Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 348/2007.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ ETÄOPETUSJÄRJESTELMÄSTÄ Raahen kaupungin hankintapalvelut pyytää tarjousta Raahen seutukunnan lukioverkostolle etäopetusjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Hankintamenettely Hankinta suoritetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankintailmoitus julkaistaan HILMA -palvelussa ( sekä Raahen kaupungin internet sivuilla kohdassa Viralliset ilmoitukset. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 348/2007. Hankinnan kohde Raahen seutukunnan kuntien lukiot (Raahe, Pyhäjoki, Siikajoki ja Vihanti) aloittavat lukuvuoden 2009 alusta yhteisen etäopetuksen, jossa ne kurssit, joissa oppilaita on vähän, välitetään samanaikaisesti useampaan (max. 4) opetuspisteeseen. Opetuksen välittämiseen käytetään perinteisiä videoneuvottelulaitteita sekä sen lisäksi selainpohjaista etäopetusjärjestelmää, jota koskevasta hankinnasta tässä on kysymys. Hankittavalla järjestelmällä yhdistetään kuva ja ääni opettajan luokan ja enintään 3 etäluokan välillä. Tarkoituksena on yhdistää opiskeluryhmiä/luokkatiloja, ei niinkään yksittäisiä opiskelijoita, mutta järjestelmän tulee olla laajennettavissa useampaan pisteeseen tarvittaessa. Valinnan peruste Toimittajan valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Arviointiperusteina ovat: 1. Kokonaishinta (hankintahinta/vuokra, asennus ja koulutus sekä käyttöpalvelu ja ylläpito 4 vuoden ajalta). max. 40 pistettä 2. Järjestelmän laatu, ominaisuudet ja soveltuvuus käyttötarkoitukseensa. max. 60 pistettä Kohdassa 2. arviointiryhmä suorittaa tarjousten vertailun tarjousasiakirjojen ja käyttödemonstraatioiden perusteella seuraavin kriteerein ja painotuksin max. * järjestelmän vastaavuus tilaajan tarpeisiin 20 pist. * ylläpidon toimivuus ja varmuus 20 pist. * tarjotun järjestelmän käytön helppous ja käyttömukavuus 10 pist. * ohjelman käyttöön liittyvä ohjeistus/koulutus 10 pist.

2 2 Tarjousvertailun maksimipistemäärä on 100. Kokonaishinnaltaan halvin tarjous saa 40 pistettä, muut saavat hinnasta pisteitä laskentakaavalla: halvin tarjous*40/vertailuhinta. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee olla lainsäädännön mukaisesti rekisteröity kaupparekisteriin (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka todistus siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty sekä todistus eläkemaksuvelvollisuuden täyttämisestä. Todistukset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia. Tarjouspyynnön mukaisuus Tarjous tulee tehdä kaikilta osin suomen kielellä. Tarjouksen tulee olla muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoukseen on liitettävä järjestelmän eri osioiden esitteet ja tekniset erittelyt ja ominaisuudet. Vähimmäisvaatimukset Tarjottavan järjestelmän tulee täyttää seuraavat tekniset ja toiminnalliset ehdottomat vähimmäisvaatimukset. Tekniset vähimmäisvaatimukset järjestelmän tulee kyetä välittämään vähintään PAL videolaatua (704*576) järjestelmän on kyettävä 2 Mbps yhteysnopeuteen järjestelmän on toimittava tilaajan standardilaitteistossa (Windows, Linux) ja tuettava yleisiä kamera ja kaiutin/mikrofoni kokoonpanoja. Toiminnalliset vähimmäisvaatimukset järjestelmän on tarjottava chat -yhteys luokkien välille varayhteytenä ja opettajalla tulee olla tarvittaessa mahdollisuus kontrolloida etäpisteen ohjelmistoa järjestelmän tulee olla laajennettavissa tarvittaessa useampaan pisteeseen järjestelmän on toimittava yhdessä Ebeamin ja Moodlen kanssa, mutta sen ei tarvitse välittää kalvoja tai muuta materiaalia luokkiin

3 Osatarjoukset 3 Tilaajan tavoitteena on hankkia järjestelmä kokonaistoimituksena, osatarjouksia ei hyväksytä. Palvelun tuottaja voi hankkia osan palveluista alihankintana. Mahdollisia alihankkijoita koskevat samat, tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset, kuin tuottajaa. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijan tulee täyttää samat kelpoisuusvaatimukset kuin varsinaisen toimittajankin ml. tekninen suorituskyky ja osaaminen. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä toimittajan käyttämät alihankkijat. Toimitusehto Tarjoukset tulee laatia toimitusehdolla: vapaasti asennettuna ja käyttöönotettuna tilaajan osoittamissa tiloissa. Ohjelmiston on oltava toimitettuna ja käyttöönotettuna viimeistään Maksuehdot Toimituksen laskutus sen jälkeen, kun järjestelmä on hyväksyttävästi vastaanotettu. Palvelu yms. jatkuvat maksut kolmen (3) kuukauden laskutusjaksoissa. Maksuehto 14 päivää netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittely- yms. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko enintään korkolain mukaan. Muut ehdot Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Hankinnassa sovelletaan Julkisen hallinnon IT hankintojen yleisiä ehtoja (JIT 2007). Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä mahdollisesti olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä esitetyt ehdot. Tarjoushinta Tarjouksessa tulee käyttää arvonlisäverotonta nettohinnoittelua (alv 0%). Hinnat tulee esittää eriteltyinä järjestelmän eri osioiden osalta erikseen ja kokonaishintana ja hinnoiteltuna siten, että ohjelmistot ja laitteet ovat toimintakuntoon asennettuna. Hinnoittelussa tulee ilmetä: Vuotuiset sovellusmaksut Käyttöpalvelu sisältäen käyttäjätuen Mahdollisten tietokanta- ja muiden lisenssien sekä lisäohjelmien kustannukset

4 4 Käyttöönottokustannukset ja koulutuskustannukset tulee eritellä ja toimittaa kuvaus em. projekteista. Koulutuksen kustannukset tulee olla esitetyn koulutussuunnitelman mukainen kokonaishinta /koulutuspäivä Raahessa. Hinnan tulee sisältää kaikki tilaajalle aiheutuvat kustannukset (esim. matkat, päivärahat, majoitus jne.) Selvitys huolto- ja ylläpitopalveluista ja niiden kattavuudesta sekä hinnoittelu. Selvitys tarjolla olevat järjestelmän lisäominaisuuksista ja niiden hinnoittelu. Selvitys ja kuvaus käyttöönottosuunnitelmasta sekä kokonaiskustannukset ja kustannukset eritellysti ja käyttöönotto/koulutusprojektin osallistuvien henkilöiden osaaminen. Hintavertailussa otetaan huomioon kaikki järjestelmän asennus ja koulutuskustannukset ja mahdolliset lisenssikustannukset sekä vuotuiset ylläpito- ja käyttöpalvelumaksut neljän vuoden ajalta. Tarjouksen sisältö Tarjousten käsittely Tarjouksen pitää olla tarjouspyynnön mukainen, esitystavaltaan selkeä ja tiedot pitää esittää tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden toteaminen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarjousten vertailu ja hankintapäätös Vertailu Sopimus Tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset täyttävien tarjousten kesken suoritetaan vertailu kohdassa Valinnan peruste esitettyjen arviointiperusteiden mukaan. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja hankintasopimus tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. Valitun toimittajan kanssa laaditaan sopimus, joka on sitova vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä: 1. sopimus 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. tarjous liitteineen 4. Julkisen hallinnon IT hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Mahdolliset liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erilliselle liitteelle. Hinta ei ole liikesalaisuus.

5 5 Tarjousten jättäminen Tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa, osoitteeseen Tarjousten voimassaoloaika Raahen kaupunki Hankintapalvelut PL Raahe Käyntiosoite: Varikkotie 4, Raahe Kuoreen tulee merkitä lähettäjän yhteystiedot sekä tunnus: ETÄ- OPETUS JÄRJESTELMÄ Tarjoukset on oltava perillä viimeistään kello Myöhästyneet tarjoukset tullaan hylkäämään. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjousten tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouksen jättämisen määräajan jälkeen. Päätöksen teko Hankintapalvelut avaa tarjoukset, tekee avauspöytäkirjan, suorittaa tarjoajien kelpoisuuden toteamisen sekä tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisen. Tarjousten vertailun suorittaa tilaajan asiantuntijaryhmä. Raahen sivistyspalvelukeskus tekee hankintapäätöksen lukioverkoston muiden kuntien valtuutuksella. Lisätiedot. Tarjouspyyntöön ja hankittavaan järjestelmään liittyvät kysymykset tulee esittää ainoastaan sähköpostilla osoitteella Kysymykset on esitettävä viimeistään Esitetyt kysymykset ja vastaukset niihin on nähtävillä Raahen kaupungin internetsivuilla ( kohdassa Viralliset ilmoitukset. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin emme vastaa, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. HUOM! Tarjoajan tulee huomioida tarjousta tehdessään edellä mainitut kysymykset ja niihin annetut vastaukset, koska ne sisältävät viimeisimmän tarjouspyyntöä koskevan tiedon. Pekka Similä hankintapäällikkö