Taloushallinnon tuottavuus

Transkriptio

1 Valtionhallinnon Johdon Foorumi Taloushallinnon tuottavuus Jukka Alho, Konsernijohtaja Itella Heikki Länsisyrjä, Senior Vice President Itella 1

2 Sisältö 1. Itella palveluyhteiskunnan uudessa työnjaossa 2. Taloushallinnon tuottavuus, benchmarkingia ja kokemuksia 3. Itellan ratkaisut Itella Corporation

3 Itella lyhyesti Palvelut Päivittäiset postipalvelut Taloushallinnon prosessit Palvelulogistiikan ratkaisut Liikevaihto / liiketoimintaryhmä Liikevaihto milj. euroa Toimintaa 12 maassa Kansainvälisen liikevaihdon osuus 33 % 28 % 58 % 14 % Viestinvälitys Informaatio Logistiikka Henkilöstö Itellan yleispresentatio

4 Itellan strategia - asiakasnäkökulma Itellan palvelutarjooman ja koko strategiamme lähtökohtana ovat asiakkaiden tarpeet Itella auttaa yrityksiä myymään, toimittamaan perille, laskuttamaan sekä hoitamaan taloushallintoaan kuluttajia ostamaan, maksamaan, asioimaan ja hankkimaan lukemista Myynti & markkinointi Toimitusketju Laskutus BtoB Asiakas Taloushallinto BtoC 4 Liikevaihdosta 96 % tulee yrityksiltä ja yhteisöiltä, 4 % kuluttajilta Suomessa valtaosa palveluiden käyttäjistä on kuluttajia 2012 Itellan yleispresentatio

5 Itella Kehityksen pitkä kaari Postitoiminnan muutos johtaa kaikkialla toimialan suureen muutokseen. Suomessa muutos on aloitettu ajoissa, jo noin 20 v sitten. Uudet lähtökohdat: - Taloushallinnon tarpeet - Palvelulogistiikka - Monikanavainen, digitalisoituva, etäkauppaa palveleva postitoiminta Paikallisesta Postista Eurooppalaiseksi informaatio- ja logistiikkaalan toimijaksi 5

6 Kolme liiketoimintaryhmää Itella Viestinvälitys tarjoaa päivittäiset postipalvelut kaikkialla Suomessa Itella Posti Oy -yhtiön kautta. Yrityksille Suomessa ja Venäjällä tarjoamme kohdennetun markkinoinnin ratkaisuja, joilla ne tavoittavat omat asiakkaansa tuloksellisesti. Itella Informaatio kehittää taloushallinnon prosesseja palveluna. Parannamme koko taloushallinnon kannattavuutta. Ratkaisumme perustuvat tuotteistettuihin, modulaarisiin parhaisiin käytäntöihin. Itella Logistiikka tukee ja kehittää asiakasyritystensä liiketoimintaa tarjoamalla palvelulogistiikan ratkaisuja auto-, meri- ja lentorahtiin sekä varastointiin ja muuhun sopimuslogistiikkaan. Itella Logistiikalla on yli 30 toimipistettä kahdeksassa maassa Euroopassa ja Venäjällä Itellan yleispresentatio

7 Henkilöstö maittain Suomi Venäjä Ruotsi 438 Puola 423 Viro 307 Saksa 271 Tanska 261 Norja 252 Latvia 178 Liettua 120 Muut Itellan yleispresentatio

8 Viestinvälitys-liiketoiminta: Monikanavaisia palveluita yrityksille ja kuluttajille Itella Viestinvälitys tuottaa ja kehittää yrityksille ja yhteisöille monikanavaisia tavaran ja tiedon jakelupalveluita, joilla ne tavoittavat omat asiakkaansa tuloksekkaasti. Kirjeiden, pakettien, lehtien ja suoramainosten jakelupalvelut Suomessa jokaisena arkipäivänä ja varhaisjakelussa myös viikonloppuisin. Kumppaneiden kautta maailmanlaajuisesti. Kuluttajille Viestinvälitys tarjoaa Posti-brändillä laadukkaita postipalveluja lähettämiseen, vastaanottamiseen, muistamiseen, maksamiseen, yhteystietojen hallintaan ja asiointiin. Suorat asiakkaamme ovat pääosin yrityksiä ja yhteisöjä (n. 95 %), mutta palvelujen loppukäyttäjistä eli vastaanottajista yli 90 % on kuluttajia Itellan yleispresentatio

9 Logistiikka: Lähellä paikallisesti ja maailmanlaajuisesti Suomi Helsinki Lahti Tampere Turku Oulu Kuopio Ruotsi Tukholma Jönköping Borås Norja Oslo Bergen Stavanger Kristiansand Trondheim Tanska Hvidovre Kolding Risskov Viro Tallinna Latvia Riika Liettua Vilna Klaipeda Kaunas Venäjä Pietari Moskova Rostov-on-Don Samara Ekaterinburg Novosibirsk Vladivostok Itellan yleispresentatio

10 Itella Informaatio Eurooppalainen taloushallinnon prosessien tarjoaja Yli 300 ulkoistettua taloushallinnon ja kirjanpidon prosessia Yli 30 miljoonaa käsiteltävää laskua vuosittain Noin 140 miljoonaa sähköistä transaktiota vuosittain miljoonaa käsiteltyä paperidokumenttia vuosittain miljoonaa sähköisesti arkistoitua dokumenttia vuosittain Itellan yleispresentatio

11 Tutkimusta ja tuotekehitystä Uudet maksamisen ratkaisut, pakettiautomaatit, NetPosti, kuljetustilaus-järjestelmä ja taloushallinnon palvelukonseptit. Itella Pankki -talletuspankkina tammikuussa mahdollistaa toiminnan jatkumisen laskujen ja taloushallinnon dokumenttien välittäjänä -pankkitoiminta yhdistettynä muuhun liiketoimintaan (erit. etäkaupan maksaminen) NetPosti - postilaatikko verkossa - Postin tarjoama maksuton sähköinen asiointipalvelu kaikille yli 15-vuotiaille suomalaisille - suomalaisten osa virallisen viestinnän kanava Itellan yleispresentatio

12 Kuvaksi Crossing the Ocean kuva! Smart Move Me teemme sen mahdolliseksi! KIITOS March 2012 Crossing the Ocean - Itella Logistics strategy kick-off

13 Valtionhallinnon Johdon Foorumi Taloushallinnon tuottavuus Heikki Länsisyrjä, Senior Vice President Itella 13

14 Itella Informaatio Tunnusluvut Liikevaihto: 273,7 milj. euroa Henkilöstö: Käsiteltävien laskujen määrä: yli 30 miljoonaa vuodessa Asiakkaita: Palvelut Tulostusliiketoiminta Verkkolaskuoperaattori Taloushallinnon kokonaisulkoistukset Kassavirtojen automatisointi Tilaus-toimitusketjun sähköistäminen Toimintamaat Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska, Saksa, Puola, Viro, Latvia, Liettua, Slovakia ja Romania Kumppaniverkoston kautta lähes kaikkialla Euroopassa ja Pohjois- Amerikassa Visio ja missio Visio Johtava arvontuottaja taloushallinnon transaktioprosesseissa Euroopassa Missio Taloushallinnon prosessien optimointi

15 Palvelemme yli asiakasta Euroopassa Ulkoistukset monikanavaiset ratkaisut 15

16 Itellan palvelut valtion laskujenvälitykseen Itella on hoitanut valtion lähtevien ja saapuvien laskujen välityspalveluita vuodesta 2002 lähtien Vuodesta 2002 valtion laskujen sähköistäminen on jo edennyt tasolle, jossa kaikista valtion ostolaskuista n. 70% toimitetaan verkkolaskuina Sähköistämällä laskuliikennettä on jo saavutettu kymmenien miljoonien säästöt Valtiovarainministeriön päätöksellä Itella jatkaa palvelutuottajana sopimuskaudelle Itella on tarjonnut valtiolle mahdollisuutta myös laajempaan talouden transaktioprosessien ulkoistamiseen

17 Itellan taloushallinnon benchmark-analyysit Vuodesta 2008 alkaen analysoitu yli 100 yhtiötä Itellalle kehittynyt laaja tietämys Pohjois- Euroopan talouspalvelukeskuksista, niiden problematiikasta ja kehittämisestä Laaja parhaiden käytäntöjen tietokanta, sekä laajin pohjoiseurooppalainen kustannustehokkuuden ja tuottavuuden benchmarking-tietokanta Rinnalla hyödynnämme myös merkittävimpien benchmarking-palvelutarjoajien tietokantoja

18 Benchmark-analyysi Tavoitteena tuottaa selvitys kehityspotentiaalista asiakkaan päätöksenteon pohjaksi Kesto on 4-6 viikkoa, johon osallistuu yrityksen johtoa sekä avainhenkilöt taloushallinnosta Analyysin pohjaksi kerätään sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista tietoa toiminnasta volyymit, kustannukset, resurssit, järjestelmät prosessikohtaiset haastattelut Analyysi kattaa nykytilakuvauksen ja benchmark-vertailun kehittämiskohteet ja tehostamispotentiaalin riskit ja ongelmakohdat

19 Benchmark tietokannan yritykset Itellan tässä käytetty benchmark-tieto pohjautuu suomalaisten yksityisen sektorin yhtiöiden tietoihin Mukana on yrityksiä joiden henkilöstö vaihtelee 500:n ja välillä liikevaihto vaihtelee 100 miljoonasta 10 miljardiin euroon yksityisen sektorin toimialat laajasti edustettuna teollisuutta, palveluja, vähittäisja tukkukauppaa, pankki- ja vakuutussektoria

20 Karkea vertailu Palkeiden luvuilla Palkeiden tiedot on saatu vuoden 2011 toimintakertomuksesta Analyysi tehtiin myynti- ja ostolaskuista sekä palkanlaskennasta Kustannuksien jako eri prosesseille on tehty henkilötyövuosien suhteessa. Kustannuksista on laskettu mukaan henkilöstökustannukset sekä liiketoiminnan muut kustannukset. Esityksen Top10 vertailuryhmä kuvaa Itellan benchmarkanalyysien parasta 10 prosenttia. KA-vertailuryhmä kuvaa tehtyjen analyysien keskiarvoja. Itellan palvelutuotanto on vastaavalla tasolla top 10 kanssa Itella Information

21 Ostolaskut Keskitetty ja suunnitelmallisesti johdettu hankinta Automaation hyödyntäminen prosessin alusta loppuun, esim. Laskujen automaattinen täsmäytys tilaukseen tai sopimukseen Tiliöintien ja kierron automatisointi Alhaisemman työvoimakustannuksen hyödyntäminen Ulkoistuksen hyödyntäminen Transaktiot/htv Kustannukset/transktio 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 Tuottavuus Ostolaskut Kustannustehokkuus Ostolaskut 5, , Palkeet KA TOP10 2,43 Palkeet KA TOP10

22 Myyntilaskut Volyymi ratkaisee CRM-järjestelmien master datan laatu Laskutusjärjestelmien yhdenmukaistaminen Laskujen lähetyksen sähköistaminen Reskontrakäsittelyn automatisointi Ulkoistus Tulostus ja lähetys Reskontra ja perintä ,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 Transaktiot/htv 0 Tuottavuus Myyntilaskut Palkeet KA TOP10 Kustannukset/transktio Kustannustehokkuus Myyntilaskut 9,05 1,62 1,22 Palkeet KA TOP10

23 Palkanlaskenta HR- master datan laatu Tiedonkeruun automatisointi ja integrointi palkanlaskentaan TES-tulkinnan automatisointi Palkanlaskentatyön automatisointi Palkanlaskennan ammattitaito Järjestelmäratkaisun kehittäminen Palkanlaskennan ulkoistus Transaktiot/htv Kustannukset/transaktio 9,00 8,50 8,00 0 Tuottavuus Palkanlaskenta Kustannustehokkuus Palkanlaskenta 8, , Palkeet KA TOP10 7,50 7,00 6,50 7,51 Palkeet KA TOP10

24 Kehittämisen kulmakivet prosenttia kustannuksista syntyy henkilöstöstä. Olennaisia säästöjä ei synny ellei henkilötyö ja henkilöstö aidosti vähene Säännöllinen prosessien läpikäynti ja kyseenalaistaminen Automaation lisääminen tehostaa prosesseja. Investointien ja kulujen lisääntyminen tulee kompensoida henkilöstön vähentämisellä TOP10 yritykset ovat sähköistäneet tietovirrat, automatisoineet prosessit ja siirtäneet jäljelle jääneen työn alhaisemman työvoimakustannusten alueelle

25 Parhaat käytännöt tuottavuuden ja kustannustehokkuuden nostoon Mittaa ja aseta tavoitteet Standardoi prosesseja ja toimintatapoja Harmonisoi järjestelmäympäristöä Konsolidoi volyymeja ja resursseja Automatisoi prosesseja Ota end to end näkökulma prosessien kehittämiseen Optimoi työkustannukset työn siirrolla halvemman kustannustason alueelle Nothing changes if nothing changes

26 Case Itella Ostoreskontraprosessin kehitys 24 kk - Sähköisten laskujen osuus 35% -> 80% - Tilauksellisten laskujen prosessin automatisointi - Ostoreskontran tuottavuus trx/fte -> trx/fte Palvelukeskuksen kehitys - Volyymien konsolidaatiota jatkettu - Jatkuvaa prosessikehitystä - Nearshoring Puolaan (80 %) - Kustannukset puolittuneet vuodesta 2008 vuoteen 2011

27 Pohdittavaksi - Mille tasolle valtio pyrkii? harmonisointi, keskittäminen, automatisointi, ulkoistus - Voiko työkustannusta optimoida? - Miten vastata eläköitymisen kautta syntyvään haasteeseen?

28 Itella Smart Move