Tuotteet (Sähkö) Puh: Fax:

Transkriptio

1 Tuotteet (Sähkö) Puh: Fax:

2 1. Tuotteet Tuoteoletukset Tuoteoletukset Tuntiveloituslaskelma Varasto-ohjelman käynnistys Tuoterekisteri Tuotteet Ecom tuotteen perustiedot Tuotteen hinnoittelu -sivu Tuotteen toimittajat välilehti Tuotteen haku toimittajatietojen tarkasteluun Tuotteen toimittajat sivun valinta Tuotteen toimittajat -sivu Tuotevarasto välilehti EAN-koodit Tuotteen dokumentit välilehti Omien tuotetietojen hallinta Tuotehakuikkuna Oman tuotteen haku Oman tuotteen valinta Oman tuotteen muokkaus Tuotteen hintatiedon päivitys Tuotteen nettohinnan päivitys Tuotteen myyntihinnan määritys Uuden oman tuotteen teko Oman tuotteen teko ja tallennus tuoterekisteriin Uuden tuotteen kopiointi nykyisestä Uusi kopioitu tuote Tuotteen haku Tuotehakuikkuna Avainhaun muut kentät Tuotealan vaihto Haku tuotenumeron mukaan...19

3 4.31 Tuotenumerohaun käyttö Tuotteiden selaus numerohaulla Haku tuotenimen mukaan Tuotenimihaun käyttö Tuotehakutavan vaihto toiseksi Haku tuotemallin mukaan Suodattava tuotehaku Suodattava tuotehaku Tarkennettu suodatus Vielä tarkempi suodattava haku Aktiivisilla tuotteilla tehtävä haku Haku kaikista tuotealoista kerralla Haku varastotuotteilla Saatavuuskysely tuotehakuikkunassa Tuotteiden sisäänvientitavat Ecomissa OVT-formaatin rakenne Sähköalalla OVT-formaattia käyttävä ainakin seuraavat toimittajat Automaattinen tuote- ja hintatietojen päivitys Ecom OVeTista Haettavien tiedostojen valinta Ecom OVeTista Ecom Ovet -Palvelu Tuotekuvien ja dokumenttien haku Ecomin CD:ltä Tuotekuvien haku Ecomin CD:stä SLO:n kuvatiedot valitaan SLO:n kuvatiedot latautuvat Tuotekuvien ja dokumenttien poisto Alennustietojen, tuotteiden, hinnastojen ja nettohinnastojen siirto Alennustietojen vienti Ecomiin Tukkuliikkeiden hinnastojen ja alennusten siirto Ecomiin OVT- alennusten ja tuotetietojen tiedonsiirtoikkuna Tietojensiirtoikkunan valinnat Tiedonsiirtoikkunan valinnat Tiedonsiirtoikkunan käynnistys Tiedonsiirtoon liittyvät mutkat...35

4 7.8 Oikean toimittajan valinta Tuotteiden hinnoittelu Tuotteiden hinnoittelu Tuotteiden hinnoittelutavan valinta Toimittajien tärkeysjärjestys Tuotehinnoittelu omalla katteella Tuotehinnoittelu kate- ja markkarajoilla Tuotehinnoittelu tukkurin hinnoilla Tekstimuotoisen tuotetiedoston tuonti Tuotetietojen poisto /puhdistus vanhoista Tuotetietojen poistovalikko Tuotetietojen poisto ja puhdistus ikkuna Inventaarilista Tuotetietojen poisto...42

5 Tuotteiden hallinta, sähköala merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

6 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

7 1. Tuotteet Tuoterekisterissä on kaikki yrityksen talletetut tuotteet. Tutustukaa myös tuoterekisterin yleisoppaaseen (tuotteet), jossa on selvitetty yleisiä tuoterekisterin ominaisuuksia. Tuoterekisteriä käytetään monessa ohjelmistossa (esimerkiksi laskutus, lähetteet (työmääräin, tarjouslaskenta ja ostotilaus). Perustietojen lisäksi tuoterekisterissä on tuotteen hinnoitteluikkuna, tuotteen toimittajat hintoineen ja sen varastotiedot (Ecom varasto). Ecomiin on ensiasennuksen yhteydessä viety sisälle sähköalan tarvikkeita hintoineen, jotta ohjelmiston käyttöönotto olisi helpompaa. On tärkeää, että pyydätte tuotetoimittajaltanne tuoteluettelot ja teidän alennukset, jotta saisitte ohjelmaan myös tuotteiden nettotiedot käyttöön, niitä tietoja hyödynnetään laskutuksessa, tarjouslaskennassa, ostotilauksessa jne. Ecomiin on myös tehty erillinen automaattinen tuotehinnoittelupalvelu (Ecom OVeT), jonka avulla toimittajien hinnastojen päivitys on ylivertaisen helppoa. 1.1 Tuoteoletukset Tuoteoletukset ovat valikossa Ohjelmat, Tuotteet ja Tuoteoletukset. 3

8 1.2 Tuoteoletukset Tuoteoletusten ensimmäisenä välilehtenä näkyvät ohjelmassa olevat tuotealat. Tuotteet on jaettu omiin tuotealoihin, jolloin niiden selaaminen ja etsintä helpottuvat. Tuoteala -luettelosta kannattaa poistaa yritykselle turhat tuotealat. Tuotealan poisto tapahtuu valitsemalla ensin poistettava tuoteala ja painamalla miinus-painiketta. Tuotealan poisto varmistaa vielä, että oletko varmasti poistamassa tuotealaa. Tuotealan poisto poistaa tuotteet ja muut tiedot. Tuotealan lisäys, esimerkiksi Lukko tai jokin muu tietty ala lisätään painamalla plus -painiketta ja antamalla alalle oma tuoteala-tunnus ja selite. Alla olevat tuotealatunnukset on varattu ohjelmassa (Paperia lukuun ottamatta) näille Selitteessä näkyville tuotealoille, joten niiden käyttöä kannattaa välttää, kun perustaa uusia tuotealoja omaan käyttöön. Tuotealatunnus kannattaa olla lyhyt, mieluiten yhden merkin mittainen. Oletustoimiala, eli yleisimmin käytössä oleva ala valitaan alaikkunaan. Tuotealan poisto poistaa myös EANkoorit poistettavan tuotealan kohdalta. 1.3 Tuntiveloituslaskelma Tuntiveloituslaskelma on täysin Ecomin toiminnoista irrallinen laskelma, jonka ajatuksena on kertoa asentajalle maksettavan tuntipalkan ja asiakkaalle annetun myyntihinnan muodostuminen. Ohjelman antamat oletusprosentit on Sähköurakoitsijaliiton antaman suositusten mukaisia ja kertoo omaa kieltään siitä, miten tuntiveloitushinta muodostuu. Yritys voi hyödyntää listaa antamalla omat arvonsa listaan, jonka jälkeen ohjelma laskee tuntiveloitushinnan näyttöön automaattisesti. 4

9 1.2 Varasto-ohjelman käynnistys Kolmas alavälilehti sisältää varastopaikat, ja se on näkyvissä vain, jos Ecom Varasto -ohjelmisto on hankittu. Ecom plus ohjelmassa varasto-ohjelmisto on mukana. Varaston seuranta ei ole oletuksena päällä. Sen saa päälle rastittamalla valinnan. Varasto-ominaisuudet ovat käytössä ohjelman seuraavalla avauskerralla. Varasto-ohjelmasta on oma käsikirjansa, jossa käsitellään varasto-ohjelmiston toimintoja. 2. Tuoterekisteri Tuotteet löytyvät Ecomin sisältä ylävalikon kautta kohdasta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteet. Tuotteille on myös oma pikavalinta, josta pääsee suoraan tuotteisiin. 5

10 2.0 Tuotteet Ohjelma avaa tuoterekisterin alla näkyvänä ikkunana. Ohjelma tuo esiin aakkosjärjestyksessä ensimmäisen tuotealan ensimmäisen tuotteen. Ohjelmiston ensiasennuksessa ensimmäisenä tuotteena näkyy alla näkyvä tuote. Kaikki tuotteet löytyvät tästä samasta tuoterekisterissä. Tuotteet on jaoteltu tuotealan mukaan omiin ryhmiin. Näin niiden käsittely on helpompaa. Esimerkiksi omat tuotteet (kuten tuntiveloitus ja kilometrikorvaus) ovat omana tuotealanaan. Sähkö-, LV- ja I- alat omina. 2.1 Ecom tuotteen perustiedot Kuvassa on tuotteen perustiedot, eli tuoteohjelmaikkunan yläosa. Tuotteelle on aina määritetty tuoteala. Lisäksi tuotteella tulee olla yksilöivä tuotenumero tuotealan sisällä. Tuotenimeen kirjataan tuotteen nimi. Se on yksi tuotteen hakutapa. Tuotemalli -kenttään annetaan tuotteen tekninen nimi tai sen lempinimi. Se on tuotenumeron ja -nimen lisäksi kolmas hakutapa. Aktiivinen tuote -valinta tekee tuotteelle tuotehakuun oman selkeästi erottuvan värin. Laskutus muuttaa käytetyn tuotteen automaattisesti aktiiviseksi. Aktiivisuuden voi muuttaa myös tuotehaussa. Ei asiakaskohtaista alennusta -kenttää määritetään tuote sellaiseksi, ettei siitä voi antaa automaattialennuksia. (esimerkiksi tuntiveloitus ja kilometrikorvaus). Ohjelmasta voi myös tulostaa yksittäisiä tarratulosteita painamalla Tulostuspainiketta, joka löytyy ohjelman ylävalikosta.. 6

11 2.2 Tuotteen hinnoittelu -sivu Tuotteen hinnoittelu -alavälilehdellä on tuotteen voimassaolevat hinnat, joita käytetään Ecomin laskutuksessa, lähetteissä ja kassassa. Omat tuotteet kannattaa aina hinnoitella niin, että myös tuotteen nettohinta on annettu mahdollisimman totuudenmukaisesti. Näin esimerkiksi laskutusohjelmisto pystyy tarkkailemaan laskutuksen katteen muodostumista. Huomioi: Kun vaihdat mitä tahansa hinta-kentän arvoa, muuttaa Ecom automaattisesti muita hintoja. Tuotteen hinnoittelu on helpointa ylimmillä kentillä ennen alennusprosentti-kenttää, sillä sen jälkeisissä kentissä automaattinen alennusten häiritsee tuotteen hinnoittelua, jos tuotteen hintaa pienennetään Tuotteen toimittajat välilehti Jotta tuotteen toimittajat välilehden toimintaperiaate selviäisi, haemme seuraavaksi tuotehaun kautta sähkötarvikkeen tiedot esille, ja avaamme siitä toimittajat välilehden. Haku tapahtuu painamalla Taskulamppu painiketta. 7

12 2.3.1 Tuotteen haku toimittajatietojen tarkasteluun Ohjelma tuo esiin sähköalan tarvikeluettelon, josta valitaan hiirellä kolmas tuote ja painetaan OK-painikkeella. Ohjelma tuo esiin valitun tuotteen tiedot Tuotteen toimittajat sivun valinta Tuotteen toimittajat sivun saa esille painamalla hiirellä alhaalla olevaa Toimittajat välilehteä. 8

13 2.3.3 Tuotteen toimittajat -sivu Kuvassa alapuolella on valittu tuotteen Toimittajat -ikkuna, jossa ovat kaikki kyseisen tuotteen toimittajat ohjehintoineen ja alennuksineen. Alla näkyvä tuote on viety OVTtuotesiirrolla Ecomiin. Se on tuonut tuotteen perustiedot, hinnat ja alennukset automaattisesti. Tuotteen toimittajat-alavälilehdessä on vielä erikseen suurennuslasi -painike, josta näkyy tuotteen toimittajan antamat tiedot yksityiskohtaisesti. Tämän ikkunan tietoja käytetään lähinnä tarjouslaskennassa ja ostotilauksessa. Laskutus ei toimittajatietoa tarvitse, vaan se käyttää yleensä hinnoittelusivun tietoja. Toim.hinta on tukkurin lähtöhinta ja alennukset tulevat tuotevalikon alla olevista alennusryhmät - tiedoista. Hinta, millä toimittaja tuotteen myy, on nettohinta. 2.4 Tuotevarasto välilehti Varasto välilehti näkyy, mikäli yrityksellä on varastolisenssi hankittuna ja varasto asetettu päälle. Varasto-käsikirjassa on kerrottu tarkemmin varasto-ohjelman toiminnasta. 9

14 2.5 EAN-koodit EAN-koodien käsittely on kerrottu yksityiskohtaisesti Tuotteiden yleisosa-käsikirjassa. EAN-Koodit syötetään EAN-Alavälilehdelle. Yleensä tuotteella on yksi EAN-Koodi, mutta pakkauksessa niitä voi olla useampikin, jotka syötetään tuotekohtaisesti EAN-alavälilehdelle. EAN-koodin voi lukea hakukenttään tuotenumeron tilalle, jolloin ohjelma osaa hakea oikean tuotteen esille kaikissa Ecomin ohjelmissa, joissa tuotteita käsitellään. Sähköalalla osa toimittajista välittää EAN-koodin valmiina osana OVT-tiedonsiirtoformaattia. 2.6 Tuotteen dokumentit välilehti Tuotteen dokumentit välilehdelle voi liittää tuotteeseen liittyviä dokumentteja. Kuvassa on tuotteeseen liitetty yksi kuva. Kuvien lisäksi tuotteeseen voi liittää lähes mitä tahansa tiedostoja ja internet-linkkejä. Uusi dokumentti lisätään tuotteeseen painamalla dokumentit välilehden plus-painiketta. Ohjelma avaa ikkunan, jossa tuotteelle voi hakea tiedoston, tai kuten kuvassa tuotteelle on annettu nimen lisäksi nettiosoite, joka sisältää tuotteeseen liittyviä ajankohtaista tietoa. Lisää painiketta painettaessa uusi dokumentti näkyy kuvan alaosassa. 10

15 3 Omien tuotetietojen hallinta Omia tuotteita kannattaa yleisesti pitää ns. omassa rekisterissä, kun alalla olevia tuotteita on niin suuri joukko. Näin niiden hallinta on nopeaa ja selkeää. Seuraavaksi siirrytään takaisin hinnoittelu-välilehdelle, talletetaan muutokset ja haetaan taskulampulla omat tiedot esille (taskulamppu toimii, kun ensin olet tallentanut muutokset). 3.1 Tuotehakuikkuna Ecomissa tuotteet on jaoteltu tuotealan mukaan. Tuotehakuikkuna tuo ensimmäisellä kerralla näkyviin aina oletustuotealan, joka on valittu tuoteoletuksissa (Ohjelmat, Tuotteet ja Tuoteoletukset). Jos ikkunassa ei näy tuotteita, on kyseinen tuoteala tyhjä. Tuotteiden lisäys ja tuotteiden siirrot ohjelmaan käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa. Kun tuotehakua käytetään seuraavalla kerralla, muistaa ohjelma sen tuotealan, jota on viimeksi käytetty. Tuoteala vaihdetaan hakuikkunan oikeasta ylänurkasta. Seuraavaksi valitaan omat tuotteet esiin valitsemalla se hiiren painalluksella. 11

16 3.2 Oman tuotteen haku Kun omat tuotteet tuoteala on valittu, näyttää ohjelma sen tuotealan sisältämät tuotteet Oman tuotteen valinta Alla näkyvät kaksi tuotetta on Ecomissa valmiina. Haluttu tuote valitaan painamalla OK-painiketta, jolloin tuotteen tiedot tulevat esiin. 12

17 3.3 Oman tuotteen muokkaus Omat tuotteet tuotealan tuote on nyt esillä. Seuraavaksi muutetaan tuotteen hintatiedot oman yrityksen hintatason mukaiseksi. S e aloitetaan painamalla yläikkunan painirivistä kynä-painiketta, jolloin tuotteen tietoja voi muuttaa. Hinnoittelu tehdään Hinnoittelu-alavälilehden kautta Tuotteen hintatiedon päivitys Kun kyseessä on oma tuote, jota ei osteta, päivitetään sen hinta käsin tässä ikkunassa. Tuote on käytettävissä kaikissa myyntiohjelmissa (kassa laskutus ja lähetteet) silloin, kun sille on luotu myyntihinta. Ostettavat tuotteet tulisi perustaa toimittajat-alavälilehden kautta. Seuraavaksi päivitetään tuotteen nettohinta. 13

18 3.32 Tuotteen nettohinnan päivitys Sähköalan tuotteita ei hinnoitella yksitellen, sillä ne on saatavissa tukkurilta valmiina. Kun yksittäistä tuotetta hinnoitellaan, aloitetaan hinnoittelu nettohinnan määrityksestä. Kuvaan alle on nyt vaihdettu nettohinta periaatteella, että asentajan tuntipalkka on kerrottava vähintään kahdella (asentajan palkkaan on lisättävä sosiaalikustannukset sekä yrityksen sisäisiä kuluja). Tuotteen uuden nettohinnoittelun myötä ohjelma muutti tuotteen nettokatteen alle yrityksen oletuskatetason (oletuksena 20%, joka määritetään laskutusoletuksissa.) Seuraavaksi muutetaan tuotteen myyntihintaa Tuotteen myyntihinnan määritys Tuotteen myyntihinta päivitetään parhaiten antamalla tuotteen veroton hinta samannimiseen kenttään, jolloin ohjelma laskee verollisen hinnan ja katteet kohdalleen. Alennusprosenttikenttiä ei kannata käyttää, kun niitä ei hyödynnetä mitenkään muussa ohjelmistossa tämän kentän kautta. Kun tuotteen tiedot on muutettu talletetaan se hyväksy-painikkeella. Tällöin myös Veroton myyntihinta päivittyy. 14

19 3.4 Uuden oman tuotteen teko Mikäli halutaan tehdä kokonaan uusi tuote, aloitetaan se painamalla vihreää plus -painiketta. Ohjelma tuo tyhjän tuoteikkunan esille. 3.5 Oman tuotteen teko ja tallennus tuoterekisteriin Oman tuotteen teko on kuvattu yksityiskohtaisemmin erillisessä tuotteet-käsikirjassa. Kun tuotetietoja muutetaan, muuttuvat kaikki muut painikkeet harmaiksi ja vain hyväksy ja hylkää -painikkeet jäävät auki. Kuvassa alhaalla on plus -painiketta painettu ja syötetty valmiiksi uusi tuote: tuntiveloitus. Omille tuotteille valitaan tuotealaksi Oma tuoteala. Tuotteelle on annettu yksilöivä tuotenumero. Myös omille tuotteille on oleellista perustaa Hinnoittelu -alasivulle mahdollisimman oikeat tiedot nettotietoja myöten, kuten kuvassa alla on tehty. Näin laskutusohjelmisto pystyy tarkistamaan, ettei laskuttamisessa tapahdu suurempia virheitä. Kun tuote on valmis, painetaan hyväksy -painiketta. 15

20 3.6 Uuden tuotteen kopiointi nykyisestä Hakuikkunan Ok-painikkeen painallus tuo esiin haetun tuotteen. Erittäin hyvä tapa tehdä uusia tuotteita on kopioida uusi tuote ottamalla pohjaksi joku olemassa oleva tuote. Tällöin painetaan kopioi -painiketta ja ohjelma perustaa uuden tuotteen antamalla sille automaattisesti uuden tuotenumeron, joka on heti seuraava vapaana löytyvä suurempi tuotenumero. Numeron voi sitten muuttaa haluamakseen, kuten myös kaikki muutkin tiedot. Tämä on hyödyllistä silloin, kun tuotteen tiedot ovat lähellä uutta perustettavaa tuotetta Uusi kopioitu tuote Uusi tuote on kopioituna ikkunassa. Tuotenumero on kopioitavaa yhtä suurempi. Nettohinta ja myyntihinta on päivitetty ja tuote hyväksytty. Se on siis valmis käytettäväksi myyntiohjelmistoissa. 16

21 4 Tuotteen haku Koska ainakin Sähkö-, LVI- ja Kylmä -aloilla on paljon tuotteita, on tuotteiden haun kehittelyyn panostettu. Tutustu huolella erilaisiin tapoihin hakea oikea tuote esiin, jotta saat jatkossa mahdollisimman paljon hyötyä hankkimastasi Ecom ohjelmistosta. Tuotteen hakuun voi tutustua alla olevan tuotevalikon kautta, sen saa esiin valikosta Ohjelmat, Tuotteet ja Tuotteet. Tuotteen etsintä tapahtuu oikeassa yläreunassa olevan taskulamppu -painikkeen avulla. 4.1 Tuotehakuikkuna Tuotteen hakuikkuna on jokaisessa Ecom-ohjelmistossa samanlainen. Ecom muistaa aiemmin saman istunnon aikana tehdyn tuotehaun ja antaa viimeisimmän haun näkyviin hakuikkunan avautuessa. Ensimmäisellä kerralla ohjelma tuo esiin oletustuotealan tuotteet. Oikeassa yläikkunassa on yrityksen käyttämät tuotealat. Sieltä valitaan se tuoteala, mistä tuotetta halutaan hakea. Valitun tuotealan tuotteet näkyvät tuoteikkunassa. Tuotteita voi hakea kolmesta eri kentästä. Musta täplä (tuotenumeron yläpuolella) kertoo, että tuotteet on nyt ryhmitelty tuotenumeron mukaan järjestykseen. Tuotehaun voi suorittaa myös Tuotenimen tai Tuotemallin mukaan. 17

22 4.11 Avainhaun muut kentät Avainhaun puolella on hakukriteerien lisäksi näkyvissä tuotteen myyntiyksikkö, veroton myyntihinta ja verollinen myyntihinta. Ohjelma näyttää tuotteissa tuotteiden yrityksen käyttämän ulosmyyntihinnan. Aktiivinen tuote kertoo, että tuote on yrityksen aktiivisesti käyttämä tuote, eli sitä on joko käytetty jossain Ecomin ohjelmassa, kuten laskutus tai se on klikattu aktiiviseksi joko tässä ikkunassa tai tuotteen perustiedoissa. Aktiiviset tuotteen näkyvät tuotehakuikkunassa vihreinä ja Avainhaun puolella niitä voi myös rastittaa päälle tai pois päältä. Jos tuotteelle on määritetty dokumentti, näkyy se tässä ikkunassa keltaisena kansion kuvana. 4.2 Tuotealan vaihto Seuraavaksi vaihdetaan tuotehakuikkunaan tuotealaksi Omien tuotteiden sijaan Sähkö. Se tapahtuu valitsemalla hiirellä Tuoteala-valikosta Sähkö. Jos yrityksellä on enemmän, kuin neljä tuotealaa käytössä, kuten tässä esimerkkiyrityksessä, ovat kaksi ylintä tuotealaa piilossa. Tuotealavalikosta löytyy hissi-painike, jonka avulla tuotealaikkunaa voi vierittää alas ja ylöspäin. Näin esimerkiksi Ilma ja Kylmäalan tuotteet ovat myös valittavissa tähän ikkunaan. 18

23 4.3 Haku tuotenumeron mukaan Kun tuotealaa on vaihdettu, näkyvät sen alan tuotteet numeron mukaan aakkosjärjestyksessä pienin numero ensimmäisenä. Sähköalan tuotteet on jaoteltu omiin tuoteryhmiin SSTL:n antaman tuotenumeron mukaan. Musta piste tuotenumeron yläpuolella kertoo, että hakutapa on nyt tuotenumeron mukaan. Hakutapana on avainhaku, jolloin ohjelmalla on kaikki tuotteet haussa mukana. Seuraavaksi kirjoitetaan hakuehto hakukenttään Tuotenumerohaun käyttö Tuotenumerohaun ollessa päällä ohjelma reagoi välittömästi syötettyyn tietoon, kun avainhaku on valittuna. Eli heti, kun numeroita syöttää, niin ohjelmaikkuna päivittyy välittömästi annettujen ehtojen mukaisesti. Alla olevaan ikkunaan on syötetty hakutapaan numerot ja alla oleva ikkuna on löytänyt hakuehdon mukaisen tiedon tuotenumerosta ja ehdottaa ensimmäistä hakuehdon täyttävää kriteeriä valittavaksi. Pieni kolmio tuotenumeron vasemmassa reunassa kertoo, että tämä tuote on valittuna. 19

24 4.32 Tuotteiden selaus numerohaulla Kun tuotenumeron alkua on syötetty, voidaan tuotteita selata klikkaamalla hiirellä kerran hakuikkunaan. Jos hakuikkunaa tuplaklikkaa hiirellä, tai painaa sarkain-näppäinta kerran, ohjelma siirtyy tuotetietoihin. Vastaavasti myyntiohjelmissa tuplaklikkaus tarkoittaa tuotteen valintaa, jonka jälkeen ohjelma kysyy valittavien tuotteiden lukumäärää. Tuotteita voi tämän jälkeen selata ikkunassa näppäimistön nuolinäppäimilla tai sivukohtaisella page down-, page up- näppäimillä. Myös rullahiirellä voi selata tuotteita tehokkaasti. Tuotteet ovat koko ajan tuotenumeron mukaan järjestyksessä, kun se on valittuna hakutapana. Tuotetiedot saa esiin painamalla OK-painiketta. Seuraavaksi siirrytään tuotenimihakuun jonka saa esille painamalla F2-näppäintä tai painamalla sitä hiirellä Haku tuotenimen mukaan Kun tuotehaku vaihdettiin tuotenumerosta tuotenimen puolelle, järjesti ohjelma hakuikkunan tuotenimen mukaan aakkosjärjestykseen. Ohjelma jätti näkyviin sen tuotteen, joka oli valittuna tuotenumeron mukaan haettaessa. Hakuikkuna tyhjentyi uutta hakua varten. Seuraavaksi syötetään tuotenimeen uusi hakuehto. Huomioitavaa: Sähköalan tuotenimet ja tuotemallitiedot tulevat toimittajan tuotetiedoista. Tuotteen nimitiedot voivat olla hyvinkin erilaisia eri tukkuliikkeen aineiston sisällön mukaan. Siksi Ecomin tuotteiden sisäänajossa on erillinen rasti (päivitä tuotteiden nimitiedot), jossa tuotteen nimet voi erikseen joko päivittää tai jättää päivittämättä. Ecomin tuotetiedot on oletuksena päivitetty SLO:n tuotenimikkeistön mukaan. 20

25 4.34 Tuotenimihaun käyttö Tuotenimen käyttö on toimittajakohtaisesti hyvin vaihtelevaa, mikä heikentää sen käyttämistä tehokkaasti. Periaatteena on, että tässä Tuotenimikentässä olisi selkeä suomenkielinen nimi tuotteelle, joka kertoo myös maallikolle tuotteen sisällöstä jotain. Tämä tieto kun tulee kaikkiin ohjelmiin tuotteen nimeksi. Alla olevaan hakukenttään on kirjoitettu hakusana, ja kun avainhaku on ollut valittuna, valitsi ohjelma ensimmäisen ehdon täyttävän tiedon esille. Tuotteet ovat nyt nimen mukaan järjestyksessä. Tuotteita voi nyt selata samalla tavoin, kuin numerohakukentän mukaan. Valitussa tuotteessa oli kytkettynä dokumentti, eli rivin dokumentit-kuvake oli keltainen. Kun keltaista kuvaketta painaa kerran, avaa ohjelma kuvan esikatselun ikkunan alaosaan Tuotehakutavan vaihto toiseksi Alla olevassa ikkunassa tuotteiden hakutapa on nyt vaihdettu tuotenimestä takaisin tuotenumeron mukaan haettavaksi. Näin kaikki tämän ryhmän tuotteet ovat selattavissa STTL:n tuotenumeroperiaatteen mukaisesti. Eli joskus on kätevää vaihtaa tuotehaku takaisin tuotenumeron mukaiseen järjestykseen, jos tuotetta ei tunnu löytyvän tuotenimen tai tuotemallin kautta ja kuitenkin ollaan löydetty lähes se oikea tuote. Alla olevassa listassa on nyt näkyvissä paljon sellaisia tuotteita, joita tuotenimihaun mukaan ei löytynyt. Tämä on erittäin käyttökelpoinen tapa saada avainhausta lisää tehokkuutta esiin. 21

26 4.36 Haku tuotemallin mukaan Haku tuotemallin mukaan toimii samalla tavoin, kuin tuotenimihaku. Se on kuitenkin parempi hakutapa, sillä se sisältää usein tuotteen teknisen lyhennysosan, jolloin tuote löytyy yleensä helpommin. Hakuehtoon on nyt kirjoitettu haku MMJ 3x2, jolloin tuotemallikenttään ohjelma on hakenut ensimmäisen tuotteen esille. Huomioi, että välilyönnit ovat merkityksellisiä avainhakua käytettäessä. Eli Jos hakuun olisi kirjoitettu MMJ3X2, olisi lopputulos ollut erilainen. Siksi Ecomissa on vielä toinen hakutapa, eli suodattava haku, josta kerrotaan seuraavaksi. 4.6 Suodattava tuotehaku Suodattava haku hakee tietoa koko tuotenimestä ja tuotemallista, kun avainhaku, etsii tietoa pelkästään tuotenimen ja tuotemallin alusta. Tämä on erittäin merkittävä ero, sillä suodattavaan hakuun voidaan antaa yksi tai useampi hakuehto, eikä sanojen esiintymisjärjestyksellä ole väliä. Kun suodattavaa hakua käyttää ensimmäistä kertaa, eikä sanahakua ole kertaakaan päivitetty, ajaa ohjelma automaattisesti sanahaun päivityksen. Tuloksena suodattava haku on heti käytettävissä. 22

27 4.61 Suodattava tuotehaku Suodattavassakin tuotehaussa tuotteet voi laittaa kolmen eri hakutavan mukaiseen järjestykseen. Hakutietojen lisäksi löytyvät yksikkö ja veroton myyntihinta. Alla olevaan ikkunaan on valittu suodattava haku ja hakusanat kenttään on annettu hakuehto. Kun hakuehto on syötetty, on painettava joko Enter-näppäintä näppäimistöltä tai hiirellä suodattavaa hakua, jolloin haku aktivoituu. Ohjelma käy läpi koko tuoterekisterin tuotenimi ja tuotemallikentät ja tuo esille kaikki tuotteet, jotka täyttävät hakuehdon. Kun haku toi lukuisan määrän osumia, on hakua syytä tarkentaa Tarkennettu suodatus Kun osumia tuli ensimmäisellä haulla liian paljon, tarkennettiin hakua antamalla sille uusi sana. Kun sanoja on kaksi, on hakutulos jo paljon suppeampi. Hakua voi kuitenkin vielä tarkentaa. Etsimme alla olevassa ikkunassa näkyy että osa sanoista on lyhennetty. Jos nyt kirjoitetaan uudeksi hakuehdoksi musta, jää mu-lyhenteiset tuotteet pois. Tämä tekeekin hausta aina haasteellisen, kun toimittajilta saatu nimitieto ei ole yhdenmukaista. Seuraavaksi tarkennetaan hakua kirjoittamalla hakuun MU. Suodattava tuotehaku toimii myös silloin, kun tuotenumerossa on käytetty pieniä kirjaimia. Sarkain - painikkeen (tab) painallus siirtyy suoraan tuoteriveille suodattavassa haussa 23

28 4.63 Vielä tarkempi suodattava haku Suodattavaan hakuun voi kirjoittaa kolme tai enemmän hakuehtoa. Nyt haussa on kolme erillistä sanaa tai kirjainjonoa. Ecom toi esiin kaikki ne tuotteet, joissa hakuehdot täyttyivät. Suodattavaan tuotehakuun voi hakusanan alkuun laittaa tuotenumeron kaksi ensimmäistä numeroa, esim. 90 NEXANS, jollin tuotenumeron kaksi ensimmäistä numeroa rajaavat haettavaa tietoa tuotenumeron ensimmäisten numeroiden mukaan Aktiivisilla tuotteilla tehtävä haku Suodattavan haun yhteydessä on mahdollista hyödyntää aktiivisia tuotteita, eli tuotteita, joita on jo aiemmin käytetty Ecomissa, tai ne on merkitty aktiivisiksi avainhaun puolella. Alla olevaan ikkunaan on asetettu rasti vain aktiivisiin tuotteisiin, jolloin ohjelma toi näkyviin kaikki hakuehdon täyttävät aktiiviset (näkyvät Ecomissa vihreinä) tuotteet. Aktiivinen tuotehaku ei ole merkityksellinen silloin, kun ohjelma on uusi, sillä silloin ei aktiivisia tuotteita juurikaan ole. Aktiiviset tuotteet päivittyvät Ecomin käytön myötä. Tuote muuttuu aktiiviseksi, kun tuotetta on käytetty esimerkiksi laskutuksessa. Tuotteita voi merkitä aktiivisiksi myös avainhaun puolella. 24

29 4.65 Haku kaikista tuotealoista kerralla Suodattavan haun puolella voi hakea tuotteita koko tuoterekisteristä, eli kaikista tuotealoista kerralla. Kun rastittaa Hae kaikista tuotealoista-valinnan, hakee ohjelma kaikki ne tuotteet esille, joiden hakuehto täyttyy, oli se sitten missä tuotealassa hyvänsä. Alla olevaan listaan on haettu kaikki aktiiviset tuotteet, jotka täyttävät hakusanaan annetun ehdon. Listassa on nyt sekä sähkö- että LVI-alojen tuotteita. Suodattavaan tuotehakuun lisätty painike Päivitä haku, jolla voi päivittää Suodattavan haun välittömästi ajan tasalle esim. aktiivisten tuotteiden osalta Haku varastotuotteilla Haku varastotuotteilla toimii samalla tavoin,kuin aktiiviset tuotteet. Eli, jos tuotteella on varastotapahtumia, näkyy se varastotuotteet haussa suodattavan haun yhteydessä. On huomioitava, että sanahaun päivitys tuo viimeisin varastotilanteen ohjelman käyttöön. Se tapahtuu Ohjelmat-valikon kautta kohdasta tuotteet ja sanahaun päivitys. Suodattavasta tuotehausta siirryttäessä avainhakuun, muuttaa ohjelma lajittelujärjestyksen tuotenumeron mukaan, jolloin ohjelma on aina lähellä samanlaisia tuotteita. 25

30 4.7 Saatavuuskysely tuotehakuikkunassa Ecomissa on mahdollisuus kysyä tuotteen saatavuustietoa suoraan sähköalan toimittajilta. Saatavuuskysely alkaa painamalla Saatavuuspainiketta, jonka jälkeen ohjelma tekee automaattisesti kyselyn sähköalan toimittajille ja tuo vastauksen erillisessä ikkunassa tuotteen tämänhetkisestä saatavuudesta. 5 Tuotteiden sisäänvientitavat Ecomissa Ecomiin voi viedä tuotteita sisälle kolmella eri tavalla. Jos yrityksen myymä tuotevalikoima on suppea (noin sata tuotetta), voi tuotteet syöttää nopeasti käsin. Laajempien tuoterekisterien sisään vienti on käsin syötettynä tuskallista. Tällaisien tuotteiden sisään saamiseksi on tuoterekisteriin tehty kaksi erilaista sisäänvientitapaa, jotka eroavat erittäin paljon toisistaan: OVT-formaatin mukainen sisäänvienti on jo alun perin luotu tätä tarkoitusta varten. Siinä on tarkasti määritetty käytettävä tiedostorakenne, jonka avulla toimittaja tekee oman hinnaston ja jota Ecom osaa tulkita vieden tuotteet oikealla tavalla ja automaattisesti ohjelmaan sisälle tekstitiedoston sisään viennissä kenttien järjestys- ja sisältö vaihtelee, jonka ansiosta se vaatii aina käsityötä, jotta tiedot saa Ecomiin oikealla tavalla. Tuotteiden Sisäänvientitavat Ecomiin OVT-formaatin sisäänvienti LVIS-ala Tuotetietojen sisäänvienti Tekstitiedostosta (.csv) Tuotteiden syöttö käsin 26

31 5.1 OVT-formaatin rakenne Sähköalalla käytettävä OVT-sisäänvientiformaatti koostuu kolmesta eri tiedostosta. Alan yleisimmät toimittajat pystyvät toimittamaan nämä tiedostot ja kun ne ajetaan Ecomiin, muodostuu tuotteet tuoterekisteriin hintoineen. Tuote-ja hintarekisterit ovat yleisiä tiedostoja ja ne ovat kaikille toimittajan asiakkaille samat. Alennusrekisteri sisältää toimittajan antamat alennukset tuotteille, jotka ovat asiakaskohtaisia tiedostoja. Toimittaja lähettää alennustiedot yleensä joko levykkeellä tai sähköpostin avulla. Tuote-ja hintatiedot ovat saatavissa yleensä myös internetistä toimittajan nettisivuilta ja Ecomin sisäänrakennetusta automaattisesta hinnastonpäivityspalvelusta. OVT-Formaatti koostuu kolmesta tiedostosta Tuotetiedot Yleinen tiedosto Hintatiedot Yleinen tiedosto Alennustiedot Asiakaskohtainen tiedosto 5.2 Sähköalalla OVT-formaattia käyttävä ainakin seuraavat toimittajat LVIS-alalle on tyypillistä erittäin suuri tuotteiden lukumäärä. Tämän seurauksen on kehitetty tiedonsiirtotapa, jonka avulla tuotteiden hallinta tehostuu läpi koko toimialan. Seuraavilla toimialoilla ja ainakin ikkunassa olevilta toimittajilta on saatavissa Ecomin käyttämä OVTformaatti. Sähköalalla OVT-tiedonsiirtopalvelua käyttävät toimittajat Slo Oy Onninen Oy Solar Suomi Oy Elektroskandia Oy 27

32 6 Automaattinen tuote- ja hintatietojen päivitys Ecom OVeTista Automaattinen tuote- ja hintatietojen päivitys löytyy valikosta ohjelmat ja tietojensiirto, josta valitaan Hinnastojen ja kuvien päivitys automaattisesta hinnastopalvelusta (Ecom OVeT). Tämä valinta löytyy myös aloitussivun Päivitä hinnat nimisenä pikapainikkeena. Ecom OVeT palvelu on kerrottu yksityiskohtaisesti omassa käsikirjassaan OVeT palvelu on uudistuneen tekniikkansa ansiosta useamman asiakkaan tavoitettavissa. 6.1 Haettavien tiedostojen valinta Ecom OVeTista OVeT haku avaa internetyhteyden automaattisesti ja siirtyy hinnastojen valintasivulle. Tästä ikkunasta valitaan halutut tiedostot ja painetaan sen jälkeen OK-painiketta. Tietojen siirto käynnistyy. 28

33 6.11 Ecom Ovet -Palvelu Kun internet-yhteys on muodostunut, valitaan haluttu toimiala ja valitaan halutut uudet tiedostot ja painetaan ok-painiketta ja tuotteet alkavat siirtyä Ecomiin. Tämä ikkuna kertoo, mitkä tiedostot on jo aiemmin noudettu ja mitkä eivät. Noutamattomat tunnistaa lihavoidusta fontista ja siitä, että noudettu-pvm kentässä ei ole päivämäärää. Ecom OVeT palvelu on kerrottu yksityiskohtaisesti omassa käsikirjassaan 6.2 Tuotekuvien ja dokumenttien haku Ecomin CD:ltä Tuotekuvia ja hinnastoja löytyy myös Ecomin CD:ltä. Kuvat voidaan ajaa sisälle alla näkyvästä valikon kohdasta. 29

34 6.3Tuotekuvien haku Ecomin CD:stä Aseta tässä vaiheessa Ecomin asennus cd koneeseen. Jos CD:n asennus on aloittanut ohjelmiston päivityksen, pitää tämä keskeyttää, jotta kuvat voidaan asentaa. Lähdekansioon annetaan se cd:n tunnus, josta Ecom asennus cd löytyy. Sen lisäksi annetaan kuvat kansio, josta tuotekuvat löytyvät. Kansion voi myös hakea. Seuraava-painikkeella valitaan halutut kuvatiedot SLO:n kuvatiedot valitaan Sähköalalle sopivat SLO:n kuvatiedot, jotka valitaan alla olevasta luettelosta. Seuraava-painikkeella ohjelma aloittaa latauksen. 30

35 6.3.2 SLO:n kuvatiedot latautuvat Kuvatietojen latausvaiheet näkyvät seuraavassa ikkunassa. Ohjelma etenee automaattisesti kertoen, missä vaiheessa se on menossa. Kun kuvat on ladattu, voit painaa Ok-painiketta, jolloin kuvat löytyvät ohjelmistosta. 6.4 Tuotekuvien ja dokumenttien poisto Mikäli tuotekuvat halutaan poistaa, tapahtuu se valitsemalla ohjelmat, tuotteet ja tuotekuvien ja dokumenttien poisto. 31

36 7 Alennustietojen, tuotteiden, hinnastojen ja nettohinnastojen siirto Ecom pystyy ottamaan vastaan tukkuliikkeiden toimittamia alennusluetteloita, tuoterekistereitä, hinnastoja ja nettohinnastoja, jotka ovat tietyn muotoisia (OVT-formaatti). Ainakin seuraavat sähkötukkuliikkeet pystyvät toimittamaan hinnastot ja alennusluettelot Ecomiin: SLO Oy Onninen Oy Solar Suomi Oy Elektroskandia Oy Kysykää tukkumyyjältänne alennusluetteloa Ecomiin, sillä se on ehdottomasti saatava Ecomiin sisälle, jotta ohjelmistosta saa parhaat ominaisuudet irti. Ja kysykää Ecomin tuesta apua, jotta tämä onnistuu. 7.1 Alennustietojen vienti Ecomiin Sähköalan toimittajat toimittavat lähes poikkeuksetta alennusluettelot sähköpostilla, jossa on liitetiedostona yritykselle tehdyt alennusluettelot.toimittaja voi lähettää samalla kertaa myös hinnastot, tuotteet ja mahdolliset nettohinnat. Liitetiedostoja varten kannattaa tehdä oma kansio resurssienhallinnan kautta ja mieluiten mahdollisimman lähelle C-aseman juurta, johon tiedostot talletetaan. Se voi olla esimerkiksi alet-niminen kansio. Kuvassa alla on alet-kansio perustettuna ja se näkyy suoraan C:-levyn alla resurssienhallinnassa. 32

37 7.2 Tukkuliikkeiden hinnastojen ja alennusten siirto Ecomiin Kun liitetiedosto on kopioitu oikeaan kansioon (esimerkissä c:\alet), voidaan Ecomissa aloittaa tietojen siirto. Se tapahtuu valikosta Ohjelmat, Tietojen siirto, Sähkö ja Tukkurien hinnastot 7.3 OVT- alennusten ja tuotetietojen tiedonsiirtoikkuna Lähdekansioon annetaan se kansion osoite, johon alennustiedot on talletettu. Hakemiston haku -painikkeella voi käydä tarkistamassa oikean hakemiston ja sen tiedostot. Lähdehakemisto ei voi olla Ecomin hakemisto. HUOMIOI!! Lähdekansioon kirjoitetaan aina pelkästään hakemiston nimi, eikä koskaan siirrettävän tiedoston nimeä. Ecom hakee automaattisesti tiedot siirrettävästä hakemistosta ja siirtää ne ohjelmaan sisälle. Tiedot voivat olla myös pakatussa(.zip) muodossa. Ecom purkaa ne automaattisesti. (Pakatut.exetiedostot on itse ensin purettava). Kun ajetaan sisään nettohintaa ja toimittajan bruttohinta on pienempi, kuin ajettava nettohinta, niin ei enää tule negatiivista alennusta. Tämä on hyvä uudistus, jos toimittaja lähettää vain nettohinnastoja. 33