Palkallisten ja palkattomien virkavapauksien/työlomien anomis- ja hyväksymiskäytäntö

Transkriptio

1 Pysyväisohje Muutos kohtaan 5.2. (merkitty kursiivilla) Palkallisten ja palkattomien virkavapauksien/työlomien anomis- ja hyväksymiskäytäntö Kaikki sekä palkattomat että palkalliset virkavapaudet/työlomat anotaan WebTallennus-ohjelmalla. Tämä koskee myös koulutuksia. 1. Sairauslomat Työkyvyttömyydestä on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus esimiehelle. 1.1 Lyhyt (1-3 päivän) sairausloma Enintään kolmen (3) päivän sairauslomissa ei pääsääntöisesti vaadita lääkärintodistusta. Sairauslomasta on kuitenkin aina välittömästi ilmoitettava esimiehelle. Asiasta on myös hyvä tiedottaa ao. yksikön keskukseen. On huomattava, että yhdenkin päivän sairauslomasta tehdään anomus ja päätös. 1.2 Yli kolmen (3) päivän sairausloma Yli kolmen (3) päivän sairauslomista on aina esitettävä lääkärintodistus esimiehelle, joka toimittaa sen suljetussa kirjekuoressa palkanlaskijalle tehtyään päätöksen sairauslomasta. Työkyvyttömyys voidaan osoittaa myös muulla luotettavalla tavalla kuten esimerkiksi terveydenhoitajan tai sairaanhoitajan antamalla todistuksella. Palkkahallinnon ohjelmisto laskee automaattisesti sairausloman palkallisuuden/palkattomuuden. Lääkärin/ sairaanhoitajan/työterveyshoitajan todistuksesta ei saa ottaa kopioita. Lääkärin/terveydenhoitajan määräämää sairauslomaa ei voi jatkaa omalla ilmoituksella, vaan ainoastaan uudella lääkärin/terveydenhoitajan todistuksella. Ensimmäinen sairauslomapäivä on palkaton, mikäli lääkärintodistusta/terveydenhoitajan todistusta ei ole toimitettu työnantajalle viikon kuluessa todistuksen allekirjoituspäivästä, KVTES luku V 1 3 mom. Viranhaltija/työntekijä ei menetä sairausajan palkkaa, mikäli viipyminen aiheutuu hyväksyttävästä syystä, esimerkiksi tajuttomuus.

2 1.3 Työkyvyttömyys lakisääteisen vuosiloman alkaessa ja aikana Lailla 276/2013 on muutettu vuosilomalain 25 :ää ja se tulee voimaan Muutetun pykälän mukaan, jos työntekijä on vuosilomansa tai sen osan alkaessa tai aikana synnytyksen, sairauden tai tapaturman vuoksi työkyvytön, loma on työntekijän pyynnöstä siirrettävä myöhempään ajankohtaan. Työntekijällä on pyynnöstään oikeus loman tai sen osan siirtämiseen myös, jos tiedetään, että työntekijä joutuu lomansa aikana sellaiseen sairaanhoitoon tai muuhun siihen rinnastettavaan hoitoon, jonka aikana hän on työkyvytön. Työntekijän on työnantajan pyynnöstä esitettävä luotettava selvitys työkyvyttömyydestään. Edellä sanottu ei koske laskennallista vuosilomaa. 2. Tilapäinen hoitovapaa Viranhaltijalla/työntekijällä on oikeus saada hänen äkillisesti sairastuneen lapsensa tai muun hänen taloudessaan vakituisesti asuvan lapsen, joka ei ole täyttänyt 10 vuotta taikka vammaisen lapsensa hoidon järjestämiseksi tai tämän hoitamiseksi tilapäistä hoitovapaata saman sairauden perusteella enintään neljä työpäivää kerrallaan. Lapsen molemmat vanhemmat tai huoltajat eivät saa pitää tilapäistä hoitovapaata samanaikaisesti, KVTES luku V 10. Tilapäisen hoitovapaan ajalta maksetaan varsinainen palkka enintään kolmelta peräkkäiseltä kalenteripäivältä lapsen sairastumisesta lukien. Lapsen sairastuessa kesken työpäivän, lasketaan se päivä työpäiväksi ja tilapäinen hoitovapaa alkaa vasta seuraavasta päivästä. Tilapäinen hoitovapaa on tarkoitettu ensisijaisesti lapsen hoidon järjestämistä varten. Vasta silloin, kun tämä ei ole käytännössä mahdollista, viranhaltija/työntekijä voi itse jäädä hoitamaan lasta. Ensin on selvitettävä, voidaanko lapsi hoitaa tavanomaisessa hoitopaikassa tai voivatko muut samassa taloudessa asuvat hoitaa lasta. Ratkaisevaa ovat tosiasialliset hoitomahdollisuudet. Muistettava on myös, että tilapäinen hoitovapaa on tarkoitettu nimenomaan äkillisesti sairastuneen lapsen hoidon järjestämistä/hoitamista varten. Näin ollen esim. sairaalasta tilatut tutkimusajat, jotka ovat etukäteen tiedossa, eivät kuulu tilapäisen hoitovapaan piiriin vaan ne on hoidettava aina omalla ajalla. Lapsen sairaudesta on aina toimitettava lääkärin tai terveydenhoitajan todistus. Koska kolme päivää on palkallista ja neljäs päivä palkatonta, joutuu WebTallennuksessa tekemään kaksi anomusta. Tilapäisen hoitovapaan enimmäismäärä on neljä työpäivää riippumatta siitä, kumpi vanhemmista vapaata käyttää eli molemmilla vanhemmilla ei ole oikeutta käyttää tilapäistä hoitovapaata siten, että sen pituudeksi tulisi yli 4 työpäivää. Esimerkiksi tilanteessa, jossa lapsi sairastuu perjantain vastaisena yönä ja viranhaltija/työntekijä jää perjantaiksi kotiin hoitamaan lasta, lauantai ja sunnuntai ovat hänen säännöllisiä vapaapäiviään, joten palkka

3 maksetaan kolmelta peräkkäiseltä kalenteripäivältä eli perjantailta, lauantailta ja sunnuntailta. Lapsen hoidon järjestämiseksi käytettävissä tässä esimerkkitapauksessa on kuitenkin neljä perättäistä työpäivää eli perjantai, maanantai, tiistai ja keskiviikko, jolloin maanantai, tiistai ja keskiviikko ovat palkattomia työpäiviä. 3. Vuosilomat Esimiehet vahvistavat päätöksellään alaisensa henkilökunnan vuosilomat voimassa olevan hallintosäännön mukaan. Vaikka vuosilomapäiviä ovat viranhaltijan/työntekijän työpäivät, vahvistetaan vuosiloma koko viikolle, jos vuosilomapäiviä ovat maanantai-perjantai. Esimiesten on syytä kalenterista tarkistaa, että vuosiloma tulee oikein vahvistetuksi. 4. Terveydentilaa koskevat tarkastukset Työnantajan määräämät tutkimukset ja tarkastukset esim. työhöntulotarkastus luetaan työajaksi. Ikävuositarkastukset, jotka eivät ole pakollisia, voidaan myös tehdä työajalla. Lääkärin tutkimukset: lääkärin lähetteellä määräämiin tutkimuksiin, kuten erikoislääkäriin, laboratoriotai röntgentutkimuksiin kulunutta aikaa ei lueta työajaksi. Pääsääntö on siis, että lääkärin määräämissä tutkimuksissa käydään omalla vapaa-ajalla. mikäli viranhaltija/työntekijä joutuu todellisen tarpeen vuoksi käymään tutkimuksissa työaikanaan em. tutkimuksissa, ei hänen työaikaansa pidennetä tutkimuksen vuoksi. jos äkillinen hammassairaus vaatii samana päivänä annettavaa hoitoa eikä viranhaltija/työntekijä voi saada hoitoa työajan ulkopuolella, on hänelle järjestettävä vapautus työstä. Työkyvyttömyys ja hoidon kiireellisyys osoitetaan hammaslääkärin antamalla todistuksella. Työaikaa ei tästä syystä pidennetä. Huom! Oma-aloitteiset lääkäri- ja hammaslääkärikäynnit on ajoitettava työajan ulkopuolelle tai sovittava, että näihin käytetty työaika tehdään takaisin. Poissaolosta on aina sovittava esimiehen kanssa. 5. Harkinnanvaraiset palkattomat virkavapaudet/työlomat Harkinnanvaraisilla virkavapauksilla/työlomilla tarkoitetaan sellaisia virkavapauksia/työlomia, jotka myönnetään muiden kuin virkaja työehtosopimuksissa mainittujen syiden vuoksi. Virkavapauksien/työlomien myöntämisperusteista on annettu yleiset ohjeet virkaja työehtosopimuksissa, KVTES luku V. Harkinnanvaraista virkavapautta/työlomaa on aina haettava etukäteen kirjallisesti ja siitä tehdään päätös. Harkinnanvaraista palkatonta virkavapautta/työlomaa voi esimies myöntää hallintosäännön 43 :n mukaan. Virkavapauden/työloman myöntäminen ja virkavapausajan pituus on asianomaisen

4 viranomaisen harkinnassa. Mikäli virkavapautta/työlomaa ei voida myöntää hakemuksen mukaisesti, se on hylättävä tai se voidaan viranhaltijan/työntekijän suostumuksella myöntää pyydettyä lyhyemmäksi tai pidemmäksi ajaksi. Virkavapaudesta/työlomasta on aina tehtävä viranhaltijapäätös. 5.1 Palkattomia virkavapauksia/työlomia myönnettäessä noudatetaan seuraavia periaatteita 1. Virkavapaus/työloma 5 päivää Mikäli virkavapaus-/työlomajakso on 5 päivää, myönnetään virkavapaus/työloma koko viikoksi eli 7 päivää. 2. Virkavapaus/työloma 4 päivää Mikäli virkavapaus-/työlomajakso on 4 päivää, mukaan otetaan joko lauantai tai sunnuntai, mikäli nämä ovat säännönmukaisesti henkilön vapaapäiviä eli vapaan pituus on 5 päivää. Huom!: Tätä sääntöä noudatetaan myös niillä viikoilla, joihin sisältyy pitkäperjantai, toinen pääsiäispäivä tai juhannusaatto. 3. Virkavapaus/työloma 1-3 päivää Virkavapaus-/työlomajakson ollessa 1 3 päivää myönnetään vapaa sen mukaisesti. Tilanteessa, jossa palkatonta virkavapautta / työlomaa anotaan saman syyn vuoksi sekä perjantaiksi että maanantaiksi, myös lauantai ja sunnuntai otetaan huomioon virkavapautta/työlomaa myönnettäessä. Huom!: Ei koske opintovapaata eikä kuntoutusta. Ulkopuolisen kuntoutuslaitoksen järjestämää, työterveyshuollon tarpeelliseksi katsomaa, ammatillista ja lääkinnällistä kuntoutuskurssia varten myönnetään yhtymähallituksen tekemän päätöksen mukaan viikko palkallista ja loput palkatonta virkavapautta/ työlomaa. 5.2 Virkavapauksien hakeminen/myöntäminen opetusalalla OVTES:n osio A:n, yleinen osa, 37 :n 2 momentin mukaan, jos opettaja on ollut yli viikon palkattomalla virkavapaalla ennen koulun lyhytaikaista lomaa eikä ole hakenut vapaata koulun/oppilaitoksen loma-ajaksi (syys-, joulu-, urheilu- ja pääsiäisloma), hänellä ei ole oikeutta loma-ajan palkkaan. Syyslukukausi: Mikäli anotaan harkinnanvaraista palkatonta virkavapautta koko syyslukukauden, se on anottava ajalle 1.8. lukien joululoman päättymispäivään asti (tämä päivä mukaan lukien). Kevätlukukausi: Mikäli harkinnanvaraista palkatonta virkavapautta anotaan koko kevätlukukaudeksi, se on anottava ajalle

5 Mikäli em. virkavapauden viimeinen päivä olisi perjantai, niin virkavapaus anotaan siten, että päättymispäivä on sunnuntai. Tarkoituksenmukaista on, että sijainen saa palkan koko vakinaisen viranhaltijan virkavapauden ajalta. Koko koulun työkaudeksi anottavien palkattomien virkavapauksien osalta noudatetaan käytäntöä, jonka mukaan virkavapaus anotaan ja myönnetään ajalle Opetushenkilöstön harkinnanvarainen vuorotteluvapaa myönnetään koko lukuvuoden ajaksi silloin, kun henkilö hakee maksimiajan (359 päivää) pituisen vapaan. Mikäli vuorotteluvapaa jaksotetaan, tulee kunkin jakson olla vähintään 90 päivää ja täysiä kalenterikuukausia. Vuorotteluvapaata ei voi hakea siten, että hakija palaisi kesäajaksi tai joululoman ajaksi töihin. Mikäli jakso alkaa 1.1., se päättyy Mikäli yhtäjaksoinen vuorotteluvapaa alkaa 1.8., se päättyy seuraavana vuonna. 5.3 Palkattomia virkavapauksia/työlomia myönnettäessä muistettavaa - Palkattomia virkavapauksia/ työlomia ei yleensä tule myöntää loman pitämistä varten silloin, kun asianomaisella henkilöllä on vuosilomaoikeutta käyttämättä. - Pitempiaikaisia harkinnanvaraisia virkavapauksia/työlomia myönnettäessä tulee tarkoin harkita niitä perusteita, joilla palkattomia lomia myönnetään; tulee mm. harkita työyhteisön toimivuus virkavapauden/työloman aikana. Virkavapauksia/työlomia myönnettäessä tulee noudattaa tasapuolisuuden periaatetta. - Toisen määräaikaisen tehtävän tai muun syyn nojalla myönnetään virkavapautta/ työlomaa yhtäjaksoisesti pääsääntöisesti enintään yhdeksi vuodeksi (12 kk). Leena Suonkanta talous- ja hallintojohtaja