KAARINAN KAUPUNGIN VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTISTRATEGIA

Transkriptio

1 KAARINAN KAUPUNGIN VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTISTRATEGIA Kaupunginvaltuusto

2 SISÄLLYSLUETTELO Tiivistelmä 1 1 Strategian valmistelu 2 2 Viestinnän määrittely 2 3 Arvot, toiminta-ajatus, visio Kaupungin arvot, toiminta-ajatus ja visio Viestinnän toiminta-ajatus ja visio 3 4 Lähtökohdat vuosille : 4 nykytilan kartoitus 4.1 SWOT-analyysit Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Markkinointiviestintä Viestinnän organisointi, sidosryhmät ja kanavat Viestintäorganisaatio Viestinnän sidosryhmät ja kanavat 11 5 Viestinnän kehittäminen Sisäisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet Ulkoisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet Markkinointiviestinnän tavoitteet ja toimenpiteet 15 LIITE 1 Kuva: Kaarinan kaupungin viestintä ja markkinointi

3 Tiivistelmä Viestintä- ja markkinointistrategia perustuu Kaarinan kaupungin strategiaan Kaarinan kaupungin arvot: Asiakas- ja asukaslähtöisyys Avoimuus Rohkeus Oikeudenmukaisuus Viestinnän toiminta-ajatus Viestintää ja markkinointia toteutetaan kaupungin arvoihin perustuen osana kaikkea kaupungin toimintaa. Viestinnän ja markkinoinnin keinoin tuetaan ja toteutetaan kaupungin strategisia päämääriä. Viestinnän visio Hyvämaineinen Kaarina on tunnettu ja vetovoimainen kaupunki. Viestinnän tavoitteet: Viestitään asiakaslähtöisesti, avoimesti, selkeästi ja oikea-aikaisesti Viestitään suunnitelmallisesti Viestintä on vuorovaikutteista Markkinoinnin kehittäminen onnistumisten ja vahvuuksien avulla Verkostoituminen eri yhteistyökumppaneiden kanssa Huomioidaan eri kohderyhmät markkinointiviestinnässä Tunnettuuden parantaminen 1

4 1 Strategian valmistelu Kaupungin strategia hyväksyttiin toukokuussa Siihen perustuen viestintäja markkinointistrategian laatiminen alkoi 12-jäsenisen strategiatyöryhmän voimin johtoryhmän päätöksellä. Työryhmässä olivat edustettuina kaikki toimialat vahvistettuna luottamushenkilöllä sekä markkinoinnin ja matkailun asiantuntijoilla. Työryhmän ohjausryhmänä toimi johtoryhmä. Viestintäverkosto osallistui strategiatyöhön ja sen tehtävänä on jatkossa strategian jalkauttaminen. Tiedottaja toimi strategiatyöryhmän koollekutsujana ja valmistelijana. Työryhmä kokoontui aikana viisi kertaa, joista yksi oli koko päivän kestänyt visiointi-istunto. Lisäksi työryhmästä muodostettiin viimeistelyä varten pienryhmä, joka kokoontui kahdesti. SWOT-analyysit laadittiin yhteistyössä viestintäverkoston sekä viestintä- ja markkinointistrategian työryhmän kanssa. Nykytilaa kartoittavissa SWOTanalyyseissa käsitellään viestintää sisäisen, ulkoisen ja markkinointiviestinnän näkökulmista listaamalla viestinnän ja markkinoinnin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Myös viestinnän ja markkinoinnin tavoitteet ja toimenpiteet syntyivät yhteistyön tuloksena. 2 Viestinnän määrittely Viestintä on prosessi, jossa sanomat siirtyvät kanavaa pitkin lähettäjältä vastaanottajalle. Viestintä on onnistunutta, mikäli sanoma saadaan siirrettyä virheettömästi vastaanottajalle valittua kanavaa pitkin, vastaanottaja ymmärtää viestin lähettäjän haluamalla tavalla ja saavutetaan haluttu vaikutus vastaanottajaan. Prosessin onnistumisesta saadaan tietoa vastaanotetun palautteen perusteella. Sisäinen viestintä on ns. operatiivisen viestinnän, eli päivittäisiin työtehtäviin liittyvän viestinnän lisäksi yhteisön sisäistä PR-toimintaa, organisaation toiminnan perusperiaatteiden jalkauttamista, myönteisen yhteisökuvan rakentamista sekä myönteisen työilmapiirin kehittämistä ja ylläpitoa. Ulkoinen viestintä on organisaation asioista, tapahtumista ja uutisista tiedottamista tai raportointia sekä sidosryhmien välistä PR-toimintaa ja yhteistoimintaa. Markkinointiviestintä tekee kaupunkia ja sen tuottamia palveluita näkyväksi. Markkinointiviestinnän osa-alueita mainontaa, myyntityötä, myynninedistämistä sekä tiedotus- ja suhdetoimintaa voidaan soveltaa voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden, kuten kaupunkien, imago- ja muussa markkinoinnissa. Julkisyhteisön viestintää ohjaavat useat lait ja asetukset. Tiivistetysti niissä edellytetään avoimuutta sekä tasapuolista oikeutta jatkuvaan tiedonsaantiin tietosuoja ja tekijänoikeudet huomioiden. Asioista tulee kertoa jo valmisteluvaiheessa ja sidosryhmille tulee järjestää osallistumis- ja vuorovaikutusmahdollisuuksia. 2

5 3 Arvot, toiminta-ajatus, visio 3.1 Kaupungin arvot, toiminta-ajatus ja visio Kaarina-strategia, johon viestintä- ja markkinointistrategia perustuu, hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa toukokuussa Kaarinan kaupungin arvot: Asiakas- ja asukaslähtöisyys Avoimuus Rohkeus Oikeudenmukaisuus Toiminta-ajatus ja visio Tarjoamme kaarinalaisten hyvinvointia edistävät, hyvät kunnalliset palvelut tasapuolisesti ja oikea-aikaisesti. Tuemme kaarinalaisten omatoimisuutta ja mahdollistamme arjen sujuvuuden sekä turvallisen huomisen asukkaille ja yrityksille. Huolehdimme myös vehreästä sekä merellisestä ympäristöstämme. Kaarinan visiona on olla kilpailukykyisen Turun seudun vetovoimaisin kaupunki vuonna Kaupungin strategiset päämäärät (mitä asioita meidän tulee tavoitella, jotta visiomme toteutuu): Hyvinvoinnin edistäminen ennakoivasti Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Ekologisesti viihtyisä ympäristö Luovuudesta tunnettu Kaarina 3.2 Viestinnän toiminta-ajatus ja visio Viestinnän toiminta-ajatus Viestintää ja markkinointia toteutetaan kaupungin arvoihin perustuen osana kaikkea kaupungin toimintaa. Viestinnän ja markkinoinnin keinoin tuetaan ja toteutetaan kaupungin strategisia päämääriä. Viestinnän visio Hyvämaineinen Kaarina on tunnettu ja vetovoimainen kaupunki. 3

6 4 Lähtökohdat vuosille : nykytilan kartoitus Kaarinan kaupungin edellinen viestintästrategia laadittiin vuosille Useita siinä kirjattuja asioita, kuten intranetin ja graafisen ilmeen uudistaminen, on sen jälkeen toteutettu. Monet toimenpiteet vaativat vielä korjauksia: Viestinnän vuosisuunnitelmia ei ole tehty, joten viestintä ei ole osa talouden ja toiminnan suunnitteluprosessia. Tutkimus ja seuranta on edelleen epäsäännöllistä. Viestinnän käytännöt eivät ole kaikilta osin yhtenäisiä eivätkä ohjeistettuja. Myöskään tiedotustarpeita ja mahdollisuuksia ei aina tunnisteta. Kaupungin viestintästrategiassa ei ole aiemmin linjattu erikseen markkinoinnin tai matkailun strategisia tavoitteita, se tehdään nyt ensimmäistä kertaa. 4.1 SWOT-analyysit Viestinnän ja markkinoinnin nykytilaa käsitellään seuraavassa sisäisen, ulkoisen ja markkinointiviestinnän näkökulmista Sisäinen viestintä Seuraavassa analyysissä (SWOT) listataan sisäisen viestinnän vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Vahvuudet Ylin johto on sitoutunut viestintään Miten hyödynnämme? - nykyisen henkilöstön sitouttamisessa ja uuden henkilöstön rekrytoinnissa: viestintäkulttuuri osaksi organisaation kaikkia toimia ja tasoja Omaan tiedottajaan on resursoitu - viestinnän käytännöt kaikille tutuiksi: työhyvinvoinnin edistämisessä, henkilöstön sitouttamisessa ja rekrytoinnissa Verkkoviestintä on hajautettua ja - osaamisen jakamisessa ja sijaistamisessa pääosin vastuutettua - resurssien kohdentamisessa oikealla tavalla > ajantasaiset kotisivut ja intranet vapauttavat resursseja asiantuntijatehtäviin Graafinen ohjeistus on tehty - arjen sujuvuudessa, selkeässä viestinnässä Viestintäverkosto ja verkkovastaavat on nimetty Sopiva kuntakoko ja henkilöstömäärä Intranetiä ja sähköpostia käytetään tehokkaasti, kokouskäytännöt ovat toimivia - tiedon ja osaamisen jakamisessa toimialoille - viestinnän kehittämisessä - yhtenäisessä tiedottamisessa - tiedon liikkumisessa toimialojen välillä - tehokkaassa tiedonkulussa - ajantasaisessa tiedonsaannissa 4

7 Heikkoudet Henkilöresurssien kohdentaminen viestintään on puutteellista Tietotekniikkaa ja hankittuja ohjelmia ei hyödynnetä riittävästi Kriisiviestintäohjeet eivät ole ajantasaiset Viestintäketjut ovat epäselviä ja viestinnän koordinointi on puutteellista Yhtenäisiä viestintäohjeita ei ole tehty Viestinnän vuosisuunnitelmia ei ole tehty: viestintä puuttuu talouden ja toiminnan suunnitteluprosesseista Viestinnän tutkimus ja seuranta on epäsäännöllistä Johdon ja esimiesten viestintätaidot ovat eritasoisia Miten korjaamme? - prosessinkuvauksilla > resurssien uudelleen määrittelyllä - tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä - kouluttamalla - käytännöllisillä kriisiviestintäohjeilla - vastuiden määrittelyllä - ohjeistamalla - lisäämällä ohjeistusta sekä kehittämällä niiden julkaisu- ja jakotapoja - laatimalla sisäisen viestinnän vuosisuunnitelmat toimialoittain/yksiköittäin - määrittelemällä sisäisen viestinnän toimivuuden tasot ja seuraamalla muutoksia siinä säännöllisesti - kouluttamalla - uusilla toimintatavoilla: esimiehen viestintäpakki Mahdollisuudet Miten hyödynnämme? Seutuyhteistyö - parhaiden käytäntöjen soveltamisessa Uudet viestintäkanavat - tiedonkulun nopeuttamisessa ja välineet, sosiaalinen media - vuorovaikutuksen kehittämisessä - yhteisöllisyyteen ja sitouttamiseen kannustamisessa Uhat Miten varaudumme? Tiedotusvälineiden muutokset - kouluttamalla Nopeasti muuttuva - kouluttamalla toimintaympäristö, tietoähky Vanhat toimintatavat - perehdyttämällä ja kouluttamalla - kannustamalla uusien toimintatapojen käyttöön Hiljaisen tiedon katoaminen, - osaamisen jakamisella eläköityminen - dokumentoinnilla Kaarinassa on pääosin hyvä tahtotila viestinnälle ja ylin johto on sitoutunut viestintään. Kuntakoko mahdollistaa yhtenäisen ja tehokkaan viestinnän, jota toteutetaan hajautetusti. Viestintä- ja tietotekniikkataitojen kehittämiseen sekä viestintäohjeiden laatimiseen tulisi panostaa enemmän. Sisäistä viestintää ei ole tutkittu. Kaupungissa toimii viestintäverkosto sekä sähköiseen viestintään keskittynyt verkkovastaavien ryhmä. Ryhmien tehtävänä on mm. kehittää ja jalkauttaa viestinnän käytäntöjä toimialoille. 5

8 4.1.2 Ulkoinen viestintä Seuraavassa analyysissä (SWOT) listataan ulkoisen viestinnän vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Vahvuudet Miten hyödynnämme? Ylin johto on sitoutunut viestintään - laadukkaiden palvelujen tuottamisessa ja niistä tiedottamisessa Omaan tiedottajaan on resursoitu - hyvissä mediasuhteissa > nopea ja avoin tiedonkulku Kotisivut ovat toimivat: hyvät - ajantasaisessa ja nopeassa verkkotiedottamisessa käyntitilastot, esteettömyys on - sähköisen asioinnin lisäämisessä arvioitu hyväksi - palautteen annossa - osallistamisessa Seudullinen viestintäyhteistyö - tiedon ja osaamisen jakamisessa (esim. kartat) on toimivaa Käytössä on nykyaikainen tekniikka - laadukkaiden palvelujen tuottamisessa ja niistä tiedottamisessa Heikkoudet Miten korjaamme? Tiedotustarpeita ja mahdollisuuksia - korostamalla asiakasnäkökulmaa ei aina tunnisteta - laatimalla vuosisuunnitelmat - madaltamalla tiedotustarpeen kynnystä Koko henkilöstön viestintätaidoissa - kouluttamalla ja kannustamalla on kehitettävää - mediayhteistyöllä - uusilla toimintatavoilla: esimiehen viestintäpakki Osallistamismahdollisuuksia on - mediayhteistyöllä liian vähän - entisten kanavien kehittämisellä - uusien kanavien käyttöönotolla Kaupungin viestintä on virkakielistä - selkeään ilmaisuun kouluttamalla ja kannustamalla Kriisiviestintäohjeet eivät ole ajantasaiset - kriisiviestintäohjeiden päivityksellä ja jalkauttamisella Toimialojen viestintävastuita ei ole määritelty ja verkkoviestinnän vastuiden selvitystyö - määrittelemällä viestintävastuut vuosisuunnitelmissa ja tukemalla verkkovastaavien selvitystyötä on kesken Viestintää ei ole koordinoitu - vastuuttamalla viestintä Mahdollisuudet Miten hyödynnämme? Sosiaalinen media - vuorovaikutteisuuden lisäämisessä - viestinnän tehostamisessa - verkottumisessa - uusien toimintatapojen kehittämisessä Sähköiset asiointimahdollisuudet - arjen sujuvuudessa Seutuyhteistyö - yhteisissä seudullisissa hankkeissa - sidosryhmäyhteistyössä Avoimuus - suorassa asiakaspalvelussa ja palautteessa - aloitteellisessa tiedottamisessa - riittävässä, ymmärrettävässä ja oikea-aikaisessa tiedottamisessa Yhteispalvelupisteet - arjen sujuvuudessa - vuorovaikutteisuudessa - yhteistyössä ja verkottumisessa - palautteen annossa Luovuus - reagointinopeudessa - rohkeassa ja tapauskohtaisessa toiminnassa 6

9 Uhat Tiedotusvälineiden muutokset: tiedotuskentän pirstaloituminen Miten varaudumme? - kohderyhmäajattelulla Kaarinassa halutaan panostaa viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseen: ylin johto on sitoutunut viestintään, kaupungilla on kokoaikainen tiedottaja ja viestinnän perusperiaatteena on avoimuus. Viestinnän kanavat ovat pääosin kunnossa, mutta viestinnän sisällöissä ja prosesseissa on parannettavaa. Toimialoilta puuttuvat viestintäsuunnitelmat: viestinnän vuosisuunnitelmat, joiden yhteyteen määritellään viestintävastuut ja tehtävät, tulisi laatia toimialoittain, samanaikaisesti talousarvion yhteydessä. Viestintävastaavien tulisi osallistua viestintäverkoston kokouksiin. Kaupungin kahden yhteispalvelupisteen mahdollisuuksia ei hyödynnetä riittävästi. Jatkossa yhteispalvelupisteiden roolia halutaan kehittää ja korostaa myös viestinnässä. Graafinen ilme uusittiin vuonna 2009 kuntaliitoksen yhteydessä ja sen jalkauttaminen on onnistunut hyvin. Tietyt viestinnälliset ja markkinoinnilliset toimenpiteet tehdään sovitusti joko keskitetysti tiedottajan kautta tai hajautetusti toimialoilla. Ohjeistusta ja koulutusta tulisi lisätä, jotta yhteiset pelisäännöt selkiytyisivät kaikilla toimialoilla. Mediatiedottaminen on satunnaista, eikä tiedotustarpeita ja -mahdollisuuksia aina tunnisteta. Media-seurantaa tehtiin vuosina Viestinnän tutkimus ja seuranta on epäsäännöllistä. Kotisivut ovat toimivat ja niiden päivitysvastuiden selvitystyö käynnissä. Kotisivujen esteettömyys on arvioitu hyväksi. Sähköisiä palveluja on käytössä niukalti. Sosiaalisen median ja yleensäkin viestinnän sekä tiedotusvälineiden muutoksiin tulisi varautua nykyistä paremmin. Erityisryhmiä on huomioitu jonkin verran. Vammais- ja vanhustyöntekijöiden käyntikorteissa käytetään suurempaa tekstikokoa kuin niin kutsutussa peruskäyntikortissa. Myös esimerkiksi erityisliikunta-aikatauluissa fonttikoko on tavallista suurempaa ja tekstin helppolukuisuuteen kiinnitetään huomiota. Wwwsivuilla on mahdollista suurentaa tekstikokoa. Sivuja voi myös käyttää tekstiversiona. Yhteispalvelupisteisiin on esteetön sisäänpääsy. Kotisivujen kieliversioita ei ole toteutettu. Kriisiviestinnän yleisohjeet ovat intranetissä (Kantri). Uhka- ja häiriötilanteita on kartoitettu vuonna 2010 päivitetyissä valmiussuunnitelmissa. Kriisiviestintäohjeet tulisi päivittää. Seudullinen viestintäyhteistyö lisääntynee tulevaisuudessa. Tiedottaja osallistuu seudullisen viestintäverkoston, Paras-tiedotusryhmän, toimintaan. Seutuyhteistyön kotisivut, jotka keskittyvät ensi alkuun Paras-hankkeeseen, ovat valmistumassa. 7

10 4.1.3 Markkinointiviestintä Seuraavassa analyysissä (SWOT) listataan markkinointiviestinnän vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Vahvuudet Miten hyödynnämme? Ylin johto on sitoutunut markkinointiviestintään - imagomarkkinoinnissa, markkinointiyhteistyössä ja -hankkeissa Omaan tiedottajaan on resursoitu - tiedon hallinnassa ja jakamisessa Graafinen ohjeistus on tehty - yhtenäisessä markkinoinnissa Kaarina on - imagomarkkinoinnissa Suomen Luovin kunta 2009 Palveluiden maine on hyvä - imagomarkkinoinnissa Kotisivut ovat toimivat: hyvät - asukkaille ja yrityksille markkinoinnissa käyntitilastot, esteettömyys on - tonttimarkkinoinnissa arvioitu hyväksi - ajantasaisessa ja nopeassa verkkotiedottamisessa Positiivinen maine asumis- ja yrittämiskaupunkina Kaarina on maakunnan kasvavimpia kuntia Kaupungilla on oma elinkeinoyhtiö (Kaarinan Kehitys Oy) Heikkoudet Henkilöresurssien kohdentaminen markkinointiin on puutteellista Kuntamarkkinoinnin resurssit ovat vähäiset - kaupunkimarkkinoinnissa - elinkeinoelämän kanssa käytävässä yhteistyössä - uusien yritysten ja asukkaiden houkuttelussa - positiivisten asioiden kytkemisessä kaikkeen viestintään - imagomarkkinoinnissa - matkailuhankkeessa - yhteistyön kehittämisessä: julkinen ja yksityinen sektori Miten korjaamme? - prosessinkuvauksilla > resurssien uudelleen määrittelyllä - tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä - resursseja lisäämällä - prosessinkuvauksilla > resurssien uudelleen määrittelyllä - tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä - resursseja lisäämällä - markkinointiajatteluun innostamalla - matkailuhankkeella Kuva-arkisto on suppea - varaamalla vuosittain resursseja tapahtumien ja kohteiden kuvaamiseen ja oikeuksien ostamiseen - ylläpitämällä kuvapankkia Markkinointiin liittyviä tehtäviä - tehtävien ja vastuiden selkeyttämisellä ei ole vastuutettu Markkinoinnin kohderyhmäajattelu puuttuu - määrittelemällä kenelle halutaan markkinoida ja mitä kanavia käytetään Tunnettuus on heikkoa - nostamalla esiin vetovoimaisia kohteita ja kaarinalaisia menestystarinoita Tuoteajattelua ei korosteta - hyödyntämällä tuotenäkökulmaa markkinoinnissa riittävästi Kaarinalla ei ole erityispiirteitä - matkailuhankkeella Kaarina ei ole matkailullisesti - matkailuhankkeella vetovoimainen - luomalla kiinnostavia juttuaiheita aktiivisesti Markkinointiosaaminen on riittämätöntä - tiivistämällä matkailun seudullista yhteistyötä - koulutuksella 8

11 Mahdollisuudet Historiallisuus, merellisyys, saariston läheisyys Miten hyödynnämme? - matkailukohteiden esiintuonnissa - matkailuneuvonnan kehittäminen yhteispalvelupisteissä: matkailuneuvonnan I-kilpi Kehittämishankkeet - aktiivisessa otteessa hankkeisiin osallistumisessa Sosiaalinen media - vuorovaikutteisuuden lisäämisessä - markkinoinnin tehostamisessa - verkottumisessa - uusien toimintatapojen kehittämisessä Seutuyhteistyö - yhteisissä seudullisissa hankkeissa - sidosryhmäyhteistyössä - yhteismarkkinoinnissa Uhat Vaihtoehtoisten markkinointikanavien runsaus Positiivisen maineen heikkeneminen Kaupunkien välisen kilpailun kiristyminen Markkinointi nähdään verovarojen "haaskaamisena" Miten varaudumme? - kohderyhmäajattelulla - vahvistamalla menestystekijöitä ja kehittämällä palveluja - yhteistyötä tiivistämällä - muodostamalla yhteisiä tavoitteita - kertomalla konkreettisia tuloksia markkinoinnista Kaarinan kaupungilla on tehtyjen yritysilmapiirimittausten mukaan hyvä maine etenkin luovana ja yrittäjäystävällisenä kaupunkina. Kaupungin markkinointiviestintä on aiemmin painottunut yrityskohderyhmälle suunnattuun tonttimarkkinointiin, jonka on hoitanut kaupungin elinkeinoyhtiö Kaarinan Kehitys Oy. Viestintä on ollut aktiivista. Markkinointiviestinnän kysynnän ja haasteiden kasvaessa markkinointitehtävät ja vastuut tulisi selkeyttää. Vuoden 2010 lopulla Kaarinassa käynnistyi matkailualan kehittämishanke, jonka tavoitteena on paitsi alan toimijoiden yhteistyön tiivistäminen ja yhteismarkkinointi, myös kaupungin tunnettuuden lisääminen. Hankkeen myötä markkinointiviestintää tehdään lisääntyvässä määrin myös seudun muiden toimijoiden, kuten Turku Touringin, kanssa. Hankkeen aikana luodut rakenteet ja toimintatavat ovat lähtökohtaisesti pysyviä siten, että hankkeen jälkeen niistä vastaa joko kaupunki, elinkeinoyhtiö tai nämä kaksi tahoa yhdessä. Hankkeen tuloksena kaupungin yhteispalvelupisteen yhteyteen avattiin toukokuussa 2011 virallinen matkailuneuvonta. Matkailun kehittämishanke vastaa matkailuneuvonnan käynnistämisestä ja kehittämisestä hankkeen aikana. 9

12 4.2 Viestinnän organisointi, sidosryhmät ja kanavat Viestintäorganisaatio Kaarinan kaupungissa toteutetaan keskitetysti johdettua ja hajautetusti toimivaa viestinnän organisointimallia. Kaupunginvaltuusto hyväksyy viestintä- ja markkinointistrategian. Kaupunginjohtaja johtaa viestintää sekä antaa kaupungin yleisiä linjauksia koskevat lausunnot. Toimialajohtajat johtavat oman toimialansa viestintää. Tiedottaja koordinoi ja toteuttaa viestintää käytännössä sekä suunnittelee ja kehittää viestintää ja viestinnän kanavia. Tiedottaja toimii viestintäverkoston ja verkkovastaavien kokousten koollekutsujana ja vetäjänä. Tiedottaja on verkkosivujen päätoimittaja ja vastaa graafisista materiaaleista. Viestintäverkosto on vuorovaikutteinen yhteistyöfoorumi, jonka jäsenet edustavat paitsi toimialojansa, myös eri viestinnän osa-alueita. Ryhmän ideana on kehittää ja jalkauttaa viestinnän käytäntöjä sekä toimia tietoimpulssina toimialan ja tiedottajan välillä. Pääpaino on viestintäprosessien sekä -kanavien kehittämisessä ja vertaistuessa. Verkkovastaavat ovat toimialojen nimeämiä henkilöitä, jotka huolehtivat kaupungin kotisivujen ja intranetin ajantasaisuudesta ylläpitämällä päivitysvastaavien listaa ja päivittäjien koulutustasoa. Verkkovastaavat toimivat tiiviissä yhteistyössä tiedottajan kanssa ja jakavat tietoa eteenpäin omissa verkostoissaan. Verkkovastaavien ryhmän ideana on saada kaupungille ajantasaiset kotisivut ja intranet, järjestelmällinen päivityssysteemi sekä osaavat päivittäjät, joilla on resurssit tehdä kotisivuja/intranetiä. Henkilöstö pyrkii jokapäiväisessä työssään kohti viestinnän ja markkinoinnin tavoitteita ja toimii kaupungin imagolle edullisella tavalla. Viestintä kuuluu jokaisen työntekijän työnkuvaan, vaikka sitä ei tehtävänkuvauksessa olisi erikseen määritelty. Erityisen tärkeää on tiedottaa muuhun henkilöstöön ja muihin osastoihin tai toimialoihin vaikuttavista sisäisistä asioista. Henkilöstöllä on oikeus saada tietoa työhönsä liittyvistä asioista ja myös velvollisuus hankkia sitä itse. Poikkeusolojen viestintää toteutetaan kriisiviestintäohjeiden mukaisesti. Kannatusilmoituksista, sponsoroinnista ja muista viestinnän erityistapauksista on laadittu erilliset ohjeet. 10

13 4.2.2 Viestinnän sidosryhmät ja kanavat Sidosryhmät Kaarinan viestinnän keskeisiä sidosryhmiä ovat asukkaat ja potentiaaliset asukkaat henkilöstö ja henkilöstöjärjestöt matkailijat yritykset ja potentiaaliset yritykset media julkisyhteisöt ja muut kunnat yhdistykset ja järjestöt luottamushenkilöt muut viranomaiset koulut, oppilaitokset, tutkimuslaitokset kansainväliset sidosryhmät, kuten ystävyyskaupungit Kanavat Sisäisen viestinnän pääkanavaa, intranetiä (Kantria), kehitettiin vuonna 2010 teknisen uudistamisen myötä ja sen sisältöpäivittämistä organisaatiolähtöisestä asiakaslähtöiseksi kanavaksi jatketaan. Kantrissa ei ole juurikaan luottamushenkilöille kohdennettua sisältöä, Kantrin kohderyhmänä on kaupungin henkilöstö. Luottamushenkilöille tiedotetaan kokouksista ym. tavalla, jonka luottamushenkilöt ovat ilmoittaneet (posti/sähköposti/esityslistasovellus) sekä kaupungin kotisivuilla, joilla on luottamushenkilöille oma sivunsa. Toimialat ja yksiköt järjestävät säännöllisesti työpaikkakokouksia ja viestivät myös sähköpostein ja tekstiviestein. Kehityskeskustelut käydään kerran vuodessa. Johtoryhmien muistiot ovat nähtävänä sähköisesti Kantrissa ja luottamuselinten esityslistat ja pöytäkirjat ovat nähtävänä sähköisessä esityslista- ja pöytäkirjasovelluksessa kotisivuilla. Henkilöstöhallinto on tehnyt tulokkaan oppaan ja esimiehet laativat perehdyttämisohjelman. Henkilöstöllä on mahdollisuus tehdä aloitteita ja ideoida voi myös kevyemmässä, tekstiviestimäisessä ideapaneelissa. Palautekanava on kehittämisvaiheessa ja käynnissä olevan KAHLI-hankkeen myötä pilotoinnissa. Hankkeen tarkoituksena on edistää aloitteiden tekoa ja innovatiivisuutta kaupungissa. Pilottina tässä hankkeessa toimii hyvinvointipalvelut. Ulkoisen viestinnän pääkanava on kaupungin kotisivut. Kaupungin palveluista, tapahtumista ja muista ajankohtaisista asioista kerrotaan lisäksi Kaarina tiedottaa aukeamalla, joka on Kaarina-lehdessä kerran kuukaudessa ilmestyvä kaupungin ilmoitusliite sekä yhteispalvelupisteissä ja ilmoitustauluilla. Kaarinalehti on kaupungin virallinen ilmoituslehti vuosina Kuulutusten, ilmoitusten ja rekrytointi-ilmoitusten julkaisemiseen on selkeät ja hyväksi todetut käytännöt. 11

14 Kaupungin yhteystiedot julkaistaan kotisivujen puhelinluettelossa, yhdessä perinteisessä puhelinluettelossa sekä vuosittain toteutettavassa Yritys- ja palveluhakemistossa. Neljästi vuodessa lähetetään uusille asukkaille kaupunginjohtajan tervetulokirje ja palveluhakemisto. Kaarinan kaupunki käyttää monipuolisesti ja harkiten myös muita viestintäkanavia, kuten tiedotteita, mainoksia ja esitteitä. Sosiaalista mediaa hyödynnetään Facebookin ja YouTuben avulla. Esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan sovelluksella, johon on pääsy kotisivuilta. Sähköisenä vuorovaikutuskanavana on palautelomake ja myös kuntalaisaloitteita voi tehdä www-sivuilla. Kaava-asioiden tiedottamisesta ja osallistumismahdollisuuksista on huolehdittu ja kaavoituskatsaus julkaistaan kerran vuodessa. Markkinointiviestintää tehdään yhteistyössä Kaarinan Kehitys Oy:n kanssa. Tonttimarkkinoinnin lisäksi yhtiö on toteuttanut markkinointia ylläpitämällä sähköistä yrityshakemistoa sekä järjestämällä erilaisia yrityksille ja/tai kuluttajille suunnattuja tilaisuuksia paikallisten yrittäjäyhdistysten kanssa. Lisäksi Kaarinan Kehitys organisoi kaupungin ja yrittäjien yhteismarkkinointia messuilla. Kaarinan Kehitys Oy:n yhtenä tehtävänä on myös välittää tietoa ajankohtaisista yrityskenttää koskevista asioista ja tapahtumista sähköpostitse sekä internetsivujen kautta. 5 Viestinnän kehittäminen Kaupungin on toiminnassaan ennakoitava tulevia muutoksia ja kyettävä aktiivisesti hallitsemaan ympäristöään. Uudistettu viestintästrategia vahvistettuna markkinointistrategialla tukee tätä toimintaa nostaen viestinnän ja markkinoinnin nopeasti uudistuvat ja reagoivat toimintatavat perinteisten menetelmien rinnalle suunnitelmallisuutta korostaen. Viestintä- ja markkinointistrategian tavoitteet ja toimenpiteet ovat linjassa kaupungin strategisten päämäärien kanssa. Esimerkiksi sisäisen ja ulkoisen viestinnän yhteinen tavoite Viestitään suunnitelmallisesti vastaa kaupunkistrategian päämäärään Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen. Luovuudesta tunnettu Kaarina päämäärää tavoitellaan markkinointiviestinnän toimenpitein kohdassa Tunnettuuden parantaminen. Vuorovaikutteisella viestinnällä taas voidaan edistää hyvinvointia ennakoivasti. Viestintä- ja markkinointistrategian tavoitteet ja toimenpiteet on tässä määritelty sisäisen, ulkoisen ja markkinointiviestinnän osa-alueiden mukaan. Viestintäverkosto valitsee tavoitteista viestinnän kehittämiskohteet vuosittain. Toimialojen viestintäsuunnitelmissa määritellään ne viestinnän keinot ja kanavat, joilla kaupungin strategisia tavoitteita voidaan saada näkyviksi kaarinalaisten arjessa ja elämässä. Strategiakauden aikana sisäistä ja ulkoista viestintää sekä markkinointiviestintää seurataan ja tutkitaan säännöllisesti. Seurantaan pyritään käyttämään vertailukelpoisia tutkimuksia ja tulokset tulee julkistaa. Esimerkiksi vuosittain tehtäviä viestintäsuunnitelmia voidaan käyttää seurannan ja tutkimuksen välineinä. 12

15 5.1 Sisäisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet Tavoitteet Toimenpiteet Vastuutahot Viestitään avoimesti Kaikille halukkaille taataan mahdollisuus päästä Kantriin Tietohallinto, tiedottaja Kantrin hyödyntäminen ensisijaisena tiedotuskanavana Toimialajohtajat, toimialojen viestintävastaavat Viestitään selkeästi Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Toimialajohtajat Viestitään oikea-aikaisesti Työnantaja on aloitteellinen tiedottamisessa Esimiehet Viestitään suunnitelmallisesti Johdon, esimiesten ja henkilöstön viestintäosaamista tuetaan Viestintäsuunnitelma tehdään vuosittain Tiedottaja Toimialajohtajat, toimialojen viestintävastaavat Viestintä on vuorovaikutteista Sitoutetaan henkilöstö yhteisiin viestintäkäytäntöihin Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Arvioidaan ja seurataan sisäisen viestinnän toimivuutta Viestintäverkoston aseman vahvistaminen Edistetään henkilöstön osallistamista Kannustetaan keskustelemaan Uusia viestintäkanavia käyttöön Tiedottaja, viestintäverkosto Toimialajohtajat Viestintäverkosto, Kehry Johtoryhmä Kehry Esimiehet Viestintäverkosto, tietohallinto 13

16 5.2 Ulkoisen viestinnän tavoitteet ja toimenpiteet Tavoitteet Toimenpiteet Vastuutahot Viestitään avoimesti ja oikea-aikaisesti Toimivat ja ajantasaiset kotisivut Toimialojen verkkovastaavat Kaupunki tiedottaa aloitteellisesti ja aktiivisesti Esimiehet, tiedottaja Viestitään selkeästi Viestitään suunnitelmallisesti Viestintä on vuorovaikutteista Viestitään asiakaslähtöisesti Tiedotetaan sekä myönteisistä että kielteisistä asioista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa Seutuyhteistyöstä tiedotetaan aktiivisesti Ajantasaiset kriisiviestintäohjeet Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Ymmärrettävä ja graafisesti selkeä viestintä Johdon, esimiesten ja henkilöstön viestintäosaamista tuetaan Viestintäsuunnitelma tehdään vuosittain Sitoutetaan henkilöstö yhteisiin viestintäkäytäntöihin Määritellään viestintävastuut resurssit huomioiden Arvioidaan ja seurataan ulkoisen viestinnän toimivuutta Yhteispalvelupisteiden viestintäroolin määrittely ja kehittäminen Olemassa olevien ja uusien verkostojen hyödyntäminen viestinnässä Hyödynnetään järjestelmiä, joilla kuntalaisten vuorovaikutusmahdollisuuksia edistetään Valitaan viestintäkanavat asiakasryhmien mukaan Muotoillaan viestin sisältö asiakasryhmittäin Esimiehet, tiedottaja Paras-tiedotusryhmä Tiedottaja Toimialajohtajat Tiedottaja, toimialojen viestintävastaavat Tiedottaja Toimialajohtajat, toimialojen viestintävastaavat Tiedottaja, viestintäverkosto Toimialajohtajat Tiedottaja Kansliapalvelupäällikkö Esimiehet, tiedottaja Tietohallinto, tiedottaja Esimiehet, tiedottaja Esimiehet, tiedottaja 14

17 5.3 Markkinointiviestinnän tavoitteet ja toimenpiteet Tavoitteet Toimenpiteet Vastuutahot Markkinoinnin kehittäminen onnistumisten ja vahvuuksien avulla Valitaan kärkituotteet ja hyödynnetään niitä aktiivisesti markkinoinnissa Kaikessa markkinointiviestinnässä tuodaan esille kaupungin Johtoryhmä Toimialojen viestintävastaavat, tiedottaja hyvää mainetta tukevia saavutuksia Viestitään suunnitelmallisesti Markkinointisuunnitelma tehdään vuosittain Määritellään markkinointiviestinnän vastuut ja toimintatavat resurssit huomioiden Kaarinan Kehitys, kaupungin markkinointivastaavat Johtoryhmä, Kaarinan Kehitys Oy Verkostoituminen eri yhteistyökumppaneiden kanssa Huomioidaan eri kohderyhmät markkinointiviestinnässä Tunnettuuden parantaminen Markkinointiviestinnästä vastaavien viestintäosaamista tuetaan Arvioidaan ja seurataan markkinointiviestinnän toimivuutta Yhteispalvelupisteiden viestintäroolin määrittely ja kehittäminen Tarjotaan matkailuneuvontaa kattavasti ja asiakkaan toivomalla tavalla Yhteistyö sisäisesti, yrittäjien kanssa ja lähiseudun kuntien kanssa Matkailuviestintää toteutetaan yhteistyössä Turku Touringin ja muiden saaristokuntien kanssa Kootaan valmiita kokonaisuuksia palvelutarjonnasta (paketointi) Kohdennetut markkinointikampanjat Pidetään yllä aktiivista mediayhteistyötä Muista erottuva, persoonallinen viestintä Markkinointikampanjat Hyödynnetään kaarinalaisten menestystarinoita kaupungin näkyvyydessä Tiedottaja, Kaarinan Kehitys Oy Johtoryhmä, Kaarinan Kehitys Oy Kansliapalvelupäällikkö Kansliapalvelupäällikkö, Kaarinan Kehitys Oy Johtoryhmä, Kaarinan Kehitys Oy Kaarinan Kehitys Oy, yhteispalvelupisteet Kaarinan Kehitys Oy Kaupunginjohtaja, Kaarinan Kehitys Oy Tiedottaja, johtoryhmä Tiedottaja, Kaarinan Kehitys Oy Kaupunginjohtaja, Kaarinan Kehitys Oy Tiedottaja, vastuualue-esimiehet, Kaarinan Kehitys Oy 15

18 Viestintä on osa kaikkea ja kaikkia Kaarinan kaupungin viestintä ja markkinointi Käytännön viestintä: Käytännön viestintä Kaarina-strategia Viestintäsuunnitelmat Viestintä- ja markkinointistrategia Ohjeistukset Viestintää seurataan ja mitataan - sisäinen viestintä - ulkoinen viestintä - markkinointiviestintä Viestintäsuunnitelmat ja ohjeistukset: vuosittaisissa viestintä- ja markkinointisuunnitelmissa määritellään valittuja kehittämiskohteita painottaen toimenpiteet, resurssit, organisointi ja vastuut sekä kanavat. Ohjeistukset ovat osa viestintäsuunnitelmia. Viestintä- ja markkinointistrategia Viestinnän: - toiminta-ajatus - visio - organisointi ja vastuut - kohderyhmät ja kanavat - kehittäminen : tavoitteet ja toimenpiteet Kaarinan kaupungin strategia Kaupungin: - arvot - toiminta-ajatus - visio - strategiset päämäärät - kriittiset menestystekijät - toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja mittarit