TARJOUSPYYNTÖ x.x.2010 SOITTIMET JA MUSIIKKIVÄLINEET PUITEJÄRJESTELY

Transkriptio

1 1 (21) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ x.x.2010 SOITTIMET JA MUSIIKKIVÄLINEET

2 2 (21) Seutukeskus Oy Häme ( on Hämeenlinnan seudun kuntien (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen talouspalveluista, henkilöstöpalveluista, ICT-palveluista ja hankintapalveluista. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö ( vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä numero 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne soittimista ja musiikkivälineistä (puitejärjestely) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi + optio 1 vuosi ( vuotta). Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Puitesopimustoimittajiksi valitaan osakokonaisuudessa 1 yksi (1) toimittaja tai vähintään kolme (3) toimittajaa. Puitesopimustoimittajiksi valitaan osakokonaisuudessa 2 yksi (1) toimittaja tai vähintään (3) toimittajaa. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. YHTEISÖT HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä numero 1. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän puitesopimuksen piiriin nykyisten soittimien ja musiikkivälineiden sopimustensa päättymisen jälkeen. Hankinnan piiriin kuuluvat sopimukseen liittyvien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat soittimien ja musiikkivälineiden hankinnat. Tarkempi kuvaus hankinnasta on liitteessä numero 2. OSAKOKONAISUUS 1 - soittimet ja musiikkivälineet toimitusehdolla vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna), vähintään esiviritettynä OSAKOKONAISUUS 2 - soittimet ja musiikkivälineet toimitusehdolla vapaasti toimittajan noutopisteessä siten, että toimittajan noutopiste on viimeistään sopimuskauden alkaessa Hämeenlinnan seudulla (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta), vähintään esiviritettynä Sopimuskausi alkaa aikaisintaan Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa.

3 N KUVAUS 3 (21) Tilaajilla on oikeus pyytää tapauskohtaisesti tarjous (ns. minikilpailutus) kaikilta puitesopimustoimittajilta. Tarjoajalla on sopimuskauden aikana oikeus tarjota tilauksille/noudoille alhaisempaakin hintaa kuin tarjouskilpailussa annettu hinta, eli alhaisempaa hintaa kuin alennusprosentin perusteella laskettava nettohinta. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on puitejärjestely, johon toimittaja/toimittajat valitaan avointa menettelyä käyttäen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( x.x Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on puitesopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä numero 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa puitesopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tule-

4 4 (21) SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN vat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous. Valittua toimittajaa/valittuja toimittajia pyydetään käymään henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä (tai ottamaan heihin puhelimitse yhteyttä) sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVA- RAT). Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. HANKIN- NAN KOHDE JA LAAJUUS -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä. Tarjoaja ei voi tehdä ehdollista tarjousta siten, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain, jos tarjoaja valitaan kummankin osakokonaisuuden toimittajaksi. Tarjoaja ei voi tehdä tarjousta siten, että se estää ostajaa vertailemasta tarjoukset osakokonaisuuksittain. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin.

5 5 (21) Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Puitesopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja päättyy aikaisintaan kahden (2) vuoden ja viimeistään neljän (4) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta, ellei sitä jommankumman sopimusosapuolen toimesta kirjallisesti irtisanota. Irtisanomista ei tarvitse välttämättä perustella. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi + optio 1 vuosi ( vuotta). Jos optiovuotta ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen optiovuoden alkua. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Mikäli myyjä irtisanoo sopimuksen, on ennen irtisanomista ostajalle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Ostajalla on oikeus sanoa koko syntyvä puitesopimus irti kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.

6 6 (21) Myyjän puolelta irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta neuvottelujen päättymisestä. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa. Sellaisissa tapauksissa, joissa tilaajalla on hankintalain mukaan suorahankintaoikeus aikaisemmalta toimittajalta, on tilaajalla oikeus poiketa tämän tarjouskilpailun perusteella tehdyistä puitesopimuksista. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei.

7 7 (21) HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 5). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden suhteen). Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote- /laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat alennusprosentit ovat lähtökohtaisesti kiinteät koko sopimuskauden ajan. Alennusprosentit voivat kuitenkin nousta/laskea sopimuskauden aikana. Tarjoajalla on sopimuskauden aikana oikeus tarjota tilauksille/noudoille alhaisempaakin hintaa kuin tarjouskilpailussa annettu hinta, eli alhaisempaa hintaa kuin alennusprosentin perusteella laskettava nettohinta. Sopimuskaudella hintojen on oltava samansuuruisille toimituksille samat loppuasiakkaasta riippumatta. Hinnat ovat voimassa toistaiseksi, koskien myös tarjoajan voimassaolevaa hinnastoa/voimassaolevia hinnastoja. Myyjän tulee ilmoittaa hinnankorotuksista viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista (muut muutokset kuin hinnankorotukset) tulee ilmoittaa yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa (lukuun ottamatta pieniä yksittäisiä jatkuvasti tapahtuvia tuotemuutoksia, joiden käsittely veisi puolin ja toisin liikaa resursseja ja aikaa). Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnanmuutoksia, jotka koskevat hintojen korottamista, voi esittää korkeintaan kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa per tuote/laite/palvelu. Hinnanmuutosehdot koskevat myös tarjoajan voimassaolevaa yleistä hinnastoa/voimassaolevia yleisiä hinnastoja. Hintojen voimassaoloehdot ja hinnanmuutosehdot eivät koske osakokonaisuutta 2, jossa hinnastohinnat ovat yhtä kuin tarjoajan (Hämeenlinnan seudulla viimeistään sopimuskauden alkaessa olevassa) noutopisteessä esillä olevat yleiset hinnat (esimerkiksi tuotteisiin tarroitetut hinnat).

8 8 (21) Valittu toimittaja sitoutuu/valitut toimittajat sitoutuvat sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin puitesopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN, YMPÄRISTÖ SEKÄ TIETOTURVA RAPORTOINTI TIETOJÄRJESTELMÄT Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tilaajilla on oikeus mahdollisissa sopimusaikaisissa minikilpailutuksissa huomioida ympäristöllisiä seikkoja tarjousten vertailussa. Tilaajilla on oikeus hankkia ympäristöystävällisiä tuotteita valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Puitesopimuksen tarkastelukautena on yksi (1) kalenterivuosi. Tarkastelukausi jakautuu yhteen (1) seurantajaksoon. Seurantajakson päätyttyä myyjän tulee toimittaa ostajalle liitteen numero 3 mukaiset raportit sähköisesti Excel-muodossa. Tarjouksen tehdessään tarjoaja sitoutuu siihen, että tullessaan valituksi toimittajaksi se toteuttaa raportoinnin veloituksetta. Tarjoajayhteisö vastaa raportoinnista veloituksetta myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Seudullinen tilausjärjestelmä (käyttöönotto vuonna 2011) Vuoden 2011 aikana tarkoituksenamme on ottaa käyttöön seudullinen sähköinen tilausjärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin toimittajien kanssa sekä toimittajien asiakaskohtaisten katalogien hyödyntämisen tuotteita tai palveluita tilattaessa. Toimittajalla tulee olla valmiudet toimittaa asiakaskohtainen tuoteluettelo ja tuotteiden muutostiedot Seutukeskus Oy Hämeen myöhemmin ilmoittamalle katalogipalvelun ylläpitäjälle tai muodostaa ja ylläpitää asiakaskohtainen tuotekatalogi toimittajan käyttöön tarjottavassa toimittajaportaalissa ilman erillistä veloitusta (sis. tarjouksen hintoihin). Katalogipalvelun ylläpitäjä ei veloita palvelusta tarjoajaa.

9 9 (21) Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko pdfmuotoisena dokumenttina sähköpostin liitteenä, xml-tiedostona tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista. TOIMITUSAIKA Tarjoaja ilmoittaa toimitusaikansa tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5). Osakokonaisuudessa 2 toimitusajalla tarkoitetaan sitä, kuinka nopeasti tarjoaja saa hankittua puuttuvan tuotteen noutopisteeseensä. TOIMITUSEHTO Osakokonaisuus 1: Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna), vähintään esiviritettynä. Osakokonaisuus 2: Toimitusehto on vapaasti toimittajan noutopisteessä siten, että toimittajan noutopiste on viimeistään sopimuskauden alkaessa Hämeenlinnan seudulla, vähintään esiviritettynä. Isokokoisten/tilaa vievien soittimien (kuten digitaalipianot ja -flyygelit, akustiset pianot ja flyygelit sekä rumpusetit ja sähkörumpusetit) osalta osakokonaisuudessa 1 toimitusehto on lisäksi paikoilleen ja käyttökuntoon asennettuna, ja asennusmateriaalit ja pakkausjätteet poiskuljetettuina tilaajan jäteasemalle ja kierrätettävissä olevilta osin kierrätykseen vietyinä. Isokokoisten/tilaa vievien soittimien (kuten digitaalipianot ja -flyygelit, akustiset pianot ja flyygelit sekä rumpusetit ja sähkörumpusetit) osalta osakokonaisuudessa 2 toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna), säädettynä ja viritettynä sekä paikoilleen ja käyttökuntoon asennettuna, ja asennusmateriaalit ja pakkausjätteet poiskuljetettuina tilaajan jäteasemalle ja kierrätettävissä olevilta osin kierrätykseen vietyinä. Suurimmalla osalla sopimukseen mukaan tulevista yhteisöistä on useita eri toimituspisteitä. Jos tilauksessa on jotain epäselvää, on toimittajan velvollisuutena ottaa välittömästi yhteyttä tilaajaan ja selvittää epäselvä asia. Tilauksen toimittaminen ei saa viivästyä sen takia, että tilaus on epäselvä, eikä toimittaja vaivaudu selvittämään epäselvää asiaa. SANKTIOT Tarjoajan tarjouksessaan liitteineen ilmoittamien tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valituksi tulleelta toimittajalta viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussanktiona euroa ( ), alv 0 %. Osakokonaisuus 1: Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona yksi (1) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin kymmenen (10) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa, ja se osa jo toimitetusta toimituksesta, jota ei voi käyttää puuttuvan toimituksen takia. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä.

10 TAKUU JA TAKUUNAIKAINEN HUOLTOPALVELU 10 (21) Tarjoaja ilmoittaa tuotteiden takuun tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5). Tuotteiden takuun on oltava voimassa vähintään 12 kuukautta, lukuun ottamatta musiikkiohjelmistoja ja -sovelluksia, joissa takuun on oltava voimassa vähintään 6 kuukautta. Takuunaikaisen huoltopalvelun vasteaika on korkeintaan 30 päivää. Takuunaikaisen huoltopalvelun vasteajalla tarkoitetaan sitä, kuinka nopeasti takuuhuoltokutsusta (kun takuuhuoltokutsu on tehty ennen klo kuluvana päivänä) tuote on huollettu/korjattu kuntoon tai vaihdettu uuteen vastaavaan. Mikäli sopimuskauden aikana (ja myös sopimuskauden jälkeen niin kauan kuin takuu on voimassa) takuunaikainen huoltopalvelu viivästyy 30 päivän vasteajasta, korvaa toimittaja tilaajalle sopimussanktiona 20 euroa ( ), alv 0 %, kutakin alkavaa päivää kohti. Sanktio voi olla korkeintaan 600 euroa ( ), alv 0 %. Jos takuunaikainen huoltopalvelu viivästyy 30 päivän vasteajasta yli 30 päivää, on ostajalla oikeus saada tuotteen hinta takaisin. MAKSUEHTO Maksuehto on 14 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä (tai sen jälkeen) voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on tulevaisuudessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Hämeenlinnan kaupungin osalta kaikkien vastaanotettavien laskujen on oltava verkkolaskuja viimeistään alkaen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, kierrätysmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. kustannuksia sekä muita pientoimituslisiä kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa erikseen ilmoitettava pientoimituslisä ei hyväksytä. Osakokonaisuudessa 2 ei pientoimituslisiä hyväksytä. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5). Hankintapäätöksen perusteet on esitetty liitteessä numero 4. Hyväksytyn toimittajan/hyväksyttyjen toimittajien tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta.

11 HANKINTAPÄÄTÖS JA PUITESOPIMUS 11 (21) Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja puitesopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Puitesopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään x.x.2010 klo mennessä. Viestin otsikoksi pyydetään merkitsemään Kysymykset musiikkivälineistä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 5). Jos tarjoaja tekee tarjouksen sekä osakokonaisuuteen 1 että osakokonaisuuteen 2, tulee tarjoajan toimittaa kaksi täytettyä tarjous- ja hinnoittelulomaketta, joista toinen on tarjous osakokonaisuuteen 1 ja toinen on tarjous osakokonaisuuteen 2. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KY- SYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä. Tarjouksen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt.

12 VASTAUSAIKA 12 (21) Tarjoukset on jätettävä x.x.2010 klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivämäärästä lukien. VASTAUSOSOITTEET Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori, laatikko tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Musiikkivälinetarjous ). Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) tulee lisäksi palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin otsikoksi Musiikkivälinetarjous ). osoite: sähköposti: SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Aapo Korte Wetterhoffinkatu HÄMEENLINNA Aapo.Korte@seutukeskus.fi Edellä oleva osoite on sekä postiosoite että käyntiosoite. Jos paperilla oleva tarjous on ristiriidassa sähköpostitse toimitetun tarjouksen kanssa, niin paperilla oleva versio on pätevä.

13 PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa x.x (21) SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta Jussi Oksa hankintajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 Sopimukseen liittyvät yhteisöt Kuvaus hankinnasta Raportointi Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake Muutokset luonnoksen jälkeen keltaisella pohjalla.

14 SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT 14 (21) LIITE 1 Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. ENSIVAIHEESSA: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki (ks. alta tarkempaa tietoa varhaiskasvatuksesta, perusopetuksesta ja lukio-opetuksesta Hämeenlinnan kaupungissa) Hattulan kunta (ks. alta tarkempaa tietoa varhaiskasvatuksesta, perusopetuksesta ja lukio-opetuksesta Hattulan kunnassa) Janakkalan kunta (ks. alta tarkempaa tietoa varhaiskasvatuksesta, perusopetuksesta ja lukio-opetuksesta Janakkalan kunnassa) Vanajaveden Opisto Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä (kansalaisopisto) Hyria koulutus Oy (ammatillinen koulutus) Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy VARHAISKASVATUS Hämeenlinnan kaupunki VARHAISKASVATUSKESKUKSET

15 15 (21) Hattulan kunta PÄIVÄKODIT Janakkalan kunta TERVAKOSKEN PÄIVÄKODIT TURENGIN PÄIVÄKODIT PERUSOPETUS Hämeenlinnan kaupunki ALAKOULUT, LUOKAT ERITYISKOULUT YHTENÄISKOULUT, LUOKAT YLÄKOULUT, LUOKAT Hattulan kunta KOULUT Janakkalan kunta LUOKAT LUOKAT 7-9

16 16 (21) LUKIO-OPETUS Hämeenlinnan kaupunki HÄMEENLINNAN AIKUISLUKIO HÄMEENLINNAN YHTEISKOULUN LUKIO KAURIALAN LUKIO LAMMIN LUKIO LYSEON LUKIO Hattulan kunta PAROLAN LUKIO Janakkalan kunta TERVAKOSKEN LUKIO TURENGIN LUKIO

17 KUVAUS HANKINNASTA 17 (21) LIITE 2 Soittimia ja musiikkivälineitä ovat esimerkiksi rummut (rumpusetit, sähkörumpusetit ja symbaalit), kosketinsoittimet (keyboardit ja syntetisaattorit), laattasoittimet (kellopelit, ksylofonit ja metallofonit), perkussiosoittimet, puhallinsoittimet, kanteleet, sähkökitarat ja -bassot sekä akustiset kitarat ja bassot, soitinvahvistimet, mikrofonit, nuotti- ja mikrofonitelineet, sekä soitintarvikkeet. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä ainakin seuraavia tuotteita: - rumpuja (vähintään rumpusettejä, sähkörumpusettejä, symbaaleita ja rumputuoleja), - kosketinsoittimia (vähintään keyboardeja ja syntetisaattoreita), - laattasoittimia (vähintään kellopelejä, ksylofoneja ja metallofoneja), - perkussiosoittimia (vähintään kehärumpuja, bongorumpuja, tamburiineja, triangeleita, marakasseja, putkipenaaleita ja quiroja), - puhallinsoittimia (vähintään nokkahuiluja), - kitaroita ja bassoja (vähintään akustisia kitaroita, akustisia bassoja, sähkökitaroita ja sähköbassoja), - soitinvahvistimia (vähintään kitaravahvistimia ja bassovahvistimia), - mikrofoneja (vähintään solistimikrofoneja ja instrumenttimikrofoneja), - nuotti- ja mikrofonitelineitä, sekä - soitintarvikkeita (vähintään akustisten kitaroiden kieliä, sähkökitaroiden kieliä, kitaraplektroja ja rumpukapuloita). Tarjoajalla on oltava valikoimassaan vähintään 100 tuoteriviä soittimia ja musiikkivälineitä. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä soittimia ja musiikkivälineitä sekä päiväkotikäyttöön että koulu- ja lukiokäyttöön. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta sellaisia soittimiin ja musiikkivälineisiin liittyviä tuotteita, joista ei ole olemassa omia erillisiä sopimuksiaan. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta johtoja, kaapeleita, liittimiä ja adaptereja, äänentoistolaitteita, musiikkiohjelmistoja ja -sovelluksia, studiolaitteita, tuotteita liittyen valaistukseen ja valoihin (musiikin esittämiseen liittyen), jousisoittimia, puu- ja vaskipuhaltimia, orkesterilyömäsoittimia, akustisia pianoja ja flyygeleitä sekä digitaalipianoja ja -flyygeleitä, sekä mandoliineja ja banjoja, kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Niitä (johtoja, kaapeleita, liittimiä ja adaptereja sekä mandoliineja ja banjoja) on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta. Pidätetään sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta sellaisten tuotekategorioiden tuotteita ja sellaisia tuotteita, joita ei sisälly ollenkaan puitesopimustoimittajien vakiomallistoihin (jos esimerkiksi puitesopimustoimittajilla ei ole vakiomallistoissaan kanteleita, on tilaajilla oikeus hankkia kanteleita muilta toimittajilta), sekä sellaisten tuotekategorioiden tuotteita ja sellaisia tuotteita, joita ei tilaajan mielestä ole puitesopimustoimittajien vakiomallistoissa riittävää valikoimaa (jos esimerkiksi puitesopimustoimittajilla on vakiomallistoissaan vain kahta erilaista kitaravahvistinta, jotka eivät sovellu parhaalla mahdollisella tavalla tilaajan tarpeisiin, on tilaajalla oikeus hankkia kitaravahvistimia muilta toimittajilta). Tällöin hankinta toteutetaan erillisenä hankintana ja siinä noudatetaan hankinnan arvon perusteella määräytyvää hankintamenettelyä. Pääsääntöisesti tuotteet hankitaan kuitenkin puitesopimustoimittajilta. Jos tilaajalla on tietynmerkkinen soitin/musiikkiväline/laite, johon tilaaja tarvitsee lisälaitteen tms., ja yhteensopiva lisälaite tms. soittimeen/musiikkivälineeseen/laitteeseen löytyy vain samanmerkkisenä tai yhteensopiva muunmerkkinen lisälaite tms. ei ole yhtään samanmerkkistä lisälaitetta tms. halvempi, on tilaajalla oikeus hankkia lisälaite tms. muulta toimittajalta kuin puitesopimustoimittajalta.

18 18 (21) Hankinnan kohteena eivät ole musiikki-cd:t ja musiikki-dvd:t, nuotit, mikrosarjat, viritinvahvistimet sekä CDradionauhurit ja muut musiikkisoittimet. Tarjoajan myymien tuotteiden on oltava kestäviä ja laadukkaita, ja niiden on sovelluttava siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on tarkoitettu. Jos tuote ei sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon sen tulee soveltua, on ostajalla oikeus palauttaa tuote (ilman korvausvelvollisuutta) ja saada tuotteen hinta takaisin. Tilaajan tulee aina kuitenkin noudattaa tuotteen käyttöohjeita ja tuotteen mahdollisia käyttörajoituksia, edellyttäen, että toimittaja on ilmoittanut tilaajalle tuotteen käyttöohjeet ja tuotteen mahdolliset käyttörajoitukset ennen tuotteen käyttöönottoa. Tarjoajan myymien soittimien ja musiikkivälineiden on materiaaleiltaan, turvallisuudeltaan ja kaikilta muilta osin noudatettava voimassa olevia lakeja, määräyksiä ja säädöksiä. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Kaikille säädettäville tuotteille on oltava suomenkieliset säätöohjeet ja kaikille koottaville tuotteille on oltava kuvalliset kokoonpano-ohjeet. Toimittajan on pyydettäessä osakokonaisuudessa 1 toimitettava tilaajille kuvastot ja hinnastot sekä kaikki tarpeelliset ohjeet ja muut tiedot tilausten ja reklamaatioiden tekoa varten. Jos toimittajalla on sähköinen tilausjärjestelmä, niin tilausjärjestelmässä olevista käyttökatkoista ja toimintahäiriöistä, tilausjärjestelmän kaatumisesta, jne. tulee informoida tilaajia vähintään toimittajan Internet-sivuilla. Toimitusten myös Hämeenlinnan seudun ulkopuolisiin toimipaikkoihin on tapahduttava kaikkien sopimukseen liittyvien yhteisöjen (ja myöhemmin sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen) osalta tämän tarjouspyynnön liitteineen toimitusehtojen ja muiden ehtojen mukaisesti. Tarjoajalla tulee olla virka-aikaan (maanantai-perjantai, klo , lukuun ottamatta arkipyhiä) tavoitettavissa oleva suomenkielinen asiakaspalvelu. Palvelun on tapahduttava suomen kielellä. Seutukeskus Oy Hämeellä on jo nyt olemassa joitain sopimuksia, joiden perusteella tilaajilla on oikeus hankkia myös soittimia ja musiikkivälineitä.

19 RAPORTOINTI 19 (21) LIITE 3 Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta seuraavaan sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin: Kaikki tunnuslukuarvot ja raportit myyjä sitoutuu toimittamaan sähköisesti Excel-muodossa. Ostaja vastaa raportointipohjien laadinnasta. Ostajan velvollisuutena on vaatia alla mainittuja raportteja myyjältä. Myyjä ei ole velvollinen toimittamaan raportteja ilman ostajan pyyntöä. Ostaja antaa tarvittaessa tarkemmat ohjeet raportointimenettelystä pyytäessään raportteja myyjältä. Ostaja ja myyjä käyvät raportointiperiaatteet ja raporttien muodon/sisällön läpi hankintaneuvotteluissa. RAPORTOINTITASOT Taso 1 Taso 2 Seutukunta (kunnat ja yhteisöt yhteensä) Kunta tai yhteisö TUNNUSLUKUARVOT Myyjä on velvollinen ilmoittamaan erikseen niin pyydettäessä seurantajaksoittain ostajalle kokonaismyynnin seutukuntatasolta (taso 1) sekä euromääräisen arvonlisäverottoman myynnin kunnittain/kuntayhteisöittäin eriteltynä (taso 2).

20 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET 20 (21) LIITE 4 Hankintapäätösperusteena on (sekä osakokonaisuudessa 1 että osakokonaisuudessa 2) kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä 1) HINTA 50 % 0-50 pistettä 2) VALIKOIMA 25 % 0-25 pistettä 3) TAKUU 15 % 0-15 pistettä 4) TOIMITUSAIKA 10 % 0-10 pistettä YHTEENSÄ 100 % pistettä Hinta: Valikoima: Edullisin hinta saa vertailussa 50 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: edullisin hinta / vertailuhinta * 50 pistettä. Valikoiman osalta arvioidaan tarjoajan valikoiman monipuolisuutta ja laajuutta. Valikoima pisteytetään tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5) ilmoittaman valikoiman perusteella. Paras valikoima saa vertailussa 25 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaseen valikoimaan. Takuu: Takuun osalta arvioidaan tarjoajan takuuajan/takuuaikojen pituutta. Takuu pisteytetään tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5) ilmoittaman takuuajan/ilmoittamien takuuaikojen perusteella. Paras takuu saa vertailussa 15 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaseen takuuseen. Toimitusaika: Toimitusajan osalta arvioidaan tarjoajan toimitusten nopeutta. Toimitusaika pisteytetään tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5) ilmoittaman toimitusajan/ilmoittamien toimitusaikojen perusteella. Paras toimitusaika saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaseen toimitusaikaan. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

21 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE 21 (21) LIITE 5 Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: