Laskutus. Puh: Fax:

Transkriptio

1 Laskutus Puh: Fax:

2 1. Ecom Laskutus Laskutusoletukset Laskutuksen perusoletukset Laskutusoletukset, minimikate% Laskutusoletukset, oletuskate% Laskutusoletukset Laskutusoletukset, salasanamääritykset Kohdistettujen töiden ja tuotteiden pudotusvalinta Tilinumerot laskulomakkeelle Tilinumeron syöttö laskulomakkeelle Oletusmaksuehdot / lähetetilat Tulostusoletukset, laskutus Laskulomakkeen valinta laskutusoletukset, yleinen vapaa teksti Muokkaa lomakkeita Myyntitilit Tuotteiden hinnoittelu laskutukselle Ecom laskutus Ensimmäisen ja uuden laskun teko Laskutuksen oletustietojen syöttö Laskutuksen oletustiedot syötetty Ensimmäisen laskunumeron syöttö Laskun tila Laskun päivämäärät Asiakkaan haku laskulle Asiakashakuikkuna Asiakkaan haku laskutukseen asiakasnimellä Suodattava asiakashaku Uuden asiakkaan lisäys Asiakkaan perustaminen Asiakkaan perustiedot Asiakkaan myyntiehdot Käänteisen alv:n asettaminen asiakkaalle...19

3 4.5 Asiakaskohtaisia hinnoittelutapoja Vakiokatteen määritys Käytä ykköstukkurin hintaa Asiakaskohtaiset automaattialennukset Asiakkaan Alet-välilehti, automaattialennuksille Asiakkaan alet oman katteen mukaan Alennustaulun valinta Asiakaskohtainen aletaulu valittu Asiakkaan myyntihinnat Asiakashinnastot Laskutusnimen syöttö asiakkaalle Paluu asiakashakuikkunaan Asiakas valittu laskulle Projektin liittäminen laskulle Myyntitilin valinta laskulle Käänteisen alv:n käyttö laskulla Myyjä laskulle Laskun kohde Asiakkaan merkki Laskun viitetiedot Kustannuspaikka Laskun muut yleiset tiedot Lasku yhteensä ja eräpäivän muodostus Laskutusehdot Vapaa teksti keskellä laskua Laskurivit Uuden tuotteen haku laskulle Tuotteen haku laskutukseen Tuotehakuikkuna Tuotteen etsintä Tuotekuva hakuikkunassa Tuotteen valinta laskulle Montako laitetaan?...35

4 6.161 Poikkeavan käyttöyksikön hallinta Suodattava haku Aktiivisten tuotteen haku ja varastotuotehaku Tuotteen valinta tukkurin hintavertailulla Kenen tukkurin hinnalla laskutetaan Tuotelisäys omasta tuoterekisteristä Tuotteen lisäys suoraan laskulle Laskurivitietojen muutos ja tarkistus Tuotteen myyntiyksikön tarkistus Tuotteen lisäys laskurivien väliin Tyhjä rivi ja tekstirivit laskurivien väliin Laskun ja laskurivin hintojen tarkistus Hintojen tarkistus ja laskurivin nettohinta Tuotteen toimittajien hinnat Tuotteen lisäys laskusta tuoterekisteriin Laskurivien järjestyksen vaihtaminen Useamman laskurivin siirto kerralla Useamman rivin siirto ja poisto kerralla Välisumma laskulle Laskurivit tuotenumerojärjestykseen ja hinnan päivitys Laskun hyväksyntä / hylkäys Laskun tulostus Laskulomakkeen esikatselu Laskun esikatseluikkuna Laskun lähetys sähköpostiin Laskun lähetys sähköpostiin ilman sähköpostiohjelmaa Tulostettu lasku Muut laskutusominaisuudet Vapaateksti laskutuksessa Vapaatekstikentän asettelu Vapaateksti -Alavälilehti Laskun haku laskutuksesta Laskun hakuikkuna...52

5 8.22 Laskun haku hakuavaimella Laskun haku asiakkaan nimellä Asiakasnimi syötettynä hakuavaimeen Suodattava haku laskutuksessa Laskun haku asiakkaan kautta Asiakkaan laskut Asiakkaalla on jo avoin lasku Tuotteiden ja töiden pudotus laskuriveille Laskuhakuikkunan sininen väri Laskun kopiointi ja hyvityslaskun teko Laskun poisto Sähköiset laskut ja laskutuspalvelut Sähköisen laskun palvelun avaus Ecom Maventa laskun asetukset Ecom Maventa asetukset Maventa rekisteröitymisikkuna Maventa rekisteröityminen, nimi ja yhteystiedot Maventa rekisteröityminen, pankkitilit Maventa rekisteröityminen, tulostuspalvelu Maventa, Sähköisten ostolaskujen vastaanotto ja sopimusehtojan Maventa rekisteröinti-ilmoitus Maventa rekisteröinti-ilmoitusikkuna Maventa rekisteröinti suoritettu Asiakaskohtaiset määritykset sähköiseen laskuun Laskun lähettäminen sähköisenä Maventa-palveluun Ecom Maventa sähköisen laskun lähetysikkuna Liitetiedostojen liittäminen Maventa-laskuun muut sähköiset laskun lähetystavat Finvoice laskutus Finvoice laskutusasetukset Finvoice asetukset Finvoicen asetuskenttien selitykset Finvoice asiakaskohtainen määritys...68

6 10.6 Finvoice laskun tulostaminen Finvoice tiedoston välittäminen/lähetys Kausilaskut...70

7 Laskutus 2012-merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

8 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

9 1. Ecom Laskutus 1.1 Laskutusoletukset Jotta laskutusohjelmiston ominaisuuksista saadaan parempi kuva, on hyvä käydä läpi ohjelmiston oletustiedot. Laskutuksen oletusikkunoissa määritellään laskutuksen perusoletukset, laskutusehdot ja laskujen ja lähetteiden tulostukseen liittyvät toimenpiteet. Laskutus ja Läheteoletukset löytyvät valikosta Ohjelmat, Laskutus ja Laskutusoletukset. Kun yrityksenne käytössä on Myyntireskontraohjelmisto, on valikko seuraava: Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Laskutus- ja myyntireskontraoletukset. 3

10 1.2 Laskutuksen perusoletukset Laskutuksen oletusikkunan ensimmäinen esille avautuva sivu on Perusoletukset. Tällä sivulla määritetään numerot laskuille ja lähetteille, joita ohjelma päivittää automaattisesti. Alla näkyviä numeroita ohjelma ehdottaa seuraavan uuden laskun/lähetteen numeroksi. Jos numero on tyhjä, ei ohjelmistoa ole vielä käytetty Laskutusoletukset, minimikate% Minimikatteeseen määritetään nimensä mukaisesti minimikatteen, jota hyödynnetään ohjelmassa eri tavalla: Jos myyntiohjelmistoissa (esimerkiksi laskurivillä) tuotteen kate on alle minimikatteen, näyttää ohjelma tällaisen rivin sinisenä Tuotetta perustettaessa ohjelma kertoo tuotteen olevan alle minimikatteen, jos tuotteen hinnoittelusivulla tuote on alle tällä sivulla annetun minimikate%. Tuotteiden hinnoittelussa (ohjelmat tuotteet ja tuotteiden hinnoittelu), kun valitaan tukkureiden hinnoittelutapa, ehdottaa ohjelma oletuksena tätä minimikatetta 4/4 sivulla. 4

11 1.22 Laskutusoletukset, oletuskate% Oletuskatetta käytetään oletuksena tuoterekisterissä uuden tuotteen luonnissa tuotehinnoittelusivulla tuotteen hinnoittelussa. Se tulee oletuksena myös, kun hinnoitellaan tuotteet omalla katteella ja sama kate kaikille tuotteillehinnoittelutapaa (ohjelmat, tuotteet ja tuotteiden hinnoittelu) Laskutusoletukset Laskutusoletuksen Perus-alavälilehdellä määritetään myös huomautuspäivien lukumäärä, jonka aikana asiakas voi huomauttaa, mikäli laskussa on jotain epäselvää. Huomautuspäivien lukumäärän tullessa täyteen voidaan asiakkaalle lähettää maksukehotus. Viivästyskorolla määritetään korkolaskulla käytettävä korkoprosentin arvo, joka tulostuu laskulle ja jota Ecomin korkolaskutusohjelma ehdottaa käytettäväksi. Viitteemme -kentän tieto kopioituu laskulle oletuksena. Tähän voidaan kirjoittaa tietoa, jos laskutuksessa on aina sama viitteemme-teksti käytössä. Esimerkiksi pienessä yrityksessä yrittäjän nimi. 5

12 1.24 Laskutusoletukset, salasanamääritykset Ecomissa voidaan rajoittaa käyttäjien käyttöoikeuksia tätä kautta antamalla salasana läheteja/tai laskutusohjelmalle erikseen tässä ikkunassa. Tätä toimintoa käytetään harvemmin tänä päivänä, sillä Ecomissa on erillinen käyttötunnukset ja käyttöoikeuksien hallinta, josta on oma erillinen käsikirjansakin. Jos Ecom läheterekisterin katetietojen katsontaa haluaa rajoittaa käyttäjiltä, asetetaan rasti tähän valintaan. Silloin Ecom ei näytä lainkaan hintatiedot-painiketta, jolloin rivikohtainen kate ja koko lähetteen katetieto on piilossa Kohdistettujen töiden ja tuotteiden pudotusvalinta Laskutus- ja myyntireskontraoletuksiin on lisätty valinta Pudota kohdistetut työt ja tuotteet aina. Kun tämä valinta on päällä, estää se kohdistettujen töiden ja tuotteiden pudottamisen peruuttamisen. Näin estetään näiden tietojen puuttumisen lähetteeltä/laskulta. 6

13 1.26 Tilinumerot laskulomakkeelle Laskulle tulostettavat tilinumerot kirjataan tähän ikkunaan. Ecom tekee periteisistä tilinumeroista automaattisesti Eurooppalaisen standardin mukaisia tilinumeroita, kunhan tähän ikkunaan kirjataan tilinumerot periniteisessä muodossa ensin. Seuraavaksi kirjataan tähän ikkunaan yrityksen käyttämä tilinumero Tilinumeron syöttö laskulomakkeelle Yritykselle on varattu tilaa neljälle tilinumerolle. Tilinumeroon voi kirjoittaa yhden sanan ennen varsinaista tilinumeroa. Tilinumero kirjataan tähän ikkunaan väliviivalla. Kun tilinumero on syötetty, tekee ohjelma siitä automaattisesti IBAN-muodossa olevan tilinumeron ja siihen kiinteästi liittyvän BIC/SWIFT koodin nykymuotoisen tilinumerostandardin mukaan. Ensimmäisen laskun yhteydessä ohjelma kysyy tilinumeron ja tallentaa sen tänne, jos sitä ei ole aiemmin perustettu. Joten ei ole aivan välttämätöntä tehdä tilinumeroa tähän ikkunaan. 7

14 1.3 Oletusmaksuehdot / lähetetilat Maksuehdot / Lähetetilat löytyvät laskutus- ja myyntireskontraoletusten alta toinen alavälilehti. Maksuehtoihin kerrotaan ne maksuehdot, joita yritys tavallisesti käyttää. Huomioi, että ohjelma laskee maksuehdon alkunumeroiden mukaan. Aloita maksuehto aina numerolla. Uusi maksuehto syötetään painamalla ensin plus-painiketta ja vastaavasti valittu maksuehto voidaan poistaa painamalla miinus-painiketta. Yrityksen käyttämä Oletusmaksuehto valitaan alla näkyvästä oletusikkunasta. Oletusmaksuehtoa käytetään laskutuksessa, mikäli asiakkaalle ei ole valittu omaa maksuehtoa. Tämän ikkunan oikealla puolella olevia Lähetetiloja käsitellään erikseen omassa lähetekäsikirjassaan. 1.4 Tulostusoletukset, laskutus Laskun tulostukseen liittyviä aiheita on koottu laskutus- ja myyntireskontraoletuksien tulostusalavälilehdelle. Oletukset löytyvät Ohjelmat-valikon laskutusvalinnan alta. Loppusumman pyöristys määritetään ylimmässä kentässä. Laskun loppusumma voidaan jättää pyöristämättä tai pyöristää lähimpään 5 tai 10 senttiin. Kun valintaa muutetaaan, kohdistuu muutos uusiin laskuihin. Laskukohtainen vapaalla tekstillä valitaan laskukohtaisen vapaan tekstin esiintymiskohta. Vapaa teksti on laskutusikkunan toisena alavälilehtenä, johon voi kirjoittaa laskuun liittyviä huomioita /lasku. Laskun vapaa tekstin toiminto käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa. 8

15 1.41 Laskulomakkeen valinta Laskutuksessa käytössä oleva laskulomake talletettu laskutus- ja myyntireskonrtaoletuksiin tulostus-alavälilehdelle. Alavetovalikosta valitaan käytettävä laskulomake. Lomakepohjia on valmiina yli kaksikymmentä, joista osa tulostetaan valmiille laskupohjalle (painettu).toiset lomakepohjat on suunniteltu käytettäväksi tyhjälle A4-paperille (Blanko). Laskulomakkeita voi kokeilla laskutuksen tulostusikkunan kautta, jossa laskulomakkeita voi vaihtaa. Samassa yhteydessä voi rastittaa haluamansa laskulomakkeen oletuslomakkeeksi. Tieto päivittyy tähän ikkunaan. Alla näkyvä laskulomake on Ecomin yleisimmin käytössä oleva lomake ja oletuslomake. Laskulomakkeen perässä olevaan annetaan oletuksena tulostettavien laskujen lukumäärä laskutusoletukset, yleinen vapaa teksti Tuotemalli nimen perään kenttä näyttää tuotteen nimen lisäksi myös tuotemalli-tiedon yhdistäen kentät yhdeksi kentäksi lasku- ja läheteriveille. Tuoterekisterissä oleva tuotteen nimi on jaettu kahteen osaan, tuotenimeen ja tuotemalliin. Tuotemallin on ns. tekninen lisäosa tuotenimelle ja alla oleva rasti on käytössä lähes poikkeuksetta. Yleisiin vapaisiin teksteihin laskulle ja lähetteisiin voi kirjoittaa jonkun yleisluonteisin asian, kuten oman yrityksen osoitemuutoksen. Laskulomakkeiden vapaa teksti tulostaa tiedot kaikille laskuille niin pitkään, kun tänne on teksti tallennettuna. 9

16 1.44 Muokkaa lomakkeita Erillisessä lasku- ja lähetelomakkeiden teko -käsikirjassa on kerrottu yksityiskohtaisesti lasku- ja lähetelomakkeiden teosta. Lomakkeita muokataan muokkaa lomakkeita painikkeen alta. 1.5 Myyntitilit Myyntitilin tietoihin on lisätty alv% ja valinta kuuluuko tili käännetyn alv:n piiriin. Oletuksiin on myös lisätty mahdollisuus päivittää oletusmyyntitilit Ecomin palvelimelta. Käänteisen ALV-käytännön vuoksi myyntitileihin on nyt lisätty alv% ja Käännetty alv kentät. Alv% -kenttä antaa rivikohtaisesti arvolisäveron osuuden laskun tiliöintivälilehdelle ja sitä kautta myös kuukausittain ajettaville laskutuksen päiväkirjoille. Käännetyn alv-kentän ollessa K, antaa ohjelma tulostettavaan laskuun ilmoituksen käännetyn alv:n käsittelystä laskulle, joka tulee näkyä tällaisissa laskuissa. Tällaiseen laskuun ei myöskään tule erillistä alv -erittelyä. Yrityksen haluama oletustili valitaan ikkunan alaosassa. 10

17 2 Tuotteiden hinnoittelu laskutukselle Tuotteiden hinnoittelu on monimuotoinen prosessi, johon on useita erilaisia lähestymistapoja. Ecomissa on erillinen tuotteiden hinnoittelukäsikirja, jossa keskitytään myyntihinnan luomiseen asiakkaille. Siihen on koottu keskeiset hinnoitteluun vaikuttavat tekijät. Kun tuotteiden hinnoittelu ja asiakkaille annettava alennuspolitiikkaan on panostettu ja toimintamalli suunniteltu, tehostaa se koko yrityksen toimintaa erittäin paljon. Perusperiaate Ecomissa on seuraava: 1. Ensin hinnoitellaan tuotteet Tuotehinnoittelu tehdään yleensä heti tuotetietojen siirron jälkeen. Ecom ehdottaa sitä automaattisesti. Tuotehintojen määritykset on käsitelty Tuotteet-käsikirjassa. Katso myös Sähkö- ja LVI-alojen tuotekäsikirjat tarvittaessa. 2. Toisessa vaiheessa määritellään asiakkaiden hinnat ja alennukset. Asiakaskohtaista hinnoittelua on käsitelty sekä tässä käsikirjassa että asiakkaatkäsikirjassa. 3 Ecom laskutus Laskutusohjelma löytyy Ecomin ollessa avattuna valitsemalla ylävalikosta kohta Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Laskutus ja myyntireskontra. Helpoin tapa on kuitenkin painaa suoraan laskutus-pikapainiketta. 11

18 3.1 Ensimmäisen ja uuden laskun teko Uutta laskua aloitetaan tekemään aina painamalla ylärivin plus-painiketta Laskutuksen oletustietojen syöttö Ensimmäisen laskun teon yhteydessä Ecom kysyy seuraavat tiedot, jos niitä ei ole laskutusoletuksiin jo aiemmin määritetty. Laskutusoletukset käsiteltiin tämän käsikirjan alussa. Tässä ikkunassa annetaan yrityksen yhteystiedot ja tilinumerotiedot. Alla olevaan ikkunaan on yhteystiedot täydennetty. Seuraavaksi täytetään tilinumerot. 12

19 3.12 Laskutuksen oletustiedot syötetty Alla olevaan ikkunaan on syötetty valmiiksi laskun perustiedot, jotka pitää olla ennen laskutusohjelman aloittamista. Vasempaan ylänurkkaan on syötetty yrityksen yhteystiedot. Alle on kirjattu esimerkkinä tilinumero vasemmanpuoleiseen ikkunaan. Kun yrityksen käyttämä tilinumero on syötetty, tekee ohjelma automaattisesti IBAN-muotoisen tilinumeron ja BIC/SWIFT koodin. Kun nämä tiedot on syötetty, painetaan OK-painiketta. Ecom näyttää laskulomakkeella molemmat muodot. Sen lisäksi molemmille syöttötavoille on tehty oikeellisuustarkistus. Tilinumeron voi syöttää kummassa muodossa tahansa ja ohjelma tekee toisen muodon automaattisesti Ensimmäisen laskunumeron syöttö Ensimmäisen laskun kohdalla Ecom kysyy ensimmäisen laskun numeroa, josta laskun numerosarja alkaa. OK-painikkeella numero siirtyy laskulle laskunro-kenttään. Laskun numerointia voi muuttaa laskutusoletuksista, mikäli numerosarjaa halutaan muuttaa. Laskun numero siirtyy laskunro-kenttään. Avoimen laskun numeron käsittelyä muutettu. Kun avointa laskua muokkasi, oli ohjelma laskunumerokentässä, jolloin tapahtui tahattomia muutoksia laskun numeroon. Aiemmassa versiossa laskun numeron tyhjennys kadotti tehdyt rivit. Uudessa versiossa tämä on korjattu. Samalla myös laskunumerottoman laskun kopiointi onnistuu. 13

20 3.2 Laskun tila Laskun tila kertoo, onko lasku Avoin (lasku on vielä kesken ja tulostamatta), Laskutettu (kun lasku on tulostettu, siirtyy tila automaattisesti laskutetuksi) Osittain suoritettu tai Suoritettu. Laskujen tila -kenttää on hyvä pitää ajan tasalla. Kun asiakas maksaa laskun, kirjataan ne Suoritukset-alavälilehdelle, jota kautta myös laskun tila päivittyy automaattisesti. Myyntireskontra-käsikirjassa kerrotaan tarkemmin laskujen suorittamisesta. 3.3 Laskun päivämäärät Seuraava kenttä on Laskun päivämäärä (Pvm). Ohjelma ehdottaa automaattisesti laskun tekopäivämäärää, joka on sama kuin koneen päivämäärä. Sen voi muuttaa joko käsin tai painamalla hiirellä päivämääräkentän takana olevaa painiketta, jolloin laskun eteen ilmestyy kalenteri-ikkuna. Siitä voi valita halutun päivämäärän. Valinta hyväksytään painamalla haluttua päivämäärää hiirellä. Ohjelma laskee eräpäivän automaattisesti käyttäen laskun päivämäärää ja maksuehtoa. 14

21 4 Asiakkaan haku laskulle Asiakas haetaan painamalla hiirellä Asiakasnumero-kentän takana olevaa Kansiopainiketta, joka tuo esiin asiakkaan hakuikkunan. Asiakasnumeron voi myös syöttää suoraan sille varattuun kenttään. Uuden laskun teossa ohjelma hyppää automaattisesti asiakasnumeroro-kenttään, jolloin voi painaa suoraan funktionäppäintä F5. Ohjelma avaa asiakashakuikkunan. 4.1 Asiakashakuikkuna Asiakashakuikkunassa näkyvät oletuksena kaikki Ecomissa näkyvät asiakkaat.ennen uuden asiakkaan luontia on tarkistettava, ettei asiakasta ole jo aiemmin perustettu. Uudessa ohjelmistossa ei ole luonnollisesti yhtään asiakasta perustettuna. Asiakasta voi hakea numeron, asiakkaan nimen tai lähiosoitteen mukaan. Hakuavaimeen kirjoitetaan hakuehto, jolloin haku ikkuna päivittyy haun mukaan (avainhaku). Suodattava haku jättää vain hakuehdon täyttävät asiakkaat näkyviin jättäen kaikki muut asiakkaat pois ikkunasta. Asiakashausta on kerrottu tarkemmin asiakas-käsikirjassa. 15

22 4.11 Asiakkaan haku laskutukseen asiakasnimellä Asiakasta haetaan alla olevasta ikkunasta asiakkaan nimen mukaan, jolloin musta piste on tämän kentän yläpuolella. Tällöin asiakkaat ovat aakkosjärjestyksessä ylhäältä alaspäin tämän kentän mukaan. Hakuavaimeen on kirjoitettu hakuehto, jolloin ohjelma on etsinyt ensimmäisen hakuehdon täyttävän nimen ja ehdottaa sitä valittavaksi (pieni musta kolmio nimen vasemmassa reunassa). Jos haettavaa asiakasta ei löydy, voi haun vielä varmistaa painamalla Suodattavaa hakua Suodattava asiakashaku Kun hakuehto on annettu ja painettu sen jälkeen suodattavaa hakua, hakee ohjelma asiakasnimestä ja lähisoitteesta annettua hakuehtoa ja tuo esiin kaikki ne asiakkaat, joista tämä hakuehto löytyy. Suodattavalla haulla estetään tehokkaasti lisäämästä samaa asiakasta rekisteriin useampaan kertaan. Suodattavasta asiakashausta pääsee takaisin painamalla uudestaan avainhaku-painiketta, jolloin kaikki asiakkaat ovat taas näkyvillä. 16

23 4.2 Uuden asiakkaan lisäys Uuden asiakkaan lisäys tapahtuu painamalla Lisää -painiketta. Ohjelma siirtyy asiakkaan tehtäväikkunaan ja siellä suoraan uuden asiakkaan tekoon. 4.3 Asiakkaan perustaminen Kun perustetaan uutta asiakasta, avautuu alla näkyvä ikkuna. Ecom ehdottaa automaattisesti uutta asiakasnumeroa. Seuraavaksi kirjoitetaan asiakkaan perustiedot asiakasikkunaan. 17

24 4.4 Asiakkaan perustiedot Ikkunan yläosaan on nyt kirjattu asiakkaan perustiedot sisältäen asiakkaan nimen, toimitusosoitteen ja muut yhteystiedot. Asiakaskäsikirjassa käsitellään tarkemmin asiakkaaseen liittyvät aiheet, joten se kannattaa lukea myös hyvin. Asiakkaan keskellä oleva muistioon voi kirjata tärkeitä asioita asiakkaasta Asiakkaan myyntiehdot Asiakastietojen alaikkunassa on asiakkaaseen liittyviä myyntiehtoja. Maksuehdotkenttään voidaan määrittää asiakkaan maksuehto, jos se poikkeaa yrityksen käyttämästä yleisestä maksuehdosta, joka on kirjattu laskutuksen oletustiedoissa valmiiksi. Jos kentän jättää tyhjäksi, käyttää ohjelma automaattisesti oletusmaksuehtoa. Viitteenne-kenttään voi kirjata asiakkaan yhteyshenkilön tiedot valmiiksi 18

25 4.42 Käänteisen alv:n asettaminen asiakkaalle Mikäli asiakkaalle lähetetään lähes aina käänteisen alv:n mukaisia laskuja, voidaan asiakkaalle asettaa valmiiksi käännetyn alv päälle. Se tapahtuu valitsemalla alv-velvollisuus myyntitili myyntitili-kenttään. Alasvetovalikon saa päälle painamalla myyntitili-kentän perässä olevaa kolmiopainiketta. Tämän jälkeen ohjelma ehdottaa laskutuksessa käännetyn alv:n käyttöä, kun asiakkaalle tehdään uutta laskua. Toki laskutuksessa voidaan vielä muuttaa laskun tavallisen alv-käytännön mukaiseksi vaihtamalla laskulle haluttu myyntitili. Saman toiminnon voi pistää päälle myös silloin, kun asiakkaalle tehdään esimerkiksi ulkomaankauppaa, jolloin alv on nolla. Tälle asiakkaalle ei pistetä käänteistä alv:tä oletuksena päälle. Suositeltavaa on, että samalla laskulla ei laskuteta sekä normaaleja, että käännettyjä alv rivejä, mutta se on mahdollista, kunhan valitsee lomakkeen jossa on riveillä alv sarake (esim. Blanko, rivikohtainen ALV 1). 4.5 Asiakaskohtaisia hinnoittelutapoja Seuraavilla sivuilla käsitellään asiakaskohtaisia hinnoittelutapoja. Ne on kaikki käsitelty seuraavilla sivuilla. Ne kaikki ovat yllä olevan otsikkonumerosarjan alanumeroita, joten voit hypätä näiden yli, jos aihe ei ole ajankohtainen. Asiakaskohtaiset hinnoittelutavat ovat kaikki vaikeustasoltaan b-tasoa, jolloin ne vaativat panostusta, kun ne otetaan käyttöön. Aivan alkuvaiheessa ne voi jättää huomioimatta. B-tunnus kertoo vaikeusasteesta. 19

26 4.51 Vakiokatteen määritys Vakiokatteen määrittäminen asiakkaalle on erikoishinnoittelutapa, jossa kenttään kerrottu vakiokate huolehtii siitä, että tuotteista saatava kate on aina sama. Ohjelma tuottaa tällöin itse myyntihinnan laskien nettohintaan määrätyn katteen. Jos vakiokate lasketaan alennuksilla, käyttää ohjelma tuotteen normaalia myyntihintaa antaen alennukseen automaattisesti sen verran, että vakiokateprosenttikenttään annettu kate täyttyy. Asiakkaat käsikirjassa on kerrottu aiheesta lisää Käytä ykköstukkurin hintaa Käytä Ykköstukkurin hintaa valinnalla muutetaan asiakkaan hinnoitteluperusteita niin, että asiakkaalla on käytössä aina kunkin tuotteen ykköstukkuriksi merkitty hinta. Tällä on merkitystä silloin, jos tuotteet on hinnoiteltu jollain muulla tavoin, kuin ykköstukkurin hinnan mukaisesti. 20

27 4.53 Asiakaskohtaiset automaattialennukset Kun yrityksellä on käytössä automaattiset alennuskäytännöt, vähentää se aivan suunnattomasti laskutukseen käytettävää aikaa, kun alennuksia ei tarvitse miettiä joka riville erikseen. Tämä jättää pois myös vertailun vanhoihin laskuihin, kun hinnat ja alennukset ovat valmiiksi mietitty kohdalleen. Oman katteen mukaista hinnoittelusta on kerrottu tarkemmin asiakkaat-käsikirjassa Asiakkaan Alet-välilehti, automaattialennuksille Mikäli yrityksellä on käytössä automaattisia alennuksen antotapoja asiakkailleen, tehdään ne seuraavaksi. Asiakasrekisterin toisena välilehtenä on Alet-sivu, josta on valittu Oman katteen mukaan käytettävä alennustapa. Tämä on yksi tärkeimmistä aiheista, mitä laskutukseen liittyy. 21

28 4.532 Asiakkaan alet oman katteen mukaan Asiakasalennustavaksi on nyt valittu Oman katteen mukaan valinta. Alennustaulukkona on tällä asiakkaalla Ei asiakaskohtaista alennusta -taulu. Seuraavaksi valitaan asiakkaalle alennustaulu Alennustaulun valinta Alennustaulukko-kentän oikeasta reunasta löytyy painike, joka avaa valintaikkunan. Alla olevassa ikkunassa on nyt näkyvissä yrityksen käyttämät alennustaulut. Alla näkyvästä ikkunasta valitaan nyt Perusasiakas asiakastaulun alennuskäytäntö. 22

29 4.534 Asiakaskohtainen aletaulu valittu Kun asiakkaalle valitaan asiakaskohtainen alennustaulu, saa asiakas alennusta perustuen myytävien tuotteiden katteeseen. Kun tuoterekisterin tuotteet on hinnoiteltu valmiiksi ja asiakkaalle valittu haluttu alennustaulu, alkaa ohjelmisto antamaan alennuksia tuotteen katteen mukaan. Esimerkki, jos tuotteen kate olisi 40 % antaisi laskutusohjelma alennusta automaattisesti 5 %, koska tuotteen kate osuisi riville 35-40, jossa alennusprosentti on 5. Asiakkaan alennustaulujen toiminnasta kerrotaan tarkemmin asiakkaat käsikirjassa Asiakkaan myyntihinnat Jos asiakkaalle on sovittu yksittäiselle tuotteelle ja vain tälle asiakkaalle oleva erikoishinta, voidaan se tallentaa Myyntihinnat-alavälilehdelle. Annettu hinta on veroton. Ohjelma ottaa tämän ikkunan kautta olevat hinnat käyttöön myyntiohjelmissa. 23

30 4.55 Asiakashinnastot Jos yrityksellä on käytössä erilaisia asiakashinnastoja esimerkiksi asiakaskohtaisten työveloitushintojen käsittelyyn, haetaan esille asiakkaan alta Hinnastot-alavälilehti ja valitaan käytetty hinnasto. Ohjelma käyttää tätä hintaa laskutuksessa, ellei myyntihinnat puolella ole vielä poikkeava hinta käytössään. Asiakashinnastojen etuna on, että niitä voidaan hallita huomattavasti tehokkaammin,kuin yksittäisiä asiakaskohtaisia hintoja Laskutusnimen syöttö asiakkaalle Jos asiakkaalla on eri laskutusosoite, kuin toimitusosoite, annetaan se laskutusoletuksetalavälilehdelle. Tässä tapauksessa toimitusosoite on sama laskutusosoitteen kanssa, jolloin laskutusnimi ja osoitetiedot ovat tallentuneet automaattisesti alaikkunaan, eikä niitä tarvitse tällä kertaa muuttaa. Laskutusosoitteeseen saa kaikkiaan kolme riviä tietoa, jolloin vaativammatkin laskutusosoitetiedot pystytään syöttämään. Asiakashakuikkunaan pääsee takaisin painamalla Hyväksy-painiketta. 24

31 4.57 Paluu asiakashakuikkunaan Kun asiakas on luotu ja tiedot hyväksytty, palaa ohjelma takaisin asiakashakuikkunaan. Uusi asiakas on valittuna, jolloin Ok-painikkeella ohjelma palaa takaisin laskutukseen. Jos asiakastietoja haluaa vielä muuttaa, voidaan painaa muuta-painiketta, jolloin valitun asiakkaan tiedot avautuvat ikkunaan Asiakas valittu laskulle Asiakkaan numero ja nimi näkyy nyt laskutusikkunassa. Ohjelma hakee kaikki osoitetiedot laskutukseen asiakasrekisteristä. 25

32 4.6 Projektin liittäminen laskulle Projekti- ja mahdollinen alaprojektinumero voidaan lisätä suoraan Projektinro-kenttiin. Projekti voidaan syöttää suoraan tai se voidaan hakea näkyviin kansio-painikkeella. Sieltä on mahdollista perustaa myös uusi projekti. Projekti-alavälilehdellä voidaan saman laskun eri laskuriviä kohdistaa useammallekin projektilla. Rivit voidaan kohdistaa myös laskutushistoriaan siirretyille laskulle. Jos laskulla on jo syötettynä projektinumero, niin projektinumerohaku ehdottaa tätä numeroa automaattisesti projektihaussa. Kun laskulle, jossa ei ole projektinumeroa ja jolle on jo syötettynä rivejä, pudotetaan töitä, niin projektinumero lisätään myös jo syötetyille riveille. 4.7 Myyntitilin valinta laskulle Kirjanpidon myyntitili valitaan laskulle Myyntitilit kohtaan. Ohjelmassa olevat myyntilit saadaan esille kentän perässä olevasta painikkeesta. Yleensä tätä toimintoa käytetään, jos laskutetaan ulkomaalle menevää laskua, käänteisen ALV:n perusteista laskua tai laskutetaan muuten poikkeavalla ALV:llä olevaa laskua. Kun laskulle valitaan myyntitili, antaa ohjelma oletuksena kaikille laskuriville tämän valitun myyntitilin, joka näkyy tiliöinti-välilehtellä. Myyntili-kenttä on mahdollista tyhjentää, jos tiliin on aiemmin valittu jokin tili. Kirjoitusvirhe rakentamispalvel uiden laskuihin korjattu: Alv 8 c Avl 8 c. 26

33 4.71 Käänteisen alv:n käyttö laskulla Kun asiakkaalle tehdään käännetyn alv:n muotoinen lasku, valitaan myyntitiliksi Käännetty alv-velvollisuus. Tämän jälkeen kaikki laskurivit tulevat automaattisesti siten, että alv% on nolla ja sen lisäksi tulostettuun laskuun tulee vielä erikseen maininta käännetyn alv:n käytöstä. Tämä on ainut toimenpide, joka tarvitsee tehdä käytettäessä käänteistä alvia. Jos asiakkaalle tehdään pääsääntöisesti käännetyn alv:n piirissä olevia laskuja, kannattaa asetus määrittää suoraan asiakkaan tietoihin kohtaan myyntitili. 4.8 Myyjä laskulle Laskulle kirjataan myyjä joko suoraan numerolla tai myyjä-kentän perässä olevalla kansiopainikeella, joka avaa esiin yrityksen myyjät. Kun myyjä on valittu, painetaan OK-painiketta. Myyjät perustetaan Ecomissa Ohjelmat-valikon alle perusoletuksiin henkilöt-alavälilehdelle. Kun käyttäjätunnukset on otettu Ecomissa käyttöön, tuo ohjelma automaattisesti myyjänumeron laskulle, jos myyjätieto on kohdistettu käyttäjissä tiettyyn myyjänumeroon. Käyttäjätunnuksista on oma käsikirjansa, johon kannattaa tutustua. 27

34 4.9 Laskun kohde Laskutusikkunan oikealla olevaan kohde-kenttään syötetään laskun kohdetieto jota ei tulosteta laskuun vaan se on yrityksen sisäistä tietoa. Koska kohde näkyy laskuhaussa, käytetään kohteessa usein osoitetta tai jotain vastaavaa tietoa, jolla laskun etsintää voi helpottaa. Kohdekentän pituus on 40 merkkiä Asiakkaan merkki Asiakkaan merkki kentän tiedot tulostuu laskuun lukuun ottamatta esipainettuja lomakkeita, joissa tällaista kenttää ei ole olemassa. Tähän kenttään annetaan asiakkaalle merkitsevää tietoa tehtävästä työstä. Tässä voi olla asiakkaan työnumero tai kustannuspaikka tai jokin muu merkitsevä tieto, minkä asiakas haluaa laskulle näkyvän. 28

35 4.11 Laskun viitetiedot Laskun perustauluun saa nyt syötettyä sekä Viitteemme, että Viitteenne tiedot. Molempiin kenttiin voi asettaa myös oletustiedot valmiiksi. Oma Viitteemme oletus annetaan laskutusoletuksissa ja asiakkaan Viitteenne kenttään voidaan antaa oletus jo asiakastietoihin valmiiksi. Molemmat kentät tulostuvat laskulle. Viite-kenttien pituudet ovat 40 merkkiä molemmat. Asiakkaan vaihto ei tyhjennä viitekenttää Kustannuspaikka Kustannuspaikalla määritetään se yrityksen ryhmä, joka työn on suorittanut. Yrityksen käyttämät kustannuspaikat saa esille kentän takana olevasta kansio-painikkeesta. OK painikkeella valittu yksikkö siirtyy laskulle. Kustannuspaikka on rivikohtainen tieto, joka päivittyy automaattisesti, kun pääikkunaan on asetettu kustannuspaikkatieto valmiiksi. 29

36 5 Laskun muut yleiset tiedot Laskulle oleelliset perustiedot on nyt syötetty. Tiedot on syötetty lasku yhteensä sivulle, joka on aina ensimmäisenä ylävälilehtenä laskutusikkunassa. Varsinaisen laskun tietoja on sijoitettu myös laskun alle alakansioon. Toisella sivulla on laskun laskutusehtoja. Ikkunasta toiseen pääsee myös näppäimistöltä painamalla yhtä aikaa CTRL+NUOLI -näppäimiä. 5.1 Lasku yhteensä ja eräpäivän muodostus Laskun summat yhteensä - tiedot kirjautuvat automaattisesti laskurivien syötön mukaan. Näitä tietoja ei voi muuttaa (harmaa taustaväri). Laskun eräpäivä lasketaan automaattisesti Maksuehto -kentän alkunumeroiden mukaan. Jos asiakkaalle ei ole kirjattu omaa maksuehtoa, ohjelma hakee oletusmaksuehdon laskutusoletuksesta. Maksuehtoa voi myös muuttaa. Tärkeää on, että heti Maksuehto -kentän alkuun tulee maksupäivien lukumäärä. Jos maksuehdossa on annettu kassa-alennus (esim. 30 PV NETTO 14 PV -2%), niin ohjelma lisää muistioon kassaeräpäivän ja kassa-alennetun loppusumman, joka tulostuu myös laskulle 30

37 5.2 Laskutusehdot Laskutusehdot /laskutuspäiväkirja on toinen laskutietojen alakansio. Nämä tiedot on tuotu esiin painamalla hiirellä laskutusehtojen otsikkoa. Huom.pv ja viivästyskorot tulevat laskutuksen perustiedoista automaattisesti. Huom. pv kertoo, miten kauan asiakkaalla on aikaa valittaa, mikäli laskussa on jotain epäselvää. Laskun viitenumeron ohjelma laskee automaattisesti. Se sisältää laskun numeron ja pankin vaatiman tarkistuksen. Seuraavaksi tarkastellaan laskurivejä. Seuraavaksi voi ottaa Lasku yhteensä -sivun uudestaan esille. 5.3 Vapaa teksti keskellä laskua Vapaateksti on jaettu kahteen osaan. Asiakkaalle tarkoitettu selvitys tulostuu laskuun. Laskutus- oletuksissa voi valita, haluaako laskukohtaisen tekstin ennen laskurivejä vai laskurivien jälkeen. Omaan käyttöön tarkoitettu vapaa teksti on tarkoitettu sisäiseen käyttöön. Siinä voi olla esimerkiksi työohjeita ja kommentteja työn suorituksesta. 31

38 6 Laskurivit Laskutusriveille syötetään kaikki asiakkaalle tehdyt tuotteet. Tuoteriveille voi hakea tuotteita mm. eri tuotealojen tiedoista, omasta tietokannasta tai syöttämällä tiedot suoraan tuoteriville. Uuden ja ensimmäisen laskurivin syöttö aloitetaan painamalla ikkunan alaosan plus-painiketta, joka löytyy Laskurivitalaväliehdeltä. Se on aina oletuksena ensimmäisenä esillä. 6.1 Uuden tuotteen haku laskulle Plus-painikkeen jälkeen ohjelma siirtyy uudelle riville (tai ensimmäiselle). Uusi tuote haetaan alarivin kansio-painikkeella. Seuraavaksi haetaan tuoterekisteristä laskutettavat tuotteet. Jos olet muuttamassa rivin tietoa lisäämisen sijasta, ohjelma kysyy tällöin, oletko lisäämässä vai muuttamassa tietoa. Tuotehaun saa esille myös näppäimistöltä painamalla tuotenumeron kohdalla F5 -funktionäppäintä. Laskulle voi myös määritellä sen tuotealan, mistä tuotteita halutaan hakea. Oletustuotelan määrittäminen helpottaa rivisyöttöä, kun voi valita oletukseksi juuri sen tuotealan, mitä käytetään. 32

39 6.11 Tuotteen haku laskutukseen Tuotehaku on jokaisessa Ecom-ohjelmaosassa samanlainen. Tuoterekisterikäsikirjojen tuotehaussa esittelevässä kohdassa käsitellään yksityiskohtaisesti tuotehaun monipuolisia ominaisuuksia. Tässä ohjeessa keskitytään käsittelemään lähinnä laskutuksen kannalta olennaisia tuotehaun erikoisuuksia Tuotehakuikkuna Tuotteita voi hakea suoralla (avainhaku valittuna) tuotehaulla Tuotenumeron, Tuotteen nimen tai Tuotemallin mukaan. Hakuavaimeen kirjoitetaan haluttu hakukriteeri. Ecom juoksee hakukriteerin syötön mukaan saman tien syöttämäsi kriteerien mukaan. 33

40 6.13 Tuotteen etsintä Heti, kun hakukenttään kirjoitetaan tekstiä, reagoi hakuikkuna ja siirtyy kirjoituksen mukaiseen paikkaan tuoteluettelossa. Hakutavaksi on nyt valittu tuotemalli ja Hakuavaimeen on kirjoitettu hakuehto. Hakuikkuna on hakenut ensimmäisen hakuehdon täyttävän tuotteen tuotemallikenttään (välilyönti vaikuttaa haun lopputulokseen, joten usein kannattaa kokeilla hakua välilyönnillä ja ilman sitä). Tuotteita voi selata alla olevasta taulusta painamalla kerran näppäimistön sarkain-näppäintä ja sen jälkeen hakuikkunassa voi liikkua näppäimistön nuolinäppäimillä tai tuotteen voi valita myös hiirellä Tuotekuva hakuikkunassa Jos tuotteesta on kuva, tunnistaa sen keltaisesta kansiokuvasta dokumentit sarakkeessa. kun kansiota painaa hiirellä kaksi kertaa, avaa ohjelma kuvan hakuikkunan alareunaan. Kuvan saa myös auki oletusohjelmaan hiiren kaksoispainalluksella. Avainhakuikkunassa näkyy verottoman hinnan lisäksi myös verollinen á-hinta. 34

41 6.15 Tuotteen valinta laskulle Tuote valitaan laskulle painamalla hiirellä kaksi kertaa haluttua riviä tai painamalla Enter-näppäintä, jolloin ohjelma kysyy tuotteen lukumäärää ehdottaen yhtä kappaletta. Hakuikkunan Valitsepainikkeella voidaan tuote myös valitaan laskulle Montako laitetaan? Kun tuote on valittu, ohjelma kysyy, lukumäärää. Ikkunassa ehdotetaan oletuksena yhtä kappaletta. Valittu tuote näkyy taustalla. Enter-näppäin tai OK-painike vie rivin laskulle. Tuotteen haun jälkeen ohjelma jää taustalla näkyvään hakuikkunaan, jotta loput laskutettavat tuotteet voidaan hakea samalla kertaa. Laskutukseen haetut tuotteet saavat oman värin eli niistä tulee ns. aktiivisesti käytettyjä tuotteita, jotka löytyvät helpommin seuraavalla kerralla. Aktiivisuuden voi myös merkitä suoraan hakuikkunassa valmiiksi. Seuraavalla sivulla haetaan tuote suodattavalla tuotehaulla. 35

42 6.161 Poikkeavan käyttöyksikön hallinta Kun tuotehausta poimitaan tuote, jonka myynti- ja käyttöyksikkö eroavat, niin määrän voi nyt syöttää kummassa yksikössä tahansa (esimerkkituote joko metreinä tai kappaleina). Jos tuotteella on poikkeavat yksiköt, antaa ohjelma nyt mahdollisuuden syöttää määrät molemmilla tavoilla. Ohjelma tuo rivit näkyviin laskuriville käyttöyksikön hinnoin. alla on kaksi ikkunaa, jossa ylemmässä ikkunassa on varasto-ohjelma käytössä ja alemmassa ei Suodattava haku Suodattava tuotehaku on erittäin hyvä ja tehokas tapa hakea tuotteita. Hakuavaimeen kirjoitetaan haettavaa tietoa, jonka jälkeen painetaan suodattava-haku painiketta. Ohjelma hakee kaikki tuotteet, joissa haettava sana esiintyy. OK-painikkeella tuote siirtyy laskulle. Hae kaikista tuotealoista -painikkeella ohjelma etsii kaikki tuotteet, vaikka ne eivät olisikaan oikeasta tuotealasta. 36

43 6.18 Aktiivisten tuotteen haku ja varastotuotehaku Kun suodattava haku on päällä ja Vain aktiiviset tuotteet valittu ja hakusanaan kirjoitettu haluttu hakusana, on ohjelma hakenut hakusanan sisältämät aktiiviset tuotteet näkyviin. Kaikki muut tuotteet on suodatettu pois. HUOMIOITAVAA: jotta aktiiviset tuotteet päivittyvät, on sanahaun päivitys ajettava (ohjelmat tuotteet ja sanahaun päivitys). Vain varastotuotteet -haku toimii samalla tavoin. Suodattavassa tuotehaussa on painike Päivitä haku, jolla voi päivittää Suodattavan haun välittömästi ajan tasalle esim. aktiivisten tuotteiden osalta Tuotteen valinta tukkurin hintavertailulla Kun tuote halutaan hinnoitella vertailemalla toimittajien antamia tuotehintoja, tapahtuu se painamalla tuotehaun Hintatiedot -painiketta. Sen alta voi valita sekä halutun toimittajan hinnan että valita laskutettavan määrän. Kun suodattavaa hakua käyttää ensimmäistä kertaa, eikä sanahakua ole kertaakaan päivitetty, ajaa ohjelma automaattisesti sanahaun päivityksen. Tuloksena suodattava haku on heti ensimmäisellä kerrallakin käytettävissä. 37

44 6.191 Kenen tukkurin hinnalla laskutetaan Vasemmalla näkyy tuotteiden hinnoittelun määrittämä hinta tuotteen ykköstukkurin hinnoilla ja oikealla on näkyvissä kaikki tätä tuotetta toimittavat tukkurit hintoineen. Oikealta voi valita sen toimittajan, jonka hintaa haluaa laskutuksessa käyttää ja alhaalla olevalla Valitse -painikkeella valitaan laskutettava määrä samalla tavalla, kuin normaalissa tuotehaussa. Valinnan jälkeen ohjelma palaa hakuikkunaan. Ecom näyttää myös tuotteiden nettotiedot toimittajittain Tuotelisäys omasta tuoterekisteristä Tuotehaussa on painettu takaisin avainhakuun ja hakusana on tyhjennetty. Omat myytävät tuotteet on luetteloitu omaan hinnastoon, joka avataan oikeasta yläikkunasta hiiren painalluksella. Listasta valitaan Työveloitus -niminen tuote, painetaan Valitse-painiketta, annetaan eteen avautuvaan ikkunaan laskutettavien tuntien lukumäärä ja painetaan OKpainiketta. Kun laskun kaikki tuotteet on valittu, painetaan Sulje-painiketta. Ohjelma palaa laskutusohjelmaan. Kaikki haetut tuotteet ovat nyt laskulla. Omien tuotteiden teko käsitellään erikseen (tuotekäsikirja) 38

45 6.2 Tuotteen lisäys suoraan laskulle Laskulle voi lisätä tuotteita suoraan antamalla tuotealan ja tuotenumeron, jolloin Ecom hakee kaikki tarvittavat tiedot laskuriville näkyviin. Sen lisäksi riville voi kirjata tuotteita, joita ei ole tuoterekisterissä. Lisäys tapahtuu painamalla laskurivien plus -painiketta. Ohjelma lisää uuden rivin laskutukseen, jolle voi kirjoittaa vapaasti uuden tuotteen tiedot. Laskurivin tiedot syötetään kenttä kerrallaan. Siirtyminen kentästä toiseen tapahtuu sarkain -näppäimellä (näppäimistön vasemmassa reunassa Caps Lock -näppäimen yläpuolella) tai hiirellä. Jokaisen laskurivin kenttään voi syöttää tietoa. Alla olevaan ikkunaan on syötetty käsin erikoistyön tiedot suoraan laskuriville. Huom! Anna ainakin sellaisille tuotteille oma yksilöivä tuotenumero, jotka halutaan myöhemmin ehkä lisätä tuoterekisteriin. Kun alv% muutetaan riville, niin laskee myös verollisen a-hinnan uudestaan 6.21 Laskurivitietojen muutos ja tarkistus Mitä tahansa tuoterivin tietoa voi muuttaa helposti. Jos hintaa muutetaan on hyvä tietää, että Ecom sisältää automaattisen hintatarkistuksen. Ohjelma ilmoittaa värein, jos tuotteen myyntihinta on heikkokatteinen (sininen väri), nollakatteella tai jopa alle oman ostohinnan (punainen väri). Vinkki: Kun laskuriville syöttää ns. vapaan rivin,jota ei ole tuoterekisterissä, kannattaa á-verotonkenttään syöttää ensin tuotteetn ostohinta ja sen jälkeen muuttaa se myyntihinnaksi. Tämä siksi, että Ecom antaa tällaiselle riville oletuksena ostohinnaksi saman arvon, kuin mitä myyntihintakin on. 39

46 6.22 Tuotteen myyntiyksikön tarkistus ****TÄRKEÄÄ**** Jos toimittajan myyntiyksikkö poikkeaa siitä yksiköstä, jolla tuote myydään, ilmoittaa ohjelma siitä nyt laskurivillä värjäämällä määräkentän kehyksen oranssiksi. Kun tuoterivi on valittu, näkyy siitä vielä erillinen oranssi ilmoitus ikkunan alaosassa. Tämä väri tarkoittaa aina sitä, on syytä tarkistaa, että tuotteen hinta on oikea suhteessa myytävään yksikköön. 6.3 Tuotteen lisäys laskurivien väliin Usein varsinkin pitkässä laskussa laskurivien siirtely on hankalaa. Tällöin on huomattavasti helpompaa lisätä tuote kahden laskurivin väliin. Kun tällaista laskua on tekemässä, on huolehdittava siitä, että laskutus on muutostilassa, eli kynä -painiketta on painettu ja laskun hyväksy ja hylkää -painikkeissa on värit. Kun lasku on muokkaustilassa, valitaan se tuoterivi (kuvassa vasemmalla alin rivi), johon uusi tuote halutaan siirtää ja painetaan näppäimistöltä kahta painiketta yhtä aikaa, eli Alt+Insert-painikkeita jolloin valittu rivi siirtyy yhden rivin alaspäin (kuvassa oikealla nyt kolmas rivi) ja sen yläpuolelle syntyy vapaa tuoterivi. Tälle riville voi nyt vapaasti syöttää haluamansa tuotteen tiedot. 40

47 6.31 Tyhjä rivi ja tekstirivit laskurivien väliin Jos laskurivillä jättää Määrä -kentän tyhjäksi, tekee Ecom siitä uusiin laskutulosteisiin (ei näytölle vaan paperille) tyhjän rivin ilman euro- tai arvonlisämerkintöjä. Rivin voi jättää joko kokonaan tyhjäksi tai siihen voi syöttää 50 merkkiä tekstiä / rivi (kuvassa 3. laskurivi). Kokonaan tyhjä rivi laskulle tehdään jättämällä Määrä-kenttä tyhjäksi ja antamalla yksi välilyönti laskuriville, joka ei näy, mutta joka mahdollistaa rivin tallettamisen. Näin mahdollistetaan uuden tyhjän rivin teko tyhjän rivin perään. 6.4 Laskun ja laskurivin hintojen tarkistus Mikäli tuoterivien hintoja haluaa tarkistaa, valitaan ensin haluttu rivi ja painetaan Hintatiedot -painiketta, josta näkee kerralla, miten hinta on muodostunut ja vielä sen, paljonko laskurivistä on jäämässä rahaa taloon. Täällä voi myös lisätä nettohinnan sellaiselle tuotteelle, jolla sellaista ei ole. 41

48 6.41 Hintojen tarkistus ja laskurivin nettohinta Ylimpänä näkyy tuotteen ykköstukkuri ja tukkurin antama tuotteen myyntihinta. Seuraavalla rivillä on tukkurin antama ale (tässä aleja ei ajettu sisään) ja sen alla ostohinta. Näiden alla ovat omat kate % ja kate. Tuoterekisterin mukainen tuotemyyntihinta näkyy seuraavalla rivillä. Asiakaskohtainen hintakerroin tulee asiakasaleikkunasta. Tämä hinta näkyy laskurivillä tuotteen á-hintana. Asiakkaan saamat alennukset näkyvät ennen asiakkaan myyntihintaa. Asiakkaan saama hinta ja myyntilukumäärät näkyvät seuraavilla riveillä. Tuotteesta jäävä nettokate kertoo, paljonko valitusta laskurivistä jää katetta. Koko laskun saldo näkyy Lasku -lokerossa. Jos tuotteelle ei olla määritetty ostohintaa, ehdottaa ohjelma tuotteelle 0% katetta aiemman 100% sijaan Tuotteen toimittajien hinnat Kun laskutusrivillä tai tuotehakuikkunassa painetaan halutulla rivillä näppäimistöstä Ctrlpainike pohjaan, niin avaa erillisen ikkunan, josta näkee tuotteen eri toimittajien hinnat. Painamalla samalla rivin numeroa, niin valitsee halutun tukun hinnan myyntihinnaksi. Shift+Ctrl painikkeet yhdessä painettuna antaa ikkunan, jossa ohjelma näyttää hinnat verollisena. 42

49 6.5 Tuotteen lisäys laskusta tuoterekisteriin Jos laskutettu tuote ei ole valmiina tuoterekisterissä, voidaan se lisätä sinne erillisellä Siirto-painikkeella. Kun painiketta painaa hiirellä, kysyy ohjelma ostohinnan ja alennuskäsittelyn. Ecom siirtää valitun (alla näkyvässä ikkunassa pienellä kolmiolla rivin edessä) rivin tuotteen tiedot tuoterekisteriin. Tuote siirtyy laskuriviltä valitun tuotealan alle omaksi tuotteekseen OK-painikkeella. 6.6 Laskurivien järjestyksen vaihtaminen Kun jotain laskuriviä halutaan siirtää toiseen paikkaan ylös- tai alaspäin, tapahtuu se siihen tarkoitukseen tehdyillä painikkeilla. Ensin valitaan siirrettävä laskurivi ja sen jälkeen riviä siirretään haluttuun suuntaan. 43

50 6.7 Useamman laskurivin siirto kerralla Kun laskutusohjelmistossa halutaan siirtää useampi laskurivi kerralla, voidaan halutut rivit tummata, jonka jälkeen niitä voidaan siirtää rivinsiirtopainikkeilla. Rivien tummaus tapahtuu painamalla halutun rivin kohdalla Hiiren oikeaa painiketta, jolloin ohjelma tuo esiin valikon, josta voi rivien tummauksen asettaa päälle. Jos haluaa valita useamman peräkkäisen rivin kerralla, valitaan Rivien valinta päälle - valitse ensimmäinen rivi toiminto Useamman rivin siirto ja poisto kerralla Kun rivien valinta asetetaan päälle, voidaan tämän jälkeen hiirellä valita halutut laskurivit painamalla haluttua riviä kerran. Kun riviä painaa toisen kerran, rivin tummaus vapautuu. rivien ei tarvitse olla peräkkäisessä järjestyksessä. Tämän jälkeen rivejä voi siirtää ylös tai alas rivinsiirtopainikkeilla. Kun rivit on siirretty haluttuun kohtaan voidaan rivin valinta ottaa pois päältä hiiren oikealla painikkeella. Valitsemalla viimeinen rivi-valintaa valitsee ohjelma kaikki väliin jääneet rivit kerralla Samalla tavoin voi poistaa useamman rivin kerralla painamalla valinnan jälkeen miinuspainiketta laskurivipainikerivistöstä. Laskutusrivien poistorutiinia on nopeutettu. Sen vaikutukset näkyvät etenkin pitkässä laskussa. 44

51 6.8 Välisumma laskulle Välisumman saa aikaiseksi painamalla halutulla laskurivillä =- painiketta. Kuvassa olevaan laskuun on ensin eritelty tarvike välisummalla, jolloin myös työn saa eriteltyä omaksi välisummakseen. Välisumma näkyy erillisenä rivinä vasta tulostetussa laskussa. 6.9 Laskurivit tuotenumerojärjestykseen ja hinnan päivitys Laskurivit voi asettaa tuotenumeroittain järjestykseen. Se tapahtuu painamalla laskurivien yläpuolella olevalla oikeanpuoleisella erikoispainikkeella. Painike asettaa laskurivit järjestykseen tuotealan ja tuotenumeron mukaan. Tällä tavoin voidaan pitkää laskua tai lähetettä käydä läpi ja tarkistaa, että kaikki tuotteet on. Päivitä hinnat painikkeen avulla voidaan hinnat päivittää uudestaan tuoterekisterissä olevilla hinnoilla. Ohjelma kysyy myös hinnan päivitystä, jos lasku kopioidaan uudeksi laskuksi. Hinnanpäivitys ei muuta tuotenumeron tai tuotenimen sisältöä. Sen sijaan ohjelma kysyy, että päivitetäänkö myös tuotenimet. 45

52 7 Laskun hyväksyntä / hylkäys Kun tehdään uutta laskua, tai jo olemassa olevan laskun tietoja muutetaan, menevät lähes kaikki ylärivin painonapit harmaiksi (kuvassa alla), jolloin ne eivät ole tässä tilassa käytössä. Silloin voit joko hyväksyä tai hylätä muutokset. Hylkäys -painike palauttaa laskun tilan aina edelliseen hyväksyntään asti. Jos hylkäys suoritetaan laskuun, jota ei ole kertaakaan hyväksytty, katoaa koko lasku. Ennen hylkäystä ohjelma kysyy, että haluatko hylätä muutokset. Laskun tulostus tallettaa laskun automaattisesti. Hyväksynnän tai hylkäyksen jälkeen muihin painikkeisiin tulee väri ja voit taas käyttää niitä. Laskun pikatulostus on ominaisuus, joka ohittaa tämän ikkunan ja aloittaa tulostamisen suoraan. Pikatulostus tapahtuu painamalla Tulosta-painiketta hiiren oikealla painikkeella. Pikatulostus, tapahtuu painamalla Alt+p näppäimiä yhtä aikaa. 7.1 Laskun tulostus Sivulla voi vaihtaa tulosteteiden lukumäärää ja vaihtaa tulostettavien laskujen tulostuspäivämäärää. Laskulomakkeen valinta voidaan suorittaa tällä sivulla. Lähetetulostuksille on tehty erilliset lomakkeet, joita voi ajaa myös tätä kautta. Lähetteen tulostus ei muuta laskun tilaa avoimesta laskutetuksi. Lisäksi voi valita kaikki tulostettavat avoimet laskut kerralla Valitse-painikkeella. Laskutuksen kirjoitinmääritykset löytyvät Kirjoitin - painikkeen alta. Laskun tulostus alkaa Tulosta-painikkeen painamisen jälkeen. 46

53 7.2 Laskulomakkeen esikatselu Laskulomakkeiden esikatselun saa esiin painamalla Esikatselu painiketta. Lasku- ja lähetelomakkeiden muokkauksesta on oma erillinen käsikirjansa joka löytyy Ecomin al Laskun esikatseluikkuna Laskun esikatseluikkuna näyttää laskun sellaisenaan, kun se tulostettaisiin paperille. Tulosta-painikkeella laskun voi tulostaa ja sulje-painikkeella esikatseluikkuna suljetaan, jolloin ohjelma palaa takaisin Ecomiin. 47

54 7.22 Laskun lähetys sähköpostiin Kun lasku halutaan lähettää oman tietokoneen sähköpostiohjelmiston kautta, valitaan Windowsin oletussähköpostiohjelma, jolloin ohjelma avaa lähetysvaiheessa automaattisesti Esimerkiksi Windowsin Outlook-ohjelman, josta viestin lähetetään vastaanottajalle. Mitään muita valintoja ei silloin tarvitse tehdä, vaan painetaan suoraan OK-painiketta Laskun lähetys sähköpostiin ilman sähköpostiohjelmaa Ecomista voi lähettää sähköpostiohjelman myös ilman, että edes avataan omaa sähköpostiohjelmaa. Tällöin valitaan Suora lähetys. Tämä valinta tarvitsee Suoran lähetyksen alla olevien lisämääritysten kohdistukset, jotta lähetys vastaanottajalle onnistuu. Lisämääritysten teosta on kerrottu tarkemmin Ecomin aloitusoppaassa, joka löytyy Ecomin aloitusikkunasta Ohje-ylävalikosta ja sen alta kohdasta ohjeet ja dokumentit ja esiin tulevasta ikkunasta valitaan käsikirjat. Ok-painikkeella Sähköposti lähtee vastaanottajan sähköpostiin. 48

55 7.24 Tulostettu lasku Kun lasku on tulostettu, muuttuu laskun tila laskutetuksi. Tämän jälkeen laskunumeroa ei voi muuttaa, sillä sen voi tehdä vain avoimelle laskulle. Toiminto estää jo laskutetun laskun numeron muuttumisen vahingossa. 8 Muut laskutusominaisuudet Seuraavilla sivuilla käsitellään muita laskutukseen oleellisesti liittyviä ominaisuuksia, kuten esimerkiksi vapaan tekstin lisäystä laskulle oikean laskun etsintää Laskun kopiointia Sähköisen laskun teko 49

56 8.1 Vapaateksti laskutuksessa Vapaan tekstin asiakkaalle -osioon kirjataan laskun selvitys, joka tulostuu myös laskulle. Ecomissa vapaa teksti näkyy myös suoraan keskellä laskutusikkunaa. Näin laskuttaja näkee heti, mitä tekstiä tulostettuun laskuun on tulossa. Se näkyy asiakkaalle-osiossa. Laskutusoletuksissa valitaan, haluaako tulostettavaan laskuun vapaatekstin ennen laskurivejä vai laskurivien jälkeen. Omaan käyttöön osio ei tulostu laskulle, vaan se on yrityksen sisäistä tietoa, jossa voi olla työn etenemisestä kertova kuvaus Vapaatekstikentän asettelu Vapaatekstiosion kokoa säädellään kentän alaosassa olevalla pitkällä säätöpainikkeella. Jos painiketta painaa hiirellä kerran, menee kenttä piiloon ja jos hiiren painikkeen painaa pohjaan ja samalla liikuttaa hiirtä, muuttuu vapaatekstialueen koko hiiren suunnan mukana. 50

57 8.12 Vapaateksti -Alavälilehti Jos kirjoitettavan tekstin määrä on suuri, kannattaa silloin avata Vapaa-teksti-alavälilehti, joka avaa koko ikkunan alaosan vapaa-tekstialueeksi. Se on jaettu kahteen osaan samalla tavoin, kuin laskurivit-välilehdelläkin. HUOMOITAVAA: Ohjelma antaa kirjoittaa riville paljon enemmän, kuin mitä laskulle tulostuu. Kirjoitettaessa on siis itse huolehdittava siitä, että milloin rivinvaihdon Enterillä suorittaa. Mitkään erikoismerkit eivät myöskään tulostu tulostimelle. 8.2 Laskun haku laskutuksesta Laskutuksen avaus tuo esille yleensä viimeisimmän tehdyn laskun (sillä oletuksella, että sillä on yleensä myös suurin laskunumero). Tehtyjä laskuja voi selata yksitellen tai etsiä lamppupainikkeen avulla. Laskutushaku muistaa nyt myös aiemman haun tuloksen jättäen sen valituksi seuraavaa laskua haettaessa. Tämä auttaa silloin, kun asiakkaalla on useampi lasku auki. 51

58 8.21 Laskun hakuikkuna Laskujen hakuikkunan ylätaulussa näkyy laskunnumeron, asiakasnumeron ja -päivämäärän lisäksi myös laskun kohde, Asiakkaan merkki, sekä viitteemme ja viitteenne tekstit, jotka kaikki ovat hakukenttinä. Sen lisäksi asiakashakuikkunassa näkyy laskun päiväys, projektinumero, prioriteetti, laskun tila sekä sen loppusumma. Asiakastiedot ovat näkyvissä ikkunan alaosassa asiakasnumeroa lukuun ottamatta, joka on yläpuolella olevissa tiedoissa. Sama hakuikkuna on myös laskutushistoriassa Laskun haku hakuavaimella Kun laskua haetaan hakuavaimen mukaan, valitaan ensin se hakutapa, millä laskua haetaan. Tämän jälkeen kirjoitetaan haluttu hakuehto hakuavainkenttään. Alla olevaan hakuikkunaan on ensin valittu hakutavaksi laskunro-kenttä ja sen jälkeen on hakuavainkenttään kirjattu etsittävän laskun numero. Valitun laskun jonka erottaa pienestä mustasta kolmiosta rivin vasemmassa reunassa ja OK-painikkeella ohjelma avaa valitun laskun tiedot laskutusikkunaan ja hakuikkuna sulkeutuu. Laskutushaun tuloksen voi siirtää vielä erikseen Exceliin, jolloin listaa voi vielä muokata haluamakseen. Sen lisäksi ohjelma näyttää sinisellä sellaiset laskut, joihin on kohdistettu töitä tai tarvikkeita. 52

59 8.23 Laskun haku asiakkaan nimellä Kun laskua etsitään asiakkaan nimellä, asetetaan asiakkaan nimi-kentän yläpuolella oleva haku päälle. Kun laskuja haetaan asiakkaan nimellä, näkyy hakuikkunassa aina pelkästään valittuna olevan asiakkaan laskut, eikä mitään muita laskuja. Kaikki laskut tulevat näkyviin, kun valitsee jonkin hakuikkunan yläikkunassa olevan laskun hakutavan. Ohjelma siirtyy heti aakkosjärjestyksessä ensimmäisen asiakkaan nimen kohdalle ja näyttää tämän avoimet laskut, jos niitä on. Kuvassa alla ei ole yhtään avointa laskua valitulla asiakkaalla, sillä laskuikkuna on tyhjä. Seuraavaksi kirjoitetaan hakuavaimeen etsittävän asiakkaan nimi tai sen osa Asiakasnimi syötettynä hakuavaimeen Kun asiakasnimi tai sen osaa on syötetty hakuavaimeen, reagoi ohjelma siihen heti ja alkaa päivittää ikkunan alaosassa olevaa asiakastaulua. Hakuavaimeen on nyt kirjoitettu asiakkaan nimeä ja alataulussa olevaan asiakashakuikkunaan on tullut ensimmäinen hakuehdon täyttävä asiakas näkyviin ja ylätaulussa näkyy asiakkaan laskutuksessa olevat laskut. OK-painikkeella ohjelma avaisi nyt Mika Aallolle tehdyn laskun esille. 53

60 8.25 Suodattava haku laskutuksessa Suodattava haku suodattaa nimensä mukaisesti sellaiset laskut pois, jotka eivät ole suodatukseen valitun kentän arvon mukaisia. On tärkeää huomata, että jos haku on asiakkaan nimen mukaan, ei ohjelma näytä, kun tietyn asiakkaan laskut kerralla. Siksi hakutapa on siirretty laskunumeron mukaan järjestykseen. Laskun tila -kenttään on valittu avoimet laskut, jolloin kaikki muut laskut on suodatettu pois. Suodatuksella voidaan rajata radikaalisti laskujen määrää, jolloin haettu lasku löytyy helpommin. 8.3 Laskun haku asiakkaan kautta Erittäin käyttökelpoinen tapa etsiä asiakkaan lasku on avata suoraan asiakkaat-ohjelma ja ottaa asiakashaku esille. Kun hakusanaan kirjoitetaan hakuehto, ja painetaan suodattava haku, etsii ohjelma kaikki ne asiakkaat, joiden asiakasnimestä tai lähiosoitteesta löytyy hakuehdon täyttävät kriteerit. Ikkunasta valitaan haluttu asiakas esille ja painetaan OK-painiketta. 54

61 8.31 Asiakkaan laskut Kun oikea asiakas on löytynyt, valitaan laskutus-alavälilehti, joka tuo esiin tämän asiakkaan avoimet laskut. Alla olevasta listasta valitaan haluttu lasku ja tuplaklikataan riviä, jolloin ohjelma avaa laskun asiakasikkunan päälle. Ja kun lasku suljetaan, palautuu ohjelma asiakkaisiin. 8.4 Asiakkaalla on jo avoin lasku Jos asiakkaalle on jo avoin lasku laskutuksessa ja olet tekemässä samalle asiakkaalle uutta laskua, ilmoittaa ohjelma siitä seuraavasti. Jos lisätään avoimeen laskuun tietoa, valitaan Kyllä -vaihtoehto. Jos taas halutaan tehdä uusi lasku, valitaan ei vaihtoehto. Perusperiaate on, että laskut tehdään aina heti valmiiksi ja lähetteelle kerätään kaskeneräiset työt. Kun työ on valmis tehdään lähetteestä lasku napin painalluksella. 55

62 8.5 Tuotteiden ja töiden pudotus laskuriveille Ecomissa on mahdollista pudottaa tarvikkeita suoraan ostolaskuilta ja töitä projektin massasyötön kautta suoraan laskuriveiksi. Tämä aihe käsitellään tarkemmin Ecomin läheteohjelmassa, josta on oma lähetekäsikirjansa. Siihen kannattaa ehdottomasti tutustua. Jos asiakkaalle suoraan, asiakkaan laskulle tai asiakkaan lähetteelle on kohdistettu ostolaskurivejä Ecomin OVTostolaskutuksen rivit alavälilehdellä, avaa ohjelmisto pudotusikkunan heti, kun muuttuu muokkaustilaan. Valitut rivit tipahtavat laskutukseen automaattisesti, kun OK-painiketta on painettu. Valittuja rivejä voi myös olla tiputtamatta laskulle tai lähetteelle. Kun valitsee sellaisen rivin, jota ei asiakkaalta laskuteta ja painaa Ei laskuteta painiketta. Tällöin ne rivit jäävät pois laskutuksesta ja näiden rivien kulut tulevat projektille ostolaskujen kautta. Asiakkaan muuttaminen laskulle ei vaikuta laskulle tiputettavien tuotteiden kohdistumiseen. Jos laskulta puuttuu asiakasnumero tai laskunumero, niin kohdistettuja töitä/tarvikkeita ei pudoteta Laskuhakuikkunan sininen väri Laskuhakuikkunassa sellaiset laskut sinisenä, kun kyseiseen laskuun on kohdistunut joko töitä tai tarvikkeita, joita ei ole vielä tiputettu laskulle. 56

63 8.6 Laskun kopiointi ja hyvityslaskun teko Laskun kopioiminen uuden laskun pohjaksi tapahtuu seuraavasti: ensin valitaan se lasku, joka halutaan kopioida ja sen jälkeen painetaan Kopioi -painiketta, jolloin ohjelma kysyy ensin, että haluatko tehdä tästä laskusta hyvityslaskun. Kun tähän vastaa ei, tekee ohjelma uuden laskun uudella laskunumerolla ja antaa alkuperäistä laskua vastaavat tiedot uuden laskun pohjaksi. Sen jälkeen tietoja voi muuttaa haluamakseen. Jos kysymykseen vastaa kyllä, tekee ohjelma hyvityslaskun miinusmerkkisin summin ja kertoo vapaaseen tekstiin, että tämä lasku hyvittää Laskun kopiointi kysyy erikseen, että kopioidaanko myös dokumentit uuteen laskuun. Kysymys esitetään vain, jos laskulle on liitetty dokumentteja dokumentit välilehdellä. Ecom tulostaa laskun otsikoksi hyvityslaskun, jos laskun loppusumma on negatiivinen. 8.7 Laskun poisto Laskun voi poistaa painamalla alla näkyvää miinus-painiketta. Alla näkyvä lasku on hyväksytty ja se on katselutilassa. Näin myös miinus-painikkeessa on väri. Laskun poisto kysyy ensin, että haluatko varmasti poistaa kyseisen laskun, ja kun siihen vastaa kyllä, poistuu lasku kokonaan. Tällä tavoin voi poistaa harjoituslaskut koneeltaan. Muutoin laskuja ei kannata poistaa, sillä myyntireskontraohjelmisto siirtää kaikki suoritetut laskut laskutushistoriaan automaattisesti omissa rutiineissaan. Näin laskutuksessa on vain keskeneräiset laskut. 57

64 9 Sähköiset laskut ja laskutuspalvelut Ecomin laskutusohjelmalla sähköisten laskujen lähettäminen on kätevintä tehdä Ecom Maventa toimintoa käyttäen. Ecom Maventa on Ecomin sisäänrakennettu sähköisen laskun lähetystapa, jolla sähköisen laskutuksen käyttöönotto ja käyttö on erittäin kätevää. Siihen liittyvät käsikirjavideot löytyvät internetistä Ecomin sivuilta. Sähköisen laskun käyttöönottovideo löytyy osoitteesta: Sähköisen laskun opetusvideo löytyy osoitteesta: Seuraavaksi käydään asetusten teko tässä käsikirjassa läpi. 9.1 Sähköisen laskun palvelun avaus Ecom Maventapalvelu on älykäs tapa lähettää ja vastaanottaa sähköisiä laskuja. Sen edut ovat lähinnä siinä, että se on suoraan yhdistettävissä käytössä olevaan ohjelman rakenteisiin niin, että sähköisten laskujen lähetys on mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Ecom Maventa otetaan käyttöön laskutusoletuksista, jonka saa auki Ohjelmat-valikon kautta valitsemalla Laskutus ja myyntireskontra ja sen alta Laskutus- ja myyntireskontraoletukset. 58

65 9.11 Ecom Maventa laskun asetukset Laskutusoletuksista valitaan Sähköinen lasku välilehti Ecom Maventa asetukset Laskutusoletusten Sähköinen lasku välilehdelle tulee oletuksena esiin Ecom-Maventa asetustiedot. Jos Maventa on asennettu jo aiemmin, on API avain -kentässä arvo. Silloin ei ohjelmistoa tarvitse asentaa uudestaan. Ennen rekisteröitymistä tulee Y-tunnus kentässä olla yrityksen rekisteröintitunnus. Yrityksen nimi on ohjelmassa valmiina jo asennusvaiheessa. Mikäli API avain kenttä on tyhjä, aloitetaan asennus painamalla Rekisteröidy Ecom-Maventa palveluun painiketta. Ohjelma avaa uuden ikkunan. 59

66 9.2 Maventa rekisteröitymisikkuna Yrityksen nimi ja Y-tunnus tulevat suoraan Ecomin oletuksista. Yrityksen nimeähän ei voi itse muuttaa, vaan siitä on tehtävä pyyntö Ecomin puhelintukeen, joka voi muuttaa yrityksen nimen. Y-tunnuksen voi muuttaa Ecomin oletussivuilta, joka näkyi edellisen sivun tiedoissa. Sulkemalla tämän ikkunan ohjelma palautuu asetuksiin, johon voi Y-tunnuksen päivittää Maventa rekisteröityminen, nimi ja yhteystiedot Seuraavaksi tarkistetaan ja täytetään yrityksen yhteystiedot ja sähköisestä laskutuksesta vastaavan henkilön yhteystiedot yrityksessä. 60

67 9.22 Maventa rekisteröityminen, pankkitilit Ecomin laskutusoletuksiin asetetut pankkitilit näkyvät alla olevassa ikkunassa pankkitilitosiossa. Pankkitilejä ei pääse tässä ikkunassa muokkaamaan, vaan muokkaukset ja korjaukset tehdään Ecomissa. Sähköisessä laskussa näkyvät pankkitilit valitaan ota käyttöön valinnalla. Yksi tili on määritettävä oletustiliksi, joka on sähköisen laskun oletustili Maventa rekisteröityminen, tulostuspalvelu Kun myyntilaskuja lähetetään sähköisesti asiakkaalle, voidaan kaikki laskut ohjata lähtemään Ecomista sähköisesti eteenpäin. Siis myös ne laskut, jotka menevät paperiversiona asiakkaille. Tämä tapahtuu silloin, kun Ecomista on valittu sekä sähköinen lasku että tulostuspalvelu päälle. Ne laskut, joita ei voida välittää sähköisesti vastaanottajalle, ohjautuvat automaattisesti tulostuspalvelun kautta paperilaskuiksi asiakkaille. Tulostuspalveluun menevän laskun ulkoasuna kannattaa käyttää Ecomin lomakkeita. Silloin laskun ulkoasua vastaa Ecomista tulostettavan laskun ulkoasua. Jos tulostettavia laskuja lähetetään myös ulkomaille, tulee valita se alue, mihin laskuja lähetetään. Oletuksena on kotimaan laskut (Suomi). Jos laskuja lähetetään ulkomaille, on myös laskulle syytä asettaa oikea maakoodi laskun Maa-kenttään. Pois käytöstä valinnalla estetään laskujen siirtyminen Tulostuspalveluun. Tällöin lasku ei välttämättä lähde lainkaan asiakkaalle, mikä ei ole suotavaa luonnollisesti. Lähetysluokka kertoo, minkä postin lähetysluokassa haluaa laskut lähetettäväksi. 61

68 9.24 Maventa, Sähköisten ostolaskujen vastaanotto ja sopimusehtojan hyväksyntä Jos yrityksellä on Ecomin ostolaskuohjelmisto käytössä, kannattaa Maventa ostolaskujen vastaanotto ottaa käyttöön, sillä sen avulla moni laskun lähettäjä pystyy lähettämään laskunsa suoraan Ecomiin. Mikäli tämä asetus otetaan käyttöön, on sähköisten laskujen vastaanotto otettava käyttöön ja sitä on myös muistettava käyttää, sillä sinne alkaa ostolaskuja myös tulla. Jos ostolaskuja ei Ecomissa käsitellä, valitaan kohta älä vastaanota ostolaskuja Maventaan. Kun sopimusehdot on läpikäyty ja ehdot hyväksytty, rastitetaan hyväksymisehto ja painetaan OK-painiketta. Ohjelma lähettää tiedot Maventa-palveluun Maventa rekisteröinti-ilmoitus Kun Ok-painiketta on painettu, ilmoittaa ohjelma vielä ohjelmiston aktivointiin vaadittavasta toiminnasta. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että saatte sähköpostin Maventalta, jossa teitä pyydetään aktivoitumaan sähköisten laskujen välityspalveluun. Sähköpostissa on linkki, jota painamallla pääsee suoraan sivulle, jossa aktivoinnin voi tehdä. Sen jälkeen palvelu on aktivoitu ja käytössä. Okpainikkeella rekisteröinti alkaa. Ohjelma palaa Ecomiin ja Api-avaimessa tulisi nyt näkyä arvo. 62

69 9.26 Maventa rekisteröinti-ilmoitusikkuna Rekisteröinti-ikkuna kertoo rekisteröinnin vaiheet ja ilmoittaa lopuksi, kun rekisteröinti on suoritettu. Sulje-painikkeella ikkunan voi sulkea. Ohjelma palaa Ecomiin ja Api-avaimessa tulisi nyt näkyä arvo. 9.3 Maventa rekisteröinti suoritettu Kun yritys on rekisteröitynyt Maventa-palveluun Ecomin kautta, on API-avain saanut arvon. Se on tae onnistuneesta rekisteröitymisestä. Palvelu aukeaa käyttöön vasta, kun Maventan kautta tulleeseen sähköpostin aktivointilinkkiin vastataan ja aktivoidaan palvelu käyttöön. Käytössä olevat palvelut kohtaan valitaan yleensä silloin Sähköinen myyntilasku, jos vain niille asiakkaille lähetetään myyntilasku sähköisesti, joille on asiakastietoihin määritetty verkkolaskutusosoite. Jos kaikki laskut halutaan lähettää Ecomista sähköisesti eteenpäin, valitaan Sähköinen myyntilasku + tulostuspalvelu, jolloin Ecom lähettää kaikki laskut Maventan kautta sähköisesti eteenpäin. Ja ne asiakkaat, joilla on määritetty verkkolaskuosoite, tai Y-Tunnus, lähtevät sähköisesti asiakkaalle asti. Ja ne asiakkaat, joilla ei ole verkkolaskuosoitetta, menevät tulostuspalvelun kautta paperisina asiakkaalle. Jos myyntilaskuja ei haluta lainkaan lähettää sähköisesti asiakkaille, valitaan ylin vaihtoehto. Silloin on Maventa-palveluun todennäköisesti kuitenkin valittu ostolaskujen vastaanotto, jolloin ostolaskuja otetaan vastaan Ecomiin. 63

70 9.4 Asiakaskohtaiset määritykset sähköiseen laskuun Kun asiakkaalle halutaan lähettää lasku Maventan kautta sähköisenä, on siinä kaksi mahdollisuutta: Jos kaikki laskut lähetetään maventa-palvelun kautta, riittää y-tunnuksen lisääminen asiakastietoihin. Ohjelma käy tarkistamassa y-tunnuksen avulla yrityksen taakse annetun verkkolaskuosoitteen ja lähettää laskun automaattisesti siihen osoitteeseen. Mikäli vain tiettyjen asiakkaiden laskut halutaan lähettää sähköisenä, on laskutusoletuksissa valittu pelkästään sähköinen lasku ja sen lisäksi asiakastietoihin määritetään asiakkaan verkkolaskuosoite kohtaan Ecom-Maventa. 9.4 Laskun lähettäminen sähköisenä Maventa-palveluun Laskun teko sinänsä ei muutu, vaikka lasku lähetettäisiinkin sähköisenä Maventapalveluun. Ainoastaan laskun tulostus muuttuu siten, että ei ehkä enää tarvitse laskusta ottaa kopioita, kuin ehkä omaan käyttöön. Kun laskut on tehty ja laskutusikkuna suljetaan, kysyy Ecom seuraavan kysymyksen, jos tehtyjen laskujen joukossa on sähköisesti lähetettäviä laskuja. Vastaamalla kyllä alla olevaan kysymykseen, ohjelma avaa Maventa laskujen lähetysikkunan, josta laskut voi lähettää. 64

71 9.5 Ecom Maventa sähköisen laskun lähetysikkuna Laskujen lähetysikkunassa vasemmassa laatikossa näkyy ne laskut, joita ei ole vielä lähetetty sähköisesti eteenpäin. Lähetä-painikkeen painallus aloittaa laskujen lähetyksen. Lähetetyt laatikko kertoo lähetyksen edistymisen ja kertoo lopuksi sen onnistumisesta. Jos lähetyksessä tulee virhetilanne, tulee siitä tieto oikeanpuoleiseen laatikkoon. 9.6 Liitetiedostojen liittäminen Maventa-laskuun Kun asiakkaalle halutaan lähettää laskun mukana liitetiedostoja, on ne ensin liitettävä laskun dokumentit-sivulle. Ja kun lasku on tulostettu, kysyy ohjelma laskuun liittyvien liitetiedostojen lähetyksestä erillisessä ikkunassa. Ikkunan alla on lista tiedostotyypeistä, joita voidaan lähettää liitetiedostona eteenpäin. Sen lisäksi on huomioitava, että vain pdf-tyyppiset liitteet on mahdollista välittää paperisina liitteinä asiakkaille. Korjattu Maventa - hakemiston luontivirhe, joka ilmeni kun ensimmäinen Maventa lasku sisälsi liitteitä. Maventa sähköisiin laskuihin tulee viittaus avl 8 pykälään, jos laskun oletustili kuuluu käännetyn alv:n piiriin. 65

72 10 muut sähköiset laskun lähetystavat Perinteisempi, eli pankkien tai jonkun muun operaattorin kautta välitettävät sähköiset laskut on kerrottu seuraavassa osiossa Trust laskutus on laskutuspalvelun yksi muoto, jonka avulla laskutuksen suoritukset voi ulkoistaa Perintätoimiin asti. Trust Perinnän opetusvideo löytyy internetistä osoitteesta Finvoice laskutus Finvoice laskutus on toiselta nimeltä elasku. Finvoicen ideana on välittää laskun tiedot tiedostomuodossa asiakkaalle, joka voi ottaa laskun vastaan joko paperilla tai tiedostona omaan järjestelmäänsä. Tavoitteena on vähentää laskutusrutiineihin menevää aikaa ja rahaa. Tällä hetkellä ainakin isot yritykset haluavat vähentää ostolaskujen käsittelyyn menevää aikaa, jolloin he myös haluavat heille laskuja lähettävän tahon lähettävän ne finvoice-muotoisina. Kun yritys haluaa tehdä Finvoice-sopimuksen, tehdään se useimmiten oman pankin kanssa. Kun pankilta on saatu omat Finvoice-tunnukset, voidaan asetukset määrittää Ecomin laskutusohjelmaan valmiiksi ja aloittaa Finvoice-laskuttaminen. 66

73 10.2 Finvoice laskutusasetukset Laskutusohjelmiston Finvoice-asetukset määritetään laskutus- ja myyntireskontraoletuksissa Finvoice asetukset Finvoice-asetukset löytyvät omalta Finvoicealavälilehdeltä. 67

74 10.4 Finvoicen asetuskenttien selitykset Lähetys välittäjän kautta (esim. Pankki) Tähän asetetaan yleensä rasti päälle, sillä aineisto välitetään lähes poikkeuksetta jonkin välittäjän kautta. Finvoice-osoite Finvoice-osoite on usein sama, kuin tilinumeronne IBAN-muodossa. Tämä tieto saadaan siltä yritykseltä, jonka kanssa on solmittu sopimus finvoice-aineiston välittämisestä (yleensä pankki). Välittäjän osoite Tähän kirjataan välittävän yhtiön osoite, joka saadaan myös finvoice-sopimusosapuolelta (yleensä pankki). Tallenna laskut samaan tiedostoon Jos halutaan lähettää laskut yhtenä tiedostona eteenpäin, asetetaan rasti päälle. Tämän ongelmana on se, että jos haluaa vielä muuttaa laskua, tarvitsee tiedosto ensin poistaa ja tulostaa kaikki samassa aineistossa olevat laskut uudestaan. Ecom muodostaa Finvoice-aineiston tulostamisen yhteydessä Ecom-kansion alle Finvoice-kansioon laskut-nimisen tiedoston(oletuksena c:\ecom\finvoice\laskut). Jos valintaa ei ole päällä, löytää tulostetut laskut tästä kansiosta laskun numerolla, sillä tiedostot on nimetty laskun numeron mukaan. Tulostuspalvelu, asiakkaan oletusosoite Finvoice-välittäjällä voi olla jokin erityistunniste niille asiakkaille, joiden laskut halutaan välittää paperimuodossa välittäjän kautta. tämä tulee kyseeseen silloin, jos yritys on sopinut välittäjän kanssa myös paperilaskujen välittämisen finvoice-välittäjän kautta. Ennen palvelun käyttämistä kannattaa tarkistaa, että finvoicella välitetyn paperilaskun ulkoasu on tyydyttävä, sillä samanlainen se ei ole tavallisen Ecomista tulostettavan laskun kanssa. Tilinumero IBAN-muodossa Tämä tilinumeromuoto saadaan selville oman pankin kautta. IBAN tilinumeron pituus on määritetty 18-merkin mittaiseksi. BIC/SWIFT-koodi Tunnuksen voi joko kirjoittaa itse tai hakea kentän perässä olevasta alavetovalikosta. Myös tämä tieto saadaan pankilta. Usein se on sama kuin ylempänä ollut välittäjän osoite. Rahoitusyhtiö (Factoring) Jos yritys on myynyt omat myyntilaskunsa eteenpäin rahoitusyhtiölle, määritetään nämä tiedot rahoitusyhtiön antamien sopimusten mukaisesti Finvoice asiakaskohtainen määritys Finvoicen lähettäminen asiakkaalle vaatii asiakaskohtaiset Finvoice-osoitteet, kun lasku halutaan välittää finvoicella eteenpäin asiakkaalle asti. Määritykset tehdään asiakkaan alle Laskutusoletukset-välilehdelle. Jos yrityksellä on sopimus kaikkien laskujen lähettämisestä finvoicen kautta, tehdään asiakaskohtainen finvoice määritys niille asiakkaille, joilla sellainen löytyy. Alla oleviin kenttiin kirjoitetaan Finvoice-osoite, asiakkaan välittäjän osoite ja mahdollinen lisätunnus (OVT-Tunnuksen osasto), jos asiakkaalla on käytössään useampi finvoice-osoite. Asiakkaiden finvoice-osoitteita löytyy osoitteesta 68

75 10.6 Finvoice laskun tulostaminen Finvoice-laskun lähetys ei juuri poikkea tavallisen laskun tulostusrutiinista. Kun oletustiedot on tehty sekä yritykselle että asiakkaalle, painetaan tulosta kuvaketta. Avautuvassa tulostusikkunassa on Finvoice-valinta, joka on automaattisesti päällä, kun lasku lähetetään eteenpäin finvoice-muotoisena. Tulosta painikkeella lasku tulostuu ja aineistosta muodostuu finvoice tiedosto Ecomin kansion alle Finvoice-välilehdelle (Oletus c:\ecom\finvoice\). Tiedoston nimi voi olla laskut, kun ne kerätään koontitiedostona eteenpäin. Jos tiedostot luodaan kukin omaksi tiedostoksi, löytyvät ne laskunumeron mukaisesti nimettyinä Finvoice tiedoston välittäminen/lähetys Finvoice-aineisto välitetään eteenpäin yleensä käytettävällä pankkiohjelmalla tai jollain muulla käytössä olevalla välitysohjelmalla. Ecomilla ei lähetetä aineistoja välityspalveluihin. Ecom muodostaa lähetettävän Finvoice aineiston aina Ecom-kansion alle finvoice-välilehdelle, josta se/ne löytyvät joko laskut-nimellä tai kukin lasku erikseen nimettynä laskunumeron mukaan. Lisätty malleihin finvoice versio 1.3, johon on lisätty tuki käännetylle alv:lle. Jos käännettyä alvia sisältävä lasku lähetetään finvoicena, ei samalla laskulla voi olla sekä käännetyn piiriin kuuluvia rivejä että normaaleja rivejä. 69