Tarjouspyyntö 19.8/2011 Päiväys

Transkriptio

1 1/13 TARJOUSPYYNTÖ 19.8/2011 Insuliinikynäneulat LUONNOS 1. Hankintayksikön perustiedot Yhteystiedot: Suomi puh. fax Osoite, josta saa lisätietoja: Ks. edellä yhteyspiste(et) Osoite, josta saa eritelmiä ja täydentäviä asiakirjoja (myös kilpailullista neuvottelumenettelyä ja dynaamista hankintajärjestelmää koskevia asiakirjoja): Ks. edellä yhteyspiste(et) Osoite, johon tarjoukset tai osallistumispyynnöt on lähetettävä: Tarjous lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintaviranomaisen luonne: Alue- tai paikallistason virasto/laitos Mukana olevat muut yhteisöt: Hämeenlinnan kaupunki Hämeenlinnan Terveyspalvelut -liikelaitos Janakkalan kunta Hattulan kunta KuntaPro Oy SeutuRekry Oy (Hankintasopimukseen voi liittyä uusia yhteisöjä myöhemmin) Pääasialliset toimialat: Hankintaviranomainen tekee hankintoja muiden viranomaisten puolesta: Kyllä Hankintayksikön esittely: () on Hämeenlinnan seudun kuntien (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen talouspalveluista, henkilöstöpalveluista, ICT-palveluista ja hankintapalveluista. en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö (/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa hankintaprosessien toimivuudesta,

2 2/13 päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki en omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää en kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Tarjouspyynnön sivulla 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. 2. Hankintalaji Hankintalaji: Tavarahankinnnat 3. Hankinnan kohde Hankintaviranomaisen sopimukselle antama nimi: Insuliinikynäneulat LUONNOS Hankinnan tunniste- tai viitenumero: 19.8/2011 Sopimuksen tai hankinnan (hankintojen) lyhyt kuvaus: Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne insuliinikynäneuloista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta. (3 + 2 vuotta). Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankintasopimustoimittajaksi valitaan 1 toimittaja. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten insuliinikynäneulojen sopimustensa päättymisen jälkeen. Toteutustapa: Osto NUTS-koodi: FI184 Ilmoituksessa on kyse: Julkista hankintaa koskevasta sopimuksesta Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Kyllä Kyseisten lisähankintamahdollisuuksien kuvaus: Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta. (3 + 2 vuotta). Mahdollinen sopimuksen jatkamisen määrä: - Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV) Päänimikkeistö: Kokonaismäärä tai laajuus:

3 3/13 Hankinnan piiriin kuuluvat sopimukseen liittyvien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat insuliinikynäneulojen hankinnat. Tarjouspyynnössä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. 4. Hankintamenettely Hankintamenettely: Avoin menettely Sopimus on jaettu osiin: Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Hankinta varataan työkeskuksille tai toteutettavaksi työohjelmien yhteydessä: Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot: Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( X.X Hankintapäätöksen jälkeen tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Sähköistä huutokauppaa käytetään: Tarjouksen valintaperuste: Pisteytys kokonaishankinnan mukaan 5. Hankinnan kohteen kriteerit Kokonaishinnan maksimipisteet 100

4 4/13 INSULIINIKYNÄN NEULAT (KERTAKÄYTTÖ) Insuliinikynäneula, 4-4,5 mm, 31-32G Hankittava määrä: kpl Neulan pituus mm Neulan paksuus G Malli Tuote-/tilausnumero Myyntierä kappaletta / pakkaus 100 Insuliinikynäneula, 5-6 mm, 31G Hankittava määrä: kpl Neulan pituus mm 5 6 Malli Tuote-/tilausnumero Myyntierä kappaletta / pakkaus 100 Insuliinikynäneula, 8 mm, 31G Hankittava määrä: kpl Malli Tuote-/tilausnumero Minimivaatimuvaatimupisteet laskentatapa Maksimi- Maksimi- Pisteiden / kpl pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet laskentatapa Pisteiden / kpl pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo Minimivaatimuvaatimupisteet laskentatapa Maksimi- Maksimi- Pisteiden / kpl pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo Myyntierä kappaletta / pakkaus 100 Neulan pituus mm Malli Tuote-/tilausnumero Myyntierä kappaletta / pakkaus 100 YLEISET KRITEERIT/TIEDOT Hankittavat määrät ovat vain arvioita eivätkä ne sido hankintayksikköä. Tarjottavat tuotteet täyttävät terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain (629/2010) vaatimukset Kaikki tarjottavat insuliinikynäneulat ovat yhteensopivia kaikkien markkinoilla olevien kynäannostelijoiden kanssa. Tarjotut tuotteet noudattavat Insuliinikynäneula, 12- Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimi- Pisteiden 12.7 mm, 29G pisteet laskentatapa Hankittava määrä: 8000 kpl / kpl pienin annettu arvo * maksimipisteet tarjottu arvo Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet laskentatapa Pisteiden Tiedoksi

5 5/13 materiaaleiltaan, turvallisuudeltaan ja kaikilta muilta osin voimassa olevia lakeja, määräyksiä ja säädöksiä. Tuotteet eivät sisällä myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tuotteista/tuotteiden pakkauksista löytyy CEmerkinnät ja tuotteilla on suomenkieliset tuoteselosteet tai käyttöohjeet. Tuotteiden hintaan sisältyy suomenkielinen asiakaspalvelu sekä tarvittaessa käyttökoulutus ja opastus Tarjoajalla on virka-aikaan (maanantai-perjantai, klo , lukuun ottamatta arkipyhiä) tavoitettavissa oleva suomenkielinen asiakaspalvelu. Palvelun tapahtuu sujuvalla suomen kielellä. Tarjoaja sitoutuu lähettämään pyynnöstä (viiden vuorokauden sisällä) tarjoajan tarjouksessaan tarjoamista tuotteista hankintayksikön pyytämät näytekappaleet. Jos näytekappaleiden perusteella todetaan, että jokin tuote ei täytä sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia eikä sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon sen tulisi soveltua, on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous. Näytekappaleita ei palauteta, eikä niistä makseta korvausta tarjoajalle. TARJOAJAN MUUT TUOTTEET TAI PALVELUT Tarjoaja voi tarjota omia optioitaan insuliinikynäneuloihin liittyen. Optioiden osalta tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden ottaa käyttöön / jättää käyttämättä sopimusaikana, joten tästä syystä optioita ei tarjousvertailussa vertailla. Tarjoaja voi ladata liitteeksi nettohinnastonsa, jossa tarjoaja voi tarjota muita valikoimaan kuuluvia tuotteita tai palveluita (optioita) Tiedoksi

6 6/13 Nettohinnasto Tarjouspyynnön maksimipisteet yhteensä Hinta ja kaupalliset ehdot HINTA Hinnat eivät saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjotut hinnat on esitettävä euroina ( ) ilman arvonlisäveroa (alv 0 %), ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote-/laite- /palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan valikoimaan kuuluvat muut tuotteet tai palvelut voi tarjoaja halutessaan tarjota omina optioina nettohinnastossa. Hinnanmuutosperiaatteet koskevat myös optioita. Hinnat ovat voimassa toistaiseksi (kuitenkin ainakin saakka; lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat). Toimittajan tulee ilmoittaa hinnankorotuksista viimeistään neljä (4) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Optiovuosien mahdollisen käyttöönoton yhteydessä hinnoille sovitaan kuitenkin pidempi kiinteä voimassaoloaika. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista (muut muutokset kuin hinnankorotukset) tulee ilmoittaa yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnankorotuksia voi esittää korkeintaan yhden (1) kerran kalenterivuodessa per tuote. Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö pidättää oikeuden irtisanoa hankintasopimus päättymään 3 kk:n kuluttua hinnankorotusesityksen esitetystä voimaantulopäivästä, ellei asiaa saada sopijapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Sopimus on voimassa päättymiseen asti ennen hinnanmuutosesitystä voimassa ollein ehdoin. Tällä sopimuksen irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, vaan toimittaja hoitaa tilaukset ja toimitukset sellaisilla ehdoilla, jotka ovat voimassa ennen irtisanomista. Toimittaja sitoutuu antamaan automaattisesti Tilaajalle kampanjoihin tai muihin vastaaviin perustuvat hinnat, mikäli nämä hinnat ovat Tilaajalle sopimushintoja edullisemmat. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Toimittaja sitoutuu toimittamaan ostajalle (en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö) hintaja tuotetiedot (julkista tietoa joka tapauksessa) Suomessa sopimusaikana tekemistään julkisista tarjouksista ostajan niitä pyytäessä (tätä ehtoa sovelletaan vain myyjän esittäessä hinnankorotuksia tai ostajan epäillessä markkinahintojen alentuneen).

7 7/13 TOIMITUSAIKA Toimitusaika saa olla korkeintaan viisi (5) työpäivää. TOIMITUSEHTO TOP Hämeenlinnan tai Janakkalan keskusvarasto (Finnterms 2001). Keskusvarastotoimitukset toteutetaan suurina kertatoimituksina vain keskusvarastoihin. Toimitus ei sisällä jakelua terveydenhuollon toimipisteisiin. Jos tilauksessa on jotain epäselvää, on toimittajan velvollisuutena ottaa välittömästi yhteyttä tilaajaan ja selvittää epäselvä asia. Tilauksen toimittaminen ei saa viivästyä sen takia, että tilaus on epäselvä, eikä toimittaja vaivaudu selvittämään epäselvää asiaa. SANKTIOT Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona kaksi (2) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta viikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin kaksi (2) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa, ja se osa jo toimitetusta toimituksesta, jota ei voi käyttää puuttuvan toimituksen takia. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä. 7. Laskutus ja maksuehto MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan tarjouspyynnön sivulla 1 mainituilta yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on sopimuskauden alkaessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Hämeenlinnan kaupungin osalta kaikkien vastaanotettavien laskujen on pitänyt olla verkkolaskuja alkaen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, käsittelymaksuja, kierrätysmaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja, toimitusmaksuja yms. kustannuksia sekä muita toimitusmaksuja kuin hinnoitteluliitteessä erikseen ilmoitettava kotiinkuljetuksen toimitusmaksu ei hyväksytä. Sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehdyt tilaukset Kaikkien sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehtyjen tilauksiin liittyvien laskujen osalta edellytämme, että toimittaja lähettää ko. laskut verkkolaskuina. Tilausnumeron tulee olla tallennettuna laskun xml-tietoihin.

8 8/13 Muut tilaukset Muiden tilausten osalta laskut on kyettävä myös toimittamaan verkkolaskuina ilman eri veloitusta sopimuskauden alkaessa. 8. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta ja maksuunpannuista veroista tai verottajan kanssa on tehty maksusuunnitelma. TARJOAJAN TALOUDELLINEN SUORITUSKYKY Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin. Tarjoaja on suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen. Tarjoaja on suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava kahden (2) viikon sisällä (ja joka tapauksessa ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista) kaupparekisteriote, verovelkatodistus ja todistus maksetuista työeläkemaksuista sekä tarjoajayhteisön kahden edellisen tilikauden tuloslaskelma ja tase.ote ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Mikäli tarjoaja ei toimita pyydettyjä selvityksiä, tai niiden perusteella tarjoaja ei ole soveltuva tarjoaja, ostajalla on oikeus hylätä annettu tarjous. KYKY SUORIUTUA TARJOUSPYYNNÖN ASETTAMISTA VELVOITTEISTA Tarjoajan palvelu annetaan sujuvalla suomen kielellä, palveluntarjoajan työntekijöiltä edellytetään sujuvaa suomen kielen suullista ja kirjallista taitoa Sitoudumme tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisiin ehtoihin ja vähimmäisvaatimuksiin, myös mahdollisten alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden osalta TARJOAJAN PERUSTIEDOT Kuvaus tarjoajan palveluiden tuottamiseen liittyvästä organisaatiosta sisältäen Asiakaspalvelun ja vastuullisen myyjän yhteystiedot sekä tiedot mahdollisista alihankkijoista Minimivaatimus Maksimivaatimus Lisätietoa Tiedoksi Ladattava 9. Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Palvelun suorittaminen rajattu tietylle ammattikunnalle: 10. Hallinnolliset tiedot Samaa hankintasopimusta koskeva ilmoitus on julkaistu aiemmin: Kieli (kielet), jo(i)lla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan laatia: suomi Tarjousten avaustilaisuudessa saa olla läsnä ulkopuolisia henkilöitä:

9 9/ Täydentävät tiedot 12. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. 13. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa 120 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. 14. Hylkäämisperusteet Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. 15. Sopimusmenettely Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan

10 10/13 allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta (3 + 2 vuotta). Jos optiovuosia ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään neljä (4) kuukautta ennen optiovuosien alkua. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen (optiovuosien käyttöön) toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. ellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista en asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa. Kummallakin osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, mikäli toinen osapuoli asetetaan konkurssiin tai selvitystilaan. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei. Sopimusosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon. Sopimusosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Muutos ei saa vaikuttaa sopimusosapuolen asemaa heikentävästi. 16. Tarjousasiakirjojen julkisuus

11 11/13 Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin en toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous. 17. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. 18. Muut asiat SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää en kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. en ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. Ensivaiheessa hankinnassa mukana olevat yhteisöt on lueteltu tarjouspyynnön sivulla 1. SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN

12 12/13 Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Valitun toimittajan on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. Tämän menettelyn tavoitteena on tilausten kohdistuminen sovituille sopimustoimittajille. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. RAPORTOINTI Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin (mm. toimitetut tuotteet seutukuntatasolta sekä euromääräinen arvonlisäveroton myynti edelliseltä vuodelta kunnittain/kuntayhteisöittäin eriteltynä). TIETOJÄRJESTELMÄT Sonet-varastonhallintajärjestelmä en keskusvaraston ja Janakkalan kunnan käytössä on Sonetvarastonhallintajärjestelmä. Järjestelmä tuottaa pdf-muotoisia ostotilauksia, jotka tällä hetkellä lähetetään toimittajille sähköpostin liitteenä tai faksilla. Joillekin toimittajille tilaus tehdään puhelimitse. Jos tilaus on tehty varastonhallintajärjestelmällä, tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä aina tilauksen numeron. Tulevaisuudessa manuaalinen tilauksen lähetysprosessi on tarkoitus automatisoida, jonka jälkeen järjestelmä lähettää toimittajalle tilauksen sähköpostin liitteenä olevana pdf-muotoisena dokumenttina, xml-tiedostona tai siirtää tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavaan toimittajaportaaliin. Seudullinen tilausjärjestelmä (käyttöönotto vuonna 2011) Vuoden 2011 aikana on otettu käyttöön seudullinen sähköinen tilausjärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin toimittajien kanssa sekä toimittajien asiakaskohtaisten katalogien hyödyntämisen tuotteita tai palveluita tilattaessa. Toimittajalla tulee olla valmiudet toimittaa asiakaskohtainen tuoteluettelo ja tuotteiden muutostiedot en myöhemmin ilmoittamalle katalogipalvelun ylläpitäjälle (veloitukseton toimittajalle) tai muodostaa ja ylläpitää asiakaskohtainen katalogi toimittajan käyttöön tarjottavassa toimittajaportaalissa ilman erillistä veloitusta (sis. tarjouksen hintoihin). Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko pdf-muotoisena

13 13/13 dokumenttina sähköpostin liitteenä, xml-tiedostona tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista. PALVELUMAKSU Tarjottuihin hintoihin sisältyy 2,0 %:n palveluprosentti, jonka toimittaja palauttaa palvelumaksuna/ostohyvitteenä elle vuosittain. Palvelumaksu käsittää toimittajan kaiken myynnin sopimuksessa mainittuun asiakaskuntaan, ellei myynti ole syntynyt erillisen tarjouskilpailun perusteella (minikilpailutukset sisältyvät palvelumaksun piiriin). laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuk-sen alaisesta kokonaismyynnistä 1-4 kertaa vuodessa. Palvelumaksun raportointi- ja laskenta-perusteet käydään läpi tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Palvelumaksun raportointiin käytetään valmiita lomakkeita, ja niiden täyttäminen vaatii toimittajalta vain tiedon toimittajan myynnistä asiakkaille. HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS en Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. 19. Lisätiedot Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. 20. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: 21. Allekirjoittajat Jussi Oksa, hankintajohtaja