HENKILÖSTÖHALLINNON OHJEITA Yhteistyötoimikunta Kuntayhtymähallitus

Transkriptio

1 HENKILÖSTÖHALLINNON OHJEITA Yhteistyötoimikunta Kuntayhtymähallitus

2 SISÄLTÖ Sivu 1. YLEISTÄ Henkilökunnan palkkaamisessa huomioon otettavia asioita 1 2. TYÖSOPIMUKSEN/VIRKAMÄÄRÄYKSEN TEKEMINEN JA TYÖAIKA Tehtävä Työsuhteen perusteet ja kesto Osa-aikainen työntekijä kokoaikaisena Osa-aikaeläkkeelle jäävä työntekijä Työaika Työajaksi luettavan ajan erityistilanteita Viranhaltijan/työntekijän palkka Koeaika Työsopimuksen tekeminen Ylitöiden korvaaminen Hälytysraha Menokohta Työsopimusten/viranhoitomääräysten toimittaminen palkkatoimistoon 7 3. TOIMEKSIANTOSUHTEET 7 4. VUOSILOMA Vuosilomien antaminen ja aikataulu Osa-aikatyöntekijän vuosiloman kuluminen Määräaikaisen henkilökunnan vuosilomat Vuosiloman siirto Vuosiloman säästäminen 10 5 VIRKA- JA TYÖVAPAAT Sairauslomat ja työtapaturmat Lapsen tilapäinen hoitovapaa Perhevapaat Harkinnanvarainen virka-/työvapaa MATKALASKUT JA KOULUTUSPÄIVÄT MUUT TOIMINTAOHJEET Esimerkkiruokailu Autojen lämmityspaikkamaksut Kuntayhtymän puhelimen käyttö Henkilökunnan virkistyspäivä Leiri- ja retkipäivät Opiskelijan ohjauspalkkiot Työsuhteen päättyminen eläkkeelle jäännin vuoksi Viranhaltijoiden sivutoimiluvat Apuvälineiden hankinta työntekijöille Työnohjauksen periaatteet Nuoret työntekijät Jääviyskysymykset ja salassapito Arkistointi Lisätietoja antavat 20 LIITTEET 1 Liukuvaa työaikaa koskevat ohjeet 21 2 Työnantajan määräämät tutkimukset ja tarkastukset sekä lääkärin määräämät tutkimukset 23 3 Sopimus toimeksiantosuhteesta 27 4 Kunnallisen eläkelain soveltaminen, yleiskirje 2/2006 (työ- vai toimeksiantosuhde) 28

3 1 (31) 1 YLEISTÄ Tämä toimintaohje koskee koko kuntayhtymän henkilöstöä. Ensisijaisesti henkilöstöhallinnon päätökset perustuvat asianomaiseen lainsäädäntöön sekä virka- ja työehtosopimuksiin. Näihin ohjeisiin on koottu Peruspalvelukuntayhtymä Selänteen henkilöstöhallintoon liittyviä ohjeita (hallintosääntö/henkilöstöasiat liite 1) ja soveltamiskäytäntöjä. Jatkossa ohjeita on tarkoitus täydentää käytännössä esiin tulleiden tulkintojen ja ongelmien perusteella ja välittää näin viestiä toisille päävastuualueille ja työpaikoille. 1.1 Henkilökunnan palkkaamisessa huomioon otettavia asioita Henkilöstöhallinnossa ja henkilöstöpäätöksiä tehtäessä noudatetaan henkilöstöpolitiikkaa ja henkilöstöpäätöksiä tehdessään esimiehen on huomioitava työnantajan etu ja hyvän henkilöstöpolitiikan vaatimukset. Henkilöstöpäätöksiä tehtäessä on noudatetaan myös hallinnon lainalaisuuden periaatteita so. puolueettomuus-, suhteellisuus-, tarkoituksensidonnaisuus- ja yhdenvertaisuusperiaatteita. Jotta päätös täyttäisi hyvän henkilöstöhallinnon vaateet, on se perusteltava (esim. harkinnanvaraisen palkattoman virka-/työloman) kielteinen päätös. Henkilökuntaa vähennetään ensisijaisesti ns. luonnollisen poistuman avulla. Palvelulinjan henkilöstösuunnitelma seuraavalle vuodelle esitetään talousarviossa. Virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää kuntayhtymän hallitus. Päivätyössä olevien vakanssien täyttämisestä päättää kuntayhtymähallitus. Julkiset hakuilmoitukset julkaistaan Selänteen kotisivuilla, KuntaRekryn kotisivuilla ja te-toimisto.fi - sivuilla. Muita rekrytointikanavia käytetään tarvittaessa. Viranhaltijoiden osalta noudatetaan viranhaltijalakia. Sisäistä selvitystä ei tehdä työpaikkoja täytettäessä, mutta tehtävien ja virkojen täyttämisessä huomioidaan henkilökunnan halukkuus sisäiseen työnkiertoon, jotta lisätään henkilökunnan työmotivaatiota, työssä jaksamista ja mahdollistetaan työurien pidentäminen. Toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa oleva työntekijä hakee normaalisti avoimeksi tullutta työpaikkaa halutessaan työnkiertoon. Palvelujohtajan tulee huomioida valinnassaan vakinaisen työntekijän mahdollisuus työnkiertoon. Työnkierto: työntekijälle tehdään poissaoloihin rinnakkaisen viran hoito ja muutostyösopimus tehdään vastanottavassa yksikössä. Työsopimukseen kirjoitetaan käsin MUUTOSTYÖSOPIMUS: Kuntayhtymän ulkopuolelta viranhaltijaa/työntekijää haettaessa hakuilmoituksesta otetaan huomioon seuraavat asiat: täytettävä virka-/työsuhde (paikka) ja lukumäärä, vaadittava kelpoisuus ja tarvittaessa työkokemus, työ alkaminen ja sen kesto, työaika ja päivittäinen työaika sijoituspaikka, työtehtävät, mahdollinen vaatimus rikosrekisteriotteesta, mihin mennessä ja kenelle hakemukset tulee toimittaa, kuka antaa lisätietoja tehtävästä ja

4 2 (31) muut mahdolliset paikkaa koskevat erikoistiedot. Työsopimuslain 2 luvun 5 :n mukaisesti osa-aikaiselle työntekijälle on tarjottava ensin työtä, jos työnantaja tarvitsee lisää työntekijöitä sellaisiin tehtäviin, joita osa-aikainen työntekijä voi tehdä. 2 TYÖSOPIMUKSEN/VIRKAMÄÄRÄYKSEN TEKEMINEN JA TYÖAIKA 2.1 Tehtävä Työsopimukseen/viranhoitomääräykseen merkitään palkattavan henkilön työtehtävän pääasiallinen laatu työsuhteen alkaessa esim. sairaanhoitaja, hoitoapulainen, kiinteistönhoidon ulkopuoliset työt jne. Tehtävään merkitään se tehtävä mihin työntekijä otetaan esim. hoitoapulainen. Työsopimuksen perusteisiin merkitään oikean henkilön sijaistaminen, EI esim. neljä päivää sitten työlomalla olleen henkilön sijaistaminen. Esimerkiksi työntekijä on työlomalla , jonka vakinainen henkilö tulee tekemään vapaapäiviltään. Vakinaiselle henkilölle annetaan tehdyistä työpäivistä vastaavat vapaapäivät ja palkataan sijainen tekemään em. vakinaisen henkilön vapaapäivät. Työsopimukseen määräaikaisuuden perusteesi merkitään sijaistettavan työntekijän lisäksi työntekijä X:n virka-/työvapaasta johtuvien tehtäväjärjestelyjen ketjutus. Ks. 2.2 Työsuhteen kesto. Terveys- ja vanhuspalvelujen palvelulinjalla ylimääräisten vapaapäivien vakansseja käytetään vain arkipyhäjaksoilla annettuihin ylimääräisiin vapaapäiviin. Kustannusten ohjaamiseksi oikealle menokohdalle työsopimukseen merkitään mitä paikkaa (sijaisuutta) sijainen tulee hoitamaan/tekemään. Henkilöstöhallinnon järjestelmään uudet vakanssit perustaa talous- ja henkilöstöjohtaja. 2.2 Työsuhteen perusteet ja kesto Sijainen voidaan ottaa määräajaksi laissa säädetyin perustein. Perusteita ovat sijaisuus, omasta pyynnöstä (työntekijä ja työnantaja ovat sopineet yhteisesti työpäivistä, niiden määrästä ja pituudesta), avoimen viran hoito siihen saakka, kunnes virka saadaan täytettyä, kun virkaan ei ole saatu kelpoisuusehdot täyttävää hakijaa, työn luonne (projekti, tietty tilaus, kausiluontoisuus), harjoittelu tai muu näihin rinnastettava syy sekä muu kuntayhtymän toimintaan tai suoritettavaan työhön liittyvä peruste. Lisäksi käytetään TSL:n luku 1 4:n mukaista koeaikaa (ks. kohta 2.8). Viranhaltijan koeajasta on omat määräykset laissa kunnallisesta viranhaltijasta. Lisää tietoa löydät sopimukset/kvtes/palvelussuhteen ehtoihin liittyvä neuvonta ja ohjeistus. Sijainen otetaan virka- tai työsuhteeseen. Sijainen otetaan siksi ajaksi, kun on aivan ilmeistä, ettei tehtävistä voida muutoin suoriutua. Sijaisen ottamista tulee harkita tapauskohtaisesti huolellisesti taloudelliset seikat huomioon ottaen. Koulutus tulee järjestää pääsääntöisesti siten, ettei se aiheuta sijaistarvetta. Lisäksi palvelulinjojen tulee tehdä yhteistyötä sijaisten käytössä. Pitkäaikaistyöttömän työsopimukseen kirjataan kyseessä TSL:n 1 luvun 3a :ssä tarkoitettu määräaikainen sopimus pitkäaikaistyöttömän kanssa. 2.3 Osa-aikainen työntekijä kokoaikaisena Osa-aikaisen työntekijän toimiessa sijaisena työsuhde tulee muuttaa kokoaikaiseksi (omalle riville työvuorolistassa) ja laskea työajat kokoaikaisen työajan mukaan. Näin mene-

5 3 (31) teltäessä työajan seuranta on helpompaa ylityön osalta. Esimerkiksi jaksotyössä kolmen viikon työvuorolistassa laaditaan omille riveille osa-aikatyö ajalle ja kokoaikatyö ajalle Sijaisuudesta tehdyssä työsopimuksessa tulee lisätiedoissa ilmaista selkeästi palkanlaskentaa varten, että työ muuttuu em. ajaksi täydeksi työajaksi (100 %). Esimerkiksi työntekijä hoitaa omaa osa-aikaista työsuhdetta (LA301) ja sijaisuutta (LA302) samanaikaisesti yli 7 päivää. Työaika on 100 % ja merkitään yhdelle riville työvuorolistaan. Poikkeuksellisesti lyhytaikainen työsuhde (enintään 7 päivää) maksetaan tuntipalkkana ja työsuhdetta ei muuteta kokoaikaiseksi. Lyhytaikainen työsuhde merkitään työvuorolistaan omalle rivilleen. Työsopimus kirjoitetaan normaalisti ilman eri mainintoja siitä, että työaika muuttuu kokoaikaiseksi. Osa-aikainen virka-/työsuhde ja kokoaikainen virka-/työsuhde ovat kaksi eri palvelujaksoa Osa-aikatyöhön jäävä työntekijä/viranhaltija Osa-aikatyöhön siirtymiselle osa-aikalisän tai muun syyn perusteella tulee aina saada lupa työnantajan edustajalta. Suostumus hankitaan ennen kuin ryhdytään valmisteluihin osaaikatyöhön siirtymiseksi. Työajan lyhentäminen toteutetaan työnantajan ja työntekijän/viranhaltijan sopimalla tavalla ja siinä otetaan huomioon työntekijän tarpeet sekä tuotanto- ja palvelutoiminnan järjestäminen. Sopimukseen voidaan kirjata esimerkiksi seuraavaa: MM:n säännöllinen työaika on xx.20xx lukien y %:ia täydestä työajasta eli keskimäärin z tuntia viikossa. MM:n osa-aikatyön jaksottamisesta määrää työnantaja jaksotyön työvuoroluetteloa laadittaessa. Muun kuin jaksotyössä olevan työntekijän osa-aikatyön jaksottaminen sovitaan osaaikatyöhön jäädessä. Osatyökyvyttömyyseläkkeelle jäävän työntekijän kanssa sovitaan/tehdään määräaikainen työsopimuksen muutos siten, että työsopimukseen kirjataan osa-aika-työn päättyminen henkilökohtaisessa eläkeiässä. Mikäli henkilökohtaisen eläkeiän päivämäärä on tiedossa, kirjataan työsopimukseen eläkeiän päivämäärän täyttymiskuukauden viimeinen päivä. Toista puoliskoa tekevän työntekijän työsopimukseen laitetaan maininta, että työsopimus on voimassa enintään siihen saakka kunnes eläkkeelle jääneen po. eläkejärjestely kestää. 2.5 Työaika Työaika on yleensä sama kuin vakinaisella henkilöstöllä vastaavassa työssä. Jaksotyössä voidaan ottaa sijainen yleistyöaikaan silloin kun sijaisuus ei sisällä yötyötä ja yli yhdeksän tunnin työvuoroa. Poikkeuksellisesti niissä työpisteissä joissa on jaksotyö, voivat yleistyöajassa olevat sijaiset ruokailla työaikana samoin kuin jaksotyöntekijät. Tämä merkitään työsopimuksen lisätietoja kohtaan. Työntekijän tulee ilmoittaa työvuorolistan laatijalle mielellään vähintään kaksi viikkoa ja toissijaisesti ennen alkavan listan saattamista työntekijöiden tietoon (KVTES 28 2 mom: Työvuoroluettelo on saatettava kirjallisesti virnahaltioiden/työntekijöiden tietoon, viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitetun ajanjakson alkamista) tiedossa olevat toivomukset mm. vuosilomista. Poliklinikkakäynneistä myös mielellään tieto, että voidaan järjestää vapautus työstä tai suunnitella vapaapäivä. Toimistotyöajassa, yleistyöajassa ja liitteen 18 mukaisessa viikkotyöajassa noudatetaan erillisiä liukuvan työajan ohjeita (liite 2).

6 4 (31) Työntekijät saavat muuttaa työvuoroja vain esimiehen kanssa sopien. Ylityötä tehdään esimiehen määräyksestä. 2.6 Työajaksi luettavan ajan erityistilanteita KVTES:n luku III 4 :n 2 momentin mukaan matkaan käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Kuitenkin kulkeminen tai kuljetus toimivaltaisen viranomaisen tai esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävän suorituspaikkaan ja sieltä lähtöpaikkaan palaaminen luetaan työaikaan. Ks. tarkemmin kohta 5 Matkakorvaukset ja koulutukset. Lääkärin lähetteellä määräämissä tutkimuksissa (kuten erikoislääkärin tutkimus, laboratorio- ja röntgen tutkimus, lähetteessä sana tutkimus) käydään pääsääntöisesti viranhaltijan tai työntekijän vapaa-ajalla. Mikäli tämä ei ole mahdollista, tulee antaa vapautus työstä tutkimuksessa käynnin ajaksi. Tällöin tutkimus ei ole ollut tehtävissä työajan ulkopuolella tai tutkimuksen tarve on ollut äkillinen. Esimerkiksi työntekijällä on aamuvuoro ja tutkimusaika OYS:ssa klo Vapautus työstä annetaan esim. klo lukien, jos työntekijä on menossa omalla autolla tutkimukseen. Äkilliseksi tutkimuksen tarve katsotaan yleensä jaksotyössä/keskimääräisessä yleistyöajassa, kun ilmoitus tutkimuksen suorittamisesta tulee työntekijälle myöhemmin kuin työvuoroluettelon/työajan tasoittumisjärjestelmän tietoon saattamista, viimeistään seitsemän päivää ennen ajanjakson alkamista. Tutkimuksessa käynti ei ole työaikaa, joten työaikaa ei pidennetä tutkimuksen/matka-ajan takia (huomaa ylityökynnys). On huomattava, että kysymyksessä ei ole palkallinen virkavapaa tai työvapaapäivä, vaan ennen tai jälkeen tutkimuksen voidaan olla töissä. Jaksotyössä tutkimuksessa käyntiaikaa käytetään säännöllisen työajan täyttöön. Muissa työaikajärjestelmissä on omat säännöt ylityön syntymisestä kyseisellä viikolla. Työstä vapautuksesta ei tehdä viranhaltijapäätöstä, jollei oteta sijaista. Lääkärin määräämiä tutkimuksia on selostettu KVTES:n III luvun 4 :n 5 momentissa. Kysymyksiä lääkärin määräämistä tutkimuksista (artikkeli kunnat kysyvät) löytyy netistä sivulta (liite 2). Artikkeli sisältää esimerkkejä milloin tutkimukset tai tarkastukset ovat palkallisia, milloin niitä varten järjestetään vapautus työstä jne. Oma-aloitteista lääkärissä käyntiä ei lueta työajaksi. Kuntayhtymällä on lakisääteisen työterveyshuollon lisäksi myös työterveyshuollon sairaanhoitosopimus. Sairaanhoitokäynnit päivystävällä lääkärillä arkipäivisin klo 16 asti korvataan työterveyshoitona. Terveyskeskusmaksun ilta- ja viikonloppupäivystyskäynnit työntekijät maksavat itse. Omais- ja perhehoitajina toimivia henkilöitä etuus ei koske. Työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa olevat työterveyshuollon määräaikaiset (3v, 5 v) työpaikkakohtaiset työterveystarkastukset työterveyshoitajalla ja työterveyslääkärillä ovat työaikaa. Muilta osin noudatetaan KVTES:n luku III 4 :n 2 momentin 5 kohtaa. Muita tarvittavia terveystarkastuksia/käyntejä työterveyshuollossa ei lueta työaikaan. Työterveyshuollon järjestämään selkäkouluun osallistutaan vapaa-aikana. Työergonomiakoulutukset (esim. nostot) työpaikalla ovat työaikaa. 2.7 Viranhaltijan/työntekijän palkka Peruspalvelukuntayhtymä Selänteessä palkka maksetaan hyväksytyn TVA:n mukaisesti. Tehtäväkohtainen palkka perustuu tehtyyn työn vaativuuden arviointiin. Eri sopimusaloilla KVTES, TS ja LS on omat arviointijärjestelmät. Henkilökohtaisen harkinnanvaraisen lisän ja vuosisidonnaisen lisän maksamisesta on olemassa omat arviointijärjestelmät eri sopimusaloilla. Rekrytointityöryhmä (kuntayhtymän johtaja, talous- ja henkilöstöjohtaja,

7 5 (31) kyseisen palvelulinjan johtaja ja kuntayhtymähallituksen puheenjohtaja) kokoontuu tarvittaessa vaikeissa rekrytointitilanteissa. Tehtävien muutokset huomioidaan työnvaativuuden arvioinnissa KVTES:n luku II 9 :n 2 momentin mukaisesti. Työtehtävien muuttuessa olennaisesti tehdään työsopimuksen muutos, jossa sekä työnantaja että työntekijä hyväksyvät uudet muutetun työsopimuksen ehdot (muutostyösopimus). Mikäli tehtävien muutos vaikuttaa vakanssimuutoksiin esim. vuodeosaston lähihoitaja siirtyy poliklinikalle toistaiseksi tai määräajaksi, tehdään muutos työsopimukseen toistaiseksi tai määräaikaisesti. Työntekijä irtisanoutuu entisestä tehtävästään siirtyessään vakinaisesti työskentelemään toiseen työtehtävään. Esimiehet, jotka palkkaavat määräaikaisia/sijaisia, tulee tehtäväkohtaista palkkaa vahvistaessaan huomioida Kunnallisen työmarkkinalaitoksen linjaus tehtäväkohtaisen palkan määrittelemisestä (Kuntatyönantaja 2/2006). Näin ollen määräaikaisen/sijaisen tehtäväkohtainen palkka on sama kuin vakituisella työntekijällä/viranhaltijalla, mikäli työn vaativuus vastaa sijaistettavan henkilön työn vaativuutta (vahvistettu TVA-palkka). Tällöin sijaistettavan ja sijaisen tehtävät ovat täsmälleen samoja tai vaativuudeltaan samalla tasolla. Mikäli sijaiselta ei vaadita kaikkia vakinaisen työtehtävien tekemistä, hänelle laaditaan uusi tehtävänkuva tai mainitaan työsopimuksen lisätietoja kohdassa, mitkä työtehtävät eivät kuulu sijaistettavan tehtävistä sijaiselle. Tehtäväkohtaista palkkausta määriteltäessä otetaan huomioon mahdollisesti puuttuvan kelpoisuusvaatimuksen (-10 %) johdosta tehtävä palkanalennus (KVTES luku II Palkkaus 9 2 mom). Epäpätevyysalennus on perusteltava työntekijälle ja määriteltävä mitä työtehtäviä sijaistettava ei tee vakinaisen työntekijän/viranhaltijan työtehtävistä. Työsopimukseen/viranhoitomääräykseen laitetaan oikea tehtäväkohtainen palkka ja epäpätevyysalennus euroina. Henkilökohtainen lisä säilyy saman suuruisena, vaikka työntekijän työkokemuslisä kasvaa esim. 3 %:sta 8 %:iin. Työkokemuslisän (KVTES luku II 12 laskennassa on huomioitava, että työntekijän on tullut työskennellä 1) virka-/työsuhteessa asianomaiseen kuntaan/kuntayhtymään, 2) muun työnantajan palveluksessa virka-/työsuhteessa tehtävässä, josta on olennaista hyötyä nykyisissä tehtävissä tai 3) yritystoiminnassa muussa kuin virka-/työsuhteisessa tehtävässä, josta on olennaista hyötyä nykyisissä tehtävissä, enintään yhteensä 5 vuotta. Palvelujohtaja päättää onko olennaista hyötyä aiemmasta palvelussuhteesta nykyisiin työtehtäviin. Seuraavassa esimerkkejä, joiden mukaisia palvelusvuosia ei huomioida palvelusvuosien laskennassa (ei olennaista hyötyä): perhepäivähoitaja: työskennellyt siivoojana sosiaalityöntekijä: työskennellyt vakuutusyhtiössä toimistotehtävissä palvelusihteeri: työskennellyt myyjänä tavaratalossa vuodeosaston lähihoitaja: työskennellyt kotiapulaisena sairaanhoitaja: työskennellyt sairaala- tai laitosapulaisena, kotiapulaisena Työkokemuslisiä hyväksyttäessä ei automaattisesti hyväksytä entisen työnantajan päätöstä vuosidonnaisen lisään oikeuttavaksi ajaksi. Hyväksytty työkokemuslisä tulee tarkastella uudestaan, jos henkilö siirtyy aiempia tehtäviä olennaisesti erilaisempiin tehtäviin, ei kuitenkaan esim. lähihoitaja siirtyy ryhmäkodista palvelukeskukseen lähihoitajan tehtäviin. Uudet työkokemuslisät oikeaksi todistetuista todistusjäljennöksistä valmistelee palkkasihteeri kuntayhtymän johtajan, talous- ja henkilöstöjohtajan ja palvelujohtajien päätettäväksi.

8 6 (31) 2.8. Koeaika Työkokemuslisään oikeuttavaksi ajaksi hyväksytään Reisjärven kunnan, Haapajärven ja Pyhäjärven kaupunkien, Maaselän ktt:n kl:n ja Pyhäjärven-Kärsämäen ktt:n kl:n kaikki palvelukset, vaikka niistä ei olisi olennaista hyötyä nykyisissä Selänteen tehtävissä. Uusissa viranhoitomääräyksissä ja työsopimuksessa käytetään aina koeaikaa. Koeaika on ilmoitettava myös hakuilmoituksessa. Työnantaja ja viranhaltija/työntekijä voivat sopia työnteon aloittamisesta alkavasta, työntekijällä/viranhaltijalla enintään kuuden kuukauden koeajasta. Kuusi kuukautta lyhyemmässä määräaikaisessa työsuhteessa koeaika saa olla enintään puolet työsopimuksen kestosta. Jos saman työntekijän kanssa tehdään peräkkäisiä työsopimuksia, ei koeaikaehtoa voida toistaa, mikäli sopimuksessa on sovittu samoista tai samankaltaisista tehtävistä. Jos työsopimus sen sijaan uusitaan työtehtävissä ja työntekijän asemassa tapahtuneen huomattavan muutoksen vuoksi, voi uuden koeaikaehdon käyttö olla joissakin tapauksissa perusteltua. Ratkaisu uuden koeaikaehdon kohtuullisuudesta tehdään tapauskohtaisesti. Jos työntekijä valitaan tehtävään, jota on jo tehnyt kyseistä kuusi kuukautta, ei koeaikaa edellytetä. Ks. tarkemmin Kunnallisen esimiehen työsuhdeopas. Viranhaltijoiden osalta katso laki kunnallisesta viranhaltijasta tai virkasuhdeopas. 2.9 Työsopimuksen tekeminen Työsopimukset tehdään suoraan henkilöstöhallinnon järjestelmään Abilitaan. Työsopimuksen lisätietoihin merkitään hinnoittelutunnus ja projekti (muu osa kirjanpidon tilistä tulee vakanssin takaa), erityistapauksissa koko kirjanpidon tili. Työsopimuksen (yksityisoikeudellinen sopimus) ja viranhaltijan kohdalla pöytäkirjapäätöksen lisäksi ei tarvitse tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Dynastiassa viranhaltijan ottamisesta tehtyyn valintapäätökseen liitetään oikaisuvaatimus, mikäli ei ole kyse valintapäätöksen tarkentamisesta viranhoitomääräyksellä (määräyskirja/abilita) ja työsuhteeseen ottamista koskevaan valintapäätökseen liitetään muutoksenhakuohjeet Ylitöiden korvaaminen Ylityön tekemisestä tulee olla esimiehen määräys, jotta se voidaan hyväksyä vapaaksi. Ylityöt korvataan aikana ja vain poikkeustapauksissa rahana. Ylityön tekeminen kotona tulee kysymykseen vain poikkeustapauksessa. Suositellaan että 30 tunnin jälkeen viimeistään ylitöiden antaminen vapaana aloitetaan. Ks. KVTES luku III Työaika mom ja 23 5 mom Hälytysraha Paikallinen virka- ja työehtosopimus alkaen hälytysrahan maksamisesta ja työaikakorvauksista koskien jaksotyötä tekeviä viranhaltijoita ja työntekijöitä on voimassa Menokohta Työsopimuksen tekovaiheessa Abilitassa UUSI PAIKKA-näytöllä valitaan työ-/virkasuhteen luonne. Luonteen valinnan perusteella palkat kirjautuvat kirjanpitoon seuraavasti: - vakinaisten viranhaltijoiden ja työsuhteisten palkat tilille 4001, - tilapäisten palkat tilille 4012, - palkattomien sijaisten ja projektityöntekijöiden palkat tilille 4001, - työllistettyjen palkat tilille 4013 ja

9 7 (31) - sairaus- ja vuosiloman sijaisten ja muiden sijaisten palkat tilille Työsopimukseen/viranhoitomääräykseen merkitään lisätietoihin hinnoittelutunnus ja projekti (muu osa kirjanpidon tilistä tulee vakanssin takaa, erityistapauksissa koko kirjanpidon tili). Matkalaskuihin laitetaan menokohta ja kustannuspaikka muodossa esim. matkalaskuissa , lisäksi laitetaan myös alv tiedot esim. P00 tai P08. Matkalaskuihin toteutuneet kustannukset merkitään kilometrit x á-hinta esim. 46 km x X /km Työsopimusten/viranhoitomääräysten toimittaminen palkkatoimistoon Työsopimukset, määräyskirjat ja muu palkanmaksuun liittyvä materiaali tulee toimittaa palkkatoimistoon vähintään yhdeksän arkipäivää ennen palkkapäivää. Ks. Tukipalveluyksikkö Selman vuosittain lähettämä erillinen aikataulu palautuspäivistä. Palkkapäivät ovat: 16. päivä vakinaisen henkilökunnan palkat, 12 päivää tai alle olleiden tuntipalkat määräytyy työvuorolistojen päättymisen mukaan 31. päivä määräaikaiset sijaiset, omaishoitajat, 12 päivää tai alle olleiden tuntipalkat määräytyy työvuorolistojen päättymisen mukaan ja luottamustoimipalkkiot. 3 TOIMEKSIANTOSUHTEET Mahdollisten tulevaisuudessa lankeavien eläkevastuiden vuoksi ammatinharjoittajien/toiminimellä (tilapäinen luennoitsija, esiintyjä, lumenauraaja, verhoilija, työnohjaaja, asiantuntija jne.) osalta tulee selvittää ovatko he työsuhteessa kuntayhtymään, jolloin maksetaan palkan lisäksi myös muut henkilöstömenot. Em. suoritukset maksetaan palkkaohjelman kautta. Yrittäjien (Oy, Ay, Ky) laskut maksetaan normaalisti kirjanpidon kautta. Mikäli henkilö ei ole ennakkoperintärekissä, tulee verokortti ennakonpidätystä varten toimittaa, muussa tapauksessa ennakonpidätys suoritetaan 60 %:n perusteella. Huomioon otettavia seikkoja tehtäessä rajanvetoa onko kyseessä työsuhde vai yrittäjyys: - Molempien osapuolten tulee olla tietoisia mitä oikeussuhdetta sopimuksella tavoitellaan. - Selvitys tehdäänkö työ työsuhteessa vai ostetaanko henkilöltä tietty työsuoritus niin, että hän toimii itsenäisenä yrittäjänä. Jos toimii yrittäjänä, tehdään sopimus - Sopimukset on syytä tehdä aina kirjallisesti (liite 3, lomake löytyy myös Dynastiasta). - Ostettaessa palvelu yrittäjältä, on hänen oltava ennakkoperintärekisterissä. Patentti- ja rekisterihallituksen sivuilta löytyy todennus voimassa olevista rekisteröinneistä (YTJpalvelu). - Sopimukseen tulee kirjata kenen vastuulla on eläketurvan järjestäminen (todistus eläkevakuutuksesta kuulumisesta pyydetään laskuun liitteeksi vuositasolla). - Ilman YEL- tai MYEL-vakuutusta oleva toimeksisaaja kuuluu KuEL:n piiriin, vaikka hänellä on ennakkoperintärekisteriote ja Y-tunnus (maksetaan palkkojen kautta). - Tai jos yrittäjätoiminta on niin vähäistä (Lain yrittäjän eläkelain voimanpanosta 1272/2006 mukaan työtulo vähemmän kuin 6 896,69 /vuosi), ettei henkilö ole velvollinen ottamaan itselleen YEL-vakuutusta, työ kuuluu KuEL:n piiriin (maksetaan palkkojen kautta) - Yrittäjän kanssa sovitaan yleensä kokonaiskorvauksesta. Lasku joudutaan kuitenkin erittelemään. Esim. matkakustannusten ja muiden työhön välittömästi liittyvien kustannusten eritteleminen laskulla ei merkitse sitä, että korvaus tulisi katsoa palkaksi.

10 8 (31) - Ammatinharjoittajalla ei ole oikeutta verottomiin päivärahoihin ja matkakustannusten korvauksiin (jos maksetaan = työsuhde). - Kuntien eläkevakuutus on antanut omat ohjeensa yleiskirjeessä nro 2/ (liite 4) ja yleiskirjeessä nro 4/ Tarvittaessa voi pyytää lausunnon etukäteen sekä ennakkopäätöksen kuulumisesta KuEL:n piiriin Kuntien eläkevakuutuksen tarkastuspäällikkö Jarmo Helmiseltä, puh tai lakimies Karoliina Kiurulta, puh S-postin muoto etunimi.sukumi@keva.fi. - Katso ohje FI/Syventavat_veroohjeet/Elinkeinoverotus/Palkka_ja_työkorvaus_verotuksessa (39531) 4 VUOSILOMA Vuosiloman antaminen on työnantajan vastuulla. Vuosilomien antamisesta on ohjeet KVTES:n luku IV:ssä ja soveltuvin osin vuosilomalaissa 162/2005 (KVTES luku IV 1 ). KT:n yleiskirjeen 10/2014 liitteen voimaan tulevien jaksotyöaikamääräysten soveltamisohjeen mukaan pääsääntöisesti vuosilomaa annettaessa vuosilomapäiviä ovat ne vuosiloma-aikaan sisältyvät päivät, jotka ilman vuosilomaa olisivat säännölliseen työaikaan kuuluvia työpäiviä. Jaksotyössä vuosilomapäiviä voivat olla kaikki päivät, myös lauantai ja sunnuntai työntekijän niin halutessa. Pääsääntöisesti lomat myönnetään täysinä kalenteriviikkoina eli kuluu viisi vuosilomapäivää. Suunniteltaessa ennalta viikonlopulle myönnettävien lomapäivien osalta tulee pitää huoli siitä, että Titaniassa ja Abilitassa vuosilomapäivät kuluvat samalla tavalla. Muu kuin ennalta suunniteltu vuosiloma kuluttaa vuosilomapäiviä listaan suunniteltujen työpäivien verran. 4.1 Vuosilomien antaminen ja aikataulu Vuosilomia myönnettäessä tulee käyttää koko lomakautta ( ) kaikissa toimipisteissä siten, että turvataan työtehtävien joustava sujuminen. Lomien kasautuminen ei saa aiheuttaa ongelmia työpaikalla, eikä lisätä sijaisten käyttötarvetta. Vuosiloman ajankohdasta on ilmoitettava KVTES:n luku IV 10:n mukaisesti viranhaltijalle/työntekijälle, mikäli mahdollista, kuukautta ja viimeistään 2 viikkoa ennen vuosiloman tai sen osan alkamista, jollei asianomaisen kanssa toisin sovita. Työtehtävien joustavan sujumisen vuoksi lomakaudella pidettävät lomat päätetään viimeistään mennessä ja talvilomat pyritään päättämään mennessä. Palkatonta virka- tai työvapaan myönnetään pääsääntöisesti vasta sen jälkeen kun em. suunnitelma on tehty. Esimiesten tulee huolehtia siitä, että vuosilomat annetaan/pidetään pääsääntöisesti ennen seuraavaa lomakautta (30.4.). Lisäksi pyritään siihen, että vuosilomapäiviä on työntekijällä pitämättä enintään 10 päivää vuodenvaihteessa. Esimiesten tulee huolehtia myös siitä, että henkilökunnan vuosilomat kiertävät. Työntekijöitä tulee kohdella tasapuolisesti vuosiloma-aikojen suhteen. Jos kalenteriviikon kaikki työpäivät ovat vuosilomapäiviä, loma-ajaksi määrätään koko kalenteriviikko eli loma päättyy sunnuntaina. Mikäli työntekijä tai viranhaltija olisi pidemmällä työ- tai virkavapaalla kuten vanhempain- tai hoitovapaalla, vuosiloma on silti annettava. Tämä tapahtuu keskeyttämällä myönnetty työ-

11 9 (31) /virkavapaa vuosiloman ajaksi. On huomattava. että vuosiloma-aika ei pidennä vanhempain-/hoitovapaata. Yleensä vuosiloma annetaan näissä tapauksissa mennessä, mikäli ei ole sovittu työntekijän kanssa, että 10 vuosilomapäivää ylittävän loman osa annetaan mennessä. Vuosilomaa ei saa antaa äitiys- eikä isyysvapaan aikana ilman viranhaltijan/työntekijän suostumusta Osa-aikatyöntekijän vuosiloman kuluminen Osa-aikatyöntekijän vuosiloma annetaan pääsääntöisesti täysinä kalenteriviikkoina tai tasoittumisjaksossa pitempinä jaksoina siten, että työ- ja vapaapäivien suhteellinen osuus on sama kuin työskentelyjaksoissa. Katso KVTES luku IV mom., sivut Määräaikaisen henkilökunnan vuosilomat 4.4 Vuosiloman siirto Työllisyysvaroin työllistettyjen ja pitkäaikaisten määräaikaisten sijaisten kanssa pyritään sopimukseen, että kertynyt vuosiloma annetaan lomana, jollei ole perusteltua maksaa lomakorvaus rahana. Mikäli ennen palvelussuhteen päättymistä sovitaan uudesta työsuhteesta tai päätetään uudesta viranhoitomääräyksestä, työnantaja ja viranhaltija/työntekijä voivat samalla sopia, että ennen palvelussuhteen päättymistä kertyneet vuosilomaetuudet lomarahaa lukuun ottamatta siirrettään annettavaksi seuraavan palvelussuhteen aikana. Sopimus on tehtävä kirjallisesti (KVTES luku IV 1 6 mom.). Sopimus lähetetään Selman palkkatoimistoon tiedoksi. Sairausloman vaikutuksesta vuosilomaan ks. KVTES luku IV 11. Pääsääntöisesti työkyvyttömyyden vuoksi siirretyt kesälomaan kuuluvat vuosilomapäivät annetaan lomakauden loppuun mennessä ja talviloma ennen seuraavan lomakauden alkua. Mikäli tämä ei ole madollista, niin kesäloma voidaan antaa lomakauden jälkeen saman kalenterivuoden aikana ja talviloma lomakautta seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä. Jos tämäkään ei ole mahdollista työkyvyttömyyden jatkumisen takia, niin voidaan maksaa lomakorvaus. Ks. KVTES sivu 97 kaaviokuva vuosiloman antamisesta (7, 8, 11 ). Työkyvyttömyyden vuoksi siirtyvän tai kesken vuosiloman tapahtuneen työkyvyttömyyden vuoksi viranhaltija/työntekijä on velvollinen esittämään lääkärintodistuksen. Vuosilomaaikana tapahtunut työkyvyttömyys alkaa kun vuosiloman siirtämistä on pyydetty ilman aiheetonta viivytystä ja mikäli mahdollista ennen loman alkua. Ks. KVTES IV luku Vuosiloma mom. 4.5 Vuosiloman säästäminen Viranhaltija/työntekijä voi säästää 15 vuosilomapäivää ylittävän osan kultakin lomanmääräytymisvuodelta ansaitsemistaan vuosilomapäivistä pidettäväksi ko. vuosiloman lomakautta seuraavalla lomakaudella tai sen jälkeen säästövapaana. Lomasta ja sen ajankohdasta on sovittava esimiehen kanssa lomakauden vuosilomien hyväksymisen yhteydessä. Säästövapaan myöntämistä ei suositella. Säästövapaata saa yhdellä työntekijällä olla säästössä enintään 30 päivää ja säästövapaa on pidettävä säästövapaan perusteena olevaa lomanmääräytymisvuotta seuraavan viiden kalenterivuoden kuluessa. Jos säästövapaita ei ole määräaikaan mennessä pidetty, ne on maksettava rahana.

12 10 (31) 5 VIRKA- JA TYÖVAPAAT 5.1 Sairauslomat ja työtapaturmat Sairauslomasta on ilmoitettava esimiehelle niin pian kuin mahdollista (ilmoitusta ei voi tehdä tekstiviestillä eikä sähköpostilla). Esimiehen luvalla saa olla kuumeen, vatsataudin tai diagnosoidun migreenin vuoksi pois enintään kolme kalenteripäivää kerrallaan ja enintään viisi kertaa kalenterivuodessa, jollei esimies katso terveydenhoitajan tai lääkärintodistuksen esittämistä erityisestä syystä tarpeelliseksi. Hakemukseen on yksilöitävä sairaus. Muulloin on esitettävä lääkärin, terveydenhoitajan tai sairaanhoitajan kirjoittama todistus työkyvyttömyydestä. Esim. hautajaisjärjestelyt tai eivät ole sairausloman peruste. Sairauslomaa myönnetään kun, työntekijä on sairauden vuoksi työkyvytön. Sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden kohdalla poissaolokerrat määräytyvät työsuhteen keston perusteella seuraavasti: työsuhde 1-2 kuukauden mittainen = sairauslomatodistus on toimitettava työsuhde 3-5 kuukauden mittainen = poissaolo 1 kerran esimiehen luvalla mahdollinen työsuhde 6-11 kuukauden mittainen = poissaolo 3 kertaa esimiehen luvalla mahdollinen työsuhde 12 kuukauden mittainen = poissaolo 5 kertaa esimiehen luvalla mahdollinen Työterveyshuolto ei kirjoita sairauslomatodistusta esimiehen luvalla oleviin poissaoloihin, eikä anna aikaa työterveyshuoltoon, jos sille ei ole terveydenhoidollista tarvetta. KVTES:n luku V 1 :n mukaan mikäli lääkärintodistusta ei ole toimitettu työnantajalle viikon kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Viranhaltija/työntekijä ei menetä sairausajan palkkaa, mikäli viipyminen aiheutuu hyväksyttävästä syystä esim. tajuttomuus. Työnantaja suosittelee, että työntekijä ottaa yhteyttä ensisijaisesti työterveyshuoltoon muissa kuin esimiehen luvalla olevissa sairaustapauksissa. Työterveyshuolto ohjaa työntekijän tarvittaessa lääkärin vastaanotolle. Varhaisen tuen mallin mukaisesti esimiehen tulee puuttua ongelmiin aina, kun esimies huomaa, ettei kaikki ole kunnossa. Ongelmien puheeksi ottamisessa käytetään keskustelulomaketta. Varhaisen tuen mallin mukaisesti esimies on yhteydessä työterveyshuoltoon silloin, kun työntekijälle tulee 3 tai useampia lyhyitä (1-3 vrk) sairauspoissaolokertoja 4 kk:n aikana tai yksi yli 10 vrk:n pituinen sairauspoissaolo tai 30 sairauspoissaolopäivää 12 kk:n aikana. Sairauspoissaolon kestäessä yli 10 vuorokautta, esimies on yhteydessä työntekijään ja pitkältä sairauslomalta paluuta tuetaan varhaisen tuen mallin mukaisesti. Työtapaturmia koskevat läheltä piti tilanteet rekisteröidään ja ilmoitetaan työsuojeluvaltuutetulle (liite 7). Työsuojeluorganisaatio käyttää lomakkeita toiminnan kehittämiseen. Työ- ja muista tapaturmista tulee täyttää aina vahinkoilmoitus, vaikka tapaturmasta ei tulisikaan esim. sairauslomaa, koska asia voi nousta esille pitkänkin ajan päästä. Viranhaltija/työntekijä tekee virkavapauksista/työlomista hakemuksen ellei muusta menettelystä ole esimiehen kanssa sovittu. Sairauslomat kirjataan Abilitaan. Sairausloman myöntäminen edellyttää, että työnteko on aloitettu. Työsuhdetta ei voi aloittaa sairauslomalla. Yleensä alle 60 kalenteripäivän jatkuneissa työsuhteissa maksetaan sairausloman ajalta varsinainen palkka 14 kalenteripäivän ajalta. Ks. KVTES luku V mom. Sairausloma on palkatonta, jos työntekijä on aiheuttanut työkyvyttömyyden tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Kysymyksessä voi olla esim. päihtyneenä sattunut tapaturma.

13 11 (31) Sairauslomapäivien määrää on seurattava, koska jos sairausloma on kestänyt yhdessä tai useammassa jaksossa yli 12 kuukautta, eikä sitä ole keskeyttänyt 30 kalenteripäivän yhdenjaksoinen virantoimitus tai työssäolo (KVTES luku V 2 4 mom.), sairausloma on palkaton. Mikäli työntekijä on ollut pitkään sairauslomalla ja hänelle on tehty työkyvyn arviointiin liittyvät selvitykset, mutta hän ei ole myönnetty eläkettä, hänet voidaan irtisanoa viranhaltija- tai työsopimuslain mukaisilla perusteilla. SAIRAUSPÄIVÄRAHA HAETAAN KELASTA KAHDEN KUUKAUDEN KULUESSA. TYÖTAPATURMAILMOITUS VAKUUTUSYHTIÖLLE/OHJE ESIMIEHELLE Kun työntekijä ilmoittaa sinulle työtapaturmasta: 1. täytä sähköinen työtapaturmailmoitus heti tapaturman satuttua, kuitenkin viimeistään 10 arkipäivän kuluessa. 2. tulosta työntekijälle mukaan 1-2 kappaletta vakuutustodistuksia. Näin hoitolaitos tunnistaa työntekijän Ifin asiakkaaksi ja hän saa hoidon maksutta. 3. kehota työntekijää vastaamaan Ifin tiedusteluihin mahdollisimman nopeasti 4. jos työntekijä on hakeutunut hoitoon ilman vakuutustodistusta, toimita vakuutustodistus hoitolaitokselle mahdollisimman pian. Osa-aikatyössä olevalle myönnetään sairauslomaa keskeytyksettä. Sairauslomaa ei voi jaksottaa niin, että se esim. keskeytetään eläkejakson ajaksi. Määräaikaisen kuntoutustuen ajaksi myönnetään palkatonta vapaata eikä sairauslomaa (KVTES luku V 4 2 momentin soveltamisohje). KVTES:n luku V 2 :n 7 momentin mukaan mikäli viranhaltijalla/työntekijällä on oikeus saada työansion menetyksestä korvausta muualta, hänelle maksetaan sairausajan palkasta ainoastaan korvauksen ylittävä osa esim. liikennevahinko. Sairausajan palkka maksetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli korvauksen saaminen perustuu viranhaltijan/työntekijän vapaaehtoisesti kustantamaan etuuteen tai hän saa korvausta sellaisen työtapaturman johdosta, joka ei ole kysymyksessä olevan sairausloman aiheuttajana. Osasairauspäivärahan perusteena olevasta osa-aikatyötä koskevasta sopimuksesta säädetään työsopimuslaissa (TSL 2 luku 11 a 1-2 mom) ja laissa kunnallisesta viranhaltijasta (KVhl 26 2 mom.) sekä sairausvakuutuslain 8 luvun 11 :ssä (viittausmääräys; ks. myös Kunnallisen työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet 22/2006 ja 16/2009). Osa-aikatyöstä tehdään sopimustyönantajan kanssa. Osa-aikatyön ajan viran-/työntekijälle maksetaan osaaikapalkkaa. Työntekijä hakee itselleen osasairauspäivärahan. Osasairauspäivärahan saa 9+1 päivän (omavastuuaika) jälkeen, maksimissaan 120 päivää. Z-koodi ei yleensä merkitse työkykyyn vaikuttavaa sairautta tai tautidiagnoosia, vaan kyse on erilaisista oireista. Yleensä perusteita palkanmaksamiseen ei ole, eikä myöskään synny sairausvakuutuksen päivärahaoikeutta. Henkilöllä voi kuitenkin olla oikeus palkattomaan työ-/virkavapauteen. Mikäli työntekijä katsoo olevan oikeutettu palkalliseen töistä poissaoloon, hänellä on oikeus hakeutua työterveyshuoltoon tilanteen uudelleen arviointia varten. Joissain tapauksissa sairausloma saattaa olla tarpeellinen ja siksi esimiehen tulee tehdä yhteistyötä työterveyshuollon kanssa. Esimerkkejä Z-koodeista: Työuupumus Z73.0; Erimielisyydet työnjohtajan tai työkavereiden kanssa Z56.4 ja Silmien ja näkökyvyn tutkiminen Z01.0.

14 12 (31) 5.2 Lapsen tilapäinen hoitovapaa 5.3 Perhevapaat Lapsen tilapäistä hoitovapaata alle 12-vuotiaan tai vammaisen lapsen hoidon järjestämiseksi tai hoitamiseksi on selostettu KVTES:n V-luvun 9 :ssä. Lapsen vanhemmat tai huoltajat eivät voi saada tilapäistä hoitovapaata samanaikaisesti, vrt. vuorotyötä tekevät. Esimiesten tulee selvittää kulloinkin lasten toisen huoltajan työpaikka ja työvuorot. Lapsen käyttäminen tutkimuksissa tai kontrollikäynnillä sairaalassa ei oikeuta tässä tarkoitettuun palkalliseen vapaaseen. Hakemukseen liitetään terveydenhoitajan-, sairaanhoitajan tai lääkärin todistus. Esimies katsoo todistuksen ja antaa sen takaisin vanhemmille tai laittaa sen heti silppuriin. Sairauslomatodistusta ei saa säilyttää. Perhevapaat ovat palkattomia lukuun ottamatta äitiys- ja isyysvapaan palkallista osuutta. Kun raskaus on kestänyt Kelan äitiysrahaan oikeuttavat 154 päivää työntekijälle myönnetään palkallinen äitiysvapaa, vaikka lapsi syntyykin kuolleena tai kuolee ennen äitiysvapaan hakemista. Äitiysvapaata on haettava viimeistään kahta kuukautta ja isyysvapaata 1-2 kuukautta ennen aiottua vapaan alkamista. Ks. KVTES. Sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden kohdalla tulee huomioida, että heillä saattaa olla oikeus palkalliseen äitiysvapaaseen, vaikka heidän työsopimuksensa päättyisikin. Perusteena voi olla se, että raskauden takia ei saa syrjiä työntekijöitä. Tällainen tilanne voi tulla silloin, kun työtehtävään otetaan uusi sijainen välittömästi tai lyhyen ajan päästä sen jälkeen kun raskaana oleva sijainen on jäänyt äitiysvapaalle tai hänen työsopimuksensa on päättynyt. TSL:n luku 4 3 :n mukaan hoitovapaasta on ilmoitettava työnantajalle viimeistään kaksi kuukautta ennen aiottua vapaan alkamisaikaa. Jos vapaan kesto on enintään 12 arkipäivää, ilmoitusaika on kuitenkin yksi kuukausi. Työntekijä voi perustellusta syystä muuttaa vapaan ajankohdan ja pituuden ilmoittamalla siitä työnantajalle viimeistään kuukautta ennen muutosta. Työntekijällä on oikeus keskeyttää hoitovapaa uuden raskauden perusteella. TSL:n perusteella työnantajalla ei ole palkanmaksuvelvollisuutta äitiysvapaan ajalta, jos sitä ei ole haettu kaksi kuukautta ennen äitiysvapaan alkamista (KVTES luku V 8 ). Työntekijällä on oikeus tilapäiseen poissaoloon pakottavista perhesyistä (TSL 4 luku 7-8 ), jos hänen välitön läsnäolonsa on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi. Poissaolo on palkatonta. 5.4 Harkinnanvarainen virka-/työvapaa Työnantaja voi KVTES:n V luvun 11 3 momentin mukaisesti myöntää palkatonta virkavapautta harkintansa mukaan. Palkatonta virka- tai työvapaata myönnettäessä viikonlopun vapaapäivät huomioidaan seuraavasti: - virka-/työvapaa ma-pe, tulee myös lauantai ja sunnuntai hakea/ myöntää vapaaksi, - virka-/työvapaa 3-4 työpäivää ja rajoittuu viikonloppuun, tulee hakea/myöntää myös la tai su (yhteensä 4 tai 5 päivää) - kahdelle kalenteriviikolle yli viikonlopun menevät palkattomat virka- /työvapaat haetaan/myönnetään yhdenjaksoisina esim. to-ti - yli kahden viikon palkatonta virka-/työvapaat haetaan/myönnetään yhdenjaksoisina

15 13 (31) Poikkeuksellisesti palkatonta virkavapaata/työlomaa voidaan myöntää KVTES:n mukaisesti yhtäjaksoisesti yksi vuosi määräaikaiseen toisen työnantajan palveluksessa työskentelyyn tai muun syyn perusteella. Kuntayhtymän johtajalle, talous- ja henkilöstöjohtajalle, palvelujohtajille ja palvelupäälliköille ei myönnetä virkavapautta koeajaksi hänen siirtyessä toiseen virkaan/työsuhteeseen. Muille viranhaltijoille/työntekijöille virkavapaa/työloma voidaan myöntää koeajaksi, ellei siitä ole toiminnallista haittaa työyksikölle. Kuntayhtymän tai sen jäsenkuntien hallinnoimaan projektiin alueen kehittämiselle olennaisesti merkittäviin hankkeisiin voidaan myöntää viranhaltijalle/työntekijälle virkavapautta/työlomaa enintään kolme vuotta. Palkatonta virka-/työvapaata ei peruta, vaikka työntekijä sairastuisikin vapaan aikana tai päätöksen teon jälkeen (KVTES luku V 2 2 momentin soveltamisohje). Kelan järjestämille KIILA kursseille osallistumiseen myönnetään palkatonta virka- tai työvapaata tai vuosilomaa. Harkinnanvarainen yksilökohtainen kuntoutus toteutetaan usein työntekijän ollessa sairauslomalla. Vuorotteluvapaan myöntämiseen suhtaudutaan pääsääntöisesti myönteisesti. Työnantajalla on oikeus harkita vuorotteluvapaan myöntämistä tai sen myönnettävän ajan pituutta ottaen huomioon mahdollisesti tiedossa olevat organisatoriset ja toiminnalliset muutokset, jotka edellyttävät vakinaisen henkilöstön erityistä panostusta pätevyyden, perehtymisen, kouluttautumisen tms. muodossa. Vuorotteluvapaalaki edellyttää sijaisen palkkaamista. Vuosilomat suositellaan pidettäväksi vuorotteluvapaan yhteydessä. Vapaapäiväksi sattuvat tai vuosiloma-aikaan ajoittuvat KVTES:n luvun V 11 :n 1 ja 2 momentin mukaiset päivät esim. 50-vuotispäivä eivät oikeuta saamaan vastaavaa vapaapäivää muuna ajankohtana. Em. syystä vuosiloma ei keskeydy vuosiloman keskelle sattuvan palkallisen virkavapaan ajaksi, vaan on vuosilomaa. 6 MATKALASKUT JA KOULUTUSPÄIVÄT Matkalaskuista tulee selvitä matkan tarkoitus, matkareitti, matkustajat, aika kellonaikoja myöten ja koulutuksista ohjelma. Matkalaskuun liitetään juna- ja linja-autoliput jne. mm. arvonlisäveron takaisin hakemista varten. Matkakorvauksia ei makseta enempää kuin olisi maksettava, jos matka olisi tehty kuntayhtymälle edullisimmalla tavalla. Matkamääräyksen antajan on pyrittävä toteamaan etukäteen, mikä on kussakin tapauksessa tarkoituksenmukaisin ja kuntayhtymälle edullisin matkustustapa. Muussa tapauksessa asia ratkaistaan jälkikäteen. Oman auton käyttölupa helpottaa tätä harkintaa etukäteiskannanottona. Koulutusmatkoilla yövytään pääsääntöisesti kahden hengen huoneessa. Majoittumiskorvaukset korvataan KVTES:n liite :n 1-2 momentin mukaisesti. Junaliput tilataan toimistosihteeri Paula Ilmoselta ( ) tai Seija Koirikiveltä ( ) hyvissä ajoin, kuitenkin vähintään viisi päivää ennen matkaa. Junalippua tilattaessa ilmoitetaan tarkat tiedot esim. mihin junaan lippu halutaan tilattavaksi/varattavaksi. Jos virkamatkat hyväksytään esim. omalla autolla, tulee matkalaskussa olla vaihtoehtolaskelma siitä, miksi omalla autolla toteutettu matka tulee halvemmaksi kuin yleisten kulkuneuvojen käyttö. Omalla autolla suoritettu virkamatka korvataan pääsääntöisesti työpisteestä koulutuspaikkaan. Omalla autolla työpaikalle saapumisen työntekijä saa vähentää verotuk-

16 14 (31) sessa. Mikäli matka alkaa esim. kotoa, vähennetään työmatkan kilometrit matkasta pois (haetaan verotuksessa työmatkakuluna). Henkilöstön koulutusperiaatteet ja -korvaukset on hyväksytty erikseen. Tilapäisissä sijaistamistapauksissa jäsenkuntien välillä: Työmatka tehdään työajalla ja matkakorvaukset maksetaan KVTES:n matkakustannusten korvaus liitteen mukaisesti. Suunnittelematon, äkillinen tilanne, jota ei ole merkitty työvuoroluetteloon ja jossa joutuu sijaistamaan toisella paikkakunnalla olevaan toimipisteeseen. Sijaistaminen kestää enintään kuusi viikkoa. Tällöin työmatka voidaan tehdä työajalla. Työvuoroluettelo laaditaan siten, että ylitunteja ei tule työvuoroluetteloon. Työvuoroluetteloon on merkitty tai muuten suunniteltu tehtävien hoito eri työpisteissä: Työmatka tehdään omalla ajalla Matkakorvaukset KVTES:n matkakustannusten korvaus liitteen mukaisesti (työpaikoille jaettu malliesimerkki). Lähtökohtaisesti työmatka kotoa työpaikkaan ja työpaikalta kotiin ei oikeuta korvauksiin. Työmatka tehdään omalla ajalla ja se ei siis ole työaikaa. Esimerkiksi varahenkilöstö toimii koko kuntayhtymän alueella, työmatka tehdään omalla ajalla ja matkakorvaukset alla olevan ohjeen mukaisesti. Matka-aika on työaikaa siirryttäessä kesken työpäivän toiseen yksikköön, mutta poistulo töistä tehdään omalla ajalla. Työntekijällä voi olla useita toimipaikkoja, mutta yksi toimipaikka määrätään hänen pysyväisluonteiseksi toimipaikakseen. Matkakorvauksen perusteet lasketaan asunnon ja pysyväisluonteisen toimipaikan välisestä työmatkasta. Pääsääntöisesti pysyväisluonteiseksi toimipaikaksi tulee se toimipaikka, jossa työntekijä työskentelee eniten. Jos esim. sosiaalityöntekijä työskentelee yhdellä kunnantalolla kolmena päivänä viikossa ja toisella kunnantalolla kahtena päivänä viikossa, niin hänen pysyväisluonteiseksi toimipaikakseen tulee se kunnantalo, jossa hän työskentelee kolmena päivänä viikossa. Matkat pysyväisluontoisesta toimipaikasta ja matkasta asunnosta muuhun ensimmäiseen työpisteeseen tai vastaavasti viimeisestä työpisteestä asunnolle aiheutuu em. toimipaikalle matkustamista suurempia kustannuksia, kustannusten erotus korvataan matkustamiskustannuksia koskevina määräysten mukaan. Alla esitetään kaksi esimerkkiä matkakorvausten määrittelystä. Esimerkki 1. Työntekijä, joka asuu Pyhäjärven Jokikylällä. Hänellä on kaksi toimipaikkaa: Pyhäjärven kaupungintalo ja Kärsämäen kunnantalo. Näistä Pyhäjärven kaupungintalo on valittu hänen pysyväisluoteiseksi toimipaikakseen, koska hänelle on varattu enemmän asiakaspalveluaikaa Pyhäjärvelle. Työntekijä lähtee Pyhäjärven Jokikylällä olevasta kodistaan aamulla töihin suoraan Kärsämäen kunnantalolle, jossa hän aloittaa työt klo Iltapäivällä hän lähtee asiakaskäynnille Kärsämäen Miilurannalle, josta hän lähtee kotimatkalle klo

17 15 (31) Km kunnantalo 16 km Miiluranta/asiakas 33 km 27 km KOTI 15 km Pj kaupungintalo Työntekijä laskuttaa normaalisti työpäivän aikana tehdyn virkamatkan Kärsämäen kunnantalolta Miilurannalle eli 16 km. Lisäksi hän voi laskuttaa normaalin työmatkan ylittävän osuuden. Hänen normaali työmatkansa kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle on 30 km (2 x 15 km). Hänelle kertyi esimerkissä työmatkaa 27 km + 33 km eli yhteensä 60 km ja hänelle maksetaan matkakorvaus normaalin työmatkan ja kyseisen työpäivän työmatkan erotuksen suuruisena eli 30 km (60 km 30 km). Normaalista työmatkasta kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle ei siis makseta matkakorvauksia. Lisäksi on huomattava, että työmatka kotoa Kärsämäen kunnantalolle ja Miilurannalta kotiin tehdään omalla ajalla, ei siis työajalla. Esimerkki 2. Työntekijä, joka asuu Haapajärven keskustassa. Hänellä on neljä toimipaikkaa: Haapa- ja Pyhäjärven kaupungintalot sekä Kärsämäen ja Reisjärven kunnantalot. Hänen pysyväisluonteiseksi toimipaikakseen on valittu Pyhäjärven kaupungintalo, jossa on työskentelee eniten. Työntekijä lähtee tarkastuskäynnille Reisjärven keskustassa olevan asiakkaan luokse, jossa hän aloittaa työt klo Iltapäivällä hän lähtee tarkastuskäynnille Haapajärven Oksavalla olevan asiakkaan luokse, josta hän lähtee kotimatkalle klo

18 16 (31) Km kunnantalo Oksava/ asiakas 10 km Koti 38 km 38 km Hpj kgintalo Pj kgintalo 35 km Rj/ asiakas Rj kunnantalo Työntekijä laskuttaa normaalisti työpäivän aikana tehdyn virkamatkan Reisjärveltä Oksavalle eli 38 km. Lisäksi hän voi laskuttaa normaalin työmatkan ylittävän osuuden. Hänen normaali työmatkansa kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle on 76 km (2 x 38 km). Hänelle kertyi esimerkissä työmatkaa 35 km + 10 km eli yhteensä 45 km, joka on vähemmän kuin hänen normaali työmatkansa eli laskutettavaa ei kerry. Normaalista työmatkasta kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle ei siis makseta matkakorvauksia. Lisäksi on huomattava, että työmatka kotoa Reisjärvelle ja Oksavalta kotiin tehdään omalla ajalla, ei siis työajalla. Esimerkki 3. Työntekijä asuu Pyhäjärvellä ja työskentelee Haapajärvellä. Hän lähtee Ouluun asunnostaan Pyhäjärveltä. Työntekijä laskuttaa virkamatkan Pyhäjärvi-Oulu- Pyhäjärvi vähentäen normaalin päivittäisen työmatkansa. Luottamusmiehille matkakorvaukset suoritetaan erillisen ohjeen mukaisesti. Matkalaskut maksetaan normaalin palkanmaksun yhteydessä. Matkalasku on esitettävä viivytyksettä matkan päätyttyä. Matkalasku on pyrittävä esittämään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä sille, jolle voimassa olevien määräysten mukaan laskun hyväksyminen kuuluu. Mikäli matkalaskua ei ole esitetty kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä, se jätetään maksamatta. Matkalasku tehdään pääsääntöisesti Selänteen matkalaskulomakkeelle. Matkalaskut numeroidaan (1-2012, jne.) Edellisen matkalaskun yhteiskilometrimäärä siirretään seuraavaan laskuun, jotta voidaan seurata kilometrin täyttymistä. Matkalaskuissa tulee olla laskun kirjoittajan ja hyväksyjän allekirjoitus, tarkistusmerkintä ja tilimerkinnät esim P00 46 km x X. Tarkistusmerkintää ei voida tehdä enää Selman palkkatoimistossa. Laskun hyväksyjä vastaa laskun oikeellisuudesta. Puutteelliset ja virheelliset matkalaskut Selma palauttaa hyväksyjälle.

19 17 (31) 7 MUUT TOIMINTAOHJEET 7.1. Esimerkkiruokailu Kuntayhtymällä on seuraavat kuntayhtymähallituksen hyväksymät ohjelmat ja suositukset: Työsuojeluohjelma Tasa-arvosuunnitelma Varhaisen tuen malli, ohjeita työhyvinvoinnin edistämiseksi Väkivaltatilanteiden menettelytapaohjeet Päihdeohjelma Työpaikkahäirinnän, epäasiallisen kohtelun ennaltaehkäisyn ja lopettamisen ohjeistus Korvaavan työn ohje Sovelletun työn ohje Ohje huomautuksen tai varoituksen antamisesta Toimintaohje työnvaatimusten ja työntekijän työkyvyn yhteensovittamiseksi Merkkipäiväsääntö Henkilöstön koulutukseen liittyvät periaatteet Perehdytysohje Ohje selvitys rokotussuojasta (tatuntatautilaki 48 ), liitteenä KVTES:n luku VI 4 :n 2 momentin mukaan mikäli viranhaltija/työntekijä päiväkodissa, sairaalassa tai muussa hoitolaitoksessa työvuorossa ollessaan määrätään osallistumaan valvojana tai ohjaajana ruokailuun ns. esimerkkiruokailijana (ateriointi samassa pöydässä yhtä aikaa ohjattavien kanssa), ei ateriasta tällöin peritä korvausta. Jollei ateriasta peritä korvausta, se katsotaan verotettavaksi luontoiseduksi. Esimerkkiruokailut ilmoitetaan Tukipalveluyksikkö Selmaan kuukausittain luontoisedun verotusta varten. Kuntayhtymän johtaja tekee päätöksen esimerkkiruokailuun oikeuttavista työpaikoista/ työntekijöistä Autopaikkojen lämmityspaikkamaksut Auton lämmityspistokkeiden kustannuksista vastaa työntekijä itse. Selänne laskuttaa tilavuokriin kuuluvista lämmityspistokkeista 40 + alv/talvi ( ). Palvelulinjat selvittävät käyttäjät ja laskutuksen hoitaa Selman ostoreskontra/laskentasihteeri Kuntayhtymän puhelimen käyttö Kuntayhtymän omistamilla liittymillä ei saa soittaa yksityispuheluja. Kaikissa kuntayhtymän puhelinliittymissä tulee olla käytössä vastaaja, jossa annetaan asiakkaalle yhteydenottoohjeet, mikäli työntekijä ei voi vastata puhelimeen. 7.4 Henkilökunnan virkistyspäivä Tilaisuudet järjestetään sektoreittain. Virkistysiltapäiviä voidaan pitää kerran vuodessa, josta 4 tuntia on työaikaa. Iltapäivien järjestelyissä korostetaan työyhteisön yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä. Virkistyspäivän järjestämiseen voidaan käyttää opiskelijan ohjauspalkkioita Leiri- ja retkipäivät