Asiakkaat ja toimittajat

Transkriptio

1 Asiakkaat ja toimittajat Puh: Fax:

2 1. Toimittajat Toimittajan haku ja lisäys Toimittajan tietojen poisto Toimittajan dokumentit -välilehti Asiakastiedot Asiakasoletukset Asiakasoletukset Asiakasalennusten oletukset Asiakkaat Uuden asiakkaan perustaminen Asiakasnumeron hallinta Asiakasryhmän valinta Asiakkaan perustiedot Postinumeron syöttö Karttatiedot asiakkaasta Reittiohjeet ja matka kohteeseen Maa ja Y-Tunnus Puhelinnumero Myyjätiedot Sähköiset linkit Asiakkaan hyväksyntä Asiakkaan välilehdet Asiakkaan myyntiehdot, myyntitili Asiakaskohtainen maksuehto Vakiokate ja ykköstukkurin hinta Muut myyntiehdot Myyntikielto ja oletusprioriteetti Asiakkaan alennusryhmä Asiakasalennukset oman katteen mukaan Asiakasalennukset toimittajan alennusryhmillä Asiakkaan vakiotuotteet yksilölliset myyntihinnat Asiakashinnastot Asiakashinnaston valinta...19

3 3.62 Asiakashinnasto valittu asiakkaalle Asiakkaan laskutusoletukset Muistio asiakkaasta Laajempi asiakasmuistio Asiakkaan dokumentit -välilehti Asiakkaan kaikki laskut Laskun kohdehaku Asiakkaan kaikki lähetteet Asiakashaku Asiakashakuikkuna Haku nimen mukaan Suodattava asiakashaku Asiakaspostitukset ja -tarrat Osoitetarrat ja joukkokirjeet Tarralomakkeen määritys Yksittäisen asiakkaan osoitetarra Tarratulostusikkuna Katepohjainen alennuskäytäntö Asiakasalennukset oman katteen mukaan Asiakasalennukset oman katteen mukaan Asiakasalennuksien selaus Alennustaulun toimintamalli Asiakasalennuksien toimintamalli, jatkuu Uusi alennusryhmä Hyvä asiakas -alennustaulu Oletustaulukon valinta Alennustaulun liittäminen asiakkaaseen Hyvä asiakas -alennustaulun valinta Asiakaskohtainen alennustaulu Toimittajan alennusryhmään perustuva alennuskäytäntö Uuden alennusryhmän teko (toimittajien alennusryhmän mukaan) Uusi asiakasalennus (toimittajien alennusryhmän mukaan) Alennustaulun nimeäminen (toimittajien alennusryhmän mukaan)...35

4 7.4 Alennusryhmän lisäys (toimittajien alennusryhmän mukaan) Toimialan valinta alennusryhmään (toimittajien alennusryhmän mukaan) Alennusryhmän valinta (toimittajien alennusryhmän mukaan) Oman alennuksen anto aleryhmälle (toimittajien alennusryhmän mukaan) Poimi alennusryhmät kerralla (toimittajien alennusryhmän mukaan) Alennusryhmien tarkistus Asiakkaalle valittava aleryhmä (toimittajien alennusryhmän mukaan) Myyntihinnastojen luonti Asiakashinnasto alavälilehti Asiakashinnaston muokkaus Tuotteen lisäys asiakashinnastoon Hinnan määritys asiakashinnaston tuotteelle Seuraavan/uuden asiakashinnaston teko Asiakastietojen tuonti muista järjestelmistä Asiakastietojen tuonti Asiakastietojen tuonti Asiakastiedoston valinta Asiakasrekisterin sisällön tarkistus Aineiston asetukset Asiakasaineistojen kohdistukset Asiakastietojen kohdistus Asiakastietojen tietojen kohdistus Asiakastietojen kohdistus, seuraava sivu Asiakastiedot siirretty Ecomiin Asiakastietojen vienti Exceliin Asiakastiedot Exceliin...48

5 Asiakkaat ja toimittajat merkistä tunnistat uuden ominaisuuden Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. 1

6 Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 1. Toimittajat Ecomin Tuotetoimittajat löytyvät valikosta Ohjelmat, Asiakkaat /Toimittajat ja Toimittajat. Poista toimittajarekisteristä kaikki turhat toimittajat ja lisää uudet tarvittavat toimittajat. 2

7 1.1 Toimittajan haku ja lisäys Toimittaja haetaan esiin joko hakuikkunan kautta taskulamppu- tai selauspainikkeilla yksitellen. Uuden toimittajan tietojen syöttö tapahtuu painamalla ensin ylärivin plus-painiketta, jolloin Ecom antaa uuden toimittajanumeron. Jokaisella toimittajalla on toimittajanumero. Toimittajalle on syötettävä vähintään nimi, mutta muutkin tiedot on hyvä syöttää. Siirtotunnus kertoo LVIS-alalla tuotteita siirrettäessä, että kenen toimittajan tuotteita siirretään. Ecom syöttää automaattisesti siirtotunnuksen, kun tukkurin tietoja siirretään ensimmäistä kertaa. Ecomin toimittamissa ohjelmissa on valmiina yleisimpien talotekniikka-alan toimittajien tiedot siirtotunnuksineen. Toimittajatiedoissa on sähköpostiosoitteelle oma kenttä, joka avaa automaattisesti yhteyden Outlooksähköpostiohjelmaan lisäten vastaanottajaksi kirjoitetun osoitteen. Yhteys otetaan painamalla hiirellä kentän sinistä otsikkotekstiä. Sama toiminto on Internetosoitteessa. 1.2 Toimittajan tietojen poisto Toimittajan poisto tapahtuu halutun toimittajan kohdalla painamalla miinus-painiketta. Ohjelma varmistaa ensin, että halutaanko toimittaja poistaa. Ennen poistoa ohjelma varmistaa vielä, että näin halutaan tehdä. Toimittajan poisto poistaa kaikki toimittajan tiedot hintoineen ja alennusryhmineen. Myös ne tuotteet poistuvat, jossa poistettava toimittaja on ainut tuotetoimittaja tuotteelle. Toimittajan poisto poistaa toimittajan tiedot viimeiseksi, joten jos tuotteiden poisto ei onnistu, niin toimittajaa ei poisteta 3

8 1.3 Toimittajan dokumentit -välilehti Dokumentit välilehdelle voi kirjata kiinnostavia kuvia, tekstejä, nettilinkkejä ja muuta hyödyllistä tietoa. Alla olevaan ikkunaan on lisätty toimittajan uutiset -nettiosoite. Kun hiirellä tuplaklikkaa valittua riviä, avautuu yhteys ja tieto on esillä. Toimittajan Dokumentit voi tulostaa tarvittaessa. Myös toimittajan yhteystiedot voi tulostaa tarralle. 2. Asiakastiedot Asiakkaan ohjelmaikkunaan on kerätty kaikki asiakasta koskevat tiedot, joita tarvitaan eri ohjelmistoissa. Asiakkaan alta näkyvät kaikki laskut, lähetteet ja vielä erikseen. kaikki historiassa olevat laskut ja lähetteet (nämä ominaisuudet tulevat myyntireskontraohjelmiston yhteydessä). Ensin käydään läpi asiakasoletuksien perusoletukset ja sen jälkeen varsinaista asiakkaan tekoa. Lopuksi tarkastellaan vielä laajemmin asiakasalennusten määrityksiä useammallakin eri tavalla. Automaattisilla asiakasalennuksilla saavutetaan tehokas laskutusprosessi, jonka avulla laskuttaminen sekä helpottuu että nopeutuu. 4

9 2.1 Asiakasoletukset Asiakasoletukset löytyvät valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta Asiakas- ja toimittajaoletukset Asiakasoletukset Asiakasoletukset löytyvät valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta Asiakas- ja toimittajaoletukset. Asiakasoletuksiin määritellään, mistä numerosta oman asiakasnumerointinsa aloitetaan (asiakasnro -kenttä). Toimittajanumero vastaavasti kertoo toimittajanumeroinnin aloitusnumeron. Asiakasryhmiin voi muodostaa asiakas- ja toimittajaryhmiä, joille voi lähettää kohdistettua markkinointia. Asiakasryhmille voi suunnata mm. kohdistettuja joukkokirjeitä tai tarratulostuksia. Jokaisella asiakasryhmällä on oltava oma yksilöivä numero. 5

10 2.2 Asiakasalennusten oletukset Yrityksen asiakkaille annettavien oletusalennukset määritetään asiakas- ja toimittajaoletuksien toisella ja kolmannella alavälilehdellä. Neljännellä alavälilehdellä määritetään asiakashinnastot. Asiakaskohtaiset alennukset voidaan määrittää automaattisesti kahdella pääperiaatteella: omaan katteeseen sidotulla tai toimittajan antamien alennusryhmien mukaan. Nämä alennuskäytännöt esitellään tämän käsikirjan loppupuolella. Erilaisiin alennuskäytäntöihin kannattaa tutustua ainakin silloin, jos myytävien tuotteiden määrä on suuri. 3 Asiakkaat Asiakkaat löytyvät valikosta Ohjelmat, Asiakkaat / Toimittajat ja sen alta Asiakkaat. Asiakkaat saa myös esiin painamalla asiakkaat painiketta. 6

11 3.1 Uuden asiakkaan perustaminen Asiakasvalikosta avautuu alla näkyvä ikkuna. Asiakastietojen yläosassa on asiakkaan perustiedot. Ensin käydään läpi asiakkaan perustiedot ja samalla tehdään ensimmäinen asiakas. Uuden asiakkaan teko aloitetaan painamalla ylhäällä olevan painikerivin plus -painiketta. Huomioi, Asiakkaita voi perustaa myös muista ohjelmista, kuten laskutusohjelmasta Asiakasnumeron hallinta Uuden asiakkaan teossa ohjelma ehdottaa automaattisesti uutta asiakasnumeroa, jonka voi tarvittaessa muuttaa. Jos uudet asiakkaat saavat oletuksena väärän asiakasnumeron, voi numeron muuttaa haluamakseen asiakasoletusten ensimmäisellä välilehdellä Asiakasnro-kohdassa. Asiakasnumero on pakollinen kenttä ja jokaisella asiakkaalla on oma asiakasnumeronsa. 7

12 3.12 Asiakasryhmän valinta Asiakasryhmää voi hyödyntää markkinoinnissa, sillä sen avulla voi tulostaa halutusta asiakasryhmästä suoramarkkinointiosoitteiston. Asiakasryhmä valitaan painamalla hiirellä ryhmän perässä olevaa kansio-painiketta. Ohjelma avaa uuden ikkunan, josta halutun asiakasryhmän voi valita. OK-painikkeella tieto siirtyy asiakastietoihin. Asiakasryhmät luodaan asiakas- ja toimittajaoletuksissa. Ryhmä-kenttään voi myös kirjoittaa suoraan asiakasryhmän numeron Asiakkaan perustiedot Seuraaviin kenttiin annetaan asiakkaan nimi ja toimitusosoitetiedot. Ecomiin kirjataan asiakkaan yläosaan nimenomaan toimitusosoite, eikä asiakkaan laskutusosoitetta. Yleensä laskutusosoite ja toimitusosoite on sama, jolloin se kirjataan tähän, ohjelma kopioi tiedot automaattisesti laskutusoletuksista löytyväksi laskutusosoitteeksi. Tähän kirjatut nimi ja osoitetiedot tulostuvat lähetteelle ja laskulle tulee laskutusoletukset-välilehdeltä löytyvät tiedot. Laskutusosoitteiden syöttö käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa. 8

13 3.14 Postinumeron syöttö Ohjelma hakee automaattisesti postiosoitteen, kun postinumero on syötetty. Ecomissa on sisäänrakennettu postinumeroluettelo. Postiosoitteen voi muuttaa käsin tarvittaessa. Maakenttään voi syöttää maan tarvittaessa ja Asiakkaan Y-tunnus syötetään seuraavaan kenttään. Uudet postinumerot ja postitoimipaikat on päivitetty ohjelmaan. Postinumeron syötön yhteydessä ohjelma hakee automaattisesti postinumeroa vastaavan postitoimipaikan Karttatiedot asiakkaasta Kartta painikkeella ohjelma avaa karttapalvelun ja näyttää osoitteen kartalla. Kartta vaatii toimiakseen nettiyhteyden. Kartan ilmestymisnopeus on kiinni omasta nettiyhteyden nopeudesta. Sen voi tulostaa ja sitä voi erikseen esikatsella alla olevilla painikkeilla. 9

14 3.151 Reittiohjeet ja matka kohteeseen Kun karttaohjelmaan annetaan lähtöpaikka joko kirjoittamalla tai valitsemalla se kentän perässä olevalla alasvetopainikkeella, laskee ohjelma matkan kohteeseen ja näyttää nopeimman reitin. Karttaikkunan voi sulkea alla olevalla painikkeella, ohjelma palaa asiakasikkunaan Maa ja Y-Tunnus Maa kentän perässä olevalla alasvetopainikkeella saa esiin yleisimpien maiden maakoodit, joita tarvitaan sähköisten laskujen maakoodeina, kun lasku lähetetään Suomen rajojen ulkopuolelle. Y-tunnus on yrityksen tunnistautumistunnus. Jokaisella yrityksellä on oma Y-Tunnuksensa. Tämä tieto auttaa esimerkiksi sähköisten laskujen lähettämisessä, sillä eräät operaattorit osaavat etsiä suoraan Y-tunnuksen alta olevat sähköiset laskutusosoitteet, jolloin niitä ei tarvitse itse etsiä. Järjestelmä toimii Ecomissa niin, että jos Ecomia käyttävä yritys lähettää kaikki laskunsa sähköisesti, Etsii Maventa-operaattori automaattisesti tämän yrityksen sähköisen osoitteen ja lähettää laskun sinne. Jos Y-Tunnusta ei ole, tai sille ei ole osoitettu sähköisen laskun osoitetta, niin lasku menee tulostuspalvelun kautta normaalina kirjelähetyksenä. Y-Tunnus on tieto, joka näkyy myös tulostettavassa laskussa. 10

15 3.17 Puhelinnumero Puhelinnumero-kenttään annetaan toimitusosoitteeseen viittaava puhelinnumero, jota voidaan käyttää mm. lähetteestä lähetettävässä tekstiviestitiedossa, jonka avulla asentaja voi soittaa asiakkaalle helpommin Myyjätiedot Myyjä-kenttään voi syöttää suoraan myyjänumeron tai sen voi hakea kentän perässä olevasta kansio-painikkeesta. Myyjät perustetaan Ohjelmat-valikon alta kohdasta perusoletukset, josta valitaan henkilöt välilehti. Jos Ecom 3 palkanlaskenta on käytössä, kannattaa katsoa projektiseuranta-oppaasta, miten henkilöt siirretään palkanlaskentaohjelmasta Ecomiin sisälle. Ok painikkeella myyjä valitaan asiakkaaseen. Tieto kopioituu mm. laskutukseen automaattisesti, kun asiakas haetaan laskulle. 11

16 3.19 Sähköiset linkit Asiakastiedoissa on sähköpostiosoitteelle oma kenttä, joka avaa automaattisesti yhteyden Outlook-sähköpostiohjelmaan lisäten vastaanottajaksi sen osoitteen, mitä kenttään on kirjoitettu. Yhteys otetaan painamalla hiirellä kentän sinistä otsikkotekstiä. Sama toiminto on internet-osoitteessa. 3.2 Asiakkaan hyväksyntä Alla olevaan ikkunaan on lisätty uusi asiakas osoitetietoineen. Seuraavaksi käydään läpi asiakkaan lisätietoja, jotka löytyvät asiakkaan alta omina alavälilehtinä. Asiakastiedot on nyt myös hyväksytty painamalla hyväksy muutokset painiketta. jolloin aiemmilla sivuilla harmaina olleet painikkeet saavat värin takaisin, mikä on merkkinä siitä, että ohjelmaikkuna on selaustilassa. 12

17 3.21 Asiakkaan välilehdet Asiakasrekisteri muistaa, mikä alavälilehti on ollut aiemmin avattuna ja näyttää sen sivun tiedot automaattisesti seuraavalla kerralla, kun ohjelmiston avaa. Eli, jos asiakastietoja katseltaessa on viimeksi käyty dokumentitalavälilehdellä, näyttää ohjelma sen sivun tiedot seuraavalla kerralla, kun asiakasrekisterin avaa. Jos kaikki alavälilehdet eivät näy kerralla ikkunan alaosassa, ilmestyy oikeaan alanurkkaan selauspainike, jolla voi selata piiloon jääviä alavälilehtiä. 3.3 Asiakkaan myyntiehdot, myyntitili Ensimmäinen ja oletuksena näkyviin tuleva alavälilehti on asiakkaan Myyntiehdot. Asiakkaalle on mahdollista määrittää oma myyntitili. Jos asiakkaalle määritetään käytettävä myyntitili, tulee se oletuksena asiakkaalle tehtävään laskuun. Myyntitili-kentän avulla voidaan asiakas määrittää kuuluvaksi esimerkiksi käänteisen alv:n piiriin olevalle myyntitilille, jolloin asiakkaalle tehtävä lasku on automaattisesti oletuksena tämän myyntitilin piirissä. Haluttu myyntitili valitaan tarvittaessa kentän perässä olevalla alasvetopainikkeella. Oletuksena kenttä on tyhjä ja siihen valitaan myyntitili vain silloin, kun se on tarpeellista. Muutoin kenttä saa olle ilman arvoa. Jos myyntitili-kenttään on asetettu myyntitili, voidaan sen tilalle valita tarvittaessa uudestaan tyhjä arvo. 13

18 3.31 Asiakaskohtainen maksuehto Asiakaskohtainen maksuehto annetaan Maksuehdot-kenttään tähän kenttään. Mikäli asiakkaan Maksuehdot -kenttä on tyhjä, käyttää ohjelma laskutusoletuksissa Maksuehdot -alavälilehdellä asetettua oletusmaksuehtoa, jonne kannattaa määrittää yrityksen käyttämät maksuehdot. Silloin ne näkyvät valmiina valittaessa asiakkaalle sovittua maksuehtoa painamalla kentän perässä olevaa alasvetopainiketta-painiketta. Toimitustapa ja toimitusehdot ovat viitteellistä tietoa Viitteenne -kenttä tulostuu mm. lähetteisiin ja laskulle ohjetiedoksi asiakkaalle Vakiokate ja ykköstukkurin hinta Vakiokate-kentällä asetetaan asiakkaalle vakiokate%, jota käytetään laskutuksessa, lähetteellä ja kassaohjelmassa. Mikäli asiakkaalla on vakiokate% määritetty, laskee ohjelma tuotekatteen annetun vakiokateprosentin mukaan. Vakiokateprosentti ohittaa muut hinnoittelutavat, mitä asiakkaalle on määritetty. Vakiokate lasketaan myyntihinnasta päin, jolloin esimerkiksi 50% kateprosentti on kaksi kertaa tuotteen nettohinta (ei kerrottuna 1,5), jolloin tuotteeseen jää katetta 50%. Laske vakiokate alennuksilla valintaa käytetään, kun asiakkaalle halutaan näyttää tuotteen oikea myyntihinta ja alennus erikseen. Ohjelma jättää sovitun kateprosentin tuotteen nettohinnan ja myyntihinnan väliin ja jos tuotteella olisi normaalisti enemmän katetta, näyttää ohjelma ylimääräisen katteen alennuksena asiakkaalle. Tämä rasti on toimiva vain, jos vakiokateprosentti on määritetty. 14

19 3.33 Muut myyntiehdot Käytä ykköstukkurin hintaa valinta kannattaa ottaa käyttöön hintatietoiselle asiakkaalle, jos yrityksen hinnoittelu poikkeaa ykköstukkurin määrittämästä hinnasta. Jos yrityksellä on esimerkiksi kalleimman tukkurin hinnoittelu normaalina hinnoittelutapana, voidaan ykköstukkurin hinta-määrityksellä pitää hintataso sellaisena, ettei ylilyöntejä synny. Ykköstukkuri-valintaa käytetään yleisesti yrityksen omien avainasiakkaiden kanssa. Myyntiluottoraja ja sopimuskentät ovat infokenttiä, jotka eivät ohjaa ohjelman toimintaa Myyntikielto ja oletusprioriteetti Asiakas voidaan asettaa myyntikieltoon rastittamalla myyntikiellossa-valinta päälle. Asiakashaussa asiakasrivi näkyy punaisena ja kun asiakas valitaan myyntitapahtumaan, ilmoittaa ohjelma siitä erillisellä ilmoituksella. Jos asiakas on merkitty myyntikieltoon, voi syyn merkitä asiakkaan alle muistioon. Sama muistio on nyt näkyvissä koko ajan asiakastietojen keskiosassa. Asiakkaalle voi antaa oletusprioriteetin, jolla voidaan määrittää tälle asiakkaalle tehtävän työn kiireellisyysaste automaattisesti. Jos asiakas on yritykselle tärkeä, voidaan näin kaikki tulevat työt määritellä kiirellisiksi. 15

20 3.4 Asiakkaan alennusryhmä Asiakkaan alennusryhmä valitaan alla näkyvästä Alet -alavälilehden otsikosta. Ecomin perusoletuksena on, ettei asiakas saa automaattisesti alennuksia (kuva alla), ellei sitä ole valittu oletuksissa valmiiksi. Ohjelmaan voidaan valita tuotekatteeseen perustuvan alennuskäytännön tai toimittajan alennusryhmiin perustuvan alennuskäytännön. Seuraavaksi käsitellään omaan katteeseen perustuvan alennusten antotavan Asiakasalennukset oman katteen mukaan Kun oman katteen mukainen alennustaulukko on valittu, tulee esiin oletusalennustaulukko. Yleisperiaate on, että Asiakas- ja toimittajaoletuksissa määritetään valmiiksi yleisimmät alennusryhmät, joihin asiakkaat ryhmitellään. Tämän jälkeen asiakaskohtaisesti valitaan asiakkaalle sopiva asiakasalennustaulukko. Näin alennuskäytäntöä voidaan muuttaa kerralla koko asiakasmassalle, eikä asiakkaita tarvitse käydä läpi yksitellen. Tämän käsikirjan lopussa osassa 6. on käsitelty tarkemmin omaan katteeseen perustuvaa alennustaulukon tekoa. 16

21 3.42 Asiakasalennukset toimittajan alennusryhmillä Asiakasalennusten teko toimittajien alennusryhmien mukaan tapahtuu valitsemalla alennustaulu alla olevan taulukon mukaan. Tämä asiakasalennustapa käsitellään yksityiskohtaisemmin tämän käsikirjan kohdassa 7. Asiakkaan aleryhmät voi nyt viedä suoraan Exeliin ja tulostaa vaikka asiakkaalle haluamassaan muodossa. 3.5 Asiakkaan vakiotuotteet yksilölliset myyntihinnat Asiakkaan Myyntihinnat -alavälilehteen voidaan määritellä suoraan juuri tälle asiakkaalle sovittuja hintoja, kuten esimerkiksi työveloitus. Uusi rivi aloitetaan painamalla ensin plus-painiketta ja hakemalla tuote esiin hakupainikkeella. Kun rivi on haettu, voidaan sille antaa haluttu hinta. Haetulle tuotteelle voidaan asettaa myös tiettyjä erityismääreitä, joiden avulla asiakaskohtaisia ehtoja voi määrittää. Käyttö estetty valinnalla voidaan estää jonkin tuotteen käyttäminen valitulle asiakkaalle. Tällainen tuote voi olla esimerkiksi laskutuslisä. Oletustuote on puolestaan tuote, joka tulee aina automaattisesti valitun asiakkaan laskulle ja lähetteelle mukaan. Sille voidaan asettaa myös oletusmäärä valmiiksi. Tähän ikkunaan ei kannata kerätä isoa määrää tuotteita, sillä näiden hinnat eivät päivity hinnoittelun kautta, vaan ne on hinnoiteltava käsin asiakaskohtaisesti tässä ikkunassa. Tähän ikkunaan tehdyt tuotemääritykset ovat voimassa vain tällä asiakkaalla. 17

22 3.6 Asiakashinnastot Asiakasoletuksiin voidaan tehdä valmiita hinnastoja esimerkiksi työveloitushinnalle tai joillekin muille tuotteille. Etuna on, että kun jonkun ryhmän hinta muuttuu, muutetaan se oletuksissa ja se muuttuu samalla kaikille niille asiakkaille, joilla kyseinen veloitushinta on käytössä. Kun muutos on tehty, saavat uudet laskut, lähetteet ja kassalaskut uudella hinnalla olevat hinnat. Asiakashinnaston luonti käsitellään myöhemmin tässä käsikirjassa kohdassa 8. Seuraavaksi haetaan asiakkaalle tietty asiakashinnastopohja. Hinnaston luonti alkaa painamalla alaikkuna plus-painiketta Asiakashinnaston valinta Asiakasoletuksissa luodut hinnastot näkyvät nyt tässä ikkunassa valittavina. Asiakkaan alla voi valita yhden tai useamman hinnaston kerralla rastittamalla halutut hinnastot. Useammat hinnastot ovat järkeviä silloin, jos eri tuotteet on määritetty omiin hinnastoihin. Esimerkiksi työveloitus on omassa ryhmässään ja kilometrikorvaus omassaan. Se on kuitenkin harvinisempaa. Yleensä yhdessä hinnastossa on molemmat. Kun halutut hinnastot on rastitettu, painetaan OK-painiketta. Huomioi, Asiakasoletuksissa voi hinnastot nimetä niin, että ne kertovat paremmin sisällöstään. 18

23 3.62 Asiakashinnasto valittu asiakkaalle Kun asiakkaalle on valittu asiakasmyyntihinnasto, käyttää myyntiohjelmat nyt asiakashinnastoon valittujen tuotteiden hintoja. Asiakashinnaston sisältö luodaan asiakas- ja toimittajaoletuksissa, joka käsitellään tässä käsikirjassa kappaleessa Asiakkaan laskutusoletukset Alla olevaan alavälilehteen on syötetty asiakkaan omat laskutusoletukset. Asiakkaan perustietoihin on tässä vaiheessa syötetty asiakkaan toimitusosoite ja mikäli laskutusosoite poikkeaa toimitusosoitteesta, annetaan asiakkaan laskutusosoite tähän alaikkunaan. Näin asiakkaan laskut menevät automaattisesti oikeaan osoitteeseen. Nyt asiakkaalle voi määritellä nyt myös asiakaskohtaisen lasku- ja lähetelomakkeen. Tämä auttaa silloin, kun asiakas tarvitsee erilaista lomaketta käytettäväksi.myös kopioiden määrän voi muuttaa asiakaskohtaisesti. Sähköisestä laskusta on omat käsikirjat (Trust perintä ja maventa nimisinä) Ecomin sivuilla internetissä videokäsikirjoina. Ne löytyvät Ecomin sivuilta kohdasta ohjeet ja käsikirjat. 19

24 3.8 Muistio asiakkaasta Asiakaskohtainen muistio on asiakastietojen keskellä koko ajan näkyvissä. Siihen voi kirjoittaa tärkeitä aiheita asiakasta koskien Laajempi asiakasmuistio Laajempi muistio on avattavissa asiakastietojen alavälilehdeltä. Tässä oleva teksti näkyy asiakkaan keskiosan muistiossa siltä osin, kun se mahtuu näkyville. Muistion tiedot on myös mahdollista kopioida asiakkaalle tehtävään laskuun ja lähetteeseen. Mikäli teksti kopioidaan omaan vapaaseen tekstiin, on teksti mahdollista saada tulostettua ennen tuoterivejä, jos vapaa teksti on laskutusoletuksissa määritetty niin tulostumaan. Alimmassa valinnassa vapaa teksti tulostuu aina laskun ja lähetteen loppuun. 20

25 3.9 Asiakkaan dokumentit -välilehti Dokumentit välilehdelle voi kirjata kiinnostavia kuvia, tekstejä, nettilinkkejä ja muuta hyödyllistä tietoa. Alla olevaan ikkunaan on lisätty asiakkaan nettiosoite ja kuva. Tuplaklikkaamalla linkkiä ohjelma avaa kuvankatseluohjelman. Asiakkaan dokumentit voi nyt tulostaa 3.10 Asiakkaan kaikki laskut Tämä ominaisuus vaatii Ecom Myyntireskontraohjelmiston näkyäkseen. Asiakkaan kaikki kirjanpidollisesti kesken olevat laskut löytyvät asiakkaan Laskutus-välilehden alta yhteissummineen ja kaikki historiaan siirtyneet laskut Laskutushistoria välilehden alta. Asiakkaan laskut löytyvät suoraan asiakasrekisteristä sen asiakkaan kohdalta, jolle lasku on tehty. Täältä voi myös avata halutun laskun valitsemalla sen ja painamalla suurennuslasipainiketta. 21

26 Laskun kohdehaku Asiakkaan alla oleva laskutus ja laskutushistoria välilehdellä on kohdehakupainike, jonka avulla voi hakea halutun lähetteen esille kohdehaku suodattavalla haulla. Painamalla hakupainiketta ohjelma avaa ikkunan, johon voi syöttää haettavaa tietoa. Tiedossa voi olla kokonaisia sanoja tai osa jostain sanasta. Ohjelma hakee nyt kaikki laskut, jossa lukee ausanaliite jossain kohtaa kohde-kenttää. Merkkikenttähaku toimii vastaavalla tavalla Asiakkaan kaikki lähetteet Tämä ominaisuus vaatii myyntireskontraohjelmiston näkyäkseen. Asiakkaan kaikki lähetteet löytyvät asiakkaan Lähetteet ja Lähetehistoria välilehdeltä. Asiakkaan lähetteet löytyvät suoraan asiakasrekisteristä sen asiakkaan kohdalta, jolle lähete on tehty. Täältä voi myös avata halutun lähetteen tiedot valitsemalla sen ja painamalla suurennuslasi -painiketta. Lähetettä voi hakea myös kohdehaku-painikkeella, jolla esillä olevaa tietoa voi suodattaa. 22

27 4 Asiakashaku Asiakasrekisterissä asiakkaita haetaan valitsemalla painikerivistä taskulamppupainike. Ohjelma avaa asiakashakuikkunan. 4.1 Asiakashakuikkuna Asiakashakuikkuna aloittaa haun asiakasnimen mukaan. Kirjoittamalla hakuavaimeen asiakkaan nimeä ohjelma alkaa välittömästi etsiä asiakasta. Hakuavaimeen kirjoitetaan seuraavaksi Suo. 23

28 4.2 Haku nimen mukaan Ohjelma on etsinyt hakuikkunasta ensimmäisen asiakkaan, jonka nimestä löytyy kirjoitettu hakuehto. Haluttu asiakas voidaan valita nyt hiirellä ja painaa sen jälkeen OK- painiketta, jolloin kyseisen asiakkaan tiedot tulevat esiin. 4.3 Suodattava asiakashaku Suodattava haku toimii, kun hakusanaan on kirjoitetaan vähintään kolme kirjainta ja sen jälkeen painettaan Suodattava haku painiketta. Ohjelma hakee kaikki asiakkaat, joista haettava sanaryhmä löytyy ja suodattaa muut asiakkaat pois hakuikkunasta. Ohjelma etsii kaikista hakukentistä haettavaa sanaryhmää. Sana voi olla nimessä, lähiosoitteessa tai keskellä sanaa. Suodattava haku toimii paremmin myyntiohjelmissa, joissa on perustettu uusi asiakas suodattavan hakuikkunan kautta. 24

29 5 Asiakaspostitukset ja -tarrat Ecomista on mahdollista saada tekstitiedosto, josta voidaan tehdä asiakaspostitus suoraan tarroille tai siirtämällä asiakastiedot Exceliin. tämän ikkunan saa esille valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/ Toimittajat ja sen alta kohdasta Osoitetarrat ja Joukkokirjeet. 5.1 Osoitetarrat ja joukkokirjeet Ohjelma avaa ikkunan, josta voi tarkentaa muutamalla hakuehdolla tarkennetun asiakasrajauksen. Valinnan tulos voidaan siirtää joko suoraan Exceliin jatkojalostettavaksi, tai sitten se voidaan siirtää erilliseen tarratulostusohjelmaan. Asiakkaat voi nyt tulostaa myös CSV-muotoon. Seuraavaksi tarkastellaan tarratulostusohjelmiston toimintaperiaatteita. Se tapahtuu painamalla Tarrat-painiketta hiirellä. Oikeassa laatikossa olevat asiakasryhmät on perustettu asiakasoletuksissa ja asiakastiedoissa kerrotaan asiakkaalle, mihin ryhmään kukuin asiakas kuuluu. Täällä voidaan sitten tulostaa asiakkaiden osoitteet joukkokirje halutulle ryhmälle. 25

30 5.2 Tarralomakkeen määritys Tämän ikkunan avulla voidaan sovittaa Ecomin tarralomakepohja vastaamaan yrityksessä käytössä olevia tarralomakkeita. Markkinoilta löytyy kymmeniä jos ei satoja erilaisia tarrapohjia, joiden tarrakoot ja joka mahdollisesti joka suuntaan tulevat marginaalit vaikuttavat siihen, miten Ecomin antama asiakasrekisteri osuu lomakkeeseen. Nämä kaikki asettelut löytyvät vasemmalta puolen Sivu-määrityksistä. Kun Sivun tietoja muuttaa, muuttuu myös tarratulosteen muoto muutetun sivun kaltaiseksi. Oikealla olevat määritykset liittyvät tarran esityssisältöön. Asiakkaasta voi vielä valita, että tulostetaanko toimitus-vai laskutusosoite. OK-painikkeella tarrat siirtyvät tulostukseen. 5.3 Yksittäisen asiakkaan osoitetarra Yksittäisestä asiakkaasta voi tulostaa tarran suoraan tarratulostimelle. Tulostus tapahtuu asiakasikkunassa. Ensin valitaan se asiakas, jolle osoitetarra halutaan tulostaa ja painetaan yläikkunan tulosta painiketta. 26

31 5.3.1 Tarratulostusikkuna Kun tarratulostusta on painettu, näyttää ohjelma vielä erikseen tarrakokomääritykset. OK-painikkeella ohjelma siirtyy tulostimen asetukset sivulle eli tulostimen valintaan, josta valitaan tarratulostin valittavien tulostimien joukosta ja painetaan Ok-Painiketta jonka jälkeen ohjelma tulostuu. 6 Katepohjainen alennuskäytäntö Omaan katteeseen perustuva alennuskäytäntö on erittäin helppo ja tehokas tapa asettaa oma alennuspolitiikka järjestykseen. Myymisessä ja alennusten jakamisessa olennaisin asia on hinnoittelun automatisointi. Se mahdollistaa oikeanlaisen, tehokkaan laskutuskäytännön, jonka avulla yritys varmistaa tehdyn työn muuttamisen rahaksi. Kun tuotteiden hinnoittelu on tehty ja alennusten anto automatisoitu, ei tarvitse arpoa aina uudestaan ja uudestaan alennusta jokaiselle riville. Silloin ei ole tarvetta tarkistaa asiakkaalle aiemmin tehtyjä laskuja, että onko annettu alennus sama, kuin viime kerralla. Kaikki tämä vie suunnattomasti aikaa ja kuluttaa energian ihan vääriin asioihin. Katepohjaisen alennuskäytännön oletukset määritetään valikosta Ohjelmat, Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta Asiakas- ja /toimittajaoletukset. Täältä valitaan toinen alavälilehti. 27

32 6.1 Asiakasalennukset oman katteen mukaan Tänne määritetään erilaiset yrityksen käyttämät perusalennusluokat, kuten Perusasiakas, Normaali asiakas, Hyvä asiakas, Sukulainen ym... Hyvälle asiakkaalle annetaan paremmat alennusehdot, kuin normaalille asiakkaalle. Ecom käyttää täällä määritettyjä alennustietoja laskutusohjelmistossa, lähetteiden teossa ja kassaohjelmistossa. Katepohjaisessa alennuskäytännössä asiakkaalle annetaan alennusta sen mukaan, kuinka iso kate myytävällä tuotteella on. Hyvälle asiakkaalle annetaan parempaa alennusta, mutta pienikatteisesta tuotteesta ei voi antaa paljoa hyvällekään asiakkaalle. Tämä katteisiin perustuva automatisoitu alennuskäytäntö vähentää suunnattomasti laskutukseen menevää aikaa. Käytä katteen laskemisessa laskennallista ostohintaa valinta on erillisvalinta, jota käytetään projektiseurannan katelaskennan yhteydessä. Tällöin katelaskennassa käytetään tuoterekisterin ostohintaa ja projektille tuodaan ostolaskulta tullutta ostohintaa. Tämän etuna on, että projekti näyttää oikeaa ostohintaa ja myyntiin tuleville tuotteille lasketaan kate tuoterekisterin ostohinnan mukaan, joka on keskimäärin vähän korkeampi ostohintaan verrattuna. 6.2 Asiakasalennukset oman katteen mukaan Asiakasalennustaulussa on kaikki yrityksen perusalennustavat kukin yksitellen selattavissa. Ohjelmassa on valmiina kaksi alennusryhmää, eli asiakaskohtainen, joka viritetään asiakkaan asiakastiedoissa ja ns. normaaliasiakas, joka määritellään normaalin asiakkaan alennustasoa vastaavaksi. 28

33 6.3 Asiakasalennuksien selaus Halutun asiakasryhmän tiedot saa esiin painamalla alavälilehden nauhuripainikkeiden seuraava -painiketta. Kuvassa näkyy normaalin asiakkaan alennustaulukko. Seuraavilla sivulla on kerrottu asiakkaalle annettavien alennusten toiminnasta. 6.4 Alennustaulun toimintamalli Asiakkaalle annettava automaattialennus koostuu tuotteen katteesta ja asiakkaan alennusryhmästä. Kun nämä kaksi yhdistetään, voidaan rakentaa alennusryhmät, jotka huolehtii automaattisesti alennusten antamisesta. Kun tuotteet on hinnoiteltu, on jokaisella tuotteella kateprosentti. Asiakkaan laskulle valitulle tuotteelle Ecom hakee tämän tuotteen kateprosentin ja katsoo asiakkaan alennustaulusta, minkälaista alennusta asiakkaalle annetaan. Alennus tulee sen mukaan, kuinka paljon tuotteessa on katetta. 29

34 6.5 Asiakasalennuksien toimintamalli, jatkuu Alla näkyvässä kuvassa on normaalin asiakkaan alennukset -taulu. Alaikkunan vasemmalla olevassa kahdessa kentässä on tuotteen kateala- ja ylärajat. Kun tuote haetaan laskulle, ohjelma käy lukemassa asiakkaan alennustaulua ja katsoo, mihin väliin tuotteen kateprosentti on ja käy hakemassa samalta riviltä annettavat alennusprosentit. Esimerkiksi, jos muoviputkella on tuoterekisterissä 50 % kate ja tämä tuote haetaan normaalin asiakkaan laskulle, hakee Ecom tästä taulusta tuotteen kateprosentin rivin 50,0-60,0 mukaan ja antaa alennusta (5 %) lisäkertoimella 1. Esimerkki: 1 euron hintaisella lenkillä on tuoterekisterissä 10% kate. Asiakkaalle ei anneta ensimmäisen rivin (tuotekateraja 0-10%) mukaan lainkaan alennusta, mutta tuotteen hinta kerrotaan hintakertoimella 1,1. Asiakas saa tuotteen 1,1 euron hintaan. 6.6 Uusi alennusryhmä Uusi alennustaulu perustetaan painamalla alla näkyvää plus -painiketta. Valittuna ollut asiakasalennussivu kopioituu uuden alennusryhmän pohjaksi jota muutetaan. Uudelle alennustaulukolle annetaan ensin nimi, ja sen jälkeen muokataan alennustaulu halutunlaiseksi rivi riviltä. Kateprosenttivälit voi itse muokata sopiviksi. Oletuksena on kymmenen prosentin välit. Seuraavaksi tehdään hyvän asiakkaan alennustaulu. Alennustaulukon nimeksi tulee hyvä asiakas. Sen jälkeen, mikäli annetut prosenttivälit ovat sopivat, annetaan alennus Ale%- kenttään sellaiset alennukset, mitä hyvän asiakkaan kuulu saada. Lisäksi lisätään vähän heikoimman katevälin hintakerrointa, jotta katetta tällaisistakin tuotteista saisi edes vähän. Seuraavalla sivulla on esimerkki siitä, miltä hyvän asiakkaan alennustaulu voisi näyttää. 30

35 6.6.1 Hyvä asiakas -alennustaulu Alla olevassa ikkunassa on hyvän asiakkaan alennustaulu. Siinä rivikohtaiset alennukset ovat isompia ja ensimmäisten rivien tuotekertoimet ovat pienempiä. 6.7 Oletustaulukon valinta Ecom antaa uuden asiakkaan perustamisen yhteydessä asiakkaalle aina jonkin alennusryhmän. Oletustaulukkoon alasvetopainikkeella valittu asiakasryhmä tulee oletuksena uuden asiakkaan alennusryhmäksi. Uudessa Ecomissa oletuksena on, ettei asiakkaalle anneta alennuksia, eli oletustaulukko on tyhjä. 31

36 6.8 Alennustaulun liittäminen asiakkaaseen Alennustaulu liitetään asiakkaalle Asiakkaat-ohjelmassa Alet- alavälilehdellä. Ikkunassa valitaan Oman Katteen mukaan alennuskäsittely, ja alennustaulukko muutetaan halutuksi. Asiakkaat löytyvät ohjelmat valikon alta asiakkaat ja toimittajat ja sen alta valitaan asiakkaat -välilehti. Tämän jälkeen haetaan haluttu asiakas ja sen alta valitaan Alet -alavälilehti Hyvä asiakas alennustaulun valinta Hyvä asiakas -alennustaulu valitaan alennustaulun perässä olevasta alasvetopainikkeesta. Se tuo asiakasoletuksissa olevan alennustaulun valitulle asiakkaalle sellaisenaan. Tämä taulu tulee suoraan asiakasoletuksesta samannimisestä taulusta. Asiakkaalle on nyt valittu hyvän asiakkaan alennustaulu. Jos esimerkiksi tätä Hyvä asiakas alennustaulukon tietoa muuttaa oletuksissa, muuttuu myös kaikkien niiden asiakkaiden oletustiedot, jotka käyttävät kyseistä asennustaulukkoa. Näin muutokset ovat heti kaikilla asiakkailla kerralla tehtynä. 32

37 6.9 Asiakaskohtainen alennustaulu Asiakaskohtainen alennustaulukko on ainoa alennustaulukko, jonka voi räätälöidä suoraan yhden asiakkaan tarpeisiin. Kaikki muut alennustaulukot tulevat sellaisenaan asiakasoletuksissa olevista alennusryhmistä. Jos asiakkaalle tehdään oma alennustaulukko, on alennustaulukoksiksi valittava asiakaskohtainen alennustaulukko. Sen voi sitten muokata haluamakseen. 7. Toimittajan alennusryhmään perustuva alennuskäytäntö Toimittajakohtaisiin alennusryhmiin perustuvat alennusperiaatteet määritetään tässä ikkunassa. Ikkunaan määritetään halutut alennusryhmät samalla tavalla, kuin asiakasalennusryhmien määrityksessä. Jos yrityksellä on käytössä molempia alennuskäytäntöjä, suositellaan ne nimeämän selkeästi eri nimillä. Periaate on, että tänne asetuksiin määritetään yleiset alennuskäytännöt, jotka sitten ovat valmiita ja valittavissa halutuille asiakkaille. Näin alennuskäytäntöä voidaan hallita paremmin. Asiakkaalle voidaan tehdä vielä erillinen asiakaskohtainen alennustaulukko, mutta sen tulisi olla poikkeus. Käyttämällä yleisiä alennustaulukoita saavutetaan suurta ajansäästöä ja vähennetään virheitä. 33

38 7.1 Uuden alennusryhmän teko (toimittajien alennusryhmän mukaan) Uusi alennusryhmäpohja aloitetaan painamalla plus-painiketta, jonka jälkeen ohjelma kopioi ikkunassa olevan alennustaulun pohjaksi uudelle alennustaululle. Tässä tapauksessa, kun asiakaskohtaisessa alennustaulukossa ei ole yhtään ryhmää valittuna, kopioituu tyhjä taulu myös uuden ryhmän pohjatiedoksi. 7.2 Uusi asiakasalennus (toimittajien alennusryhmän mukaan) Uudelle alennusryhmälle annetaan nimi ja valitaan halutut toimittajan alennusryhmät ja annetaan niille haluttu prosentti. 34

39 7.3 Alennustaulun nimeäminen (toimittajien alennusryhmän mukaan) Alennustaulukolle kannattaa antaa kuvaava nimi, josta asiakasalennuksen tunnistaa. Tässä on yksi tapa nimetä asiakkaita. Tämä tapa on ehkä siksi hyvä, että perinteisesti alennusryhmiin perustuva hinnoittelua pyydetään nimenomaisesti isoissa teollisuuslaitoksissa ja kunta/valtiosektorilla. 7.4 Alennusryhmän lisäys (toimittajien alennusryhmän mukaan) Yksittäisen alennusryhmän lisäys tapahtuu painamalla ensin plus-painiketta, jonka jälkeen painetaan toimittajanron yläpuolelta olevasta kansiopainikkeesta toimittajaikkuna esiin ja valitaan esiin tulevasta ikkunasta haluttu toimittaja. OK-painikkeella ohjelma palaa alennustaulukkoon. 35

40 7.5 Toimialan valinta alennusryhmään (toimittajien alennusryhmän mukaan) Ohjelma tuo aina oletuksena ohjelman oletustuotealan valmiiksi. Mikäli alennusryhmä kuuluu johonkin toiseen aleryhmään, valitaan toimiala Alakentän yläpuolelta olevasta kansiopainikkeesta vastaavalla tavoin, kuin toimittajakin valittiin edellisellä sivulla. 7.6 Alennusryhmän valinta (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kun toimittaja ja tuoteala on valittu, voidaan valita alennusryhmä, jonka voi valita Aleryhmä-kentän yläpuolelta löytyvästä kansiopainikkeesta. Hakuikkunasta valitaan haluttu alennusryhmä ja valitaan se OKpainikkeella alennustaulukkoon. Huomioi, mikäli alennusluettelo on tyhjä, johtuu se todennäköisesti siitä, että joko toimittaja tai toimialatieto on väärä. Myös se on mahdollista, ettei toimittajan alennusluetteloa ole ajettu ohjemaan sisälle. 36

41 7.7 Oman alennuksen anto aleryhmälle (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kun alennusryhmä on valittu tiettyyn alennustaulukkoon, annetaan valitulle alennusryhmälle alennus Ale%-kenttään. Kun tämä alennusryhmä sitten otetaan käyttöön tietyllä asiakkaalla, antaa ohjelma automaattisesti alennusta taulukkoon valittujen alennusryhmien osalta. 7.8 Poimi alennusryhmät kerralla (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kaikki toimittajan alennusryhmät voidaan hakea myös kerralla poimi toimittajan alennusryhmät valinnalla. Ohjelma tuo eteen uuden ikkunan, jossa valitaan tuoteala, toimittaja ja oletusarvo annetavalle alennukselle. Ohjelma tuo alennustaulukkoon kaikki tuotealat kerralla ja antaa niille annetun oletusalennuksen. OK-painikkeella ohjelma tuo tähän ikkunaan kaikki alennukset. 37

42 7.8.1 Alennusryhmien tarkistus Kun alennusryhmille on annettu ns. vakioalennus, on ohjelma lisännyt jokaiselle alennusryhmälle ale%-kenttään annetun alennusprosentin. Tämän jälkeen on alennusryhmät vielä käytävä läpi, ja tehtävä tarkistukset, jotta alennukset ovat kohdallaan. Kun alennustaulukko on tehty, voidaan se ottaa käyttöön halutuille asiakkaille. 7.9 Asiakkaalle valittava aleryhmä (toimittajien alennusryhmän mukaan) Kun asiakkaalle otetaan käyttöön toimittajien alennusryhmien mukainen alennustaulukko, valitaan ensin asiakas, jolle alennustaulukkoa halutaan käyttää. Tämän jälkeen avataan Alet -välilehti ja sieltä Toimittajien alennusryhmän mukainen alennustaulukko valinta ja haetaan alennustaulukkolistasta oikea alennustaulukko. Tämän jälkeen ohjelma näyttää alennustaulut ja antaa automaattisesti alennusta kyseisen alennusryhmän tuotteista. Toimittajien alennusryhmien mukaan annettava alennustaulu on nyt siirrettävissä Exceliin, jossa sitä voi jatkokäsitellä omien tarpeiden mukaan, 38

43 8 Myyntihinnastojen luonti Myyntihinnastot luodaan ja niitä muokataan asiakas- ja toimittajaoletuksissa, joka löytyy ohjelmat-valikon alta kohdasta asiakkaat- /toimittajat. 8.1 Asiakashinnasto alavälilehti Asiakashinnasto-alavälilehti löytyy asiakas- ja toimittajaoletuksista. Asiakashinnasto-oletustaulussa tehdään valmiit ryhmät, joita hyödynnetään asiakasrekisterissä kiinnittämällä asiakas valmiiksi tehtyihin ryhmiin. Tällä ohjataan esimerkiksi asiakasryhmittäin poikkeavaa työveloitushintaa. Iso hyöty asiakasryhmien käytöstä on silloin, kun työveloitus muuttuu, jolloin hinnat muutetaan tänne ja muutos kopioituu automaattisesti kaikille asiakkaille, joille asiakashinnasto on määritetty. 39

44 8.11 Asiakashinnaston muokkaus Asiakashinnastoon on tehty valmiiksi kolme hinnastoa. A,B ja C. Kuvassa alla näkyy oletuksena ensimmäisenä esiin tuleva hinnasto. Oletuksena hinnasto on tyhjä, sillä kukin yritys valitsee omat tuotteet tähän ikkunaan. Tässä esimerkissä Hinnasto A saa edullisimmat hinnat, joita käytetään avainasiakkaille. Hinnastoon lisätään tuote painamalla alaikkunan alinta plus-painiketta. 8.2 Tuotteen lisäys asiakashinnastoon Plus painikkeella on painettu uuden tuoterivin lisäys ja sen jälkeen on painettu tuotehaun aloittavaa kansio-painiketta. Ohjelma tuo esiin tuotehakuikkunan, josta on valittu tuotealaksi omat tuotteet, josta on valittu työveloitus. OK-painikkeella tuote lisätään asiakashinnastoon. Tuotteen normaalihinta näkyy valitulla rivillä kohdassa myyntihinta. 40

45 8.21Hinnan määritys asiakashinnaston tuotteelle Kun tuote on valittu asiakashinnastoon, annetaan tuotteelle hinta (alv0%). Koska tässä esimerkkitapauksessa on kyseessä avainasiakashinnasto, hinnoitellaan tuntihinta edulliseksi. Huomioi, että asiakashinnaston nimen voi muuttaa halutuksi, mikäli ABC-nimillä olevat nimet eivät vastaa yrityksen omaa käytäntöä. Esimerkkihinnastossa ei valita muita tuotteita. Vaan siirrytään seuraavaan hinnastoon painamalla hinnastonimen yläpuolella olevaa kolmatta selauspainiketta Seuraavan/uuden asiakashinnaston teko Kuvassa oleva asiakashinnasto on nyt hinnasto B, johon on jo lisätty toivottu työhinta kyseessä olevalle asiakasryhmälle. Sen lisäksi asetettiin hinnasto C:lle vähän normaalia kovempi tuntihinta, jota voidaan hyödyntää erikoisasiakkaisiin. Kokonaan uusien oletushinnastojen luonti tapahtuu painamalla alla olevan ikkunan ylimmäistä plus-painiketta, joka luo uuden hinnaston. Uudelle hinnastolle annetaan nimi ja valitaan halutut tuotteet. Nyt sellaista ei luoda. Hinnastot sidotaan asiakkaisiin 41

46 9. Asiakastietojen tuonti muista järjestelmistä Ecomiin voi tuoda isomman määrän asiakastietoja kerralla. Se on tarpeellista lähinnä silloin, kun ohjelmaa otetaan käyttöön. Mikäli aiemmasta ohjelmasta on mahdollista saada asiakastiedot tekstitiedostoksi tai Exceliin, voidaan tiedot siirtää Ecomiin. Tiedonsiirto aloitetaan Valitsemalla Ohjelmat valikon alta kohdan Asiakkaat ja sen alta valinta Asiakastietojen tuonti Excelistä / tekstitiedosta. 9.1 Asiakastietojen tuonti Asiakastietojen tuonti valinta pyytää aina ottamaan varmuuskopion ennen siirtoikkunaa. Se onkin suositeltavaa aina, jos Ecomissa on jo olemassa olevia asiakkaita sisällä. Jos niitä ei vielä ole, ei varmuuskopiostakaan ole hyötyä. Varmuuskopio on tärkeää siksi, että asiakastietojen sisäänajossa on mahdollista ajaa uudet asiakastiedot vanhojen asiakastietojen päälle. Ja jos toiminnon tekee vahingossa, on hyvä voida palauttaa varmuuskopiolla olevat asiakastiedot. OK-Painikkeella ohjelmisto siirtyy asiakastietojen tuontiohjelmaan. Mikäli varmuuskopio halutaan tehdä, suljetaan avautuva ikkuna ja myös Ecom. Tämän jälkeen avataan Ecom varmuuskopio-ohjelma ja varmuuskopioidaan ainakin asiakastiedot. 42

47 9.2 Asiakastietojen tuonti Asiakastietojen tuonti muista järjestelmistä tehdään tässä ikkunassa. Tämän ikkunan perusidea on linkittää tiedostossa olevat tiedot Ecomin tietoihin niin, että oikea tietosisältö siirtyisi Ecomissa sille tarkoitettuun kenttään. Ensimmäiseksi Tiedosto-kenttään on haettava se tiedosto, josta Ecomiin siirrettävät asiakkaat löytyvät. Se tapahtuu painamalla joko syöttämällä tiedoston nimi hakemistoineen Tiedosto kenttään, tai hakemalla oikea tiedosto painamalla kentän perässä olevaa kansio-painiketta. 9.3 Asiakastiedoston valinta Kun tiedoston perässä olevaa kansiota on painettu, etsitään se oikea kansio ja sieltä tiedosto, jossa siirrettävät asiakastiedot löytyvät. Huomioi, että alhaalla olevaan tiedostotyyppiin on valittu sellainen tiedostotyyppi, että se vastaa asiakasrekisterin tiedostotyyppiä. Kaikki tiedostotyypit -valinta on sillä tavoin hyvä, että kansion kaikki tiedostot tulevat näkyviin. Asiakasrekisteri on oltava excel tai.csv muotoista. Kun oikea kansio on löytynyt ja sieltä oikea asiakasrekisteri, painetaan Avaa-painiketta. 43

48 9.4 Asiakasrekisterin sisällön tarkistus Kun oikea tiedosto on valittu, näkyvät sen sisältämät tiedot alla olevassa taulukossa. Asiakasrekisterin sisältö on oltava sellainen, että sen sisältämät tiedot ovat oikeissa sarakkeissa, eikä se sisällä mitään ylimääräisiä väliotsikkotietoja tai muuta tietoa sellaisissa sarakkeissa, mihin ne eivät kuulu. Asiakasaineistoa voi selata alaikkunassa ja tarkistaa sen sisältöä. Sillä ei ole merkitystä, jos kaikki tieto ei näytä mahtuvan näkyviin sarakkeissa, sillä kysymyksessä on vain esitystapa, johon vaikuttaa taulukon koko. Jos aineistossa on ylimääräisiä tekstejä välissä tai aineiston sisältö poukkoilee, tulisi se muokata taulukkolaskentaohjelmassa oikeaan muotoon ja siirtää se vasta sen jälkeen tähän tauluun ja sitä kautta Ecomiin. Kaikkia tietoja ei jokaisen asiakkaan kohdalla tarvitse olla täytettynä. Silloin, kun tiedot ovat selkeästi oikeissa paikoissa, jatketaan käsittelyä. 9.5 Aineiston asetukset Aloita Riviltä- kenttään annetaan sen rivin numero, josta löytyy ensimmäisen asiakkaan tietoja. Alla olevassa aineistossa ensimmäinen rivi sisältää otsikkotietoa, joten kentän arvoksi on määritetty 2. Numerointi-kohtaan kerrotaan asiakasnumeroiden käsittely. Jos alla olevassa asiakasaineistossa on asiakasnumero mukana, valitaan Asiakasnumero tiedostosta valinta. Jos taas asiakasnumeroa ei aineistossa ole, tulee valita asiakasnumero juoksevasti kenttään valinta päälle. Ecom yksilöi asiakkaat asiakasnumeron perusteella, mikä tarkoittaa sitä, että jokaisella asiakkaalla on oma asiakasnumeronsa. Ecom ehdottaa asiakasnumeron aloittamista luvusta 1000, jotta se on tarpeeksi iso luku. Jos teidän asiakkaalle antama luku alkaisi numerosta yksi, voisi se herättää asiakaskunnassanne turhia kysymyksiä yrityksen tuoreudesta ja sen sellaisista aiheista. Jos asiakasnumero valitaan juoksevana, kannattaa asiakasnumero asettaa niin, ettei se mene jo olemassa olevian asiakkaiden päälle. Jos asiakasnumero on käytössä- teksti viittaa Ecomissa jo oleviin asiakastietoihin ja niiden käsittelyyn. Jos Ecomissa on jo asiakastietoja sisällä, suositellaan Ohita rivi-vaihtoehtoa. Jos Ecomilla on jo laskutettu asiakkaita, kannattaa Ohita rivi vaihtoehtoa ehdottomasti käyttää. Jos Ecomia on vain testattu ja sinne on syötetty muutama testiasiakas, voi valita Päivitä asiakastiedot, jolloin ohjelma ajaa asiakasrekisterissä olevat tiedot yli alla olevalla siirrettävällä aineistolla. Tämä tapahtuu silloin, kun Ecomissa oleva asiakasnumero on sama, kuin mitä siirrettävässä tiedostossa on. 44

49 9.6 Asiakasaineistojen kohdistukset Kun alla olevaa asiakasaineistoa aletaan viemään Ecomiin sisälle, aloitetaan tietoja kohdistamaan sarakkeittain Ecomin tietojen kanssa. Alla olevassa tiedostossa ensimmäinen kenttä, eli Sarake A, sisältää asiakasnumeron, joka kohdistetaan Ecomin asiakasnumeron kanssa. Kun Sarakkeiden tiedot kohdan alla olevaa A-kentän perässä olevaa painiketta painetaan, antaa ohjelma ne kentät, joihin tieto halutaan Ecomissa menevän. Kun kyseessä on asiakasnumero, valitaan kentän tiedoksi Numero, jolloin tiedoston asiakasnumero osuu Ecomissa asiakasnumero-kenttään. Kun numero on valittu, siirrytään seuraavaan, eli B-sarakkeeseen Asiakastietojen kohdistus Asiakasnumero on nyt kohdistettu alla olevassa ikkunassa. Sarakkeiden tiedot kohdassa on nyt A-kenttään valittu Numero, eli asiakasnumero. Se hakee alla olevan A-sarakkeen tiedot Ecomin asiakasnumeroon. Seuraavaksi käsitellään B-sarakkeen tietoa. Siirrettävän asiakastiedoston B-Sarake sisältää sellaista tietoa, jota ei haluta tuoda Ecomiin sisälle. Se tapahtuu siten, että Sarakkeiden tiedoissa kohta B jätetään tyhjäksi, jolloin alataulun B-sarakkeen tietoja ei tuoda Ecomiin sisälle. Käytännössä se jätetään väliin täyttämättä B-sarakkeeseen mitään tietoa. Jos kenttään on vahingossa valittu joku alla olevista vaihtoehdoista, voidaan se vaihtaa tyhjäksi valitsemalla ylin vaihtoehto, joka on tyhjä. Tällöin valittu tieto korvautuu tyhjällä tiedolla, eikä mitään sen sarakkeen tiedoista siirry Ecomiin. 45

50 9.62 Asiakastietojen tietojen kohdistus Sarakkaiden tiedot on nyt kohdistettu alla olevien tiedoston sarakkeiden kanssa niin, että Ecom vastaanottaa tiedot oikeisiin kenttiin. Tiedot on kohdistettu M-sarakkeeseen asti, kun alla olevassa tiedostossa on M-sarakkeeseen asti tietoa näkyvissä. Tietoa voi kuitenkin olla vielä enemmän, joten seuraavaksi kannattaa alla olevaa hissi-painiketta siirtää oikealle, jotta voidaan tarkistaa, ettei siirrettävää tietoa ole jäänyt piiloon Asiakastietojen kohdistus, seuraava sivu Ecomin asiakastietojen sisäänluvussa on mahdollista kirjata asiakastietoja Ecomiin hyvinkin monipuolisesti. Alla olevaan listaan on nyt kohdistettu toisen sivun ja vähän kolmannenkin tiedostosivun sarakkeita. Alla olevaa tiedostoikkunaa on siirretty oikealle päin, jolloin listassa ovat näkyvissä sarakkeet N:stä eteenpäin. Huomioitavaa on, että Ecomissa voidaan sisäänlukea myös asiakkaan laskutusosoitetiedot. Se on olennaista silloin, kun asiakkaalla on poikkeava laskutusosoite suhteessa toimitusosoitteesta. Mikäli sisäänluettavassa aineistossa on myös nämä tiedot, voidaan ne lukea sisään valitsemalla (Laskutusosoite) jälkiliitteellä valitut kentät osoittamaan tiedoston laskutusosoitekenttiin. Myös verkkolaskuosoitteiden merkitys kasvaa jatkuvasti. Ne voidaan myös lukea sisään, kun ne aineistosta löytyvät. Kun aineisto on paritettu Ecomin tietojen kanssa, voidaan aloittaa sisäänluku. Se tapahtuu painamalla OK-painiketta. Jos sisäänlukuprosessia tullaan tarvitsemaan myös jatkossa, voi tehdyt kohdistukset tallentaa ja käyttää jatkossa uudestaankin. Se on kyllä erinomaisen harvinaista asiakastiedoista puhuttaessa. 46

51 9.7 Asiakastiedot siirretty Ecomiin Kun edellisellä sivulla on painettu OK-painiketta, tulee alla näkyvä ilmoitus. Eli asiakastiedot on nyt siirretty Ecomin asiakasrekisteriin. Jos tiedot ovat OK, voidaan asiakastietoja hyödyntää Ecomissa täysipainoisesti. Jos tiedoissa on vajavaisuuksia, voi niitä täydentää menemällä asiakasrekisteriä läpi ja täydentää puutteet. Jos asiakasrekisteriin tuli siirrettyä totaalista puppua, voidaan sitä aiemmin otettua varmuuskopiota hydöyntää ja palauttaa asiakastiedot takaisin ja yrittää uudestaan. Yleensä ottaen asiakastietojen siirto on niitä asiantuntijoiden tekemiä toimintoja, jotka hoituvat usein Ecomin puhelintuen tai oman IT-tukihenkilön toimesta. 10 Asiakastietojen vienti Exceliin Ecomissa olevat asiakatiedot voi siirtää Exceliin kätevästi seuraavan valikon kautta: Ohjelmat, Asiakkaat/toimittajat ja asiakastietojen siirto Exceliin. 47

52 10.1 Asiakastiedot Exceliin Avautuvassa ikkunassa valitaan ensin se ohjelmapohja, mihin se halutaan avata. Vaihtoehtoja ovat Excel ja Openoffice Calc, joista pitää valita. Jos tiedot halutaan suoraan oletusohjelmaan, valitaan siinä tapauksessa alimpana näkyvä Avaa oletusohjelmassa valinta. Jos taulukko on erittäin suuri, ei tätä valintaa kannata välttämättä käyttää, sillä tiedoston avaus voi kestää useita minuutteja. Nopeampi tapa on tallentaa aineisto tiedostoon ja avata se sitten erikseen taulukkolaskentaohjelmalla. Jos rastia ei aseteta päälle, voidaan se myös tallentaa haluttuun tallennuskansioon ja halutunnimiseksi tiedostoksi. OK-Painikkeella ohjelma aloittaa taulukon teon. 48