WORD- ja EXCEL-opas Office 2010

Transkriptio

1 Aalto Yliopiston Teknillinen Korkeakoulu Kemian ja materiaalitieteiden tiedekunta Kemian laitos Fysikaalisen kemian ja sähkökemian tutkimusryhmä WORD- ja EXCEL-opas Office 2010 Annukka Aarnio 2010

2 Sisällysluettelo 1 Excel-opas Excelin yläpalkin pikanäppäimet Datan syöttäminen taulukkoon Laskeminen Excelin soluissa Funktioiden lisääminen Fontit: erityisesti ylä- tai alaindeksien luonti Kuvaajien piirtäminen Kuvaajien muokkaus Suorien piirtäminen kuvaajiin Regressioanalyysi Word-opas Työselostuksen rakenne Kaavaeditorin käyttö ja symbolien lisäys Ylimääräistä: Viitteiden listaus Ylimääräistä: Kuvien ja taulukoiden käsittely Wordissä

3 Excel-opas Tieteellisiä kuvaajia piirtäessä on hyvä muistaa, että Excel on kehitetty alun perin kaupallisiin tarkoituksiin ja suurin osa sen oletusasetuksista olettaa käyttäjän tekevän lähinnä prosenttilaskua ja pylväsdiagrammeja. Tieteellisessä ja insinöörimäisemmässä raportissa esitetään tulosten laskeminen ja kuvaajat sekä taulukot hieman eri tavalla. Tämän oppaan tarkoitus onkin opettaa opiskelijaa käyttämään Exceliä työkaluna tieteellisessä raportissa. Mikäli haluat oppia käyttämään näitä ohjelmia entistä tehokkaammin, erittäin lämpimästi voi suositella kurssia T Information Technology, Laboratory Course (3 op), jossa näitä asioita käydään läpi huomattavasti yksityiskohtaisemmin. 1.1 Excelin yläpalkin pikanäppäimet Excelin yläpalkin näppäimet ovat suurin piirtein samat kuin Word-ohjelmassa. Tässä kohdassa käsitellään muutamia Excelin kannalta oleellisia pikanäppäimiä. Mikäli sinun ohjelmastasi puuttuu jokin pikanäppäin, voit lisätä niitä klikkaamalla aivan kauimpana oikealla olevaa alaspäin osoittavaa nuolta. Tärkeimmät pikanäppäimet työselostukseen tekemiseen löytyvät Home ja Insert valikoista (niistä tarkemmin myöhemmin): Sinisellä ympyröity pikanäppäin on erittäin kätevä taulukoiden kehystämiseen. Mikäli teet Excelissä taulukon ja kopiot sen Wordiin, taulukolla ei ole oletusarvoisesti kehyksiä. Kun valitset haluamasi taulukon ääriviivat maalamalla halutun alueen hiirellä, tästä painikkeesta voit valita sille kehykset. Tee ensin taulukon kaikkien solujen väliin ohuemmat viivat ja lopuksi ulkoviivat paksuin viivoin. Excelissä taulukoiden muokkaaminen on helpompaa kuin Wordissä ja tällä painikkeella saat laskuistasi helppolukuisia taulukoita, jotka voit liittää suoraan Wordiin. 1.2 Datan syöttäminen taulukkoon Aloita syöttämällä mittauksista saadut arvot johonkin Excelin solukkoon niin, että aina saman suureen eri arvot tulevat joko pysty- tai vaakariviin. Klikkaa jokin solu aktiiviseksi ja syötä siihen joko tekstiä tai numerodataa (kuvassa oikealla). Taulukon hallitsemiseksi luo aina ensimmäiseen soluun selite siitä, mitä arvoja sarakkeessa on. Jos esimerkiksi syötät sarakkeeseen massan arvoja, laita 2

4 ensimmäiseen soluun selitteeksi symboli, minkä aineen massa on kyseessä sekä yksikkö. Näin se käy samalla taulukon pohjaksi työselostukseen esim. m butanoli (g) (muotoilun osalta katso kohta Fontit). Huomioi, että Exceliin on asennettu desimaalierottimeksi joko piste tai pilkku. Yleensä suomenkielisissä versioissa se on pilkku, englanninkielisissä puolestaan piste. Jos Excel ei suostu laskemaan yhteen kahta solua, välimerkki on todennäköisesti väärin määritetty. Kun kirjoitat suomenkielistä tekstiä, pidä desimaalierotin pilkkuna. Erottimen saa vaihdettua muuttamalla koneen maa-asetuksia (Start valikosta Control Panel Regional and Language option). 1.3 Laskeminen Excelin soluissa Excel toimii kuin tehokas laskin, joten siitä löytyvät kaikki samat asetukset kuin laskimestasi. Tulosten käsittely työselostusta varten kannattaa kuitenkin tehdä mieluummin Excelillä, koska taulukkolaskentaohjelman avulla virheet on helpompi korjata. Tällöin pienillä muutoksilla saat suoraan oikeat lopputulokset, kuvaajat ja taulukot eikä kaikkea tarvitse laskea uudestaan. Kun suoritat Excel-taulukkolaskennassa laskutoimituksia (lasket soluja yhteen, kerrot, jaat tai lisäät funktioita), aloita aina uusi solu, johon olet uuden tiedon syöttämässä = -merkillä. Näin ohjelma tietää, että olet suorittamassa laskutoimituksen. Nyt voit syöttää = -merkin perään joko soluja (eli niissä olevia arvoja) tai numeroita samalla tavalla kuin laskimeen. Muista laskusäännöt eli laita sulkuja aina tarvittaessa! Excel laskee samalla tavalla kuin laskin eli se suorittaa ensin kerto- ja jakolaskut aina ennen yhteen- ja vähennyslaskua. Muista myös, että siihen soluun, johon lasket, et voi viitata! Alla olevassa kuvassa on esimerkki siitä, miten lasketaan veden ainemäärä. C-soluihin on syötetty laboratoriossa mitatut veden massat ja soluun F9 halutaan laskea tiettyä massaa vastaava ainemäärä. Soluun F9 on annettu määräys laskea lukuarvo, joka syntyy kun solussa C9 oleva luku jaetaan veden moolimassalla, joka on 18,00 g/mol. Kun painat enteriä, Excel laskee tämän arvon. Mikäli esimerkiksi massan syötössä on tapahtunut virhe, muutoksen voi tehdä soluun C9, jolloin kaikki lasketut arvot muuttuvat automaattisesti korjatuiksi. Säästää paljon aikaa ja vaivaa! 3

5 Erittäin usein tieteellisissä kokeissa monelle eri mittaukselle suoritetaan samat laskutoimitukset. Juuri tällaista tarkoitusta varten Excel on loistava ohjelma. Jokaiseen soluun ei tarvitse syöttää erikseen arvoja (erikseen jakaa moolimassalla), vaan satoja laskutoimituksia voidaan suorittaa kirjoittamalla vain yksi esimerkkikaava. Jotta tätä voidaan käyttää hyväksi, on Excelin taulukkoidea ymmärrettävä tarkasti virheiden eliminoimiseksi. Jokaisella solulla on kaksi koordinaattia, kirjain ja numero. Kirjain ilmaistaan ensin ja sitten numero, esim. D3. Tämä kertoo, että laskussa käytettävä arvo löytyy solusta, joka sijaitsee D-pystyrivistössä ja on 3 vaakarivissä. Jos tämä arvo on esimerkiksi moolimassa, joka on muista muuttujista riippumaton arvo, kannattaa se kiinnittää. Kiinnittämällä voidaan samaa lukuarvoa käyttää kaikissa laskutoimituksissa. Esimerkiksi ainemäärää laskettaessa voidaan samalla moolimassalla jakaa kaikki massan arvot. Kuvassa veden moolimassa on laitettu soluun D3. Veden massa on solussa C6. Kun halutaan laskea veden ainemäärä, voidaan massa jakaa ainemäärällä eli kirjoittaa =C6/D3. Tämä antaa aivan oikean tuloksen. Tässä tapauksessa D3 solun kummankin komponentin eteen on vielä lisätty $-merkki. Merkit saa kätevästi myös painamalla F4-näppäintä sen jälkeen, kun on klikannut solun D3 kaavaan. Näin solut siis kiinnitettiin pysyväksi. Tämä tarkoittaa sitä, että kun solu kopioidaan, laskutoimituksissa käytetään aina solun D3 numeroarvoa. Painamalla F4-näppäintä toisen kerran $-merkki tulee ainoastaan numeron eteen (kiinnittäen ainoastaan rivin, ei saraketta). Kolmannella kerralla saa $-merkin kirjaimen eteen (kiinnittää vain sarakkeen). Enteriä painamalla Excel laskee ainemäärän soluun. Nyt jo lasketun ainemäärän solun alakulmaan ilmestyy suurempi musta neliö. Kun neliöstä ottaa kiinni hiirellä, Excel kopioi automaattisesti saman laskutoimituksen seuraavaan soluun. Alaspäin kopioidessa (suurempiin numeroihin päin) laskutoimitus muuttuu muotoon =C7/$D$3, =C8/$D$3 Näin voidaan yhdellä yhtälönkirjoittamisella laskea usealle massalle moolimassa. Mikäli solu kopioidaan oikealle (niin että numerot pysyvät samoina, mutta kirjaimet muuttuvat) ymmärtää Excel sen niin, että laskutoimitus muuttuu muotoon =C6/$D$3, =D6/$D$3... Eli kiinnitetty moolimassa ei missään vaiheessa muutu, koska sen molemmat komponentit on kiinnitetty! Jossain tapauksissa riittää, että kiinnitetään vain toinen koordinaatti, mutta kummankin komponentin kiinnitys on varmempaa. Tärkeää on aina kopioinnin jälkeen tarkistaa, mitä soluja tai lukuja Excel on laskemassa yhteen! 4

6 1.4 Funktioiden lisääminen Excelissä on paljon erilaisia matemaattisia funktioita kuten laskimessakin. Voit selailla erilaisia funktioita kohdasta Insert Function. Suurin osa funktioista toimii niin, että ensin laitetaan = merkki, (jotta ohjelma tietää, että lasku on tulossa), sitten funktion tunnuskirjaimet suurilla tai pienillä kirjaimilla. Niiden perään laitetaan sulut, johon tulevat luvut tai solut joista funktio otetaan. Yleisimmät funktiot ovat =COS() =SIN() =TAN() =PII() huom! tämä on pii eli 3, Tähän ei tarvitse laittaa kuin tyhjät sulut, niin Excel antaa sille arvon. Englanniksi funktio on PI(). Suomenkielisessä versiossa LUONNLOG() on luonnollinen logaritmi ja englanninkielisessä versiossa se on LN()! LOG10 on kymmenkantainen logaritmi kummankin kielen versiossa. Jos tuntuu epävarmalta, ensimmäisellä kerralla kannattaa vaikka varmistaa laskimella, että on käyttänyt oikeaa funktiota. Uusimmissa Exceleissä on myös mukana funktioiden pikanäppäin (kuvassa ympyröity punaisella), jota painamalla tulee esiin taulukko yleisimmin käytetyistä funktioista. 1.5 Fontit: erityisesti ylä- tai alaindeksien luonti Excelissä taulukoiden nimisoluissa sekä kuvien akselien otsikoissa on tärkeää saada fontit oikeiksi ja erityisesti käyttää ylä- tai alaindeksejä. Mikäli haluat muokata koko solun (tai monta solua), valitse ne aktiiviseksi. Jos ylä- tai alaindeksejä tarvitaan nimiin (joko soluissa tai kuvaajien akselien otsikoissa), klikkaa ensin solu aktiiviseksi ja maalaa sen jälkeen hiirellä syöttöriviltä (taulukon yläpuolella) se kohta jonka haluat ylä- tai alaviitteeksi. Valitse sen jälkeen Home Number, jonka alalaidassa on pieni nuoli (kuvassa merkitty punaisella ympyrällä): 5

7 Aukeaa laatikko, josa voi valita solujen muotoilun. Effects- kohdasta valitaan joko superscript (yläindeksi) tai subscript (alaindeksi). Format Cells valikosta voi valita muitakin tärkeitä asioita. Esimerkiksi kuvaajissa akseleissa olevat suureet ovat tieteellisessä tekstissä kursiivilla. Esimerkiksi m (butanoli) / g. Sen voi saada myös kuvaajien akseleihin valitsemalla kursivoitavan kirjaimen ja painamalla sen jälkeen joko taulukon ylälaidassa olevalla Italic pikanäppäintä I. Mikäli tarvitset kreikkalaisia kirjaimia symboleissa, helpoiten saat ne piirtämällä saman symbolin esimerkiksi Wordiin ja siirtämällä sen leikkaa-liimaa -tekniikalla akselin tekstiin. Toinen vaihtoehto on maalata kirjain ja valita fontiksi symbolit. 6

8 1.6 Kuvaajien piirtäminen Kuvaajien piirtämisen kannattaa aloittaa maalaamalla ne sarakkeen arvot, joista haluat kuvaajan piirtää. Jos haluat samaan kuvaajaan monta eri pistesarjaa, suositeltavaa on piirtää ensin yksi pistesarja ja lisätä muut pistesarjat kuvaajan luomisen jälkeen. Tämän jälkeen valitset Excelin yläpalkista Insert Chart Scatter ja sieltä ensimmäisen kuvaajatyypin (vasen yläkulma), jossa piirretään pelkästään datapisteet kuvaajaan. Koska Excel on tehty lähinnä tilastollisiin esityksiin, vaihtoehtoja on useita. Jotta dataa voidaan myöhemmin muokata (sovittaa suoria, lisätä virhemarginaaleja), tilastotieteellisiä kuvaajia ei voi käyttää, vaan valitaan aina Scatter. Jos halutaan sovittaa pisteisiin suora, se tehdään kuvaajan valmistumisen jälkeen. Excel piirtää tämän näköisen kuvaajan, jota voidaan nyt alkaa muokkaamaan: 3 i (ma) i (ma)

9 Entries:tä Add ilmestyy oikealla oleva syöttötaulukko: Mikäli haluat x ja y-akselin vaihtavan paikkaa, niin yläpalkista löytyy komento Data- Swich row/coloum. Toinen sarja voidaan lisätä kuvaajaan valitsemalla yläpalkista Data Select Data. Silloin aukeaa vasemmalla näkyvä kuva, jossa Legend Entries kohdassa näkyy tämän hetkinen syötetty sarja sekä Chart data range:ssä mistä Excelin soluista sarja on piirretty. Kun klikkaa Legend Tähään voi syöttää arvot uudelle sarjalle. X-akselin arvot saa syötettyä, kun klikkaa painiketta, joka on sinisen ympyrän sisällä. Nyt voit maalata pisteet x-akselille. Kun painat OK niin toinen sarja ilmestyy kuvaajaan. Jos jompaa kumpaa sarjaa pitää muokata niin sen saa valitesemalla Legend Entries:tä Edit. Tässä kohtaa voit milloin tahansa muuttaa soluja. Esimerkiksi jos olet valinnut aivan koko sarakkeen ja olet käyttänyt ylimmissä soluissa kirjaimia kertoaksesi, mikä sarake on, voi Excel sekaantua kirjaimista numeroiden joukossa ja siksi kuvaaja voi näyttää oudolta. Kaikkein turvallisinta on piirtää kuvaaja ainoastaan sellaisista soluista, joissa on numeroarvoja. Huomaa vielä: Excel ei todellakaan tiedä kumman arvosarjan haluat laittaa x ja kumman y-akselille! Muista vielä tarkistaa, että arvot ovat niin päin kuin itse ne halusit! Jos eivät ole, niin voit vaihtaa niiden paikkaa juuri tässä kohtaa vaihtamalla vain sarakkeen kirjaimen Kuvaajien muokkaus Kuvaajien muokkaus kannattaa aloittaa valitsemalla yläpalkista Chart Tools Layout. Sieltä löytyvät tarpeelliset komennot. Chart title kohdasta voidaan määritellä kaaviolle yleisotsikko, mutta yleensä tämä kohta jätetään tyhjäksi, kun kuvaajia tehdään työselostuksia varten. Tämä johtuu siitä, että työselostuksissa kuvien 8

10 nimet on tapana laittaa kuvien alapuolelle tulevaan kuvatekstiin. Arvoakselit Axis Titles sen sijaan on ehdottomasti nimettävä! Nyt on vielä hyvä hetki tarkistaa, että oikeat pisteet ovat oikeilla akseleilla eli akselit nimetään lukuarvojen mukaan! Arvoakselille merkitään ensin symbolilla suure, esimerkiksi ajan symboli on t, jonka perään laitetaan yksikkö joko suluissa tai erotettuna poikkiviivalla. Akselien nimet tulevat automaattisesti näkyviin. Mikäli tarvitset kreikkalaisia kirjaimia symboleissa, helpoiten saat ne piirtämällä saman symbolin esimerkiksi Wordiin ja siirtämällä sen leikkaa-liimaa -tekniikalla akselin tekstiin. Toinen vaihtoehto on maalata kirjain ja valita fontiksi symbolit. Mikäli tarvitset hankalia ala- sekä yläindeksiyhdistelmiä kuvaajiin tai taulukoihin, ne on kaikkein kätevintä tehdä Wordin kaavaeditorilla ja sieltä siirtää Exceliin (Luku 2.2). Excel on siis tehty tilastollisiin sovellutuksiin, joten kuvaajien perusasetukset eivät ole tieteellisten standardien mukaiset, koska ne häiritsevät kuvan tarkkuuden lukemista. Niimpä kohdasta Gridlines valitaan molemmiksi sekä pysty että vaaka taustaruudukoksi Non. Legend on se pieni valkoinen laatikko, joka ilmestyy yleensä aina kuvaajan oikeaan kulmaan. Mikäli kuvaajassa on vain yksi pistesarja, selitettä ei tarvita, kuvatekstiin voi kirjoittaa lukijalle kaiken tarvitseman informaation. Mikäli samassa kuvaajassa on useampi pistesarja, sen käyttö on perusteltua. Jos laatikossa lukee jotain epämääräistä, mutta päätät silti pitää laatikon, käy vaihtamassa Chart Tools Design Select Data - Legend Entries -kohdasta sarjoille jotkin järkevät, selkeät nimet. Tältä välilehdeltä voit myös säädellä laatikon paikkaa, mutta helpoiten se käy hiirellä siirrellen valmiissa kuvaajassa. Mikäli pidät selitelaatikon, sen paikka on ehdottomasti kuvaajan sisällä paikassa, missä se ei häiritse arvopisteiden esittämistä. Nyt voidaan painaa näppäintä Valmis. Excelin luoma kuvaaja näyttää nyt tältä: i(ma) t(min) i (ma) 1 Series2 1 Tässäkin kuvassa on vielä asetuksia, jotka pitää muuttaa ennen kuin kuvaaja on työohjeen mukainen: - Mikäli kuvaajassa on vielä harmaa tausta, poista se, jotta kuvaajaa on helpompi lukea; klikkaa joko kuvaajan keskiosaa kerran, jolloin se aktivoituu ja paina sitten delete-nappia niin harmaa tausta poistuu automaattisesti. Toinen vaihtoehto on valita Chart Tools Format Plot Area ja sieltä None. - Seuraavaksi poistetaan kuvaajaa ympäröivät mustat viivat; klikkaa nyt kuvaajan ulkoaluetta (1) ja Format plot area border colour No line. 9

11 - Excel antaa numeroarvoille aina jostain syystä mielenkiintoisia esittämistapoja, joten ne pitää usein vaihtaa. Kaikissa luvuissa on oltava sama määrä desimaaleja ja joskus Excel tarjoaa pienelle luvuille Tieteellistä (Scientific) -ilmaisumuotoa. Luvut on silti helppo yhdenmukaistaa tuplaklikkaamalla kuvaajan akselin numeroita (3) aukeaa Format Axis - ikkuna ja siitä Number-välilehti. Fontti on yleensä valmiiksi sopiva, mutta valitse Chategory:stä Number ja sille oikea määrä desimaaleja. Excel ehdottaa luvuilla yleensä muotoa yleinen (general), jonka jälkeen ruudulle voi ilmestyä vaikka mitä. Kaikkein varminta on valita valikosta muoto Luku (Number), koska sille saa valittua myös halutun määrän desimaaleja. Näin saadaan kaikille luvuille samalla akselilla myös sama desimaalimäärä. Mietithän, miten monta desimaalia on hyvä kuvaamaan tilannetta. Mikäli luvut ovat erittäin pieniä, sen voi ottaa huomioon jo yksikön valinnassa. Esimerkiksi kuvan tilanteessa on virrat jo muutettu ampeerien sijaan milliampeereiksi eli luvut on kerrottu tuhannella! Näin tehdään kuvaajasta helpommin luettava. Toinen kätevä väline kuvaajan hallintaan on Axis Options välilehti. Tällä lehdellä voit itse määritellä asteikon alku- ja päätepisteen sekä miten tiheästi lukuja on kirjattu. Mikäli kaikissa kohdissa on rastit, Excel automaattisesti muuttaa näitä arvoja, esimerkiksi jos lisäät kuvaajaasi sarjoja. Vaikka kaikki pisteesi olisivat kaukana nollasta, Excel aloittaa usein silti asteikon nollasta. Myös tämän voi tässä valikossa muuttaa. Lisäksi tästä valikosta voidaan valita logaritminen asteikko. 10

12 - Lopuksi siirretään mahdollinen selitelaatikko paikkaan, missä se ei häiritse kuvaajan lukemista. Yleensä se kuitenkin mahtuu johonkin kohtaan kuvan sisälle, jolloin sisäkuvaa voi ulkokuvassa suurentaa ja näin lukija näkee paljon enemmän oleellista, tarkempaa informaatiota. Nyt kuvaajan ulkoasu on kunnossa ja kuvaajan voi leikata ja liimata Wordiin omaan työselostukseen. Kuvatekstin lisäämisen jälkeen kuvaajassa on kaikki oleellinen informaatio ja se näyttää tältä: mol dm-3 5 mol dm-3 i(ma) t(min) Kuva 1. Eri väkevyyksisten KCl-liuosten rajavirran kehittyminen ajan funktiona. 11

13 1.6.2 Suorien piirtäminen kuvaajiin Kuvan 1 kaltaisesta kuvasta voidaan kauniin ulkomuodon lisäksi saada yleensä myös laskennallista informaatiota sovittamalla mittauspisteisiin käyrä (yleensä suora). Tämä voidaan tehdä helposti Excel-ohjelmassa, kun kuvaaja on piirretty. Valitaan vain Chart Tools Layout - Trendline. Tästä aukeavasta valikosta voi valita käyrän muodon. Yleensä käyrä on lineaarinen, muta on mahdollista valita myös esimerkiksi eksponentiaalinen tai polynominen käyrä. Mikäli valitset polynomisen käyrän, kysyy ohjelma myös polynomin astelukua. Valitsemalla More Trendline Options (tai klikkaamalla jo olevaa trendline:a), pääset Format Trendline valikkoon. Format Trendline-välilehdellä voit aktivoida alakulmassa olevat kohdat: Display equation on chart ja Display R-squared value on chart. Näin Excel automaattisesti laskee sinulle suoran yhtälön ja sen, miten hyvin pisteet sopivat suoralle. Suoran yhtälöä käytetään hyvin usein laskuissa ja Excel antaa sen yleensä niin monella desimaalilla, kun itse olet merkinnyt x- ja y- akselit. Mikäli kulmakertoimet ovat liian epätarkkoja laskuihin, sitä voi säätää tuplaklikkaamalla akselin numeroita, valitsemalla sieltä lehden Numero (Number) ja lisäämällä lukuun lisää desimaaleja. 12

14 Tällä välilehdellä voit myös jatkaa suoraa eteen- tai taaksepäin kohdasta Forecast. Kun painat ok-nappia, ohjelma lisää automaattisesti sekä suoran että sen yhtälön. Mikäli sinulla on useita sarjoja, voit toistaa saman toiselle sarjalle. Nyt kuvaajasi näyttää tältä: i(ma) mol dm-3 5 mol dm-3 Linear (2 mol dm-3) Linear (5 mol dm-3) y = x R² = y = x R² = t(min) Excel automaattisesti lisää myös sovitettavien käyrien nimet selitelaatikkoon, mutta ne on hyvä poistaa sieltä klikkaamalla käyrän selite aktiiviseksi ja painamalla Delete-nappia. Jos on hankala erottaa, mikä suora viittaa mihinkin sarjaan, suoran väri kannattaa vaihtaa samanvärisiksi kuin mittauspisteet. Värit tulee valita niin, että ne erottuvat mahdollisimman hyvin toisistaan Regressioanalyysi Regressioanalyysillä voidaan määrittää kuvaajassa olevia virheitä. Jotta voit käyttää regressioanalyysiä, sinun täytyy ensin tarkistaa, että se on asennettu koneellesi. Avaa yläpalkista Data ja katso löytyykö sieltä kohtaa Data analysis, mikäli ei löydy, klikkaa yläpalkin kohdalla oikeaa hiiren näppäintä ja valitse sieltä Customize quick access toolbar and sieltä välilehti Ad- Ins, jolloin aukeaa valikko erilaisista lisäpaketeista. Valitse tästä listasta aktiiviseksi ylin kohta Analysis ToolPak ja paina OK. Nyt File palkkiin on tullut lisänä Data analysis kohta. 13

15 Eteesi avautuu lista erilaisista tiedon käsittelyn työkaluista. Selaa listaa alaspäin kunnes löydät: Regression ja valitse se. Nyt sinulle avautuu oikealla näkyvä näkymä. Valitse yläosan x- ja y- akseleille sopivat syöttöalueet soluista (samat jotka olet valinnut kuvaajaan). Muihin asetuksiin sinun ei tarvitse koskea. Kun painat OK, Excel siirtää sinut suoraan tuloslehdelle, johon on kirjattu paljon erilaista informaatiota kuvaajasta ja sen virheistä. Alimmassa taulukossa on rivi Intercept, jolle on esitetty Kerroin eli leikkauspisteen arvo (Coefficients) sekä Keskivirhe (Standard Error). Arvo sen alapuolella olevassa rivissä on Muuttuja X (X Variable) ja sille on annettu kulmakerroin (Coefficients) sekä Keskivirhe (Standard Error). Kopioi nämä arvot järkevällä tarkkuudella selostukseesi. Ylhäällä olevassa Regressiotunnusluvuista saat myös R 2 -korrelaatiokertoimen (R square), joka kertoo, miten hyvin sovittamasi regressiosuora sopii pisteisiin. Ota ylös myös tämä arvo. 14

16 2 Word-opas Word ja Excel ovat yhdessä hyvä kokonaisuus aloittaa työselostuksen rakentaminen. Kannattaa aina aloittaa käsittelemällä data ja piirtämällä kuvaajat Excelillä. Myös Word-ohjelmassa voi tehdä taulukoita, mutta koska tieto on yleensä kuitenkin pakko naputtaa jo Exceliin, taulukot voi myös sieltä kopioida suoraan Wordiin. Myös mikäli laskuihin tulee muutoksia, on muutoksia sisältävän uuden taulukon kopioiminen Excelistä nopeampaa kuin muutosten tekeminen Wordtaulukkoon. Word-taulukoita voi kuitenkin halutessaan käyttää. 2.1 Työselostuksen rakenne Työselostuksen kirjoittaminen kannattaa aloittaa luomalla selostukselle rakenne. Työselostukseen ei ole pakko tehdä sisällysluetteloa, mutta halutessaan sen voi selostukseen sisällyttää. Selostuksen rakenteen pääkohtina kannattaa käyttää työohjeiden kohtia ja mikäli pääkohdat selvästi jakautuvat useampaan alakohtaan, ne voidaan jakaa toisen tason otsikoihin. Jos haluat numeroinnit otsikoihisi, mene dokumentin alkuun ja valitse Home Paragraph valikosta yllä näytetty esimerkki. Jos haluat, että otsikollesi antama nimi näkyy välittömästi numeron perässä (erittäin suositeltavaa) ja haluat otsikkojen numerot erotettavan pisteellä, valitse kolmas vaihtoehto oikealta toisesta rivistä (ympyröity punaisella). Tässä versiossa näet aina sekä alaotsikoiden numerot että tekstit, tämän jälkeen paina OK. Mikäli otsikoiden eteen ei ilmestynyt numeroita, et ole määritellyt ohjelmalle, mitkä sanat ovat otsikoita. Mustaa haluamasi otsikko ja valitse yläpalkista Home - Styles ja klikkaa nyt sen tason otsikkoa, johon sen haluat (Heading 1 tai 2...). Word ohjelman oikeassa alalaidassa on neljä pientä neliötä. Niistä voidaan hallita saman dokumentin eri tasoja. Kaikkein vasemman puoleisin on normaalinäkymä, jossa näkyvät kaikki tekstit, kuvat ja otsikoinnit. Suurin osa pitää tätä perusnäkymänään. Toinen vasemmalta on kahden rinnakkaisen sivun näkymä. Kolmas on web-näkymä, joka auttaa silloin kun olet tekemässä 15

17 nettisivuja. Neljäs logo on jäsennysnäkymä, joka näyttää eri tekstin tasot. Juuri tässä näkymässä on kaikkein helpointa hallita eritasoisia otsikoita. Tässä näkymässä voit tummentaa yhden rivin ja automaattisesti valita minkä tason otsikon siitä haluat. Mikäli rivi on jo jonkin tason otsikko, sitä voi helposti ylentää tai alentaa otsikkoportaassa ylhäällä olevilla nuolinäppäimillä. Tämän näkymän käyttö vaatii hieman harjoitusta, mutta toimii myöhemmin nopeuttavana apuvälineenä. Mikäli haluat työllesi sisällysluettelon (ei pakollinen työselostuksissa), saat sen Wordin ohjelmasta menemällä kansisivua seuraavalle sivulla ja valitsemalla References - Table of Contents. Klikkaamalla alaspäin osoittavaa nuolta voit valita erilaisia malleja. Mikäli teet muutoksia tekstissä, sisällysluettelo ei päivity itsestään vaan sen voi päivittää pitämällä hiiren luettelon päällä ja painamalla oikeaa nappia. Avautuvasta valikosta voi valita Update. Joskus päivityksen jälkeen sisällysluetteloon ilmestyy outoja juttuja, silloin ongelmaa kannattaa alkaa etsiä ottamalla käyttöön jäsennysnäkymä. 2.2 Kaavaeditorin käyttö ja symbolien lisäys Kaavaeditori on yksi tärkeimpiä Wordin ominaisuuksia, joita kemisti tarvitsee. Se voi aluksi tuntua hankalalta käyttää, mutta oikein käytettynä nopeuttaa kaavojen kirjoittamista. Kaikki kaavat sekä esimerkkisijoitukset työselostukseen on tehtävä kaavaeditorilla. Kaavaeditori avataan valitsemalla yläpalkista: Insert Text - Objekti Microsoft Equation 3.0. Objektilistaa pitää hieman rullata alaspäin, jotta se löytyy. Tämä objekti ei kuulu Wordin perusasetuksiin, mutta kun sitä tuplaklikkaa, sen pitäisi automaattisesti latautua. Mikäli et saa kotikoneellesi kaavaeditoria, se löytyy koulun kaikista mikroluokan koneista. Näkymä kaavaeditorista on esitetty alla. Myös Power Pointissa on vastaava kaavaeditori, joka on erittäin kätevä kurssien esitelmien pitoon, mutta myös Word-ohjelmasta voi leikata ja liimata kaavat suoraan Power Pointiin ja Exceliin. Kuvassa vasemmalla on kenttä, johon kaavan voi rakentaa ja oikealla on erilaisia rakennuspalikoita. Klikkaamalla jokaista palikkaa, niistä aukeaa lisää valikoitavia palasia. Kaavaeditoriin voit lisätä mitä tahansa isoja tai pieniä kirjaimia tai numeroita suoran näppäimistöstä, vain kaikki erikoismerkit tulevat palkeista. Käy kaikki palkit läpi ja kokeile, näin opit käyttämään editoria tehokkaasti. Tärkeimpiä palkkeja kemisteille: - Kaksi viimeisintä palkkia oikealla ylärivissä: näistä löytyvät pienet ja suuret kreikkalaiset kirjaimet, joita tarvitaan kaavoissa erittäin usein. - Toinen palkki vasemmalta alarivissä: Tästä palkista saat jakoviivan sekä erilaisia neliöjuuria, joiden alle voit syöttää lukuja tai kirjaimia. - Kolmas palkki vasemmalta alarivissä: Tästä saat ala tai yläindeksi kemiallisiin kaavoihin ja potensseihin. Mustat pikku palkit näyttävät, saatko vain ala tai yläindeksin vai kummatkin. Tällä toiminnolla on erittäin helppoa luoda kemiallisia kaavoja myös tekstin lomaan. 16

18 Kun kaava on valmis, klikkaa ulos kaavaeditorista johonkin toiseen dokumentin kohtaan. Tällöin editori-näyttö häviää ja jäljelle jää tekemäsi kaava. Kaavaeditorin etu piilee siinä, että kun olet tehnyt yhden kaavan, voit kopioida sen seuraavaan kohtaan ja muokata sitä edelleen tuplaklikkaamalla. Varsinkin yhtälöiden johdossa kaavoissa muuttuu usein vain jokin tietty osa, jolloin suurimman osan kaavasta saa kopioimalla valmiina. Muistathan numeroida kaikki yhtälöt ja kaavat työohjeen mukaan. H 2SO4 + 2 KOH K2SO4 + 2H 2O (1) Kaikki kaavat on oltava kursiivilla (kaavaeditorissa matemaattinen (math)) ja tämä on kaavaeditorissa automaattisesti oletuksena, mutta kemialliset reaktiot sekä yksiköt kirjoitetaan kaavaan normaalina tekstinä. Esimerkiksi yksiköt voi maalata (vielä kaavaeditorikentässä ollessaan) ja valita editorin ylänurkasta Tyyli (Style) ja sieltä teksti (Text). Hyvin usein tekstiin pitää myös lisätä jotain, esimerkiksi kreikkalaisia symboleja. Näiden tekoon voit käyttää kaavaeditoria, mutta usein pelkkien symbolien lisäämiseen on helpompaa valita Insert Symbol. Toinen vaihtoehto on maalata kirjain ja vaihtaa sen fontiksi Symboli (Symbol), mutta tässä tapauksessa pitää muistaa, mikä kirjain vastaa mitäkin kreikkalaista kirjainta. Pelkkien ylä- ja alaviitteiden paikalleen laittaminen on nopeaa pikanäppäinten avulla (ympyröity alla olevassa kuvassa). Mikäli nämä näppäimet puuttuvat, ne saa asennettua itselleen, kun painaa oikealla Font välilehdessä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta ja valitse Customised Ribbon. Mikäli samassa kirjaimessa tai numerossa on sekä ylä- että alaviite, sellaiset kannattaa tehdä kaavaeditorilla. 17

19 Kahta seuraavaa kappaletta ei ole välttämätöntä käyttää työselostuksissa, mutta mm. kandintyössä sekä muissa pitkissä selostuksissa ne ovat hyvin käyttökelpoisia. 2.3 Ylimääräistä: Viitteiden listaus Hyvin usein työssä viitataan aikaisempiin tutkimuksiin tai käytetään toisten töistä saatuja vakioiden arvoja. Nämä viitteet kirjataan selostuksen loppuun työohjeessa neuvotulla tavalla. Mikäli viitteitä on useita kuten kandintyössä, Wordin toimintoja voidaan käyttää helpottamaan viitteiden järjestyksessä pitoa. Työselostuksissa on usein niin pieni määrä viitteitä, että ne voi syöttää käsinkin. Kun haluat lisätä viitteen, jätä kursori siihen kohtaan dokumenttia, jossa kyseinen asia on kerrottu ja valitse yläpalkista References Footnotes - Insert Endnote. Nyt Word siirtää sinut automaattisesti dokumentin loppuun ja luo viitteelle numeron. Numeron perään voit nyt kirjoittaa lähteen. Vaikka nyt lisäisit viitteen tätä viitettä ennen, Word pitää viitteet siinä järjestyksessä, jossa ne ilmestyvät dokumentissa. Word myös päivittää tämän järjestyksen automaattisesti. Mikäli haluat myös jossain toisessa kohdassa dokumenttia viitata tähän samaan viitteeseen, voit valita References Captions - Cross-reference. Aukeaa valikko, jonka yläkulmassa on vaihtoehto viitata joko kuvaan, taulukkoon tai loppuviitteeseen (endnote). Valitse tässä tapauksessa loppuviite (endnote). Tätä ristiviitettä Word ei enää kuitenkaan automaattisesti päivitä, mutta ennen palautusta voit itse päivittää ristiviitteet valitsemalla koko dokumentin (pikanäppäin: Ctrl + a) ja painamalla sen jälkeen hiiren oikeaa näppäintä. Avautuvasta valikosta valitaan Päivitä (Update). 2.4 Ylimääräistä: Kuvien ja taulukoiden käsittely Wordissä Kun kopioit kuvaajia ja taulukoita Excelistä Wordiin, ne on mahdollista vain leikata ja liimata. Tällöin ne kuitenkin liimautuvat Excel-objekteina ja suuri määrä näitä objekteja tekee dokumentista erittäin suurikokoisen. Tämän takia kuvaajat ja objektit kannattaa kopioimisen jälkeen liittää Word-dokumenttiin Home Clipboard - Paste - Paste special toiminnolla, joka löytyy ylävalikosta. Tästä kohdasta voi valita vielä Picture. Kuvat ja taulukot voivat välillä käyttäytyä hassusti tekstin kanssa. Tällöin kannattaa klikata kuvaa ja yläpalkkiin ilmestyy Picture Tools Format Arrange - Position. Yleensä varmin tapa on pitää kuva Tekstin tasossa In line with text. Samasta valikosta voi myös säädellä kuvan kokoa ja paikkaa. Kuville ja taulukoille voi luoda Wordissa tekstit ohjatusti, jolloin niihin voi myös viitata samoin kuin viitteisiin (katso luku 2.3Ylimääräistä: Viitteiden listaus). Nyt kuvat pysyvät aina oikeassa numerojärjestyksessä, vaikka siirtelisit niitä paikasta toiseen tai lisäisit väliin uusia kuvia. Tämä auttaa hallintaa suurissa kirjallisissa töissä. Kun lisäät kuvatekstin, aseta kursori kuvan alalaitaan (tai taulukon ylälaitaan) ja valitse References Captions Insert Caption. Nyt voit valita haluatko otsikon kuvalle, kaavalle tai taulukolle. Kun klikkaat OK, ilmestyy teksti Kuva 1 (Figure 1), jonka perään voit kirjoittaa kuvatekstin. Jokaiseen kuvaan ja taulukkoon on viitattava jossain vaiheessa tekstiä ja tähän tarkoitukseen sopii erittäin hyvin Wordin ristiviittausominaisuus, joka mainittiin jo edellisessä kappaleessa. Valitse References - Captions Cross-reference) ja sen jälkeen ylävalikosta kuva tai taulukko. Palkin oikeassa yläreunassa on valikko siitä, mitä haluat viitteen sisältävän. Yleensä halutaan vain, että viitataan kuvaan 1. eikä koko kuvatekstiin. Valitettavasti Word ei ymmärrä loistavaa suomen kielioppia ja sana kuva on osattava itse taivuttaa lauseeseen sopivaksi. 18