkojen tilaamista matkatoimisto CWT Finland Oy:ltä (ent. Kaleva Travel) suositellaan turvallisuussyistä Varaaminen matkanvarauslomakkeella, yksinkertaisella matkanvarauslomakkeella, sähköpostilla, puhelimella tai itsevarausjärjestelmällä. BEFORE TRAVEL READ University of Jyväskylä Travel Guidelines and act accordingly a travel request must always be made for foreign assignments (in SAP Travel) for foreign assignments pick up an IF insurance card from travel secretary booking trips through CWT Finland Ltd (former Kaleva Travel) is recommended for safety reasons Book trips by electronic form, phone, or self-service system.

8 Uusi CWT itsevarausjärjestelmä New CWT self-service system Kun haluat käyttäjäoikeuden CWT:n uuteen itsevarausjärjestelmään, pyydä se matkasihteeriltä. Varaamisohjesivu netissä (suomeksi) on päivitetty. When you want to use the new CWT self-service system - get your user name and password from travel secretary. Internet page with booking instructions in English is currently being updated. You will be informed later when it is published.

9 Työmatkan ja ylimääräisten matkapäivien yhdistäminen Jos työmatka sisältää ylimääräisiä matkapäiviä, ne pitää sisällyttää matkapyyntöön ja siihen on oltava laitoksen johtajan lupa. Ylimääräisistä päivistä ei makseta päivärahoja. Työmatkan ja loman yhdistäminen Loma ilmoitettava matkapyynnön kommentissa. Toisen suunnan matkustaja maksaa itse. Huom! IF vakuutus voimassa vain työmatkan ajan. COMBINING A BUSINESS TRIP AND EXTRA TRAVEL DAYS If your business trip has extra travel days, you must specify the dates in travel request. You must also get the Head of the Department s approval for the dates of your travel. No daily allowance is paid of extra travel days. COMBINING A BUSINESS TRIP AND HOLIDAY If a holiday is combined with a business trip, holiday must be specified in Comment in travel request. Employer pays one way of the trip. Note! IF insurance covers only business travel days.

10 MATKAN AIKANA DURING TRAVEL Pidä matkalla maksamiesi matkojen kuitit tallessa (liitetään matkalaskuun)! Hätätilanteissa ota yhteyttä CWT Finland Oy:n (mikäli matkat ostettu heidän kauttaan), vakuutusyhtiö IF:iin tai Suomen konsulaattiin Keep the receipts of your travel costs safe (they need to be added to you travel claim)! In case of an emergency contact CWT Finland Ltd (if you booked through them), insurance company IF or Finnish consulate

11 MATKAN JÄLKEEN matkalasku on tehtävä Traveliin mieluiten välittömästi, viim. 2 kuukauden kuluessa matkan päättymisestä! toimita kuitit JA kokous- /konferenssiohjelma, EUprojekteissa myös konsortiokokousmuistio matkasihteerille myös luottokorttiostoksista pitää aina olla kuitti matkalaskun liitteenä yo:n JO maksamat kulut ovat INFOkuluja ja nekin ilmoitettava matkalaskulla AFTER TRAVEL a travel claim must be presented immediately after a trip, at the latest within two months of completing the journey! bring receipts AND meeting/conference programme and memo of EU consortium meetings to travel secretary receipt is necessary attachment also for credit card costs Costs already paid by university are INFO-costs and must be added in travel claim also

12 Laitosjohtajan valinta 2014 Selection of Department head from Dekaani valitsee laitoskokousta kuultuaan Keskustelu järjestetään Jari Ylänne ehdottaa Mikko Mönkköstä The dean will select after the discussion in the departmental meeting To be discussed in the dept meeting Oct Jari Ylänne proposes that Mikko Mönkkönen would be the next Head

13 Muut asiat Tänään klo uusien opiskelijoiden sivuaine-info ja HOPS info Opetuksen iltapäivä Tasa-arvotoimikunnan vierailu 12.00, laitoskokous hakijan päivä laitoskokous (budjetti 2014) Tiedepäivä ja laitoksen pikkujoulu Today information to 1st year students about minors and study plans October 28. Teaching feedback/discussion afternoon Visit of the University equality committee 12.00, departmental meetign day for new applicants Departmental meeting (budget 2014) Dept. Science Day and Christmas Party