Versio (9)

Transkriptio

1 Versio (9) VIESTINTÄ JA TIEDOTTAMINEN 1. Viestinnän periaatteet ja organisointi 1.1 Tavanomaiset merionnettomuudet Tavanomaisissa meripelastustapahtumissa meripelastuksen johtokeskus (MRCC tai MRSC) laatii tilanteen mukaisen tiedotteen. Tiedonvälitykseen käytetään mm. Rajavartiolaitoksen internet- sivuja ja sähköpostijakeluja. Median edustajat ohjataan soittamaan erillisiin tiedotusnumeroihin (jotka ohjataan tarvittaessa tiedotusrinkinumeroon) tai normaalitapauksessa MRCC Turun tai MRSC Helsingin mediapuhelimeen. 1.2 Merelliset suur- ja monialaonnettomuudet Vakavat onnettomuudet herättävät huomiota ja tällöin nopea tiedottamisen aloittaminen on tärkeää. Suur- ja monialaonnettomuudessakin meripelastustoimi vastaa yleistiedottamisesta niin kauan, kun kyseessä on ihmishenkien pelastaminen. Kun johtovastuu siirtyy toiselle viranomaiselle, siirtyy samalla myös tapahtuman tiedotusvastuu, ellei tapauskohtaisesti toisin sovita. Yleistiedotuksen ohella kukin osallistujataho tiedottaa vain omista toimistaan siten, kuin niistä yhdessä yleisjohdon kanssa on sovittu. Jos tilanteeseen liittyy onnettomuustutkintakeskus ja / tai poliisitutkinta, tiedottamiselle voidaan asettaa erikseen sovittavia rajoituksia 1.3 Alkuvaiheen tiedottaminen Alkuvaiheen tiedottamiseen on laadittu toimintaohjeet Rajavartiolaitoksen meripelastuskeskusten toimintasuunnitelmissa. Meripelastusjohtaja (SMC) vastaa alkutiedottamisen lisäksi tiedottamisesta niin kauan, kunnes suunnitelman mukainen lisähenkilöstö saapuu paikalle ja voi jatkaa tiedottamista. 1.4 Tiedottaminen alkutiedottamisen jälkeen Alkutiedottamisen jälkeen tiedotusvastuun ottaa merivartiostojen toimintasuunnitelmissa mainittu lisähenkilö. Tämä henkilö aloittaa tiedottamisen ja tiedotusorganisaatiota vahvennetaan suunnitelman mukaisesti. MRCC tai MRSC voivat myös vastata tiedotusvälineiden puhelimella tekemiin kyselyihin, mikäli pelastustilanteen johtaminen sen sallii.

2 Versio (9) Tiedotustilaisuudet Tilanteeseen soveltuvin väliajoin järjestetään tiedotustilaisuuksia, joista annetaan tiedotusvälineille ennakkoilmoitus hyvissä ajoin. Tiedotustilaisuus palvelee sekä viranomaisten että mahdollisen onnettomuusaluksen varustamon tiedotustarvetta. 1.5 Tiedottamisessa huomioitavat asiat - Kaikessa tiedottamisessa on huomioitava salassa pidettävät asiat, kuten mahdolliseen rikostutkintaan liittyvät seikat sekä uhrien henkilöllisyys - Onnettomuusalusta, sen miehistöä ja matkustajia sekä pelastustoimintaa itse aluksella koskevasta tiedottamisesta huolehtii aluksen varustamo ja aluksen päällikkö - Pelastustoimea ja evakuointikeskusta koskevasta tiedottamisesta vastaa ao. pelastusviranomainen - Uhreihin ja pelastettuihin liittyvästä tiedottamisesta vastaa poliisi (ensisijaisesti myös omaislinjat) - Onnettomuuden tutkinnasta tiedottaa onnettomuustutkintakeskus - Onnettomuuteen mahdollisesti johtaneista syistä ei esitetä arvailuja - Kun ihmishengen pelastaminen on lopetettu ja onnettomuuden johtovastuu siirretty muulle viranomaiselle, siirtyy myös tiedotusvastuu johtovastuussa olevalle, jollei asiasta erikseen muuta sovita. Johtovastuun siirtymisestä ilmoitetaan aina myös tiedotteessa. - Tiedottamista on koordinoitava aktiivisesti 2. Viestinnän koordinointi Viestinnän koordinointi voidaan jakaa useaan osa-alueeseen. Viestinnän onnistumisen kannalta keskeistä on viestinnän ja johtovastuussa olevan operatiivisen puolen yhteistyö. Moniviranomaistilanteessa johtovastuun siirtyessä myös tiedotusvastuu siirtyy. Jotta tilanne viestinnän osalta pysyy hallinnassa koko operatiivisen toiminnan ajan, on tarkoituksenmukaista nimetä tilanteeseen viestintäkoordinaattori. Tehtävässä toimiva viestinnän koordinaattori toimii operatiivisen johdon alaisuudessa. Alkutilanteessa koordinaattorin tulee kartoittaa tarvittavien tilojen, välineiden, viestintäkanavien ja viestintähenkilöstön tarve ja saatavuus. Tarvittaessa viestin-

3 Versio (9) nän koordinaattorille voidaan nimetä eri sektorivastaavia. Koordinaattori arvioi sektoreiden (kohdat ) käyttöönottotarpeen tilanteen ja resurssien mukaan. Kaikissa onnettomuustilanteissa ei ole tarkoituksenmukaista käynnistää kaikkia toimintoja / nimetä sektorivastaavia. Viestintäkoordinaattorin yhtenä tehtävänä on nimenomaan operatiivisen johdon tukena päättää, mitkä toiminnot käynnistetään ja voidaanko kyseisessä tilanteessa osa toiminnoista yhdistää samalle henkilölle / henkilöille. 2.1 Viestintäkoordinaattori Meripelastuksen suuronnettomuus- ja monialatilanteissa viestintäkoordinaattorina toimii lähtökohtaisesti xxx edustaja. - kokonaistilannekuvan muodostaminen viestinnälle - päättää operatiivisen johdon kanssa käynnistettävät viestinnät toiminnot (kohdat ) - olla yhteyshenkilönä muiden toimijoiden viestintävastaaviin (ellei yhteyshenkilöä ole nimetty erikseen) - olla yhteyshenkilönä ministeriöiden ja valtioneuvoston viestintään (ellei nimetty erikseen) erityisesti kansainvälistä tiedottamista ja mediaseurantaa edellyttävissä tilanteissa - varmistaa meripelastustoimen tehtävän mukaisen tilannekatsauksen (liite 2) toimittamisen ministeriöön 2.2 Tiedottamisen resursointi Merellisten suur- ja monialaonnettomuuksien viestintätoiminnassa voivat olla mukana seuraavat tahot: - Rajavartiolaitos - Suomen ympäristökeskus - Liikennevirasto - Liikenteen turvallisuusvirasto - Merivoimat - Johtokeskuspaikkakunnan poliisilaitos - Johtokeskuspaikkakunnan pelastuslaitos - Sisäasiainministeriö - Liikenne- ja viestintäministeriö - Sosiaali- ja terveysministeriö

4 Versio (9) - Ulkoasiainministeriö (erityisesti kansainväliset tilanteet) - Valtioneuvoston viestintäyksikkö - Varustamot Näiden tahojen edustajat kuuluvat myös tilannetta johtavaan operatiiviseen meripelastuslohkon johtoryhmään (pl. ulkoasiainministeriö ja valtioneuvosto) (Mo- MeVa- suunnitelman kohta: Meripelastustoimen valtakunnallisen neuvottelukunnan ja meripelastuslohkojen johtoryhmien toiminta). Viestintäresursseja voidaan täydentää myös muiden viranomaisten ja merellisten toimijoiden viestintähenkilöstöstä (Ilmatieteenlaitos, Finnpilot, satamat) Näiden tahojen viestintähenkilöstöä / viestintävastaavia tulee voida ottaa suur- ja monialaonnettomuuksissa tilannetta johtavan viestintäkoordinaattorin käyttöön vastaamaan kohdissa mainituista tehtäväsektoreista. Monia tehtäviä voidaan hoitaa johtokeskuksen ulkopuoleltakin, tämä edellyttää toimivia viranomaisten sisäisiä verkkoyhteyksiä. Tätä viestintähenkilöstöä tulee kouluttaa yhteistoimintaan merellisissä suur- ja monialaonnettomuustilanteissa. Viestintähenkilöstö tulee myös ottaa mukaan onnettomuusharjoituksiin, joissa tulee testata toimimista viestintäkoordinaattorin johdossa alla mainittujen sektoreiden käytön osalta. Em. tahojen viestintähenkilöstöstä tulee kartoittaa henkilöiden hälytysvalmius sekä erityisosaamisalueet ja varmistaa myös mahdollisten varahenkilöiden saatavuus. 2.3 Internet -sivujen ylläpito Meripelastuksen suuronnettomuus- ja monialatilanteissa kukin organisaatio vastaa omien internet- sivujensa ylläpidosta. Ylläpidossa tulee huomioida linkit muiden toimijoiden sivustoille. - oman organisaation internet- ja intrasivustojen ylläpitäminen - varmistettava viranomaisten linkitykset kunkin sivustoilla tilanteen mukaisesti - tilanteen niin edellyttäessä yhteisen kriisisivuston perustaminen - pitää viestintäkoordinaattori tietoisena verkkosivustojen tilanteesta

5 Versio (9) 2.4 Medialinjan organisointi - medialinjaan tuleviin puheluihin vastaamisen organisointi - vastaajille tiedottamiseen liittyvän materiaalin tuottaminen - pitää viestintäkoordinaattori tietoisena medialinjan tilanteesta, erityisesti paineista ja kyselyjen painotuksista 2.5 Tiedotteiden laatiminen - yhteistyössä viestintäkoordinaattorin kanssa medialle laadittavat tiedotteet, jotka samalla toimivat myös viestinnän eri toimijoiden perustietoina (esim. call centerissä ja medialinjassa) 2.6 Sosiaalisen median käyttö - viranomaisten tilannekuvan ylläpitäminen Facebookissa /Twitterissä - keskustelun ja painotusten seuraaminen - pitää viestintäkoordinaattori tietoisena kulloisestakin tilanteesta ja keskustelun aiheista - tarvittaessa työhön voi osallistua useammankin toimijan edustajia 2.7 Tiedotustilaisuuksien järjestäminen - tiedotustilaisuuksien järjestäminen (paikka, välineistö ym.) - medialle tiedon välittäminen tiedotustilaisuudesta (mm. medialinjan ja tiedotteiden laatijan kautta) - pitää viestintäkoordinaattori tietoisena tilanteesta 2.8 Käännöspalveluiden järjestäminen - tarvittavien käännöspalveluiden järjestäminen viestinnän eri tarpeisiin liittyen (ennakkoon sovitun palvelun toimittajan / kääntäjän kanssa)

6 Versio (9) 2.9 Valtioneuvostolle välitettävän tiedon kerääminen / yhteyshenkilö - varmistua, että ministeriöiden ja valtioneuvoston viestinnällä on riittävät tiedot onnettomuudesta ja suoritetuista pelastustoimista tilanteen edetessä - informoida tarvittaessa valtioneuvostoa tilanteeseen liittyvästä viestinnästä - Varmistaa meripelastustoimen tehtävän mukaisen tilannekatsauksen (liite 2) toimittamisen ministeriöön 2.10 Kuva- ja grafiikkapalveluiden järjestäminen - tapahtumaan liittyvän kuva- ja grafiikkapalvelun ylläåitäminen ennalta sovitussa ositteessa (FT- kaltainen alusta) - viestintäkoordinaattorille, medialinjalle ja tiedotustilaisuuksien järjestäjälle tieto käytössä olevasta materiaalista 2.11 Mediaseurannasta vastaaminen - resurssien mukaan seurataan eri medioita ja siellä olevia painotuksia, virheellisiä tietoja tai imagoriskejä ja välitetään havainnoista tietoa viestintäkoordinaattorille 2.12 Blogin ylläpito - onnettomuuden pelastustöihin liittyvän blogin ylläpitäminen 2.13 Verkostoviestinnästä vastaaminen - tiedotteiden ja muiden keskeisten tietojen välittäminen myös sidosryhmien viestintävastaaville - yhteydenpito muiden toimijoiden viestintävastaaviin - viestintäkoordinaattorille sidosryhmien tilannetiedon välittäminen

7 Versio (9) 2.14 Omaislinja/ Call Center toiminnasta vastaaminen Call center -toiminnan käynnistämisestä ja johtamisesta vastaa poliisi. Keskuksessa voi tarvittaessa toimia poliisin johtamana myös eri toimijoiden edustajia. - organisoida käytännössä call center -toiminta - Call center- toiminnan tarkoituksena on kerätä tietoa matkalla olleista henkilöistä sekä heitä kaivanneista henkilöistä samalla kuin omaisille välitetään tietoa tapahtumassa mukana olleista - Poliisi julkaisee tiedot onnettomuudessa pelastuneista. Suomalaisten menehtyneiden Suomessa asuville omaisille poliisi tiedottaa henkilökohtaisesti. Ulkomaille tiedot toimitetaan joko ulkoministeriön tai Interpolin kautta Järjestelmien ylläpito - käytössä olevien järjestelmien käytettävyyden ja toimintavarmuuden varmistaminen

8 Versio (9) 3. Tiedottamisen organisointi aikajanalla 0-4 tuntia KYSEESSÄ ESIMERKKI 3.1 Alkuvaihe Meripelastuksen lohkokeskus on saanut ilmoituksen tapahtumasta ja käynnistänyt valmiiden suunnitelmien mukaiset operatiiviset toimenpiteet mukaan lukien suunnitelmien mukainen tiedottaminen. 3.2 Ensitiedottaminen Mitä, missä ja milloin on tapahtunut (netti, jakelulistat) & viestintäkoordinaattorin hälyttäminen & ensitiedote ministeriöön (lomake liite 2 alkuvaiheen tietojen mukaisena) 3.3 Toisen vaiheen tilanne (0,5 1,0 tuntia) - Viestintäkoordinaattori tekee tilannekuvaselvityksen ja päättää, mitä sektoreita täytyy saada toimintaan sekä hälyttää tarvittavat / saatavissa olevat lisäresurssit paikalle. - Mahdollinen toinen tiedote lähtenyt meripelastuskeskuksen toimesta ja tiedotusnumero julkaistu, samoin omaislinjan numero, mikäli jo tiedossa; toinen tiedote ministeriöön (lomake 2 täydennettynä). - Viestintäkoordinaattori aloittaa tilanteeseen liittyvien faktojen koostamisen ja viestintävastuiden jakamisen saatavilla olevien resurssien puitteissa sekä varmistaa/varmistuttaa tila- ja välineresurssit ja niiden toimivuuden. 3.4 Kolmannen vaiheen tilanne (1,0-2,0 tuntia) - Kolmas tilannetiedote eri kanavia käyttäen - Mediapuhelintoiminta käyntiin laajemmassa mittakaavassa - Omaislinjat käyntiin laajemmassa mittakaavassa - Viestintäkoordinaattori saattaa internet-sivuston / sivustot tilanteen tasalle ja päättää tilannejohtajan kanssa ensimmäisen tiedotustilaisuuden ajankohdasta - Viestintäkoordinaattori jakaa tehtävät ( sektoreista ensisijaiset) paikalle saapuneen / ilmoittautuneen muualla toimivan viestintähenkilöstön kesken (tiedotteet, käännöspalvelut, mediaseuranta, kuva- ja grafiikkapalvelut toimivat)

9 Versio (9) - Viestintäkoordinaattori kartoittaa / vastuuttaa nettisivujen ruuhkakartoituksen ja päättää sosiaalisen median käytön aloittamisesta - Kolmas tiedote ministeriöön (lomake 2 täydennettynä); tässä vaiheessa viimeistään sovittava tiedon kulku ministeriöön / valtioneuvostotasolle tarkemmin (riippuen tilanteen vakavuudesta ja pitkittymisestä) 3.5 Neljännen vaiheen tilanne (2,0 4,0 tuntia) - Ensimmäinen tiedotustilaisuus viimeistään - Työnjako selvinnyt viestintäkoordinaattorin johdolla - Ministeriö ottanut mahdollisesti osan viestintävastuusta itselleen - Valtioneuvostotaso ottanut mahdollisesti osan viestintävastuusta itselleen 3.6 Viidennen x vaiheen tilanne (4,0 tuntia -) - Viestintäkoordinaattori vastaa edelleen tiedottamisen koordinoinnista tilannejohdon vaihtuessa / tilanteen rauhoittuessa / laajentuessa - Tilanteeseen mukaan lisää toimijoita ylläpitämään tiedottamista (sektoreilla ) - Tilanne valtakunnallinen ja kansainvälinen - Tilanteen seuranta eri medioissa keskeistä - Uudet tiedotustilaisuudet 3.7 Tilanteen päättäminen - Kun operatiiviset etsintä- ja pelastustoimet (ml. evakuointi- yms.) on saatu päätökseen, viestintäkoordinaattori voi luovuttaa vastuun seuraaville toimijoille