Ominaisuusluettelo. Ohjelmiston yleiskuvaus

Transkriptio

1 Ominaisuusluettelo Ohjelmisto: Mercantus TimeWorks Ohjelmistoversio: Meeting C6 Ohjelmiston käyttötarkoitus: Neuvottelutilojen, työpisteiden ja palvelujen varausjärjestelmät Ohjelmistokuvauksen laajuus: Suppea Ohjelmiston yleiskuvaus TimeWorks on Mercantus Oy:n kehittämä ohjelmistokokonaisuus, jota se on aktiivisesti kehittänyt aina vuodesta 2005 asti. Ohjelmisto toimii pilvipalveluna tavallisella internetselaimella. Responsiivisen käyttöliittymän ansiosta ohjelmisto mukautuu kaikille laitteille (esim. pöytätietokoneille, tableteille, puhelimille jne.) Pitkä kokemus toimialalta ja merkittävä panostus pitkäjänteiseen asiakaslähtöiseen tuotekehitykseen takaavat ohjelmiston erittäin luotettavan toiminnan, helppokäyttöisyyden, sekä hyvän käytettävyyden erilaisten käyttäjien ja käyttäjäryhmien näkökulmasta. Käyttäjäryhmiä voivat olla vaikkapa asiakas, organisaation peruskäyttäjä, organisaation pääkäyttäjä, ravintola, aulapalvelu, järjestelmän pääkäyttäjä. Käyttäjäryhmien toiminnallisuutta ja näkymiä voidaan helposti muokata. Tärkeitä perusasioita ovat myös erittäin laaja toiminnallisuus, jota on helppo muokata asetuksista juuri käyttäjäorganisaation tarpeiden mukaiseksi kokonaisuudeksi, sekä käyttöliittymien ulkoasujen muokkausmahdollisuus vaikkapa yritysilmeen mukaiseksi kokonaisuudeksi ilman ohjelmointityötä. Järjestelmän tietoturvaan on myös panostettu merkittävästi. Järjestelmä on auditoitu kaikkein vaativimpiin ympäristöihin, kuten vaikkapa valtionhallintoon. Järjestelmä taipuu lähes kaikkeen mitä mielikuvitus voi tuottaa, kuten vaikkapa laajojen kansainvälisten organisaatioiden hallintaan (esim. käyttäjäkohtaisen kielialueen tai aikavyöhykkeen, sekä kulttuurialueen valinnat), kertakirjautumisiin erilaisista lähteistä (esim. AD, Virtu, Haka, Microsoft, Google jne.), kaksisuuntaisiin MS Outlook integraatioihin, verkkokaupparatkaisuihin tai integraatioihin vaikkapa IoTratkaisuihin (esim. sensorit, automaattiaulat), kassajärjestelmiin ja taloushallinnon ratkaisuihin.

2 Kalenteritoiminnot erilaisille käyttäjäryhmille -Aikajanamuotoiset kalenterinäkymät (mm. päivä, viikko, kuukausi tai käyttäjän valitsema aikaväli) -Kalenterinäkymästä voidaan havainnollisesti etsiä esim. sopivia vapaita neuvottelutiloja -Varaaminen voidaan aloittaa suoraan kalenterista, napsauttamalla sopivaa ajankohtaa -Kalenterissa voivat näkyä organisaation sisäiset ja julkisesti varattavat yhteiskäyttöiset tilat -Kalenterissa näkyvät myös järjestelyajat, mikäli ne ovat asetettu tilaan (esim. tarjoilun järjestelyajat) -Kalenterinäkymässä näkyvät ne tilat, joita varaajalla on oikeus varata -Aluejako, jossa rajaton määrä tasoja (mm. maantieteellinen tai rakennusten eritteleminen) -Kalenterinäkymässä voivat näkyä myös ne tilat, jotka pitää varata erityisoikeuksilla (esim. auditorio) -Vietäessä hiiri aikajanan päälle, näyttää ponnahdusikkunaan tiedot varauksen sisällöstä -Varauksia, joihin käyttäjällä on muokkausoikeus hän voi siirtää vedä ja pudota -tekniikalla -Aikajanalla varauksen perustiedot tekstimuodossa (informaation näkyvyys määriteltävissä) -Varattavien tilojen saatavuusrajoitukset (esim. tila saatavilla klo 7-11 ja klo välisenä aikana) -Juhlapyhien automaattinen latausmahdollisuus (vaikuttaa mm. toistuvien varausten luontiin) -Kalenterinäkymään voidaan muodostaa yhdistelmätiloja (esim. auditorio+aula) -Kalenteriin voidaan luoda toistuvia tai yksittäisiä varausesteitä (esim. remontti, varauksen aikarajoitteet)

3 Organisaation peruskäyttäjän neuvottelutilojen ja palvelujen hakuja varausprosessit -Hakuja voidaan tehdä käyttöoikeuksien rajoissa (esim. rakennukset tai tilat joihin varausoikeus) -Hakulomakkeen sisältö ja hakukriteerit voidaan määritellä käyttäjä- tai käyttäjäryhmäkohtaisesti -Kaikki hakuja varausprosessit laiteriippumattomasti (mm. kannettava tietokone, tabletti, puhelin jne.) -Etsii vapaat tilat erilaisten hakukriteerien avulla (mm. rakennus, kerros, kapasiteetti, ajanjakso, varustelu) -Hakujen perusteella voidaan suorittaa varaus suoraan hakutuloksen pohjalta -Etsii vapaat tilat toistuville varauksille (mm. joka toisen viikon maanantai klo 9-10 valitulta aikaväliltä) -Suosikkitilojen hallinta (mm. voidaan merkitä tai poistaa merkinnöistä omat suosikkitilat) -Palveluvaraustenhaku (mm. tilaan mahdollisten tarjoilutilaukset tai muiden palvelujen etsintä) -Erilaisten palvelujen haku ilman tilavarausta (esim. pelkkä tarjoilu) -Varaukselle voidaan liittää mm. vierailijat (sisäiset ja ulkoiset), tilaisuuden nimi, tilaisuuden isäntä/emäntä -Varaukselle voidaan ilmoittaa pelkät vierailijat, ilman varsinaista tilavarausta -Varauksen yhteydessä, voidaan tilata muistutus vaikkapa tarjoiluvarauksesta -Mahdollisuus merkitä varaukselle sijaiset (mm. sijaiset voivat muokata varausta) -Varausvahvistusten tai kalenterikutsujen lähetysmahdollisuus (mm. varaajalle tai vierailijoille) -Mahdollisuus luoda organisaation pääkäyttäjiä (mm. organisaation käyttäjien ja sisäisten tilojen hallinta)

4 Peruskäyttäjän työpisteiden varaukset ja hakuprosessit -Mahdollisuus varata myös työpisteitä, ryhmätyötiloja tai työhuoneita käyttöoikeuksien rajoissa -Kaikki hakuja varausprosessit laiteriippumattomasti (mm. kannettava tietokone, tabletti, puhelin jne.) -Tarpeisiin soveltuvan työpisteen tai työhuoneen hakuprosessit (mm. hiljainen tila, ryhmätila, jne.) -Suosikkitilojen tallennusmahdollisuus (mm. omaan työnkuvaan parhaiten soveltuvat työpisteet) -Mahdollisuus valita työpiste visuaalisesta karttanäkymästä, jota avustavat mm. zoomaustoiminnot -Pikavaraustoiminnot, joten työn tekemiseen tarvittava tila voidaan löytää ja varata aivan lennossa -Työpisteen varaus työkavereille käyttöoikeuksien rajoissa -Varattavan kohteen pitkäaikaisten tai toistuvien varausten hallinta käyttöoikeuksien rajoissa -Varauksen kopiointi uuden varauksen pohjaksi (mm. varauksen kopiointi varaushistoriasta) -Automaattiset varausvahvistukset (esim. sähköpostilla ja kalenterikutsulla) -Sensori-integraatiot mm. työpisteiden todellisten käyttöasteiden mittauksiin, henkilöpaikannukseen jne. -Sensorien avulla voidaan mm. työpiste vapauttaa uudelleen varattavaksi, mikäli työpisteeseen ei saavuta tai siitä poistutaan määritellyn ajanjakson puitteissa (mm. 60 minuuttia) -Työpisteiden varaus verkkokaupasta (mm. työpisteen vuokraus valituksi ajaksi) -Optiona mm. opastus varattuun työpisteeseen karttanäkymästä

5 Verkkokauppa tilojen ja palvelujen ulosmyyntiin -Täysin tarpeisiin mukautuvat varausprosessit ja yksilölliset näkymät ilman ohjelmointityötä -Määrittelyistä riippuen varauksia voidaan tehdä joko järjestelmään kirjautuneena tai ilman kirjautumista -Verkkokaupasta voidaan varata vaikkapa neuvottelutiloja, työpisteitä, työhuoneita ja palveluja -Monimuotoiset hinnoittelumekanismit (mm. tunti, seuraava tunti, viikko, kuukausi, kerta jne.) -Hinnastojen luonnille vain mielikuvitus voi asettaa rajat (mm. organisaatiokohtaiset hinnastot) -Monimuotoiset maksumahdollisuudet (mm. maksu pankkikortilla, luottokortilla, laskulla jne.) -Mahdollisuus vaikkapa kuukausipohjaiseen luottokorttimaksamiseen (mm. käytetyt palvelut veloitetaan automaattisesti kerran kuukaudessa vaikkapa asiakkaan luottokortilta) -Asiakkaan on mahdollista hakea oikeutta laskutusasiakkaaksi -Asiakaskohtaisen saatavuuden hallinta (mm. varattavien kohteiden ja palvelujen määrittely) -Varausaikojen määrittely (päivät ja kellonajat milloin resurssi on varattavissa) -Varauksen pituuden määrittely (mm. tietyn kohteen voi varata maksimissaan/minimissään tietylle ajalle) -Omien varausten hakukone (mm. asiakas voi käyttää vanhaa varausta pohjana uuteen varaukseen) -Varausten aikaleimat ja muutosloki, automaattiset varausvahvistukset, kalenterikutsut jne. -Täydelliset varausvahvistusprosessit (mm. sähköpostilla)

6 Ravintolapalvelujen hallinnan käyttöliittymä -Tuotteita voidaan yksilöllisesti kohdistaa tilaan (mm. saunatilan tarjoilu voi olla poikkeava) -Erilaiset tarjoiluraportit (kokonaistilanne, yksittäisten tilausten tulostus, laskutusraportti jne.) -Tarjoilutilausten aikarajoitukset (mm. ravintolatilauksen esto liian lähellä varausajankohtaa) -Tuotekohtaiset aikarajoitukset (esim. kakun tilaus vaatii poikkeavan aikarajan) -Siivous- ja kattausaikojen hallinta (esim. tapahtuman valmistelu) -Tarjoilutilaukset voidaan sallia vain valittuihin tiloihin -Laskutusmahdollisuus (tilausten siirtomahdollisuus mm. kassajärjestelmään tai taloushallintoon) -Ravintolatuotteille voidaan määritellä asiakaskohtainen näkyvyys tai hinnastot -Ravintolapalvelujen tuottaja voidaan kiinnittää palveluntarjoajaksi valittuihin kiinteistöihin -Asiakkaiden tekemien varausten hyväksytysprosessit (esim. tarjoilutilauksen vahvistukset) -Ravintola- ja tilavarausten yhdistäminen (ravintolatilaukseen liittyy myös tila) -Kampanjatuotteiden hallina (esim. joulutuotteiden nosto) -Tarjousten hallinta (esim. tarjous tarjoilusta ja tilasta) -Tarjous resursoitavissa varaukseksi (hylättyjen tarjousten seuranta ja analytiikka) -Mahdollisuus toteuttaa tiedonsiirto kassajärjestelmään tai taloushallinnon ohjelmistoon

7 Aulapalvelujen käyttöliittymä -Vierailijoiden hallintanäkymä (mm. ketä tulossa ja mihin aikaan) -Vierailevien ryhmien hallinta mm. tallennetusta tiedostosta -Vierailijoiden saapumisen ja lähdön hallinta (ilmoitukset mm. isännälle/emännälle) -Liitännät mm. automaattiaulaan (esim. Systam) -Monimuotoiset kalenterinäkymät tulevien vierailujen ja tapahtumien selailuun -Vierailijakorttien tulostusmahdollisuus, jossa mm. kielialueen valinta sekä asetukset erilaisille tulostimille -Vierailijoiden WLAN-tunnusten hallinta (mm. voivat tulostua vierailijakorttiin) -Vierailijoiden poistamisen vierailijarekisteristä ajastustoiminnoin -Mahdollisuus tehdä varauksia eri organisaatioiden tai asiakkaiden puolesta riittävillä käyttöoikeuksilla -Yksilölliset näkymät eritasoisten aulapalvelujen hallintaan (mm. aulapalvelulla voi olla lähes pääkäyttäjän asemassa tai vaikkapa vartiointipalvelu voi hallita vain vierailijoita) -Aulapalvelulle voidaan määritellä mihin kiinteistöihin aulapalvelulla on käyttöoikeudet -Tarvittavien raporttien näyttömahdollisuus (mm. saapuvat vierailijat, työlistat tarvittavista toimenpiteistä)

8 Järjestelmän pääkäyttäjän käyttöliittymä -Järjestelmän kaiken toiminnallisuuden vapaa määrittely (esim. varattavat kohteet, käyttäjäorganisaatiot) -Kiinteistöjen ja niiden sijainnin hallinta (mm. eri alueilla sijaitsevien kiinteistöt ja niiden palvelut) -Mahdollisuus muokata ja luoda täysin vapaasti kaikkia varattavia kohteita ja palveluja -Mahdollisuus tehdä varauksia organisaation käyttäjien tai asiakkaan puolesta -Kustannuspaikkojen hallinta (mm. organisaation tai henkilökohtaisten kustannuspaikkojen hallinta) -Voidaan luoda erilaisten organisaatioiden pääkäyttäjiä (mm. omien käyttäjien ja tilojen hallinta) -Hyvin monimuotoinen organisaatiorakenteiden hallinta (esim. aikavyöhykkeiden hallinta) -Varauskalenterin toiminnallisuuden määrittely (mm. järjestelyajat, ponnahdusikkunoiden informaatio jne.) -Tiedotteiden hallinta eri käyttäjäryhmille tai rakennuksille (mm. ilmoitus vaikkapa pelastusharjoituksesta) -Monimuotoisten raporttien ajo (esim. tilojen käyttöasteet, kannattavuus, laskutus, kulut, jne.) -Mahdollisuus toteuttaa täysin tarpeiden mukaisia yksilöllisiä raportteja (optio) -Mahdollisuus hinnoitella tiloja ja palveluja täysin vapaasti, johon vain mielikuvitus voi asettaa rajoitteita -Pääkäyttäjän ominaisuusluettelo käsittää satoja toimintoja, joita voidaan ottaa käyttöön tarpeiden mukaan. Näkemyksemme mukaan turhien ominaisuuksien tuonti järjestelmään on tarpeetonta.

9 Varattavien kohteiden ja niihin kohdistuvien palvelujen määrittely pääkäyttäjän näkökulmasta -Varattavina kohteina voivat olla mm. erilaiset tilat, työpisteet, laitteet ja palvelut -Varattaviin kohteisiin määriteltävissä ominaisuuksia, varusteluja ja palveluja -Ominaisuuksia, varusteluja ja palveluja voidaan käyttää hakukriteerinä -Erilaisia karttapohjien helpot hallintaprosessit -Yhdistelmätilojen tai palvelukokonaisuuksien luontimahdollisuus (esim. varattavissa kaksi tilaa yhtä aikaa) -Monimuotoiset rekisterit varattavien resurssin hallintaan (mm. kuvien latausmahdollisuus) -Palvelujen kohdehallinta (mm. ravintolapalvelujen tai virtuaalitilojen kohdistaminen kiinteistöön tai tilaan) -Tilakohtaisten ominaisuuksien hallinta (mm. järjestelyajat, varustelut, kalustemuodot jne.) -Varattavien aikajaksojen määrittely (mm. aikavälit jolloin tila tai palvelu on varattavissa) -Monimuotoiset varattavien tilojen ja palvelujen hinnoittelu mekanismit (mm. asiakaskohtaisesti) -Asiakaskohtaisten tilojen tai palvelujen luontimahdollisuus (mm. kiinteistön vuokralaisten omat tilat) -Varattavien resurssien rekisteri ja tiedostojen hallinta (mm. kuvat, ohjeet, sopimukset) -Voidaan luoda tiloja, joihin on vain katseluoikeus. Tilavaraukset voidaan toteuttaa erityisoikeuksin. -Varausesteiden luontimahdollisuus (mm. tilapäisten varausesteiden hallinta)

10 Laskutus ja myyntireskontra -Laskujen luonti varauksista esim. keräilylaskuna (kaikki organisaation varaukset tietyltä ajanjaksolta) -Varausjärjestelmästä riippumattomien uusien laskujen luontimahdollisuus -Viitemaksujen tuonti pankkiaineistosta (mm. Nordea, OP, Säästöpankki, Paikallisosuuspankit) -Maksutyypin valinta (mm. käteinen, pankkikortti, luottokortti) -Laskun ulkoasun ja kielen valinta (esim. suomalainen tilisiirto pankkiviivakoodilla) -Myyntireskontratoiminnot ja kirjanpidon raportit -Verkkolaskutus ja laskujen siirto postituspalveluun Apix-rajapinnan kautta -Varausjärjestelmän kautta tehtyjen maksutapahtumien käsittely Paytrail- tai Nets-rajapinnan kautta Laskutusintergaatiot -Tiedonsiirrot kolmansien osapuolien järjestelmiin (mm. taloushallinnon ohjelmistot tai kassajärjestelmät) Käyttöoikeustasojen hallinta -Perustasoina mm. pääkäyttäjä, alueellinen pääkäyttäjä, organisaation pääkäyttäjä, ravintola, aula, peruskäyttäjä, asiakas jne. -Käyttöoikeustasojen yksilöllinen luonti- ja muokkausmahdollisuus -Eri käyttäjäryhmillä tarpeiden mukainen käyttöliittymä -Käyttäjien kielialueen, aikavyöhykkeen ja kulttuurin asetukset -Kirjautuminen joko tunnus/salasana yhdistelmällä tai kertakirjautumisena Kertakirjautumistenhallinta (AD) -Kertakirjautumiset useista eri lähteistä (mm. erilaisista organisaatiorakenteista) -Tuki kaikille tunnetuille kertakirjautumisjärjestelmille (esim. Virtu, Haka, AD, Google, Microsoft) -Kertakirjautumisten sekakäytön mahdollisuus (esim. AD, Virtu, Haka, jne.) MS Outlook integraatiot (Exchange tai Office 365) -Voidaan etsiä ja varata MS Outlook:in tai TimeWorks-ohjelmiston kautta vapaita tiloja -Kaksisuuntainen tiedonkulku Outlook-kalenterin ja TimeWorks-ohjelmiston välillä -Varauksia voidaan myös muokata MS Outlook-kalenterissa tai TimeWorks-ohjelmistossa -Vierailijoita voidaan kutsua Outlook-kutsulla (vierailijanhallinta) -Määriteltävissä tarpeiden mukaiseksi kokonaisuudeksi -Optiona yksilölliset tarpeiden mukaiset toiminnallisuuden laajennukset Erilaisia valmiita integraatioita kolmansien osapuolien ratkaisuihin -Ovenpielinäytöt (esim. kokouksen aloitus ja lopetus tai yksilöllisten tarpeiden mukaiset näkymät) -Koontinäytöt (esim. yhdistävät rakennuksen kaikki tapahtumat yhteen näkymään) -Automaattiaulat (esim. vierailija kirjautuu Systam-automaattiaulan avulla) -Sensorit (esim. voidaan vapauttaa tiloja uudelleen varattavaksi, mikäli vaikkapa neuvottelu ei toteudu, todellista tietoa käyttöasteista, sisätilapaikannukset jne.) -Lukitustekniikka (esim. neuvottelutilan ovi avautuu koodilla) HUOM! Ominaisuusluettelo sisältää vain pienen osan toiminnallisuudesta. Saatavilla myös laajempi ominaisuusluettelo!