Kansallinen digitaalinen kirjasto Pitkäaikaissäilytys. KDK-seminaari korkeakoulukirjastoille Esa-Pekka Keskitalo

Transkriptio

1 Kansallinen digitaalinen kirjasto Pitkäaikaissäilytys KDK-seminaari korkeakoulukirjastoille Esa-Pekka Keskitalo

2 Hankkeen tavoite Sähköisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilytysratkaisujen tuottaminen Vaatimusmäärittely yhteisen PAS-tietojärjestelmän rakentamiseksi sekä kehitetään PAS-organisaatio- ja toimintamalli. Eli tuotetaan pikemminkin ratkaisumalli kuin ratkaisu Tehdään mahdollisimman paljon valmiiksi ennen varsinaista hanketta. Taustalla vuoden 2007 PAS-työryhmä

3 Mitä aineistoja hanke koskee Sekä syntyjään digitaaliset aineistot että digitoidut aineistot Sekä lakisääteisesti säilytettävät että muut säilytettävät kulttuuriperintöaineistot OPM:n hallinnonalalla ja laajemmin...? (Lähinnä muiden hallinnonalojen muistiorganisaatiot) POIKKEUS: Tutkimusaineistojen hallintaa ja säilyttämistä käsitellään myöhemmin asetettavassa työryhmässä.

4 Mitä aineistoja kirjastosektorilla? Kansalliskirjastossa erityisesti elektroniset vapaakappaleet Kirjastoissa yleensä Kirjastojen digitointiprojektit Tietokannat? Kirjastot taustaorganisaatioiden edustajina Julkaisutoiminta vapaakappaleet KK Ei-julkaisut; oppimateriaalit, rajoitetut aineistot yms. Tutkimusdata selvitetään erikseen Aineistoselvitys Tulevaisuudessa voi tulla muutakin...

5 Mitä on pitkäaikaissäilytys Digitaalisen informaation luotettavaa säilyttämistä erittäin pitkällä aikavälillä Yli tekniikan muutosten Yli rappeutumisen Yli erilaisten muutosten ja kriisien Informaation säilyttämistä käyttökelpoisessa muodossa Teknisesti toistettavissa Intellektuaalisesti ymmärrettävissä ja kontekstissa Päämääränä ei ole säilyminen vaan käyttäminen

6 Miten PAS vaikuttaa meihin PAS tulee ottaa huomioon informaation koko elinkaaressa Digitoinnin laatu; aineiston eheys; metadata; jne. PAS on aktiivista toimintaa, eli aineisto tarvitsee jatkuvaa huolenpitoa tarvitaan asiantuntemusta ja välineitä PAS aiheuttaa jatkuvia kustannuksia varauduttava suunnittelussa; uskallettava heittää pois. Tulevaisuudessa long tail vaikuttaa palvelujen suunnitteluun miten tarjotaan ja käytetään isoja aineistomassoja?

7 Tärkeitä opinkappaleita Metadata: kuvaileva, hallinnollinen, tekninen standardit, sovitut tiedostoformaatit jne. rajapinnat yhtenäiset käytännöt Tulee paljon uusia formaatteja yms., mutta kirjastopohjalta on hyvä alkaa Dokumenttien siirtyminen lisääntyy, yhteensopivuus tärkeää; jokainen poikkeus lisää työtä ja kustannuksia

8 KDK-PAS-hankkeen lähtökohtia Erilaisia toimijoita, erilaisia aineistoja, erilaisia käyttötapoja kunnioitetaan niiitä Omat digitaaliset tuotantolinjat säilyvät Pyritään kuitenkin yhdenmukaisuuteen Metadata; tiedostomuodot yms. Tuotantojärjestelmien ja prosessien laatuvaatimukset Edetään yhteisista tavoitteista kohti omia erityisratkaisuja Päämääränä digitaalisen informaation turvallinen säilytys Samalla toki mahdollisuus kustannussäästöihin ja parempiin palveluihin

9 Kirjastojen erityiskysymyksiä Muiden tuottama aineisto: miten parantaa sen säilytettävyyttä ilman säädösvaltaa Julkaisumuotoisen aineiston digitoinnin metadata- ja laatukysymykset Asiantuntijuuden jakaminen ja vaihtaminen esim. organisaatioiden digitaalisen julkaisutoiminnan kanssa

10 PAS-visio KDK:ssa Yhteinen ratkaisu Avoimet rajapinnat Omistus, vastuu ja päätösvalta säilyy organisaatioilla valmiina PAS-järjestelmän toiminnallinen ja tekninen vaatimusmäärittely Toteuttaminen sitten erikseen Mietittävä valmiiksi myös hallinnon ja talouden ratkaisut

11

12

13

14

15 Looginen kokonaisuus Luovuttajat koostavat luovutuspaketit PAS-järjestelmä säilyttää ja hallinnoi informaatiota Muodostaa niistä säilytyspaketit. Tarpeelliset metatiedot synkronoidaan luovuttajan järjestelmiin ja asiakasliittymään. Luo jakelupaketit säilytyspaketeista. Jakelupaketit (käyttökopiot) tarjotaan luovuttajalle ja asiakasliittymään. Asiakasliittyma tarjoaa sisällön asiakkaille Tarjoaa palvelut ja toiminnot PAS-järjestelmässä olevan informaation olemassaolon, kuvauksien, sijainnin ja saatavuuden selvittämiseen.

16 Toimijat PAS-organisaatio = koalitio, joka ohjaa toimintaa. Konsortio? PAS-jarjestelma = kokonaisuus jolla pitkäaikaissäilytys toteutetaan Luovuttaja = kirjasto, arkisto, museo tai muu taho, joka on laatinut sopimuksen PAS-organisaation kanssa luovuttamisesta Kohdeyleiso = PAS-organisaation määrittelemä asiakas, joka käyttää säilytettävää aineistoa.

17 PAS-organisaatio Laatii luovuttajien kanssa sopimukset säilytettävästä aineistosta Varmistaa PAS:n edellyttämät oikeudet luovutettuun informaatioon Laatii riskianalyysin ja suosittelee toimenpiteitä uhkien minimoimiseksi Kouluttaajavalvoaluovuttajia Järjestää PAS-järjestelmän ylläpidon ja kehityksen Varmistaa kohdeyleisön vaatimien palvelujen toteutumisen

18 PAS-järjestelmä Tarjoaa luovutuskelpoisen aineiston luontityökalut Ottaa vastaan aineistoja ja siirtaa ne PAS-järjestelmään Noudattaa dokumentoituja toimintaperiaatteita ja - menetelmia Tarjoaa aineiston kohdeyleisön käyttöön Palauttaa haluttaessa aineiston luovuttajalle

19 Luovuttaja Muuntaa aineiston sovittuun muotoon Varmistaa aineiston eheys, kattavuus ja oikeellisuus Siirtää aineiston sovitulla tavalla PAS-järjestelmän vastaanottoon

20 Mielenkiintoisia kysymyksiä PAS vs. varmuuskopiointi ERI ASIOITA! Voivatko asiakkaat käyttää PAS-järjestelmää, ts. onko se suoraan yksi asiakasliittymän taustajärjestelmä Taustajärjestelmien ja PAS:n roolit Taustajärjestelmien ja PAS:n synkronointi tarvitaanko PAS:sta erillisiä hallintajärjestelmiä, ainakaan kaikissa tapauksissa?