Kuvernöörin arjesta selviää selviytymisoppaan ja uteliaisuuden/tiedonjanon avulla

Transkriptio

1 Kuvernöörin arjesta selviää selviytymisoppaan ja uteliaisuuden/tiedonjanon avulla PDG Rune Eklund DGE-info

2 Käsiteltävät asiat 1. Strategiasuunnittelu 2. Tiimin rakentaminen 3. Vapaaehtoisten johtaminen 4. Jäsenyyden vahvistaminen 5. Palveleminen ja yhteistyö nuorten johtajien kanssa 6. Johtajien kouluttaminen 7. Piirikonferenssin suunnitteleminen 8. Yhteydet klubeihin 9. Klubikokousten annin maksimoiminen 10. Rotaryn julkisuuskuvan parantaminen 11. Rotarylahjoitukset ja apurahat 12. Rotaryn antama tuki piirin johtamiseen 13. Valmistautuminen Kansainväliseen neuvotteluun 14. Alueelliset tukiryhmät 2

3 Onnittelen siitä, että sinut on valittu piirikuvernööriksi! Tehtäväsi on johtaa piiriäsi ja tukea sen klubeja. Ennen kuin aloitat vuotesi kuvernöörinä voit valmistautua tehtäviisi lukemalla Kuvernöörin käsikirjaa ja suomenkielistä Selviytymisopasta. Valmistautumiseesi kuuluvat myös kaksi pakollista kansainvälistä koulutustapahtumaa: GETS, tulevien kuvernöörien koulutusseminaari, Tanskan Legolandissa, ja Kansainvälinen neuvottelu, eli International Assembly (IA), San Diegossa Kaliforniassa 3

4 Lead your District, Governor Käsikirja on sekä viite- että työkirja, joka on otettava mukaan GETSiin sekä Kansainväliseen neuvotteluun. Kirjassa on tehtäväsi tulevana kuvernöörinä ja kuvernöörinä jaettu 14 opintojaksoon (istuntoon). Tässä esityksessä käyn pintapuolisesti läpi eri jaksojen sisältöä. Varmistaudu siitä, että olet ymmärtänyt eri jaksojen sisällöt ja tarvittaessa soveltanut niitä juuri sinun piiriisi sopiviksi. 4

5 Rotaryn verkkosivut rotary.org ja rotary.fi Rotary avasi uudet verkkosivut elokuussa Sivut tukevat ajatustenvaihtoa, yhteistyötä yhteiskunnallisten palveluprojektien ympärillä sekä mahdollistavat useiden rotarytehtävien online hoitamista. Sieltä löydät myös Rotarya koskevia uutisia ja tiedotteita liittyen kansallisiin ja kansainvälisiin tapahtumiin. Eri Rotaryn käsikirjoissa tapaa hyperlinkkejä, kuten esim. ja joiden takana löydät kaikkea Rotaryyn liittyvää informaatiota sekä voit suorittaa erilaisia hallinnollisia tehtäviä. Kun klikkaat linkkiä My Rotary tai menet osoitteeseen ja kirjaudut sisälle jäsenenä niin saat käyttöösi vielä enemmän tietoa sekä lisää resursseja jäsenille. 5

6 6

7 My Rotary 7

8 Rotary Club Central 8

9 9

10 Käännöstoimikunnan tuotantoa 10

11 Käännöstoimikunnan tuotantoa 11

12 1 STRATEGIASUUNNITTELU Strategiasuunnittelu 1.1 Klubitavoitteet 1.2 Arvioi klubit Rotary Club Centralissa 1.2 Vähimmäisvaatimukset 1.3 Pohdittavaa 1.4 Liitteet 1. Rotaryn strategiasuunnitelma Piirin suunnitteluopas Rotary Club Centralin tavoitteet 1.14 Muistilistat Muistiinpanot 1.16 Suunnittele piirisi tavoitteet

13 Klubitavoitteet 13

14 Klubitavoitteet ja Rotary Club Central Hyvien tavoitteiden laatiminen edellyttää klubien presidenteiltä aikaisempien tulosten arviointia sekä jäsenten kiinnostusten ja klubin kykyjen selvittämistä. Kannusta presidenttejä laittamaan vuotuiset tavoitteensa Rotary Club Centraliin, johon pääsee osoitteesta Sieltä he näkevät myös klubin aikaisemmat saavutukset. Rotary Club Central korvaa suunnittelutyökaluna entisen lomakkeen Tehokkaan rotaryklubin suunnitteluopas. Luettelo tavoitteista, joita klubit voivat tallentaa Rotary Club Centraliin löytyy Kuvernöörin oppaan (233en/sv) liitteestä 3. Piirin johtaja voi esittää yhteenvedon piirin klubien tai yksittäisten klubien tavoitteista ja savutuksista. Jos joku klubi ei itse pysty ilmoittamaan tavoitteensa, niin piirin johtohenkilö voi sen tehdä klubin puolesta. Presidenteille ilmoitetaan s-postilla aina kun muutoksia heidän tietoihin on tehty. On siis tärkeä, että klubin johtajien s-postiosoitteet ovat jäsentietokannassa kunnossa. 14

15 KLUBIEN ARVIOIMINEN ROTARY CLUB CENTRALISSA Rate Clubs (Arvioi klubit) on Rotary Club Centralin toiminto, joka korvaa klubitapaamisten muistiot (Memo of Club Visits -lomake). Käytät toimintoa pitääksesi kirjaa klubitapaamisista, sekä raportoit sinne jokaisen klubin rutiinit, saavutukset ja haasteet. Sinä ja apulaiskuvernöörisi voitte käyttää Rate Clubs -toimintoa kun arvioitte ja kommentoitte klubikäyntinne aina tapaamisten jälkeen. AG voi ainoastaan arvioida ja kommentoida oman alueensa klubeja. Voit arvioida ja kommentoida kaikki piirisi klubit tulevana kuvernöörinä DGE-vuotesi aikana. Samoin voit sen tehdä kuvernööri vuonasi. Nämä arviot toimivat referenssinä sinulle, AG:lle sekä seuraajillesi. Kun kaikki klubit on lopullisesti arvioitu, niin sinun tulee vahvistaa arviot (viimeistään 1.6.). Lopulliset kommentit ja arviot tulee heijastaa klubien tilannetta pohjautuen kaikkiin tapaamisiin. Klubit eivät näe arviointeja eikä kommentteja. 15

16 VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Ennen klubivierailua sinun tulee tarkistaa Rotary Club Centralissa olevat arviot klubista, jotta voit päätellä tarvitseeko klubi ylimääräistä tukea. Jotta klubi voidaan pitää toimivana sen tulee täyttää vähimmäisvaatimukset, jotka on lueteltuna Rotaryn käsikirjassa 2013 sivulla 12 sekä Kuvernöörin oppaan sivulla 1.3. Tukekaa yhdessä AG:n kanssa sellaisia klubeja, joiden arvioksi on merkitty ej toimiva. AG:t voivat yhteyslinkkeinä klubijohtajiin antaa vihjeitä klubeille niiden tilasta. AG:t saavat asiaan liittyvää lisäopastusta AG:n opaskirjasta (244fi), joka löytyy SR:n suojatuilta sivuilta. Klubien tulee puolivuosittain maksaa RI:lle jäsenmaksut, jotka perustuva jäsenmääriin 1.1. ja

17 SAR maksujen perintä uudistuu ! 17

18 SAR laskun maksaminen 18

19 2 TIIMIN RAKENTAMINEN Miten rakennat tiimisi 2.2 Apulaiskuvernöörit 2.2 Piirikomiteat 2.2 Jatkuvuus 2.3 Tue klubeja 2.3 Pohdittavaa 2.3 Liite 4. Piirikomiteat 2.4 Muistilistat Muistiinpanot 2.13 Yhteistyö tiimisi kanssa

20 TIIMIN RAKENTAMINEN Voidakseen menestyksekkäästi johtaa piiriään kuvernööri tarvitsee vahvan johtotiimin tuekseen. Tiimiin kuuluvat mm apulaiskuvernöörejä, piirikomiteoiden puheenjohtajia sekä tulevia ja entisiä kuvernöörejä. Jos jaat tehtäväsi tiimin kanssa sinulle jää enemmän aikaa muutoksiin, johtajien kouluttamiseen ja rotarien motivoimiseen osallistua projekteihin, ohjelmiin ja aktiviteetteihin. Käytä lomaketta District Planning Guide, liite 2 (Piirin suunnitteluopas, SR:n suojatut jäsensivut) kun yhdessä tiimisi kanssa suunnittelette yhteistä vuottanne. 20

21 Tiimin rakentaminen 21

22 3 VAPAAEHTOISTEN JOHTAMINEN Delegointi 3.1 Motivointi 3.2 Huomionosoitukset 3.2 Pohdittavaa 3.2 Muistilistat Muistiinpanot 3.3 Työtavan arvioiminen 3.4 Konfliktien käsitteleminen

23 VAPAAEHTOISTEN JOHTAMINEN 23

24 4 JÄSENYYDEN VAHVISTAMINEN Avustustoiminta, imago ja jäsenyys 4.2 Piirin jäsenyyskomitea 4.3 Jäsenkehityksen alueelliset tavoitteet 4.3 Pohdittavaa 4.3 Muistilistat Muistiinpanot 4.4 Jäsenkehityksen tavoitteiden saavuttamisstrategioita

25 JÄSENYYDEN VAHVISTAMINEN Liityit Rotaryyn koska halusit vaikuttaa. Maailmanlaajuisena yli miljoonan jäsenen yhteisönä klubissa koko maailmassa on iskukykymme suurempi kuin koskaan. Mahdollisuutemme auttaa maailman yhteiskunnissa on riippuvainen vahvoista, aktiivisista ja sitoutuneista jäsenistä. Kuvernööreillä on ainutlaatuiset edellytykset vaikuttaa jäsenkasvuun. Voit tiimisi kanssa auttaa klubeja vahvemmiksi, dynaamisimmiksi ja tuloksekkaimmiksi mitä tulee jäsenistön pitämiseen aktiivisena ja sitoutuneena. 25

26 Jäsenyys 26

27 Jäsenyys 27

28 Jäsenyys 28

29 5 PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA Palveluprojektien kehittäminen 5.2 Online-työkalut 5.2 Yhteistyö nuorten kanssa 5.3 Pohdittavaa 5.3 Liitteet 5. Rotaryn ohjelmat ja aktiviteetit Nuoriso-ohjelmien riskienhallinta 5.11 Muistilistat Muistiinpanot 5.13 Yhteistyö nuorten johtajien kanssa

30 PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA Tehokkaat palveluprojektit auttavat klubeja ylläpitämään jäsentensä innostuksen Rotarya kohtaan sekä inspiroi heitä aloittamaan uusia palveluprojekteja. Mielekäs sitoutuminen nuoriin vaikuttajiin tukemalla Rotaryn nuoriso-ohjelmia turvaa piirille elävän tulevaisuuden. 30

31 PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 31

32 PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 32

33 PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 33

34 PALVELEMINEN JA YHTEISTYÖ NUORTEN JOHTAJIEN KANSSA 34

35 6 JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN Piirin koulutuskomitea 6.2 Rotaryn koulutuskokoukset 6.2 Koulutuskokoukset tuleville toimihenkilöille 6.3 Jatkokoulutuskokoukset 6.3 Klubikoulutus 6.4 Pohdittavaa 6.4 Liite 7. Rotaryn koulutustilaisuudet 6.5 Muistilistat Muistiinpanot 6.7 Koulutusseminaarien vetäminen

36 JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN Rotaryklubien ja piirien johtajat vaihtuvat vuosittain ja siksi tarvitaan jatkuvasti uusia rotaryjohtajia. Palvellessasi tulevana kuvernöörinä ja kuvernöörinä sinä vastaat ja valvot koulutustapahtumia joiden tehtävänä on kouluttaa tulevia ja tulevaisuuden rotaryjohtajia. Tarkempi kuvaus piirikouluttajan ja piirin koulutuskomitean tehtävistä löytyy oppaasta Lead Your District: Training ja online resursseista osoitteessa Liitteessä 7 on luettelo ja yhteenveto Rotaryn koulutustapahtumista. 36

37 JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN 37

38 JOHTAJIEN KOULUTTAMINEN TIETOLÄHTEITÄ Lisää tietoa löytyy seuraavista lähteistä: Lead Your District: Training Learning Center 38

39 7 PIIRIKONFERENSSIN SUUNNITTELEMINEN Piirikonferenssi 7.2 Pohdittavaa 7.2 Muistilistat Muistiinpanot 7.3 Ideoita piirikonferenssiisi

40 Piirikonferenssi Eräs muistorikkaimmista kokemuksista piirikuvernöörinä tulee olemaan piirikonferenssisi. Aloita valmistelut jo varhain tänä vuonna tulevana piirikuvernöörinä, jotta konferenssista tulee onnistunut niin sinulle kuin piirisi rotareille. 40

41 Piirikonferenssi 41

42 42

43 Piirikonferenssi TIETOLÄHTEET District Conference Manual Rotaryn käsikirja

44 8 YHTEYDET KLUBEIHIN Kommunikointi piirin johtoryhmän kanssa 8.1 Piirin verkkosivut 8.2 Sosiaaliset mediat 8.2 Kuvernöörin kuukausikirje 8.2 Pohdittavaa 8.3 Muistilistat Muistiinpanot

45 YHTEYDET KLUBEIHIN Piirikuvernöörinä joudut kommunikoimaan rotarien, rotaryjohtajien ja henkilöstön, yhteiskuntavaikuttajien, median, potentiaalisten jäsenten, projektivastaanottajien ja yleisön kanssa. Hyvä ja tiheä kommunikointi on eduksi tehokkaille klubeille tavoitteiden saavuttamisessa, klubivierailujen koordinoimisessa, jäsenkasvuun rohkaisemisessa sekä Rotarysäätiön tuen lisäämisessä. Erilaisten kommunikointityylien tunteminen ja oman kommunikointikyvyn kehittäminen tulee tekemään sinusta menestyvämmän. 45

46 YHTEYDET KLUBEIHIN 46

47 9 KLUBIKOKOUSTEN ANNIN MAKSIMOIMINEN Klubikokoukset 9.1 Logistiikka 9.2 Pohdittavaa 9.2 Muistilistat Muistiinpanot

48 KLUBIKOKOUSTEN ANNIN MAKSIMOIMINEN 48

49 10 ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN Herättää huomiota Rotarya kohtaan 10.2 Piirin suhdetoimintakomitea 10.2 Rotaryn merkkien vahvistaminen 10.2 Pohdittavaa 10.3 Liite 8. Rotaryn perussanomat 10.4 Muistilistat Muistiinpanot 10.5 Tilaisuuksien ja aktiviteettien suhdetoiminnan parhaat käytänteet

50 ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN Huolehtiminen siitä, että yleisöllä on myönteinen kuva Rotarysta on tärkeää koska se viestittää maailmalle, että Rotary on luotettava organisaatio, joka vastaa todellisiin tarpeisiin. Lisäksi positiivinen mielikuva Rotarysta antaa jäsenille aiheen olla ylpeitä järjestöstään ja motivoi heitä olemaan aktiivisia osallistujia klubeissa ja piirissä. 50

51 ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN 51

52 ROTARYN JULKISUUSKUVAN PARANTAMINEN 52

53 11 ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT Suon Rotary 2014 Piirin rotarysäätiökomitea 11.3 Säätiökoulutus 11.3 Rahan kerääminen Rotarysäätiölle 11.4 Rotarysäätiön apurahat 11.5 Rotaryn rauhankeskukset 11.6 SHARE ja piirin DDF-varat 11.6 Säätiön tulevaisuuden turvaaminen 11.6 Huomionosoitukset 11.8 Pohdintaa 11.8 Liitteet 9. Piiriapurahojen maksatusesimerkkejä Piiriapurahat ja Globaalit apurahat Muistilistat Istunnon 11A muistiinpanot Säätiökomitean tehtävät Piirin kvalifiointiprosessi Istunnon 11B muistiinpanot DDF-varojen käyttö Rahankeruusuunnitelman valmistaminen

54 ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT Kuvernöörinä vastaat siitä, että rotarit ovat motivoituneita tukemaan Säätiötä sekä huolehtia siitä, että he ovat tietoisia Säätiön tarjoamista mahdollisuuksista. Tarvitset vahvan tiimin, joka auttaa sinua suoriutumaan Säätiöön liittyvistä tehtävistä. Piirin rotarysäätiökomitean rakenne auttaa sinua tavoitteiden saavuttamisessa. Huolehdi siitä, että olet nimennyt päteviä ja kiinnostuneita rotareita toteuttamaan nämä tärkeät tehtävät ja kommunikoi säännöllisesti heidän kanssa varmistuaksesi siitä, että kaikki tehtävät tulevat hoidetuiksi. 54

55 ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 55

56 ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 56

57 ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 57

58 ROTARYLAHJOITUKSET JA APURAHAT 58

59 12 ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN Taloushallinto 12.2 Verot 12.3 Varojenkeruu 12.3 Riskienhallinta 12.4 Piirin rekisteröityminen 12.4 Rotaryn antama vakuutusturva 12.5 Piirin nimeämiset ja vaalit 12.5 Sääntövaltuuskunta 12.7 Pohdittavaa 12.8 Liite 11. Parhaat käytänteet talous- ja riskienhallinnassa 12.9 Muistilistat Muistiinpanot

60 ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN 60

61 ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN 61

62 ROTARYN ANTAMA TUKI PIIRIN JOHTAMISEEN RESURSSIT JA TIETOLÄHTEET District governors workgroup (pääset siihen myös kirjautumalla My Rotaryyn ja nimesi alta avaat profiilit ) CDS-edustajasi Lead Your District: Committees Rotaryn käsikirja

63 13 VALMISTAUTUMINEN KANSAINVÄLISEEN NEUVOTTELUUN Valmistautuminen kansainväliseen neuvotteluun 13.1 Osallistuminen Kansainväliseen neuvotteluun 13.2 Seuralaisohjelmat 13.3 Pohdittavaa 13.3 Muistilistat Muistiinpanot

64 VALMISTAUTUMINEN KANSAINVÄLISEEN NEUVOTTELUUN 64

65 VALMISTAUTUMINEN KANSAINVÄLISEEN NEUVOTTELUUN TIETOLÄHTEET Kansainvälisessä neuvottelussa saat aineistoa, jota käytetään kokouksen yhteydessä sekä kuvernöörivuotesi aikana. Tällaista materiaalia ovat: Governor-elect s Workbook International Assembly Participants (kirja) International Assembly Speeches (löytyy osoitteesta Tietolähteet täydentävät oppaan Lead your District: Governor aineistoa ja sinun ei tarvitse ottaa sitä opasta mukaan Neuvotteluun. 65

66 14 ALUEELLISET TUKIRYHMÄT Rotarykoordinaattorit 14.1 Rotaryn julkisuuskuvakoordinaattorit (RPIC) 14.2 Alueelliset rotarysäätiökoordinaattorit (RRFC) 14.2 Testamenttilahjoitus- ja suurlahjoitusneuvojat (E/MGA) 14.2 Pohdittavaa 14.2 Muistilistat Muistiinpanot

67 ALUEELLISET TUKIRYHMÄT Alueeltasi löytyy asiantuntijatiimi, joka voi tukea sinua kuvernöörivuotesi aikana. Nämä johtajat ja heidän apulaisensa auttavat ja neuvovat sinua aina kun sitä tarvitset. RESURSSIT JA TIETOLÄHTEET Sivu Regional Coordinators and Advisers osoitteessa My Rotary Regional Coordinator and Adviser Directory 67

68 ALUEELLISET TUKIRYHMÄT 68

69 IPDG vuosi Nyt on kaikki saavutettu mitä saavutettavissa oli. Jäljellä on loppuraportit ja vastuuvapauden anominen piiriltä. Jos kaikki meni kuten pitikin olet loppuelämän arvokas tuki tuleville kollegoillesi! 69