1/2015. LAINSÄÄDÄNTÖ Pääkirjoitus s. 3 Arkistotyöryhmien mietinnöt valmiit s. 36 Mäkelän näkökulma s. 37

Transkriptio

1 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 1/2015 LAINSÄÄDÄNTÖ Pääkirjoitus s. 3 Arkistotyöryhmien mietinnöt valmiit s. 36 Mäkelän näkökulma s. 37 JÄRJESTELMÄT ISSHP:n Innofactorkokonaisratkaisu s. 4

2 FAILI 1/2015 Toimitus Päätoimittaja:, Hyvät Neuvot - Besserwisser Oy osmo.palonen@iki.fi Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Susanna Kokkinen, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, pj, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Ida Suolahti Helsingin kaupunginarkisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa. Valokuvat JPEG- (paras laatu) PNG- tai TIFF-muodossa. vähintään 300 dpi/20x15cm. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta 2015 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 10 %. ISSN Painosmäärä 500 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh Tilaukset sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat /1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko 173 X 245 mm. Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@iki.fi tai, Lampaankuja Joroinen Paino: Finepress Oy, Turku 2015 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 Kuka pääsee päättämään? JÄRJESTELMÄT Itä-Savon kokonaisratkaisu dokumenttien hallintaan 4 Sirpa Taskinen TAPAHTUMAT Jatkokurssilla syvennettiin osaamista 8 Olli Alm Hallitus ja toimikunnat joulupäivällisellä 9 Lähde konferenssimatkalle Newportiin! 10 Juho Rännäli Sähköisen arkistoinnin teemapäivä Juha Anttila Yliopisto etsi Kiinasta yhteistyökumppaneita 12 Pekka Henttonen Suomen XV Liikearkistopäivät syksyllä Mikkelissä 13 Iltamyöhään arkistossa 14 Janne Ridanpää PUHEENJOHTAJALTA Avointa ja suljettua dataa 15 Jarmo Luoma-aho PROJEKTIT Mitä jäi käteen Tamkin AMS-projektista 2014? 16 Jenni Sorvisto Avautuvatko vanhat suunnittelutiedostot? 20 Esa Hannus ARKISTOKOKEMUKSIA Arkistoja pelastamassa 24 Tytti Isohookana-Asunmaa ARKISTOT Tuore arkisto tallettaa omaa ja SMP:n perinnettä 29 Pekka Lähteenkorva Uusia arkistoja ja tietojärjestelmiä 32 Olli Alm KOLUMNI 34 Järjestöarkistomies Roope Hollmén LAINSÄÄDÄNTÖ Arkistotyöryhmien mietinnöt valmistuivat 36 Pekka Henttonen Näkökulmia yksityisarkistojen valtionapulain uudistamiseen 37 Janne Mäkelä KIRJAT Kirja Suomen musiikkiarkistoinnista INDEX & SUMMARY Faili 4/2014 Ilmoitukset: Elka s.44, Mamk s.44, IITC s.44 Kansi: Iltamyöhään arkistossa löytöjä etsimässä. Janne Ridanpään kuva Kansallisarkiston Tieteiden yöstä. 2 FAILI nro 1/2015

3 PÄÄKIRJOITUS Kuka pääsee päättämään? Valta päättää toisten rahoista on merkittävää, koska sillä voidaan ohjata koko toimintaa. Tämä on selvästi yksi ajatellun yksityisarkistojen valtionapuihin liittyvän uudistuksen keskeisimpiä asioita. Saavatko valtionapuarkistot kehittää toimintaansa omaehtoisesti, taloudellisesti ja tehokkaasti, vai määrätäänkö niitä hyppäämään entistäkin enemmän valtiota ja julkishallintoa edustavan Kansallisarkiston pillin mukaan. Tässä lehdessä dosentti Pekka Henttonen esittelee opetus- ja kulttuuriministeriön teettämiä työryhmämietintöjä arkistolain ja yksityisarkistojen valtionapulainsäädännön muuttamista. Henttosen jälkeen kentän puheenvuoron esittää Jazz- ja pop-arkiston johdossa pitkään toiminut dosentti Janne Mäkelä, joka puuttuu juuri otsikon sisältämään kysymykseen. Onko järkevää, että sama organisaatio, joka päättää rahoista, myös valvoo toimintaa. Kansallisarkiston yleistä asiakirjahallinnan osaamista väheksymättä sen ymmärrys eri aloille erikoistuneiden arkistojen toiminnasta ja tehtävästä tuskin on riittävän syvää. Tällainen osaaminen ja ymmärrys pitäisikin olla ministeriössä, jonka hallinnoimia rahoja tässä jaetaan. Vai onko niin, että ministeriössäkään ei haluta kehittyä kansalaisyhteiskunnan ja yritysten piirissä syntyneen erittäin merkittävän kansallisen muistin ja kulttuuriperinnön asiantuntijoiksi. Tätähän arkistojen ja niitä vastaavien toimijoiden ohjaus ja resursointi ministeriön virkahenkilöiltä vaatisi. Jos asiaa katsoo työryhmän mietinnön allekirjoitusten perusteella, täytyy ihmetellä, jos mietintö ja siihen liittyvä lakiesitys on todella saanut yksimielisen hyväksynnän myös niiltä työryhmän jäseniltä, jotka ovat edustaneet nyt valtionapua saavia tai siihen joukkoon pyrkiviä arkistotoimijoita. Olisihan nyt ollut oiva mahdollisuus katkaista kytkentä, jossa yksi arkisto valvoo kaikkein muiden valtionapua saavien arkistojen toimintaa käsittääkseni kovin pikkutarkalla seurannalla. Eiköhän arkistolaitoksellakin olisi näille resursseille parempaa käyttöä ja arkistotkin voitaisiin vapauttaa turhasta raportoinnista, josta kukaan ei hyödy. Arkistonhoitajia on usein pidetty vähään tyytyvinä ja hiljaisina heppuina, jotka kaivelevat kellarissa vanhoja papereita pölyä takkinsa olkapäillä. Tämä taitaa pitää edelleen paikkaansa, jos katsotaan Kansallisarkiston halua käpristyä julkisen sektorin asiakirja- ja tiedonhallinnan ohjaajan roolista makasiinien välissä lymyileväksi vanhoja papereita historiantutkijoille tarjoavaksi orgaaniksi, joka mielellään tekee sitä samaa itsekin. Yksityisarkistojen vahtimisen sijasta arkistolaitoksesta ja sen taustalle paremmin sopivasta ministeriöstä olisi voinut kehittyä se myös tulevia aikoja ymmärtävä tiedonhallinnan ohjaus- ja neuvontayksikkö, jonka julkinen sektori olisi tarvinnut. Kun valta rakentaa sähköisiä ratkaisuja annetaan nyt hallintohenkilöille ja IT-johtajille, voi olla varma siitä, että sähköinen asiakirjahallinto tuottaa tavaraa, jonka säilyttäminen ja tarjoaminen käyttöön tulevina vuosikymmeninä ja -satoina kansalaisten ja tutkijoiden käyttöön vaarantuu. Aivan samalla tavalla kun Churchilliä lainaten voi todeta sodan olevan liian vaarallinen asia sotilaiden päätettäväksi tiedonhallinta on aivan liian riskaabeli asia IT-sotilaiden päätettäväksi. qqq Liikearkistoyhdistyksessä valmistellaan taas oman tiedonhallinnan valtaväylän eli Liikearkistopäivien toteutusta. Kun muut vastaavat tapahtumat ovat eri syistä kuihtuneet, Liikkarissa uskotaan, että joka toinen vuosi järjestettävä tiedonpäivitys löytää paikkansa tiedonhallinnasta kiinnostuneiden joukossa. Vaikka emme tavoittele mahdottomia, ovat viimeisimmät tapahtumat Lahdessa ja Tampereella jättäneet paitsi kirjoittajalle, myös monille muille sellaisen muiston, että näitä kannattaa järjestää. Vaikka tietoa on tarjolla sähköisessä muodossa enemmän kuin koskaan, on tapahtuma, jossa parissa päivässä voidaan vetää yhteen ajan tärkeitä asioita ylivertainen tietoisku netissä surffaamiseen verrattuna. Tämänhän tietää hyvin myös kumppanimme Kunnallisarkistoyhdistys, joka kerää joukkonsa koulutuspäivilleen kahdesti vuodessa. Tapahtumiin liittyy tietysti myös sosiaalinen ulottuvuus, jota ei voi saavuttaa naamakirjaa selaamalla. Tosin Liikkarikin valitsi vetonaulakseen verkosta tutun James Lappinin. Seuraamme siis aikaamme. FAILI nro 1/2015 3

4 INDEX & SUMMARY FAILI 1/2015 EDITORIAL P.3 Who is making decisions? The Editor evaluates the proposals of the new regulation on the field of archives in Finland. He asks the question if the power to control the spending of the government funding for private archives by the National Archives is a fair and efficient method. Palonen likes to give the responsibility to the ministry of culture and education, who should have the expertise to evaluate the activities based on the national cultural heritage and memory. Maybe the problem is that the ministry does not have this expertise and likes for that reason to outsource the control of private archives to another archive operation. Palonen also writes about the 15th Finnish Business Archives Conference to be held in the next autumn in Mikkeli. He agrees that there are more information on the Internet that anybody can manage and wonders if that is the reason for the success of this kind of conference. Meeting people live and making connections is more convenient than in the Facebook. SYSTEMS P.4 Comprehensive solution for document management in ISSHP Sirpa Taskinen of Eastern Savo Health Care District (ISSHP) have written an article about the Comprehensive IT-solutions for document management her organization has developed in co-operation with two Finnish system providers Innofactor and Avaintec. The system includes the Information control system (TOJ), case and document management software as well as the digital archive and digital signature software. Using this solution the organization has earned a licence for the permanent digital preservation of records by the Finnish National Archives Service. EVENTS P.8 Deepening knowledge on the extension course Olli Alm of Elka reports in short about the FBAA extension course held in Helsinki in December. P.10 Join the conference trip to Newport Juho Rännäli of Finnish Customs, promotes the IRMS conference in May in Wales. P.11 The digital archiving seminar in April Juha Anttila, MD of IITC promotes the one-day seminar organised by the FBAA. Various lectures about digital archiving are available for the members and public in April. P.12 University looking for co-operation partners in China. - University of Tampere was looking for co-operative partners in China; Dr. Pekka Henttonen reports. P.13 XV Finnish Business Archiving Conference in Autumn in Mikkeli Osmo Palonen of FBAA promotes the FBAA conference taking place in Mikkeli in One key note speaker is Mr. James Lappin. Another interesting keynote is considering the information and records management in the changing business environment. The speakers are Mikko Hyvärinen of Nokia and Virpi Jokisalo of Nokia Networks. P.14 A Night in the Archives Janne Ridanpää of Urho Kekkonen Archives reports on the event organised by the National Archives in the evening of the Finnish Science Day. FROM THE CHAIRMAN P.15 Open and closed data The Chairman of FBAA, Jarmo Luoma-aho reports about the Open Data Index that positions the UK, Denmark and Finland as the top countries in opening public data in In Finland also the private enterprises are opening their data held in archives like Elka. The important business data is still kept closed and regulations like copyright and privacy laws keep a part of the data closed for a long period, Luoma-aho writes. He hopes that this kind of reason will be withdrawn in the future. PROJECTS P.16 Results achieved in the information management project at Tampere UAS Jenni Sorvisto of Tamk UAS reports about the information management planning project she was leading in her University. P.20 Can the old CAD plans be opened Esa Hannus of Mamk UAS reports about the tests made in co-operation with the Uni and Finnish Industrial Design Archives FIDA. The test material was from one designing firm dated from 1998 to There were six different tools used. There was a great deal of variation in opening the files an often not even those that documentation defines acceptable will not open. However, standard-based transfer formats IGES, STEP and STL are running well in the contemporary software as the de facto standards MAX, DXF and DWG. EXPERIENCES IN THE ARCHIVES P.24 Rescuing the archives Dr. Tytti Isohookana-Asunmaa tells the readers her experiences in finding archival material both in the archives and in the field. As a scholar interested in the political history she has used a lot of domestic archives as well as found important material from the basement of the industrial buildings, attics and private homes. In those cases she has often got the material owners to hand over the material to the archives. ARCHIVES P.29 The newly established archives preserves the memory of the True Finns and Rural Party Pekka Lähteenkorva, has visited the newest archives of a political party in Finland, the True Finns Archives. The head of the archives Mr. Timo Vuorikivi explains that the archives is currently financed by the party, unless the older political archives, which are supported by the government. There are currently 35 meters archives and the amount is expanding rapidly. P.32 New archives, new IT-systems Olli Alm, of the Elka writes about the new archive transfers to the central archives as well as the IT developments in his archives in The amount of transfers into the national business archives Elka was 512 shelf-meters. Biggest was given by Kone Corporation (165 m) including the family archives of the owner family Herlin and the archives of the main industrial site in Hyvinkää. Another interesting archive transfer was given by Rautakirja, originally leading news-stand and currently small convenience shop chain that has been part of the Finnish life since 1930s. There has been new IT developments in Elka as well. The OSA project in co-operation with Mamk UAS was completed. While waiting the results of OSA being transferred to production Elka decided to take in use YKSA system, which is provided as SaaS by Mamk service provider unit Darcmedia. Also, a new ERP system was purchased in COLUMN P.34 Society archivist Roope Hollmén Roope Hollmén is the new columnist of Faili. He has his background in bookshops, but has been working last ten years as an archivist. His view is mainly from the third sector: associations and private societies. In the first column he considers the needs and means of archiving in civil society. LEGISLATION P.36 The memorandums of archives task forces published Dr. Pekka Henttonen of University of Tampere gives the readers a summary of two proposals for new legislation written by two task forces nominated by the ministry of culture and education. The new proposal as archival law likes to change the structures of the National Archives Service, but there are no revolutionary new developments. As Henttonen points out there is no statement who is taking care of control and guidance for the records management in the public sector. This has been earlier part of the responsibilities of NAS when the permanent preservation was in question. P. 37 Perspectives on the reform of the government aid for private archives - Dr. Janne Mäkelä gives his opinion on the reform. In principle he agrees on the big part of the proposal, but doubts the proposed model to give the National Archives the power to control other archives. Based on his experiences as the director of the jazz and popular music archives he reminds that today's dirt can be national treasure in the future. FAILI nro 1/

5 Kevään SharePoint-tapahtumat: Dokumenttien hallinta ja SharePoint -koulutus SharePoint ja Office 365 HPR Liikearkistoyhdistys kouluttaa: Sähköisen arkistoinnin teemapäivä Hotelli Radisson Blu Seaside, Ruoholahdenranta 3, Helsinki Pitäisikö paperiarkistoista päästä eroon? Täyttyvätkö levykulmat sähköisistä asiakirjoista ja huolettaako niiden säilyminen? Mikä PDF-muoto se nyt onkaan paras sähköisen säilyttämisen kannalta? Onko sähköiseen allekirjoitukseen mitään järkevää tapaa ja tarvitaanko sitä ylipäätään? Näihin kysymyksiin vastataan Liikearkistoyhdistyksen Sähköisen arkistoinnin teemapäivässä. Lisätietoja Mikkelin ammattikorkeakoulu on maan johtava sähköisten arkistopalveluiden tuottaja ja kehittäjä. Yksa-arkistopalvelulla voi hallita sekä viitetietokannat että digitaaliset aineistot. LUOTETTAVIA ARKISTOPALVELUITA YRITYKSILLE konsultointi seulonta analoginen säilytys digitaalinen säilytys digitointi tietopalvelu Näin toimivat mm: > Espoon kaupunkitiedon yksikkö > Helsingin kaupunginarkisto > Tampereen ja Turun kaupunginarkistot > Toimihenkilöarkisto > Työväen Arkisto > Urho Kekkosen Arkisto Muita arkistopalvelujamme käyttävät mm. > Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto > Useat muutkin yksityiset keskusarkistot Palvelu toimii SAAS-periaatteella ja se voidaan soveltaa eri tarpeisiin. Ota yhteyttä: puh