PERFORMANCE MANAGEMENT

Transkriptio

1 PERFORMANCE MANAGEMENT Prof. Teemu Malmi HSE

2 AGENDA Johtamisjärjestelmän komponentit Suorituksen mittaus osana johtamista Suorituksen mittauksen kytkeminen organisaation strategiaan Mittaristoista johtamisjärjestelmiksi

3 JOHTAMISJÄRJESTELMÄN KOMPONENTIT Johtamista on joskus kuvattu käsitteillä management ja leadership Järjestelmä = joukko toisiinsa liittyviä tekijöitä; viittaa usein työkaluihin, menettelytapoihin, yms. Johtamisen ja laskennan kirjallisuudessa, konsulteilla ja tietotekniikan toimittajilla erilaisia käsitteitä: Management control, management control system, strategic control, performance management, strategic enterprise management,. Suomessa käytetty myös termiä ohjausjärjestelmä

4 JOHTAMISJÄRJESTELMÄN KOMPONENTIT Erotettava päätöksenteon tukijärjestelmät ja järjestelmät, joilla pyritään varmistamaan, että organisaatiossa toimivat ihmiset tekevät oikeita asioita ja tekevät parhaansa organisaation eteen Eli ohjataanko ihmisiä vai asioita Rajataan seuraavassa päätöksenteon tukijärjestelmät ja toisaalta leadership tarkastelun ulkopuolelle Eli johtaminen on toki muutakin kun mistä seuraavaksi keskustelemme ja päätöksenteon tukijärjestelmiin palaamme hetken kuluttua

5 USKOMUS JÄRJESTELMÄT MUODOLLISET OHJAUSJÄRJESTELMÄT ARVOT BUSINESS- STRATEGIA SÄÄNNÖT JA MÄÄRÄYKSET RISKIT, JOITA TULEE VÄLTTÄÄ + P Ä Ä T Ö K S E N T E O N STRATEGISET EPÄVARMUUS- TEKIJÄT INTERAKTIIVISET JÄRJESTELMÄT KRIITTISET MENESTYS- TEKIJÄT DIAGNOSTISET JÄRJESTELMÄT Lähde: Simons, 1995 T U K I J Ä R

6 JOHTAMISJÄRJESTELMÄN KOMPONENTIT Hallinnolliset ratkaisut Organisaatio rakenne ja jako vastuualueisiin Sisäinen governance johtoryhmätyöskentely Tekemisen / Työn ohjaaminen Varmistetaan, että työntekijät noudattavat ohjeita ja sääntöjä, toimintamalleja, parhaita käytäntöjä, yms. Valvonta Hyväksyttämiskäytännöt ISO laatujärjestelmät Jne.

7 JOHTAMISJÄRJESTELMÄN KOMPONENTIT Tulosohjaus Kannustetaan ihmisiä luovuuteen tavoitteiden saavuttamiseksi Tavoitteiden kommunikointi ja tuloksista palkitseminen Budjetointi, tuloskortit, laatupisteet, yms. Palkitseminen oleellinen osa tulosohjausta Suunnittelu Strateginen ja operatiivinen suunnittelu Usein sidoksissa tulosohjaukseen

8 JOHTAMISJÄRJESTELMÄN KOMPONENTIT Henkilöstöhallinnolliset keinot ja organisaatiokulttuuri Sopivien henkilöiden valinta Perustuvat usein ihmisten itseohjautuvuuteen (mm. toimenkuvien määrittely ja koulutus) Organisaatiokulttuuri viittaa yhteisiin arvoihin ja uskomuksiin (jotka ohjaavat ihmisten toimintaa), osin suunniteltuja ja rakennettuja, osin historian tulos Edellisten lisäksi erilaiset päätöksenteon tukijärjestelmät voidaan joko katsoa osaksi johtamisjärjestelmää tai niitä voidaan pitää omana kokonaisuutenaan

9 OHJAUSKEINOJEN ARVIOINTI Eri ohjauskeinojen hyödyt ja haitat? Puuttuuko jotain? Missä olosuhteissa eri muodot toimivat parhaiten / eivät toimi?

10 YHTEENVETOA JOHTAMISJÄRJESTELMISTÄ Yleensä performance management ymmärretään suppeammin kuin edellä Ohjaus / johtamisjärjestelmä koostuu monesta osasta, suuremmissa yrityksissä kaikki keinot käytössä samanaikaisesti Eri komponenteista vastuussa eri ihmiset talousjohtaja, henkilöstöjohtaja, laatujohtaja, strategia- / suunnittelujohtaja, operatiivinen johto Kenellä koko paletti hallussa, kuka koordinoi? Suorituksen mittauksen rooli keskeinen etenkin tulosohjauksessa, ilman mittaamista tulos- / tavoitejohtaminen on mahdotonta

11 AGENDA Johtamisjärjestelmän komponentit Suorituksen mittaus osana johtamista Suorituksen mittauksen kytkeminen organisaation strategiaan Mittaristoista johtamisjärjestelmiksi

12 SUORITUKSEN MITTAUS Tavallisesti suorituksen mittaaminen mielletään keinoksi tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi Suomalainen johtamisperinne on tukeutunut pitkälti tulosvastuuseen (suoritusta mitataan taloudellisin suurein, yleisimpänä EBIT ja myynnin kasvu) Sen jälkeen on ajateltu että varmistamalla, että itsellä on riittävästi faktaa ja/tai tarjoamalla alaisille riittävästi faktaa, teemme / ihmiset tekevät fiksuja päätöksiä Tämä pitää varmasti osin paikkansa, mutta onko tähän varaa luottaa globalisoituvassa maailmassa? Voisiko olla niin, että ihmiset käyttävät faktaa omien etujensa ajamiseen? Voisiko olla, että johdon huomion tulisi entistä enemmän kohdistua siihen, että varmistetaan organisaation eri tasoilla ja eri maantieteellisillä alueilla se, että alaisten ja yrityksen intressit ovat yhtenevät?

13 AGENDA Johtamisjärjestelmän komponentit Suorituksen mittaus osana johtamista Suorituksen mittauksen kytkeminen organisaation strategiaan Mittaristoista johtamisjärjestelmiksi

14 STRATEGIA JA MITTAUS Tuloskorttien myötä on syntynyt ajatus siitä, että mittaamalla organisaation strategiaa (strategisten tavoitteiden lisäksi) tämä strategia voidaan muuntaa arkiseksi toiminnaksi Tämä ajatus perustuu tavoitejohtamisen logiikkaan Tämän lisäksi strategian mittaaminen kertoo tietojärjestelmän tavoin johdolle, olemmeko etenemässä haluttuun suuntaan ja tarvittaessa johtaa kyseenalaistamaan valitun strategian toimivuuden

15 STRATEGIA Eri organisaatioissa, samoin kuin eri asiantuntijoiden kirjoituksissa strategia määritellään monin eri tavoin Joskus se pitää sisällään sekä tahtotilan/tavoitteet että keinot tahtotilan saavuttamiseksi Toisinaan strategia viittaa vain keinoihin, joskus pitäydytään vain tavoitteissa Strategiaprosessin yhteydessä tulee määrittää sekä tahtotila / strategiset tavoitteet että keinot

16 VISIO / TAHTOTILA Visio = tahtotila Visio = minkälainen organisaatio / toimija haluamme olla muutaman vuoden päästä Joskus strategiset tavoitteet tarkoittavat samaa kuin visio Toisinaan aikajänne on pitkä, toisinaan melko lyhyt (3-5 vuotta) Jotta visiosta olisi iloa arkiselle toiminnalle: Sillä tulisi olla selvä aikajänne Käsitteiden tulisi tarkoittaa samaa kaikille Elcoteq: The leading EMS Provider in Communications Technology

17 STRATEGIAN SISÄLLÖSTÄ Yritystoiminnassa strategian ydintehtävä on löytää eväät menestyä kilpailussa kilpailustrategia Strategia on valintaa, mitä tehdään ja mitä ei tehdä Jatkuva parantaminen on tärkeää, mutta eri asia kuin strategia Strategia usein = muutos Funktiostrategiat Tuloskorttistrategiat Minä myös strategiat = strategia synonyyminä sanalle tärkeä

18 SYY-SEURAUS SUHTEET Strategy is a set of hypothesis about the cause and effect Kaplan & Norton, 1996

19 TALOUS ROCE ASIAKAS USKOLLISUUS ASIAKAS TOIMITUKSET AJANTASALLA PROSESSI PROSESSIEN LAATU PROSESSIEN LÄPIMENOAIKA OPPIMINEN JA KASVU TYÖNTEKIJÖIDEN TAIDOT

20 GENEERINEN STRATEGIAKARTTA

21 Arvot: Yrittäjyys, rohkeus, tyytyväinen asiakas, rehti toiminta Tulikivi-konserni visio: Kasvustrategia Tulikivellä on ylivoimainen toimintatapa tulisija- ja sisustuskivituotteiden kehittämisessä, valmistuksessa ja asiakassuhteiden hallinnassa valitsemillaan markkina-alueilla Kannattavuusstrategia Asiakaslähtöisyys, laatu, maine, reagointikyky, tuotekehitys Tehokas raaka-aineen hyväksikäyttö, tuote- ja valmistusteknologia, jatkojalostus Talous Liikevaihto/hlö (t ) Käyttöpääoma (M ) Asiakas Uusasiakasliikevaihto/LV Maineseuranta Internet yhteydenotot Prosessit Tulos / Rm3 Reklamaatio-% Kiven kok.saanto-% Kehitys Uudet tuotteet / LV (%) Parannusehdotukset (kpl)

22 STRATEGIC THEME: SOLUTIONS IN EVOLVING SURROUNDINGS ROE = 12% => combined ratio = 106 FINANCIAL INSURANCE PREMIUM AND INCOME FROM SERVICES CUSTOMER CRM INSURANCE, LOSS PREVENTION AND CLAIMS SERVICES EFFICIENCY AND PRODUCTIVITY DEVELOPMENT OF PRODUCTS AND SERVICES IT-SYSTEMS ORGANISATIONAL STRUCTURE, RESOURCES AND PARTNERSHIP INNOVATION AND RENEWAL IDENTIFICATION OF CUSTOMER NEEDS E&M-TECHNOLOGY PERSONNEL AND LEARNING RODUCT AND MARKETING SKILLS TRAINING PRODUCT AND SEVICES TRAINING RISK SEMINARS PERSONNEL GUIDELINES

23 AGENDA Johtamisjärjestelmän komponentit Suorituksen mittaus osana johtamista Suorituksen mittauksen kytkeminen organisaation strategiaan Mittaristoista johtamisjärjestelmiksi

24 Vision ja strategian selkiyttäminen -konsensuksen haku Strategisten tavoitteiden yhdistäminen mittareihin ja strategian kommunikointi Balanced Scorecard Strateginen palaute ja oppiminen Tavoitteiden asetanta - ml. välitavoitteet Lähde: Kaplan & Norton, 1996

25 TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN Tavoitteet 3-5 vuoden ajalle Osa näistä saadaan, kun vision / startegiset päämäärät määritetään Tavoitteet on syytä purkaa lyhyemmän ajanjakson välitavoitteiksi -> yhteys vuosisuunnitteluun ja budjetointiin Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tavoitteet asetetaan ja niistä sovitaan stratgiatyön yhteydessä!

26 OPPIMINEN Johdon vaikea saada tietoa strategian onnistumisesta; linkitettyjen mittareiden avulla onnistumista on mahdollista seurata Hyvän ohjausjärjestelmän tulisi johtaa tavoitteiden ja strategioiden kyseenalaistamiseen, samoin käytettyjen keinojen Oppiminen käyttöön strategian ja visioiden luonnissa

27 STRATEGIAN MUUNTAMINEN TOIMINNAKSI Strategian selkeyttäminen ja konsensuksen haku Strategiasta mittarit eli sekä tulosten että keinojen - eli strategioiden mittaus; ennakoivat mittarit! Strategia tulee muuntaa mittareiksi kaikilla organisaatiotasoilla Mittareille tavoitteet ja tavoitteiden saavuttamisesta ihmiset vastuuseen Strategian viestittäminen

28 YHTEENVETO Performance management ymmärretään usein melko suppeasti perinteiseksi tavoitteilla johtamiseksi tai sitten niin, että kaikki päätöksentekoa tukeva informaatio on osa sitä Kannattaisiko kysyä, mitä keinoja ihmisten ohjaamisen johdolla on ja missä olosuhteissa mitäkin keinoja tulisi painottaa? Tavoitteilla johtamiseen liittyy olennaisena osana suorituksen mittaus Nykyään ajatellaan, että mittareiden tulisi heijastaa sekä tahtotilaa että strategiaa Mikäli strategia kyetään kääntämään mittareiksi, tavoitteiksi ja vastuiksi, mittaristoista voidaan luoda johtamisjärjestelmä, joilla varmistetaan, että organisaatio saavuttaa tahtotilansa