Re:meet Oy Kohti parempia kokouksia

Transkriptio

1 Re:meet Oy Kohti parempia kokouksia Pääkaupunkiseudun tradenomit ry Pikkujoulut

2 Esityksen sisältö Lämmittely Re:meet Oy ja Janne Orava Kokousdesigner pelastaa kokouksen Kohti parempia kokouksia Re:viewn avulla Flinga 1 Keskustelkaa pareittain, mikä on erikoisin paikka, jossa olet kokoustanut joko tarkoituksella tai sattumalta Mikä toimi? Mikä ei toiminut? Miten kokouskokemusta olisi voinut parantaa? Ilmianna erikoisin kokouspaikka tradenomit & i5! Join

3 Re:meet Oy ja Janne Orava Re:meet Oy on perustettu syksyllä 2012 Taustana Tekes-rahoitteinen Huomisen kokoushotelli -tutkimushanke ( ) Palvelutuotteet Kokousdesigner -valmennus Re:view Useita yhteistyökumppaneita:

4 Vapautamme henkilöstön aikaa ja energiaa tuottavaan työhön tekemällä organisaation kokoustamisesta parempaa. Flinga 2 Keskustelkaa pareittain/pöydittäin, mistä asioista kokous koostuu? Fyysiset Virtuaaliset Sosiaaliset Käsin kosketeltavat Abstraktit

5 Kokousdesigner pelastaa kokouksen

6 Määritelmiä! Kokous = palaveri, tapaaminen, työpaja, ideointisessio, neuvo"elu, esi"ely, koulutus, ad hoc -kohtaaminen jne.! Kokousdesign = kokousten muotoilemista tavoi"eiden saavu"amiseksi tehokkaasti ja tuo"avasti! Kokousdesigner = henkilö, joka osaa muotoilla kokouksen, ymmärtää tavoi"eet ja järjestää elementit tehokkaaksi ja tuo"avaksi kokonaisuudeksi! " " " "BBC" " "Telegraph"

7 "Wall&Street&Journal" Kokoustamisen arki KOKOUKSIA ON LIIKAA Kokouksiin kutsutaan liikaa ja vääriä ihmisiä Agendaa ei anneta etukäteen Kokouksiin ei valmistauduta Osallistujat myöhästyvät Tekniikka ei toimi eikä sitä käytetä tehokkaasti Osallistujat tekevät samalla muuta ovat fyysisesti läsnä, mutta eivät henkisesti Kokoustarjoilut eivät tue aikaa eikä paikkaa Kokoukset venyvät Muistioita ei kirjoiteta Sovittuja asioita ei tehdä sovitussa aikataulussa 14

8 Kokousdesignerin kysymyslista Voiko asian hoitaa jotenkin muuten kuin pitämällä kokouksen? Mikä on kokouksen tavoite tai tavoitteet? Keiden pitää olla paikalla? Missä tilassa kokous kannattaa pitää? Keiden pitää valmistautua ennakkoon ja miten? Miten kokous vedetään? Milloin kokous pidetään? Mitä tarjoiluja tarjotaan? Mitä kokoustekniikoita käytetään ja miten? Kokousdesignin elementtejä Kokouskul=uuri*" Tila"ja" kalustejärjestys" Etäyhteydet" Esitystekniikka" Kokoustyökalut" Ääni*"ja" valaistus" Kokoustarjoilut*" Ekologisuus*" Tauot" Osallistavat" menetelmät*" FasilitoinH*" " *"AsiantunHjakumppanin"kanssa"mahdollisuus"pidempään"kuin"60"min"osioon"

9 Kokousdesignerin muistilista! Ennen kokousta Voiko asian hoitaa muuten, tavoi"eet, ketkä, missä, agenda, valmistautuminen, tekniikka haltuun! Kokouksen alussa Kesto, osallistujien aikataulu, agendan hyväksyminen, tavoi"eiden kertaus, työskentelytapa! Kokouksen aikana Puheenjohtajan vastuu, musiikin, äänen ja valaistuksen hyödyntäminen, kaikkien osallistaminen! Kokouksen lopuksi Vastuunjako, tavoi"eiden saavu"aminen, seuraavat kokoukset tai vaiheet! Kokouksen jälkeen Varmista sovitut tekemiset, uusi kokous! Tulevat Kokousdesignervalmennukset! Paikka:! HAAGA-HELIAn Pasilan kampus, Ratapihantie 13! Tila:! Kohtaamo (Huomisen kokoustila -showroom)! Ajankohdat:! Ke , to 30.1., to 27.2., to 27.3., to ja ke 21.5.!

10 Kohti parempia kokouksia Re:viewn avulla Lähtökohta Kokoukset ovat merkittävä osa työntekijöiden arkea, mutta käsitykset niistä perustuvat mutu-tuntumaan Harvassa organisaatiossa on todellista faktoihin perustuvaa käsitystä Kokousten määrästä Kokoustyypeistä Kokoustiloista Kokoustyökaluista Kokousprosessin eri vaiheiden sujuvuudesta

11 Re:view Nykytilan kartoitus Tietoisuus kokoustamisen nykytilasta Kysely, havainnointi ja haastattelut (kokoukset/ ajankäyttö & tilat & työkalut & prosessi) Kerätyn datan pohjalta analyysi organisaation kokoushaasteiden tunnistamiseksi Nyky$la' TavoiteHla" Jalkautus" Ratkaisu" Re:view - Tavoitetilan määritys Analysoidun datan purku asiakkaan kanssa haasteiden priorisoimiseksi sekä aikataulutus niiden ratkaisemiseksi Jalkautus" Ratkaisu" Tavoite$la' NykyHla"

12 Re:view Ratkaisujen kehittämien Valittujen haasteiden ratkaisu yhdessä asiakkaan kanssa esim. työpajassa Konkreettisia ratkaisuja, miten kohti parempia kokouksia NykyHla" TavoiteHla" Jalkautus" Ratkaisu' Re:view Ratkaisujen jalkautus Ratkaisujen toteutus Jalkautuksen seuranta Hienosäätö tarvittaessa Kesto 6-12 kk, jotta tulokset näkyvät. Sisältää useamman syklin, yhden syklin kesto esim. 1 kk Jalkautus' Ratkaisu" TavoiteHla" NykyHla"

13 Alennuskoodi* -15 % Re:viewn toteutuksesta koodilla pk-seudun tradenomit *Voimassa asti Kohti parempia kokouksia Re:meet Oy Janne Orava, janne.orava@remeet.fi "Huomisen"kokous,"HAAGA5HELIA"ammaUkorkeakoulu"