TARJOUSPYYNTÖ PÄIVÄKOTIEN LEIKKI-, LIIKUNTA- JA MUUT VÄLINEET PUITEJÄRJESTELY

Transkriptio

1 1 (22) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ PÄIVÄKOTIEN LEIKKI-, LIIKUNTA- JA MUUT VÄLINEET

2 2 (22) Seutukeskus Oy Häme ( on Hämeenlinnan seudun kuntien (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen talouspalveluista, henkilöstöpalveluista, ICT-palveluista ja hankintapalveluista. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö ( vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä numero 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne päiväkotien leikki-, liikunta- ja muista välineistä (puitejärjestely) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi + optio 1 vuosi ( vuotta). Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Puitesopimustoimittajiksi valitaan osakokonaisuudessa 1 yksi (1) toimittaja tai vähintään kolme (3) toimittajaa. Puitesopimustoimittajiksi valitaan osakokonaisuudessa 2 yksi (1) toimittaja tai vähintään (3) toimittajaa. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. YHTEISÖT HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä numero 1. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän puitesopimuksen piiriin nykyisten päiväkotien leikki-, liikunta- ja muiden välineiden sopimustensa päättymisen jälkeen. Hankinnan piiriin kuuluvat sopimukseen liittyvien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat päiväkotien leikki-, liikunta- ja muiden välineiden hankinnat. Päiväkotien leikki- ja muita välineitä voivat hankkia myös muut tilaajatahot kuin vain päiväkodit. Tarkempi kuvaus hankinnasta on liitteessä numero 2. OSAKOKONAISUUS 1 - päiväkotien leikki-, liikunta- ja muut välineet toimitusehdolla vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna) OSAKOKONAISUUS 2 - päiväkotien leikki-, liikunta- ja muut välineet toimitusehdolla vapaasti toimittajan noutopisteessä siten, että toimittajan noutopiste on viimeistään sopimuskauden alkaessa Hämeenlinnan seudulla (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa.

3 N KUVAUS 3 (22) Tilaajilla on oikeus pyytää tapauskohtaisesti tarjous (ns. minikilpailutus) kaikilta puitesopimustoimittajilta. Yli euron (alv 0 %) tilauksille/noudoille sekä ns. perustamistilauksille (esimerkiksi leikki-/liikuntavälineiden hankkiminen uuteen/laajennettuun päiväkotiin), vaikka niissä ei ylittyisi euron (alv 0 %) raja, hinnan on oltava sopimuskaudella alhaisempi kuin tarjouksessa tarjottu hinta. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on puitejärjestely, johon toimittaja/toimittajat valitaan avointa menettelyä käyttäen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on puitesopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä numero 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa puitesopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valin-

4 4 (22) SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN taperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous. Valittua toimittajaa/valittuja toimittajia pyydetään käymään henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä (tai ottamaan heihin puhelimitse yhteyttä) sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVA- RAT). Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. HANKIN- NAN KOHDE JA LAAJUUS -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä. Tarjoaja ei voi tehdä ehdollista tarjousta siten, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain, jos tarjoaja valitaan kummankin osakokonaisuuden toimittajaksi. Tarjoaja ei voi tehdä tarjousta siten, että se estää ostajaa vertailemasta tarjoukset osakokonaisuuksittain. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin.

5 5 (22) Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Puitesopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja päättyy aikaisintaan kahden (2) vuoden ja viimeistään neljän (4) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta, ellei sitä jommankumman sopimusosapuolen toimesta kirjallisesti irtisanota. Irtisanomista ei tarvitse välttämättä perustella. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi + optio 1 vuosi ( vuotta). Jos optiovuotta ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen optiovuoden alkua. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Mikäli myyjä irtisanoo sopimuksen, on ennen irtisanomista ostajalle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Ostajalla on oikeus sanoa koko syntyvä puitesopimus irti kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.

6 6 (22) Myyjän puolelta irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta neuvottelujen päättymisestä. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa. Sellaisissa tapauksissa, joissa tilaajalla on hankintalain mukaan suorahankintaoikeus aikaisemmalta toimittajalta, on tilaajalla oikeus poiketa tämän tarjouskilpailun perusteella tehdyistä puitesopimuksista. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei.

7 7 (22) HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 5). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden suhteen). Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote- /laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat alennusprosentit ovat lähtökohtaisesti kiinteät koko sopimuskauden ajan. Alennusprosentit voivat kuitenkin nousta sopimuskauden aikana. Tarjoukset hinnoitellaan huomioiden tarjouspyynnön euron ehto ja perustamistilausehto (ks. N KUVAUS -kohta). Tämä tarkoittaa sitä, että tarjouksissa annetaan hinta tilauksille/noudoille euroon asti. Tarjoajalla on kuitenkin sopimuskauden aikana oikeus tarjota tilauksille/noudoille euroon asti alhaisempaakin hintaa kuin tarjouskilpailussa annettu hinta. Yli euron tilauksille/noudoille sekä ns. perustamistilauksille (esimerkiksi leikki-/liikuntavälineiden hankkiminen uuteen/laajennettuun päiväkotiin), vaikka niissä ei ylittyisi euron raja, hinnan on oltava sopimuskaudella alhaisempi kuin tarjouksessa tarjottu hinta. Sopimuskaudella hintojen on oltava samansuuruisille toimituksille samat loppuasiakkaasta riippumatta. Hinnat ovat voimassa kalenterivuoden kerrallaan (lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat), koskien myös tarjoajan voimassaolevaa hinnastoa/voimassaolevia hinnastoja. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Hinnankorotuksia seuraavalle kalenterivuodelle tulee esittää viimeistään mennessä. Hinnanalennuksia voi esittää milloin tahansa sopimuskauden aikana. Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista (muut muutokset kuin hinnankorotukset) tulee ilmoittaa yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa (lukuun ottamatta pieniä yksittäisiä jatkuvasti tapahtuvia tuotemuutoksia, joiden käsittely veisi puolin ja toisin liikaa resursseja ja aikaa). Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnanmuutoksia, jotka koskevat hintojen korottamista, voi esit-

8 8 (22) tää korkeintaan yhden (1) kerran kalenterivuodessa. Hinnanmuutosehdot koskevat myös tarjoajan voimassaolevaa yleistä hinnastoa/voimassaolevia yleisiä hinnastoja. Hintojen voimassaoloehdot ja hinnanmuutosehdot eivät koske osakokonaisuutta 2, jossa hinnastohinnat ovat yhtä kuin tarjoajan (Hämeenlinnan seudulla viimeistään sopimuskauden alkaessa olevassa) noutopisteessä esillä olevat yleiset hinnat (esimerkiksi tuotteisiin tarroitetut hinnat). Valittu toimittaja sitoutuu/valitut toimittajat sitoutuvat sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin puitesopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN, YMPÄRISTÖ SEKÄ TIETOTURVA RAPORTOINTI Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tilaajilla on oikeus mahdollisissa sopimusaikaisissa minikilpailutuksissa huomioida ympäristöllisiä seikkoja tarjousten vertailussa. Tilaajilla on oikeus hankkia ympäristöystävällisiä tuotteita valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Puitesopimuksen tarkastelukautena on yksi (1) kalenterivuosi. Tarkastelukausi jakautuu yhteen (1) seurantajaksoon. Seurantajakson päätyttyä myyjän tulee toimittaa ostajalle liitteen numero 3 mukaiset raportit sähköisesti Excel-muodossa. Tarjouksen tehdessään tarjoaja sitoutuu siihen, että tullessaan valituksi toimittajaksi se toteuttaa raportoinnin veloituksetta. Tarjoajayhteisö vastaa raportoinnista veloituksetta myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.

9 TIETOJÄRJESTELMÄT 9 (22) Seudullinen tilausjärjestelmä (käyttöönotto v. 2011) Vuoden 2011 aikana tarkoituksenamme on ottaa käyttöön seudullinen sähköinen tilausjärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin toimittajien kanssa sekä toimittajien asiakaskohtaisten katalogien hyödyntämisen tuotteita tai palveluita tilattaessa. Toimittajalla tulee olla valmiudet toimittaa asiakaskohtainen tuoteluettelo ja tuotteiden muutostiedot Seutukeskus Oy Hämeen myöhemmin ilmoittamalle katalogipalvelun ylläpitäjälle tai muodostaa ja ylläpitää asiakaskohtainen tuotekatalogi toimittajan käyttöön tarjottavassa toimittajaportaalissa ilman erillistä veloitusta (sis. tarjouksen hintoihin). Katalogipalvelun ylläpitäjä ei veloita palvelusta tarjoajaa. Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko PDFmuotoisena dokumenttina sähköpostin liitteenä, xml-tiedostona tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista. TOIMITUSAIKA Tarjoaja ilmoittaa tarkan toimitusaikansa (kuitenkin korkeintaan 15 työpäivää) tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5), lukuun ottamatta tehdastilaustuotteita, joissa toimitusaika saa olla korkeintaan kymmenen (10) viikkoa. Osakokonaisuudessa 2 toimitusajalla tarkoitetaan sitä, kuinka nopeasti tarjoaja saa hankittua puuttuvan tuotteen noutopisteeseensä. Tarjoaja tullessaan valituksi toimittajaksi sitoutuu lähettämään pyynnöstä kahden (2) viikon sisällä luettelon sen mahdollisista tehdastilaustuotteista ostajalle (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Kaikki muut tuotteet ovat muita kuin tehdastilaustuotteita. Mikäli tarjoaja ei pyydettäessä toimita ollenkaan em. luetteloa, niin kaikki tarjoajan tuotteet ovat muita kuin tehdastilaustuotteita. Sopimuskauden aikana tarjoajan valikoimaan tulevista uusista tehdastilaustuotteista on ilmoitettava hyvissä ajoin ostajalle. Jos tuote on väliaikaisesti loppu, ja toimittaja tilaa tuotetta tehtaalta lisää, niin kyseessä ei ole tehdastilaustuote. Tehdastilaustuotteella tarkoitetaan tuotetta, joka tilataan aina erikseen suoraan tehtaalta tilauksen perusteella. TOIMITUSEHTO Osakokonaisuus 1: Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna). Osakokonaisuus 2: Toimitusehto on vapaasti toimittajan noutopisteessä siten, että toimittajan noutopiste on viimeistään sopimuskauden alkaessa Hämeenlinnan seudulla. Suurimmalla osalla sopimukseen mukaan tulevista yhteisöistä on useita eri toimituspisteitä. Jos tilauksessa on jotain epäselvää, on toimittajan velvollisuutena ottaa välittömästi yhteyttä tilaajaan ja selvittää epäselvä asia. Tilauksen toimittaminen ei saa viivästyä sen takia, että tilaus on epäselvä, eikä toimittaja vaivaudu selvittämään epäselvää asiaa.

10 SANKTIOT Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 10 (22) Tarjoajan tarjouksessaan liitteineen ilmoittamien tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valituksi tulleelta toimittajalta viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussanktiona euroa ( ), alv 0 %. Osakokonaisuus 1: Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona yksi (1) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin kymmenen (10) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa, ja se osa jo toimitetusta toimituksesta, jota ei voi käyttää puuttuvan toimituksen takia. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä (tai sen jälkeen) voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on tulevaisuudessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Hämeenlinnan kaupungin osalta kaikkien vastaanotettavien laskujen on oltava verkkolaskuja viimeistään alkaen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. kustannuksia sekä muita pientoimituslisiä kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa erikseen ilmoitettava pientoimituslisä ei hyväksytä. Osakokonaisuudessa 2 ei pientoimituslisiä hyväksytä. OSTOHYVITE Tarjottuihin hintoihin (ja tarjottujen alennusprosenttien kautta laskettaviin hintoihin) sisältyy 1,5 %:n palveluprosentti, jonka toimittaja palauttaa ostohyvitteenä Seutukeskus Oy Hämeelle vuosittain. Seutukeskus Oy Häme laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä neljä (4) kertaa vuodessa.

11 11 (22) Ostohyvite lasketaan seuraavasti: Toimittajan sopimuksen kautta laskuttama kokonaismyynti kalenterivuodessa (jaettuna neljään jaksoon, kuukaudet 1-3, 4-6, 7-9 ja 10-12) * (kertaa) palveluprosentti = laskun loppusumma alv 0 %, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Toimittajan on raportoitava kunkin edellä mainitun neljännesvuoden sopimuksen alainen kokonaismyynti (sisältää kaiken sopimuksen alaisen myynnin Seutukeskus Oy Hämeen osoittamille asiakkaille) seuraavasti: - kuukaudet 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - kuukaudet 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - kuukaudet 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä - kuukaudet 10-12, seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä Myynti raportoidaan Seutukeskus Oy Hämeen raportointia varten laatimalla raportointityökalulla. Selvyyden vuoksi todetaan, että ostohyvite on maksettava sopimusaikana toteutuneesta myynnistä riippumatta siitä, onko sopimus voimassa maksuhetkellä. Tämä tarkoittaa sitä, että jos sopimus loppuu kesken neljännesvuotta, esimerkiksi toukokuun loppuun, on toimittajan ilmoitettava ja maksettava ostohyvite kuukausilta 4-5 yllä kuvatulla tavalla. Palveluprosentti on kalenterivuosittain kiinteä, mutta Seutukeskus Oy Hämeellä on yksipuolinen oikeus muuttaa sitä kalenterivuosien välillä. Toimittajalla on tällöin oikeus tehdä vastaavat muutokset tuotteiden ja palvelujen myyntihintoihin. Mikäli toimittajan havaitaan antaneen väärää tietoa raportointikauden myyntiluvuistaan, on Seutukeskus Oy Hämeellä oikeus purkaa sopimus, sekä saada vahingonkorvauksena takautuvasti saamatta jäänyt ostohyvitetuotto. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET HANKINTAPÄÄTÖS JA PUITESOPIMUS Soveltuvuusperusteet on esitetty tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5). Hankintapäätöksen perusteet on esitetty liitteessä numero 4. Hyväksytyn toimittajan/hyväksyttyjen toimittajien tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja puitesopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Puitesopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu.

12 TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET 12 (22) TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSAIKA Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään klo mennessä. Viestin otsikoksi pyydetään merkitsemään Kysymykset päiväkotien välineistä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 5). Jos tarjoaja tekee tarjouksen sekä osakokonaisuuteen 1 että osakokonaisuuteen 2, tulee tarjoajan toimittaa kaksi täytettyä tarjous- ja hinnoittelulomaketta, joista toinen on tarjous osakokonaisuuteen 1 ja toinen on tarjous osakokonaisuuteen 2. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KY- SYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoukset on jätettävä klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään saakka. VASTAUSOSOITTEET Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjous-

13 13 (22) pyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori, laatikko tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Päiväkotivälinetarjous ). Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) tulee lisäksi palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin otsikoksi Päiväkotivälinetarjous ). osoite: sähköposti: SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Aapo Korte Wetterhoffinkatu HÄMEENLINNA Aapo.Korte@seutukeskus.fi PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Edellä oleva osoite on sekä postiosoite että käyntiosoite. Jos paperilla oleva tarjous on ristiriidassa sähköpostitse toimitetun tarjouksen kanssa, niin paperilla oleva versio on pätevä. Hämeenlinnassa SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta Jussi Oksa hankintajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 Sopimukseen liittyvät yhteisöt Kuvaus hankinnasta Raportointi Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake

14 SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT 14 (22) LIITE 1 Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. Ensivaiheessa: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki Hattulan kunta Janakkalan kunta Vanajaveden Opisto (Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä) Hyria koulutus Oy Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy

15 15 (22) VARHAISKASVATUS Hämeenlinnan kaupunki ITÄINEN ALUE Hätilän varhaiskasvatuskeskus Kutalantien päiväkoti Kutalantie 3, Hämeenlinna Sairion päiväkoti Salomaankatu 44, Hämeenlinna Idänpään varhaiskasvatuskeskus Idänpään päiväkoti Anttilankatu 4, Hämeenlinna Kaivohaan ryhmäperhepäiväkoti Kaivohaka 7 A 3, Hämeenlinna Katuman varhaiskasvatuskeskus Katuman päiväkoti Mustikkatie 5, Hämeenlinna Ruununmyllyn varhaiskasvatuskeskus Ruununmyllyn päiväkoti Ruununmyllyntie 34, Hämeenlinna Laaniityn päiväkoti Harakkamäki 3, Hämeenlinna Jokiaron ryhmäperhepäiväkoti Jokiaro 3A, Hämeenlinna Kaivohaan avoin päiväkoti Kaivohaka 6, Hämeenlinna Kisapirtin avoin päiväkoti Nujulantie 19, Hämeenlinna Tarvasmäen varhaiskasvatuskeskus Solvikin päiväkoti Onkitie 4, Hämeenlinna Tarvasmäen päiväkoti Versotie 1, Hämeenlinna KESKUSTAN ALUE Hattelmalan varhaiskasvatuskeskus Lehmusrinne 1, Hämeenlinna Kaivokadun varhaiskasvatuskeskus Vuorohoito Birger Jaarlin katu 35, Hämeenlinna Kotirinne Birger Jaarlin katu 24, Hämeenlinna Lukiokadun ryhmäperhepäivähoito Lukiokatu 2, Hämeenlinna Parolantien ryhmäperhepäivähoito Parolantie 15 A, Hämeenlinna Kankaantaan varhaiskasvatuskeskus Karhunlukontie 8, Hämeenlinna Ojoisten varhaiskasvatuskeskus Kettumäentie 1, Hämeenlinna Koiranpolku 23, Hämeenlinna Tomtebo (ruotsinkielinen) Kettumäentie 2 a, Hämeenlinna Rengon varhaiskasvatuskeskus Rengonraitti 42, Renko Varuskunnan varhaiskasvatuskeskus Varuskunnan päiväkoti Suomen kasarmi, Hämeenlinna Kaurialan päiväkoti Torikatu 30, Hämeenlinna

16 LÄNTINEN ALUE 16 (22) Ahveniston varhaiskasvatuskeskus Kissankellot (päiväryhmä) Aroniitunkuja 7 A 2-3, Hämeenlinna Metsätähdet (päiväryhmä) Jukolanraitti, Hämeenlinna Vuorohoito Marssitie 2, Hämeenlinna Hirsimäen varhaiskasvatuskeskus Hirsimäen päiväkoti Hirsimäenkatu 29, Hämeenlinna Iittalan varhaiskasvatuskeskus Nordstedtintie 2, Iittala Jukolan varhaiskasvatuskeskus Jukolan päiväkoti Jukolanraitti, Hämeenlinna Nummen varhaiskasvatuskeskus Nummen päiväkoti Sammontie 3, Hämeenlinna YDIN-HÄME Hauhon varhaiskasvatuskeskus Alvettulan Lastentupa ja esikoulu Alvettulantie 171 A 5, Alvettula Eteläisten päiväkoti Riihipelto 15, Eteläinen Kirkonkylän esikoulu Vihniöntie 3, Hauho Kotkolan päiväkoti Kotkontie 58, Hauho Lammin varhaiskasvatuskeskus Evontien esikoulu Evontie 8, Lammi Päiväkoti Kuperkeikka Isolukkarintie 2 B, Lammi Päiväkoti Satelliitti Palkkisillantie 6, Lammi Sankolan ryhmis Eerontie 25, Lammi Tuuloksen varhaiskasvatuskeskus Laakkolantie 28, Tuulos Hattulan kunta PÄIVÄKODIT Päiväkoti Katinkontti Katinalantie 9, Katinala Päiväkoti Marjahattu Merventie 10, Parola Päiväkoti Myllytonttu Myllytie 13, Parola Pappilanniemen päiväkoti Pappilanniementie 9A, Hattula Päiväkoti Puutalo Mierolantie 3, Parola Päiväkoti Tiitiäinen Honkatie 4, Parola RYHMÄPERHEPÄIVÄHOITO Touhutassut Koulutie 4, Parola Neulanen Terveystalontie 15, Lepaa

17 17 (22) Janakkalan kunta PÄIVÄKODIT Pikkuniitun päiväkoti Tervajoentie 2, Tervakoski Kettukallion päiväkoti Kettukalliontie 2, Tervakoski Päiväkoti Kivitasku Peurankaari 1, Turenki Haltian päiväkoti Haltiantie 8, Turenki Jänispolun päiväkoti Jänispolku 5, Turenki VUOROHOITO Vuorohoito Unipuu Haltiantie 8, Turenki Vuorohoito Unikot Savilahdentie 2, Tervakoski PERUSOPETUS Hämeenlinnan kaupunki: Hattulan kunta: Janakkalan kunta: LUKIO-OPETUS Hämeenlinnan kaupunki: Hattulan kunta: Janakkalan kunta: MUU OPETUS JA KOULUTUS Hyria koulutus Oy: (ammatillinen koulutus) Vanajaveden Opisto: (kansalaisopisto) Aimokoulu (Hämeenlinnan kaupunki): (taiteen perusopetus)

18 KUVAUS HANKINNASTA 18 (22) LIITE 2 Päiväkotien leikki-, liikunta- ja muita välineitä ovat esimerkiksi pienten lasten lelut (lelut alle 3-vuotiaille), rakentelusarjat, autolelut, rautatielelut, pehmoeläimet, eläinsarjat, nuket ja niiden tarvikkeet sekä nukkekodit, käsinuket, palapelit, päättelypelit, muistipelit, lautapelit, lelut koti- ja kauppaleikkeihin, lelut hiekka- ja vesileikkeihin, välineet lumi- ja talvileikkeihin, lelut motoriikan kehittämiseen, motoriikka- ja tasapainovälineet, sekä temppuratasarjat. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä ainakin seuraavia tuotteita: - pienten lasten leluja (lelut alle 3-vuotiaille), - rakentelusarjoja, - auto- ja rautatieleluja, - nukkeja ja niiden tarvikkeita sekä nukkekoteja, - palapelejä, - lautapelejä, - leluja koti- ja kauppaleikkeihin, - leluja hiekka- ja vesileikkeihin, sekä - välineitä lumi- ja talvileikkeihin. Tarjoajalla on oltava valikoimassaan vähintään 500 tuoteriviä päiväkotien leikki-, liikunta- ja muita välineitä. Pidätetään sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta sellaisten tuotekategorioiden tuotteita ja sellaisia tuotteita, joita ei sisälly ollenkaan puitesopimustoimittajien vakiomallistoihin (jos esimerkiksi puitesopimustoimittajilla ei ole vakiomallistoissaan leluja motoriikan kehittämiseen, on tilaajilla oikeus hankkia leluja motoriikan kehittämiseen muilta toimittajilta), sekä sellaisten tuotekategorioiden tuotteita ja sellaisia tuotteita, joita ei tilaajan mielestä ole puitesopimustoimittajien vakiomallistoissa riittävää valikoimaa (jos esimerkiksi puitesopimustoimittajilla on vakiomallistoissaan vain kahta erilaista rautatielelua, jotka eivät sovellu parhaalla mahdollisella tavalla tilaajan tarpeisiin, on tilaajalla oikeus hankkia rautatieleluja muilta toimittajilta). Tällöin hankinta toteutetaan erillisenä hankintana ja siinä noudatetaan hankinnan arvon perusteella määräytyvää hankintamenettelyä. Pääsääntöisesti tuotteet hankitaan kuitenkin puitesopimustoimittajilta. Tarjoajan myymien tuotteiden on oltava kestäviä ja laadukkaita, ja niiden on sovelluttava siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on tarkoitettu. Jos tuote ei sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon sen tulee soveltua, on ostajalla oikeus palauttaa tuote (ilman korvausvelvollisuutta) ja saada tuotteen hinta takaisin. Tilaajan tulee aina kuitenkin noudattaa tuotteen käyttöohjeita ja tuotteen mahdollisia käyttörajoituksia, edellyttäen, että toimittaja on ilmoittanut tilaajalle tuotteen käyttöohjeet ja tuotteen mahdolliset käyttörajoitukset yksiselitteisesti ennen tuotteen käyttöönottoa. Tarjoajan myymien päiväkotien leikki-, liikunta- ja muiden välineiden on materiaaleiltaan, turvallisuudeltaan ja kaikilta muilta osin noudatettava voimassa olevia lakeja, määräyksiä ja säädöksiä. Lelujen on oltava varustettu CEvaatimustenmukaisuusmerkinnällä. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja ftalaatteja, eivätkä mitään muitakaan myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Kaikille säädettäville tuotteille on oltava suomenkieliset säätöohjeet ja kaikille koottaville tuotteille on oltava kuvalliset kokoonpano-ohjeet. Sekä suomenkieliset säätöohjeet että kuvalliset kokoonpano-ohjeet toimitetaan tilaajille tilaajien niitä pyytäessä, eli niitä ei tarvitse toimittaa tilaajille automaattisesti. Jos tuote toimitetaan tilaajalle kokoamattomana, eli tilaaja joutuu kokoamaan tuotteen itse, niin tällöin tilaajalle on kuitenkin toimitettava tuotteen mukana automaattisesti kuvallinen kokoonpano-ohje.

19 19 (22) Toimittajan on pyydettäessä osakokonaisuudessa 1 toimitettava tilaajille kuvastot ja hinnastot sekä kaikki tarpeelliset ohjeet ja muut tiedot tilausten ja reklamaatioiden tekoa varten. Jos toimittajalla on sähköinen tilausjärjestelmä, niin tilausjärjestelmässä olevista käyttökatkoista ja toimintahäiriöistä, tilausjärjestelmän kaatumisesta, jne. tulee informoida tilaajia vähintään toimittajan Internet-sivuilla. Toimitusten myös Hämeenlinnan seudun ulkopuolisiin toimipaikkoihin on tapahduttava kaikkien sopimukseen liittyvien yhteisöjen (ja myöhemmin sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen) osalta tämän tarjouspyynnön liitteineen toimitusehtojen ja muiden ehtojen mukaisesti. Tarjoajalla tulee olla virka-aikaan (maanantai-perjantai, klo , lukuun ottamatta arkipyhiä) tavoitettavissa oleva suomenkielinen asiakaspalvelu. Palvelun on tapahduttava suomen kielellä. Seutukeskus Oy Hämeellä on jo nyt olemassa joitain sopimuksia, joiden perusteella tilaajilla on oikeus hankkia myös päiväkotien välineitä. Tilaajilla on sopimuskauden aikana oikeus hankkia päiväkotien liikuntavälineitä sekä liikuntavälineiden tuoteryhmän puitesopimustoimittajilta että päiväkotien leikki-, liikunta- ja muiden välineiden tuoteryhmän puitesopimustoimittajilta. Tuotteiden takuu: Tuotteiden takuun on oltava voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta. Mikäli joissakin tarjoajan tuotteissa normaali takuuehto on pidempi kuin kuusi (6) kuukautta, on takuun noudatettava normaalia takuuehtoa. Takuuaika alkaa kulua siitä, kun tilaaja on vastaanottanut tuotteet. Takuun on katettava tuoteviat (valmistus- ja materiaalivirheet). Toimittaja on velvollinen tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana myymilleen tuotteille ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tuotteen virheellisen tilalle. Jos takuuaikainen virhe johtuu ilmeisestä suunnitteluvirheestä ja on perusteltua olettaa, että se tulee toistumaan muissakin toimitetuissa tuotteissa, on toimittaja velvollinen korjaamaan tämän virheen kaikista toimitetuista ja toimitettavista tuotteista.

20 RAPORTOINTI 20 (22) LIITE 3 Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta seuraavaan sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin: Kaikki tunnuslukuarvot ja raportit myyjä sitoutuu toimittamaan sähköisesti Excel-muodossa. Ostaja vastaa raportointipohjien laadinnasta. Ostajan velvollisuutena on vaatia alla mainittuja raportteja myyjältä. Myyjä ei ole velvollinen toimittamaan raportteja ilman ostajan pyyntöä. Ostaja antaa tarvittaessa tarkemmat ohjeet raportointimenettelystä pyytäessään raportteja myyjältä. Ostaja ja myyjä käyvät raportointiperiaatteet ja raporttien muodon/sisällön läpi hankintaneuvotteluissa. RAPORTOINTITASOT Taso 1 Seutukunta (kunnat ja yhteisöt yhteensä) TUNNUSLUKUARVOT Myyjä on velvollinen ilmoittamaan erikseen niin pyydettäessä seurantajaksoittain ostajalle kokonaismyynnin seutukuntatasolta (taso 1). OSTOHYVITERAPORTTI Seutukeskus Oy Häme laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä neljä (4) kertaa vuodessa. Tätä maksua kutsutaan ostohyvitteeksi. Toimittajan on raportoitava kunkin neljännesvuoden sopimuksen alainen kokonaismyynti (sisältää kaiken sopimuksen alaisen myynnin Seutukeskus Oy Hämeen osoittamille asiakkaille) seuraavasti: - 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä , seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä Myynti raportoidaan Seutukeskus Oy Hämeen raportointia varten laatimalla raportointityökalulla.

21 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET 21 (22) LIITE 4 Hankintapäätösperusteena on (sekä osakokonaisuudessa 1 että osakokonaisuudessa 2) kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä 1) HINTA 55 % 0-55 pistettä 2) VALIKOIMA 30 % 0-30 pistettä 3) TOIMITUSAIKA 15 % 0-15 pistettä YHTEENSÄ 100 % pistettä Hinta: Valikoima: Edullisin hinta saa vertailussa 55 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: edullisin hinta / vertailuhinta * 55 pistettä. Valikoiman osalta arvioidaan tarjoajan valikoiman monipuolisuutta ja laajuutta. Valikoima pisteytetään tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5) mainittujen pisteytysperusteiden mukaisesti. Maksimipistemäärä valikoimasta yhteensä on 30 pistettä. Toimitusaika: Toimitusajan osalta arvioidaan tarjoajan toimitusten nopeutta (muut tuotteet kuin tehdastilaustuotteet). Toimitusaika pisteytetään tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5) mainittujen pisteytysperusteiden mukaisesti. Maksimipistemäärä toimitusajasta on 15 pistettä. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

22 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE TARJOUSPYYNTÖ 9.2/ (22) LIITE 5 Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: