Ostotilaus. Puh: Fax:

Transkriptio

1 Ostotilaus Puh: Fax:

2 1. Ecom ostotilaus Ostotilausoletukset Ostotilauksen perusoletukset Toimitusosoitteet oletuksina Ostoja välittävät yritykset Maksuehdot / Toimitusehdot -oletukset Toimitustavat Toimitustapakoodien oletukset Perusoletusten tarkistus Ostotilaus Ensimmäisen ja uuden ostotilauksen teko. Paina ylärivin + -painiketta Ensimmäisen ostolaskun numero Toimittajan valinta ostotilaukseen Ensimmäisen tilauksen syöttö Tilauksen päivämäärä Tilauksen tila Projektinumero ja kustannuspaikka Tilauksen toimitustapa Toimituspaikka Lähetenumerolle kohdistus Oma viite (toimitusviite) Tilauksen summat yhteensä Tilauksen ylävälilehdet Tilauksen toimitusosoitteet Toimitusosoitteen valinta Toimitusosoitteen kentät Toimitusehdot Tilauskohtainen vapaa teksti ja yhteyshenkilö Oston välittävä yritys Ostotilausrivit Uuden tuotteen haku tilaukseen Tuotteen lisäys tuoterekisteristä Tuotehaku tuotenimen mukaan...19

3 5.31 Tuotteen toimittajat Tuotteen valinta ostotilaukseen Haetut tuotteet tilausriveillä Yksityiskohtaiset tilausrivit -alasivu Määrän lisäys tuoteriveillä Tuotteiden tuonti muista ohjelmista Tuotteen perustaminen ostotilauksessa Varaston käsittely ostotilauksessa Tilauksen tulostus paperille Ostotilauksen tulostusikkuna Tilauksen lähetys sähköpostiin Saatavuuskysely ja OVT-Tilaus Tilauksen lähetys tukkurille salamana Rivien kopiointi verkkokauppaan Tilausvahvistuksen käsittely Tilausvahvistuksen teko käsin Automaattinen tilausvahvistus tukkurilta Oikean tilauksen etsintä Tilauksen voi selata yksitellen tai etsiä Toimittajan vaihto tilaukselle Hälyrajallisten tuotteiden tilaus...29

4 Ostotilaus merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

5 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

6 1. Ecom ostotilaus Tämän käsikirjan avulla voit tehdä ohjatusti ensimmäisen (miksei useammankin) tilauksen ja päästä sitä kautta helposti ja omalla tahdilla sisään ohjelmiston saloihin. Tilaukselle valitaan aina ensin tukkuliike, jolle tilaus halutaan tehdä. Tämän jälkeen siihen valitaan kaikki halutut tuotteet ostohintoineen. Tilauksen voit tulostaa paperille tai vastaavasti lähettää sen eteenpäin OVT-tilauksena suoraan tukkurille ja voit myös hakea sille tukkurin lähettämän tilausvahvistuksen. Mikäli sinulla ilmenee jotain kysymyksiä tai et ymmärrä jotain tapahtumaa, soita puhelintukeemme, niin pääset eteenpäin. Ecomin oppimiseen tarvitaan vain vähän aikaa, keskittymistä ja uskallusta oppia uutta. Ecomin opiskelemiseen käytetty aika tulee moninkertaisena takaisin. 1.1 Ostotilausoletukset Ostotilauksen oletukset ovat valikossa Ohjelmat, Ostotilaus ja Ostotilausoletukset 3

7 1.1 Ostotilauksen perusoletukset Ostotilausoletuksien perussivulla ovat tulostuksen ohjaukseen liittyvät määritykset ja seuraavalle ostotilausnumerolle annettava tilausnumero. Vapaalle riville voi kirjata yrityksen kaupparekisteriotteet, Alv.rek., Y-tunnukset, puhelimet ym. Jos yrityksellä on useampi toimipiste, jotka tilaavat OVT:llä tukkuliikkeiltä, on jokaisella oltava oma OVT-tunnuksensa, jotka määritetään tähän toimipaikat-ikkunaan. 1.2 Toimitusosoitteet oletuksina Oletuksien toisella alasivulla on toimitusosoitteet. Tänne voi kirjata kaikki toimituksissa käyttämänsä toimitusosoitteet. Tänne voi kirjata myös työmaaosoitteet, mikäli haluaa pitää ne täällä ajan tasalla. Jokaisella toimipaikalla on oltava oma yksilöllinen nimi. Nämä oletukset valitaan ostotilauksella omasta alasvetovalikostaan tilauksella. Toimitusosoitteet voi myös kirjata suoraan ostotilauksen teon yhteydessä ja se voidaan siirtää sieltä suoraan tänne toimitusoletuksiin. Osoite2-kenttä on osoitteen lisäkenttä, joka ei ole pakollinen. Siihen voi kirjoittaa leventävää tietoa sijainnista. Plus -painikkeella tehdään uusi rivi ja miinuksella voidaan poistaa haluttu rivi. 4

8 1.3 Ostoja välittävät yritykset Ostoja välittävät yritykset.välilehden avulla on mahdollista ohjata toimitus suoraan jollekin toiselle yritykselle sen nimiin. LVISNETin avulla tällainen tilaus tuottaa huomattavaa ajan ja rutiinitoimintojen säästöjä, kun se on voitu ohjata alusta lähtien oikeaan osoitteeseen. Plus -painikkeella tehdään uusi rivi ja miinuksella voidaan poistaa haluttu rivi. 1.4 Maksuehdot / Toimitusehdot -oletukset Tässä näkyy pari ikkunaa, joihin voi tehdä itselleen sopivia toimitus- ja maksuehtoja. Niitä voi ehdottaa ostotilaukseen. Plus -painikkeella tehdään uusi rivi ja sen alapuolella olevalla miinuspainikkeella poistetaan haluttu rivi. 5

9 1.5 Toimitustavat Tilauksessa on hyvä kertoa, miten tilaus toimitetaan. Kun ostotilaus lähetetään sähköisesti Ecomilla, tarvitaan Toimitustapakoodi, jolla kerrotaan miten ja mihin tilaus toimitetaan. Ecomissa on yleisimmät tukkuliikkeiden suosittelemat toimitustapakoodit on asetettu valmiiksi, sekä eräiden toimittajien paikkakuntakohtaiset toimitustavat Toimitustapakoodien oletukset Tukkuliikkeiden käyttämät toimitustapakoodit on muutettu tukkukohtaisia, jossa toimittajalle toimitustapanimi toimitustapakoodi. Tukkuliikkeiden toimitustapakoodit voi kysyä omalta toimittajalta valmiiksi, jolloin ohjelmaan voi päivittää itse käyttämänsä toimitustavat valmiiksi. Oletuskentällä valitaan ne itselle eniten käyttämät toimitustavat (K), jolloin ei aivan kaikkia ole heti näkyvissä. Oletuksissa voi myös asettaa oletusarvot toimitusehdoille (sallitaanko osa- ja jälkitoimitus). Y-tunnus ja muut yhteystiedot on myös hyvä asettaa oikein Ikkunan ylsäosaan. 6

10 1.6 Perusoletusten tarkistus Ennen ostotilauksen käyttöä on hyvä tarkistaa yrityksen Y-tunnus. Se löytyy valikosta Ohjelmat ja Perusoletukset. Yrityksen Y-tunnus asetetaan sille varattuun kenttään ikkunan yläosaan. Seuraavilla sivuilla on kerrottu OVT-tilaamiseen liittyvistä asetuksista. Tähän ikkunaan lisätty yrityksen logo tulostuu mm. ostotilaustulosteisiin. 2. Ostotilaus Ostotilausohjelma löytyy Ohjelmat-valikon alta kohdasta Ostotilaukset ja sen alta Ostotilaukset. Ohjelman saa auki myös painamalla suoraan Ostotilaus pikapainiketta. 7

11 2.1 Ensimmäisen ja uuden ostotilauksen teko. Paina ylärivin + -painiketta. 3.2 Ensimmäisen ostolaskun numero Ensimmäisen ostotilauksen kohdalla ohjelma kysyy ostotilausnumeroa erillisessä ikkunassa. Ohjelma ehdottaa alla olevaa numerosarjaa. Numeroa voi muuttaa. Ohjelma jatkaa uuden ostolaskun teossa automaattisesti jatkaen annetusta numerosta eteenpäin. Ostotilausoletuksissa ostotilauksen juoksevaa numerosarjaa voi muuttaa tarvittaessa. OK-painikkeella numero hyväksytään. 8

12 3.21 Toimittajan valinta ostotilaukseen Uuden tilauksen teossa ohjelma kysyy aina toimittajaa, kelle tilausta ollaan tekemässä. Jos toimittajaa ei listalta löydy, voidaan se lisätä lisää-painikkeella suoraan toimittajarekisteriin. Muuta-painikkeella voi valitun toimittajan tietoja muuttaa. Valittu toimittaja hyväksytään tilaukseen painamalla OK-painiketta. Ohjelma palaa ostotilaukseen. 2.3 Ensimmäisen tilauksen syöttö Ohjelma ehdottaa ensimmäisen ostotilauksen numeroksi ostotilausoletuksissa olevaa tilausnumeroa. Toimittajan tiedot näkyvät seuraavassa kentässä. Toimittajan voi tarvittaessa vielä vaihtaa antamalla suoraan halutun toimittajan numeron, tai hakemalla haluttu toimittaja kentän perässä olevalla kansio-painikkeella. 9

13 2.4 Tilauksen päivämäärä Seuraavaan kenttään, ostotilauksen toimituspäivämäärään, ohjelma ehdottaa automaattisesti tilauksen tekopäivää. Sen voi muuttaa käsin tai valita hiirellä kalenteripainikkeen. Eteen ilmestyy kalenteri-ikkuna. Siitä voi valita halutun tavaran toimituspäivämäärän. Valinta hyväksytään painamalla hiirellä haluttua päivämäärää. 2.5 Tilauksen tila Tilauksen tila kertoo, onko tilaus Avoin (kesken), Lähetetty paperilla tai OVT:na (tila vaihtuu automaattisesti, kun se tulostetaan tai lähetetään OVT:na) osittain vahvistettu tai vahvistettu. Kun ostotilauksen rivit on toimitettu, voidaan tilauksen tila muuttaa toimitetuksi, jolloin se siirtyy ostotilaushistoriaan. Tila-kenttä on hyvä pitää ajan tasalla. Ne ostotilaukset, jotka on muutettu toimitettu-tilaan, voidaan siirtää toimitettuihin ostotilauksiin, jolloin täällä ovat vain työn alla olevat tilaukset. Toimitetuissa ostotilauksissa näkyvät samat tiedot kuin ostotilauksissakin ja kustannuspaikka- ja projektinumerotiedot saa muutettua myös siellä. 10

14 2.6 Projektinumero ja kustannuspaikka Ostotilaukselle voi määrittää projektinumeron suoraan Tähän ikkunaan. Projektinumeron voi määrittää myös rivikohtaisesti yksityiskohtaisilla tilausriveillä. Projektikäsikirjassa on kerrottu tarkemmin projektiseurannan kulusta ja määrittelyistä. Kuten projektinumero, on kustannuspaikkakin rivikohtainen, joka kopioituu riville ostotilausikkunan kentästä automaattisesti uutta riviä syötettäessä. Kustannuspaikan ja projektinumeron ero on siinä, että kustannuspaikalla seurataan yrityksen sisäisiä kuluja ja projektin avulla seurataan pääsääntöisesti yrityksen tekemiä töitä. 2.7 Tilauksen toimitustapa Toimitustapa valitaan alasvetovalikosta. Ostotilausoletuksissa on OVT-tilauksia varten määritetty valmiiksi erilaisia toimitustapakoodeja, jolla ohjataan OVT-lla tehtäviä tilauksia haluttuihin kohteisiin. Tämä on olennaista nimenomaan Ovt-tilauksia tehtäessä. Ecom antaa yleisten toimitustapakoodin lisäksi listaan aina valitun toimittajan käytössä olevat toimitustavat, jotka on ostotilausoletuksiin määritettävissä. Jos oman toimittajan toimitustapoja ei ole valmiina, kannattaa ne perustaa oletustietoihin. Toimittajien omilla nettisivuilla on usein kerrottu käytössä olevat toimitustapakoodit. Ne on myös saatavilla Ecomilta tiettyjen toimittajien kohdalla. 11

15 2.8 Toimituspaikka Toimituspaikalla kerrotaan yrityksen omat toimipisteet, jos niitä on useampia. Yrityksen toimituspaikat määritetään ostotilausoletuksiin Toimituspaikat-välilehdelle. Kun yrityksellä on erillisiä toimipisteitä, joille tilataan keskitetysti tavaraa, on niillä mahdollisesti myös omat OVTtilaustunnukset. Näin Ecomilla voidaan ohjata sähköisesti tehtävät tilaukset oikeaan kohteeseen. Toimituspaikka voidaan kirjoittaa myös käsin tähän kenttään. 2.9 Lähetenumerolle kohdistus Kun työ on otettu vastaa lähetteelle työmääräimenä, voidaan ostotilaus kohdistaa kyseiseen lähetteeseen hakemalla lähetenro-kentän perässä olevalla haku-painikkeella haluttu lähete. Näin OVT-ostolaskulla löytyy suora viittaus tähän lähetteeseen, jolloin rivit voidaan siirtää ostolaskulta suoraan takaisin lähetteelle ja sitä kautta myös laskutukseen. Kun näin toimii, ei tuoterivejä tarvitse syöttää uudestaan. Ecomissa on myös erillinen poimi rivit painike, jonka alta löytyy myös mahdollisuus hakea lähetteelle kerättyjä tuotteita suoraan tähän ostotilaukseen. Sen jälkeen tilaukselle tulleita rivejä voi poistaa ja toki tilaukseen voi lisätä myös muita rivejä. 12

16 2.10 Oma viite (toimitusviite) Oma Viite-kentällä voidaan osoittaa esimerkiksi tavarantoimittajan myyjälle tai autonkuljettajalle viestiä, jolla he voivat toimittaa tilatut tavarat paremmin perille tai kysyä toimitukseen liittyvistä järjestelyistä Tilauksen summat yhteensä Seuraavaksi katsotaan tilauksen kokonaishintoja. Tilaus yhteensä -sivun toisella rivillä näkyy tälle tilaukselle kerättyjen tuotteiden yhteissumma omalla kotivaluutalla (Mk tai Euro). Näitä tietoja ei voi muuttaa. Ohjelma summaa nämä tiedot tuoteriveiltä automaattisesti. 13

17 3. Tilauksen ylävälilehdet Ostotilaukseen liittyy useampi ylävälilehti, joiden avulla ohjataan tilauksen tietoja. Toimitusosoitteet, toimitusehdot, tilauksen yhteyshenkilö ja vapaa teksti ja oston välittävän yrityksen tietoja käsitellään seuraavaksi. 3.1 Tilauksen toimitusosoitteet Toimitusosoite ja ohje ylävälilehti on järjestyksessä seuraavana. Toimitusosoite-ikkunaan tulee automaattisesti ostotilausoletuksiin valittu oletustoimitusosoite, kun se on ostotilausoletuksiin määritetty. Seuraavaksi haetaan toimituspaikan toimjtuspaikka-kentän perässä olevalla painikkeella haluttu toimituspaikka. 14

18 3.11 Toimitusosoitteen valinta Muut valmiina olevat toimituspaikat voi hakea toimituspaikka alasvetovalikosta. Ohjelma hakee muut tiedot automaattisesti ostotilausoletuksista, kun valitusta kentästä siirtyy eteenpäin toiseen kenttään. Tiedot voi myös syöttää kokonaan käsin ja lisätä ostotilausoletuksiin painamalla Toimituspaikka -kentän perässä olevaa siirrä tiedot - painiketta. Seuraavalla sivulla kerrotaan kunkin kentän merkitys tilauksessa Toimitusosoitteen kentät Toimituspaikkaan voi kirjoittaa osoitteen tai muuta vapaata tietoa, kuten varasto, myymälä tms. Osoite1-kenttä on virallinen toimipaikan osoitekenttä. Osoite2-kentää on lisäinfo-kenttä joka ei ole pakollinen Postinumero ja postitusosoite ovat normaalissa käytössä. Toimitusohje-kenttää käytetään mm. OVT-tilauksissa käytettävää infoa, jolla voidaan opastaa tukkuliikkeen kuljettajaa. Tieto ohjautuu tukkuliikkeen lähetyslistaan. Toimitusohje on kirjoitettu käsin, muut tiedot tulivat oletuksista. 15

19 3.2 Toimitusehdot Toimitusehdot on viimeinen ostotilaustietojen sivu. Nämä tiedot on tuotu esiin painamalla hiirellä Toimitusehdot -otsikkoa. Toimitusehtojen oletukset on kirjattu ostotilausoletuksiin (Ohjelmat, Ostotilaus, Ostotilausoletukset). Tähän voi ehdottaa omia toimitusehtoja tukkurin suuntaan. 3.3 Tilauskohtainen vapaa teksti ja yhteyshenkilö Ecomiin on tehty tilauskohtainen vapaa teksti, jolla voi viestittää OVT-tilauksen yhteydessä erityisinfoa, jonka haluaa toimittajalle lähettää. Tähän voi kertoa kaksirivisen sanoman erityisehdoista tai muusta, jonka haluaa välittää tukkurille. Riville mahtuu 70 merkkiä /rivi. Ostotilauksella on nyt yhteyshenkilö, joka välitetään OVT-sanomassa. Jos Ecomissa on käytössä käyttäjätunnukset ja tunnukseen on kytketty henkilö, niin henkilön nimi ja puhelinnumero täytetään automaattisesti henkilötiedoista tähän kenttään. 16

20 3.4 Oston välittävä yritys Kun yritys välittää tuotteen jollekin toiselle yritykselle, annetaan tähän alavälilehdelle tämän yrityksen nimi. Tulosteeseen tulee tämä yritys ostajaksi ja toimitusosoitteeksi laitetaan yrityksen omat tiedot (jos toimitusosoitetta ei ole annettu). 5 Ostotilausrivit Tilausrivit -ikkuna näkyy ensimmäisenä alaikkunana aina kun ostotilausohjelmisto avataan. Ostotilausriveille syötetään kaikki tilauksen tuotteet. Tuoteriveille voi hakea tuotteita toimialakohtaisesti esimerkiksi sähköalan tiedoista LVI-alan tiedoista, omasta tietokannasta tai syöttämällä tiedot suoraan tuoteriville. Ylävälilehdeksi on valittu Tilaus yhteensä-ylävälilehti, jotta tilaus yhteensä rivi näkyisi. Uusi ja ensimmäinen rivi aloitetaan painamalla plus -painiketta. 17

21 5.1 Uuden tuotteen haku tilaukseen Plus -painikkeen painalluksen jälkeen ohjelma siirtyy uudelle riville (tai ensimmäiselle riville, jos tehdään ensimmäistä riviä) ja tuo esille rivin oletustiedot. Tuote haetaan alaikkunan Kansio -painikkeella. 5.2 Tuotteen lisäys tuoterekisteristä Kansio-painikkeen painalluksella ohjelma tuo esiin tuotteen hakuikkunan. Tuotteet ovat tuotealoittain näkyvissä. Musta täplä tuotenumeron yllä kertoo, että nyt haetaan tuotenumerolla. Ecom järjestää tuotteet järjestykseen hakutavan mukaan. Haun voi suorittaa myös tuotteen nimen tai tuotemallin mukaan. Seuraavaksi haetaan tuotetta nimen mukaan. Ensin painetaan tuotenimen yläpuolella olevaa valkoista täplää, jolloin musta täplä siirtyy NIMEN YLÄPUOLELLE. 18

22 5.3 Tuotehaku tuotenimen mukaan Kun hakukenttään kirjoitetaan tekstiä, reagoi hakuikkuna heti ja siirtyy kirjoituksen mukaiseen paikkaan tuoteluettelossa. Hakuavaimeen on kirjoitettu asennusjohto ja hakuikkuna on löytänyt samannimisen tekstin tuotenimestä. Oikean tuotteen voi nyt hakea esiin joko hiirellä tai nuolinäppäimillä. Voit myös siirtää haun takaisin tuotenumerohauksi, jolloin ohjelma jää löytämäsi tuotteen kohdalle ja näyttää ne nyt numeron mukaisessa järjestyksessä. Kuvassa on valittu alin tuote hiirellä valitsemalla, ja sen kuva on otettu esiin painamalla keltaista Dokumentit -painiketta Tuotteen toimittajat Kun valitun tuotteen kohdalla painaa hintatiedot-painiketta, näyttää ohjelma kaikki kyseisen tuotteen toimittajat hintoineen erillisessä ikkunassa. Näin tuotteen toimittajien hintoja voi tarvittaessa verrata. Alla olevassa listassa on vain yhden toimittajan nettohinta tiedossa. Tämä johtuu siitä, ettei muiden toimittajien nettohintoja ole ajettu sisään. Ohjelmassa tulisi olla kaikkien niiden toimittajien ostohinnat ladattuna sisälle, jotta informaatio olisi mahdollisimman oikeaa. 19

23 5.4 Tuotteen valinta ostotilaukseen Tuote valitaan tilaukseen painamalla hiirellä kaksi kertaa haluttua riviä tai hiirellä Valitse -painiketta. Ohjelma tuo esiin ikkunan ja kysyy tuotteen lukumäärää ehdottaen yhtä kappaletta. Tilattava lukumäärä annetaan ikkunaan ja painetaan OK-painiketta. Tuotteen valinnan jälkeen ohjelma jää hakuikkunaan, jotta loput tilattavat tuotteet voidaan hakea samalla kertaa. Tuoteselausikkuna suljetaan Sulje-painikkeella. Jos tuotteen käyttö- ja myyntiyksikkö eroavat toisistaan voi tuotehaussa määrän syöttää kummassa yksikössä tahansa. 5.5 Haetut tuotteet tilausriveillä Tilattavat tuotteet näkyvät alaikkunan tilausriveillä. Rivillä näkyvät myös omat alennukset ja hinnat. Lisäalennus (ale2%) astuu voimaan, kun toimittajan antama pakkauskoko ylittyy. Tuotteen tietoja katsotaan lähemmin valitsemalla ensin haluttu tuoterivi ja painamalla Yksityiskohtaiset tilausrivit -alavälilehteä. Mikäli tuote ei ole toimittajalla varastoitava tuote, vaan erikseen tilattava, antaa Ecom siitä tuoteriville sinisen värin. 20

24 5.6 Yksityiskohtaiset tilausrivit -alasivu Tällä alasivulla on kaikki tuotteen tiedot kerätty samalle sivulle. Sivua käytetään lähinnä tuotteen tietoja tarkistettaessa. Huomaa, että ohjelmassa voi määritellä myös tuotekohtaisesti toimituspäivämäärän. Alasivun yläosan selausnapeilla tuotteita voi selata eteen- ja taaksepäin. 5.7 Määrän lisäys tuoteriveillä Seuraavaksi on palattu takaisin Tilausrivit-valilehdelle, jossa katsotaan määrän lisäämistä tuoteriville. Tuotemäärän voi lisätä uudella tavalla Ecomissa. Kun Määräkenttään annetaan arvo +5, lisää ohjelma automaattisesti neljä kappaletta siihen summaan, joka oli määräkentässä ennen syöttämistä. Samalla tavoin voi vähentää ostotilausrivillä olevan tuotteenmäärää. 21

25 5.8 Tuotteiden tuonti muista ohjelmista Ostotilaukseen voi tuoda tuotteet suoraan useammasta ohjelmasta, Se tapahtuu ensin painamalla Poimi rivit Painiketta, joka avaa erilaiset hakumahdollisuudet. Ostotilaukseen voi hakea tuotteita varastosta hälyrajan mukaan, lähetteestä, tarviketarjouksesta ja tarjouslaskennasta. Ohjelma muuntaa tarjouslaskennassa olleen käyttöyksikön ostotilauksessa myyntiyksikköön, eli siihen yksikköön, jossa toimittaja haluaa tuotteen ostettavan. LVI-tarjouslaskennasta tulleet tiedot puretaan myös paketeista automaattisesti purettaviksi tuotteiksi.f4 painikkeella tuotteita voi hakea esim. tallentavan viivakoodinlukijan tiedostosta tai muusta tiedostosta, joka on tallennettu ASCII-muotoisena.. Ecom tunnistaa nyt myös EAN-koodilla varustetut tuotteet 5.9 Tuotteen perustaminen ostotilauksessa Ostotilausohjelmasta on mahdollista lisätä tuote tuoterekisteriin. Se tapahtuu ensin perustamalla uusi tuote ostotilausriville. Huomioi, että Ala-kenttä ja tuotenumerotiedot ovat oikein. Kun tuote on perustettu ostohinnalla tilausriville, painetaan tuotteen perustamispainiketta. Ohjelma avaa ikkunan ja kysyy tuotteen myyntihintaa. OK-painikkeella tuotteen lisäys on valmis ja tuote löytyy tuotehausta. Ei asiakaskohtaista alennusta valinta ei anna tuotteelle automaattialennuksia. 22

26 5.10 Varaston käsittely ostotilauksessa Jotta Varastosaldo-painike ja Päivitä varasto-painikkeet tulevat näkyviin, on varasto-ohjelma asetettava päälle. Se ei ole oletuksena päällä ohjelman käyttöönotossa. Se tapahtuu tuoteoletuksissa varasto-alavälilehdellä. Varastosaldopainikkeella voi tehdä saldokyselyn halutulta riviltä. Ohjelma avaa ikkunan, joka näyttää varastotilanteen. Päivitä varasto- painikkeella voi kaikkien haluttujen tuoterivien saldot päivittää varastoon kerralla. 6 Tilauksen tulostus paperille Mikäli tilaus halutaan tulostaa paperille, painetaan ensin tulosta -painiketta. Ohjelma avaa ikkunan, jossa kysytään montako tilauslomaketta halutaan tulostaa. Tämän jälkeen ohjelma tulostaa tilauksen paperille ja tilauksen tila muuttuu tilaksi: Lähetetty (paperi). 23

27 6.1 Ostotilauksen tulostusikkuna Ostilauksen tulostusikkunasta voidaan valita haluttu tuloste ja lukumäärä, sekä käytettävä kirjoitin. Ohjelmasta löytyvät seuraavat tulosteet: Ostotilaus yksirivisenä. Ostotilaus kaksirivisenä, jonka tuotenimen pituutta on pidennetty. Sisältää myös toimittajan oman tuotenumeron. Tarjouspyyntö, johon on lisätty ostotilauksen vapaarivit Ohjelma tallentaa konekohtaisesti viimeisen käytetyn lomakkeen, sekä kopioiden lukumäärän seuraavaa käyttökertaa varten. Ostotilausohjelmiston tulosteen saa esikatseluun, josta sen voi lähettää myös sähköpostiin. Ostotilauksesta voidaan tulostaa ostotilaus ilman hintoja. 6.2 Tilauksen lähetys sähköpostiin Tilaus lähetetään sähköpostiin painamalla Sähköpostipainiketta, jonka jälkeen ohjelmisto liittää tilauksen liitteenä outlook-sähköpostiohjelmistoon. Kun ostotilaus on tulostettu tarjouspyyntölomakkeella ja kun se lähetetään sähköpostilla esikatselusta, niin liitetiedoston nimeksi tulee nyt tarjouspyyntö. Yrityksen logo talletetaan perusoletuksiin 24

28 7 Saatavuuskysely ja OVT-Tilaus Ecomin ostotilausohjelmistolla voi ottaa yhteyden toimittajiin sähköisesti kahdella painikkeella: OVT-Tilauksen muodossa tai saatavuuskyselyn avulla. Saatavuuskyselyn avulla voidaan kysyä heti valitulta toimittajalta, että löytyykö tuotetta toimittajan varastosta. Kyselyn tulokset tulevat alle viidessä sekunnissa. Eri toimittajilla on erilaiset valmiudet ja toimintatavat sen suhteen, kenellä on mahdollisuus kysyä varastotietoa. 7.1 Tilauksen lähetys tukkurille salamana Helpoin tapa tilata tukkurilta materiaalia on painaa Salama-painiketta, jolloin Ecom Ostotilaus lähettää tilauksen OVT:lla sähköisesti suoraan tukkurille. Ohjelma varmistaa ensin, halutaanko tilaus lähettää. Kyllä -painike lähettää tilauksen tukkurille. Tilaus on lähtenyt, kun tilauksen lähetysohjelma kertoo sen omassa tarkistusikkunassaan, joka aukeaa Ecomin päälle. Salama-napin painallus hakee samalla kertaa omaan sähköpostiin tulleet tilausvahvistukset. Tulleet tilaukset näkyvät käynnistäessäsi ostotilausohjelman uudestaan. Ohjelma ilmoittaa, jos tilaus sisältää koodittomia tuotteita. 25

29 7.2 Rivien kopiointi verkkokauppaan Jos rivit halutaan siirtää verkkokauppaan (Esim. SLOn, Onnisen ja Elektroskandian) Internetissä toimivat verkkokaupat), painetaan ensin verkkokauppa-painiketta, joka siirtää tuotteet leikepöydälle. Tämän jälkeen ne voidaan siirtää verkkokauppaan liittämällä rivit sinne Windowsin liitä-komennolla. Tuoterivien vienti E-skandian verkkokauppaan. Verkkokauppapainikkeen avulla voidaan siirtää ostotilausrivit toimittajien verkkokauppoihin. Tuoterivien siirto onnistuu nyt myös SLO:n webshoppiin Onnisen verkkokaupan lisäksi. 8 Tilausvahvistuksen käsittely Tilauksen tilaa seurataan tilauksen Tila-kentästä. Kun tilaus on kokonaan tai osittain vahvistettu, muuttuu tilauksen tila automaattisesti kokonaan tai osittain vahvistetuksi. Tilausrivit voidaan vahvistaa käsin Tilausvahvistukset ja -toimitukset -alasivulla. OVT:lla tulevat automaattivahvistukset näkyvät myös tällä sivulla. Tilaus voidaan vahvistaa käsin valitsemalla ensin tilausrivi. Valitun rivin vahvistukset näkyvät alaikkunassa vasemmalla. Seuraavaksi vahvistetaan tilaus käsin. Huomioi, että alaikkunassa näkyy pelkästään valitun rivin tiedot kerralla. Ecomissa on lasku- ja rivikohtainen vapaa teksti, jolla toimittaja voi lähettää OVT-tilauksen yhteydessä tilaukseen liittyvää infoa. Ecom ottaa vastaan myös sellaiset tilausvahvistukset, joista ei ole tehty tilausta Ecomilla. Tukun ostotilausnumero näkyy vahvistuksen vapaatekstissä. Kun vahvistuksia luetaan sisään, niin xml -tiedostoista parsitaan vain tilausvahvistukset, jolloin vialliset ostolaskut eivät aiheuta virhettä sisään luvussa. 26

30 8.1 Tilausvahvistuksen teko käsin Tilaus vahvistetaan käsin tilausrivikohtaisesti tukkurin antaman vahvistuksen mukaan. Ensin valitaan haluttu tilausrivi (musta kolmio kertoo, mikä rivi on valittu) ja sen jälkeen painetaan tilausvahvistusikkunan plus-painiketta. Kursori siirtyy vahvistusikkunaan Pvm - kenttään, johon kirjataan tukkurin vahvistama tavarantoimituspäivämäärä. Määrä-kenttään kirjataan tuotelukumäärä ja Vahvistettu -kohtaan kirjataan tukkurin vahvistama hinta. Mikäli tukkuri vahvistaa toimituksen useammassa osassa, kirjataan se samaan ikkunaan yhtä monena rivinä. Tilauksen tila muuttuu osittain vahvistetuksi, kun tilaus talletetaan. 9. Automaattinen tilausvahvistus tukkurilta Tukkuri lähettää vahvistukset yrityksenne sähköpostiin, josta ne haetaan Ecomilla Ohjelmat- ja OVT -valikoiden alta Nouda OVT aineistot -kohdasta. Ecom hakee myös aina uuden OVT-tilauksen lähetyksen eli Salama-painikkeen painalluksen jälkeen tulleet tilaukset. Hakuohjelma ilmoittaa aina vastaanotettujen vahvistusten lukumäärän. Vahvistukset siirtyvät oikeisiin ostotilauksiin heti, kun ostotilausohjelmaan mennään seuraavan kerran sisään. Vahvistukset näkyvät samalla tavalla, kuin mitä käsin syötetyt tilaukset, tilausvahvistukset ja toimituksetalasivuilla (kuva alla). Myös tilauksen tila päivittyy automaattisesti. Kun tilauksen tila merkitään toimitetuksi, siirtyy se toimitettuihin tilauksiin seuraavalla kerralla. Näin vain aktiiviset tilaukset ovat suoraan Ostotilaukset-valikon alla. Tukkurilta tulevaan OVT - tilausvahvistukseen tulevaan kysymykseen Vahvistukselle ei löydy ostotilausta. Tehdäänkö uusi ostotilaus vahvistuksen mukaan? lisätty valinnat: Kyllä kaikkiin ja Ei kaikkiin -painikkeet. 27

31 10 Oikean tilauksen etsintä Tilauksen voi selata yksitellen tai etsiä taskulamppu -painikkeen avulla. Tilauksen hakuun on lisätty tilauksen tila. tämä helpottaa oikean tilauksen etsintää. 11. Toimittajan vaihto tilaukselle Jos tilaukselle haluaa vaihtaa toimittajan, tapahtuu se yksinkertaisesti vaihtamalla tilaukselle toimittaja. Ohjelma hakee tällöin tilaukselle tämän toimittajan antamat hinnat tuotteista. Jos johonkin tuotteeseen ei löydy hintaa, ilmoittaa ohjelma siitä erikseen. 28

32 12 Hälyrajallisten tuotteiden tilaus Hae tuotteet varastosta -painike hakee automaattisesti kaikki sellaiset tuotteet varastosta, joiden hälyraja on suurempi, kuin tuotteen varastosaldo. Ohjelma ehdottaa tilattavaksi aina hälyrajan verran uutta tavaraa. Esitettyjä tuotteita ja niiden lukumääriä voi muuttaa haluamakseen. Huomioi, ettei tilaustietoa näy varastossa, jolloin on varottava, ettei tavaraa tule tilattua useampaa kertaa. 29