Ulkomaankomennuspolitiikka. Helmikuu 2012

Transkriptio

1 Ulkomaankomennuspolitiikka Helmikuu

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO 1.1. Ulkomaankomennuspolitiikan tarkoitus ja soveltamisalue 2. KESKEISET MÄÄRITELMÄT 2.1. Ulkomaankomennus 2.2. Komennussopimus 2.3. Kotimaa ja kotipaikkakunta 2.4. Asemamaa 2.5. Lähetetty työntekijä 2.6. Perheenjäsenet 2.7. Vakuutuspalkka 2.8. Paikalta palkkaaminen 2.9. Etätyö ulkomailla 3. ULKOMAANKOMENNUKSELLE VALMISTAUTUMINEN 3.1. Aloite ulkomaankomennuksesta ja sen tavoitteet 3.2. Ulkomaankomennuksen rahoitus 3.3. Ulkomaankomennuksen hyväksyminen 3.4. Matkalaskun laatiminen 3.5. Ulkomaille muuttoon valmistautuminen Lääkärintarkastukset ja rokotussuoja Passin ja vaadittavien lupien hakeminen Sosiaaliturva Verotus Asunnon järjestäminen asemamaassa Muuttojärjestelyt Asemamaan kulttuuriin ja kieleen tutustuminen 4. PALKKA JA PÄIVÄRAHAT 4.1. Palkkausperusteet 4.2. Palkkahallinto ja palkanmaksu 4.3. Sairausajan palkka 4.4. Päivärahat 5. TYÖAIKA 5.1. Säännöllinen työaika 5.2. Vapaapäivät 5.3. Vuosiloma 5.4. Sivutoimet 6. VAKUUTUSTURVA 2

3 7. ULKOMAANKOMENNUKSEEN LIITTYVIEN KUSTANNUSTEN KORVAAMINEN 7.1. Lääkärintarkastusten ja rokotusten kustannukset 7.2. Passin ja muiden vaadittavien lupien ja asiakirjojen kustannukset 7.3. Matkakustannukset asemamaan ja kotimaan välillä 7.4. Muuttokustannukset 7.5. Asumiskustannukset asemamaassa 7.6. Lasten koulutuskustannukset 7.7. Asemamaasta tehtävät liikematkat 8. ULKOMAANKOMENNUKSEN PÄÄTTYMINEN 8.1. Paluu komennussopimuksen umpeuduttua 8.2. Sopimuksen ennenaikainen päättäminen Työnantajan toimesta Lähetetyn työntekijän toimesta 8.3. Työehdot Suomessa komennuksen päätyttyä 9. ERIMIELISYYDET 3

4 1. JOHDANTO 1.1. Ulkomaankomennuspolitiikan tarkoitus ja soveltamisalue Tämän ulkomaankomennuspolitiikan mukaisia periaatteita sovelletaan Aalto-yliopistossa yli 1 kuukauden kestoisiin ulkomailla työskentelyn tilanteisiin. Tätä lyhyemmillä ulkomaantyömatkoilla sovelletaan Aalto -yliopiston matkustusohjetta ( ). Aallon matkustusohjeen periaatteet soveltuvat myös ulkomaankomennusmatkoihin siltä osin kuin tässä politiikassa ei ole komennusten osalta erikseen muuta todettu. Komennuspolitiikan, ja siihen liittyvien dokumenttien tarkoituksena on tukea komennusprosessin sujuvaa etenemistä ja prosessiin liittyvien asioiden asianmukaista, tasapuolista ja oikea-aikaista käsittelyä. Politiikan piirissä ovat ne Aalto-yliopiston olevat työntekijät, jotka yliopisto lähettää ulkomaille suorittamaan sille erillisessä komennussopimuksessa täsmennettyjä työtehtäviä. Politiikkaa sovelletaan kaikkiin tai sen jälkeen alkaneisiin ulkomaankomennuksiin. 2. KESKEISET MÄÄRITELMÄT 2.1. Ulkomaankomennus Ulkomaankomennuksella (jatkossa myös komennus ) viitataan tilanteeseen, jossa Aaltoyliopistoon työsuhteessa oleva henkilö lähetetään työnantajan toimesta työskentelemään ulkomaille yli 1 kuukauden ajaksi: o alle 1 vuosi (mutta yli 1 kk): lyhytaikainen ulkomaankomennus o yli yksi vuosi: pitkäaikainen ulkomaankomennus Ulkomailla työskentelyn aikana työntekijä suorittaa työtehtäviä Aalto-yliopistolle komennussopimuksessa määritellyn mukaisesti Komennussopimus Ulkomaankomennuksesta tehdään aina erillinen komennussopimus, joka täydentää varsinaista työsopimusta ulkomaantyöskentelyä koskevien ehtojen osalta. Komennussopimuksessa mm. täsmennetään yksityiskohtaisesti työntekijän tehtävät ja velvoitteet ulkomaantyöskentelyn aikana. Komennuksen kustannuksista ja niiden korvaamisesta laaditaan matkasuunnitelma M2-järjestelmässä. Matkasuunnitelma tulee komennussopimukseen liitteeksi. Komennussopimus on voimassa enintään ulkomailla työskentelyn ajan. Mikäli työsuhde päättyy sopimuksen voimassaoloaikana, komennussopimus raukeaa ilman eri toimenpiteitä. Komennussopimuksen ennenaikainen purkaminen on mahdollista kohdassa 8.2. mainituin perustein Kotimaa ja kotipaikkakunta Kotimaalla viitataan tässä politiikassa Suomeen. Kotipaikkakunta viittaa Suomessa sijaitsevaan paikkakuntaan, jossa työntekijä asui välittömästi ennen ulkomaankomennukselle lähtöä. 4

5 2.4. Asemamaa Maa, jonne työntekijä lähetetään ja jossa hän työskentelee ulkomaankomennuksen ajan Lähetetty työntekijä Lähetetyksi työntekijäksi katsotaan komennussopimuksessa nimetty henkilö, joka tekee työnantajansa (Aalto-yliopisto) lukuun työtä ulkomailla tilapäisesti työnantajan työnjohdon ja valvonnan alaisuudessa. Työntekijän työsuhteen lähettävään työnantajaan on säilyttävä koko komennuksen ajan. Työntekijän palkan maksaa Aalto-yliopisto Perheenjäsenet Tässä politiikassa perheenjäsenillä viitataan lähetetyn työntekijän aviopuolisoon, avopuolisoon tai rekisteröityyn puolisoon sekä samassa taloudessa eläviin alle 18 vuotiaisiin lapsiin. Joissakin maissa rekisteröityä puolisoa tai avopuolisoa ei rinnasteta aviopuolisoon eikä heille sekä heidän mahdollisille lapsilleen myönnetä oleskelulupaa, tai avopuoliso voidaan katsoa lähetetyn työntekijän perheenjäseneksi vain, jos hän ja lähetetty työntekijä ovat asuneet yhdessä vähintään vuoden välittömästi ennen komennukselle lähtöä Vakuutuspalkka Vakuutuspalkka liittyy sellaisiin ulkomaantyön tilanteisiin, joissa lähetetty työntekijä säilyy komennuksen ajan Suomen sosiaaliturvassa. Työntekijän eläkkeen perusteena olevana työansiona ulkomaantyössä pidetään sitä palkkaa, jota vastaavasta työstä Suomessa olisi maksettava. Jos vastaavaa työtä ei Suomessa ole, työansiona pidetään palkkaa, jonka muuten voidaan katsoa vastaavan sanottua työtä. Työntekijän ja työnantajan sosiaalivakuutusmaksut ja etuudet määräytyvät ulkomaankomennuksen aikana lähtökohtaisesti vakuutuspalkan perusteella. Vakuutuspalkkaa korotetaan ulkomaankomennuksen aikana työehtosopimuksen mukaisilla palkankorotuksilla. Vakuutuspalkkaa ei tarvitse erikseen määritellä alle 6 kk kestäville komennuksille, jos komennuksen ajaksi ei ole sovittu erillistä palkkaa, lähetetyn työntekijän palkka maksetaan edelleen Suomesta normaaliin tapaan ja työntekijän tehtävät ulkomailla vastaavat hänen Suomessa tekemäänsä työtä. Lähetetyn työntekijän vakuutuspalkka todetaan tarvittaessa komennussopimuksessa Paikalta palkkaaminen Paikalta palkatuksi kutsutaan henkilöä, joka asuu pysyvästi maassa, josta hänet palkataan työskentelemään siellä, eikä hän oleskele Suomessa palvelussuhteensa aikana kuin enintään työmatkaksi katsottavan ajan. Paikalta palkatulle työntekijälle Aalto maksaa palkan työntekijän työskentelymaahan, ja työntekijät kuuluvat pääsääntöisesti työskentelymaidensa sosiaaliturvan ja verotuskäytäntöjen piiriin. Aalto -yliopisto joutuu vastaamaan työntekijän työskentelymaan lainsäädännön mukaisten työnantajavelvoitteiden täyttämisestä ja rekisteröitymään työskentelymaahan työnantajaksi. Eri maiden käytännöt ja maksut poikkeavat huomattavasti Suomen käytännöistä, ja palkkaavan yksikön maksettavaksi tulevat kaikki kustannukset, jotka koituvat rekisteröitymisistä ja maksujen suorittamisista sekä itse maksut, jotka voivat olla korkeammat kuin Suomessa maksettavat. Paikalta palkatulle työntekijälle ei tehdä komennussopimusta, eikä häneen sovelleta komennuspolitiikan periaatteita. 5

6 Mikäli yksikkö harkitsee paikalta palkkaamista, rekrytointia suunnittelevan esimiehen tulee aina olla yhteydessä laitoksen /yksikön HR -tukeen tai koulun henkilöstöpäällikköön ennen mahdollisen työsopimuksen tekemistä Etätyö ulkomailla Komennuspolitiikkaa ei sovelleta ulkomailla tehtyyn etätyöhön. Aallon työntekijän ulkomailla työskentely katsotaan etätyöksi silloin, kun ulkomailla oleskelun syy on jokin muu kuin työntekijän oma tehtävä (esimerkiksi tilanne, jossa Aallon työntekijä matkustaa puolison ulkomailla työskentelyn vuoksi mukana). Tehtävä ei siis edellytä ulkomailla työskentelyä, vaan työn voisi tehdä myös Suomessa. Henkilön palkka maksetaan tällöin normaalisti, mutta työnantaja ei korvaa työntekijälle mitään matkasta tai ulkomailla oleskelusta aiheutuvia kustannuksia. Suomen sosiaaliturvan säilymisen osalta tulee hakea päätökset Eläketurvakeskukselta tai Kelalta samoin kuin lähetettyjen työntekijöiden tapauksessa (kohta ). Mikäli etätyötä suunnitellaan tehtäväksi muussa kuin EU/ETA maassa tai maassa, jonka kanssa Suomella on olemassa sosiaaliturvasopimus, saattaa syntyä velvoite sosiaali- ja eläketurvaan liittyvien maksujen maksamisesta myös työskentelyvaltioon. Työntekijän yksikkö on tällöin velvollinen maksamaan kaikki kustannukset, jotka syntyvät mahdollisesta työnantajaksi rekisteröitymisestä työskentelymaassa sekä edellytettyjen maksujen tilittämisestä aiheutuvista kustannuksista ja itse maksuista. Työntekijä vastaa työntekijän sosiaaliturvaan liittyvistä maksuosuuksista sekä Suomessa että asemamaassa. Tällaisissa tapauksissa tulee aina olla yhteydessä koulun henkilöstöpäällikköön ennen sopimuksen tekemistä. Verotuksen osalta työntekijä on velvollinen itse selvittämään Suomen ja työskentelyvaltion verotukseen liittyvät asiat esimerkiksi verohallinnosta hyvissä ajoin ennen lähtöään. Ulkomaisen etätyön osalta työtuloa verotetaan pääsääntöisesti Suomessa, mutta mahdollisesti myös työskentelyvaltiossa. Tapauskohtaisesti Suomen verotusoikeus voi kuitenkin estyä osin tai kokonaan esim. verosopimuksen johdosta. Suomessa työnantaja toimittaa ennakonpidätyksen työntekijän toimittaman verokortin mukaisesti. Ulkomailla tehtävästä etätyöstä laaditaan Aallon normaali etätyösopimus. 3. ULKOMAANKOMENNUKSELLE VALMISTAUTUMINEN Ulkomaankomennuksen eteneminen Aalto yliopistossa Ulkomaille muuttoon valmistautumisen tueksi on tämän politiikan lisäksi laadittu mm. prosessikuvaus sekä käytännön asioihin keskittyvä Komennukselle lähtijän muistilista, jotka löytyvät Insidestä ( ). 6

7 3.1. Aloite ulkomaankomennuksesta ja sen tavoitteet Aloitteen ulkomaankomennuksesta voi tehdä joko työntekijä tai esimies. Aalto-yliopiston rahoittaman komennuksen toteuttamisen edellytyksenä on, että työskentelyn tavoitteet ja ulkomailla työskentelyn tuoma lisäarvo tukevat Aalto-yliopiston strategisia tavoitteita. Tavoitteet sekä Aallolle komennuksesta koituva lisäarvo tulee yksilöidä komennussopimuksessa Ulkomaankomennuksen rahoitus Ulkomaille työkomennukselle lähtevän työntekijän rahoituksesta vastaa pääsääntöisesti työntekijän yksikkö. Rahoitus voi tulla useista eri lähteistä, esimerkiksi laitoksen omista varoista, ulkopuolisilta rahoittajilta Aallon projektien kautta tai Aallon sapattivapaa- tai Junior Leave -järjestelyjen kautta. Kun riittävä rahoitus on varmistettu, voidaan ryhtyä ulkomaille muuton vaatimiin toimenpiteisiin. Eri rahoituslähteiden rahoituksen kattavuus vaihtelee: joissakin rahoitusmalleissa työnantaja maksaa palkkaa tehdystä työstä, mutta muut kustannukset tulee rahoittaa ulkopuolisin varoin (esim. apurahoin). Toisissa rahoitusmalleissa työnantajan varaama rahoitus kattaa palkan lisäksi tässä politiikassa korvattavaksi mainittuja ulkomaantyöskentelystä johtuvia kustannuksia. Työntekijän tulee hyvissä ajoin komennusta suunniteltaessa selvittää, miten kulloisessakin tapauksessa ulkomaantyöskentelyn kokonaiskustannukset katetaan. Mikäli perhe seuraa työntekijän mukana ulkomaantyöskentelyjaksolle, voi työnantaja osallistua perheen erikseen tässä politiikassa määriteltyjen kustannusten korvaamiseen pääsääntöisesti pitkillä, yli vuoden kestävillä komennuksilla. Perheen kustannusten korvaaminen edellyttää rahoittavan tahon hyväksyntää ja rahoituksen riittävyyttä. Joissakin tapauksissa ulkopuolisen tahon kokonaan rahoittaman ulkomaantyöskentelyn osalta perheen kustannuksia voidaan korvata myös vuotta lyhyemmän ajanjakson osalta rahoittajan tähän erikseen suostuessa Ulkomaankomennuksen hyväksyminen Komennussopimukseen kuuluu varsinaisen sopimuksen lisäksi liitteenä aina matkasuunnitelma. Matkasuunnitelma, jossa sovitaan ulkomailla tapahtuvasta työskentelystä johtuvien kustannusten korvaamisesta, tehdään M2-järjestelmässä ( ). Matkasuunnitelman hyväksyminen on edellytyksenä itse komennussopimuksen hyväksymiselle. Työnantajan puolesta otettava komennusvakuutus on voimassa vasta, kun matkasuunnitelma on hyväksytty. Korvattavista kustannuksista on aina sovittava yksiköissä ennen komennussopimuksen tekemistä. Matkasuunnitelman asiatarkastaa korkeakoulussa laitoksen tai yksikön matkasihteeri. Komennusmatkojen osalta matkasihteerin tulee keskustella laitoksen/yksikön HR - koordinaattorin kanssa suunnitelmasta ja varmistaa, että esitetyt kustannukset ovat Aallon komennuspolitiikan mukaiset. Matkasuunnitelman hyväksyy laitoksen/yksikön johtaja. Komennussopimus tehdään kahtena kappaleena työntekijän laitoksella, jossa sen allekirjoittavat työntekijä, esimies ja yksikön johtaja. Komennussopimus ja sen liitteenä oleva, M2 -matkahallintajärjestelmästä tulostettu hyväksytty matkasuunnitelma toimitetaan tämän jälkeen laitoksen/yksikön HR tuen kautta korkeakoulun henkilöstöpäällikön hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen toinen kappale sopimuksesta toimitetaan työntekijälle, toinen arkistoitavaksi palkkahallintoon. Kopiot sopimuksesta toimitetaan koulun henkilöstöpäällikölle, yksikön HR tuelle sekä matkasihteerille ja Minna Planmanille Aaltotason HR:ään. Komennussopimus tehdään Aalto-yliopiston yhteistä sopimuspohjaa käyttäen. Sopimuksen laatimiseksi tulee ottaa yhteys oman laitoksen/yksikön HR-koordinaattoriin tai henkilöstöpäällikköön. 7

8 3.4. Matkalaskun laatiminen Matkalasku tulisi tehdä jo komennuksen aikana mahdollisuuksien mukaan kuukausittain. Työehtosopimuksen mukaan matkalasku tulee tehdä viimeistään 2 kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Yksiköiden/Laitosten matkasihteerit neuvovat ja voivat tarvittaessa auttaa matkalaskujen tekemisessä Ulkomaille muuttoon valmistautuminen Lääkärintarkastukset ja rokotussuoja Ennen komennussopimuksen solmimista työntekijän tulee käydä lääkärintarkastuksessa työterveyshuollossa, mikäli asemamaan säädökset edellyttävät lääkärintodistuksen olemassaoloa oleskeluun tarvittavien lupien saamiseksi. Työntekijän tulee itse huolehtia hyvissä ajoin ennen lähtöään asemamaassa edellytettävien rokotusten ottamisesta ja voimassaolosta. Rokotukset tulee käydä ottamassa työterveyshuollossa. Mikäli perhe seuraa pitkillä komennuksilla mukana, tulee työntekijän huolehtia perheen osalta asemamaan edellyttämien lääkärintarkastusten ja rokotussuojan hankkimisesta Passin ja vaadittavien lupien hakeminen Työntekijä vastaa itse siitä, että hänellä on koko komennuksen ajan voimassaoleva passi. Viisumi- ja oleskelulupamääräykset vaihtelevat maittain. Työntekijän tulee hyvissä ajoin ennen ulkomaille lähtöä selvittää, millaisia asiakirjoja ja lupia hän tarvitsee voidakseen työskennellä asemamaassa. Tietoja asemamaassa vaadittavista asiakirjoista ja luvista saa maan lähetystön tai konsulaatin nettisivuilta. Työntekijä vastaa itse näiden asiakirjojen ja lupien hakemisesta ennen komennukselle lähtöä. Muuttaminen ja työskentelyn aloittaminen ei ole mahdollista ennen asianmukaisten lupien ja asiakirjojen saamista. Jossain tapauksissa asemamaan viisumin saaminen edellyttää voimassaolevaa vakuutusta ja todistusta komennusvakuutuksen olemassaolosta. Laitosten/yksiköiden matkasihteerit toimittavat työntekijälle pyydettäessä todistuksen työnantajan ottamasta vakuutuksesta. Työntekijän vastuulla on selvittää, mitä asiakirjoja ja lupia mahdollisesti vaaditaan mukana matkustavien perheenjäsenten osalta passin lisäksi. Työntekijä vastaa myös perheenjäsenten passin ja tarvittavien asiakirjojen ja lupien hankkimisesta. Matkustusasiakirjojen kustannusten korvaaminen määritellään politiikan luvussa Sosiaaliturva Komennuksen pituudesta ja kohdemaasta riippuen joko työnantajan edustaja hakee Eläketurvakeskukselta (EU/ETA ja sosiaaliturvasopimusmaat) tai työntekijä hakee KELA:sta (muut maat) hyvissä ajoin ennen komennuksen alkamista tarvittavat todistukset siitä, minkä maan sosiaaliturvan piiriin työntekijä komennuksen aikana kuuluu. Ohjeet todistusten hakemista varten löytyvät Insidestä ( ). Huom! Yli vuoden kestävillä komennuksilla muihin kuin EU/ETA- ja sosiaaliturvasopimusmaihin myös työnantajan edustaja täyttää KELA:lle työnantajan ilmoituksen (Y38T) ulkomailla työskentelystä. 8

9 Työntekijä vastaa itse mahdollisesti mukana matkustavien perheenjäsenten sosiaaliturvaan liittyvistä asioista, mukaan lukien tarvittavien hakemusten tai ilmoitusten tekemisestä. Mikäli työtä suunnitellaan tehtäväksi muussa kuin EU/ETA maassa tai maassa, jonka kanssa Suomella on olemassa sosiaaliturvasopimus, saattaa syntyä velvoite sosiaali- ja eläketurvaan liittyvien maksujen maksamisesta myös työskentelyvaltioon. Mikäli työntekijä kuuluu ulkomaan työjakson aikana asemamaan sosiaaliturvan piiriin tai tulee vakuutetuksi kahdessa maassa, vastaa työntekijän lähettävä yksikkö kaikista sellaisista kustannuksista, jotka aiheutuvat Aallon työnantajavelvoitteiden hoitamisesta asemamaan viranomaisten kanssa sekä edellytettyjen maksujen tilittämisestä aiheutuvista kustannuksista ja itse maksuista (rekisteröityminen, sosiaaliturva, eläke, työttömyysvakuutus ym.). Työntekijä vastaa työntekijän sosiaaliturvaan liittyvistä maksuosuuksista sekä Suomessa että asemamaassa. Asemamaiden sosiaaliturvaan ja eläkkeisiin liittyvät maksut saattavat poiketa huomattavastikin Suomen käytännöistä, mikä kannattaa huomioida komennuksen rahoitusta suunniteltaessa. Mikäli työntekijä vastaa kohdemaassa sosiaaliturvaan liittyvien maksujen tilittämisestä työnantajan puolesta, tästä tulee sopia kirjallisesti. Tällaisissa tapauksissa tulee aina olla yhteydessä koulun henkilöstöpäällikköön ennen sopimuksen tekemistä. Lisätietoa sosiaaliturvaan liittyen saa laitoksen/yksikön ja koulun HR -tuelta sekä viranomaisten sivustoilta ja Verotus Palkkaa verotetaan Suomessa ja/tai asemamaassa riippuen oleskelun ja työskentelyn kestosta asemamaassa sekä molempien maiden verolainsäädännöstä ja verosopimuksista. Työntekijä on velvollinen itse selvittämään, miten hänen työtulonsa verotus tapahtuu. Verotuksen siirtyessä asemamaahan lähetetty työntekijä on velvollinen itse 1) huolehtimaan verotukseen liittyvistä ilmoitusvelvollisuuksistaan Suomessa ja asemamaassa, 2) verojen maksamisesta Suomessa ja/tai asemamaassa sekä 3) verojen tilityksistä asemamaan asianomaisille viranomaisille, ellei asemamaan lainsäädännössä erityisesti muuta määrätä. Työntekijä vastaa myös kustannuksista, joita tilanteen selvittely voi aiheuttaa. Ulkomaille työskentelemään lähteneen on normaaliin tapaan annettava Suomeen veroilmoitus ja ulkomailla ansaitusta palkasta ja siellä maksetuista veroista on myös tarvittaessa annettava Suomen verohallinnolle tietoja, vaikka kyseistä palkkaa ei verotettaisikaan Suomessa. Työntekijän tulee pitää kirjaa komennuksen aikaisesta oleskelustaan Suomessa: ns. Suomipäivien lukumäärä vaikuttaa verotuksen määräytymiseen. Suomi-päivien lukumäärä tulee raportoida työnantajalle (palkkaryhmään) komennuksen ajalta kalenterivuosittain. Työnantaja vastaa työnantajan pakollisista ilmoittamisvelvollisuuksista veroviranomaisille. Työnantaja raportoi Suomen viranomaisille myös komennuksen aikana maksettujen palkkojen tiedot, vaikka verotus olisikin siirtynyt asemamaahan. Lähetetty työntekijä on velvollinen antamaan työnantajalle riittävät tiedot, jotta työnantaja voi hoitaa sille asetetut työnantajavelvoitteet säännösten mukaisesti. Lisätietoa asiasta saa oman laitoksen/yksikön tai koulun HR-tuelta, verottajan verkkosivuilta sekä verohallinnon kansainvälisen henkilöverotuksen neuvontanumerosta Asunnon järjestäminen asemamaassa Työntekijän omalla vastuulla on järjestää asemamaasta itselleen (ja perheenjäsenilleen) asunto. Aalto yliopisto suosittelee, että työntekijät pyrkisivät mahdollisuuksien mukaan vuokraamaan komennuksen ajaksi asemamaasta kalustelun asunnon. 9

10 Muuttojärjestelyt Työntekijä vastaa itse muuttojärjestelyistä Asemamaan kulttuuriin ja kieleen tutustuminen Asemamaan kulttuurin ja kielen tuntemus nopeuttaa uuteen maahan sopeutumista ja edistää viihtyvyyttä. Onkin erittäin suositeltavaa, että työntekijä perheineen etsii tietoa asemamaasta ja kohdepaikkakunnasta eri tahoja hyödyntäen. Esimerkiksi ammattijärjestöt sekä Suomi-Seura tukevat ulkomaille työskentelemään lähteviä jäseniään, ja ylläpitävät kontaktihenkilöverkostoja useissa maissa. Asemamaan suurlähetystöstä tai konsulaatista saa arvokasta tietoa, samoin kuin kyseisestä maasta kokemusta omaavilta kollegoilta. Myös paikallista kieltä kannattaa opetella edes alkeiden verran, vaikka englantia käyttäisikin työkielenä. 4. PALKKA JA PÄIVÄRAHAT 4.1. Palkkausperusteet Palkkaus määräytyy samoin perustein kuin varsinaisessa työpaikassa ennen ulkomaankomennuksen alkamista Palkkahallinto ja palkanmaksu Palkka maksetaan työnantajan yleisinä palkanmaksupäivinä työntekijän ilmoittamalle pankkitilille Sairausajan palkka Sairausajan palkka maksetaan yliopistojen yleisen työehtosopimuksen määräyksien mukaisesti Päivärahat Ulkomaankomennuksen aikana työntekijälle voidaan komennuksen rahoituksen salliessa maksaa päivärahaa enintään 30% ulkomaan päivärahasta. Päivärahan maksamisperusteet ja määrät määräytyvät verovapaita matkakustannuskorvauksia koskevan Suomen verolainsäädännön ja verohallinnon päätösten mukaan. Huomattavaa on, että Suomessa verovapaa päiväraha voi olla työskentelyvaltiossa veronalaista tuloa, mikäli verotusoikeus siirtyy asemamaahan. Päivärahat maksetaan palkan tavoin työntekijän ilmoittamalle pankkitilille. 5. TYÖAIKA 5.1. Säännöllinen työaika Ulkomaankomennuksen aikana noudatetaan työajan suhteen Suomen yliopistojen yleisen työehtosopimuksen määräyksiä. Ulkomaankomennuksen aikana ei makseta ilta-, yö- tai viikonloppulisiä. Myöskään ylityöstä ei voida sopia. Komennuksen aikana työntekijä ei voi olla saldovapaajärjestelmän piirissä. 10

11 5.2. Vapaapäivät Asemamaan kalenterin mukaiset vapaapäivät ovat vapaapäiviä myös lähetetylle työntekijälle. Lisäksi vapaaksi annetaan seuraavat suomalaiset juhlapäivät, vaikka ne paikallisen kalenterin mukaan eivät olisi vapaapäiviä: Vapunpäivä Juhannusaatto Itsenäisyyspäivä Jouluaatto, Joulupäivä ja Tapaninpäivä Loppiainen Helatorstai 5.3. Vuosiloma Vuosiloma määräytyy Suomen vuosilomalain ja yliopistojen yleisen työehtosopimuksen mukaisesti. Vuosiloman pitämisestä tulee sopia etukäteen oman esimiehen kanssa. Arkipäivät lasketaan suomalaisen kalenterin mukaan riippumatta siitä, missä loma pidetään. Työntekijän yksikkö Aalto-yliopistossa on velvollinen huolehtimaan ulkomaankomennuksella olevan vuosilomaseurannasta samoin perustein kuin varsinaisessa työpaikassa Sivutoimet Työntekijä ei ole oikeutettu tekemään muiden kuin työnantajan hänelle osoittamia palkallisia töitä ulkomaankomennuksen aikana ilman työnantajan kirjallista hyväksyntää. Komennuksen aikana ovat siis voimassa Aallon normaalit sivutoimia koskevat ohjeet (Inside 6. VAKUUTUSTURVA Työnantaja ottaa työntekijälle lakisääteisten vakuutusten lisäksi komennusmatkavakuutuksen, joka sisältää sekä matkustaja- että matkatavaravakuutuksen. Työntekijälle korvataan työnantajan kustantaman komennusmatkavakuutuksen ehtojen mukaisesti asemamaassa komennuksen aikana ilmenneiden odottamattomien ja äkillisten lääkärin hoitoa vaatineiden sairauksien hoitokulut sekä tapaturmien hoitokulut. Komennuksille työnantajan puolesta otettavan komennusmatkavakuutuksen laajennettu tai laaja vakuutusturva kattaa myös vakuutettujen vapaa-ajan matkat vakuutusaikana sekä ensiavun luonteisen hammashoidon. Aalto-yliopiston komennusmatkavakuutuksen saaminen edellyttää hyväksyttyä matkasuunnitelmaa. Kun kyseessä on pitkä ulkomaankomennus, työnantaja voi komennuksen rahoituksen salliessa ottaa komennusmatkavakuutuksen myös mukana matkustaville perheenjäsenille. Ulkomaankomennukselle lähtijälle toimitetaan ennen matkalle lähtöä henkilökohtainen matkavakuutuskortti. Mikäli työntekijä haluaa työnantajan ottamaa komennusmatkavakuutusta kattavamman turvan, työntekijä vastaa itse täydentävän vakuutusturvan ottamisesta ja sen kustannuksista. 11

12 Komennusmatkavakuutuksesta ja vakuutuksen ehdoista saa lisätietoa Insidesta ( oman yksikön matka-sihteeriltä sekä matkakoordinaattori Tuula Kinnuselta, 7. ULKOMAANKOMENNUKSEEN LIITTYVIEN KUSTANNUSTEN KORVAAMINEN Suomen lainsäädäntö mahdollistaa tietyin edellytyksin verottomien kulukorvausten maksamisen lähetetyille työntekijöille komennuksen ajalta. Komennukselle lähtijän tulee kuitenkin huomioida, että mikäli verotusoikeus siirtyy komennuksen aikana asemamaalle, asemamaan lainsäädännöstä saattaa johtua Suomen käytännöistä poikkeavia veroseuraamuksia. Tietoa mahdollisista veroseuraamuksista saa verohallinnosta sekä asemamaan viranomaisilta. HUOM! Korvattavista kustannuksista on sovittava matkasuunnitelmassa ennen komennussopimuksen tekemistä Lääkärintarkastusten ja rokotusten kustannukset Mikäli asemamaan viranomaiset tai olosuhteet edellyttävät lähetetyltä työntekijältä (ja pitkien komennusten tilanteissa perheeltä) lääkärintarkastusta tai rokotusten ottamista, voi työnantaja korvata näistä aiheutuneet kustannukset. Työntekijän tulee käyttää työterveyshuollon palveluita. Perheen osalta työnantaja voi rahoituksen salliessa korvata työntekijälle kuitteja vastaan asemamaan edellyttämien edellä mainittujen toimenpiteiden kustannukset Passin ja muiden vaadittavien lupien ja asiakirjojen kustannukset Lähetetty työntekijä vastaa itse koko komennuksen ajan voimassaolevan passin hankkimisesta ja kustannuksista sekä itsensä että mahdollisesti mukana matkustavan perheen osalta. Työnantaja korvaa lähetetyn työntekijän hankkimien, ulkomailla työskentelyyn vaadittavien erityisasiakirjojen ja lupien (viisumi, oleskelulupa ym.) hankkimis- ja ylläpitokustannukset. Lähetetty työntekijä vastaa mukana muuttavien perheenjäsenten viisumien ja oleskelulupien sekä muiden mahdollisten asiakirjojen hakemisesta ja kustannuksista. Pitkien komennusten osalta työnantaja voi kuitenkin korvata rahoituksen salliessa myös perheen viisumien, oleskelulupien ja muiden tarvittavien erityisasiakirjojen hankkimiskustannukset (ei passeja) Matkakustannukset asemamaan ja kotimaan välillä Lähetetyn työntekijän, ja pitkillä komennuksilla mukana matkustavien perheenjäsenten, kohtuulliset matkakulut komennuksen alkaessa kotimaasta asemamaahan ja komennuksen päättyessä asemamaasta kotimaahan voidaan korvata Aallon matkustuspolitiikan mukaisesti ( ) Muuttokustannukset Työnantaja voi korvata lähetetylle työntekijälle muutosta aiheutuvia kohtuullisia kustannuksia. Pitkien komennusten osalta voidaan korvata myös mukana muuttavan perheen kohtuullisia muuttokustannuksia. 12

13 Muuttokustannuksina ei korvata erityisen arvokkaiden tai muutoin erityislaatuisten tavaroiden kuljettamisesta aiheutuvia lisäkustannuksia tai vakuutuksia (auto, eläimet, veneet, moottoripyörät, pianot, taide- ja arvoesineet jne.). Jos työntekijä muuttaa kalustettuun asuntoon, työnantaja voi korvata henkilökohtaisten tavaroiden lentorahdista aiheutuvia kustannuksia enintään 100 kg:n osalta. Jos työntekijä on vuokrannut kohdepaikkakunnalta kalustamattoman asunnon, työnantaja voi korvata hänelle muutosta aiheutuvat kohtuullisia laiva- tai tierahtikustannuksia enintään taulukossa esitettyjen korvaussummien mukaisesti. Määränpää Henkilömäärä m³ Amerikka ja Aasia Eurooppa 1 henkilö henkilöä Perhe Asumiskustannukset asemamaassa Työnantaja voi korvata lähetyn työntekijän tosiasialliset, asemamaan asuinpaikkakunnan yleisen hintatason mukaisia kohtuullisia asumiskuluja ulkomaankomennuksen ajalta, mikäli komennukseen kohdennettu rahoitus on riittävä. Pitkillä komennuksilla työnantaja voi korvata myös mukana matkustavan perheen kohtuullisia asumiskustannuksia. Mikäli lähetetty työntekijä hankkii asemamaasta kalustamattoman asunnon, työnantaja ei korvaa asuntoon hankittavia kalusteita Lasten koulutuskustannukset Työnantaja voi korvata pitkillä komennuksilla lähetetyn työntekijän mukana matkustavien alle 18-vuotiaiden perheen lasten koulunkäynnistä aiheutuvia tavanomaisia kuluja (esim. kirjoittautumis- ja koulumaksut, pakolliset kouluvakuutukset, ei kuitenkaan kirjoja, koulupukuja, kouluruokailuja tai -retkiä ym.), jos rahoituspäätöksessä on näin erityisesti sovittu. Tavanomaisina kuluina pidetään Suomen peruskoulua ja lukiota vastaavaa koulutusta, ei alle kouluikäisen lapsen päivähoitoa Asemamaasta tehtävät liikematkat Työnantaja korvaa työntekijälle ulkomaankomennuksen aikana tapahtuvan asemamaan sisäisen ja asemamaasta kolmanteen maahan suuntautuvan liikematkustamisen kulut Aallon matkustuspolitiikan mukaisesti. Työnantaja ei korvaa asemamaassa työntekopaikan ja kodin välisiä työmatkakuluja. 8. ULKOMAANKOMENNUKSEN PÄÄTTYMINEN 8.1. Paluu komennussopimuksen umpeuduttua 13

14 Ulkomaankomennus päättyy yleensä komennussopimuksessa mainittuna ajankohtana, jonka jälkeen työntekijä sekä mahdolliset perheenjäsenet palaavat kotimaahan Sopimuksen ennenaikainen päättäminen Työnantajan toimesta Aalto-yliopisto voi päättää ulkomaankomennuksen ennen sopimuksen umpeutumista seuraavissa tilanteissa: a) Viranomaisista johtuva syy. Paikalliset viranomaiset eivät myönnä tarvittavia asumiseen ja/tai työskentelyyn tarvittavia lupia, tai peruvat niitä. b) Force majeure. Jos työ asemamaassa estyy pakottavan syyn tai muiden työnantajasta riippumattomien syiden vuoksi. Tällöin työntekijä palaa kotimaahan kotimaan työehdoin. c) Työtehtävien hoitaminen työnantajaa tyydyttämättömällä tavalla. Työntekijä laiminlyö tehtäviään, syyllistyy väärinkäytöksiin työnantajaa tai ulkopuolisia kohtaan, tai on osoittanut käytöksellään olevansa sopimaton jatkamaan komennusta. Näissä tapauksissa työnantaja ei korvaa työntekijän ja perheenjäsenten kotimaahan paluuseen liittyviä kuluja. d) Työntekijä rikkoo komennussopimusehtoja. Tässä tapauksessa työnantaja ei korvaa työntekijän ja perheenjäsenten kotimaahan paluuseen liittyviä kuluja. e) Sairaus. Jos työntekijää kohtaa yli kuukauden kestävä työkyvyttömyys tai lyhyemmän komennuksen kyseessä ollessa komennuksen sovittua kestoa kauemmin kestävä työkyvyttömyys, tai työkyvyttömyys pitkittää olennaisella tavalla sovitun työn valmistumista tai tekee ulkomaantyöjakson Aalto-yliopiston kannalta tarkoituksettomaksi, on työnantaja oikeutettu lähettämään työntekijän kotimaahan ja komennus katsotaan päättyneeksi. Työntekijä voidaan lähettää kotimaahan muutoinkin, jos se on hoidon järjestämiseksi tarkoituksenmukaista. f) Äitiyslomalle jääminen. Työntekijän komennus päättyy äitiysloman alkaessa ja hän palaa kotimaahan kotimaan työehdoin. g) Työntekijä eroaa Aalto-yliopiston palveluksesta komennuksen aikana. Tässä tapauksessa työnantaja ei korvaa työntekijän ja perheenjäsenten kotimaahan paluuseen liittyviä kuluja Lähetetyn työntekijän toimesta Lähetetty työntekijä voi päättää ulkomaankomennuksen ennen sopimuksen umpeutumista seuraavissa tilanteissa: a) Työntekijä eroaa Aalto-yliopiston palveluksesta komennuksen aikana. Irtisanomisajan jälkeen työntekijä huolehtii itse kustannuksistaan. Mikäli Aalto-yliopisto on maksanut ennakkoon työntekijän puolesta joitain komennuksesta aiheutuneita kustannuksia, työntekijän tulee palauttaa maksut yliopistolle irtisanomisajan umpeuduttua. Myös ylimääräiset maksut, jotka aiheutuvat sopimuksen ennenaikaisesta päättämisestä jäävät työntekijän maksettavaksi. b) Painavat henkilökohtaiset syyt. Komennus voidaan keskeyttää työntekijän tai hänen perheenjäsenensä vakavan sairauden vuoksi, tai perheenjäsenen tai lähiomaisen kuoleman vuoksi. Tällaisessa tilanteessa työntekijän tulee keskustella muiden sopimusosapuolten kanssa ja sopia menettelytavoista, mukaan lukien paluukustannusten korvaamisesta Työehdot Suomessa komennuksen päätyttyä Komennuksen päätyttyä työntekijä palaa kotimaahan, ja palvelussuhde jatkuu varsinaisen työsopimuksen mukaisesti. 14

15 Mikäli työntekijän työsopimus päättyy yhtä aikaa komennuksen päättyessä, työntekijälle on mahdollista tehdä uusi työsopimus Aalto-yliopiston normaalien käytäntöjen mukaisesti. 9. ERIMIELISYYDET Ulkomaankomennuksen aikana mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti työntekijän ja työnantajan edustajan välisin neuvotteluin Suomen lainsäädäntöä noudattaen. Yhteyshenkilöt kouluissa ja yksiköissä/laitoksilla: koulujen henkilöstöpäälliköt, yksiköiden/laitosten HR-koordinaattorit, yksiköiden/laitosten matkasihteerit Aallon HR: Aallon talouspalvelut: 15