KOORDINAATTORIN KÄSIKIRJA

Transkriptio

1 ERASMUS INTENSIIVIKURSSIT ERASMUS INTENSIVE PROGRAMMES(IP) KOORDINAATTORIN KÄSIKIRJA VUOSI 2008/2009 Päivitetty OJ

2 SISÄLTÖ LUKIJALLE 3 YLEISTÄ 3 YHTEYSTIEDOT 3 OPPAASSA KÄYTETYT TERMIT JA LYHENTEET 4 1 CIMON JA KORKEAKOULUN VÄLINEN ERASMUS- INTENSIIVIKURSSIN RAHOITUSSOPIMUS 1.1. SOPIMUSKAUSI SOPIMUSLIITTEET APURAHAN MAKSAMINEN 5 2 SOPIMUSMUUTOKSET TEKNISET SOPIMUSMUUTOKSET SISÄLLÖLLISET SOPIMUSMUUTOKSET 5 3 MIKÄ ON IP KELPOISUUSEHDOT 7 4 INTENSIIVIKURSSIN TALOUSSÄÄNNÖT KELPOISET JA EI-KELPOISET KULUT ERI KULULAJIT JÄRJESTELYKULUT MATKAKULUT ASUMIS- JA OLESKELUKULUT VAMMAISOPISKELIJAT JA -OPETTAJAT HALLINNOLLISIA OHJEITA 11 5 LOPPURAPORTTI LOPPURAPORTIN TARKOITUS LOPPURAPORTIN OSAT LOPPURAPORTIN JÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI 13 6 SEURANTA JA KUITTI- JA TILINTARKSTUKSET SEURANNAN JA TARKASTUSTEN TARKOITUS VAADITTAVAT TOSITTEET TOSITTEET KULULAJEITTAIN 14

3 LUKIJALLE YLEISTÄ Tämä opas on tarkoitettu korkeakouluissa työskenteleville ohjeeksi ja avuksi Erasmus-intensiivikurssien hallinnoimiseen. Sen on laatinut Suomen kansallinen Erasmus-toimisto, CIMO. Toivomme, että se antaa vastauksen useimpiin intensiivikursseihin liittyviin kysymyksiin. Intensiivikurssien hajauttamisen myötä niiden hallinnolliset myös taloudelliset säännöt muuttuivat vuoden 2007 alusta. Siksi on suositeltavaa käydä tämän oppaan ohella huolellisesti läpi myös itse sopimus ja sen liitteet. Kädessäsi on suomenkielisen Erasmus IP oppaan ensimmäinen painos. Englanninkielinen versio vuodelle 2007-/08 ko. oppaasta löytyy intensiivikurssien nettisivuilta. Otamme mielellämme vastaan kaikenlaista palautetta oppaan sisällöstä! Päivitämme opasta tarpeen mukaan. Päivitetty versio löytyy internetistä CIMOn sivulta: CIMOn Erasmus-tiimi vastaa mielellään kaikkiin Erasmus-ohjelmaan liittyviin kysymyksiin! YHTEYSTIEDOT Kansainvälisen henkilövaihdon keskus CIMO PL 343 (Säästöpankinranta 2A) Helsinki Faksi Sähköposti Erasmus-tiimi: Outi Jäppinen, ohjelmakoordinaattori - outi.jappinen@cimo.fi Intensiivikurssit Anne Siltala, vastaava asiantuntija - anne.siltala@cimo.fi Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta EILC ECTS ja DS-laatuleimat Intensiivikurssit Anni Kallio, ohjelma-asiantuntija - anni.kallio@cimo.fi Erasmus-liikkuvuus / yleisneuvonta Liikkuvuustukisopimuksen seuranta / ammattikorkeakoulut Harjoittelukonsortio Keskitetysti hallinnoidut Erasmus-hankkeet Sähköinen loppuraportointi Irmeli Evokari, ohjelmakoordinaattori - irmeli.evokari@cimo.fi Liikkuvuustukisopimuksen seuranta / yliopistot (sijaisena Anne Siltala) - 3 -

4 OPPAASSA KÄYTETYT TERMIT JA LYHENTEET Edunsaaja: Korkeakoulu, joka on solminut apurahasopimuksen kansallisen Erasmus-toimiston kanssa Erasmus IP-hankkeen järjestämisestä. Hakija: Erasmus-intensiivikurssin järjestämiseksi tukea anonut taho, käytännössä korkeakoulu. Hakijasta tulee edunsaaja, jos tukihakemus hyväksytään ja jos kansallinen toimisto solmii hakijan kanssa rahoitussopimuksen. IP: Lyhenne sanoista Intensive Programme, Erasmus -intensiivikurssien virallinen lyhenne. Partneri: Mikä tahansa organisaatio, instituutio tai taho (yksityinen tai julkinen), joka osallistuu hankkeeseen. Virallisia sopimuksessa eriteltäviä partnereita voivat olla sellaiset eurooppalaiset korkeakoulut, joilla on Erasmus-peruskirja (Erasmus University Charter). Projektikoordinaattori, koordinaattori: Henkilö edunsaajakorkeakoulusta, joka on vastuussa hankkeen läpiviemisestä sekä siihen liittyvästä hallinnoinnista ja koordinoinnista. Laillinen edustaja: Korkeakoulun laillinen edustaja, jolla on laillinen oikeus solmia sopimuksia ja taloudellisia sitoumuksia oman organisaation puolesta (korkeakoulussa: rehtori, vararehtori, hallintojohtaja, laitoksen esimies). Kansallinen toimisto: Erasmus-ohjelmaan osallistuvan maan kansallinen Erasmus-toimisto, Suomessa Kansainvälisen henkilövaihdon keskus, CIMO. 1 CIMON JA KORKEAKOULUN VÄLINEN ERASMUS-INTENSIIVIKURSSIN RAHOITUSSOPIMUS 1.1. SOPIMUSKAUSI Intensiivikurssista solmitaan rahoitussopimus CIMOn ja korkeakoulun välillä ennen sopimuskauden alkua. Sopimuskausi alkaa ja päättyy Erasmus IP tukea voi käyttää vain sopimuskauden aikana tapahtuviin toimintoihin. CIMO lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi tuensaajalle, joka palauttaa molemmat sopimuskappaleet CIMOon, Tämän jälkeen CIMO allekirjoittaa sopimuksen, palauttaa yhden sopimuskappaleen korkeakoululle ja maksaa ensimmäisen osan (80 %) myönnetystä tuesta. Rahoitussopimuksessa sovitaan myönnettävän IP-tuen määrästä, käyttötarkoituksesta sekä tuen maksatuksesta korkeakoululle. Sopimuksen liitteitä ovat partneriluettelo, raportointidokumentit sekä mallilomake opiskelijoiden loppuarviointia varten. Liitteet löytyvät internetistä CIMOn Erasmusintensiivikurssit-sivuilta SOPIMUSLIITTEET Liite II Kelpoisten partnerien luettelo (Identification of eligible partners) Liitteessä II identifioidaan kyseessä olevan IP-hankkeen kelpoiset partnerit. Partnerikokoonpano perustuu hakemuksessa annettuihin tietoihin, partnerijoukon muutoksista on tehtävä sopimusmuutos (ks. s 6). Liitteet III (a-c) Loppuraportoinnin dokumentit Sopimuksessa edunsaaja sitoutuu raportoimaan seikkaperäisesti hankkeen kulusta, tuloksista, rahankäytöstä ja osallistujista. Loppuraporttiin kuuluu sanallinen raportti (Liite III Narrative Report) sekä tekninen raportti (Liitteet III a-c), joihin tarvittavat tiedot kannattaa kerätä jo kurssin aikana esim. sähköisen lomakkeen avulla. Lisätietoja loppuraportista löydät tämän oppaan sivuilta Liite IV Mallilomake opiskelijoiden loppuarviointia varten Uutena liitteenä intensiivikurssisopimukseen on liitetty mallilomake opiskelijoiden loppuarviointia varten. Mallilomakkeessa opiskelijaa pyydetään arvioimaan kurssin onnistuneisuus omien opintojen kannalta. Mallilomakkeeseen voi lisätä kysymyksiä oman kurssin tarpeisiin, mutta siitä - 4 -

5 ei saa poistaa kysymyksiä. Jokaisen opiskelijaosallistujan on täytettävä loppuarviointilomake. Lomake löytyy sähköisenä webbi-sivulta: APURAHAN MAKSAMINEN KORKEAKOULUILLE CIMO maksaa korkeakoululle ensimmäisen osan tuen kokonaismäärästä 45 päivän kuluessa siitä, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet rahoitussopimuksen. Tämä ensimmäinen maksuerä on suuruudeltaan 80 % sopimuksessa määritellyn tuen kokonaismäärästä. Toinen maksuerä (20 %) maksetaan korkeakoulun tilille loppuraportin hyväksymisen jälkeen. Lukuvuonna järjestettävien intensiivikurssien loppuraportin viimeinen jättämispäivä on perjantai HUOM! Erasmus-määrärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä. 2 SOPIMUSMUUTOKSET Muutokset CIMOn ja korkeakoulun välillä solmittuun rahoitussopimukseen on tehtävä kirjallisesti, eli sopimusmuutosta pyydettäessä CIMOon lähetetään muutospyyntö sähköpostilla tai kirjeitse, ja CIMO vahvistaa muutokset puolestaan kirjallisesti. Suulliset sopimukset eivät ole kelpoisia. Suurin osa sopimukseen tehtävistä muutoksista on kuitenkin laadultaan hallinnollisia, eivätkä ne vaadi varsinaisia sopimusmuutoksia TEKNISET SOPIMUSMUUTOKSET Edunsaajan laillisen edustajan muutos ja yhteystietojen muutos Jos korkeakoulun laillinen edustaja (allekirjoittajataho) muuttuu sopimuskauden aikana, on edunsaajan ilmoitettava siitä CIMOlle kirjallisesti (sähköpostiviesti riittää). Jos taas korkeakoulun osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, Erasmus-yhdyshenkilö tms. vaihtuu, on edunsaajan ilmoitettava em. muutoksista CIMOon sähköpostitse. CIMO puolestaan vastaa kirjalliseen ilmoitukseen mahdollisimman pian ilmoituksen tultua ja kirjaa muutoksen ylös hankkeen kohdalle. Pankkitietojen muutos Mikäli edunsaajan pankkitiedot muuttuvat hankkeen aikana, on siitä laadittava erillinen muutosilmoitus kansalliselle toimistolle. Pankkitietojen muutosilmoitus on vahvistettava laillisen edustajan allekirjoituksella. Uudet pankkitiedot astuvat voimaan, kun kansallinen toimisto on hyväksynyt muutokset. Intensiivikurssin sijainnin tai ajankohdan muutos / tarkennus Periaatteessa Erasmus-intensiivikurssin olisi toteuduttava siinä paikassa ja sinä aikana, kuin hakemuksessa on kirjattu. Jos kurssin paikkakunta /ajankohta kuitenkin muuttuu, on siitä välittömästi ilmoitettava kansalliselle toimistolle sähköpostiviestillä. Jos kurssin sijaintia suunnitellaan muutettavaksi kokonaan toiseen maahan, on tällaisessa tapauksessa otettava erikseen yhteyttä kansalliseen toimistoon. Kurssin sijainnin muutos ei missään tapauksissa johda suurempaan rahoitukseen SISÄLLÖLLISET SOPIMUSMUUTOKSET Kaikkiin muutoksiin, jotka vaikuttavat suunnitellun intensiivikurssin sisältöön, on haettava kansalliselta toimistolta erillinen hyväksyntä. Muutosanomus on perusteltava tarkoin sekä muutosanomukseen on liitettävä kaikki tarvittava dokumentaatio koskien muutoksen syytä ja siitä aiheutuvia seuraamuksia. Sisältöön vaikuttavia sopimusmuutoksia tulisi välttää mahdollisimman pitkälle. Joissain tapauksissa muutokset voivat johtaa rahoituksen pienenemiseen (esim. kurssin pitomaa muuttuu kalliimmasta maasta halvempaan maahan), mutta missään tapauksessa muutokset eivät voi johtaa EU-tuen kasvamiseen. Joidenkin muutosten kohdalla edunsaajan on esitettävä anomuksen liitteenä korkeakoulun laillisen edustajan (sopimuksen allekirjoittajan) hyväksyntä muutosanomukseen. Kansallinen toimisto tekee tapauskohtaiset päätökset sopimusmuutoksista kirjallisesti ja lähettää ne edunsaajalle postitse

6 Sopimusmuutosanomuksille ei ole olemassa erillisiä lomakkeita, vaan edunsaajan on laadittava anomus itse. Anomuksesta on käytävä ilmi kurssia koordinoiva korkeakoulu, hankkeen numero, kurssin nimi ja syyt miksi muutosta haetaan ja muutoksen mahdolliset vaikutukset kurssin sisältöön. Jotta sopimusmuutokset ehtisivät astua voimaan, on anomukset toimitettava kansalliseen toimistoon vähintään kuukautta ennen sopimusajan päättymistä. Lukuvuoden intensiivikurssien rahoitussopimusten muutosanomukset on siis toimitettava kansalliseen toimistoon viimeistään mennessä. Koordinaattorikorkeakoulun vaihtuminen Projektin koordinaattorikorkeakoululla on hyvin suuri rooli sekä hankkeen suunnitteluvaiheessa, että sen menestyksekkäässä toteutuksessa. Pääsääntöisesti Erasmus-intensiivikurssia koordinoiva korkeakoulu ei voi vaihtua sopimuskauden aikana. Sellaisessa poikkeustapauksessa, missä kurssin koordinointi vaihtuu saman maan korkeakoulujen kesken, tämä voi olla tiettyjen ehtojen puitteissa mahdollista. Tällaisessa tapauksessa kannattaa ottaa yhteyttä kansalliseen toimistoon, johon on myös toimitettava virallinen muutosanomus. Jos muutos hyväksytään, solmitaan uuden koordinaattorikorkeakoulun/edunsaajan ja kansallisen toimiston välillä uusi sopimus. Hankekoordinaattorin vaihtuminen Jos IP-kurssia koordinoiva henkilö vaihtuu korkeakoulun sisällä, on vaihtumisesta ilmoitettava virallisella kirjeellä kansalliselle toimistolle. Hankekoordinaattorin vaihtuminen vaatii koordinoivan korkeakoulun laillisen edustajan hyväksynnän. Edunsaajan vastuu hankkeen läpiviemisestä ja muista hankkeeseen liittyvistä sitoumuksista säilyy, vaikka hankekoordinaattori vaihtuisikin. Korkeakoulussa on otettava huomioon, että hankekoordinaattorin vaihtuminen voi vaikuttaa merkittävästi hankkeen läpivientiin ja siksi kaikenlaiset henkilömuutokset olisi pyrittävä pitämään minimissä. Muutokset partneriryhmässä Rahoitettava IP-hanke on kokoonpanonsa suhteen hyväksytty sen partneriryhmän perusteella, joka oli merkitty hakemukseen. Sen vuoksi kaikki muutokset partnerijoukossa vaativat virallista muutosanomusta. Pääsääntöisesti partneriryhmä voi muuttua kolmella tavalla: 1. Uuden partnerin mukaantulo hankkeeseen 2. Partnerin poisjäänti hankkeesta 3. Partnerin korvautuminen toisella Muutokset tai lisäykset partneriryhmässä eivät missään tapauksessa johda rahoituksen suurenemiseen, sitä vastoin partnerin poisjäänti johtaa useimmiten lopullisen apurahan pienenemiseen. Jos muutokset partneriryhmässä johtavat muutoksiin hankkeen työjärjestyksessä tai sisällössä, niin nämä muutokset on kuvattava huolellisesti muutosanomuksen yhteydessä. Jos partneri jää pois IP-hankkeesta sopimuksen kelpoisuusaikana, ovat kaikki ko. partnerin sen vetäytymiseen asti aiheuttamat kulut kelpoisia, edellyttäen, että koordinaattorilla on kirjanpidossaan tarvittavat dokumentit vetäytyneen partnerin kuluista. Muutokset työohjelmassa Muutokset intensiivikurssin työohjelmaan tai projektin sisältöön ovat merkittäviä muutoksia, ja niihin täytyy anoa kirjallisesti lupa kansalliselta toimistolta. Muutoksia sisältöön voivat olla mm. o toiminnon keskeytyminen o toiminnon tulosten muuttuminen (esim. kieliversioiden muutos, tuotteiden toinen muoto tms) Hakiessaan työohjelmaan muutosta, edunsaajan on tarkistettava, vaikuttavatko muutokset toiminnossa /lopputuotteissa kurssin budjettiin. Jos työohjelman tai kurssin sisällön laatu heikkenee merkittävästi jonkun muutoksen myötä, voi kansallinen toimisto tehdä muutosanomukseen kielteisen päätöksen, mikä pahimmillaan johtaa hankkeen keskeytymiseen ja koko tuen takaisinperintään

7 3 MIKÄ ON IP - KELPOISUUSEHDOT Erasmus-intensiivikurssihanke voi toteutua vain seuraavien ehtojen täyttyessä: PARTNERIT IP-kurssiin on osallistuttava vähintään kolme eri korkeakoulua kolmesta eri Erasmus-ohjelmamaasta. Jos joku partnereista vetäytyy hankkeesta, eikä em. kolmen eri maan ehto täyty, niin edunsaajan on välittömästi ilmoitettava asiasta CIMOlle ja keskeytettävä hankkeensa kaikki toiminnot, erityisesti taloudellisia kuluja aiheuttavat toiminnot. Jos ratkaisevan kolmannen partnerin vetäytyminen jätetään ilmoittamatta ja hankkeen läpivientiä jatketaan kaikesta huolimatta, voi tämä johtaa koko hankerahoituksen perumiseen loppuraporttivaiheessa. Vain ne korkeakoulut, jotka on identifioitu rahoitussopimuksen liitteessä II (Annex II Identification of the Eligible Partners) ovat hankkeen varsinaisia partnereita. Vain näiden partnereiden kulut raportoidaan ja ne voidaan laskea kelpoisiksi hankkeen EU-rahoituksen piiriin. Näin ollen kaikki muutokset partneriryhmässä on ilmoitettava kansalliselle toimistolle. OPISKELIJOIDEN MÄÄRÄ Kurssin pitomaahan matkustavien ulkomaisten opiskelijoiden määrä on oltava vähintään 10. Kaikkien osallistuvien opiskelijoiden on oltava rekisteröitynyt johonkin hankkeen virallisista partnerikorkeakouluista. Jos osa opiskelijoista keskeyttää kurssin, eikä 10 ulkomaalaisen opiskelijan sääntö toteudu, on koordinaattorin esitettävä todistukset keskeyttämiseen johtaneista pakottavista syistä (esim. lääkärintodistus tms.), muuten koko rahoitus voidaan perua. Kansallinen toimisto suosittelee, että hanketta ei lähdettäisi suunnittelemaan eikä toteuttamaan pienimmällä mahdollisella osallistujamäärällä, jotta mahdolliset keskeyttämiset tai poisjäännit eivät aiheuttaisi ongelmia koko hankkeelle. KURSSIN OSALLISTUJALISTA JA ARVIOINTILOMAKKEET Edunsaajan on toimitettava loppuraportin yhteydessä lista kaikista IP-kurssille osallistuneista opettajista ja opiskelijoista allekirjoituksineen. Listasta on käytävä ilmi kurssin ajankohta (alkamis- ja päättymispäivät) sekä kaikkien osallistujien allekirjoitukset. Kurssikoordinaattorin on kerättävä loppuarviointi kaikilta osallistuneilta opiskelijoilta ja opettajilta. Loppuarvioinnin vastauksista on laadittava lyhyt yhteenveto kansallista toimistoa varten. Loppuarvioinnin palautteenkeruun voi yhdistää sopimuksen liitteeseen IV (Annex IV Final report form for students), joka sisältää vähimmäisvaatimukset kysymyksistä opiskelijoiden osalta. Lomaketta saa muokata oman kurssin tai korkeakoulun tarpeisiin, mutta kysymyksiä ei saa poistaa. SIJAINTI Erasmus-intensiivikurssi on pidettävä jossain Elinikäisen oppimisen ohjelman maista. Kurssi on järjestettävä siinä paikassa ja sinä aikana, kuin hakemukseen on merkitty. Kaikki muutokset on ilmoitettava kansalliselle toimistolle. Jos kurssin pitopaikka muuttuu kokonaan toiseen maahan, on otettava huomioon aina väh. 10 ulkomaalaisen opiskelijan sääntö ja anottava muutokseen hyväksyntä kansalliselta toimistolta. Pääsääntöisesti IP-kurssi olisi pidettävä yhdessä paikassa /vuosi. Jos eri paikoissa pitämiseen on esitetty perustellut syyt, on kurssin pitopaikan vaihtaminen periaatteessa mahdollista. SOPIMUSKAUSI JA RAHOITUSKAUSI Intensiivikurssi voi hakea rahoitusta 1-3 peräkkäiselle vuodelle. Rahoitus myönnetään vuodeksi kerrallaan. Jos kurssin toivotaan kestävän 2-3 vuotta, on koordinaattorin joka vuosi laadittava uusi hakemus ja toimitettava se kansalliselle toimistolle. Vuosien välillä koordinaattorikorkeakoulu ei voi vaihtua (paitsi poikkeustapauksissa saman maan sisällä). Jos kurssin koordinaatiomaa vaihtuu vuosien välillä, kohdellaan hakemusta toisen maan kansallisessa toimistossa uutena hakemuksena, ja se käy läpi saman laatuarviointiprosessin kuin muutkin uudet hakemukset. Sopimuskausi lukuvuodelle alkaa ja päättyy Hanke voi päättyä sopimuskauden jo loputtua, mutta kurssin on alettava ennen

8 KURSSIN KESTO IP-kurssin vähimmäiskesto on 10 työskentelypäivää. Kurssi voi olla korkeintaan kuuden (6) viikon mittainen. Jos kurssi koostuu useammasta jaksosta, joista mikään ei ole 10 työpäivän mittainen, ei kurssi tällöin ole kelpoinen rahoitettavaksi. Työskentelypäiviksi ei lasketa kurssin valmisteluun käytettäviä päiviä, kurssin teeman ulkopuolista sosiaalista ohjelmaa tai matkapäiviä. Saapumis- ja lähtöpäivät voidaan laskea työskentelypäiviksi, jos kyseisinä päivinä tapahtuu selkeästi myös opetustoimintaa (HUOM! Tutustumisiltaa tai get-togetherillanviettoa ei katsota opetukseksi!). Intensiivikurssin työskentelyn on oltava katkeamatonta, ja se voi keskeytyä ainoastaan viikonlopputaukoihin. 4 INTENSIIVIKURSSIN TALOUSSÄÄNNÖT Intensiivikurssin tuen piiriin laskettavat kulut on voitava todeta jälkikäteen mahdollisissa tilintarkastuksissa. Tämän vuoksi hankkeen kirjanpito koordinaatiokorkeakoulussa on hoidettava huolellisesti, hankkeeseen on mahdollisuuksien mukaan sitoutettava mukaan talousasioista vastaavaa henkilökuntaa. Ainoastaan sellaiset kulut, jotka liittyvät suoraan intensiivikurssin työohjelmaan merkittyihin toimintoihin, lasketaan kelpoisiksi. Kulujen on täytynyt aiheutua joko koordinaattorikorkeakoulun tai partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden, opettajien tai henkilökunnan toimesta KELPOISET JA EI-KELPOISET KULUT EI-KELPOISET KULUT Seuraavat kulut eivät ole kelpoisia EU-tuen piiriin: o Sopimuskauden ulkopuolella syntyneet kulut o Kulut, joihin on saatu tukirahoitusta jo muualta (erit. EU-tuki). Jos havaitaan päällekkäistä tukien käyttöä, on päällekkäisten tukien käytölle oltava selkeät perusteet. o Ns. kotikorkeakoulun opiskelijoiden, opettajien ja henkilökunnan matkakustannukset (kotikorkeakouluksi katsotaan se korkeakoulu, jossa intensiivikurssi järjestetään) o Muista kuin LLP-ohjelmamaista tulleiden osallistujien matkakustannukset, ellei kansalliselta toimistolta ole anottu erityislupaa/lisärahaa ko. osallistujia varten. o Konferenssi-, seminaari- tai tutkimustoiminnan rahoitus o Viihdytyskulut, esiintymispalkkiot o Avustukset, sijoituspääomakulut o Luottorajan ylläpito, tilinylitykset, takaajana toimiminen, velkoihin varautuminen o Liiketoiminnan konkurssiin, likvidaatioon, velkoihin tai vuokrasopimuksen päättymiseen varautuminen o Sakot, taloudelliset sanktiot tai oikeudenkäynnistä aiheutuneet kulut o Liialliset tai harkitsemattomat kulut KELPOISET KULUT EU:n myöntämä rahoitus kattaa kolme eri kululuokkaa: 1) Järjestelykustannukset (Organizational costs) intensiivikurssin järjestämisestä koituvat yleiskustannukset 2) Matkakustannukset (Travel costs) niiden partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien matka- ja viisumikulut, jotka tulevat muista korkeakouluista, kuin missä kurssi järjestetään 3) Asumis- ja oleskelukustannukset (Subsistence costs) niiden partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien asumis- ja oleskelukustannukset, jotka tulevat muista korkeakouluista, kuin missä kurssi järjestetään Järjestelykuluihin myönnettävä rahasumma on ns. könttäsumma. Matkakulut korvataan todellisten kulujen mukaan (75 %). Asumis- ja oleskelukustannukset määräytyvät ennalta määrättyjen maksimitukisummien mukaan

9 Kustannusten siirrot eri kululuokkien välillä eivät ole sallittuja. Myös arvonlisäverotus kelpaa kuluksi, jos se on todellinen kulu, ja ellei sitä voi korvata kansallisen arvonlisäverojärjestelmän avulla ERI KULULAJIT JÄRJESTELYKULUT ORGANIZATIONAL COSTS Järjestelykuluja voivat olla seuraavanlaiset kulut: Koulutusmateriaalien ja dokumenttien tuottaminen Tilavuokrat (luokat, luentosalit, laboratoriot jne.) Varusteiden ja apuvälineiden vuokrat Intensiivikurssin sisältöön oleellisesti liittyvien opintoretkien ja tutustumiskäyntien aiheuttamat kustannukset Kurssijakson tiedottamiseen ja markkinointiin liittyvät kustannukset Käännös- ja tulkkauspalvelut Projektin hallinnoimisesta aiheutuvat kulut Yleiskustannukset: postitukset, puhelimien ja faxien käyttö, tietoliikennekustannukset, toimistotarvikekustannukset, valokopiot yms. yms. Seuraavat matka-, oleskelu- ja asumiskustannukset: o Projektin henkilöstön kustannukset kurssin suunnittelu- ja loppuarviointivaiheessa o Intensiivikurssille kutsuttujen ulkopuolisten asiantuntijoiden kulut o Kotikorkeakoulun (korkeakoulu, missä kurssi pidetään) opiskelijoiden ja opettajien kulut Kansallinen toimisto myöntää kurssille järjestelyrahaa komission asettamien enimmäismäärien rajoissa. Vuoden kurssien järjestelyrahan enimmäismäärä on 8372,00 euroa. Jos kurssia ei pidetä koordinaattorikorkeakoulun kotimaassa, joka tapauksessa organisaatiokulut maksetaan kurssia hallinnoivan korkeakoulun kotimaan tukisumman mukaisesti. Kotikorkeakoulun opiskelijoiden ja opettajien kustannukset on korvattava järjestelykululuokasta. Myös mahdolliseen kulttuuriohjelmaan liittyvät kulut maksetaan järjestelykuluista, edellyttäen, että kulttuuriohjelma sisältyy intensiivikurssin työohjelmaan. Järjestelyihin myönnettävä tukiraha on ns. könttäsumma. Järjestelykulujen kuitteja ei tarkasteta, mutta edunsaajan on voitava todistaa, että kurssi on järjestetty suunnitellusti. Mahdollisten auditointivierailujen varalta on kirjanpidon syytä olla kunnossa myös järjestelykustannusten osalta MATKAKULUT TRAVEL COSTS Muista kuin kurssin pitopaikkakunnan korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien matka- ja viisumikulut lasketaan hyväksyttäviksi matkakustannuksiksi. Kansallinen toimisto myöntää tukea matkakustannuksiin 75 % todellisista kustannuksista. Matkustuskulujen kuitit ja tositteet on säilytettävä mahdollisia kuittitarkastuksia ja auditointeja varten. HUOM! EU-tukea myönnetään korkeintaan 60 opiskelijaa ja 20 opettajaa koskeviin matkakustannuksiin. Ne IP-projektihenkilökunnan/opettajien matkakulut, jotka aiheutuvat varsinaisen intensiivijakson ulkopuolisesta suunnittelu- tai arviointimatkoista, kustannetaan järjestelykuluista. Jos kurssi pidetään jossain toisessa kuin koordinoivassa korkeakoulussa, niin tällöin koordinoivan korkeakoulun kurssiosallistujien matkakustannukset ovat kelpoisia matkakulujen piiriin. Jos kurssille osallistuu opiskelijoita tai opettajia partnerikorkeakoulusta, joka sijaitsee samassa maassa mutta eri - 9 -

10 paikkakunnalla kuin kurssin pitopaikka, niin heidän kulunsa lasketaan myös hyväksyttäviksi matkakustannuksiksi. Matkakustannukset, jotka aiheutuvat Erasmus-ohjelman ulkopuolisista maista matkustamisesta eivät ole kelpoisia kuluja, ellei kansalliselta toimistolta ole saatu etukäteen kirjallista erityislupaa. Matkakustannukset lasketaan todellisten kulujen perusteella riippuen tapauskohtaisesti kulkuvälineestä (juna, linja-auto, taksi, lentokone, vuokra-auto, oma auto). Matkustavien partnereiden on pyrittävä minimoimaan matkakustannukset käyttämällä mahdollisimman edullisia matkustustapoja. Esimerkiksi lentomatkustamisessa ainoastaan turistiluokan liput sallitaan. Osallistujakohtaisia matkakustannuksia laskettaessa on otettava huomioon kaikki matkan aiheuttamat kulut eri kulkuvälineillä alkupisteestä määränpäähän ja takaisin. Matkakustannukseen lasketaan myös mahdolliset viisumikustannukset. Matkavakuutukset sen sijaan kustannetaan oleskelu- ja asumiskustannuskululuokasta. Henkilöautolla matkustettaessa kulut korvataan seuraavasti: Kilometrikorvaus ei saa ylittää 0,22 /km. Korvaus ei saa myöskään ylittää korkeakoulujen omia matkustussääntöjen rajoja. Taksilla tai vuokra-autolla matkustaminen sallitaan, jos aiheutuneet kulut eivät kohtuuttomasti ylitä muilla kulkuvälineillä tehdyn vastaavan matkan kustannuksia (ottaen huomioon myös hintaan vaikuttavat tekijät, kuten aika, suuri matkatavaramäärä). Henkilöautolla matkustettaessa kulut korvataan ainoastaan yhden matkustajan osalta, vaikka ajoneuvossa matkustaisikin useampi ihminen ASUMIS- JA OLESKELUKULUT ACCOMMODATION AND SUBSISTENCE COSTS Muista kuin kurssin pitopaikkakunnan korkeakoulusta tulevien partnerikorkeakoulujen opiskelijoiden ja opettajien asumis- ja oleskelukulut lasketaan tähän kululuokkaan hyväksyttäviksi kustannuksiksi. HUOM! EU-tukea myönnetään korkeintaan 60 opiskelijaa ja 20 opettajaa koskeviin asumis- ja oleskelukustannuksiin. Ne IP-projektihenkilökunnan / opettajien asumiskulut, jotka aiheutuvat varsinaisen intensiivijakson ulkopuolisesta suunnittelu- tai arviointimatkoista, kustannetaan järjestelykuluista. Jos kurssi pidetään jossain toisessa kuin koordinoivassa korkeakoulussa, niin tällöin koordinoivan korkeakoulun kurssiosallistujien asumiskustannukset ovat kelpoisia tämän kululajin piiriin. Jos kurssille osallistuu opiskelijoita tai opettajia partnerikorkeakoulusta, joka sijaitsee samassa maassa mutta eri paikkakunnalla kuin kurssin pitopaikka, niin heidän asumiskulunsa lasketaan myös hyväksyttäviksi asumis- ja oleskelukustannuksiksi. Matkavakuutukset kustannetaan asumis- ja oleskelukululuokasta. Asumis- ja oleskelukustannukset myönnetään maakohtaisten tukisummien mukaan. Jos kurssi pidetään muussa, kuin koordinaattorikorkeakoulun kotimaassa, niin asumis -ja oleskelukustannusten laskemisessa käytetään kurssin sijaintimaan tukisummia. Tuen suuruus riippuu kurssin sijaintimaan elinkustannuksista sekä kurssin pituudesta. Tukisummat lasketaan osallistujakohtaisesti riippuen kurssilla vietetystä ajasta. Opettajien kohdalla käytetään päivä- ja viikkokohtaisia, opiskelijoiden kohdalla viikkokohtaisia tukisummia. Seuraavalla sivulla olevasta taulukosta ilmenee enimmäistuen määrä /opettaja, opiskelija niissä maissa, missä suomalaisten korkeakoulujen järjestämät kurssit lukuvuonna pidetään. Loppuraportissa asumiskustannukset raportoidaan osallistujien todellisen kurssilla viettämän ajan mukaan. Todellisia asumiskustannuksia (hotellilaskut, asuntolakulut, lounaat) ei raportoida

11 Teachers Students Daily rate 1 week 2 weeks 3 weeks 4 weeks Weekly rate Finland Norway United Kingdom Lithuania France Germany Italy Oleskelu- ja asumistuki kattaa asumisen, ruokailut sekä mahdolliset matkat kurssin pitopaikalla. Päiväkohtaisia tukisummia laskettaessa olisi otettava huomioon, että täysi päivä pitää sisällään myös yöpymisen (päivä=vuorokausi). Viikon määritelmä Asumis- ja oleskelukustannuksia laskettaessa viisi (5) työpäivää voidaan katsoa viikoksi ja 10 työpäivää kahdeksi viikoksi. Opiskelijoiden kohdalla oleskelukustannusten summa tavallisimmin on kahden viikon oleskeluun saatava tuki (2 x viikon tukisumma). Esimerkki 1 Opettaja-tukisumman lasku Tukisumma / päivä: 177 euroa, tukisumma / viikko: 883 euroa. Opettaja viipyy kurssilla 9 päivää (kaikkina päivinä työskentelyä). Tukisumma lasketaan seuraavasti: 1 x viikkotukisumma + 2 x päivätukisumma = (2 x 177 ) = Esimerkki 2 Opettaja viipyy kurssilla 10 päivää. 10 päivää lasketaan kahdeksi viikoksi kahden viikon tukisumma on taulukosta katsottuna VAMMAISOPISKELIJAT JA OPETTAJAT Jos koordinoiva korkeakoulu tai hankkeen joku partnereista aikoo lähettää intensiivikurssille vammaisen opiskelijan tai opettajan, sen kannattaa hyvissä ajoin sopia vastaanottavan korkeakoulun kanssa järjestelyistä, joita vammaisen liikkujan oleskelu kurssilla vaatii. Kun asioista on partnerien kesken sovittu, koordinoiva korkeakoulu voi anoa CIMOsta ylimääräistä tukea vammaisen liikkuvuutta varten. Anomusta varten tarvitaan myös arvio ylimääräisistä kustannuksista ja tiedot muista henkilön saamista avustuksista. Anomukseen liitetään lääkärintodistus. CIMO päättää myönnettävästä lisätuesta tapauskohtaisesti HALLINNOLLISIA OHJEITA EDUNSAAJALLE Pankkitili Erasmus-intensiivikurssin tukiraha maksetaan edunsaajakorkeakoulun tilille euroissa kahdessa erässä: alkuosuus 80 % sopimuksen astuttua voimaan ja loppuosa 20 % loppuraportin jälkeen. Erasmusmäärärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä. Tilin on oltava korkeakoulun nimissä ja eritelty ko. intensiivikurssiprojektille, jos mahdollista. Käteisnostoista on tehtävä erilliset kuitit. Pankkitietojen muutoksista on ilmoitettava kansalliselle toimistolle kirjallisella, korkeakoulun laillisen edustajan vahvistamalla ilmoituksella. Partneriryhmä Hyvä projektityöskentely edellyttää kaikkien partnereiden sitouttamista hankkeen yhteisiin tavoitteisiin. Edunsaajan on edesautettava parhaansa mukaan ja tasapuolisesti partneriryhmän aktiivista yhteistyötä: tiedotettava partnereita aina tarvittaessa varmistettava tukirahojen tasapuolinen jako (mikäli edunsaaja ei huolehdi kaikista kuluista itse) lähetettävä rahoitussopimuksen kopio liitteineen kaikille hankkeen partnereille

12 Partneria, jota ei ole identifioitu rahoitussopimuksen liitteessä II (Identification of the eligible partners) ei lasketa viralliseksi partneriksi, eikä ko. organisaation kuluja lasketa kelpoisiksi EU-tuen piiriin. Euroopan komissio tai kansallinen toimisto eivät vaadi Erasmus-intensiivikurssien konsortioilta virallisia partnereiden välisiä sopimuksia. Koordinaattori voi vaatia partnerisopimuksia parhaaksi näkemällään tavalla ja tarpeen vaatiessa. Joka tapauksessa on hyvä pitää mielessä, että koordinaattorikorkeakoulu on viime kädessä vastuussa hankkeen onnistuneesta läpiviennistä ja partneriryhmän yhteistyön toimivuudesta. 5 LOPPURAPORTTI 5.1. LOPPURAPORTIN TARKOITUS Edunsaajan on perusteltava kansalliselle toimistolle kaikki projektin aikana aiheutuneet kulut sekä selvitettävä kaikki läpiviedyt toiminnot ja niiden tulokset. Tukirahaa saadakseen edunsaaja sitoutuu laatimaan kansalliselle toimistolle loppuraportin, josta käyvät ilmi sekä hankkeen tulokset ja tuotokset suhteessa hakemukseen, että rahankäyttö. Loppuraportin on luotava tarkka ja selkeä kokonaiskuva projektista. On suositeltavaa, että edunsaaja tutustuu huolellisesti loppuraporttikaavakkeisiin ja tiedonkeruumalleihin ennen toiminnon varsinaista alkua (sopimuksen liitteet III ja III a-c). Jälkikäteen vaadittavien tietojen ja erityisesti kuittien ja tositteiden hankkiminen voi olla vaikeaa. Sen vuoksi on hyvä tietää jo kurssin suunnitteluvaiheessa kaikki tarvittavat raportoitavat asiat. Loppuraporttiin kirjattavat rahasummat on ilmoitettava euroissa ja pyöristettävä lähimpään kokonaislukuun. Loppuraportoinnin tarkemmat ohjeet löytyvät sopimuksen liitteestä III (Final Report for the Grant Beneficiary). Edunsaajan on informoitava myös partnerikorkeakouluja loppuraporttiin kerättävästä tiedosta sekä kulujenkäytöstä LOPPURAPORTIN OSAT Loppuraportti muodostuu kahdesta eri osasta: a) Kerronnallisesta osuudesta (Annex III Narrative Report), jossa koordinaattori seikkaperäisesti kertoo kurssin tuloksista, mahdollisista ongelmista, osallistujien palautteesta jne. (+ mahdollisen kuittitarkastuksen yhteydessä edunsaaja toimittaa liitteeksi kaikki kuitit hakemuksen ja sopimuksen mukaisesti). Kerronnalliseen osuuteen kuuluu myös taloudellinen osio, jossa selvitetään rahankäyttö. b) Teknisestä osuudesta, joka perustuu tiedonkeruumalleihin (Data Dictionaries, liitteet III a-c) Tekninen raportointi Lukuvuoden osalta korkeakoulujen intensiivikurssien koordinaattorit raportoivat Erasmusintensiivikurssien teknisen osuuden ja rahankäytön CIMOon sähköistä raportointijärjestelmää käyttäen. Loppuraportin viimeinen jättöpäivä on Sähköisessä loppuraportissa raportoidaan intensiivikurssin yleisiä tietoja, sekä tiedot kaikista kurssille osallistuneista opiskelijoista ja opettajista. Raportointi perustuu tiedonkeruumalleihin, jotka ovat rahoitussopimuksen liitteitä (liitteet III a, b ja c). Tiedonkeruumallien pohjalta on luotu malli-exceltaulukot, joista käy ilmi kerättävät tiedot sekä ohjeistus ko. tiedon muodolle. Em. malli-excelit ja tarkempaa raportointiohjeistusta löytyy CIMOn webbi-sivulta: Koordinaattoreita kehotetaan keräämään ja tallentamaan kaikki raportointiin tarvittavat tiedot huolellisesti jo IP-kurssin aikana, jotta loppuraportin täyttäminen itse web-työkaluun ei olisi ylivoimaisen työlästä. Raportointityökalu toimii joustavasti siten, että sitä voi täyttää käsin, mutta myös siirtämällä dataa suoraan esim. excel-taulukosta. Myös kerronnallisen raportin sisältöä kannattaa kerätä jo itse IP-jakson aikana, esim. pitämällä kurssipäiväkirjaa. Tämä helpottaa loppuraportin laadintaa, jos raportointihetkellä asiat eivät ole enää tuoreessa muistissa

13 5.3. LOPPURAPORTIN JÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI Loppuraportti täytyy toimittaa kansalliselle toimistolle kirjallisena ja allekirjoitettuna sopimuksessa indikoituun päivämäärään mennessä ( , postileiman päiväys). Raportin allekirjoittaa korkeakoulun laillinen edustaja. Allekirjoitettaviksi tulostetaan koontisivu sähköisestä raportointijärjestelmästä sekä Narrative Report talousosioineen. Intensiivikurssien loppuraportit arvioidaan seuraavasti: o Rahankäyttö ja budjetti analysoidaan toimintoihin sekä kurssille osallistuneiden opiskelijoiden/opettajien määrään nähden, kulujen kelpoisuus arvioidaan o Kerronnallinen raportti arvioidaan laadullisesti suhteessa hakemuksessa ilmoitettuihin työohjelmaan ja toiminnon tuloksiin. Jos loppuraportti on puutteellinen, kansallinen toimisto pyytää edunsaajaa täydentämään sitä. Kansallinen toimisto saattaa pyytää edunsaajaa toimittamaan raporttien lisäksi myös kuitit, matkaliput, tositteet ja myös muita dokumentteja. Jos loppuraportti hyväksytään, kansallinen toimisto laskee todellisten kulujen perusteella lopullisen apurahan määrän. Jos budjetti on toteutunut suunnitellusti, maksetaan edunsaajalle loppu 20 % myönnetystä tuesta. Jos budjetti on alijäämäinen, maksetaan loppuerää edunsaajalle vain sen verran, kuin lopullinen kokonaistuki edellyttää. Ylimääräinen jo maksettu etumaksu tuesta peritään edunsaajalta takaisin. HUOM! Loppuraportissa raportoidaan toteutuneet kurssin opiskelija- ja opettajamäärät. Jos kurssi osoittautuu suunniteltua pienemmäksi, niin myös lopullinen tuki on pienempi. Jos kurssin pitomaahan matkustavien opiskelijoiden määrä jää alle 10, ei hanke ole kelpoinen ja edunsaaja joutuu maksamaan koko saamansa tuen takaisin. 6 SEURANTA JA KUITTI- JA TILINTARKASTUKSET 6.1. SEURANNAN JA TARKASTUSTEN TARKOITUS CIMOn ja Euroopan komission välinen sopimus velvoittaa CIMOa seuraamaan Erasmus-ohjelman toimeenpanoa suomalaisissa korkeakouluissa (monitorointi) sekä tarkastamaan Erasmus-varojen käyttöä. Seurannassa kerätään tietoa Erasmus-vaihtojen laadusta sekä ohjelman toimeenpanon tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta korkeakoulussa. Erasmus-intensiivikursseille suoritetaan myös seurantakäyntejä. Seurantavierailuilla pyritään kartoittamaan ja levittämään hyviä toimintatapoja ja korjaamaan mahdollisia puutteita. Vierailut ovat parhaimmillaan hyödyllisiä molemmille osapuolille kurssijärjestäjällä on mahdollisuus antaa palautetta CIMOn palveluiden ja ohjelmahallinnon kehittämiseksi, ja samalla tarjoutuu tilaisuus yhdessä arvioida korkeakoulun tapaa hoitaa hanketoimintaa sekä keskustella sen kehittämistarpeista. Vierailun perusteella laaditaan kirjallinen raportti. Erasmus-ohjelman kuitti- ja tilintarkastusten tarkoituksena on varmistaa, että ohjelman varat käytetään sopimuksen ehtojen mukaisesti. Tarkastuksia on erilaisia, joista yleisin on kuittitarkastus loppuraportin yhteydessä (satunnaisotanta). Mahdollisia ovat myös tilintarkastusvierailut sopimuskauden aikana, tilintarkastukset sopimuskauden päättymisen jälkeen sekä suurimpien tuensaajien system check. System check on kattavampi tarkastus, johon sisältyy perusteellinen koko korkeakoulun Erasmus/LLPapurahahallinnon prosessien analysointi ja tilintarkastus VAADITTAVAT TOSITTEET Mahdollisen intensiivikurssin kuittitarkastuksen tapauksessa edunsaajan on toimitettava kansallisen toimiston pyynnöstä kopio kirjanpidon pääkirjasta, josta raportoitavan intensiivikurssin kulut ovat selkeästi todennettavissa. Mikäli pääkirjasta saatavat tiedot eivät ole riittäviä, niin edunsaajalta pyydetään nähtäväksi vielä seuraavanlaisia dokumentteja: o Alkuperäiset ja päivätyt tai aidoiksi todistetut kopiot aiheutuneista kuluista (jos kuittia ei ole vielä saatu, on se toimitettava myöhemmin)

14 o o Pankkitositteet Kurssin osallistujalistat allekirjoituksilla varustettuna 6.3. TOSITTEET KULULUOKITTAIN Organisaatiokulut Organisaatiokulut korvataan könttäsummalla, erillisiä kuitteja ei tavallisessa kuittitarkastuksessa pyydetä. Mahdollisella tilintarkastus/auditointivierailulla edunsaajan on kuitenkin voitava esittää kirjanpidosta, kuinka ko. kuluja on käytetty. Matkakulut Matkakulut lasketaan todellisten aiheutuneiden kulujen perusteella. Matkakuluista on säilytettävä matkaliput, kuitit ja muut tositteet. Asumis- ja oleskelukulut Asumis- ja oleskelukustannukset korvataan maakohtaisten tukisummien perusteella (ks. sivu 11). Kuittitarkastuksen sattuessa asumis- ja oleskelukustannusten tositteeksi on esitettävä osallistujalista allekirjoituksineen sekä matkaliput, joista käy ilmi ko. henkilön matkustuspäivät. Ko. kustannuksista on kuitenkin pidettävä asianmukaisesti kirjaa. Jos edunsaajalla ei ole esittää tositetta jostain aiheutuneesta kulusta, voi kansallinen toimisto jättää ko. kulun korvaamatta. ONNEA KURSSIN SUUNNITTELUUN, TOTEUTTAMISEEN JA RAPORTOINTIIN!