Kysymyksiä ja vastauksia datahub-liiketoimintaprosesseihin liittyen

Transkriptio

1 Kysymyksiä ja vastauksia datahub-liiketoimintaprosesseihin liittyen Tähän dokumenttiin on kerätty datahub-liiketoimintaprosesseihin liittyviä kysymyksiä vastauksineen. Kysymyksiä saatiin datahub-liiketoimintaprosessien läpikäynneissä sekä aiemmissa kommentoinneissa. Tässä dokumentissa on seuraavien aihealueiden kysymyksiä: 1. Yleisiä kysymyksiä projektiin ja prosesseihin liittyen 2. Asiakastietojen käsittely 1 Yleisiä kysymyksiä projektiin ja prosesseihin liittyen 1.1 Miksi ei dokumentaatiosta tehty suoraan englanninkielistä? Ensimmäiset dokumentit on tehty suomenkielisiksi sen vuoksi, että näin on saatu ala paremmin heti alusta alkaen mukaan kommentointiin. Lopulliset dokumentit tullaan julkaisemaan myös englanniksi kevään 2016 aikana. 1.2 Onko pohjoismainen järjestelmä vain haave? Kuinka samankaltainen Suomen datahub tulee olemaan verrattuna Norjan datahubiin? NordREGin ja norjalaisten Elhubin dokumentteja on hyödynnetty prosessityössä. Mikäli päätämme poiketa pohjoismaisesta linjasta ja toteuttaa kansallisia eroavaisuuksia, poikkeamat on pystyttävä perustelemaan. Lähtökohtaisesti datahubin tulee palvella mahdollisimman hyvin suomalaisia toimijoita. Datahub on sinänsä askel kohti yhteispohjoismaisia vähittäismarkkinoita, mutta sen lisäksi tarvitaan merkittäviä poliittisia linjauksia ja viranomaisten päätöksiä pohjoismaiden kesken. 1.3 Haetaanko tiedot reaaliajassa vai tallennetaanko kysyvään järjestelmään? Tietojen välitykset ovat kaikki synkronisia. Suuremmat haut esim. mittaustietojen massahaut ovat asynkronisia. 1.4 Kuka on se joku joka korjaa sellaiset tilanteet joita datahub kokonaisuus vaatii? Väärä käyttöpaikka yms. sotkuja. Datahubiin rakennetaan mahdollisimman kattavat validoinnit, jotta virheellinen data tai virheelliset prosessit voidaan hylätä jo ennen kuin sotkua syntyy. Mikäli toimijoiden huolellisuudesta ja datahubin tarkastuksista huolimatta, datahubiin syntyy korjausta vaativa tilanne, selvitys tehdään virheeseen liittyvien toimijoiden toimesta. Mikäli korjaus vaatii toimenpiteitä suoraan datahubiin, voidaan se tehdä datahub operaattorin toimesta. 1.5 Tuleeko toimijoiden tehdä järjestelmien logiikka samanlaiseksi kuin datahubin logiikka? Kyllä, näin varmistetaan datahubin tehokas toiminta ja hyödyt toimijoille.

2 1.6 Asiakasraportointi helpottuu kun datahubista saa kaikkien käyttöpaikkojen tiedot näkyviin kerralla, riippumatta jakeluverkonhaltijasta. Kyllä. Tämä toiminnallisuus vaatii, että yksilöintitiedot ovat kunnossa; esim. kuluttaja asiakkaalla on henkilötunnus. 1.7 Voiko myyjä toimia myyjänä ilman omaa asiakastietojärjestelmää? Entä tarvitseeko jakeluverkonhaltija omaa asiakastietojärjestelmää datahubin käyttöönoton myötä? Datahub on tulevaisuuden tiedonvaihtomalli sähkömarkkinoilla. Kaikkia tietoja ei ole tarkoitus tallentaa datahubiin vaan ainoastaan ne tiedot mitä osapuolten on välitettävä toisilleen. Toimijoiden tulee tarkastella asiakastietojärjestelmänsä tarvetta ja sen ominaisuuksia omien liiketoimintatarpeiden ja esim. laskutuksen näkökulmasta jota datahub ei tee. 1.8 Tanskan datahubiin voidaan viedä asiakastietoa ilman rajapintoja, myyjät tallentavat suoraan. Laskutus on kuitenkin hoidettava jostain. Miten Suomessa? Tiedot on tarkoitus välittää rajapintojen kautta teknisen kuvauksen mukaisesti. Käyttöliittymällä suoritettavia toimenpiteitä ei vielä ole määritelty. Asiakastieto liittyy aina sopimukseen, eli asiakas luodaan ainoastaan sopimusprosessissa. 1.9 Missä formaatissa tiedonvaihto datahubissa? Teknisessä dokumentaatiossa Datahub-tapahtumat kuvataan tuleva formaatti kaikkien tapahtumien osalta Onko datahubin käyttö jatkossa pakollista? Miten valvotaan jos joku ei toimi sovittujen sääntöjen mukaisesti? On pakollista, myyjien ja jakeluverkonhaltijoiden välinen tiedonvaihto toimii ainoastaan datahubin kautta. Tuleva lainsäädäntö sekä datahub operaattorin kanssa tehtävä palvelusopimus määrittelevät pelisäännöt minkä mukaan toimitaan Jääkö Z-kieli historiaan datahubin käyttöönoton myötä? Kyllä jää 1.12 Kuinka uuden myyjän ilmoittautuminen ilmoitetaan jatkossa? Uusi myyjä tekee sopimuksen datahub operaattorin kanssa ja datahubista välitetään myyjän tiedot tarvittaville osapuolille. Myyjän sähköposti-ilmoitusvelvollisuus jakeluverkonhaltijoille poistuu tätä myötä Onko datahubin käyttöliittymä loppuasiakkaille vakio vai voidaanko sitä modifioida? Käyttöliittymää ei ole vielä määritelty lopullisesti Tuleeko jakeluverkonhaltijalle ilmoitusta jos markkinoille ilmaantuu uusi myyjä? Jakeluverkonhaltija saa tästä tiedon kun myyjä tekee verkkoalueelle sopimuksen. Nykyisestä sähköposti-ilmoituksesta luovutaan.

3 1.15 Kun uusi myyjä ilmoittautuu datahubiin niin meneekö siitä kaikkien verkkoyhtiöiden osalta tieto esettille? Datahub ilmoittaa uusien osapuolten rekisteröinnin, osapuolten päättymisten ja osapuolten tietojen päivittymisen kaikille datahubin osapuolille myös esettille Kaikki nykyiset online-palvelut eivät täytä sähköisen tunnistautumisen vaateita. Asiakkaalta tarvitaan siis online-palveluun kirjautumisen lisäksi vahva tunnistautuminen online-palvelun sisällä. Yhtiöt voivat varmaan edelleen tarjota mittaustietojen katselua omissa palveluissa ilman vahvaa tunnistautumista, (esim. mobiiliappit), onko näin? Kyllä, juuri näin Millainen on yrityksen vahva tunnistautuminen? Tämä on vielä projektissa tarkemmin määriteltävä asia. 2 Asiakastietojen käsittely 2.1 Miten hoidetaan asiakkuuksien käsittely, joilla on sama y-tunnus, kunta tms.? Kunta on yksi asiakas ja sopimustiedoilla hoidetaan tarkempi kohdistus. 2.2 Miten käsitellään kahden henkilön nimissä oleva sopimus? Kumpikin henkilö perustetaan omiksi asiakkaiksi ja linkitetään sopimukseen. 2.3 Miten datahubiin tallennetaan henkilötunnus ja y-tunnus tulevilta elinkeinoasiakkaalta; eli asiakkaalla on sekä y-tunnus että henkilötunnus? Lisäksi asiakkaalla on henkilökohtainen sopimus jossa on sama henkilötunnus. Elinkeinoharjoittajana voi olla yksi asiakas tyypillä yritys ja tälle on annettava henkilötunnus sekä mahdollinen y-tunnus. Toinen asiakkuus perustetaan henkilölle itselleen ja annetaan sama henkilötunnus. Datahubiin voidaan viedä sama henkilötunnus siinä tapauksessa, että tuo yksilöivä tieto on eri asiakastyypeillä. 2.4 Miten on tulkittava osoitetietojen hallinta tietomallista? Asiakkaan ja sopimuksen osoitetiedot ovat erikseen. Asiakkaalle annetaan asiakkaan varsinainen osoite ja sopimukselle voi antaa erillisen laskutusosoitteen. 2.5 Uuden asiakkaan perustaminen ja viikon päästä voimaan tuleva uusi osoite. Miten tämä päivitetään? Myyjä päivittää uuden osoitteen omaan järjestelmään, jolloin tieto tulee datahubiin asiakastietojen päivityksenä. 2.6 Miten toimitaan jos asiakas kieltää laskutusosoitteen päivittämisen ja välittämisen jakeluverkonhaltijalle? Sekä myynti- että verkkoyhtiö tarvitsevat ko. tietoa. Miksi asiakas kieltäisi tiedon välittämisen verkkoyhtiölle? Verkkoyhtiö tarvitsee myös laskutustiedot.

4 2.7 Tietoja haetaan henkilötunnuksen perusteella. Jos ei ole henkilötunnusta, niin asiakasta ei voida tunnistaa? Koottua tietojen näkymistä (esim. asiakkaan kaikkien käyttöpaikkojen kulutustiedot) ei voida tarjota, mikäli asiakkaalla ei ole yksilöivää tietoa. 2.8 Vastuu asiakkaan vahvasta tunnistamisesta jää myyjille ja verkoille, ei datahubille? Kyllä. Toimijoiden tuleekin aloittaa heti puuttuvien yksilöintitietojen kerääminen ja tallentaminen sekä varmistaa, että kaikkien uusien sopimusten kohdalta tiedot ovat kunnossa. 2.9 Onko oletus, että asiakas on sähkölaskun maksaja, miten välittyy tieto siitä kuka on maksuvelvollinen? Jos maksajatieto on jotenkin poikkeava ja asiakas ilmoittaa tästä myyjälle, voi myyjä välittää tiedon erikseen sähköpostitse jakeluverkonhaltijalle. Pääsääntöisesti sopimuskumppani on myös maksuvelvollinen Kun asiakastietoihin tehdään muutoksia, muuttuko automaattisesti datahubissa? Kyllä, kun myyjä päivittää tiedot omaan järjestelmäänsä, välittyvät tiedot siitä datahubiin ja sitä kautta jakeluverkonhaltijalle Asiakastiedot toimijan järjestelmissä on tallennettu esim. Matti ja Maija Meikäläinen -> Miten hoidetaan datahubissa? Asiakkaat tulee tallentaa omiksi asiakkuuksiksi Kaksi asiakasta on tallennettu yhdelle asiakasnumerolle ja on annettu vain yksi henkilötunnus, kuinka hoidetaan? Molemmat asiakkaat tulee olla omina asiakkuuksina ja molemmilla asiakkailla tulee olla oma henkilötunnus Yksittäisillä asiakkailla voi olla useita asiakasnumeroita ja sopimuksia, miten hoidetaan datahubissa? Asiakas yksilöidään henkilötunnuksen tai y-tunnuksen perusteella ja sen tiedon perusteella voidaan yhdistää yhdeksi asiakkaaksi datahubissa Toimijoiden kannattaisi tehdä sopimukset yhdelle asiakkaalle - huonompi perinnän kannalta. Datahub pystyy toteuttamaan sekä yhden että useamman asiakkaan yhdistämisen käyttöpaikalle. Toteutamme toiminnallisuuden alan päätöksen mukaisesti Asiakastieto - myyjä päättää päivitetäänkö, mikä voi olla esimerkki kun myyjä ei päivitä tietoa? Jos myyjällä esimerkiksi on tuoreempaa tietoa käytettävissä.

5 2.16 Jos henkilötunnus on yksilöivä/määräävä tieto, on oltava tarkastus että henkilötunnus on oikea (asiakas syyllistyy petokseen jos käyttää väärää henkilötunnusta)? Toimijoiden tehtävä on varmistaa, että henkilötunnus on oikea. Datahubissa ei ole vastaavaa tarkistusta. Datahub validoi ainoastaan henkilötunnuksen teknisen muodon, että on oikein Jos viimeisin myyjä päivittää asiakastietoa, meneekö tieto eteenpäin kaikille asiakkaan voimassaoleville myyjille? Kyllä, datahub välittää tiedon eteenpäin kaikille siihen oikeutetuille osapuolille Miten käsitellään ulkomaiset asiakkaat, kun heillä ei ole välttämättä vielä suomalaista henkilötunnusta? Heille tallennetaan syntymäaika ja henkilötunnus päivitetään kun se saadaan. Yksilöivänä tietona tallennetaan myyjän oma tunnus (myyjän tunnut + asiakkaan tunnus myyjän järjestelmässä) Miten yhteyshenkilö eroaa sopimuksen asiakkaasta eli sopimuskumppanista? Sopimuskumppani on vastuullinen sopimuksesta ja tämän nimiin tulee myös verkkosopimus. Yhteyshenkilö on sopimukseen liittyvä asiakas, joka esimerkiksi hoitaa sähkösopimusasioita. Yhteyshenkilöitä tallennetaan lähinnä yritysasiakkaille Tarkistaako datahub onko asiakas täysi-ikäinen? Kenellä on velvollisuus varmistaa asiakkaan oikeustoimikelpoisuus? Toimijoiden velvollisuus on tarkistaa asiakkaan oikeustoimikelpoisuus Keskimmäiset nimet, onko tarpeellisia? Ei ole pakolliseksi määritelty tieto datahubissa Mitä tapahtuu migraatiossa jos myynti ja verkkosopimukset ovat eri asiakkaille? Sopimukset voidaan tuoda migraatiossa eri asiakkaille. Mikäli verkkosopimuksen asiakkaalla ei ole lainkaan myyntisopimusta, tiedot ylläpidetään jakeluverkonhaltijan toimesta Pitääkö toistaiseksi voimassaoleville sopimuksille tulla takaraja mihin mennessä sopimukset tulee olla samoilla nimillä? Datahubin käyttöönoton myötä uudet sopimukset tulevat samoille nimille Miten jakeluverkonhaltija toimii jos myyjä tekee sopimuksen oikeustoimikelvottomalle asiakkaalle? Jakeluverkonhaltijan ei ole pakko vahvistaa verkkosopimusta oikeustoimikelvottomalle asiakkaalle, tällöin jakeluverkonhaltija ilmoittaa kieltäytymisestä datahubiin, josta tieto menee myyjälle. Myyjän tehtävä on huolehtia, että sopimus saadaan oikeustoimikelpoisen asiakkaan nimiin.

6 2.25 Kuinka hoidetaan sopimus perustettavan yrityksen nimiin, jolla ei vielä ole y- tunnusta? Sopimukset tulee tehdä aina oikeustoimikelpoisen asiakkaan nimiin. Jos yrityksellä ei ole vielä y-tunnusta, tulee sopimus tehdä esimerkiksi jonkun yrityksen vastuuhenkilön nimiin siksi aikaa kunnes y-tunnus on saatu Tuleeko datahubiin millaiset validointitiedot henkilötunnuksille ja y-tunnuksille? Jos ei tule, niin miten hallitaan näppäilyvirheet? Datahubiin tulee tekninen validointi siitä, että henkilötunnus ja y-tunnus on oikean muotoinen Onko asiakkaan mahdollista edelleen vastaanottaa sopimus- tai käyttöpaikkakohtaisesti laskuja eri laskunvastaanottajien osoitteisiin? Esim. kp A laskutus myyntisopimus ja verkkosopimus osoitteeseen X, kp:n B laskutus myynti ja verkko osoitteeseen Y. Datahubin pitää mahdollistaa myyjän ilmoitus verkolle sopimus/käyttöpaikkakohtaisesti. Tämä on mahdollista. Sopimukset ilmoitetaan käyttöpaikkakohtaisesti datahubiin ja sopimukselle voi antaa poikkeavat laskunvastaanottajatiedot. Jos asiakas ilmoittaa myyjälle, että jakeluverkonhaltijan lasku menee eri osoitteeseen kuin myyntilasku on myyjän ilmoitettava tämä jakeluverkonhaltijalle muutoin kuin datahubin välityksellä Jos myyjä ei päivitä asiakkaan tietoja verkon päivityspyynnön perusteella, eikö verkolle mene siitä ilmoitusta? Tästä menee vastaus jakeluverkonhaltijalle. Myyjän tulee vastata päivityspyyntöön lähettämällä asiakastiedon päivitys datahubiin, joka sisältää joko jakeluverkonhaltijan ilmoittamat tiedot (myyjä hyväksyy jakeluverkonhaltijan ilmoittamat tiedot), tai omassa järjestelmässään olevat asiakastiedot (myyjä hylkää jakeluverkonhaltijan ehdottamat tiedot). Mikäli myyjä ei vastaa päivityspyyntöön 2 arkipäivän kuluessa, lähettää datahub myyjälle muistutuksen päivittäin, kunnes myyjä vastaa pyyntöön Onko kuolinpesä-asiakkaiden osalta asiakkaalla aina oltava yhteystieto? Datahubin tietomalli ei tätä tietoa vaadi, mutta sujuvan asiakaspalvelun vuoksi on hyvä olla Miten kuolinpesät hoidetaan? Voiko henkilötunnus olla sama kahdella asiakkaalla? Voidaanko tehdä nimenmuutoksella? Henkilötunnus on yksilöivä tieto joten se ei voi olla kuin yhdellä henkilöasiakkaalla. Jos vainajan henkilötunnusta käytetään, tulee asiakastietoon viedä lisätieto, että on kuolinpesä.