ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN KÄSITTELYPROSESSIEN KE- HITTÄMINEN JA AUTOMATISOINTI

Transkriptio

1 LUONNOS JUHTA JHS XXX ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN KÄSITTELYPROSESSIEN KE- HITTÄMINEN JA AUTOMATISOINTI ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN KÄSITTELYPROSESSIEN KEHITTÄMINEN JA AUTOMATISOINTI Johdanto Asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessit osana organisaation toimintaa Tietoprosessien kehittämisestä saavutettavat hyödyt Suosituksen käyttötarkoitus ja kohderyhmä Suhde muihin ohjeisiin ja suosituksiin Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen Tietoprosessien nykytilan ja tavoitetilan määrittely Kuvaustekniikka Tietoprosessien automatisointi Prosessikuvausten liittäminen organisaation tiedonluokitusjärjestelmään Prosessien omistajien tietoprosesseihin liittyvät vastuut Sähköinen asiointi Tietojärjestelmien yhteentoimivuus tietoprosessien näkökulmasta Sähköinen arkisto Johdanto 1.1 Asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessit osana organisaation toimintaa Sähköiset toimintatavat ovat keskeisessä osassa julkisen hallinnon toiminnan ja palvelutuotannon kehittämisessä. Olennaista on, että samalla uudistetaan palveluprosesseja ja toimintatapoja. Palveluprosessien uudistamisessa huomio on kiinnitettävä erityisesti asiakaslähtöisyyteen. Organisaation sisäisen toiminnan kehittämisessä keskeistä on toimintaprosessien muokkaaminen sujuviksi. Palvelu- ja toimintaprosessien uudistamisessa ei voida enää keskittyä vain omaan organisaatioon, vaan tarkastelu on ulotettava yli organisaatio- ja hallinnonalarajojen. Sähköisen palvelutuotannon tavoitteena on tarjota asiakkaille monipuolisia, organisaatioiden yhteistyössä tuottamia palveluita. Tätä tuetaan muun muassa kunta- ja palvelurakenneuudistusta koskevalla lainsäädännöllä. Palveluja toimintaprosessien onnistunut kehittäminen edellyttää myös niihin liittyvien asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien eli tietoprosessien kehittämistä ja yhdenmukaistamista. Prosessien kuvaamisessa käytetään yhdenmukaista kuvaustapaa. Tietoprosessien suunnitelmallinen sähköistäminen tehostaa organisaation toimintaa parantamalla palvelu- ja toimintaprosessien ohjaus- ja seurantamahdollisuuksia, mahdollistamalla kokonaisvaltai-

2 LUONNOS sen sähköisten palvelujen kehittämisen, nopeuttamalla tiedonkulkua ja jakelua sekä lyhentämällä asiakirjallisten tietojen hakuun käytettyä aikaa. Tiedon tuottamista ja käsittelyä varten tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä, jotta organisaatiorajat ylittävien sähköisten palvelujen kehittämisessä voidaan hyödyntää eri lähteistä tulevaa tietoa. Kehittämisessä ja sähköistämisessä on otettava huomioon lainsäädännön asettamat reunaehdot, kuten esimerkiksi asiakirjoihin kohdistuvat kiistämättömyysja allekirjoitusvaatimukset. Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjallisten tietojen käsittely ja ohjaaminen, elinkaaren hallinta ja arkistointi edellyttävät suunnitelmallisuutta ja asiakirjahallinnollisten ominaisuuksien toteuttamista tietojärjestelmissä. Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams) ohjaa tiedon käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä eri tietojärjestelmissä. eams toimii myös useiden metatietoarvojen lähteenä yhdessä käyttäjähallinnan ja järjestelmän aikaleimojen kanssa. Metatietoelementit on esitetty SÄHKE-metatietomallissa ja JHS 143:ssa. Tietotarpeiden ja prosessien pohjalta kehitetään myös organisaation tietoarkkitehtuuria. Siinä kuvataan, miten asiakirjallinen tieto jäsennetään ja ryhmitellään niin, että tietorakenne vastaa organisaation ja sen asiakkaiden tietotarpeita. Tietoarkkitehtuurin pohjalta rakennetaan tietojärjestelmien tekninen arkkitehtuuri, jossa määritellään järjestelmien toteutustapa, rakenne, sisältö ja käyttöliittymät. 1.2 Tietoprosessien kehittämisestä saavutettavat hyödyt Tietoprosessien kehittämisessä keskeisiä tavoitteita ovat saumattomien palvelukokonaisuuksien tarjoaminen ulkoisille ja sisäisille asiakkaille, asiakkuuksien parempi hallinta sekä palvelun ja toiminnan laadun parantaminen. Tavoiteltavat hyödyt painottuvat eri tavoin organisaation toimialan ja kilpailutekijöiden, toiminnan laajuuden, toimitilojen sijainnin ja asiakaskunnan mukaan. Organisaation johdon on asettava tietoprosesseille selkeät ja mittavissa olevat laatutavoitteet. Tietoprosessien kehittäminen on neutraali ja hyväksyttävä lähtökohta organisaation keventämiselle ja selkiyttämiselle palvelu- ja toimintaprosessien virtaviivaistamiselle ja organisaatioon kertyneen historiallisen painolastin karsimiselle tietoprosessien yhtenäistämiselle ja tehostamiselle palvelu- ja toimintaprosessien läpinäkyvyyden ja seurannan parantamiselle asiantuntijuuden paremmalle hyödyntämiselle palvelu- ja toimintaprosessien vastuiden (omistajuuden) nimeämiselle palvelu- ja toimintaprosessien johtamisen kehittämiselle henkilöresurssien kohdentamiselle uudella, organisaation tavoitteita ja toimintoja tukevalla tavalla. Kehittämistyön kustannushyödyt arvioidaan etukäteen. Ne voidaan osoittaa investointilaskelman avulla niin, että välittömät ja välilliset vaikutukset kyetään mittaamaan esimerkiksi hallinnonaloilla määritellyillä mittareilla. Toiminnalliset hyödyt arvioidaan sekä ennen kehittämistyön aloittamista että sen jälkeen vertaamalla esimerkiksi tietoprosessien käsittely- ja läpimenoaikoja työmäärää ja työhön käytettyä aikaa edeltäneessä ja seuranneessa tilanteessa

3 LUONNOS tarvittavia tai vapautuvia henkilöresursseja ja henkilötyövuosia materiaali- ja logistiikkakustannuksia IT-kustannuksia henkilöstön arviointeja työstään asiakkaiden antamia palveluarvosanoja ja arvioita. 1.3 Suosituksen käyttötarkoitus ja kohderyhmä Tämä suositus soveltuu tietoprosessien kehittämiseen sekä organisaatiokohtaisesti että organisaatiorajat ylittäen. Suositus kohdentuu sähköisten asiakirjallisten tietojen saatavuuden, käytettävyyden ja asianmukaisen säilyttämisen turvaamiseen. Tavoitteena on luoda toimiva perusta julkishallinnon ja yksityissektorin organisaatioille sekä itsenäisille ammatinharjoittajille niiden palvelu- ja toimintaprosessien yhteydessä syntyvien ja niille saapuvien asiakirjallisten tietojen sähköiselle käsittelylle ja hallinnalle. Käsittelyä ja hallintaa tarkastellaan myös asiakkuuden näkökulmasta. Tietoprosessien kehittämistä koskevat perusvaatimukset pohjautuvat lainsäädäntöön, kuten lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999), lakiin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), hallintolakiin (434/2003) ja arkistolaitoksen sähköistä asianhallintaa ja arkistointia koskeviin määräyksiin ja ohjeisiin, erityisesti määräykseen KA 1486/40/2005. Tietoprosessien kehittämisessä keskeinen tavoite on välttää päällekkäistä tiedon hallintaa ja säilyttämistä sekä turhien sähköisten ja paperisten kopioiden kertymistä. Tämä korostaa organisaatiorajat ylittävien tietoprosessien kehittämistä ja tiedonhallinnan taloudellisuutta. Julkisen sektorin palvelutuotannossa palveluja ostetaan myös yksityiseltä sektorilta. Kun yksityinen palveluntuottaja antaa palvelua julkishallinnon organisaation lukuun, palveluprosessissa syntyvät asiakirjalliset tiedot ovat julkishallinnon organisaation asiakirjoja. Suositus on tarkoitettu palvelu- ja toimintaprosessien kehittäjille, tietojärjestelmäsuunnittelijoille, tietohallinnon kehittäjille ja päättäjille sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asiantuntijoille. 1.4 Suhde muihin ohjeisiin ja suosituksiin Tämä suositus korvaa JHS-suosituksen 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa, josta tähän suositukseen on otettu mukaan tarpeelliseksi katsotut osiot. JHS 156 tarkastelee tietoprosesseja pitkälti yhden organisaation asianhallinnan näkökulmasta. 2. Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen 2.1 Tietoprosessien nykytilan ja tavoitetilan määrittely

4 LUONNOS Sähköistä asiointia ja tiedonhallintaa ohjaavat palvelu- ja toimintaprosessien yhteyteen mallinnettavat tietoprosessit. Mallinnuksessa otetaan huomioon poikkihallinnollinen näkökulma: tietoprosessien kehittäminen ei voi enää olla organisaatioyksikkösidonnaista, vaan kuhunkin prosessiin osallistuvien organisaatioiden yhteinen tehtävä. Tietoprosessit nähdään organisaatioiden välisinä toimintaketjuina, joille tarvitaan valmiita käsittelysääntöjä. Asiakkaiden näkökulmasta tietoprosessien tulee olla läpinäkyviä. Organisaatioriippumattomuus tarkoittaa tietoprosessien yhdenmukaistamista. Asiakirjallisten tietojen jouhevan liikkumisen mahdollistamiseksi ja moninkertaisen tallentamisen välttämiseksi tarvitaan tietojärjestelmien ja eams:ien rakenteellista ja käsitteellistä yhdenmukaisuutta. Tätä varten määritetään vastinparit eri tietojärjestelmien metatietoelementeille. Tietoprosessikuvauksissa selvitetään asian ja asiakirjojen käsittelyvaiheet. Prosessin eri vaiheissa voidaan käsitellä samaa asiakirjallista tietoa, saman asiakirjallisen tiedon eri versioita tai eri asiakirjallisia tietoja. Tietoprosessien vaiheet, niihin liittyvät asiakirjalliset tiedot, käsittelykäytännöt ja elinkaaren hallintaa tukevat metatietoarvot sisällytetään eams:iin. Tietoprosessien tavoitetilaa kuvattaessa ei tule sitoutua olemassa oleviin tietojärjestelmiin ja nykyisiin toimintamalleihin. Monet nykyiset tietoprosessit heijastavat paperista toimintakulttuuria. Tietoprosessien aihe ja sisältö ovat niin ikään alun perin muodostuneet paperimaailmassa. Tietojärjestelmien suunnittelu ja toteutus ovat pitkään perustuneet siihen, että asiakirjalliset tiedot arkistoidaan paperilla. Tietoprosessien kehittämisessä määritellään asiakirjallisen tiedon syntyminen prosessin tietyssä vaiheessa, mutta myös se prosessin vaihe, missä tieto arkistoidaan. Metatiedot kuvaavat asiakirjallisen tiedon synty- ja käsittelykontekstia. Kuva 1. Tietoprosessin suunnittelussa huomioon otettavat osa-alueet. Asiakaspalveluprosessin tuottama tietoprosessi ja arkisto Prosessin omistajat - yhteinen käyttöpolitiikka ja prosessien mallintaminen Asiakas eams ja käyttäjähallinnat (käyttäjäroolit ja asiakirjojen syntykontekstit) Organisaatio 1 Palvelu Organisaatio 2 Palvelu 1 Palvelu 2 Palvelu 3 Organisaatio 3 Palvelu Tietoprosessi Sähköinen arkisto.

5 LUONNOS Käyttöpolitiikan suunnittelu ja ohjeistus on keskeistä tietoprosessissa. Organisaation täytyy määritellä oikeudet erilaisiin tietoihin ja toimenpiteisiin, valtuutukset ja roolit sekä henkilöt/henkilöryhmät näihin rooleihin. Lähtökohtana on se, että tietoja käsitellään roolien kautta ja vain niissä puitteissa kuin työtehtävät edellyttävät. Organisaation johdon on määriteltävä tietopolitiikka, jota ohjataan järjestelmien työkaluilla, eli eams:lla ja käyttäjähallinnalla. Kun on kyse organisaatiorajat ylittävistä tietoprosesseista, tulee käyttöpolitiikka suunnitella omaa organisaatiota laajemmasta näkökulmasta. Hyvin määritellyn käyttöpolitiikan avulla suunnitellaan tiedon käsittelyyn tarvittavat roolit, joiden kautta käyttöoikeudet määräytyvät prosessi- ja tietokohtaisesti. Valtuudet on suunniteltu etukäteen, ja voidaan myös todentaa jälkeenpäin. Tämän johdosta voidaan monissa tapauksissa luopua tarpeettomista allekirjoituksista, jolloin allekirjoitusta (sähköistä tai muuta) tarvitaan lähinnä lainsäädännön edellyttämissä asioissa. Usein valtuutuksen todentamiseksi riittää järjestelmän tapahtumahistoriaan tallentuneet merkinnät toimenpiteestä, käyttäjätunnuksesta, aikaleimasta ja tieto valtuutuksesta. Asiakirjallisen tiedon syntykonteksti ja muutoshistoria turvaavat asiakirjan kiistämättömyyden ja eheyden. 2.2 Kuvaustekniikka Palvelu- ja toimintaprosessien kulkukaavioissa kuvataan vaihe vaiheelta, mitä tiedon hallintaan ja käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä kuhunkin vaiheeseen sisältyy. Kaavioissa havainnollistetaan keskeiset nykyiset tietoprosessit, jotta kehittämistarpeet ja kohteet voidaan tunnistaa. Tavoitetilan kuvauksissa otetaan huomioon sähköisen toimintaympäristön lisäksi lainsäädännön asettamat vaatimukset, kuten hyvä hallinto, tietoturvallisuus, tietosuoja, tiedon elinkaari ja arkistointi. Muistilista toimintaprosessien kuvaamiseen: kuvaaminen ei ole kertaluonteista selkeys ja helppokäyttöisyys kuvausten tarkkuustaso työnkulkukaaviot täydennettyinä sanallisilla kuvauksilla prosessien tunnusluvut: volyymit, läpimenoajat, käsittelyvaiheiden kesto kuvausten käyttö järjestelmän teknisessä ja toiminnallisessa kuvauksessa kuvausten käyttö koulutuksessa ja työohjeissa kuvausten ylläpito: päivittäminen ja ylläpitovastuun määrittely. 2.3 Tietoprosessien automatisointi Palvelu- ja toimintaprosessiin ja siten tietoprosessiin voi osallistua useita tietojärjestelmiä, organisaatioita ja henkilöitä. Prosessien automatisointi voidaan toteuttaa toimintaa tukevien tietojärjestelmien ja niiden lähettämien palvelukutsujen avulla. Monien asiointikanavien kautta saapuvien hakemusten käsitteleminen on mahdollista hoitaa automatisoidusti. Mikäli asiaan sisältyy tarkoituksenmukaisuusharkintaa, asia voidaan automaattisesti ohjata harkintaa käyttävän organisaation sähköiseen työjonoon.

6 LUONNOS Jokainen palvelu- tai toimintaprosessiin osallistuva organisaatio on vastuussa siitä prosessin osasta, jota hoitaa. Tämä koskee myös kyseisiin prosesseihin liittyviä tietoprosesseja. Näin samasta tietoprosessista syntyvistä asiakirjallisista tiedoista vastaa useampi organisaatio. Tietoprosessit on automatisoitava siten, että käsittelyvaihe toteutuu tai asiakirjallinen tieto syntyy tietyn käsittelyvaiheen tuloksena. Asiakirjallinen tieto siirtyy arkistojärjestelmään automaattisesti tietyn käsittelyvaiheen tai toiminnallisuuden toteuduttua. Palvelu- tai toimintaprosessin rajapinnalle saapuva sähköinen viesti käynnistää automatisoidun prosessin. Prosessi jatkuu tietojärjestelmän tai tietojärjestelmien ja käyttäjien välisenä vuorovaikutuksena. Automatisointia varten tarvitaan yleiskäyttöinen alusta, kuten asianhallintajärjestelmä, sekä parametroitavat tiedot niistä säännöistä, joiden mukaan tietoprosessi etenee. 2.4 Prosessikuvausten liittäminen organisaation tiedonluokitusjärjestelmään Organisaation tiedonluokitusjärjestelmä tarkoittaa tässä suosituksessa eams:ssa käytettyä pääsääntöisesti tehtäväpohjaista ryhmitystä eli tehtäväluokitusta, johon prosessikuvaukset liitetään. Tehtävät ovat organisaation perustehtäviä, joita se hoitaa lainsäädännön määräämänä. Perustehtäviä toteutetaan palvelu- ja toimintaprosesseilla. Toisinaan palvelu- ja toimintaprosessi on sama kuin organisaation perustehtävä. Palvelu- ja toimintaprosesseihin voi liittyä osaprosesseja, jotka toistuvat useammassa prosessissa ja jotka siten vaikuttavat myös tietoprosesseihin. Tällaisia osaprosesseja ovat esimerkiksi lausuntoprosessi, sopimusprosessi tai muutoksenhakuprosessi. Mainitut osaprosessit voivat olla myös varsinaisia palvelu- tai toimintaprosesseja. eams:iin tallennetaan jokaisen tehtävän yhteyteen prosessikuvauksista käsittelyvaiheet ja käsittelyvaiheisiin liittyvät asiakirjatyypit. Mikäli sama prosessi toistuu useammassa tehtävässä, prosessin vaiheet kuvataan eams:ssa käsittelyvaiheina jokaisen tehtävän yhteyteen. Näin siksi, että samaan prosessiin liittyvät asiakirjalliset tiedot saavat erilaisia metatietoarvoja eri tehtävissä; esimerkiksi kaikkia päätöksiä tai sopimuksia ei säilytetä yhtä kauan. Sähköisiä tietoprosesseja ohjaavan eams:n ulottaminen tehtävittäin yksittäisten asiakirjatyyppien tasolle johtuu asianhallintaa ja asiakirjallisten tietojen hallintaa ohjaavista metatietomalleista: asiakirjatyyppi on pakollinen metatietoelementti sekä arkistolaitoksen SÄHKEmääritysten että JHS 143:n mukaan. 2.5 Prosessien omistajien tietoprosesseihin liittyvät vastuut Palvelu- ja toimintaprosessien kehittämisen turvaamiseksi on jokaisessa organisaatiossa määriteltävä prosessien vastuulliset omistajat. Omistajien tehtävänä on yhteistyössä muiden osapuolten kanssa kehittää prosesseja ja ohjeistaa prosessien muutostarpeet. Organisaatiorajat ylittävien prosessien eri vaiheilla on eri omistajia. Prosessin omistaja vastaa myös palveluun liittyvästä tietoprosessista. Omistaja huolehtii yhteistyössä asiakirjahallinnon asiantuntijoiden kanssa eams:sta tulevien ohjaus- ja metatietoarvojen ajantasaisuudesta sekä tietoprosessin vaiheiden kehittämisestä. Tietojärjestelmien on prosessin eri omistajista riippumatta voitava luotettavasti tallentaa ja siirtää asiakirjat sähköiseen arkistojärjestelmään.

7 LUONNOS Sähköinen asiointi Sähköisen asioinnin näkökulmasta on keskeistä, että asiakirjalliseen tietoon liittyvät menettelytavat on suunniteltu. Ilman suunnitelmallisuutta sähköisessä muodossa olevan asiakirjallisen tiedon käyttö ei ole mahdollista. Tiedon talouteen kuuluvat asiakirjallisen tiedon hankkimisesta, prosessoinnista ja käytöstä aiheutuneet kulut (tiedon hinta), tiedon arvo ja tietopääoma. Tiedon arvoa voidaan lisätä muokkaamalla, yhdistelemällä ja järjestämällä se mahdollisimman hyvin käyttötarkoitusta palvelevaan muotoon. Avoin selainkäyttöinen internet-verkko tarjoaa mahdollisuuden julkaista suuria tietoaineistoja ja rakentaa uudenlaisia sähköisiä palvelukokonaisuuksia kansalaisille ja organisaatioille. Tietoverkkojen käyttö on osa organisaatioiden toiminta- ja palveluprosesseja. Informaation ja asiakirjallisten tietojen ylläpito ja jakelu sujuu vaivattomasti. Kansalaisille internet merkitsee myös entistä itsenäisempää tiedon hankintaa ja parempaa tietojen saatavuutta. Sähköisissä verkoissa voidaan rakentaa palvelukokonaisuuksia, joissa hyödynnetään eri organisaatioiden tuottamia tietoja ja yhdistetään niitä linkkien avulla. Sähköisten palvelujen kehittämisen lähtökohta on asiakkaiden tietotarpeiden tuntemus ja joustava toiminnan tukeminen. Sähköisten palvelujen suunnitteluun kuuluu eri asiakasryhmien tietotarpeiden järjestelmällinen kartoitus ja kuvaaminen. Sähköisessä asioinnissa tietoa kulkee vuorovaikutteisesti palvelun tarjoajalta asiakkaalle ja asiakkaalta palvelun tarjoajalle. Esimerkiksi hakemukseen sisältyy sekä palvelun tarjoajan informaatiota asiakkaalle että asiakkaan kirjaamaa tietoa organisaatiolle. Uusien palvelukokonaisuuksien muodostamisen edellytyksenä on järjestelmien tekninen, semanttinen ja organisatorinen yhteentoimivuus. Tekninen yhteentoimivuus voidaan aikaansaada tietojärjestelmien avoimilla rajapinnoilla ja tiedon yhdenmukaisella rakenteella. Semanttinen yhteentoimivuus tarkoittaa sitä, että eri sovellukset ymmärtävät siirrettävän informaation tietosisällön merkityksen samalla lailla. Organisatorinen yhteentoimivuus puolestaan edellyttää palveluprosessien kehittämistä ja niiden yhtenäistämistä. Kehitettävien palvelukokonaisuuksien taustalla tietojen välityspalvelut täytyy suunnitella niin, että organisaatiot voivat ottaa vastaan, käsitellä ja jakaa sähköisesti asiakirjallisia tietoja. Yksittäiset asiakirjan metatiedot voivat muuttua toiseksi tai versioitua. Suojattavien aineistojen osalta noudatetaan VAHTI-luokittelun mukaisia menettelyjä. Suunnittelemalla ja dokumentoimalla sähköisen palvelun ylläpidon menettelyt (esim. vastuuhenkilöt ja tietojen näkyvillä oloaika) varmistetaan, että palvelun perustana oleva tieto on ajantasaista ja oikeaa. 4. Tietojärjestelmien yhteentoimivuus tietoprosessien näkökulmasta Organisaatioriippumatonta sähköistä asiointia, tiedonhallintaa ja arkistointia varten tarvitaan organisaatioiden yhteistyössä mallintamia prosesseja, yhteisiä rakenteita ja käsitteitä. Asiakirjallisten tietojen yhteentoimivuus ja yhteiskäyttöisyys saman palvelu- tai toimintaprosessin eri vaiheissa eri organisaatioissa ja eri tietojärjestelmissä edellyttävät yhteisiä metatietoja ja niiden arvojoukkoja. Tällöin viestinvälityksestä syntyvät tiedonsiirtokustannukset alenevat. Samalla vältytään moninkertaiselta työltä.

8 LUONNOS Tietoprosessien ohjaamisen näkökulmasta tärkeä yhdenmukaistamisen kohde ovat organisaatioiden eams:ien rakenne ja tietosisältö. eams:ien tehtäväluokituksen yhdenmukaistamisessa hyvä lähtökohta olisi julkishallinnon asiakirjallisten tietojen tehtäväluokituksen hyödyntäminen. Muun muassa palvelurakenteen uudistaminen pakottaa kunnallishallinnon organisaatiot käyttämään yhdenmukaista luokitusta. Organisaation eams:n tehtäväluokitus sidotaan yhteiseen tehtäväluokitukseen tätä kuvaavalla metatietokentällä. Tämän metatietokentän arvo on ratkaiseva, kun tieto liikkuu organisaatiosta tai tietojärjestelmästä toiseen tai tallentuu järjestelmästä toiseen. Tarkoituksenmukaista on yhtenäistää tehtäväluokituksen lisäksi myös asiakirjallisten tietojen elinkaaren hallintaa ja ohjaamista. Vastaava hyöty saavutetaan sähköisessä arkistossa, kun yhteinen tehtäväluokitus toimii sähköisen arkiston rakenteena ja kun sitä voidaan käyttää yhtenä hakukriteerinä eri organisaatioiden asiakirjallisiin tietoihin. 5. Sähköinen arkisto Operatiivisten tietojärjestelmien on mahdollistettava asiakirjallisten tietojen siirtäminen arkistoon eams:iin etukäteen määritellyssä prosessin vaiheessa. Käytännössä tämä merkitsee rajapinnan rakentamista operatiivisen tietojärjestelmän ja arkistopalvelua toteuttavan tietojärjestelmän välille. Muutaman vuoden kuluessa organisaatioiden käytössä on keskitettyjä sähköisiä arkistopalveluita, joissain tapauksissa se on lakisääteistä. Organisaation tulee ottaa huomioon arkistopalveluja tarjoavien toimijoiden operatiivisiin tietojärjestelmiin kohdistetut vaatimukset tietojärjestelmän versiopäivityksen tai uuden järjestelmän vaatimusmäärittelyn yhteydessä. Arkistopalvelua toteuttavan tietojärjestelmän pitää pystyä turvaamaan aineiston luotettavuus säilyttämällä aineiston syntykonteksti sekä muutoshistoria. Arkistoitavat asiakirjalliset tiedot tukeutuvat avoimiin standardeihin ja ovat myös sovellusriippumattomia. Kun asiakirjallinen tieto perustuu sovittuihin standardeihin, sitä voidaan siirtää erilaisten operatiivisten tietojärjestelmien välillä. Sähköisen arkistoinnin keskeinen etu on mahdollisuus asiakirjallisten tietojen yhteiskäyttöön organisaatio- ja tietojärjestelmärajoista riippumatta. Arkistopalvelussa säilytettävä julkinen asiakirjallinen tieto on linkitettävissä eri tietojärjestelmiin, jolloin varsinaista tiedostoa ei tallenneta operatiiviseen järjestelmään. Arkistopalvelu luovuttaa aineistoa ainoastaan kopioina. Sähköiset kopiot varustetaan sellaisella merkinnällä, josta käy ilmi, että kysymyksessä on kopioasiakirja, sekä kopiointiajankohdalla. Kopiointia koskeva tieto tallentuu myös alkuperäisen asiakirjallisen tiedon ulkoisiin metatietoihin. Kopioasiakirjojen hävittämistä ohjataan eams:lla.