Opas työkiertoon. Mihin organisaatioon sinun kannattaisi lähteä työkiertoon?

Transkriptio

1 Opas työkiertoon Mihin organisaatioon sinun kannattaisi lähteä työkiertoon? Millainen työkierto voisi hyödyntää juuri teidän työyhteisönne, asiakkaitanne tai toiminnan kehittämistänne? Ilmoittaudu mukaan: Työkierto-pilotti Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa- ESRhanke Muutosvalmentaja Piia Bräysy Päivitetty elokuu 2018

2 2 Sisältö Taustaa: Työkierto on osa Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa- ESR-hanketta3 Mitä työkierto on?... 4 Miksi ihmeessä lähtisin työkiertoon?... 5 Voiko kuka vaan lähteä työkiertoon?... 5 Ilmoittautuminen työkiertoon... 6 Ennen työkiertoa ja työkiertoon valmistautuminen... 6 Työkierron aikana... 8 Työkiertojakson lopulla ja jälkeen... 8 Esimerkki Työkiertosopimuksesta... 9

3 Taustaa: Työkierto on osa Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa- ESR-hanketta 3 Työkierto on oivallinen tapa tutustua syvemmin yhteistyökumppaneihin, luoda uusia verkostoja sekä parantaa omaa työhyvinvointia! Kannustakaamme siis mahdollisimman monia mukaan työkiertoon! Tässä oppaassa kerrotaan organisaatioiden välisestä työkierrosta. Työkierrosta saatuja kokemuksia hyödynnetään myös hankeajan jälkeen. Työkierto-pilotti on osa Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä- Karjalassa- ESR-hanketta. Hankkeen toteutusaika on Työkierto-pilotin kohderyhmänä ovat seuraavat organisaatiot ja niiden henkilöstö: EKSOTE Lappeenrannan kaupungin pelastustoimi, maataloushallinto, ympäristöterveydenhuolto Imatran kaupungin ympäristöterveydenhuolto Parikkalan ja Savitaipaleen kuntien lomituspalvelut Kaakkois-Suomen ELY-keskus Kaakkois-Suomen TE-toimisto Etelä-Suomen aluehallintovirastosta elintarvikevalvonta ja eläinten terveys ja hyvinvointitehtävät Etelä-Karjalan liitto. Koko hankkeen tavoitteena on tukea suunnitteilla olevaan Etelä-Karjalan maakuntakonserniin siirtyvää henkilöstöä maakunta- ja sote-uudistuksen myötä: Varmistaa Etelä-Karjalan maakuntaan siirtyvän henkilöstön työhyvinvointia ja osaamista tilanteessa, johon liittyy merkittäviä toimintatapauudistuksia ja jossa useat eri organisaatiot ja työyhteisöt yhdistetään ja toisaalta hajautetaan järjestäjä-tuottajamalliin. Edesauttaa Etelä-Karjalan maakuntakonserniin kuuluvien liikelaitosten ja mahdollisten yhtiöiden asiakaslähtöisyyttä ja tuottavuutta. Antaa esimiehille ja henkilöstölle työkaluja kohdata muutoksia ja ylläpitää työhyvinvointia ja tuottavuutta. Hankkeen toimenpiteitä ovat työkierto-pilotin lisäksi esimiesten valmennusohjelma ja maakunta- ja henkilöstömessut. Vaikka tämänhetkisen tiedon mukaan (elokuu 2018) maakunta- ja sote-uudistuksen aikataulu siirtyy eduskunnassa, ovat esim. henkilöstön kehittäminen, työhyvinvointiasiat ja organisaatioiden välinen yhteistyö maakuntamme kehittämisen kannalta kaikkien yhteinen etu. Työkierto on yksi kehittämisen menetelmä. Tämän vuoksi työkierrolla voi olla merkittävää vaikutusta yhteiseen tekemiseemme, kun me henkilöstönä, esimiehinä ja johtajina sitoudumme työkierron toteuttamiseen ja toinen toisiltamme oppimiseen.

4 4 Mitä työkierto on? Työkierto on työn kehittämisen menetelmä, joka perustuu vertaisoppimiseen. Puhutaan myös ns. työn varjostamisesta, jossa toinen työntekijä seuraa ja havainnoi sovitusti toisen työntekijän työskentelyä ennalta määritellyn ajan. Suositus on, että työkiertäjä toimii työparina (tai varjostajana) yhden ja saman henkilön mukana koko työkiertojakson ajan. Työkierron kohteena ovat arkiset tavanomaiset työpäivät. Työkierto-pilotissa on mahdollisuus tutustua omaan työhön liittyviin työtehtäviin toisessa organisaatioissa. Työkiertokohde on ensisijaisesti jossakin hankkeen kohderyhmään kuuluvassa organisaatioissa. Jossakin tapauksessa, mikäli se on perusteltua oman työn kannalta ja siihen on saatu ennakkoon poikkeuslupa omalta esimieheltä ja tarvittaessa kysytty myös johdon lupa, työkiertopaikka voi olla myös jossakin muussa organisaatioissa, yrityksessä tai yhdistyksessä. Hankkeen aikainen työkierto on lyhytkestoista 2-10 työpäivää kestävää tutustumista ja työkierron tulee toteutua mennessä. Työkiertoon osallistuminen on vapaaehtoista molemmille osapuolille, sekä työkiertoon lähtevälle että työkiertäjän vastaanottajalle. Kuva 1. Työkierron vaiheet.

5 5 Miksi ihmeessä lähtisin työkiertoon? Työkierrossa voit esim. kysyä/ jakaa hyviä käytäntöjä työssäsi verkostoitua ja lisätä yhteistyötä organisaatioiden välillä jakaa kokemuksia samaa työtä tekevän kanssa nähdä uudesta näkökulmasta asiakkaan palveluketjun kokonaisuutta nähdä aivan uusin silmin omaa ja muiden työn roolia palveluprosessissa löytää uusia tapoja kehittää omaa työtä ja koko työyhteisön toimintaa pitää yllä omaa työhyvinvointiasi. Työkiertäjänä sinulla on mahdollisuus tutustua oman ammattialasi työhön toisessa työympäristössä. Havainnot voivat avata uusia näkökulmia ja auttaa näkemän omaa työtä eri tavalla. Työkiertäjänä et ole opettamassa tai arvioimassa toisen työtä, vaan ennen kaikkea peilaamassa itseäsi työntekijänä toisen työn kautta. Vastaanottavalle työntekijälle työkierto on mahdollisuus nähdä oma työ toisen työntekijän silmin ja mahdollisuus tarkastella omaa työtä yhdessä toisen kanssa. Työkiertolaisen tekemät havainnot ja kysymykset voivat avata uusia oivalluksia ja näkökulmia omaan työhön. Omasta työstä kertominen voi auttaa samalla jäsentämään ja analysoimaan omia rutiineja ja toimintaa töissä. Voiko kuka vaan lähteä työkiertoon? Työkierto-pilotissa jokaisen organisaation johtoryhmä on määritellyt ennalta ketkä henkilöstöryhmät voivat osallistua työkiertopilottiin sekä maksimiajan työkiertojaksolle. Lisätietoja saat omalta esimieheltäsi tai tarvittaessa hankkeen muutosvalmentajalta; Piia Bräysy, piia.braysy(at)ekarjala.fi. Sekä työkiertoon lähtevä että työkiertäjän vastaanottava työntekijä tarvitsee aina luvan omalta lähiesimieltään. Suositus on, että työkierrosta tehdään kirjallinen sopimus (sopimusmalli s. 9), jonka allekirjoittavat työkiertoon lähtevä työntekijä ja hänen esimiehensä sekä vastaanottava työntekijä ja hänen esimiehensä. Työkierron aikana työsuhde säilyy omaan työnantajaan normaalisti. Palkkaus ja työsuhteen ehdot säilyvät omassa työyksikössä (esim. työterveyshuolto, vakuutusasiat yms.). Periaate on, että lyhytaikainen työkierto ei aiheuta ylimääräisiä kuluja. Kuitenkin, mikäli kuluja syntyy (esim. matkakulut), tulee työkiertoon lähtevän sopia niistä ennakkoon oman esimiehensä kanssa, ja mahdollisista lisäkuluista vastaa oma työnantaja.

6 6 Ilmoittautuminen työkiertoon Kun työkierrosta on tehty sopimus tai viimeistään työkiertojakson jälkeen, työkiertäjän tulee ilmoittaa työkiertojaksonsa hankkeelle seuraavan linkin kautta: Työkiertoon ilmoittautuminen/ ilmoittaminen jo olleesta työkiertojaksosta: Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa hanke seuraa tätä kautta työkiertoon osallistuneiden lukumäärää sekä kerää kokemuksia, joita hyödynnetään hankeajan jälkeen. Tämän vuoksi on tärkeää, että jokainen työkiertoon osallistunut ilmoittaa omat tietonsa. Ilmoittautuminen on luottamuksellisesta, eikä kenenkään tietoja luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille. Lomakkeen avoimista vastauksista koostetaan yhteenveto niin, ettei kenenkään yksittäinen vastaus ole jäljitettävissä vaan pysyy anonyyminä. Ennen työkiertoa: työkiertoon valmistautuminen Työkiertoon osallistuminen on vapaaehtoista molemmille osapuolille sekä työkiertoon lähtevälle että työkiertäjän vastaanottajalle. Työkiertoon lähtemiseen tai työkiertäjän vastaanottamiseen voi vaikuttaa esim. työyhteisön työ- tai resurssitilanne. Esimiehen tuki on erittäin tärkeää työkierron molemminpuoliselle onnistumiselle. Sekä työkiertoon lähtevä että työkiertäjän vastaanottava työntekijä tarvitsee aina luvan omalta lähiesimieltään. Työkiertoon lähtijän tulee keskustella ja sopia oman esimiehensä kanssa: miksi haluan työkiertoon (tavoitteet) mitä haluan oppia työkierrossa ollessani mitä voin ehkä tuoda mukanani työkierrosta, kun palaan työyhteisööni mihin työtehtäviin ja organisaatioon minun kannattaisi mennä työkiertoon kauanko työkierto voi kestää (2-10 työpäivää). Suositus on, että työkierrosta tehdään kirjallinen sopimus (sopimusmalli s. 9), jonka allekirjoittavat työkiertoon lähtevä työntekijä ja hänen esimiehensä sekä vastaanottava työntekijä ja hänen esimiehensä. Työkiertoon lähtevät ilmoittautuvat hankkeelle ennen työkiertoa tai työkierron jälkeen. Työkiertoon lähtevä järjestää itse oman työkiertopaikkansa ja hoitaa tarvittavat järjestelyt suoraan vastaanottavan työntekijän (eli varjostettavan) kanssa. Tarvittaessa hankkeen yhteyshenkilö voi auttaa työkiertojärjestelyissä tai tarvittavien yhteyshenkilöiden löytämisessä.

7 Työkierron ajankohdasta ja käytännön järjestelyistä tulee sopia hyvissä ajoin. Ajankohdan valinnassa kannattaa pyrkiä löytämään ns. tavalliset työpäivät, jotta työkiertäjä saa työstä mahdollisimman realistisen kuvan. Työkiertoon lähtevän ja vastaanottavan työntekijän on hyvä keskustella ennakkoon jo ennen työkiertojakson alkamista: omat tavoitteet ja toiveet työkiertojaksolle miten kumpikin osapuoli toivoo saavansa palautetta työkiertojaksosta miten työkiertolainen osallistuu ja havainnoi työpäivien aikana onko muita pelisääntöjä tai käytännön asioita joista tulisi sopia. 7 Työkiertolaisen vastaanottava työntekijä sopii oman esimiehensä kanssa: kuka, mistä organisaatiosta on tulossa työkiertoon ajankohdan ja työkierron keston varmistaminen omalta esimieheltä; lupa työkiertolaisen vastaanottamiseen ko. ajankohtana mitä työkierrolla tavoitellaan ja mitä hyötyjä halutaan onko jotain erityistä, mitä pitää ottaa huomioon tai sopia (esim. luottamuksellisuuden, asiakastyön tai työyhteisön näkökulmasta). Molempia osapuolia sitoo vaitiolovelvollisuus sekä työkierron aikana että sen jälkeen. miten työkiertäjä vaikuttaa muuhun työyhteisöön miten työyhteisölle tiedotetaan työkiertäjästä ja sovituista käytännöistä (esimiehen tehtävä). Kuva 2. Vastuut ja roolit työkierto-pilotissa.

8 8 Työkierron aikana On tärkeää että työkiertäjä ja vastaanottaja ovat ennakkoon keskustelleet työkierron tavoitteista ja sopineet pelisäännöt työkierto-jaksolle. Pelisäännöissä voi sopia esim. siitä, miten vastaanottaja eli ns. varjostettava toivoo työkiertäjän osallistuvan työpäivän aikana. Joissakin tilanteissa kannattaa varmistaa kaikkien asianomaisten lupa työkiertolaisen läsnäoloon (esim. asiakastilanne, tiimipalaveri tms.). Tavoitteena on, että työkiertäjä seuraa ja havainnoi, mutta antaa työrauhan eli työkiertäjä ei osallistu työn tekemiseen tai kommentoi tapahtumia. Työkiertäjä voi esim. kirjata havaintoja ja kysymyksiä myöhemmin käytävää keskustelua varten. Toki keskustelua voi käydä luontevasti myös työn lomassa, mikäli se sopii varjostettavalle. Viimeistään kunkin työpäivän päätteeksi on hyvä käydä keskustelua työkiertäjän havainnoista. Keskustelun on tarkoitus olla molemminpuolista ja keskittyä yleisesti ammatilliseen kehittämiseen ja ammatilliseen ymmärryksen lisäämiseen, ei havainnoidun työntekijän arviointiin. Työkiertojakson lopulla ja jälkeen Työkiertojakson lopulla työkiertäjä ja varjostettava käyvät läpi omia kokemuksia ja havaintoja peilaten niitä työkierrolle asetettuihin tavoitteisiin. Tällöin on mahdollista vielä kysyä ja tarkentaa puolin ja toisin sekä pohtia havaittujen asioihin kehittämistä omassa työssä. Työkiertäjän tavoitteena on kirjata omia oivalluksia: Mitä opin työkierrossa? Mitä hyvää näin työkiertojakson aikana? Miten hyödynnän näkemääni ja oppimaani omassa työssäni? Olisiko omissa rutiineissani tai ajattelutavoissani jotain mitä voisin muuttaa? Mitä kerron omalle työyhteisölleni ja esimiehelleni työkierrosta? Onnistuessaan työkierto antaa eväitä oman työn kehittämiseen sekä työkiertäjälle että varjostettavalle. On hyvä välillä pysähtyä miettimään omia rutiinejaan ja löytää vaihtoehtoisia toimintatapoja. Hyvään lopputulokseen voi yleensä päästä monella eri tavalla toimimalla. Useimmissa työtehtävissä on harvoin yhtä oikeaa tapaa toimia, vaan ne muuttuvat ihmisten ja tilanteiden mukaan. Työkierrosta palatessa kannattaa sopia keskusteluaika oman esimiehen ja oman työyhteisön kanssa, jossa voi jakaa kokemuksiaan työkierrosta ja keskustella havainnoistaan oman työn ja/tai työyhteisön kehittämiseksi. Hanke kerää kokemuksia ja palautetta työkierrosta jatkosuunnittelua varten.

9 9 Esimerkki Työkiertosopimuksesta Työkiertoon lähtijä Organisaation nimi: Työkiertoon lähtevän nimi, työtehtävä, paikkakunta: Yhteystiedot ( , puhelinnumero): Esimies: Työkierto alkaa: Työkierto päättyy: Työkiertolaisen vastaanottaja Organisaation nimi: Työkiertolaisen vastaanottajan/työparin nimi, työtehtävä, paikkakunta: Yhteystiedot ( , puhelinnumero): Esimies: Tavoitteet työkierrolle (Esim. Mitä toivon oppivani työkierto-jakson aikana, erityisesti minua kiinnostavat asiat yms. Huom! Työkiertoon lähtevä keskustelee vastaanottavan työntekijän kanssa ennen työkierto-jakson aloitusta!) Muut ennakkoon sovittavat asiat (esim. vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus, lakisääteiset vaatimukset jos on, palautekeskustelusta sopiminen, työpäivien muista pelisäännöistä sopiminen jne.). Allekirjoitukset Työkiertoon lähtevän työntekijän allekirjoitus Työkiertoon lähtevän työntekijän esimiehen allekirjoitus Työkiertäjän vastaanottavan työntekijän allekirjoitus Työkiertäjän vastaanottavan työntekijän esimiehen allekirjoitus Paikka ja päivämäärä: Paikka ja päivämäärä: