Esitehtävät. Senior-lionjohtajien koulutusinstituutti

Transkriptio

1 Esitehtävät Senior-lionjohtajien koulutusinstituutti

2

3 Senior-lionjohtajien koulutusinstituutti Esitehtävät Onnittelut valinnastasi senior-lionien johtajakoulutukseen! Tällä sivulla on tiivistelmä jokaisesta kolmesta esitehtävästä jotka sinun tulee suorittaa ennen instituuttiin osallistumista. Nämä esitehtävät ovat keskeisessä asemassa tunneilla käytävän materiaalin oppimisessa ja ymmärtämisessä. Tuo nämä suoritetut tehtävät mukanasi instituuttiin. Käyttöösi on laadittu tarkastuslista jota voit hyödyntää varmistaaksesi kaikkien tehtävien suorittamisen. Jos sinulla on kysymyksiä, ota yhteyttä Johtajakoulutusjaostoon osoitteessa tai soita +1 (630) Tavataan koulutustilaisuudessa! Delegoiminen (sivut 1-2) Tässä tehtävässä sinua pyydetään miettimään tilannetta, jossa sinä olet delegoinut tai sinulle on delegoitu vastuuta. Tehtävän suorittamiseen menee noin 15 minuuttia. Olen suorittanut tämän esitehtävän. Projektinhallinta (sivut 3-15) Tässä valmistautumistehtävässä on yksin tehtävä osa ja ryhmätyöosa, jonka avulla pääset projektinhallinnan vaiheen I läpi. Yksin suoritettavaan osuuteen menee arviolta 60 minuuttia, kun taas ryhmässä tehtävä osuus vie noin 120 minuuttia. Olen suorittanut tämän esitehtävän. Tulevaisuuden lionjohtajien kehittäminen (sivut 16-21) Tähän tehtävään liittyy kaksi osaa: Osa 1 - Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä sinua pyydetään lukemaan tietoa ja vastaamaan GLT:hen liittyviin kysymyksiin; Osa 2 - Johtajaresurssikeskukseen tutustuminen sinua pyydetään käyttämään LCI:n verkkosivua oppiaksesi lisää johtajakoulutuksen resursseista. Tehtävän suorittamiseen menee noin 60 minuuttia. Olen suorittanut tämän esitehtävän.

4 Delegoiminen Esitehtävä Tutki delegoimisen käsitettä Senior-lionjohtajien koulutusinstituutissa. Tässä istunnossa keskitytään delegoimisen etuihin, johtajan kohtaamiin haasteisiin kun hän delegoi tehtäviä ja mitä vaiheita tarvitaan tehtävien delegoimiseen. Tässä esitehtävässä sinua pyydetään miettimään joitakin tilanteita joko lionismiin tai henkilökohtaiseen tai ammatilliseen elämään liittyen, joissa olet delegoinut tai sinulle on delegoitu tehtäviä. Käytä tyhjää tilaa seuraavalla sivulla kirjoittaaksesi ylös muistiinpanoja jostain onnistuneesta delegoimiskokemuksesta ja yhdestä vähemmän onnistuneesta. Keskustelemme kokemuksistasi tämän instituutin aikana. Sivu 1

5 Tilanne 1 MENESTYS! Kuvaile tilanne lyhyesti: Mikä edesauttoi tilanteen onnistumisessa? Tilanne 2 PAREMMINKIN OLISI VOINUT KÄYDÄ! Kuvaile tilanne lyhyesti: Miksi sinä luulet että tämä tilanne ei onnistunut? Sivu 2

6 Projektinhallinta Esitehtävä YLEISKATSAUS Projektinhallinta on tärkeä taito kaikille lionjohtajille. Projekteja on monenlaisia ja -kokoisia, pienistä ja yksinkertaisista suuriin ja monimutkaisiin. Kaikilla projekteilla on kuitenkin jotain yhteistä: niiden johtaminen ja toteuttaminen vaativat organisoitumista sekä viestintää onnistuakseen. Seuraavilta sivuilta löydät tietoa lionien projektinhallinnan perusteista, joista on hyötyä osallistuessasi projektinhallintaa käsittelevään istuntoon instituutin aikana. Sivut sisältävät: Selvitykset vaiheista joita projektin hallinta vaatii, sekä hyödyllisiä työlistoja avuksesi projektin eri vaiheisiin Tapaustutkimuksen tyypillisestä lionsklubista ja paikkakunnasta jota se palvelee Projektin määrittelyn työlista, jota voit halutessasi käyttää apunasi allaolevan tehtävän suorittamisessa TEHTÄVÄ Projektijohtajana sinun tulee viestiä selkeästi ryhmäsi jäsenten kanssa. Pyydämme sinua aloittamaan projektin viestimällä niiden lionien kanssa joiden kanssa tulet työskentelemään tämän istunnon aikana. Voitte ryhmänä tehdä päätöksen tavasta jolla aiotte kommunikoida ennen instituuttia: 1. Sähköposti 2. Faksi 3. Puhelin 4. Verkkoryhmässä Koska ryhmän muut jäsenet asuvat eri paikkakunnilla, on viestintätavan päättäminen erittäin tärkeää ja yksi ryhmän suurimmista haasteista. Jokaisen ryhmän tulisi päättää mitä viestintätapaa he tulevat käyttämään. ENNEN KUIN TULET INSTITUUTTIIN: 1. Tutustu materiaaliin otsikon Projektinhallinnan vaiheet alla. Kirjaa ylös kaikki kysymykset ja havainnot jotka tulevat esiin tätä tietoa tutkiessasi. 2. Lue tapaustutkimus, Keskikaupungin lionsklubi. Harkitse eri palveluprojektimahdollisuuksia joita esimerkin klubilla on paikkakunnallaan valittavana. Sivu 3

7 3. Keskustelkaa ryhmän kaikkien jäsenten kesken ainakin kaksi viikkoa ennen instituuttia projektinhallintaympyrän vaiheesta I. Yhdessä tulette: Valitsemaan sopivan projektin tapaustutkimuksen klubille Määrittelemään projektin tarkoituksen, tavoitteet ja toimitettavat tulokset, kuten kuvailtu vaiheessa 1 Keksimään nimen projektille 4. Käytä Projektin määrittelyn työlistaa kirjataksesi ylös ryhmäsi ideat projektinhallintaympyrän 1. vaiheessa. LOPETA tehtävän suorittaminen Vaiheessa 1. ÄLÄ jatka vaiheisiin 2-4. INSTITUUTIN AIKANA Instituutissa Projektinhallinnan istunnossa tulet kertomaan lyhyesti vaiheen 1 tuloksista koko ryhmälle. Teillä saattaa olla hieman aikaa ennen tunnin alkua viimeistellä vaihe 1, mutta älä oleta, että voit lykätä tätä tehtävää ja suorittaa sen vasta instituuttiin saavuttuasi. Tulet tarvitsemaan tätä tehtävää muiden projektinhallinnan vaiheiden suorittamiseen ryhmäsi kanssa. Sivu 4

8 Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 1: Projektin valinta ja määritelmä 1. Harkitse mahdollisia projekteja kysymällä a. Onko tähän tarvetta? b. Pystyykö klubini/piirini toteuttamaan projektin? c. Sopiiko se yhteen missiomme kanssa? 2. Priorisoidaan projektit, jotka vastaavat yllä mainittuihin kriteereihin a. Pakollinen b. Pitäisi tehdä c. Ehkä teemme 3. Valitse projektit ensin "pakollinen" -listalta 4. Määrittele projekti a. Tarkoitus b. Tavoitteet c. Lopputulos d. Nimi Vaihe 3: Valvotaan projektia 1. Johdetaan prosessia a. Kommunikointi b. Tarkistetaan saavutukset verrattuna suunnitelmaan c. Valmennetaan/neuvotaan tarpeen mukaan 2. Tehdään muutoksia tarpeen mukaan a. Tehtävien uudelleenjako b. Muokkaa suunnitelmaa tarpeen mukaan Vaihe 2: Projektin suunnitteleminen 1. Ympäristön analysoiminen a. Vahvuudet b. Heikkoudet c. Mahdollisuudet d. Uhat 2. Tiimin kokoaminen a. Valitse jäsenet b. Perustetaan aktiviteetteja, jotta vastataan tavoitteisiin c. Annetaan tehtävät d. Vahvistetaan sitoutumista 3. Määritellään tehtävien rakenne a. Tehtävät b. Näkyvät ja mitattavissa olevat virstanpylväät c. Viestintäjärjestelmä 4. Määritellään vaatimukset a. Aika b. Budjetti Vaihe 4: Projektin toteuttaminen ja seuranta 1. Varmista laadukas lopputulos a. Verrataan toteutusta tavoitteisiin b. Korjataan tarpeen mukaan 2. Tarkistetaan tulokset a. Tarkistetaan toteutus verrattuna tavoitteisiin b. Kirjoitetaan ylös menestykset ja epäonnistumiset c. Dokumentoidaan ja tehdään suosituksia 3. Juhlikaa a. Huomioidaan saavutukset b. Nauttikaa Sivu 5

9 Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 1: Projektin valinta ja määritelmä Oma roolisi projektimanagerina voi joskus tarkoittaa, että sinun tulee määritellä mitkä projektit klubi tai piiri ottaa tehtäväkseen. Jatkamme usein samoja aktiviteetteja, koska olemme oppineet suorittamaan ne hyvin. Meidät tunnetaan paikkakunnalla tästä projektista ja siitä on hyötyä paikkakunnan asukkaille. Joskus projekti on varainkeruutilaisuus, jotta lionit voivat jatkaa muiden projektien rahoittamista. Kun sinua pyydetään johtamaan tai osallistumaan ryhmän toimintaan valitaksenne hyödyllisiä aktiviteetteja, voit käyttää suunnitelmaa, jonka avulla koko valintaprosessi on selvempi ja se takaa, että projekti on oikea valinta. Alla on mainittu vaiheet, joiden kautta voit priorisoida mahdolliset projektit. Aina kun mahdollista, nämä vaiheet tulisi suorittaa yhteistyössä tiimin jäsenten kanssa tai muiden asiasta kiinnostuneiden klubin tai piirin lionjäsenten kanssa. Kun muut otetaan mukaan jo aikaisessa vaiheessa, varmistat heidän tukensa tulevalle projektille. 1. Harkitse mahdollisia projekteja kysymällä: a. Onko tähän tarvetta? Jatkamme usein vanhoja ja tuttuja projekteja vaikka niistä ei olisi enää yhtä paljon hyötyä. Varainkeruu on lähes aina tarpeen, mutta jotkut palveluprojektit eivät ehkä ole enää yhtä tärkeitä kuin aikaisemmin. Ennen kuin käytät resursseja, on tärkeää että varmistetaan projektin tarve paikkakunnalla. Esimerkki: Jos paikkakunnalla tarjotaan jo edullista tai ilmaista kuljetuspalvelua vanhuksille, ei ole mitään tarvetta lioneille järjestää kuljetuspalvelua vanhuksille. b. Pystyykö klubini/piirini toteuttamaan projektin? Ennen kuin sijoitetaan aikaa ja resursseja projektiin, miettikää onko teillä tarpeeksi ihmisiä, ammattitaitoa ja varoja projektin toteuttamiseen. Esimerkki: Saattaa olla, että paikkakunnalla tarvitaan kipeästi lasten silmätautien klinikka, mutta projekti saattaa olla aivan liian suuri yksin toteutettavaksi. Olisi järkevää selvittää, jos lionsklubi tai piiri voi tehdä yhteistyötä muiden järjestöjen kanssa. c. Sopiiko se yhteen missiomme kanssa? Esimerkki: Tuleeko projekti tarjoamaan humanitaarista apua ihmisille, jotka tarvitsevat apua? 2. Priorisoidaan projektit, jotka vastaavat kriteereihin: Olette ehkä päättäneet, että on mahdollista toteuttaa enemmän kuin yksi projekti. Tässä tapauksessa teidän tulee asettaa projektit tärkeysjärjestykseen ja valita yksi (tai useampi) projekti, joka on tärkein. Hyvä tapa tehdä tämä on kirjoittaa lista ja kysyä sitten itseltäsi jokaisen kohdalla: Mitä kiireellinen se on? Miten tärkeä se on? Miten usein se tulisi tehdä? Tulisiko jonkun muun (tai toisen ryhmän) tehdä se? Sivu 6

10 Projektinhallinnan vaiheet Onko projekti minun vastuualueellani? Mitä tapahtuu jos tämä projekti ei toteudu? Vaihe 1: Projektin valinta ja määritelmä (jatkuu) Määritelkää tämän jälkeen kukin projekti tärkeysjärjestykseen: pakollinen, pitäisi suorittaa ja ehkä suoritetaan. Voitte laatia taulukon, kuten alla on annettu esimerkkinä. Merkitse () projektit tärkeysjärjestykseen: Projektin priorisoiminen MAHDOLLINEN PROJEKTI "Pakollinen" "Pitäisi tehdä" "Ehkä tehdään" Sivu 7

11 Projektinhallinnan vaiheet 3. Valitkaa projekti tai projektit Valitkaa ensin "pakollinen" projekti tai projektit, sen jälkeen "pitäisi" -sarakkeessa olevat projektit sen mukaan miten aikaa ja resursseja riittää. Jättäkää "ehkä suoritetaan" projektit myöhempään ajankohtaan. Vaihe 1: Projektin valinta ja määritelmä (jatkuu) 4. Kuvailkaa projektia Ennen kuin aloitatte itse projektisuunnitelman laatimisen, miettikää huolellisesti mitä haluatte saavuttaa. Voitte tehdä tämän alla mainittujen neljän vaiheen kautta. a. Määritelkää projektin tarkoitus Laatikaa yleislausunto, joka selittää projektin yleistarkoituksen. Esimerkki. "Luoda turvallinen ja kaunis joenranta kaupungin asukkaille." b. Asettakaa tarkat tavoitteet Määritelkää tarkemmin mitä projektin tarkoitukseen sisältyy. Nämä ovat projektin tuloksia. Esimerkki. Tarjotaan: 1. laadultaan parempaa vettä kun säädellään saasteita 2. kaunis joki, kun on siivottu joenpenkat 3. puistomainen ympäristö, kun on siivottu joenpenkat ja istutettu sopivia kasveja c. Kuvailkaa projektin tuloksia Nämä on varsinaisia tuloksia, joita tiimi saa aikaan kun saavutetaan tulokset. Esimerkki. 1. Paikkakunnan lait suojelemaan veden saastumista vastaan 2. Siivousurakka roskien keräämiseksi joesta 3. Siivousurakka roskien keräämiseksi joenpenkalta ja ympäröiviltä alueilta 4. Puiden ja kasvien istuttaminen d. Projektin nimeäminen Projektille tulisi antaa nimi, jotta siitä on helpompi tiedottaa sekä tiimin sisällä että ulkoisesti. Esimerkki. Keskikaupungin lionsklubin joen siivousprojekti Sivu 8

12 Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 2: Projektin suunnitteleminen Projektimanagerina tämä saattaa olla aikaavievin vaihe. Se saattaa myös olla tärkein vaihe, koska tässä vaiheessa päätetään "kuka," "mitä" ja "miten" projekti toteutetaan. Alla on mainittu vaiheet, jotka voivat auttaa suunnittelussa. 1. Ympäristön analysoiminen Arvioikaa klubiin ja paikkakunnan vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet jne. Kirjoittakaa lista tekijöistä, jotka voivat ennustaa joko menestystä tai epäonnistumista. Suunnitelkaa käyttävänne hyväksenne vahvuuksia, ylittäkää vaikeudet, käyttäkää kaikki mahdollisuudet ja poistakaa uhat. Esimerkki: Vahvuudet - halukkaat ja kyvykkäät lionit ja ei-lionit projektin toteuttamiseen Heikkoudet - ei tarpeeksi varoja hankkia välineitä Mahdollisuudet - kaupunign nykyinen johto tukee aktiivisesti Uhat - jotkut klubin jäsenet vastustavat uutta projektia 2. Projektitiimin kokoaminen Voitte noudattaa alla mainittua järjestystä, kun varmistatte että projektiin osallistutaan. a. Valitkaa tiimin jäsenet Harkitkaa kaikkia tarpeita projektin toteuttamiseksi Rekrytoikaa lioneita ja ei-lioneita b. Kehittäkää aktiviteetteja, jotta vastataan tavoitteisiin Listatkaa toimet/aktiviteetit, jotka on suoritettava projektin kunkin tavoitteen saavuttamiseksi. Esim: Jos tavoitteena on istuttaa puita ja kasveja joenpenkan kaunistamiseksi, tarvitaan seuraavia: Nykyisen tilanteen arvioiminen Roskien kerääminen Mietittävä miten uudet puut ja kasvit vaikuttavat viihtyvyyteen, muuhun ympäristöön, ylläpitoon ja yleiseen sopivuuteen Laadittava suunnitelma ylläpitoa varten Hankitaan lahjoituksia istutuksia varten Istutetaan uudet puut ja kasvit Sivu 9

13 Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 2: Projektin suunnitteleminen (jatkuu) c. Annetaan tehtävät Tiimin jäsenet tulee valita tavoitteiden ja aktiviteettien mukaisesti. Harkitaan mielenkiinnon kohteita, kykyjä, käytettävissä olevaa aikaa, sitoutumista. Esim: Asianajaja, jolla on kokemusta paikkakunnan politiikasta voi osallistua tavoitteen saavuttamiseksi lainmuutoksen suhteen, jotta vähennettään jokeen valuvaa saastetta Eläkkeelle jäänyt puutarhuri voi auttaa puiden ja pensaiden valitsemisessa d. Vahvistetaan sitoutumista Tavataan tiimin kaikki jäsenet ja vastataan heidän kysymyksiinsä ja ideoihinsa. Annetaan yksittäisille jäsenille mahdollisuus kertoa heidän ideoistaan ja tehdä päätöksiä. 3. Määritellään tehtävien rakenne Tehtävien rakenne on se suunnitelma, jonka perusteella tiimin jäsenet saavuttavat tavoitteet, miten he pystyvät seuraamaan edistymistä ja miten he voivat kommunikoida sinun ja muiden tiimin jäsenten kanssa. Alla on mainittu tehtävien rakenteen kolme tärkeintä tekijää. a. Määritellään kunkin aktiviteetin osatehtävät Osatehtävät jaetaan tiimin jäsenille Laaditaan suunnitelma ajankäytöstä kunkin tehtävän eräpäivän määrittelemiseksi. Esimerkki. Jos aktiviteetin tarkoitus on poistaa ei-haluttuja puita alueelta, osatehtävät voivat olla: Saada mukaan lioneita ja ei-lioneita perustettavaan siivousryhmään Hankkia tarvittavat välineet Valita päivä ja aika Hankkia juotavaa siivousryhmälle Antaa tunnustusta jokaiselle osallistujalle b. Virstanpylväiden määrittäminen Virstanpylväs on jokin huomattava tai tärkeä tapahtuma. Useimmissa projekteissa on monta virstanpylvästä, jotka liittyvät projektin statukseen liittyen yleisiin eräpäiviin. Mikä tahansa tavoite, aktiviteetti tai tehtävä voi olla virstanpylväs, jos se edustaa näkyvää, mitattavissa olevaa ja tärkeää tapahtumaa itse projektissa. Esimerkki: Välineet siivousurakkaan saatava viimeistään Ehdotus lakimuutoksesta koskien veden saastumisen estämistä tulisi valmistella ja lähettää kaupunginvaltuustolle Sivu 10

14 Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 2: Projektin suunnitteleminen (jatkuu) c. Päättäkää viestintätavoista Luokaa prosessi, jonka mukaisesti tiimi jakaa tietoa ja tarkistaa miten projektissa edetään. Esimerkki. Projektin statusraportit viikoittain Tiimin kokoukset viikoittain/joka toinen viikko Sähköpostit/konferenssipuhelut Yksittäiset tilannekatsaukset edistymisestä joka perjantai 4. Määritellään vaatimukset Ette pysty aina määrittelemään miten pitkään projekti jatkuu tai miten paljon se tulee maksamaan. Mutta on tärkeää asettaa joitakin aikarajoituksia ja budjetti, jotta tiedätte missä mennään kulujen suhteen ja että projekti liikkuu eteenpäin. Joitakin ohjeita: a. Arvioikaa aika Arvioikaa tiimin jäsenten kanssa miten paljon aikaa tarvitaan jokaiseen tehtävään ja luokaa yleinen ajanjakso. Liittäkää päivämäärät kuhunkin välietappiin, jotta varmistatte että projekti pysyy aikataulussa. b. Laatikaa alustava budjetti Laatikaa tiimin jäsenten kanssa kuluarvio jokaisesta tehtävästä. Ottakaa mukaan materiaalien hankkiminen tai vuokraaminen, muut kulut sekä viestintään menevät menot. Sivu 11

15 Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 3: Valvotaan projektia Yksi projektimanagerin suurimmista haasteista on päättää miten paljon vapauttaa antaa tiimin jäsenille kunkin delegoidun tehtävän kohdalla. Kokemus, henkilökohtaiset ominaisuudet ja työtapa määrittelevät minkä verran kontrollia haluat pitää itselläsi. Yksi muistettava asia on antaa selvät ohjeet ja paljon palautetta ihmisille, joilla ei ole paljon kokemusta ja seurata vähemmän niiden tiimin jäsenten toimintaa, joilla on jo paljon kokemusta. Projektin valvomisen tärkeät elementit ovat: 1. Johdetaan prosessia a. Kommunikointi Noudata kommunikointisuunnitelmaa, jotta pidät yhteyttä tiimin jäseniin b. Tarkistetaan saavutukset verrattuna suunnitelmaan c. Valmenna/neuvo tiimin jäseniä tarpeen mukaan Tapaa tiimin jäsenet ja/tai tarkista statusraportit, jotta varmistat että tehtävät suoritetaan aikataulun mukaisesti, budjetin puitteissa ja suunnitelman mukaisesti. Jos ongelmia esiintyy, valmenna ja neuvo tiimin jäseniä, joilla on vaikeuksia. Tee yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa tai keskustele ongelmista, jotta asiat etenevät kuten pitää. 2. Tilanteen muokkaaminen a. Siirrä tehtäviä toisille tarpeen mukaan b. Muokkaa suunnitelmaa tarpeen mukaan c. Muokkaa budjettia tarpeen mukaan Jos muu ei auta, siirrä tehtäviä toisille jäsenille tai hanki lisää tekijöitä, jotta projekti pysyy aikataulussa. Muokkaa aikaa ja tehtäviä jos tarpeen, jotta suunnitelma vastaa realistista aikataulua projektin toteuttamiseksi. Muista että viive yhden tai kahden tehtävän suorittamisessa ei välttämättä vaikuta projektiin kokonaisuudessaan. Muokkaa budjettia vastaamaan odotuksiin ja varmista, että varat ovat saatavilla projektin toteuttamiseksi. Sivu 12

16 Projektinhallinnan vaiheet Vaihe 4: Toteuttaminen/seuranta Järjestä kokous projektin jälkeen tiimin jäsenten kanssa. Varmista, että ymmärrät mitä on tapahtunut ja miksi. Keskustele ongelmista ja virheistä positiivisella ja puolueettomasti ja ilman syytöksiä. Mainitse menestykset hienotunteisesti ja realistisella tavalla. 1. Varmista laadukas toteutus a. Vertaa projektin tuloksia siihen miten oli ajateltu toteuttaa b. Seuraa lopputuloksen esittämistä tai julkaisua Käy läpi toteutetut tehtävät ja aktiviteetit, jotta varmistetaan että ne vastaavat haluttua lopputulosta Kun mahdollista, ole paikalla tilanteessa, jossa esitellään/julkaistaan lopputulos. 2. Tarkistetaan tulokset a. Vertaa toteutusta yleistavoitteisiin ja projektin tarkoitukseen b. Analysoi menestykset ja epäonnistumiset Vertaa toteutusta yleistavoitteisiin ja projektin tarkoitukseen, jotta varmistetaan että työ tehdään halutun tuloksen aikaansaamiseksi. Esim: Oliko joen puhdistusuraka ja lakimuutosten tuloksena kaunis ja turvallinen jokiympäristö kaupungin asukkaille? Mieti projektin menestymisen lisäksi sitä mikä ehkä ei onnistunut sekä mikä onnistui hyvin projektin eri vaiheissa. Jokainen menestys ja epäonnistuminen voi toimia oppimiskokemuksena tulevissa projekteissa. c. Dokumentoi ja tee suosituksia Kirjoita ylös projektin onnistuneet ja epäonnistuneet osat sekä niiden vaikutus. Jos mahdollista, suosittele muutoksia jotta vältytään vastaavista epäonnistumisista ja varmistetaan vastaavasti menestyminen. 3. Juhlikaa a. Huomioidaan saavutukset Huomioi kaikkien projektiin osallistuneiden henkilöiden ja ryhmien panokset projektin toteuttamisessa. b. Nauttikaa Varmista, että tiimillä on mahdollisuus juhlia työn tuloksia kun saatatte projektin loppuun. Sivu 13

17 Tapaustutkimus Tapaustutkimus Tammiston lionsklubi Paikkakunta Tammisto on vanha paikkakunta, jolla asuu asukasta. Väkiluku on pudonnut 10 vuodessa aikaisemmasta asukkaasta. Se sijaitsee noin 45 minuutin ajomatkan päässä Turusta, jossa on huomattavasti enemmän asukkaita. Tammisto oli aikaisemmin teollisuuskaupunki, jossa suuret yritykset työllistivat ison osan asukkaista. Puolet suurista yrityksistä ovat sulkeneet ovensa koska talous ei voi hyvin ja monet asukkaat ovat hakeneet työpaikkoja muualta. Työttömyys on suhteellisen korkea ja uusia taloja ei enää rakenneta entiseen malliin. Kun työpaikat ja yritykset ovat vähentyneet, jotkut kaupungin alueista ovat kärsineet selvästi ja siellä täällä näkyy hylättyjä rakennuksia ja tontteja. Mutta monet alueet ovat kärsineet pahemmin kuin Tammisto ja niissä on perustettu pienyrityksiä, jotka ovat menestyneet hyvin. Viime aikoina talous on parantunut, koska kaupungin ulkopuolelle on perustettu muutamia teknologiayrityksiä. Kaupungin asukkaiden tulotaso on alempi kuin alueella keskimäärin ja monet nuoret lähtevät alueelta heti koulun jälkeen. Koulut alueella ovat hyviä, mutta talous on vaikuttanut kaikkeen alueella ja sen takia myös koulun ohjelmia on leikattu. Tammiston lionsklubi Tammiston lionsklubi on toiminut jo yli 40 vuoden ajan. Se on kaupungin ainut lionsklubi, mutta kaupungissa toimii kaksi muuta palveluklubia. Jäsenmäärä on pudonnut huomattavasti viime vuosina ja se on nyt 50. Jäsenten keskimääräinen ikä on 58 vuotta. Klubissa on kolme naisjäsentä. Lionsklubi tunnetaan paikkakunnalla sen monista aktiviteeteista ja he ovatkin suorittaneet monia tärkeitä projekteja alueella. Jäsenten lukumäärän pienentyessä klubi on silti pystynyt osallistumaan aktiivisesti paikkakunnan elämään ja jäsenet ovat motivoineita ja innostuneita. Joitakin klubin nykyisiä projekteja ovat: jokavuotinen lettujuhla, autonpesutilaisuus ja makkaranmyynti kaupungin markkinoilla. Tulot näistä varainkeruutilaisuuksista on käytetty näkövammaisten asukkaiden auttamiseen sekä apurahoihin vähävaraisille opiskelijoille. Klubin jäsenistössä on useampi lääkäri ja asianajaja, joitakin opettajia ja useita yksityisyrittäjiä sekä entinen kaupunginjohtaja. Sivu 14

18 Projektin määritelmä a. Määritelkää projektin tarkoitus b. Asettakaa tarkat tavoitteet c. Kuvailkaa projektin tuloksia d. Projektin nimeäminen Sivu 15

19 Tulevaisuuden lionjohtajien kehittäminen Esitehtävä Tässä esitehtävässä on kaksi osaa, jotka valmistavat sinua istuntoon Tulevaisuuden lionjohtajien kehittäminen: - Osa 1: Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä - Osa 2: Johtajaresurssikeskukseen tutustuminen Osa 1: Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä Ohjeet: Lue tiedot ja täytä kaavake sekä vastaa kysymyksiin sivulla 18. Yleiskatsaus Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä (GLT) keskittyy aktiiviseen johtajien kouluttamiseen jonka varaan Lions Clubs International voi huoletta rakentaa tulevaisuutta. GLT rohkaisee potentiaalisten johtajien tunnistamiseen järjestön kaikilla tasoilla, samalla tiedottaen, ohjaten ja motivoiden. GLT-rakenne, johon sisältyy edustajat moninkertaispiirien ja piirien tasoilla sekä piirikuvernööritiimit luo kattavan maailmanlaajuisen pohjan, jolle voimme kehittää lisää laadukkaita johtajia klubitasolta alkaen, samalla rohkaisten alueelliseen koulutukseen, paikallisiin tarpeisiin vastaamiseksi. Johdonmukainen, jatkuva konsultointi ja yhteistyö maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän kanssa ovat kriittinen osa kummankin tiimin vaikutusta. GLT mahdollistaa keskitetyn painotuksen toiminnallisuuteen, käytännön johtajakoulutukseen, motivointiin ja uusien johtajien tunnistamiseen ja rekrytointiin. Tämä hyödyttää järjestöä sillä sen kyky tehokkaaseen viranseuraamuksen suunnitteluun paranee ja laadukkaiden lionjohtajien joukko laajenee. Tiedon lisääminen tehokkaan johtamisen tarpeesta, potentiaalisten johtajien tunnistaminen ja johtajakoulutuksen edistäminen kaikilla järjestömme tasoilla auttavat laajentamaan LCI:n laadukkaiden johtajien joukkoa. Rakenne Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä koostuu lionjohtajista jotka on nimetty tietyistä alueista vastaaviksi. Vaalipiirin GLT -jäsenet nimitetään kolmeksi vuodeksi kerrallaan jotta heillä on riittävästi aikaa analysoida haasteet ja pureutua niihin sekä toimeenpanna tarvittavat ohjelmat. Kaikkien GLT-jäsenten suoritukset arvioidaan vuosittain ennen viran jatkamista seuraavan toimikauden ajaksi. Yhdessä piirikuvernööritiimin (piirikuvernööri, ensimmäinen ja toinen varapiirikuvernööri), lisätukea annetaan piirin GLT-rakenteelle ottamalla mukaan myös alueiden ja lohkojen puheenjohtajat jäseniksi tähän tärkeään tiimiin. Sivu 16

20 Maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän ja maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän rakenne Maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän velvollisuudet Tunnistaa ja kehittää uusia johtajia Tunnistaa mahdollisia uusia johtajia objektiivisten kriteerien mukaisesti Kertoo jäsenille johtajakoulutusmahdollisuuksista Kannustaa mahdollisia uusia johtajia ottamaan vastaan johtamisrooleja ja -vastuita heidän taitojensa kasvattamiseksi Edistää lionien koulutusinstituutista valmistuneiden ja muiden koulutettujen lionien aktiivista osallistumista johtamistehtäviin Motivoida lioneita etsimään hyviä johtajia paikkakunnalta liittymään mukaan uusina jäseninä Kouluttaa, mentoroida ja motivoida johtajia heidän tehokkuutensa maksimoimiseksi: Laatia jokavuotinen johtamiskoulutuksen suunnitelma Varmistaa tehokas koulutus varapiirikuvernöörille Järjestää koulutus lohkojen puheenjohtajille, opaslioneille ja muille Varmistaa, että klubivirkailijoiden koulutus järjestetään tehokkaasti Järjestää klubien laatuprosessin koulutustilaisuuksia Kannustaa tehokasta valmennusta lionien mentoriohjelman kautta Sivu 17

21 Piirin GLT-koordinaattorin päävastuut Tukee ja motivoi lohko- ja klubijohtajia Arvioi koulutuksen tarvetta piirissä; viestii tarpeista GLT-moninkertaispiirille Laatii koulutus- ja kehityssuunnitelman piirille GLT-MD:n opastuksella Järjestää ja edistää koulutustapahtumia piirin tilaisuuksissa ja vuosikokouksissa Tekee yhteistyötä GMT-vastaparinsa kanssa määritelläkseen koulutusohjelmien sopivuuden Tiedottaa lioneita piirissä LCI:n johtajakoulutusohjelmista, työkaluista ja resursseista ja rohkaisee niiden hyödyntämiseen Järjestää lohkojohtajien koulutusta ja klubivirkailijoiden koulutusta Järjestää opasleijonakoulutusta ja tukee ja neuvoo koulutettuja opasleijonia Järjestää klubien erinomaisuusprosessin koulutustilaisuuksia Varmistaa, että klubeissa toteutetaan uusien jäsenten orientointia Arvioi koulutusta ja koulutusohjelmia moninkertaispiirissä ja antaa palautetta GLTmoninkertaispiirille ja johtajakoulutusjaostolle Tunnistaa potentiaaliset johtajat ja rohkaisee kykyjen, kiinnostuksen ja kokemuksen mukaan; suosittelee päteviä kandidaatteja jatkokoulutukseen sekä lionien mentorointiohjelmaan Tunnistaa paikkakuntalaisten joukosta potentiaaliset jäsenet - ilmoittaa GMT:lle kiinnostuneista Varmistaa, että johtajakoulutusta painotetaan riittävästi koko piirin alueella Lisää tietoa ja ymmärrystä laadukkaiden johtajien tarpeellisuudesta järjestön kaikilla tasoilla Ohjeet: Täytä seuraava kaavio lionien nimillä, jotka palvelevat eri viroissa ja vastaa sitten kysymyksiin: Nimi: Vaalipiirin GLT- johtaja 1. Opitko jotain uutta GLT:stä? Jos kyllä, mitä? Nimi: GLT-aluejohtaja Moninkertaispiirin GLT-koordinaattori Nimi: *Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja kuuluu myös GLT:hen moninkertaispiirin tasolla. 2. Onko GLT aktiivinen omalla alueellasi? Jos kyllä, mitä se tekee? Jos ei, mitä se voisi tehdä? Nimi: Piirin GLT-koordinaattori *Piirikuvernööritiimi ja alueiden ja lohkojen puheenjohtajat ovat myös GLT:n jäseniä piirin tasolla. Sivu 18

22 Osa 2: Johtajaresurssikeskukseen tutustuminen Tehtävän toisessa osassa sinua pyydetään tutustumaan tarkemmin johtajaresurssikeskukseen. Instituutissa sinua pyydetään kertomaan mitä olet oppinut tässä tehtävässä. Ohjeet: Mene johtajaresurssikeskukseen (LRC) LCI:n verkkosivulla. Löydät sen näin: o Mene osoitteeseen o Klikkaa linkkiä "Jäsenkeskus" kotisivun yläosassa. o Klikkaa "Johtajakoulutus" Kun olet avannut LRC-sivut, näet että siellä on viisi osiota: o Maailmanlaajuinen johtajakoulutusryhmä o Lionien Oppimiskeskus o Koulutusmateriaalit/resurssit o Kehittämisohjelmat o Johtajakoulutuksen viestintä Jatka harjoituksella seuraavilla kahdella sivulla. Sivu 19

23 Harjoitus: Johtajaresurssikeskukseen tutustuminen Ohjeet: Tutustu Johtajaresurssikeskuksen jokaiseen osioon klikkaamalla osion otsikkoa. Kun tutustut kaikkiin osioihin, vastaa kysymyksiin tai suorita alla mainitut tehtävät. MAAILMANLAAJUINEN JOHTAJAKOULUTUSRYHMÄ Tutustu Maailmanlaajuisen johtajakoulutustyöryhmän koordinaattorin keskukseen, joka sijaitsee GLT-osassa johtajaresurssikeskuksessa. Listaa vähintään viisi piirin GLT-resurssia, jotka löytyvät koordinaattorin keskuksesta. Opitko jotain uutta tästä osiosta? Jos kyllä, mitä? LIONIEN OPPIMISKESKUS Mikä on Lionien oppimiskeskus ja mitkä ovat neljä kurssikategoriaa? Oletko suorittanut yhtään näistä kursseista? Jos kyllä niin mikä oli kokemuksesi? Voisiko lionien oppimiskeskus olla hyödyllinen uusien johtajien löytämiseksi/kehittämiseksi omalla alueellasi? Miten? Valinnainen tehtävä: Aloita oma johtajakoulutuksen oppiminen jo nyt - avaa oma LLC-käyttäjätili ja suorita kurssi! KOULUTUSMATERIAALIT/RESURSSIT Valitse yksi aihe tässä osiossa, tutki sitä tarkemmin ja kuvaile sitä alla olevassa kohdassa. Mitä mentorointiin liittyviä resursseja on tässä osiossa? Voisiko tämä osio olla hyödyllinen uusien johtajien löytämiseksi/kehittämiseksi omalla alueellasi? Miten? Sivu 20

24 KEHITYSOHJELMAT Mikä webinaari on? Mikä on Kouluttajien koulutusinstituutti? Voisiko tämä osio olla hyödyllinen uusien johtajien löytämiseksi/kehittämiseksi omalla alueellasi? Miten? JOHTAJAKOULUTUKSEN VIESTINTÄ Mikä on LEADER NETWORK? Lue LEADER NETWORK -uutislehden uusin numero. Opitko mitään uutta? Lue vähintään yksi johtamiseen liittyvä menestystarina. Onko omalla alueellasi johtamiseen liittyvä menestystarina, jonka voit kertoa muillekin? Lisäkommentteja/huomioita johtajaresurssikeskuksesta: Sivu 21