Hankinta-asiamies sekä tilaajan että tarjoajan apuna. Ranua

Transkriptio

1 Hankinta-asiamies sekä tilaajan että tarjoajan apuna Ranua

2 Keskinarkaus tausta LSHP vs. logistiikka- ja materiaalipäällikkö Kestävät Hankinnat, Sodankylä Tulevan hävittäjähankinnan teollisen yhteistyön kustannusten ja laillisuuden selvitys, VTV (Eduskunta) Poliisin materiaalihallinnon kehittämissuunnitelma (prosessijohtaminen), Poliisihallitus Maaseudun elinvoimaisuuden tutkiminen, Helsingin Yliopisto 2

3 Julkinen hankinta Tavaran tai palvelujen ostoa tai vuokrausta tai urakalla teettämistä vastiketta vastaan, kun ostaja, vuokraaja tai teettäjä on hankintayksikkö Hankintayksikkö on viranomainen: valtio, kunnat, seurakunnat, liikelaitokset & muut, jotka ovat saaneet yli 50% tukea hankintayksiköltä Hankinta on kilpailutettava kun hankinta ylittää kynnysarvon Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo euroissa ilman ALV Koko sopimusaika TAI 4 vuotta + optiot Kansallinen kynnysarvo , EU Hankintaa ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi

4 Kynnysarvot Tavara- ja palveluhankinnat Käyttöoikeussopimukset / palvelut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut Muut erityiset palvelut Käyttöoikeusurakat Rakennusurakat Suunnittelukilpailut Pienhankintaohjeistuksen merkitys korostuu! Tavarahankinnat ja palveluhankinnat Rakennusurakat Suunnittelukilpailut Erikseen erityisalat & PUTU Kansalliset EU 4

5 Menettelyjä Avoin julkaistaan hankintailmoitus ja tarjouspyyntö Rajoitettu julkaistaan osallistumishakemus tarjouspyyntö valituille Pienhankinnoissa rajoitetuksi kutsutaan menettelyä, jossa tarjouspyyntö toimitetaan vain tietyille toimittajille Neuvottelu julkaistaan osallistumishakemus hankintasopimuksen ehdoista neuvotellaan ennen hintapyyntöä 5 jne.

6 Julkisten hankintojen tärkeys Hankintayksiköt käyttävät veronmaksajien rahoja Lainsäädäntö ohjaa Tilaajan lisäksi tulee huomioida loppuasiakas Hankinta ei lopu sopimukseen vaan siitä ostaminen, yhteistyö ja seuranta vasta alkavat Hankintaan on lähdettävä tarve edellä: kriteerit mitä me haluamme Avoimet markkinat ovat yrittäjä- ja asiakasystävälliset: Tuetaan elinkeinomahdollisuuksia alueella 6

7 Hankinnan arvo ei ole ostoille budjetoitu summa yksiköittäin VAAN koko hankintasopimuksen arvo koko sopimuskaudelle (optioineen) koko kunnassa! Hankintalaki ohjaa kynnysarvon ylittäviä hankintoja MUTTA kaikissa hankinnoissa toimittava avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi (sekä suhteellisuus-periaatteen mukaan)

8 Elinvoimaisuus

9 Palvelut Työpaikat Verotulot

10 Markkinoiden toimivuutta pitää vaalia muutoin se keskittyy Avata tietoisesti markkinaa Kilpailuttaa myös ilman pakkoa Keskittyä järjestäjän rooliin, ei tuotantoon Valita useita toimittajia (strateginen ja täydentävä) Kantaa vastuuta markkinoiden toimivuudesta ja verovarojen käytöstä Laskea oman tuotannon kustannukset

11 Kilpailutuskehä Yhteistyö Sopimuksen seuranta Tilaukset, toimitukset KILPAILUTUS Sopimusneuvottelu Markkinaseuranta Markkinavuoropuhelu Tarjouspyyntöluonnos Kysymysvastaus -vaihe Hankintapäätös & odotusaika Tarjouksen jättäminen Asiakirjojen tarkistaminen Tarjousten avaaminen & käsittely 11

12 Ideaaliprosessi Manuaalista pisteytystä vaativat vertailut toteutetaan tiiminä ja toteuttajat tekevät hankintapäätöksen. Lopputuloksesta kerrotaan nopeasti toimittajille ja henkilökunnalle sekä siitä viestitään netissä. Hankintaidean tarve tarkistetaan organisaatiotasolla ja sitä suunnitellaan kaikkien käyttäjien kanssa Kilpailutus toteutetaan sähköisillä järjestelmillä turvaten kaikkien osallistumismahdollisuus Asiakirjat arkistoidaan, mutta sopimus siirretään hallintajärjestelmään ja sille nimetään vastuuhenkilö. Vastuuhlö seuraa määräaikoja, tarkistaa laskut, pitää toimittajapalaverit ja kirjaa reklamaatiot. Esimieheltä ja/tai lautakunnalta tarkistetaan valtuutus käyttää hankinnan edellyttämät varat ja organisaatio sitoutuu kilpailutuksen lopputulokseen Substanssiasiantuntija määrittelee, mitä ollaan ostamassa ja kaupallinen asiantuntija avustaa kriteerien luomisessa. Asiantuntijat yhdessä selvittävät markkinoiden tarjonnan. Johto seuraa järjestelmien kautta kilpailutusten määrää, sopimusten määrää, päällekkäisyyksiä, summia jne. Yritysten kanssa käydään markkinavuoropuhelu ja tarjouspyyntö lähetetään kommentoitavaksi! Susanna Keskinarkaus Kaupallinen asiantuntija valmistelee kilpailutuksen luomalla tarjouspyyntöasiakirjat ja tarkistuttamalla ne sekä substanssilla että toimittajilla.

13 Virkamies Toimittaja Hyvä hankinta (asiakkaalle) Hankintatoimi Päättäjä 13

14 Kunnille tyypillisiä haasteita 1. Ei kilpailuteta sopimuksia vaan ostetaan kuten ennen 2. Ostetaan muulta kuin kilpailutuksen voittajalta 3. Ei tiedetä, kuka päättää ostoista ja millä mandaatilla tai budjetilla 4. Ei tiedetä, milloin ja millaisia hankintoja on tulossa 5. Ei tiedetä kuin oman yksikön tarpeet 6. Ei tiedetä, millaisen prosessin lopputuloksena päädyttiin ostokseen 7. Ei tiedetä kenelle sopimuksen valvominen kuuluu & kenellä kokonaisseuranta 8. Aina on kiire 9. Tarkastellaan vain vahvistettua talousarviota 10.Roolien selkeys: päättäjä6 & viranomaiset

15 Hankintojen ratkaiseva rooli 15 Tuloksen tekeminen tuloja lisäämällä on merkittävästi työläämpää kuin menoja järkeistämällä: Hankintojen haltuunotolla tiedetään minne rahat menevät ja miten niissä voidaan säästää! SÄÄSTÄMINEN ei synny yksittäisten tavaroiden ja palvelujen LAATUA leikkaamalla vaan kokonaiskustannusten kautta! Ostojen tulee pohjautua tarpeeseen eikä budjettiin.

16 Miten hankintayksikkö voi tukea alueen elinvoimaisuutta? Luo hankintastrategia, joka ohjaa priorisoimaan Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet. Laadi hankintaohjeet, jotka tukevat hankintastrategian toteutumista. pienhankintaohjeet Seuraa hankintojen kehittymistä osuvilla mittareilla (kilpailutukset, tarjoukset, ostot) Edistä sähköisten järjestelmien käyttöönottoa (tarjouspyynnöt, sopimukset, toimittajat) Älä luota vanhoihin tarjouspyyntöihin vaan tarkastele kriteerejä kriittisesti! Järjestä markkinavuoropuhelutilaisuuksia, hankintailtoja ja yritystapaamisia Kilpailuta hankinnat avoimesti 16

17 Hankintastrategia Tehdäänkö itse vai hankintaanko ulkopuolelta? Hankintaanko yhdeltä vai usealta? Halutaanko hankkia ostohinnalta vai elinkaarikustannuksilta edullinen? Halutaanko tukea kunnan elinvoimaisuutta? markkinavuoropuhelut osittaminen Onko Lapin alueen markkinoiden aktivoiminen meille arvo? avoimuus Hankintaan ensisijaisesti meidän veronmaksajien edun mukaisesti vai helpolla? yhteishankinnat Mitkä ovat onnistumisen mittareita? Asukaskiitos vai markkinaoikeuden välttely? Huomioimmeko loppuasiakkaan kokeman laadun? 17

18 Kaikkemme olemme tehneet eikä kiitosta tule Onko päätetty huomioida alueen yrittäjät ja onko oikeasti huomioitu? Tietävätkö KAIKKI työntekijät, että hankintaohjeet koskevat JUURI HEITÄ? Käytetäänkö kiirettä huonojen hankintojen perustelemiseen? Huolehtivatko esimiehet, että kilpailuttajilla on riittävä osaaminen? Kuka hankintasopimuksia valvoo ja mistä ne löytyvät? Montako markkinavuoropuhelutilaisuutta on pidetty suhteessa ostojen määrään? 18

19

20 Tarvitsemme asumispalveluita! Kuka niitä tuottaa Onko Lapissa yrityksiä? Kysytään yrityksiltä mitä on tarjolla ja mitä pitää huomioida! Lähetetään tarjouspyyntö substanssiasiantuntijoille, toimittajille & järjestöille kommentoitavaksi! Mitä palvelut maksavat? EI mennä lainsäädännön taakse piiloon! Mikä se markkinavuoropuhelun konkreettisesti on? Yleinen tilaisuus & yksittäiset palaverit Kysytään ASIAKKAILTA mikä on heille tärkeintä & mitä on laatu asumisessa

21 Uuden hankintalain 1397/2016 mukaan markkinakartoitus (65 ) Ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan. Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Näiden tahojen neuvoja voidaan käyttää apuna hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa, mutta neuvojen käyttäminen ei kuitenkaan saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä 3 :ssä tarkoitettujen syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.

22 Momentissa tarkoitettua markkinakartoitusta ei ole määritelty tyhjentävästi ehdotetussa laissa. Yleisesti sillä tarkoitettaisiin kaikkea sitä markkinoilla olevaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan. Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää erilaisia keinoja ja muotoja: se voi tehdä tietopyynnön internet-osoitteessa (HILMA), jossa se pyytää kyseisen alan toimittajia käymään vapaamuotoista dialogia sen kanssa hankinnan kohteesta ja sen määrittelystä. HILMAssa voidaan myös esittää kutsu tarkempaan tekniseen vuoropuheluun. Hankintayksikkö voi myös itse selvittää markkinoilla olevia vaihtoehtoja. Hankintayksikkö voi edelleen kutsua toimittajia esittelemään tuotteitaan hankintayksikölle. Markkinakartoitus ei siten ole yksipuolista, vaan markkinakartoituksen aikana tai sen osana hankintayksikkö voi antaa tietoa toimittajille hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan.

23 Markkinakartoituksen tarkoituksena on yleensä lisätä hankintayksikön markkinatuntemusta ja saada tarkempi käsitys siitä, miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnössä määritellä, esimerkiksi sen perusteella, minkälaisia sopimusehtoja tai tuotteiden hinnoittelumekanismeja tietyllä alalla esiintyy. Markkinakartoituksen tulosten perusteella hankintayksikkö voi myös harkita tarkemmin esimerkiksi sitä, millaisessa ehdotetun lain 5 luvun mukaisessa menettelyssä hankinta on syytä kilpailuttaa tai millaisista 75 :n mukaisista osista hankittava kokonaisuus luontevasti koostuisi. Markkinakartoitus on osa hankinnan suunnittelua ja se sijoittuu aikaan ennen varsinaisen hankintamenettelyn aloittamista. Jotta toimittajien kanssa käytävästä markkinakartoituksesta olisi hankintayksikölle hyötyä, on sen perusteltua hahmotella omaa hankintatarvettaan jo ennen markkinakartoituksen tekemistä. Hankintatarpeen määrittelyssä voidaan apuna käyttää esimerkiksi asiakkaita, joiden käyttöön jokin palvelu tulisi. Huolellisella suunnittelulla on olennainen rooli hankinnan onnistumisen kannalta.

24 Pykälän 2 momentissa säädettäisiin, että markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Hankintayksikkö voisi siis esimerkiksi käyttää ulkopuolisia konsultteja tai asiantuntijoita, kysyä vinkkejä ja neuvoja toiselta hankintayksiköltä tai käyttää apuna alan toimittajia esimerkiksi siten, kuin edellä on 1 momentin perusteluissa kuvattu. Jos hankintayksikkö käyttää apuna ulkopuolista asiantuntemusta, tulisi sen kuitenkin itse varmistua siitä, että mikään mukana oleva taho ei pääse liikaa vaikuttamaan esimerkiksi siihen, miten hankinnan kohde kuvataan tarjouspyynnössä tai miten se suunnitelmien mukaan toteutetaan. Siksi momentissa todettaisiin, että kyseisten tahojen neuvojen käyttäminen ei kuitenkaan saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä ehdotetun lain 3 :ssä tarkoitettujen avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.

25 Markkinakartoitus konkreettisesti Yritysten kanssa yhteydenpitoa & keskustelua Alueen toimijoiden tuntemista Hankinnasta juttelemista ja suunnittelua Yhteisiä tapaamisia ennen kilpailutusta Tiedotustilaisuus Tarjouspyynnön lähettäminen kommentoitavaksi MARKKINAKARTOITUS EI OLE Yhdeltä toimijalta kysymistä Mahdollisuus yrityksille kertoa MITÄ pitäisi ostaa Kilpailua vääristävää Yhteydenpitoa kilpailutuksen aikana 25

26

27 Kriteerihierarkia Tarjouspyyntö Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset Tuotteen soveltuvuusvaatimukset Vähimmäisvaatimukset Laadun kriteerit (painotus) 27

28 Soveltuvuusvaatimukset Tarjoajalla on riittävät henkilöstö-, tuotanto- ja jakeluresurssit, joilla varmistutaan siitä, että asiakkaalle tuotettavat palvelut eivät keskeydy missään olosuhteissa. Tarjoajalla on referenssejä vastaavantyyppisten tekstiilivuokrauspalveluiden tuottamisesta. Vaatimuksena on vähintään kaksi referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta. Tarjoajan on selvitettävä vuokrattavien tekstiilituotteiden ja niiden kankaiden hankintaketjun eettisyys ja ekologisuus. Toimittajaa koskevat MINIMIvaatimukset Tarjoaja liittää palvelukuvauksen Pyykit haetaan maanantaisin klo ja tuodaan perjantaina klo 12:00 mennessä Pesussa noudatetaan standardia XX- NN LAATUpainotus Vaatteisiin on saatavilla maksuton nimikointi: kyllä 10 pistettä, ei 0 pistettä Tekstiilinäytteen laatupisteet testiryhmältä 0 30 pistettä Palvelua koskevat 28

29 Alueen yrittäjät huomioivia kriteerejä Asennus Huolto Vasteaika Takuutoimitus, korvaava laite Kokoaminen Jätteiden poisvienti Opastaminen Miten ostaisit pöydän? Onko tuote niin helppo, että voidaan mennä hinnalla? Mitkä tekijät määrittävät hyvän pöydän? Millä siitä pöydästä saadaan paikallinen? 29

30 Kriteerejä Tuotteen korkeuden on oltava 120 cm 160 cm. Syötä korkeus: cm. Ovet tulee avata 30 minuutin sisällä soitosta. Päivystyspuhelimeen on vastattava 24/7 15 minuutin sisällä. Liiketoimintasuunnitelma, korkeintaan 5 sivua. Pisteet Arvioinnissa huomioidaan innovatiivisuus, toteuttamiskelpoisuus ja kokonaislaatu. 30

31 Mitä ihmettä Tarjouksista valitaan tarkoituksenmukaisin. Lautakunta varaa oikeuden täsmentää tarjouspyyntöä tarjousten saamisen jälkeen. Erityisesti arvioidaan kokemusta vastaavista töistä. Tarjouksien arvioinnissa huomioidaan laatu. Puitesopimukseen valitaan 3 toimittajaa, joiden kanssa tehdään sopimus. Sopimuksesta puuttuvat laiminlyönnin seuraukset. 31

32 Poissulkemisperusteet Lainvoimainen tuomio lahjuksen antaminen osallistuminen järjestäytyneen rikollisryhmän toimintaan ihmiskauppa veropetos työeläkevakuutusmaksupetos avustuksen väärinkäyttö rahanpesu konkurssi ammattitoiminnassaan syyllistynyt sen luotettavuuden kyseenalaistavaan vakavaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja rikkonut Suomen tai Euroopan unionin lainsäädännön tai työehtosopimusten velvoitteita on tehnyt sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua jne. Pakolliset Harkinnanvaraiset 1397/

33 Tarjousten käsittelyn vaiheet 1. Tilaaja avaa tarjoukset & tekee avauspöytäkirjan 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen: onko yritys OK 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus: onko palvelu sitä mitä pyydettiin 4. Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnön mukaisin kriteerein: pisteytys Tehtävä tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla vertailuperusteiden mukaisesti Voidaan hyödyntää asiantuntijaryhmää tai käyttäjiä Vain tarjouksessa annettu tieto huomioidaan! 5. Hankintapäätös & oikaisuohjeet 6. Asiakirjat pyydetään voittajalta

34 Sähköiset järjestelmät

35 Sähköiset kilpailutusjärjestelmät Hilman, Cloudian ja muiden EROT Rekisteröidy (tarjouspalvelu) Aseta vahdit (pienhankintapalvelu) Tarkista heti kaikki kiinnostavan tarjouksen deadlinet! Tutustu huolella tarjoukseen ennen kysymysvastausvaihetta & jätä kysymykset järjestelmän kautta Varaa kaikki vaaditut liitteet & lataa ne järjestelmään tilaajavastuu.fi Tarjousta ei voi jättää myöhässä & perillemeno turvattu Tietoturvallinen & tiedot salassa 35

36 Apu

37 Miksi on tyhmää pitää pienhankintojen kilpailuttamisraja korkealla? Otetaan riski hankintalain periaatteiden vastaisuudesta Jos sähköinen pienhankintajärjestelmä on hankittu, se on hukkainvestointi, jos ei käytetä Kunnan voitava vastata kuntalaisten kysymyksiin veroeurojensa käytöstä. On vaikea perustella miksi johonkin toimittajaan on päädytty, jos sitä ei ole kisassa todettu parhaaksi Viranhaltijan työnantajan on vaikea käyttää työnjohtooikeuttaan, jos ohjeilla sallitaan vapaat kädet (korruptioepäilyt) maineriski kunnalle Kuntalain oikaisu- ja valitusmenettelyn alaiset päätökset tulee antaa tiedoksi yleisessä tietoverkossa (kuntalaki 140 ). valitusoikeus kunnan jäsenillä

38 Ota yhteyttä hankinta-asiamieheen jos hankintayksikkönä mietit, Tuleeko hankinta kilpailuttaa Miten hankinnan kohde tulisi määritellä Onko Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet huomioitu ja miten se voitaisiin toteuttaa Mitkä ovat pakollisia kriteerejä, joilla varmistetaan minimilaatu Miten hinta-laatusuhde käytännössä määritellään Millainen hinnoittelumalli olisi toimiva Miten sähköisiä järjestelmiä hyödynnetään Miten markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa Mikä hankintamenettely hankintaan soveltuisi Onko hankintaohjeistus ajantasalla 38

39 Ota yhteyttä hankinta-asiamieheen jos yrityksenä mietit Miten huolehtia, että alasi seuraava julkinen kilpailutus toteutettaisiin yritysmyönteisesti Onko hankintaa kilpailutettu ollenkaan Syrjiikö tai suosiiko tarjouspyyntö tiettyä tarjoajaa Ovatko hankinnan kohteen kriteerit epäselvät tai ehdot kohtuuttomat Onko pisteytys toteutettu tasavertaisesti ja onko päätöstä perusteltu riittävästi Miten hankintayksikköön saa yhteyden ja voiko kilpailutuksista keskustella etukäteen Miten hankintaprosessit julkisissa organisaatioissa etenevät ja miten niihin voidaan vaikuttaa Onko mahdollinen suorahankinta ollut perusteltu Onko tarjouspyyntöjen hinnoittelumalli looginen Mitä tietoja julkisuuslain perusteella voidaan odottaa jaettavaksi 39

40 Miten yritys voi edistää tuloksekkaita hankintoja? Ole aktiivisesti yhteydessä hankintayksikköön & osallistu hankintatilaisuuksiin. Pyri kommentoimaan tarjouspyyntöä ennen julkaisua mikäli se sinulle lähetetään. Huolehdi, että tarjouksesi vastaa juuri siihen, mitä pyydetään. Tarjousten vertaaminen tapahtuu kirjallisen aineiston perusteella eli ethän luota, että hankintayksikkö tuntee palvelusi esimerkiksi aiemman kokemuksen perusteella. Liitä tarjoukseen kaikki vaaditut asiakirjat. Tarkista, että pakolliset kriteerit ovat edellytysten mukaiset. Älä lisää tarjouksen vastaisia ehtoja! Lue koko tarjouspyyntö läpi ennen kysymys-vastausvaihetta ja lähetä kysymykset ennen kysymysten esittämisajan päättymistä. 40

41 41 Hankinta-asiamies edistää hankintaosaamista ja kilpailua ei toteuta hankintoja, tee tarjouksia tai edusta yhtä toimijaa. Hankinta-asiamies edistää reiluja kilpailutuksia ja avoimia markkinoita!

42 Hankinta-asiamiehen tehtäviä Hankintaosaamisen lisääminen maakunnassa (sähköiset järjestelmät) Uusien hankintamenettelyjen esitteleminen (neuvottelu) Uusien käytänteiden lanseeraaminen (pienhankintaohjeet) Hankintojen avoimuuden edistäminen (pien/muut) Tarjouspyyntöjen löydettävyys / julkisten hankintojen näkyvyys Markkinavuoropuhelut Tietotaito laadukkaista hankinnoista (kriteerit) Hankintaprosessi (suunnittelusta sopimukseen) Reilun kilpailun varmistaminen 42

43 2019 Työpajat hankinnat oikeudessa: Jäsenpalvelut Hankinta-asiamies 8.5. hankintaseminaari hankintojen fuckupnight

44 Susanna-Sofia Keskinarkaus hankinta-asiamies p Instagram: skeskinarkaus Facebook: Susanna-Sofia Keskinarkaus LinkedIn: yrittajat.fi Susanna-Sofia Keskinarkaus 44