Ohj yleisistä TOIMINTAPERIAATTEISTA

Transkriptio

1 Ohj yleisistä TOIMINTAPERIAATTEISTA 1

2 Johdanto Toimintaperiaatteet ja ohjeet ovat sisäisiä sääntöjä, joiden tulee ohjata Ifin työntekijöiden käyttäytymistä ja toimia. Näiden sisäisten sääntöjen perustana voivat olla joko ulkoiset säännöt tai sisäiset liiketoimintaa koskevat tai strategiset päätökset. Osa Ifin sisäisistä säännöistä tulee emoyhtiöltämme Sammolta, muista on päätetty vain Ifissä. Kaikkien työntekijöiden tulee pystyä noudattamaan heitä koskevia toimintaperiaatteita. Siksi linjaorganisaation eri tasojen esimiesten on varmistettava, että toimintaperiaatteiden ja ohjeiden tiedonkulku, täytäntöönpano ja koulutus toimivat niin hyvin, että niitä voidaan noudattaa. Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa esimiehiä soveltamaan Ifin toimintaperiaatteita ja ohjeita omilla toiminta-alueillaan. Opas on lyhyt yhteenveto niistä toimintaperiaatteista ja ohjeista, joita kaikkien työntekijöiden on noudatettava. Koska jokaisen työntekijän vastuulla on noudattaa sisäisiä sääntöjä, tämä opas ei poista tarvetta lukea ajankohtaisia toimintaperiaatteita kokonaan ja ymmärtää niiden sisältö. Sen sijaan oppaan tarkoitus on toimia yhtenä vaiheena toimintaperiaatteita koskevien asiakirjojen sisäistämiseen. Joissakin tapauksissa myös yhteistyökumppaneidemme on noudatettava tiettyjä Ifin toimintaperiaatteita ja/tai ohjeita. Yhteistyösopimuksesta on käytävä ilmi, jos yhteistyökumppanin on noudatettava ohjeita. Yhteistyöstä vastaavien Ifin työntekijöiden on myös varmistettava, että liikekumppanit saavat riittävästi tietoa toimintaperiaatteista ja ohjeista, jotta he voivat noudattaa niitä. Kaikki toimintaperiaatteet ja ohjeet julkaistaan Ifin policy webissä. Sieltä löytyvät myös vastaukset yleisimpiin kysymyksiin sekä yleisiä toimintaperiaatteiden ja ohjeiden tehokasta toteuttamista koskevia neuvoja. Tähän oppaaseen yhteenvedonomaisesti kootut toimintaperiaatteet ja ohjeet on jaettu seuraaviin ryhmiin: Arvot ja yleiset käyttäytymissäännöt; Työpaikkakäyttäytyminen; Henkilötiedot; ja Päätökset ja maksut. Compliance unit versio 2

3 Sisältö Arvot ja yleiset käyttäytymissäännöt...4 Sammon toimintaohjeet...4 Eettiset toimintaperiaatteet...5 Eturistiriitoja koskevat toimintaperiaatteet...6 Toimintaperiaatteet ympäristöasioissa...6 Työpaikkakäyttäytyminen...7 Turvallisuuden ja tietoturvan toimintaperiaate...7 Ohje Sosiaalinen media...8 Toimintaohje Matkapuhelimet...9 Ohje Kokoukset ja matkat...9 Ohje Sisäiset tutkinnat...10 Henkilötiedot...11 Päätökset ja maksut...12 Liiketoimintaa koskevat päätökset ja allekirjoitukset...12 Liiketoimintaa koskevia päätöksiä ohjaavat toimintaperiaatteet...13 Ohje Allekirjoitukset...14 Delegointi, tarkastaminen ja hyväksyminen

4 Arvot ja yleiset käyttäytymissäännöt Sammon toimintaohjeet mitä meidän tulee muistaa ollessamme tekemisissä muiden henkilöiden kanssa ifissä tai sen ulkopuolella? Sovellamme eettisiä arvoja ja lojaalia käytöstä, avoimuutta ja yrittäjyyttä. Nämä arvot heijastavat tapaamme johtaa ja organisoida liiketoimintaamme, jatkaa yhteiskuntavastuumme kehittämistä sekä tapaamme käsitellä asiakkaitamme, henkilökuntaamme, sijoittajia, viranomaisia, sidosryhmiä ja muita yhteistyökumppaneita. Liiketoimintamme johtaminen ja organisoiminen Toimintamme tulee aina noudattaa asianmukaisia lakeja ja viranomaisten ohjeita ja sääntöjä. Yhteiskuntavastuumme kehittäminen Meidän tulee edistää yrityksen ja sen osakkeenomistajien edellyttämiä kestäviä taloudellisia, sosiaalisia ja ekologisia arvoja. Edistämme yleistä sosiaalista hyvinvointia ja asiakkaidemme taloudellista vakautta tarjoamalla laadukkaita vakuutustuotteita. Yleiset liiketoimintaperiaatteet Yrityksiämme tulee johtaa terveiden ja järkevien liiketoimintaperiaatteiden mukaisesti. Sinun tulee toimia yrityksen parhaaksi. Sinun tulee välttää tilanteita, joissa omat etusi saattavat olla ristiriidassa yrityksen etujen kanssa. Työhön liittyvissä suhteissa saa antaa ja vastaanottaa vain pieniä ja tavanomaisia lahjoja ja muita etuja. Et saa levittää luottamuksellisia tietoja tai ajaa niiden avulla omia etujasi tai perheesi, ystäviesi tai muiden yhteystahojen etuja. Suhteet asiakkaisiin, liikekumppaneihin ja osakkeenomistajiin Asiakassuhteitamme tulee vaalia kunnioittavasti, oikeudenmukaisesti, uskollisesti, luottamuksellisesti ja palveluhenkisesti. Asiakkaita tulee kohdella tasavertaisesti, eikä yksittäistä asiakasta saa kohtuuttomasti suosia muiden asiakkaiden kustannuksella. Emme tee (tietoisesti) yhteistyötä sellaisten asiakkaiden tai tahojen kanssa, jotka rikkovat lakia tai toimivat terveiden liiketoimintatapojen vastaisesti. Vakuutuspalveluja tarjotessamme meidän tulee aina noudattaa viranomaisten sääntöjä ja hankkia tarpeeksi tietoja estääksemme rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja muut lainvastaiset toimet. Kohtelemme kaikkia osakkeenomistajiamme ja sijoittajiamme tasavertaisesti. Suhteet työntekijöihin Työympäristömme tulee olla tasa-arvoinen, miellyttävä ja avoin. Jokaista työntekijää tulee kohdella oikeudenmukaisesti ja tasavertaisesti tämän sukupuolesta, rodusta, uskonnosta, kansallisuudesta, iästä tai fyysisistä kyvyistä riippumatta. Sinun tulee hoitaa työsi hyvin ja tehokkaasti eli toimia oma-aloitteisesti ja olla huolellinen, palveluhenkinen ja taloudellinen. Sinulla tulee olla esimiehesi lupa toimia itsenäisenä ammatinharjoittajana tai hankkia toinen työ. 4

5 Suhteet muihin tahoihin Meidän tulee aina noudattaa paikallisia lakeja ja edistää avointa ja aktiivista vuoropuhelua ja yhteyttä valvontaviranomaisten ja muiden viranomaisten kanssa. Ulkoisen viestintämme tulee olla avointa ja selkeää ja meidän tulee ottaa huomioon emoyhtiömme Sammon velvoitteet osakemarkkinoilla. Eettiset toimintaperiaatteet on yksinkertaisesti oikein tehdä oikein Eettistä toimintaa voidaan kuvata oikeaksi ja perustelluksi toiminnaksi. Eettisessä toiminnassa on kyse siitä, miten tulee käyttäytyä. Ifin toimialalla luotettavuus on hyvin tärkeää. Siksi kaikkien työntekijöiden on käyttäydyttävä tavalla, jolla saavutetaan ajan kuluessa asiakkaiden, liikekumppaneiden, muiden työntekijöiden, joukkoviestintävälineiden, viranomaisten ja muiden sidosryhmien luottamus ja kunnioitus. Eettinen käyttäytyminen ja hyvä moraali ovat Ifille erittäin tärkeitä ja jokainen työntekijä on vastuussa siitä, että hän toimii Ifin korkeiden eettisten standardien mukaisesti. Alla on tiivistelmä eettisistä toimintaperiaatteista. Learning Managerissa If Akatemian sivuilla on eettisiä kysymyksiä käsittelevä verkkokurssi niille, jotka haluavat perehtyä aiheeseen tarkemmin. HR:n intranet-sivuilla on konkreettisempaa tietoa erilaisten eettisten kysymysten käsittelystä. Ifillä on toimintaperiaatteita, järjestelmiä ja prosesseja, joilla varmistetaan eettinen käyttäytyminen kaikissa liiketoiminnan osissa, mutta todellisuudessa niillä ei ole mitään arvoa, ellei jokainen työntekijä toimi eettisellä tavalla toimintaperiaatteita, arvoja ja sisäisiä sääntöjä noudattaen. Uusien työntekijöiden (myös määräaikaisten) ja konsulttien on saatava tutustua Ifin eettisiin toimintaperiaatteisiin ja vahvistettava, että he ovat lukeneet toimintaperiaatteet ja että he sitoutuvat noudattamaan niitä. Kaikkia työntekijöitä ja konsultteja on myös muistutettava Ifin tietoja koskevasta vaitiolovelvollisuudesta. Kaikkien työntekijöiden tulee muistaa seuraavat perusvaatimukset sekä asiakkaiden ja ulkopuolisten sidosryhmien että toistensa kanssa toimiessaan: Korkeat eettiset vaatimukset ovat kestävän menestyksen edellytys Kaikilla on sama ihmisarvo Noudatamme lakeja ja määräyksiä Kohtelemme toisiamme ja asiakkaitamme kunnioittavasti Pyrimme aktiivisesti ehkäisemään syrjintää ja kiusaamista Meidät on helppo tavoittaa ja meitä on helppo ymmärtää Olemme luotettavia Kilpailemme oikeudenmukaisesti ja rehellisesti Emme tarjoa tai ota vastaan sopimattomia lahjoja ja/tai edustusta Vältämme eturistiriitoja Suojaamme asiakkaitamme koskevaa tietoa Emme levitä luottamuksellista tietoa Toimimme ympäristöä säästäen Korjaamme virheet ja opimme niistä Työntekijöiden tulee noudattaa hyvää arvostelukykyä ja varovaisuutta myös työn ulkopuolisessa toiminnassa. 5

6 Eturistiriitoja koskevat toimintaperiaatteet mahdollisten eturistiriitatilanteiden tunnistaminen, arvioiminen ja käsittely Eturistiriitoja saattaa esiintyä kaikenlaisessa liiketoiminnassa. Siksi Ifin on punnittava mahdollisten eturistiriitojen syntymisen riski jokaisella toimintansa osa-alueella. Eturistiriita syntyy, kun kahden eri osapuolen edut jonkin asian puitteissa eroavat toisistaan: esimerkiksi tilanteessa, jossa omat etusi ovat ristiriidassa yrityksen etujen kanssa tai jossa yrityksen edut ovat ristiriidassa esimerkiksi asiakkaiden tai omistajien etujen kanssa. Eturistiriidat voivat olla haitallisia tai vahinkoa aiheuttamattomia. Haitallisia eturistiriitatilanteita ovat esimerkiksi, kun sama työntekijä sekä tarkastaa että hyväksyy maksun, kun yritys suosii työntekijän yksityiselämän tai työn kautta tuntemaa tavarantoimittajaa, lahjuksen vastaanottaminen ja kahden tai useamman tahon samanaikainen edustaminen päätöksenteossa. Vahinkoa aiheuttamattomat eturistiriidat ovat tilanteita, joita voi esiintyä (ja esiintyy) kaikenlaisessa liiketoiminnassa. Esimerkki vahinkoa aiheuttamattomasta eturistiriidasta on tarve priorisoida usean liiketoiminta-alueen tai -yksikön keskenään ristiriidassa olevia etuja. Toimintaperiaatteissamme on lisää esimerkkejä tilanteista, joissa saattaa syntyä eturistiriitoja. Haitalliset eturistiriidat on tunnistettava, arvioitava ja poistettava tai niitä on pyrittävä välttämään. Vahinkoa aiheuttamattomat eturistiriidat on tunnistettava, arvioitava ja ratkaistava. Kaikkien esimiesten on varmistettava, että mahdolliset eturistiriidat tunnistetaan, arvioidaan ja ratkaistaan (ja tarvittaessa raportoidaan). Learning Managerissa If Akatemian sivuilla on eturistiriitatilanteita käsittelevä verkkokurssi niille, jotka haluavat perehtyä aiheeseen tarkemmin. Toimintaperiaatteet ympäristöasioissa ympäristöstä huolehtiminen päivittäisessä toiminnassa Ifin tulee tehdä päivittäin konkreettisia ympäristöä parantavia toimenpiteitä. Ifin tulee aina pyrkiä etsimään yrityksen, asiakkaiden, tavarantoimittajien ja yhteistyökumppaneiden kannalta ympäristöystävällisin ratkaisu ja antaa työntekijöille ohjeistusta ja tukea, jotta nämä voisivat toimia ympäristöä suojelevasti. Ifin työntekijöiden on toimittava päivittäisessä työssään yhdessä paremman ympäristön puolesta. Intranetin ympäristösivuille on koottu esimerkkejä päivittäisistä toimenpiteistä, joilla saavutetaan parempi ympäristö. Learning Managerissa If Akatemian sivuilla on myös Ifin ympäristötyötä käsittelevä verkkokurssi niille, jotka haluavat perehtyä aiheeseen tarkemmin. 6

7 Työpaikkakäyttäytyminen Turvallisuuden ja tietoturvan toimintaperiaate miten ifissä tulee käsitellä fyysistä turvallisuutta, henkilökohtaista turvallisuutta ja tietojenkäsittelyn välineitä? Ifissä tulee olla tehokkaat turvatoimet asiakkaiden, työntekijöiden, omaisuuden, liiketoiminnan ja tulosten suojelemiseksi. Päätavoitteena on, etteivät puutteellinen osaaminen, virheelliset tekniset ratkaisut, ajattelemattomuus, lojaaliuden puute tai rikollinen toiminta uhkaa Ifin liiketoimintaa. Fyysinen turvallisuus on Ifin toimistojen ja omaisuuden turvallisuutta. Fyysisen turvallisuuden uhkia voivat olla esimerkiksi ryöstö, tulipalo, tulva tai jonkin tyyppinen rikollinen hyökkäys. Ifin tulee mahdollisuuksien mukaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin estääkseen kyseisten uhkien synnyn. Jos jotakin kuitenkin tapahtuu, vahinkoa tulee yrittää rajoittaa. Henkilökohtainen turvallisuus on Ifin työntekijöiden tai muiden Ifin toimitiloissa olevien henkilöiden turvallisuutta. Jos Ifin työntekijä, Ifin konsultti tai jokin Ifin toimistoista joutuu uhan kohteeksi, tutkintaosaston on (yhteistyössä Ifin Security Managerin kanssa) tuettava linjaorganisaatiota tällaisessa akuutissa tilanteessa. Ifissä tietojenkäsittelyn välineitä ovat kaikki tietotekniset laitteet, jotka If omistaa, joita se valvoo tai jotka se on ainakin hyväksynyt käytettäväksi työssä. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojärjestelmät, tietokoneet, muistitikut ja viestintävälineet (sähköposti, kämmentietokoneet, internetin käyttö työssä jne.). On erittäin tärkeää, että Ifissä oleva tieto on oikeaa ja täydellistä, saatavilla tarvittaessa, suojattu luvattomalta käytöltä, varkauksilta, vaurioilta ja tuholta, että tieto voidaan palauttaa ja että se on jäljitettävissä. Tämä riippuu siitä, miten kukin työntekijä käyttää tietojenkäsittelyn työvälineitä. Kaikki Ifissä käytettävät tietojenkäsittelyn välineet on tarkoitettu käytettäväksi työssä. Työntekijät saavat kuitenkin jossain määrin käyttää viestintävälineitä yksityisiin tarkoituksiin. Kaikki tarpeeton ja/tai asiaton yksityinen käyttö sekä yksityinen käyttö, jolla voi olla negatiivinen vaikutus tietoturvallisuuteen, joka kuormittaa tarpeettomasti tietoverkkoa tai joka vaikuttaa työtehtävien suorittamiseen, on kiellettyä. Learning Managerissa If Akatemian sivuilla on turvallisuutta ja tietoturvallisuutta koskeva verkkokurssi niille, jotka haluavat perehtyä aiheeseen tarkemmin. 7

8 Ohje Sosiaalinen media työntekijän velvollisuudet työnantajaa kohtaan ja työntekijän yksityiselämä missä kulkee niiden välinen raja? Ifin sosiaalisella medialla tarkoitetaan sellaisia verkkosivustoja, kuten Facebook, Twitter, blogit tai foorumit, joilla käyttäjät luovat ja muokkaavat yhdessä sisältöä ja joilla If toimii aktiivisesti brändillään. Työntekijöiden on pyrittävä aina vaalimaan Ifin hyvää mainetta. Ifin on voitava valvoa mitä yrityksen nimissä ja Ifin brändin puitteissa sanotaan, jotta tiedot olisivat mahdollisimman oikeat. Kaikkien työntekijöiden on huomioitava seuraavat perusperiaatteet sekä työssä että sen ulkopuolella: Käytä tervettä järkeä. Sosiaalisessa mediassa voit aivan hyvin kertoa, että työskentelet Ifissä, mikäli keskustelun aihe on asiallinen eli se on esimerkiksi Ifin yleisten käyttäytymissääntöjen, työpaikkakäyttäytymisen ja viestintäsääntöjen mukainen. Et saa koskaan keskustella luottamuksellisista tiedoista sosiaalisessa mediassa. Muista, että allekirjoitit salassapitosopimuksen työsuhteen alussa! Kaikkien työntekijöiden on huomioitava seuraavat Ifin sosiaalista mediaa koskevat perusperiaatteet: Vain tietyt, viestintäosaston hyväksymät työntekijät saavat hoitaa viestintää Ifin nimissä Ifin sosiaalisessa mediassa. Muut työntekijät eivät saa toimia aktiivisesti Ifin Facebook-sivuilla. Työntekijät eivät saa koskaan kommentoida sisältöä yksityishenkilöinä tai Ifin työntekijöinä. Työntekijät saavat tietenkin kommentoida esimerkiksi vakuutuksiin liittyviä asioita yleisellä tasolla muilla foorumeilla kuin Ifin Facebook-sivuilla ja keskustella aiheesta, mutta heidän on käytettävä omaa nimeään, eivätkä he saa viitata Ifin brändiin. Mikäli työntekijä havaitsee sosiaalisessa mediassa jotakin, jota Ifin pitäisi kommentoida virallisesti, hänen tulee ottaa yhteyttä viestintäosastoon. Kyse voi olla esimerkiksi tyytymättömistä asiakkaista, perusteettomista huhuista, merkittävistä väärinymmärryksistä tai salassapitovelvollisuuden rikkomuksista. Sosiaalista mediaa koskevien määräysten laiminlyönti saattaa johtaa työsuhteeseen vaikuttaviin vakaviin seurauksiin. Learning Managerissa If Akatemian sivuilla on turvallisuutta ja tietoturvallisuutta koskeva verkkokurssi niille, jotka haluavat perehtyä aiheeseen tarkemmin. Kurssi sisältää myös internetin käytön kannalta olennaista tietoa. 8

9 Toimintaohje Matkapuhelimet mobiililaite on työväline Mobiililaitteita tulee käyttää pääasiallisesti työtehtävien suorittamiseen. Mobiililaitteeseen tallennettavia tietoja tulee käsitellä Turvallisuuden ja tietoturvan periaatteen mukaisesti. Mobiililaitteiden yksityiskäytöstä on olemassa paikallisia määräyksiä. Mobiililaitteet ostetaan tai vaihdetaan paikallisen hankintajärjestelmän kautta. Mobiililaitteita ei saa käyttää työhön liittymättömien tavaroiden tai palveluiden ostamiseen. Tällaisia ovat esimerkiksi: Lainat Musiikki tai soittoäänet Pelit Julkisen liikenteen matkaliput Pysäköinti Radio-/tv-ohjelmien äänestykset Rahan lahjoittaminen avun tarpeessa oleville tiettyyn numeroon soittamalla Mainosten ostaminen internetissä Esimiesten on tunnettava mobiililaitteiden kustannuksia koskevat määräykset ja mikäli paikallisissa määräyksissä ei muuta ilmoiteta, käytävä läpi työntekijöiden mobiililaitteiden käytöstä laadittavat kuukausiraportit. Ohje Kokoukset ja matkat matkusta aina halvimmalla mahdollisella hinnalla Mieti aina voitko matkustamisen sijaan pitää esimerkiksi puhelin-, verkko- tai videoneuvottelun. Jos matkustaminen on välttämätöntä, matka on varattava heti kun kokous tiedossa, jotta voidaan löytää halvimmat liput. Matkusta aina mahdollisimman pienin kustannuksin, mutta ota kuitenkin matkan olosuhteet huomioon. Matkaliput varataan intranetin kokous- ja matkaportaalista. 9

10 Ohje Sisäiset tutkinnat if ei hyväksy väärinkäytöksiä Mitä väärinkäytöksillä tarkoitetaan? Väärinkäytöksillä tarkoitetaan epärehellistä, epäeettistä tai laitonta toimintaa tai toimintaa, joka on ristiriidassa Ifin sisäisten sääntöjen kanssa. Epäiltyjen väärinkäytösten raportoiminen: Ensisijaisesti väärinkäytöstä epäilevän työntekijän tulee ilmoittaa asiasta esimiehelleen. Tämän jälkeen epäilysten tutkiminen on esimiehen vastuulla. Jos esimies tarvitsee asiassa apua, hänen tulee ottaa yhteyttä tutkintaosastoon. Toissijaisesti väärinkäytöstä epäilevä työntekijä voi raportoida asiasta suoraan (i) Tutkintaosastolle, (ii) henkilöstöosastolle tai (iii) eettisistä asioista vastaavalle/ eettiselle komitealle. Väärinkäytös on myös ns. poikkeava tapahtuma. Esimiehen tai tutkintaosaston johtajan tulee raportoida kaikista tämän kaltaisista poikkeavista tapahtumista intranetin tapahtumaraportointi-työkalussa. Henkilötiedot eivät saa käydä ilmi raportista. Esimies ja henkilöstöosasto päättävät yhdessä väärinkäytöksen mahdollisista seurauksista työntekijän työsuhteeseen. Ifille on tärkeää, että väärinkäytökset havaitaan ja estetään. Mikäli yhtiössä herää epäilys väärinkäytöksestä, tilanne on tutkittava ja vakavissa tapauksissa on ryhdyttävä oikeustoimiin. 10

11 Henkilötiedot Ifin on aina varmistettava, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön puitteissa, asianmukaisella tavalla ja hyvin tapojen mukaisesti. Henkilötietojen käsittely on olennainen osa Ifin päivittäistä toimintaa, joten meidän on aina otettava huomioon henkilöiden yksityisyyden suoja. Henkilötietoja on käsiteltävä tarkoitukseen sopivalla tavalla. Henkilötietoihin liittyvät salassapitovelvollisuudet koskevat kaikkia Ifin työntekijöitä sekä Ifille työtä tekeviä konsultteja ja yrittäjiä. Paikallista lainsäädäntöä on aina noudatettava. 11

12 Päätökset ja aksut Organisaatiossa tulee olla selkeä vastuunjako. Yksi ja sama henkilö ei saa itse hoitaa koko prosessia liiketoimintaa koskevasta päätöksestä maksamiseen asti (kaksinkertaisen tarkastuksen periaate). Liiketoimintaa koskeva päätöksenteko (päätösprosessit) Yhtiön edustaminen (asiakirjojen allekirjoittaminen) Maksujen suorittaminen (tarkastaminen ja hyväksyminen) Liiketoimintaa koskevat päätökset ja allekirjoitukset Asiakirja Liiketoimintaa koskevia päätöksiä ohjaavat toimintaperiaatteet Ohje Allekirjoitukset Ei koske vakuutussopimuksia X X Ei koske sijoitustoiminnan rahoitusvälineillä tehtäviä liiketoimia X X Liiketoimintaa koskevia toimintaperiaatteita ja allekirjoittamista koskevia ohjeita sovelletaan kaikkiin muihin Ifissä tehtäviin liiketoimintaa koskeviin päätöksiin, kuten vahinkokäsittelyä, hankintaa, ulkoistamista jne. koskevien asiakirjojen allekirjoittamiseen. Vakuutussopimuksiin liittyviin liiketoimintaa koskeviin päätöksiin ja allekirjoituksiin sovelletaan Underwriting Policy -toimintaperiaatetta ja siihen perustuvia ohjeita ja valtuuksia. Liiketoimintaa koskeviin päätöksiin ja rahoitusvälineillä tehtäviä liiketoimia koskevien asiakirjojen allekirjoittamiseen sovelletaan Investment Policy -toimintaperiaatetta ja siihen perustuvia ohjeita ja valtuuksia. 12

13 Liiketoimintaa koskevia päätöksiä ohjaavat toimintaperiaatteet Jotta voitaisiin varmistaa, että kaikki Ifin sitoumukset noudattavat yrityksen strategiaa ja sääntöjä, oikean henkilön on tehtävä organisaatiossa sisäiset liiketoimintaa koskevat päätökset ennen kuin sopimus tai muu sitoumus sitoo Ifiä. Liiketoimintaa koskevan päätöksen tekevän henkilön on vähintään varmistettava, että: Päätös kuuluu päätöksentekijän tehtäviin ja vastuualueeseen; Jos liiketoimintaa koskeva päätös tulee johtamaan: o Sitoumukseen, jonka arvo on vähintään 10 MSEK, myös If Skadeförsäkring o Holding AB (publ):n toimitusjohtajan tulee hyväksyä päätös; Sitoumukseen, jonka arvo on 5 10 MSEK, myös kyseisen yhtiön toimitusjohtajan tulee hyväksyä päätös; ja Jos liiketoimintaa koskeva päätös tulee johtamaan sitoumukseen, jonka arvo on vähintään 3 MSEK, Corporate Legal -osaston tulee ottaa asiaan kantaa ennen päätöksen tekemistä. Rutiiniasioissa työntekijällä on oikeus tehdä tiettyä liiketoimintaa koskeva päätös, jos hänellä on oikeus myös vahvistaa samansuuruinen maksu. Liiketoimintaa koskevia päätöksiä ohjaavissa toimintaperiaatteissa on myös luettelo joihinkin merkittäviin päätöksiin liittyvistä erikoismenettelyistä. Mikäli luettelossa on mainittu tietty päätöksentekijä tai päätöksentekotapa, sitä on noudatettava. 13

14 Ohje Allekirjoitukset Yrityksen lukuun allekirjoitettu asiakirja on todiste siitä, että yritystä velvoittaa sitoumus asiakirjan toista osapuolta kohtaan. Ennen kuin työntekijä allekirjoittaa asiakirjan Ifin lukuun, hänen on varmistettava vähintään, että: Hänellä on valtuudet allekirjoittaa asiakirja; Hän tuntee asian riittävän yksityiskohtaisesti; Asiakirjan sisältämästä sitoumuksesta on olemassa liiketoimintaa koskeva päätös; Asiakirja on liiketoimintaa koskevan päätöksen mukainen; ja Hän ei allekirjoita samaa asiakirjaa useampien If-yhtiöiden lukuun. Ifin työntekijällä on oikeus allekirjoittaa yritystä sitovia asiakirjoja sellaisissa rutiiniasioissa, joissa hänellä on myös oikeus tehdä liiketoimintaa koskevia päätöksiä. Mikäli asia on epätavallinen tai laaja ja siksi rutiiniasioiden ulkopuolella, pitää allekirjoittajalla olla valtuutus allekirjoittaa yhtiön lukuun. Muussa tapauksessa henkilön, jolla on yhtiön nimenkirjoitusoikeus, pitää allekirjoittaa asiakirja. Yksi vai kaksi henkilöä? Kyllä Sama henkilö voi tehdä liiketoimintaa koskevan päätöksen ja allekirjoittaa asiakirjat Johtaako asia välittömään maksuun? Ei Kahden eri henkilön tulee tehdä liiketoimintaa koskeva päätös ja allekirjoittaa asiakirjat Kaksinkertaisen tarkastuksen periaatetta rikottaisiin, jos asia ei johda välittömään maksuun ja henkilö tekisi yksin sekä liiketoimintaa koskevan päätöksen että allekirjoittaisi yhtiön lukuun. Tällaisissa tapauksissa kahden eri henkilön tulee hoitaa prosessin eri vaiheita. Välitön maksu on maksu, joka suoritetaan heti tai pian liiketoimintaa koskevan päätöksen tai tavaroiden tai palveluiden oston todistavan asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen. 14

15 Delegointi, tarkastaminen ja hyväksyminen Asiakirja Ohje Nimenkirjoitusoikeuden myöntäminen Ohje Tarkastaminen ja hyväksyminen Ei koske vahinkoja X Ei koske sijoitustoiminnan rahoitusvälineillä tehtäviä liiketoimia X X Nimenkirjoitusoikeuden myöntämistä koskeva ohje määrittää sen, kuka Ifissä saa myöntää oikeuden hyväksyä ulkoiset maksut ja sisäiset kirjanpitotapahtumat. Ohjeen liitteenä on luettelo henkilöistä (ja summista), joille tällaiset oikeudet on myönnetty. Huom! Ohje koskee Ifin koko toimintaa rahoitusvälineillä tehtäviä liiketoimia lukuun ottamatta. Rahoitusvälineillä tehtäviä liiketoimia koskevaan delegointiin, tarkastamiseen ja hyväksymiseen sovelletaan Investment Policy -toimintaperiaatetta ja siihen perustuvia ohjeita ja oikeuksia. Tarkastamista ja hyväksymistä koskeva ohje antaa yksityiskohtaisemmat määräykset siitä, kuinka tarkastaminen ja hyväksyminen tulee tehdä ja kuinka ohjeen sisältämät nimenkirjoitusoikeudet tulee tallentaa. Vakuutusvahinkoja koskevien prosessien tarkastamisessa ja hyväksymisessä noudatetaan liiketoiminta-alueiden ja liiketoimintayksiköiden ohjeistuksia. Kaikki Ifin maksamat maksut on sekä tarkastettava että hyväksyttävä. Sama henkilö ei voi sekä tarkastaa että hyväksyä maksua (kaksinkertaisen tarkastuksen periaate). Kaikilla Ifin työntekijöillä on oikeus tarkastaa kuluja ja tilauksia. Tarkastajan on vähintään varmistettava, että: Lasku/kuitti vastaa tilausta ja sovittua palvelutasoa; Asiakirja sisältää oikeat tiedot, esim. summa, alv, hyvityslaskujen vähennykset ja alennukset; Vaadittavat tositteet ovat kunnossa; ja Tiliöinti on tehty oikein. Ainoastaan virallisen hyväksymisoikeuden saaneilla henkilöillä on oikeus hyväksyä kustannuksia. Omien kustannusten hyväksyminen on kielletty. Hyväksyvän henkilön on varmistettava vähintään, että: Asia kuuluu sellaisen toiminnan piiriin, josta hyväksyjä vastaa; Maksu (summa jne.) kuuluu hyväksymisoikeuden piiriin (rekisteröity MOA:ssa tai vastaavassa paikallisessa järjestelmässä); Kaikki asian vaatimat tarkastukset on tehty; Tiliöinti on tehty oikein ja Maksu voidaan suorittaa vastaanottajalle oikealla tavalla. 15

16 /