TARJOUSPYYNTÖ. Valinnan perusteena käytämme kokonaistaloudellista arviointimallia.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ TIETOTEKNIIKKAPALVELUIDEN YLLÄPITO Kankaanpään kaupunki on ulkoistanut perustietotekniikkansa ylläpitopalvelut. Ulkoistuksen meneillään oleva sopimus päättyy Tällä tarjouspyynnöllä käynnistetään prosessi, jonka tuloksena ratkaistaan seuraavan sopimusjakson palvelun toimittaja. Valinnan perusteena käytämme kokonaistaloudellista arviointimallia. Teemme valittavan toimittajan kanssa yksilöllisen palvelusopimuksen, joka pohjautuu: 1. liitteenä 7 olevaan sopimuspohjaan 2. liitteenä 4 olevaan Tietotekniikkapalveluiden määritteet kuvaukseen 3. julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehtojen JHS 166 JIT 2015 osakokonaisuuksiin Yleiset ehdot (liite 11) ja Erityisehtoja palveluista (liite 12) 4. Kankaanpään kaupungin henkilötietojen käsittelyn ehtoihin (liite 13) Palvelusopimukseen sisältyy olemassa olevana velvoitteena Pohjois-Satakunnan Perusturvaliikelaitoskuntayhtymän (Posa) perustietotekniikkapalveluiden hoitaminen. Sote- ja maakuntauudistukseen liittyvän lainsäädännön keskeneräisyydestä johtuen tarjouksen pyytäjä varaa oikeuden siihen, että Posa tulee mahdollisesti jäämään vuoden 2021 alusta pois Kankaanpään kaupungin tarjoamasta ylläpidosta. Toimittajan tulee huomioida tarjousta tehdessään tästä mahdollisesti johtuvat muutokset ylläpidettävien työasemien ja palveluiden määrissä. Liitteessä 7 kappaleessa 12 on esitetty työasemamäärien muuttumiseen liittyvät ehdot. Sopimuksen pituus tulee olemaan kolme vuotta, lisäksi varataan optiona sopimustarkistuksen jälkeen mahdollisuus yhteen jatkovuoteen saman toimittajan kanssa. Suomenkieliset tarjoukset on toimitettava klo mennessä sähköisesti tarjouspalvelu.fi palvelun kautta. Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjousta. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä, tullaan hylkäämään. Osapuolet pidättävät oikeuden neuvottelumenettelyn käyttämiseen ennen päätöksentekoa. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta huomioon. Käsittelemme saamamme tarjoukset siten, että pyrimme tekemään ratkaisumme viikon 36/2018 aikana. Emme sitoudu ilmoitettuun aikaan. Yhteyshenkilönä toimii tietohallintopäällikkö Jukka Ehto, puh , sposti jukka.ehto@kankaanpaa.fi. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee esittää tarjouspalvelu.fi palvelussa. Lomakaudesta johtuen kysymyksiin vastaaminen saattaa viivästyä normaalista poiketen. Kankaanpäässä Jukka Ehto Tietohallintopäällikkö Kankaanpään kaupunki 1

2 LIITE: TARJOUSOHJE TARJOUSOHJE 1. Toimittajalta pyydettävät selvitykset Pyydetään seuraavat selvitykset: Selvitys toimittajan keskimääräisestä vuosittaisesta työvoimasta viimeksi kuluneiden kolmen vuoden ajalta niin, että selvityksessä ilmenee nyt tarjottavan palvelumuodon tehtävissä toimivien henkilöiden lukumäärä omana ryhmänään. Toimittajan tulee ilmoittaa Kankaanpäähän sijoittuvan lähitukihenkilöstön määrä. Mikäli toimittaja aikoo käyttää vuokratyövoimaa palvelun tuottamisessa, tämä on mainittava ja kuvattava missä laajuudessa vuokratyövoimaa käytetään. Selvitys tarjotun palvelun suorittamisesta vastaavien henkilöiden koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä Selvitys käytettävästä laadunvalvontamenettelystä Selvitys toimittajan tarjouskohteeseen liittyvistä teknisistä asiantuntijoista tai teknisistä toimielimistä, jotka vastaavat laadunvalvonnasta Tilintarkastajan lausunto tai vastaava todistus yhtiön taloudellisesta tilasta Luettelo nyt tarjotun palvelun käyttäjistä viimeksi kuluneelta kolmelta vuodelta. Selvitys siitä, miltä osin palvelun suorittaja antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi 2. Asiakkaan selvitykset 2.1. Toimintaympäristö: työasemat, palvelimet, sovellukset ja teknologia Palveluun sisällytettävien työasemien ja palvelimien lukumäärät ovat seuraavat: Kankaanpään kaupunki, hallinto: 203 työasemaa (Win7), 23 palvelinta (liite 1: Palvelinluettelo) Kankaanpään kaupunki, oppilaskoneet: 702 työasemaa (969 kpl Win10, 6 kpl Linux) Pohjois-Satakunnan Perusturva-liikelaitoskuntayhtymä (POSA) 407 työasemaa (Win7), 9 palvelinta (liite 1: Palvelinluettelo) Käytössä olevat sovellukset on esitetty liitteessä 2. Kankaanpään kaupungilla on 30 toimipistettä, jotka kaikki ovat liitettyinä joko kaupungin lähiverkkoon tai SDSL- tai ADSL-verkkoon. (liite 3: Toimipisteet) Pohjois-Satakunnan Perusturva-liikelaitoskuntayhtymällä (POSA) on 29 toimipistettä kuuden kunnan alueella. Toimipisteet ovat lähiverkossa tai muulla kiinteällä tavalla tietoverkkoon kytkettynä. (liite 3: Toimipisteet) 2

3 2.2. Palveluluiden määritys Tarjouksen tulee täyttää liitteenä 4 olevan Tietotekniikkapalveluiden määritteet -dokumentin vaatimukset. 2.3 Palveluiden resurssitarve ja jakautuminen kategorisesti Voimassa olevan ylläpitosopimuksen toimittajan ilmoituksen mukaan Kankaanpään kaupungin ostamat ylläpitopalvelut sitovat n. 3 henkilön työpanoksen läpi koko sopimuskauden. Palvelupyyntöjä on viimeisimmän seurantajakson 12 kk:n aikana (5/2017-5/2018) aikana tullut 2369 kappaletta ja ne jakaantuvat kiireellisyyden mukaan seuraavasti: Kiireellisyysluokka osuus kaikista palvelupyynnöistä Seuraava työpäivä 80% 4 h palveluvasteaika 15% 20 min palveluvasteaika 5% Seurantajakson palvelupyyntöjen ratkaisut jakautuvat helpdeskin (käyttötuki) ja lähituen kesken seuraavasti: Ratkaisija Kpl % Helpdesk % Lähituki % Yhteensä % Alla olevassa taulukossa on esitetty seurantajakson palvelupyyntöjen jakautuminen vaativuusluokkien mukaan. 1. tason tehtävät ovat tyypillisiä käyttötuen tehtäviin kuuluvia perustehtäviä, 2. tason tehtävät ovat vaativuudeltaan keskitasoisia ja 3. tason tehtävät vaativimpia tehtäviä jotka edellyttävät alan erityisosaamista ja erityisen kehittynyttä ongelmien ratkaisukykyä. Vaativuusluokka osuus kaikista palvelupyynnöistä osuus ylläpidon kokonaistyöajan käytöstä 1. tason tehtävä 65% 60% 2. tason tehtävä 30% 35% 3. tason tehtävä 5% 5% 3

4 2.4.Tarjousten arviointikriteerit Tarjoukset arvioidaan kokonaistaloudellisuuden perusteella (kts. liite 5). Tähän liittyvät arviointiperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: Hinta painoarvo 50 o kolmen vuoden kokonaiskustannukset taulukkomuodossa (liite 6) Hinnaltaan edullisin vaihtoehto saa täydet 50 pistettä. Muut saavat tähän suhteutetun pisteluvun (tarjouspisteytystaulukko). Palvelut ja osaaminen painoarvo 50 o tarjottujen palveluiden ja tarjouspyynnön palvelukuvausten vastaavuus (liite 4) o palveluihin liittyvän tukihenkilöstön kokonaismäärä, osaaminen ja laadunvalvonta suurempi kokonaismäärä > parempi arvosana henkilöstön parempi koulutustaso, parempi kokemus > parempi arvosana kehittyneempi laadunvalvonta > parempi arvosana o paikallisen tukihenkilöstön saatavuus Kankaanpäässä suurempi määrä > parempi arvosana Kukin yllä mainituista arviointikohdista arvioidaan arvosanoilla Tarjouspisteytystaulukko muuntaa annettujen arvosanojen keskiarvon pistelukua vastaavaksi. Tarjouspisteytystaulukko muuntaa annetun arvosanan pistelukua vastaavaksi. Arvioinnit suorittaa Kankaanpään kaupungin arviointiryhmä. 4

5 2.5. Hinnat Palvelun hinnat ilmoitettava liitteenä olevalla hinnoittelulomakkeella (kts. liite 6). Palvelu on hinnoiteltava työasemamäärään perustuen niin, että toimittaja antaa hallinto- ja oppilastyöasemille kuukausittain veloitettavat yksikköhinnat. Lisäksi tulee ilmoittaa kaikki muut palvelun tuottamiseen tai sen käynnistämiseen liittyvät kustannukset. Asiakas ei maksa laskuja, joiden perustetta ei löydy hintaliitteestä Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. LIITTEET: Liite 1: Palvelinluettelo Liite 2: Sovellusluettelo Liite 3: Toimipisteet Liite 4: Tietotekniikkapalveluiden määritteet Liite 5: Tarjouspisteytystaulukko Liite 6: Hinnoittelulomake Liite 7: Sopimuspohja Liite 8: Verkkokuva Liite 9: Tulostimet ja monitoimilaitteet Liite10: Palautteet ja laiterekisteri Liite 11: JHS 166 JIT 2015 Yleiset ehdot Liite 12: JHS 166 JIT 2015 Erityisehtoja palveluista Liite 13: Henkilötietojen käsittelyn ehdot 5