Riskianalyysi ja riskien hallintasuunnitelma sekä projektisalkun hallinnan tavoitteiden kuvaus. tuotos 1

Transkriptio

1 Riskianalyysi ja riskien hallintasuunnitelma sekä projektisalkun hallinnan tavoitteiden kuvaus. tuotos 1 HANKETOIMINNAN LAADUN VARMISTUS Hanketoiminnan laadun varmistuksella tarkoitetaan tässä käytänteitä, joilla Jyväskylän Yliopiston hankkeet ja hankesalkku hallitaan niin että hanketoiminnan laatupolitiikan ja laatutavoitteiden mukaista. Jyväskylän Yliopiston laatutavoitteet hanketoiminnalle ovat seuraavat: Hanke on JY:n/tiedekuntien/laitosten/erillisyksiköiden asettamien tutkimukseen, koulutukseen, aluekehitykseen tai kansainvälistymiseen liittyvien tavoitteiden mukainen Hankkeen toteuttamiseen on sitoutunut riittävästi asiantuntemusta koko projektin keston ajaksi Hanke pysyy kustannusbudjetissaan Hankkeen rahoitusrakenne toteutuu Asiakkaat ja yhteistyökumppanit ovat tyytyväisiä projektin johtamiseen ja saavutettuihin tuloksiin Hankesuunnitelmaan kirjatut tavoitteet ja tulokset toteutuvat Projektihenkilöstö on tyytyväinen johtamiseen ja saavutettuihin tuloksiin Hanketoiminnan laadunvarmistuksen keinot ovat projektin ja projektisalkun hallinnan prosessien ja vastuiden määritteleminen, työkalujen hyödyntäminen, valvonta- ja tukipalveluiden kehittäminen sekä hanketoiminnan laatujärjestelmän jalkauttaminen. Riskejä ovat kaikki sellaiset tekijät/asiat, jotka uhkaavat laadukkaan projektin toteutumista. Seuraavassa taulukossa on kiteytetty riskianalyysi. Taulukko sisältää riskien tunnistamisen, vaikutusten ja todennäköisyyden arvioimisen sekä riskien hallintasuunnitelman/esityksen ehkäisevistä toimenpiteistä.

2 PROJEKTITOIMINNAN RISKIANALYYSI JA RISKIEN HALLINTASUUNNITELMA Tunnistetut riskit Esimerkiksi rahoitusta tai yhteistyöpyyntöjä on tarjolla. Laitokset ja yksiköt hakevat/käynnistävät projekteja, jotka eivät ole niiden tutkimus- ja/tai koulutusprofiilin ja/tai kehittämistavoitteiden mukaisia Riskien toteutumisen todennäköisyys ja vaikutukset JY:n tavoitteisiin liittyvät Projektista tulee taakka. Laitos tai yksikkö ei riittävästi seuraa/valvo projektin toteutumista/toteuttamista eikä huolehdi riittävästä resurssien kohdentamisesta. Riskinhallinta Riskien hallinta lähtee jo siitä vaiheesta kun jostakin ideasta tai yhteistyötarjouksesta lähdetään suunnittelemaan projektia. Suunnittelu merkitsee työnajankäyttöä ja sitä kautta kustannuksia. Viimeistään ei-strategian mukaiset projektit pitäisi saada estettyä ennen julkisen rahoituksen hakemista tai sopimuksen tekemistä, mielellään ja ideoimisvaiheessa. De facto yksittäiset asiantuntijat hakevat/käynnistävät projekteja - joissa JY on sopijaosapuolena joiden tavoitteet ovat ylimitoitettuja, resurssit/budjetti alimitoitettu ja/tai asiantuntijat eivät ole korvattavissa, jos he eivät olekaan käytettävissä projektissa Yliopiston yrityskulttuuriin liittyy voimakas akateemisen vapauden korostuminen ja yksilöiden välinen kilpailu. Koska vastuulliselta laitokselta/yksiköltä puuttuu intressi hoitaa hanke kunnolla, siitä tulee taakka. Laitos tai yksikkö ei riittävästi seuraa/valvo projektin toteutumista/toteuttamista eikä huolehdi riittävästä resurssien kohdentamisesta. On hankalaa yhdistää vahvaa ja systemaattista projektien valintakriteerejä ja prosesseja tähän perinteeseen ja kulttuuriin. Projektista tulee taakka. Laitos tai yksikkö ei riittävästi seuraa/valvo projektin toteutumista/toteuttamista eikä huolehdi riittävästä resurssien kohdentamisesta. 1. JY:ssa on laatutavoitteet, johon liittyy kriteerit hyvälle projektille. Laitokset ja yksiköt vertaavat ideoita/yhteistyötarjouksia/suunnitelmia JY:n asettamiin kriteereihin. 2. Laitosten ja yksiköiden johto on tietoinen ideaja suunnitteluvaiheen projekteista (salkusta). Koulutuksella/tiedotuksella ja ohjeistuksella henkilöstö ohjataan tiedottamaan johtoa em. asioista. 3. Tietokantaan (mikä?) viedään viimeistään suunnitteluvaiheen projektit. 4. Määritellään hankkeiden ideointi- ja suunnitteluvaiheen prosesseja ja vastuita tarkemmin. Sama kuin edellinen. Pyritään vaikuttamaan rahoittajien prosesseihin siltä osin, kuka voi hakea rahoitusta Huom. riskien hallinta ei saa tappaa yksilöiden yrittelijäisyyttä, luovuutta eikä byrokratisoida neuvotteluita. Valintaprosessiin ja kriteereihin täytyy sisältyä jonkin verran joustoa ja ohjeellisuutta. Inhimillisiin resursseihin liittyvät JY/TDK:t/laitokset/yksiköt käynnistävät projekteja, Asiantuntijan panoksen puuttuminen silloin kun 1. Sovitaan projektihenkilöstön kanssa heidän

3 joihin avainasiantuntijat eivät ole henkilökohtaisesti sitoutuneet. -> JY:n avainhenkilöt projektissa eivät ole projektin käytettävissä silloin kun projektissa tarvitaan asiantuntijapanosta ja/tai eivät pysty/halua antaa riittävää panosta projektille Asiantuntijat lupautuvat projekteihin saadakseen kustannuspaikan tai ylimääräistä tuloa. Asiantuntijat eivät ymmärrä projektin velvoitteita eikä tarvittavaa työpanosta. -> Avainhenkilöt projektissa eivät ole projektin käytettävissä silloin kun projektissa tarvitaan asiantuntijapanosta ja/tai eivät pysty/halua antaa riittävää panosta projektille Linjaorganisaation tuki- ja valvontatehtävissä (taloushallinto, tiedotus, henkilöstöhallinto, kv. toimisto, innovaatiopalvelut jne.) toimivat henkilöt eivät pysty huolehtimaan tehtävistään joko siksi resurssit ovat alimitoitetut tai vastuut ovat epäselvät. Ao. taho ei tunne pelisääntöjä tai ei välitä pelisäännöistä vyöryttäen kustannuksia projektille. -> Joko JY tai yhteistyökumppanit kohdistavat projektille kustannuksia, joita ei hyväksytä Kustannusseurantaa ja toteutuksen aikaista kustannusten suunnittelua/sitomista ei ole vastuutettu tai siihen ei ole osaamista tai työkaluja. -> Projektin kustannusseuranta/-suunnittelu (toteutuksen aikana) pettää ja kustannusbudjetti ylitetään. sitä tarvitaan vaikuttaa negatiivisesti aikataulun toteutumiseen, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden tai henkilöstön tyytyväisyyteen. Pahimmassa tapauksessa rahoitussuunnitelma ei toteudu ja rahoittajat/asiakkaat eivät maksa suunnitellusti. Huonoilla sisäisillä pelisäännöillä voi olla myös pitkäaikaisia vaikutuksia työilmapiriin ja työpaikalla viihtymiseen. Sama kuin edellinen Yksittäisten projektien taloushallinto, viestintä, henkilöstöhallinta ja riskienhallinta eri muodoissaan eivät toimi. Hankkeen hallinta laatutavoitteiden mukaisesti ei toimi. Kustannuksiin liittyvät Kaikkia syntyneitä kustannuksia ei voida laskuttaa projektilta. JY tekee suunnitelman ja toteutuman erotuksen verran tappiota. Kaikkia syntyneitä kustannuksia ei voida laskuttaa projektilta. JY tekee suunnitelman ja toteutuman erotuksen verran tappiota. Projektista ei laskuteta kaikkea mitä voitaisiin tehdä. Jää laskuttamalta kustannuksia mitkä jäävät lopulta laitokselle/yksikölle. Jää hyödyntämättä projektit investointien rahoittajana ja/tai kiinteiden kustannusten rahoituslähteinä. käytettävyydestään projektissa, resurssitarpeesta ja projektissa toimimisesta saatavasta korvauksesta sekä muista pelisäännöistä ennen projektin käynnistämistä tai työn aloittamisesta. 2. Luodaan toimivat asentanta ja työksiantokäytänteet. Sama kuin edellinen Linjaorganisaation (hallinnon) resursseja tuki- ja valvontapalveluiden tarjoamisessa vahvistetaan ja/tai prosesseja/vastuita määritellään uudella tavalla ja/tai organisoidutaan uudelleen. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää prosessien, vastuiden ja työkalujen määrittelemisen kustannusten hallintaan. Vastuut siitä, kuka saa hyväksyä kustannuksia projektille, on selvästi määritelty. Sopimuksin ja projektihallintaprosessien (laskutus- ja laskunhyväksymiskäytänteet) avulla estetään yhteistyökumppaneihin liittyvä riski. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamana järjestelmää. 1. Sama kuin edellinen 2. Talousjärjestelmä tukee kustannusseurantaa. 3. On selvästi motivoitunut vastuuhenkilö hankkeen seurannan osalta.

4 Osallistuvat yritykset/muut tahot eivät raportoi suunniteltuja in-kind kustannuksia ajallaan. In-kind kustannuksia ei kerry suunnitellusti Julkinen rahoittaja muuttaa sopimusehtoja tai laitos/yksikkö ei tunne sääntöjä tai projekti ei toteudu sisällöllisesti niin kuin on suunniteltu. -> Julkinen rahoittaja maksaa vähemmän kuin on suunniteltu. Projektissa voidaan laskuttaa suunniteltua vähemmän. Rahoitukseen liittyvät JY saa vähemmän rahoitusta kuin oli suunniteltu. Sopimuksiin laitetaan myös in-kind rahoitusta/kustannuksia koskeva kohta ja kohta, mitkä ovat seuraukset, jos suunnitelma ei toteudu. Projektipäälliköt ja/tai laitosten/yksiköiden tukihenkilöt huolehtivat seurannasta ja yhteistyökumppaneiden tiedottamisesta. 1. Julkisen rahoittajan yksipuolisesti tekemiltä muutoksilta rahoitusehtoihin ei voida täysin suojautua. 2. Projektipäälliköt ja palvelukeskukset tuntevat julkisten rahoittajien pelisäännöt koulutuksen avulla. Projekti ei toteudu sisällöllisesti niin kuin on suunniteltu tai asiakas/pääsopijapuoli ei syystä tai toisesta ole halukas maksamaan niin kuin on sovittu. -> Asiakas tai pääsopija maksaa vähemmän kuin on suunniteltu. Kaikkia syntyneitä kustannuksia ei voida laskuttaa projektilta. JY tekee suunnitelman ja toteutuman erotuksen verran tappiota. 1. Sopimuksilla suojaudutaan riskiltä, että asiakas/päämies ei maksa suunnitellusti. 2. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää prosessien, vastuiden ja työkalujen määrittelemisen projektin sisällön toteutuksen osalta. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamaan järjestelmää. 3. Hankkeiden sisällöllistä toteutumista osataan ja kyetään seuraavaan. Siihen on esim. raportointija dokumentointikäytänteitä, mittareita. 4. On olemassa vastuuhenkilö (projektipäällikkö? laitosjohtaja?) joka on motivoinut ja kykenevä seuraamaan sisällöistä toteutumista ja tekemään tarvittaessa toimenpiteitä riskin torjumiseksi. Rahoitus tulee paljon sen jälkeen kun kustannukset on maksettu. Asiakkaat tai yhteistyökumppanit eivät ole tyytyväisiä johtamisprosesseihin (sopiminen, muutokset aikatauluissa/budjetissa, ulkoisessa/sisäisessä viestinnässä) Yliopistolle tulee likviditeettiongelmia Maksut asiakkailta ja yhteistyökumppaneilta pitäisi neuvotella mahdollisimman etupainoitteisiksi. Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tyytyväisyyteen liittyvät muutoksia sopimusehtoinen projektin aikana. Asiakkaat tai yhteistyökumppanit eivät ole valmiita tekemään omaa osuuttaan projektin toteuttamisessa. muutoksia sopimusehtoinen projektin aikana. Asiakkaat tai yhteistyökumppanit eivät ole valmiita tekemään yhteistyötä projektin jälkeen eikä markkinoimaan JY:a yhteistyökumppanina. 1. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää prosessien, vastuiden ja työkalujen määrittelemisen projektin sisällön toteutuksen osalta. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamaan järjestelmää. 2. Projekteihin on resurssoitu riittävästi osaamista ja henkilöstöä. Henkilöstö on käytettävissä ja sitoutunut. 3. Seurantajärjestelmät/indikaattorit, joilla saadaan tietoa tyytyväisyydestä projektin

5 Asiakkaat tai yhteistyökumppanit eivät ole tyytyväisiä projektin tuloksiin Asiakkaat tai yhteistyökumppanit eivät ole tyytyväisiä projektin tuloksiin Projektihenkilöstön taidot ovat heikot ja he eivät saa riittävästi tukea projektin elinkaaren hallintaan. Projekti on huonosti suunniteltu ja toteutettu. Tutkimussuunnitelmat ovat epärealistisia Vastuut ovat epäselvät, epäreilut tai epäkäytännölliset muutoksia heidän maksamaan/saamaan osuuteen projektibudjetista. Sisältöön liittyvät muutoksia heidän maksamaan/saamaan osuuteen projektibudjetista. Lähes kaikki projektin riskit voivat seurata/realisoitua jos projekti on huonosti suunniteltu ja toteutettu yksiköiden projektitaitojen puutteista ja tukirakenteen puuttumisesta johtuen. muutoksia heidän maksamaan/saamaan osuuteen projektibudjetista. muutoksia sopimusehtoinen projektin aikana. Asiakkaat tai yhteistyökumppanit eivät ole valmiita tekemään yhteistyötä projektin jälkeen eikä markkinoimaan JY:a yhteistyökumppanina. Jne. Henkilöstön tyytyväisyyteen liittyvät Työmotivaatio laskee Työilmapiiri ja tiimin suorituskyky laskee Monet hankkeiden laatutavoitteet uhkaavat jäädä toteutumatta. johtamiseen. Henkilöstön kouluttaminen JY:n projektikulttuurin mukaiseen projektin elinkaaren hallintaan. Projekteja tukevan ja valvovan projektitoimiston rakentaminenn Projektihenkilöstölle annetaan koulutusta projektisuunnittelussa. Suunnitteluille annetaan verkkoon materiaalia projektisuunnittelun tueksi. Projektitoimisto tukee substanssiosaajia hyvän suunnitelman laatimisessa ja tarkastaa suunnitelman ennen toimittamista rahoittajalle. 1. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää prosessien ja vastuiden määrittelemisen projektin ja projektisalkun hallinnan osalta. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamaan järjestelmää. 2. Täsmennetään yksikön/laitoksen johtajan, projektipäällikön ja vastuullisen johtajan suhteita. Resurssit ovat riittämättömät suhteessa tehtäviin Työmotivaatio laskee Tarkistetaan voidaan resursseja lisätä tai rationalisoida Taloudellinen korvaus projektissa toimimisesta on kohtuuton tai epäreilu suhteessa muihin Työmotivaatio laskee Työilmapiiri ja tiimin suorituskyky laskee Tarkistetaan ovatko palkitsemiskäytänteet oikeudenmukaisia. Monet hankkeiden laatutavoitteet uhkaavat jäädä toteutumatta. Hankkeen tehtävissä toimiminen ei motivoi Työmotivaatio laskee Toimivat asetanta- ja työksiantokäytänteet. sisällöllisesti Ajanhallintaan liittyvät Projektin tai sen raportointijakson aikana ei ehditä

6 tehdä suunniteltuja/sovittuja toimintoja/tehtäviä. Aikamääriin mennessä ei saada aikaan tuotoksia/tuloksia Yhteistyökumppanit, asiakas tai projektihenkilöstö ei ole tietoinen missä mennään