Tee oikeita asioita oikea-aikaisesti, vapauta resurssit. EU-hankkeen prosessit Oulun kaupungin opetustoimi Maria Karppinen Sirpa Kova

Transkriptio

1 Tee oikeita asioita oikea-aikaisesti, vapauta resurssit EU-hankkeen prosessit Oulun kaupungin opetustoimi Maria Karppinen Sirpa Kova

2 Sisältö 1 PROJEKTIN VALMISTELU PROJEKTIN KÄYNNISTÄMINEN PROJEKTIN SUUNNITTELU PROJEKTIN TOTEUTUS PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN TALOUS- JA ASIAKIRJAHALLINTA KESKEISET YHTEYSTIEDOT... 20

3 1 PROJEKTIN VALMISTELU Esiselvitys - vierailu mukaan tulevien toimijoiden/ yhteistyötahojen luona - mihin tarpeeseen hankkeella pyritään vastaamaan? - kohderyhmän tarkka määrittely (kuinka suuri on kohderyhmä?, ketä?, miksi?) - toimijoiden sitouttaminen - viralliset sopimukset toimijoiden kanssa jo esiselvitysvaiheessa Projektien ja yhteistyökumppaneiden kartoitus paikallisesti sekä valtakunnallisesti - päällekkäisyyden välttäminen muiden paikallisten toimijoiden kanssa (luodaan yhdessä työntekijöiden kanssa projektikartta olemassa olevista hankkeista ei keksitä pyörää uudestaan eri paikkakunnilla) Konkreettinen projektisuunnitelman laatiminen (prosessit viedään käytännön tasolle) - kytkennät organisaation visioon, strategiaan ja laatutyöhön (isompaan kuvaan kiinnittäminen, valtakunnallinen kehittäminen) - projektin johtaminen - tulostavoitteiden kirjaaminen vuosittain - hyvien käytänteiden vakiinnuttaminen myös hankkeen päätyttyä (seuranta hankekauden jälkeen) - aikataulu - kustannukset - laatu * tehdään oikeita asioita (tavoitteet ja suunnitelma) * laadun määrittely

4 * projektin prosessit ja tavat toimia * katselmoinnit (ulkopuoliset tsekkaan projektia, aloituskatselmoinnit, välikatselmoinnit, loppukatselmoinnit, mikä on projektin tila) - henkilöstöresurssit (varasuunnitelma loppuhankekaudelle) - riskianalyysi (ks. riskianalyysipohja) - ohjausryhmän kokoonpano (valittava keskeiset toimijat, joilla on valtaa ja vaikutusmahdollisuuksia) - kytkökset muihin projekteihin päällekkäisyyden välttämiseksi (tiedostettava mitä organisaation muissa projekteissa tehdään) - vapaamuotoiset keskustelut projektin toimijoiden kanssa Tavoitteiden realistinen määrittely (tavoitteet tehdään saavutettaviksi) - mittarit ja laadullinen vaikuttavuus Henkilöresurssien tarvemäärittely (ei yhden henkilön projekteja) - paljonko kunkin henkilön resurssia on oikeasti varattu projektiin? - voisiko hankkeisiin rekrytoida assistentin/ sihteerin tms. joka hoitaa talouspuolen jos taloustukea ei tule omalta organisaatiolta? Projektityöntekijöiden toimenkuvan määrittely Budjetin määrittely kustannuslajeittain (huomioitava toiminta) - valmiit pohjat Viestintäsuunnitelman laatiminen (vastuullinen johtaja, suunnitelman laatija / projektipäällikkö, tiedottaja) - sisäinen viestintä - ulkoinen viestintä

5 - viestinnän välineiden ja kanavien määrittely - viestintäroolien ja -vastuiden nimeäminen - esitteet, lehdistötiedotteet, RollUp, nettisivut, logo ja muu visuaalinen ilme organisaation linjan mukaisesti - kansalliset ja kansainväliset kontaktit (mitä, milloin, miksi?) - kuka tiedottaa ja mitä? (normaalit tilanteet ja poikkeustilanteet) - organisaation johto mukaan tiedotustilaisuuksiin Tulevaisuuden askelten ennakointi - mitä lisäarvoa hanke on tuonut toimijoille? - kuinka paljon on säästetty kun toimintaa kehitetään projektilla? - mitä konkreettisia hyötyjä on luotu? 1. vastuuttaminen hyvissä ajoin, ennen projektin loppumista 2. toimijoiden sitouttaminen 3. toiminnan jatkuvuuden varmistus - mitä rakenteita täytyy luoda, jotta toiminta jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen? - Kenelle vastuutetaan seuranta, kun projekti on loppunut? Hankkeen toiminta on raportoitavissa EURA-järjestelmään (aloittaneet: mistä lukumäärä muodostuu?, perustelut lukumäärälle, tiedotustilaisuuksiin osallistuneet, Koulutus- ja henkilötyöpäivät yhteensä määriteltynä) - tsekkilista EURA-järjestelmän lukuihin huom! varsinaisiksi osallistujiksi voidaan merkitä vain yli 7 h hankkeen toiminnassa mukana olleet henkilöt Työvälineiden ja työskentely-ympäristöjen suunnittelua - lomakkeet - pöytäkirjat - raportit (keskeiset saavutukset, poikkeamat suunnitelmasta, käynnistetyt ja ehdotetut toimenpiteet tilanteen

6 korjaamiseksi, ennakoidut poikkeamat suunnitelmasta vaikutuksineen, ehdotetut toimenpiteet riskin tai sen vaikutuksen pienentämiseksi) - palautteet (ZEF) - tiedonkeruu (seurantatiedot, miten kerätään?) Projektitreffeille suunnitelma - säännöllisyys A ja O - projektin seuranta ja kehittävä arviointi Organisaation toiminta projektissa - ohjausryhmän toiminta - projektiryhmän toiminta - työryhmien toiminta - muut kokoonpanot päivittäminen Talous- ja asiakirjahallinta - dokumenttien ylläpito- ja arkistointivastuut (mistä löytyy viimeinen versio?) - diariointi - taloushallinnan lomakkeet Hankinnat ja kilpailutus - tarjouspyyntöön liittyvät asiakirjat (kuka tekee, mitä ja milloin?) - pienhankinnoille + julkisille hankinnoille oma tarjouspyyntöpohja + liitteet hintatieto- ja laatutietolomake - karvalakkimalli julkisen hankinnan toteutuksesta Hankehenkilöstön rekrytointi

7 - täyttölupahakemukset hakuilmoituksen tulee olla vähintään 2 viikkoa sisäisessä ja/tai ulkoisessa haussa (mol.fi) - haastattelut ja referenssien kysely - päätös viedään opetuslautakuntaan ja valitusaikaa päätöksestä on 3 vkoa - palkkausperusteet selväksi tehtäväkohtaisesti Kuka allekirjoittaa uudet hankehakemukset? Hankehakemuksen allekirjoittaminen: kaupunginjohtaja Miten hanke viedään Konstiin? Mihin kehittämisohjelmaan hanke kuuluu? Hankehakemus esitettävä opetuslautakunnalle ja kaupunginhallitukselle ja tiedotettava heitä hankkeen aikana Projektin muutoshakemuksen allekirjoittaa hankkeen vastuullinen johtaja Projektitietojen toimittamien organisaation muihin tarkoituksiin (toimintakertomus Oulun kaupunki, Oulun seutu, opetuslautakunta) - Suunnitelma

8 2 PROJEKTIN KÄYNNISTÄMINEN Toimitilat - tulee olla valmiiksi valittu ja tarvittaessa vuokrasopimus tehtynä Työvälineet valmiina - tietokone - sähköpostiosoite ja tunnukset koneelle - kännykkä - puhelinliittymä - avaimet - henkilökortti Hankehenkilöstön perehdyttäminen - Oulun kaupungin visio ja strategia - opetustoimen visio ja strategia - hankkeen taustat - hankesuunnitelman läpikäyminen - EU-prosessien ja aikataulujen läpikäyminen - Akkunan käytön ohjeistus - ESS järjestelmän läpikäyminen - opetustoimen henkilöstön esitteleminen - opetustoimen käytäntöjen läpikäyminen (ks. perehdytyssuunnitelma) - työterveysasiat - työpaikkakokous-käytännöt

9 Aloituspalaverit - hankehenkilöstön kanssa - vastuullisen johtajan, talousvastuullisen ja muiden keskeisten toimijoiden kanssa - rahoittajan kanssa (mukana vastuullinen johtaja sekä talousvastuullinen) - yhteistyötahojen kanssa - aloitusseminaari (toimijoiden ja / tai kohderyhmän kanssa) Vastuutahot määritelty - organisaation prosessi, roolit ja toimenkuvat läpinäkyväksi

10 3 PROJEKTIN SUUNNITTELU suunnittelu, seuranta ja ohjaaminen - vision kirkastaminen hanketiimille ja yhteistyötahoille - strategioiden luominen * suunnitellaan konkreettiset askeleet siitä, miten tavoitteet saavutetaan - päällekkäisyyden välttäminen muiden paikallisten toimijoiden kanssa (luodaan yhdessä työntekijöiden kanssa projektikartta olemassa olevista hankkeista) Toiminnan yksityiskohtaisempi suunnittelu (etappien määrittely, toiminnan määrittely kuhunkin etappiin, aikataulujen laatiminen, ohjelmien laatiminen, sisältöjen suunnittelu.) - vuosikello (tarkkuus kuukausitasolla ja koko hankkeen ajalta) - selkeät mittarit (mitä mitataan ja miten? miten mittarit ovat synkassa tavoitteiden kanssa?) Suunnitelman toteutumisen seuranta - tavoitteiden täsmennys - aikataulujen tarkistus - kustannusten päivittäminen - henkilöresurssien päivitys - etappien tavoitteiden ja tulosten tsekkaus - viestintäsuunnitelman täsmennys - resurssien käyttö suhteessa suunnitelmaan - tarvitaanko muutoksia? * jos tarvitaan, niin tehdään hankehakemuksen muutosilmoitus rahoittajalle

11 Hankinnat ja kilpailutus - pienhankinta vai julkinen hankinta (Hilma-järjestelmä)? - tarjouspyynnöt OUKAn sivustolle (Holma Martti) - opetustoimen päätökset hankinnasta --> kaupungilla pitää tehdä erillinen, vastuullisen johtajan allekirjoittama hankintapäätös kirjallisena aina yli 1000 hankinnoista - päätöksestä tiedottaminen tarjoajille - mahdollisten lisäpyyntöselvitysten ja valitusten käsitteleminen lakimiehen kanssa - sopimukset projektin ja palvelun tuottajan välillä Dokumentointi - selkeä ohjeistus siitä, mitä kaikkea tulee dokumentoida Arkistointi - selkeä ohjeistus siitä mitä dokumentoidaan, minne arkistoidaan ja kuinka kauaksi aikaa - ohjeistus toimijoille

12 4 PROJEKTIN TOTEUTUS Visio kirkkaana Aktiivinen tiedotus - kohderyhmälle - yhteistyötahoille - työryhmille - projekteille - opetustoimen sisällä - kaupungin sisällä - valtakunnallisesti Dokumentointi - EURAan vaadittavien tietojen jatkuva kerääminen ja asianmukainen säilyttäminen - lomakkeet valmiiksi seurantietojen keräämiseen - kilpailutusdokumentit - opetustoimen hankintapäätökset - opetustoimen tukipalveluyksikön viranhaltijoiden sijaisuus ja varahenkilöjärjestelmä - laskujen hyväksyjät ja arvopostin kuittaajat - hankintahenkilöt - osallistujalistat - koulutuspäivien ohjelmat - ulkomaan koulutuksista matkaraportit - hankkeessa luodut materiaalit - järjestettyjen tilaisuuksien ohjelmat

13 Raportointi - maksatusjaksot 4 kk jaksoissa, 3x/vuosi - seurantaraportointi puolivuosittain - väliraportointi vuosittain (valmiit pohjat) - loppuraportti (valmiit pohjat) Budjetin seuraaminen Muutosilmoitusten tekeminen tarvittaessa Ohjausryhmäkokoukset - ohjausryhmän asettamispäätös - ohjausryhmän tehtävät - pöytäkirjan laatimisessa kirjattava selkeästi, että asiat ovat päätetty eikä vain merkitty ohjausryhmälle tiedoksi (OUKAn sisäinen tarkastus vaatii päätösten selkeän kirjaamisen) Hyvien käytänteiden vakiinnuttaminen - mihin projektitoiminnot siirtyvät päättymisen jälkeen? - EU-hankkeissa vaaditaan, että projektin käytäntöjä on vielä olemassa 5 vuoden jälkeen päättymisajankohdasta Prosessimallinnokset - organisaation toiveet prosessin läpiviennille Internetsivujen laatiminen - tärkeä osa tiedotusta ja viestintää - rakennetaan Oulun kaupungin nettisivujen alle esim. - Internet asioissa auttaa Martti Holma (ks. yhteystiedot lopusta) - hankehenkilökunta päivittää itse internetsivustot

14 5 PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN Päätä projekti suunnitelmallisesti - jo hankkeen valmisteluvaiheesta saakka on täytynyt suunnitella, miten projektin tuotokset juurrutetaan käytäntöön projektin päättymisen jälkeen - varataan aikaa suunnittelulle, mitä hankekauden jälkeen - keskeneräisten asioiden loppuun saattaminen - projektin tulokset käyttöön - Huomioitava projektihenkilöstön siirtyminen toisiin tehtäviin Toimijoiden sitouttaminen projektin käytänteiden kehittämiseen ja seurantaan (varmistus toiminnan jatkumiseen) - varmistus sopimuksen noudattamisesta, kehityksen eteenpäin vieminen, seuranta ja mittaristot Tulevaisuuden askelten vahvistaminen - mitä lisäarvoa hanke on tuonut toimijoille? - mitä on säästetty? - mitä hyötyjä on luotu? 1. vastuuttaminen hyvissä ajoin, ennen projektin loppumista 2. toimijoiden sitouttaminen 3. toiminnan jatkuvuuden varmistus - mitä rakenteita täytyy luoda, jotta toiminta jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen? - kenelle vastuutetaan seuranta, kun projekti on loppunut?

15 Arviointi - miten meni? - mitä tapahtui? - tulevaisuuden haasteet? 1. Saavutettiinko sovitut tulokset? 2. Onko asiakas tyytyväinen? 3. Pitivätkö aikataulut? 4. Pitikö budjetti? 5. Onko lopputuloksen laatu odotettu? 6. Toimiko projekti laadukkaasti? 7. Millaista oli johtaminen ja työilmapiiri? 8. Mitkä riskit toteutuivat ja mitkä vältettiin? 9. Toimivatko sopimuskäytännöt ja ostot? 10. Miten ylläpito ja tuki on järjestetty? 11. Muuta Loppuraportointi - projektin näkemys tuloksista ja toiminnasta - toimijoiden raportit - tarvittaessa koonti toimijoiden raporteista Viestintä - päättyminen ja tulokset - tulosten julkistaminen paikallisesti, valtakunnallisesti ja tarvittaessa kansainvälisesti Päätösseminaari (toimijoiden ja / tai kohderyhmän kanssa)

16 6 TALOUS- JA ASIAKIRJAHALLINTA Asia Vastuu (kuka hoitaa) Aikataulu (milloin hoitaa) Budjetointi milloin?/miksi?/kenelle?/mihin yhteyteen? *Kuka tekee/ketkä tekevät? *Millaista pohjaa käytetään? *Ketä informoidaan luvuista? Perustelut/ Huomioitavaa Maksuliikenne * Kuka hoitaa hankkeen laskujen tiliöinnin? * Kuka tulostaa ja mapittaa laskut maksatushakemusta varten? * Kuka huolehtii, että osatoteuttajien projektista syntyneet kustannukset kirjautuvat ajoissa oikealle vuodelle (yhteydenotot kuntiin) Laskut - Seudullisissa hankkeissa tehdään lasku kunnille maksatuspäätöksen mukaisesti - Tällä hetkellä seudun kanssa sovittu, että seutua laskutetaan

17 maksatuspäätösten mukaisesti * Kuka tekee/ketkä tekevät laskut? * Millaista pohjaa käytetään? * Kuka antaa luvut? * Ketä informoidaan? * Mikä on aikataulu ja miten aikatauluista sovitaan? Palkat *Kuka antaa Personecista palkkojen kautta syntyneet henkilöstökustannukset? *Millaisessa muodossa henkilöstökustannukset saadaan Personecista? * Kuka tarkistaa henkilöstökustannusten oikeellisuuden? HUOM! Ecxel-pohja henkilöstökustannusten laskemisesta Maksatushakemus (toimitetaan rahoittajalle vähintään 3x/vuodessa tai tarvittaessa useammin)

18 * Kuka vastaa/ketkä vastaavat materiaalin koonnista? - rahoittajan liitteet (liite A, B, C, D, E, F) + pääkirjaote - laskut ja niihin liittyvät muut asiapaperit (kilpailutus, päätökset, osallistujalista, ohjelmat ) * Kuka huolehtii, että kaikki hankkeen pää- ja osatoteuttajat ovat toimittaneet pyydetyt asiapaperit määräaikaan mennessä *Kuka vastaa kaikkien dokumenttien viemisestä Eurajärjestelmään? Meritt-kirjanpitojärjestelmä *Kuka antaa/ketkä antavat pääkirjaotteita järjestelmästä?/milloin? *Millaisia otteita kannattaa ottaa järjestelmästä? (yhteiset käytänteet) *Otteet tuloista ja menoista Kirjanpidon seuranta * Kuka tarkistaa menojen oikein kirjautumisen pääkirjaan, projektit,

19 kohdenumerot on oltava oikein * Kuka tekee tarvittaessa mahdolliset korjaukset yleismuistiolla? Oulun Tietotekniikan kustannukset * Kuka antaa kuukausittain tiedot projektipäällikölle OTT:n kustannuksista? OSTA-järjestelmä *Mikä on OSTA-järjestelmän rooli EU-hankkeissa? HUOM! Kaikki listatut asiat ovat yhteydessä rahaliikenteeseen ja vaikuttavat maksatushakemuksen valmisteluun ja toimittamiseen rahoittajalle. Yhteisten käytänteiden sopiminen * Mikä on projektipäällikön vastuu projektin taloushallintoon liittyvissä asioissa? * Millainen on taloushallinnon vastuuhenkilön rooli EU-hankkeissa?

20 7 KESKEISET YHTEYSTIEDOT Hankintayksikkö (lakimiehet, Holma Martti) Hankintayksikkö toimii Oulun Konttorin alaisuudessa Oulu10:ssä. Ajankohtaiset yhteystiedot löytyvät Akkunasta. Akkuna --> Puhelinluettelot --> Hallintokunta kohtaan: Oulun Konttori ja hakusanaksi: hankinta tai lakimiehen yhteystietoja etsiessä laita hakusanaksi: lakimies Internet-toimittaja Martti Holma p Innovaatiot ja markkinointi -ryhmä/viestintä / Keskushallinto Painatuskeskus (käyntikortit ja muu materiaali) Asiakaspalvelu Painatuskeskus Hallintopalvelut/ Oulun Konttori p suora sähköpostiosoite löytyy Outlookin osoitteistosta vastaanottajan kohdalta: painatuskeskus Ohjelmakoordinaattoreiden yhteystiedot/ keskushallinto Ajankohtaiset yhteystiedot löytyvät Akkunasta. Akkuna --> Puhelinluettelot --> Hallintokunta kohtaan: Keskushallinto ja hakusanaksi: ohjelmakoordinaattori Hyvärinen, Sari Ohjelmakoordinaattori,

21 Matinheikki, Sari Ohjelmakoordinaattori, (Tiimin esimies) Palsinajärvi-Äikäs, Eija Ohjelmakoordinaattori, Tuomela, Urpo Ohjelmakoordinaattori, Lomakkeet Oulun kaupungin ja oman hallintokunnan ohjeet ja lomakkeet on koottu kohtaan Akkuna --> yläpalkista Ohjeet ja asiointi kohta --> Lomakkeet *Oulun Tietotekniikka eli OTT:n yhteystiedot Akkuna --> yläpalkista Palvelut kohta --> Tilaukset --> OTT:n easiointi -palvelupyyntö (laitteet, tarvikkeet, sovellukset) tai OTT:n mobiiliportaali (puhelinten tilaus ja ohjeet) tai OTT:n palvelupyyntö (vikatilanteet, palvelut) Perehdytyslomake Akkuna --> yläpalkista Ohjeet ja asiointi kohta --> Lomakkeet --> Henkilöstö- ja työsuhdelomakkeet Oman hallintokunnan talousyksikön yksityiskohtaisempi selvitys Opetustoimi: Talouskoordinaattori: taloushallintosihteeri Leila Koret p toimittaa pääkirjaotteet, mapittaa maksetut laskut ja matkakorvaukset, tekee tarvittavat muutokset/kirjaamiset laskuihin/ tiliöinteihin, toimittaa OTT:n koostelaskut projektille

22 Matkalaskut ja maksumääräyslomakkeet Matkalaskut ja maksumääräyslomakkeet kuitteineen ja lomakkeineen toimitetaan taloushallintosihteeri Taina Koistiselle, joka tiliöi ja kirjaa matkalaskut ja toimittaa sitten hankkeen vastuulliselle johtajalle allekirjoittavaksi p Yksikköjen yhteystiedot Viestintä (oma hallintokunta ja kaupunki) Opetustoimi: tiedottaja Satu Fränti p Oulun kaupunki: Hankkeiden viestintäasioita ole ensisijaisesti yhteydessä omaan projektikoordinaattoriin. Palkanlaskenta Palkat maksaa Oulun Konttori osoitteessa Oulu10. Opetustoimen palkoista vastaa palveluasiantuntija Leena Savilampi p Palkkaus- ja henkilöstöasioissa voit kääntyä opetustoimen henkilöstösihteeri Seija Korhosen puoleen p