Toiminnallinen tehokkuus

Transkriptio

1 Pvm Arkistolaitos Dnro 23/210/2009 Asia: Opetusministeriön tilinpäätöskannanotto Arkistolaitoksen vuoden 2008 toiminnasta Talousarvioasetuksen ( /1243) 66 i :n ( /254) mukaisen tilinpäätöskannanoton laadinnassa käytetyt asiakirjat Opetusministeriön ja arkistolaitoksen välinen tulossopimus , täydentävä sopimus vuodeksi 2008 ( , 1/210/2007) Kansallisarkiston tilintarkastuskertomus ja vuosiyhteenveto vuodelta 2008, Valtiontalouden tarkastusvirasto (17/202/2009, ) Arkistolaitoksen tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2008, TULOKSELLISUUS JA TULOSTAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto muodostettaessa luotettavaa ja monipuolista kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Kertomusvuoden alusta lukien arkistolaitokseen liitettiin Sota-arkisto ja Valtioneuvoston väliarkisto. Liitoksessa arkistolaitokselle siirrettiin näiden arkistojen 37 henkilötyövuotta, toimitilat ja toimintaan tarvittavat määrärahat. Toiminnallinen tehokkuus Määrärahoja tavoitteiden toteuttamiseksi arkistolaitokselle on osoitettu seuraavasti: Arkistolaitoksen toimintamenot IDA:

2 Sivu 2/6 (mom ) 14,053 14,446 M 19,032 Arkistotoimen yleisen ohjauksen tulosalueella sekä arkistoaineksen säilyttämisen ja käytettävyyden tulosalueella saavutettiin lähes kaikki tulostavoitteet. Tietopalvelun tulosalueella tavoitteet saavutettiin viidestä alueesta kolmella; tavoitteita ei saavutettu kysynnän laskusta johtuen tutkijakäynneissä eikä kaukolainoissa. Toiminnallisen tehokkuuden indikaattoreita on liitteessä 1. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli edellisvuotta huonompi johtuen lisääntyneistä kustannusvaikutuksista, kuten kiinteistömenojen indeksikorotuksista, kasvaneista palkkakustannuksista sekä muutamista tutkimus- ja kehittämishankkeista. Arkistolaitos aloitti kertomusvuonna säästötoimet. Arkistolaitos siirtyi toukokuussa 2008 Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkaaksi henkilöstöhallinnon osalta ja taloushallinnon osalta lokakuun alusta. Tuotokset ja laadunhallinta Arkistolaitos käynnisti strategian päivityksen vuoteen 2015, toteutti itsearvioinnin ja määritteli ydinprosessit uudelleen. Arkistolaitos vahvisti uudet seulontapolitiikka- ja seulontastrategiaasiakirjansa. Niiden avulla arkistolaitos osoittaa arkistonmuodostajille, tutkijoille ja asiakirjallisten tietojen käyttäjille millaisin perustein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjallisista tiedoista pysyvään säilytykseen. Säilytysaikapäätöksiä tehtiin 43 kappaletta (edellisvuonna 27). Arkistolaitos oli mukana useissa julkishallinnon organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämisprosesseissa. Tiedonhallinnan sähköistäminen on lisännyt viranomaisille annettavan ohjauksen ja koulutuksen tarvetta. Arkistolaitos on valmistellut sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja ja osallistunut opetusministeriön Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeeseen. Järjestettyjen arkistojen määrä hyllymetreissä oli edellisvuotta suurempi ja ylitti tulostavoitteen. Vastaanotettujen arkistojen määrä oli niin ikään hieman edellisvuotta suurempi. Järjestämättömien arkistojen määrä kasvoi ja oli vuoden lopussa hm, edellisenä vuonna hm. Luku on kasvanut aineistosiirtojen määrän lisäännyttyä. Tutkijakäyntien määrä väheni 3 % edellisvuodesta. Kansallisarkistossa tutkijakäyntien vähennys oli noin 9 %, jos liitosarkistojen (erityisesti Sotaarkisto) tuoma lisäys jätetään pois. Maakunta-arkistoissa vähennys oli 13,3 %. Fyysisten tutkijakäyntien kuten myös kaukopalvelun vähenemiseen vaikuttaa muun muassa se, että aineistoja on yhä enemmän saatavana sähköisesti. Valtionapuarkistojen toiminnan tuloksellisuuden arviointia palveleva indikaattorijärjestelmä otettiin käyttöön.

3 Sivu 3/6 Valtioneuvoston kanslian asettama Jatkosodan ihmisluovutuksia koskeva nelivuotinen hanke päättyi. Suomen Akatemian rahoittama välirauhanaikaisia inkeriläisten palautuksia koskeva tutkimushanke jatkui ja Suomen tekemiä internointeja koskeva tutkimushanke alkoi. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Arkistolaitoksen henkilöstön henkilötyövuosimäärä nousi johtuen entisen Sota-arkiston ja valtioneuvoston kanslian liittämisestä Kansallisarkistoon. Myös määräaikaisten osuus kasvoi edellisvuodesta hieman. Arkistolaitoksen henkilöstön sairauspoissaolot laskivat 11,8:sta (työpäivä/htv) 9,6:een eli 3,73 %:iin työajasta (2007 4,73 %). Henkilöstön keski-ikä laski 48,5 vuodesta 46,75 vuoteen ja seniori-ikäisten osuus 66,15 % prosentista 61,1 %:iin. Arkistolaitoksen henkilöstön koulutukseen käyttämä aika laski. Kertomusvuosi oli Sota-arkiston ja Valtioneuvoston kanslian arkiston yhdistymisestä ja niiden erilaisista organisaatiokulttuureista johtuen haasteellinen. Pienentyneet sairauspoissaolot viittaavat siihen, että yhdistymisessä on onnistuttu suhteellisen hyvin. Kertomusvuonna ei tehty työtyytyväisyystutkimusta. Arkistolaitoksen on tulevina vuosina huomioitava tuottavuusohjelman hallittu toteuttaminen henkilötyövuosivähennyksineen. 2. TULOKSELLISUUDEN RAPORTOINNIN ASIANMUKAISUUS Arkistolaitos on vuoden 2008 toimintakertomuksessaan soveltanut opetusministeriön ja arkistolaitoksen aiempien vuosien kehittämishankkeiden linjauksia ja raportoinut tavoitteiden saavuttamisesta. Valtiontalouden tarkastusviraston tilintarkastuskertomuksessa todettiin, että koska yhteisrahoitteisesta toiminnasta ei ole esitetty kustannusvastaavuuslaskelmaa ja tuottavuudesta esitettyihin tietoihin sisältyy henkilötyövuosien laskennasta johtuva virhe, ei toiminnallisesta tehokkuudesta esitettyjä tietoja voida pitää oikeina ja riittävinä. Vuosiyhteenvedossa tarkastusvirasto toteaa, että tuottavuustietoja ei voida pitää oikeina ja riittävinä henkilötyövuosien laskentatavasta johtuen. Taloudellisuudesta esitetyt tiedot ovat oikeat ja riittävät. Tarkastusviraston suorittamissa tarkistuksissa on tullut esiin käyttöomaisuuden inventointia koskevia puutteita, joiden osalta Kansallisarkiston tulee ryhtyä toimenpiteisiin. 3. ARKISTOLAITOKSEN KEHITTÄMISTARPEET JA TOIMENPITEET Valtiontalouden tarkastusviraston tilintarkastuskertomuksessa vuodelta 2008 oli huomautettavaa. Arkistolaitoksen tulee ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

4 Sivu 4/6 Arkistolaitoksen erityisenä haasteena on voimavarojen riittävyys ja kohdentaminen niin, että ydintehtävät tulevat hyvin hoidetuksi. Arkistolaitoksen tilakysymykset edellyttävät jatkuvaa seurantaa, analysointia ja toimenpiteitä, myös valtionapua saavien yksityisten arkistojen osalta. Arkistolaitoksen tulee laatia toimipisteidensä laajuutta ja määrää koskevan kokonaissuunnitelma strategiansa pohjalta. Joensuun maakunta-arkiston lisärakennuksen suunnittelu jatkuu. Saamelaisarkisto aloittaa toimintansa Saamelaiskulttuurikeskuksen yhteydessä vuonna Toimintaympäristön sähköisten tietojärjestelmien yleisen käyttöönoton myötä lisääntyvän sähköisen asiakirja-aineiston pitkäaikaissäilytys ja käyttöön asettaminen merkitsevät arkistolaitokselle edelleen haasteita, etenkin kun tulevina vuosina myös vastaanotettavan paperimuotoisen arkistoaineksen määrä tulee kasvamaan. On tärkeää, että arkistolaitos osallistuu Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeeseen sekä valtion ja kuntien asiakirjahallinnon IT-järjestelmien kehittämiseen, jotta järjestelmissä otetaan huomioon asiakirjan koko elinkaari asiakirjan synnystä mahdolliseen pitkäaikaissäilytykseen. Arkistolaitoksen tulee edelleen kiinnittää huomiota sähköisen aineiston vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPAn kehittämiseen siten, että hanke valmistuu aikataulussa, pysyy annetussa rahoituskehyksessä ja että hankkeelle osoitetut määrärahat käytetään projektisuunnitelman mukaisesti VAPAn kehittämiseen. Tuottavuusohjelmaan sisältyvien henkilöstövähennysten toteuttaminen edellyttää tulevina vuosina arkistolaitoksessa tehtävien uudelleenjärjestämistä, jotta taataan sekä perinteisen asiakirja-aineiston että tulevaisuudessa yhä merkittävämmän sähköisen asiakirja-aineiston säilyttäminen. Henkilöstön työhyvinvointiin ja osaamiseen tulee kiinnittää huomiota, vaikka sairauspoissaolojen määrä on edelleen pienentynyt. Indikaattoreiden ja toiminnan tuloksellisuustietojen kehittämistä sekä raportointia tulee jatkaa, jotta niiden valossa voidaan arvioida entistä paremmin tulostavoitteiden toteutumista ja ennakoida myös arkistolaitoksen taloudellista tilaa. 4. OPETUSMINISTERIÖN TOIMENPITEET ARKISTOLAITOKSEN TULOKSELLI- SUUDEN PARANTAMISEKSI Opetusministeriö asettaa selvitysmiehen selvittämään alueellisen keskusarkiston perustamisen tarvetta. Opetusministeriö jatkaa laajapohjaista Kansallinen digitaalinen kirjasto - hanketta tavoitteena kirjastojen, arkistojen ja museoiden keskeisten kansallisten tietovarantojen saatavuuden ja käytettävyyden edistäminen tietoverkoissa sekä sähköisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilytysratkaisujen kehittäminen.

5 Sivu 5/6 Arkistolaitoksen aineistot arvioitiin opetusministeriön vuonna 2008 teettämässä tutkimuksen infrastruktuurin kartoitusprojektissa kansallisesti merkittäviksi. Ylijohtaja Sakari Karjalainen Johtaja Anita Lehikoinen LIITE Tunnuslukujen toteutumia TIEDOKSI valtiosihteeri Heljä Misukka erityisavustaja Laura Rissanen kansliapäällikkö Harri Skog OPM/KTPO OPM/KTY/KoT OPM/KTY/TuT OPM/HAO/TA Valtiovarainministeriö Valtiontilintarkastajat Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtiokonttori

6 LIITE Tunnuslukujen toteumia _ Arkistoainesten kokonaismäärä (hyllymetriä) ) 1) luvussa mukana Sota-arkiston ja valtioneuvoston arkiston aineistot Arkistolaitos kehittää ja ohjaa arkistotointa siten, että julkisen sektorin asiakirjahallintoa ja arkistotointa hoidetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Annettu koulutus (luentotuntien lkm) Asiantuntijatehtävien lkm Tarkastusten lkm Henkilötyövuodet 19, ,2 Arkistolaitos säilyttää hallussaan olevat arkistoainekset tehokkaasti ja turvallisesti sekä parantaa niiden käytettävyyttä ja saatavuutta. Järjestetyt arkistot (hyllymetriä) Arkistosiirrot (virka- ja yksityisarkistot, hyllymetriä) Mikrokuvauksen, digitoinnin ja konservoinnin suoritteet (kpl) Henkilötyövuodet 64, ,9 Arkistolaitos tarjoaa asiakkailleen monipuolista, luotettavaa ja nopeaa, maksutonta ja maksullista tietopalvelua. Asiakaspalvelussa lisätään edelleen itsepalvelua sekä kehitetään sähköisiä asiointipalveluja. Viralliseen tarkoitukseen tilattujen selvitysten toimitusaikatavoite on kaksi viikkoa. Tutkijakäynnit (kpl) Tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt (kpl) Selvitykset (kpl) Kaukolainat (kpl) Henkilötyövuodet 63,4 65,8 87 Tutkimuskeskus kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja -tyytyväisyys. Henkilöstö (tehdyt henkilötyövuodet) 228,5 238,7 277,25 Työtyytyväisyysindeksi - 3,3 - Henkilöstökoulutus (% työajasta) 1,5 1,7 1,6 Sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 12,3 11,8 9,6 IDA: