HELSINGIN YLIOPISTON LIIKKUVUUSPALVELUT

Transkriptio

1 HELSINGIN YLIOPISTON LIIKKUVUUSPALVELUT Korkeakoulujen kv-asioiden kevätpäivät, Jyväskylä 2018 Services 25/05/2018 1

2 TOIMINTAMME ULKOMAISTEN KRIISIEN AIKANA YLIOPISTON LINJAUS Kriisi hoidetaan yksikössä, jossa se tapahtuu. Yksikön viestijä tukee yksikön johtajaa kriisiviestinnässä. Yksikön johtaja vastaa kriisin hoitamisesta. Tiedottaja / viestijä voi konsultoida keskusviestintää ja saada sieltä apua. Jos kriisi koskee koko yliopistoa, vastuu siirtyy yliopistojohdolle (turvallisuusfoorumi). Services 25/05/2018 2

3 ERILAISET KRIISITILANTEET Kriisitilanteet (force majeure) vieraassa maassa Yhteistyötahot: turvallisuuspäällikkö, viranomaiset, pelastustoimi, yhteistyöyliopistot, YTHS, OPH, ulkoministeriö, yliopistopastorit. Opiskelijarekisterillä hätätilayhteystiedot niistä, joita ei tavoiteta. Lähtevien ja saapuvien opiskelijoiden sosiaaliset ja kulttuurikompetenssin kriisit Yhteistyötahot: viranomaiset, yhteistyöyliopistot, YTHS, opintopsykologit, opiskelijajärjestöt. Services 25/05/2018 3

4 PERIAATTEET KRIISITILANTEISSA Johtaminen ja päätöksenteko: Toimintasuunnitelmasta, toimenpiteistä ja työnjaosta päättää esimies. Kukin taho ja henkilö toimivat kriisitilanteessa oman toimivaltansa ja tehtävänsä mukaisesti. Ensisijainen vastuu toiminnasta on viranomaisilla ja yliopistossa johdolla. Viestintä ja tiedottaminen: Ensisijainen vastuu viestimisestä ja tiedottamisesta on viranomaisilla ja yliopistossa johdolla. Kriisiviestinnän tulisi olla avointa, nopeaa, totuudenmukaista ja tarkkaa. Services 25/05/2018 4

5 PERIAATTEET KRIISITILANTEISSA Vaitiolovelvollisuus: Kaikki kriiseihin liittyvät tiedot ovat luottamuksellisia. Mahdollisten loukkaantuneiden / uhrien omaisilta ei pyydetä lupaa antaa tietoja eteenpäin eikä niitä käsitellä muutoinkaan. Mikäli asiasta tulee tiedusteluja, ne ohjataan sovitusti esimiehelle tai muulle taholle. Tarvittaessa keskustellaan asiasta vain keskenämme ja silloinkin opiskelijan yksityisyyttä kunnioittaen. Tarvittaessa henkilökunnalle järjestetään tukea vaikeaksi koetun tilanteen purkamiseksi esim. debriefing-tilaisuus. Services 25/05/2018 5

6 PERIAATTEET KRIISITILANTEISSA Päätös vaihdon jatkamisesta/keskeyttämisestä: Vaihdon keskeyttäminen kriisistä johtuen on ymmärrettävää tukea opiskelijoille, etteivät tee päätöstä hätiköidysti, paniikissa ja traumatisoituneina. Kerrotaan, että keskeytys on mahdollista, mutta siitä päättäminen kannattaa tehdä muutaman päivän tai esim. noin viikon päästä. Poikkeuksena tietenkin välitön uhka tai esimerkiksi viranomaisten evakuointimääräys. Services 25/05/2018 6

7 TOIMINTA KRIISITILANTEESSA Tavallisesti tieto kriisistä tavoittaa meidät puhelimitse mitä teet? Pysy rauhallisena. Kirjoita ylös täsmällisesti saamasi tiedot yksityiskohtineen. Tarkista ja kirjaa ylös myös soittajan nimi ja yhteystiedot. Välitä tiedot välittömästi esimiehellesi / varaesimiehelle. Services 25/05/2018 7

8 VAIHE 1 Kriisin tunnistaminen, luokittelu, tilannearvio ja toimintasuunnitelma 1. Mitä on tapahtunut? 2. Missä, milloin, miten, kenelle? 3. Tarkistetaan tarvittaessa tietojen oikeellisuus tai hankitaan lisätietoja. Tämä voidaan tehdä yhteistyössä jakamalla välittömät tehtävät. 4. Keihin ollaan yhteydessä lisätietojen saamiseksi? 5. Soitto turvallisuuspäällikölle määritellään kriisi ja tehdään sen mukainen toimintasuunnitelma. Services 25/05/2018 8

9 VAIHE 2 Tiedottaminen, toimenpiteet ja tehtäväjako (tarpeen ja tilanteen mukaan) (Vara)rehtori, hallintojohtaja, viestintäpäällikkö, toimialajohtaja, palvelupäällikkö, dekaani, opintoasiainpäällikkö, työhyvinvointiyksikkö Oma tiimi Opiskelijat/omaiset, joita asia koskee Suomessa tai ulkomailla (vaihto- ja tutkinto-opiskelijat) YTHS, yliopistopapit Kanssaopiskelijat tarvittaessa tukea (vaihto- ja tutkintoopiskelijat) Services 25/05/2018 9

10 VAIHE 3 Seuranta ja toimintasuunnitelman mukaiset toimenpiteet Tehtäväjako Toimintajärjestys ja aikataulutus (illalla, viikonloppuna, työajalla?) Opiskelijan / opiskelijoiden tilanteen tarkistaminen (vaihto- ja tutkinto-opiskelijat) Tarvittavat toimenpiteet: tuki, tiedottaminen, apu toiveiden ja tarpeiden mukaan Takaisinperinnän / Kelan opintotuen edistymisen seurannan kohtuullistaminen olosuhteista johtuen Services 25/05/

11 ESIMERKKITAPAUKSIA Services 25/05/

12 VÄKIVALTAINEN TAI TERRORISTINEN TEKO Opiskelijoille lähetetään sähköpostilla viesti. Tukea järjestetään kohdeyliopiston ja viranomaisten avulla. Ohjeistetaan noudattamaan paikallisten viranomaisten ja Suomen suurlähetystön ohjeistusta. Opiskelijoita pyydetään tekemään matkustusilmoitus.fi palveluun ilmoitus, jos he eivät ole sitä aiemmin tehneet. Liikkuvuuspalveluissa arvioidaan yhdessä opiskelijan kanssa opiskelijan mahdollisuus jatkaa vaihdossa tai vaihdon keskeyttäminen. Services 25/05/

13 MAANJÄRISTYS Opiskelijoiden tavoittaminen kaikin mahdollisin keinoin, kun yhteydet toimivat huonosti. Avun järjestäminen opiskelijoille ja henkilökunnalle Suomessa. Neuvottelu opiskelijoiden kanssa kotiinpaluusta ja mm. vaihtomahdollisuuksista myöhemmin, vaikutuksista opintotukeen. Keskustelu vanhempien kanssa opiskelijoiden kotiuttamisesta. (Chile / Japani / Meksiko) Services 25/05/

14 LAKOT Yliopisto on suljettu tai toiminta häiriintynyt: lukukauden aloitus, opiskelu, tentit siirtyvät. Lisätietoja kohdeyliopistosta, tietojen välittäminen opiskelijoille ja opiskelijoiden rauhoittelua. Vaihtoehtoisten opintojen suunnittelu. (Sambia) Services 25/05/

15 VAARALLINEN POLIITTINEN TILANNE Opiskelijoita pyydetään keskeyttämään vaihto ja palaamaan Suomeen. Opiskelijoita tuetaan käytännönasioiden järjestymisessä mm. neuvotteluissa kohdeyliopiston kanssa. Opiskelijalle opiskelijoille järjestetään apua ja tukea mahdollisten traumaattisten kokemusten läpikäymiseksi. (Ukraina / Kairo / Istanbul / Israel) Services 25/05/

16 OPISKELIJAN VAKAVA LOUKKAANTUMINEN Vakuutusyhtiö arvioi hoidontarpeen ja esim. kotiinkuljetuksen (toivottavasti vakuutus on kunnossa!). Liikkuvuuspalveluissa arvioidaan yhdessä opiskelijan kanssa opiskelijan mahdollisuus jatkaa vaihdossa tai vaihdon keskeyttäminen. Services 25/05/

17 OPISKELIJAN HENKILÖKOHTAINEN KRIISI Esimerkiksi vararikko tai psyykkinen sairastuminen Järjestetään tapauskohtaisesti opiskelijalle tukea ja tehdään yhteistyötä partneriyliopiston kanssa. Services 25/05/

18 OPISKELIJAN KUOLEMA VAIHTOKOHTEESSA Viranomaiset hoitavat kuolinsyyn tutkimuksen ja tiedonvälityksen omaisille Suomeen. Kohteessa oleville muille Helsingin yliopiston opiskelijoille järjestetään tukea kohdeyliopiston kanssa. Tiedekunnassa järjestetään tukea henkilökunnalle ja opiskelijakavereille. Opiskelijapalveluissa tehdään tarvittavat toimenpiteet opiskelijarekisteriin ja liikkuvuuspalveluissa Mobility Onlineen. Omaisille ilmaistaan suruvalittelut. Muut yhteydenotot heidän aloitteestaan. Services 25/05/

19 VIESTI: OUTGOING Otsikko: Tietoa Manchesterissä vaihdossa/harjoittelussa oleville / Information för studenter på utbyte eller praktik i Manchester / Information for exchange/traineeship participants in Manchester Hyvä opiskelija, (English version at the end of the Finnish and Swedish one) tietojärjestelmämme mukaan olet Manchesterissä vaihto-opiskelijana tai harjoittelussa. Kaupungissa tapahtuneen iskun vuoksi otamme sinuun yhteyttä ja muistutamme, että voit olla meihin yhteydessä, jos tarvitset tukea tai apua. Olemme täällä sinua varten. (studentexchange@helsinki.fi; tel ) Suomen ulkoasiainministeriö on kehottanut Manchesterissä olevia suomalaisia tekemään matkustusilmoituksen ja ilmoittamaan läheisille olevansa kunnossa. Samalla ulkoministeriö muistuttaa kaupungissa olevia seuraamaan paikallisten viranomaisten ohjeita. Tarkemmat ohjeet matkustusilmoituksen tekemisestä löytyvät osoitteesta Suosittelemme jatkossa seuraamaan paikallisten viranomaisten ja Suomen ulkoministeriön tiedotuksia ja noudattamaan siellä olevia ohjeita (esim. Lontoon Suomen suurlähetystön sivu: Liikkuvuuspalveluiden tiimin puolesta, Minna Koutaniemi Services 25/05/

20 VIESTI: INCOMING Otsikkko: Information for exchange students from Manchester at UH Dear students, according to our data system you are currently on exchange at UH. Because of the attack in Manchester we are sending you this message to remind you that you can contact us, should you need any help. You can either reply directly to this message or call us We are here for you. General information on services available for help and support is available in the students' guide to well-being, health and safety on Flamma: Information from the British authorities is available on the website of the British embassy in Finland On behalf of the International Exchange Services team, Minna Koutaniemi Services 25/05/

21 N, E Presentation Name / Firstname Lastname 25/05/