Ensimmäisten varapiirikuvernöörien/ piirikuvernööri-elektien Seminaari

Transkriptio

1 Ensimmäisten varapiirikuvernöörien/ piirikuvernööri-elektien Seminaari ILMOITTAUTUMINEN JA LOGISTIIKKAPAKETTI NRO 1 [Type text]

2 Hyvä ensimmäinen varapiirikuvernööri/piirikuvernööri-elekti, Odotamme innolla tapaamistamme FVDG/DGE-Seminaarissa! Tämä tulee olemaan erityisen jännittävä vuosi, sillä järjestämme FVDG/DGE-seminaarin Q Centerissä, St. Charlesissa, Illinoisissa. Q Center sijaitsee noin 56 km Chicagosta länteen, ja on koko keskilännen suurin täyden palvelun konferenssikeskus. Q Centerissä järjestetään mm. koulutuksia Fortune 500 yrityksille ja suurille järjestöille, sekä muita suurtapahtumia. Koulutus, ateriointi sekä yöpymiset ovat kaikki mukavasti saman katon alla. VFDG/DGEitä odottaa mielenkiintoinen koulutusviikko, jonka aikana on mahdollisuus myös ottaa valokuva varapresidentin kanssa, ja vierailla Kansainvälisen järjestön päämajassa. Tämä on myös erinomainen tilaisuus verkostoitua muiden VFDG/DGEiden kanssa eri puolilta maailmaa. LCI:n tiimi odottaa innolla yhteistyöntäyteistä viikkoa sinun valmistautuessasi seminaariin, ja on sitoutunut tekemään seminaarista ikimuistoisen ja tuloksellisen. Parhain terveisin, LCI:n VFDG/DGE-seminaarin tiimi 2019 FVDG/DGE LM 1B.FI 2

3 VFDG/DGE-seminaarin ilmoittautumis- ja logistiikkapaketti Meillä on ilo ja kunnia saada lähettää sinulle tiedot vuoden 2019 piirikuvernöörielektien seminaarista, joka järjestetään Q Centerissä, St. Charlesissa, Illinoisin osavaltiossa, Yhdysvalloissa. Piirikuvernööri-elektien seminaari tarjoaa koulutusta ensimmäisille varapiirikuvernööreille/tuleville piirikuvernööreille heidän valmistautuessaan virkavuoteensa piirikuvernööreinä. Ohjelmassa on koulutuksen lisäksi mahdollisuus myös ottaa valokuva varapresidentin kanssa, ja vierailla Kansainvälisen järjestön päämajassa. VFDG/DGE-seminaari St. Charlesissa on tarkoitettu erityisesti ensimmäisille varapiirikuvernööreille/piirikuvernööri-elekteille. Puolisot/kumppanit eivät osallistu. Tämä paketti sisältää tiedot seuraavista aiheista: Ilmoittautuminen 2019 FVDG/DGE-seminaariin, St. Charlesissa, IL, USA Majoitusvaraukset Q Centerissä, St. Charles, IL USA Matkajärjestelyt Q Centeriin, St. Charlesiin, USA Ilmoittautuminen 2019 DGE-seminaariin kansainvälisen Vuosikongressin yhteydessä, Milanossa, Italiassa. Lue nämä materiaalit huolellisesti. Palauta 2019 FVDG/DGE-seminaarin ilmoittautumis- ja matkustuslomake LCI:hin viimeistään maanantaina, 22. lokakuuta, 2018, jotta LCI voi varata sinulle huoneen ja tehdä matkajärjestelyt. Toinen logistiikkaa käsittelevä viesti lähetetään tammikuussa 2019, ja se sisältää tarkempaa tietoa Q Centeristä, matkustusohjeista, saapumisesta St. Charlesiin, lentokenttäkuljetuksista Q Centeriin, FVDG/DGE-seminaarin aikataulun ja ilmoittautumisen FVDG/DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikokoukseen Milanossa, Italiassa. Kolmas logistiikkaa koskeva viesti lähetetään toukokuussa 2019, ja siihen sisältyvät tiedot Milanon FVDG/DGE-seminaaria, kansainvälistä vuosikokousta, rekisteröitymistä, hotellivarauksen vahvistuksia, seminaarin ja vuosikokouksen aikatauluja, jne. Päivitettyä tietoa on aina saatavilla LCI:n virallisilla verkkosivuilla: (käytä hakusanaa FVDG/DGE SEMINAARI ) 2019 FVDG/DGE LM 1B.FI 3

4 Odotamme innolla tapaamistamme St. Charlesissa! Merkitse päivämäärä muistiin! Maanantai, 22. lokakuuta Perjantai, 30. marraskuuta Tammikuu, 2019 Maanantai, 11. helmikuuta Maanantai, 15. helmikuuta Viimeinen päivämäärä 2019 FVDG/DGEilmoittautumisen ja matkustuslomakkeen lähettämiseksi LCI:lle 2019 FVDG/DGEseminaaria varten Q Centerissä Viimeinen mahdollisuus lentojen varaamiseksi 2019 FVDG/DGEseminaariin Q Centerissä Toinen Q Centerin seminaarin logistiikka koskeva lähetys, sis. ohjeet koskien saapumista St. Charlesiin (myös lentokenttäkuljetukset), ja seminaarin aikataulun Kirjautuminen sisään Q Centerissä Kirjautuminen ulos Q Centeristä Torstai, 28. helmikuuta Viimeinen mahdollisuus rekisteröityä 2019 FVDG/DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikokoukseen Milanossa Perjantai, 15. maaliskuuta Toukokuu 2019 Viimeinen KAIKKIEN Q Centerin seminaaria koskevien kulukorvauslaskujen jättämispäivä LCI:n tilitysosastolle. Kolmas logistiikkatiedote ja aikataulut koskien Milanon FVDG/DGE-seminaaria ja kansainvälistä vuosikokousta, rekisteröitymistä, hotellimajoitusta, Milanoon saapumisohjeita, lentokenttäkuljetuksia FVDG/DGE LM 1B.FI 4

5 Aloitetaan! Ilmoittautuminen, majoitus ja matkustaminen FVDG/DGE-seminaariin Vaihe 1: Täytä 2019 FVDG/DGE-seminaarin ilmoittautumis- ja matkustuslomake ja palauta se LCI:lle osoitteeseen maanantaihin, 22. lokakuuta mennessä. VFDG/DGE-seminaari St. Charlesissa, Illinoisin osavaltiossa, Yhdysvalloissa, on tarkoitettu erityisesti ensimmäisille varapiirikuvernööreille/piirikuvernööri-elekteille. Puolisot/kumppanit eivät osallistu. Saat LCI:sta sähköpostitse viestin, jossa vahvistetaan ilmoittautumisesi ja annetaan tarkemmat ohjeet lentojen varaamiseksi. Hotellihuonevahvistus LCI:n hyväksymille päivämäärille, maanantaista 11. helmikuuta perjantaihin, 15. helmikuuta, lähetetään sähköpostitse Q Centeristä 2-4 viikon kuluessa LCI:n vahvistuksesta. (Lisäyöt Q Centerissä ovat henkilökohtainen kulu, ja varattavissa saatavuuden mukaan. Nämä kulut tulee maksaa suoraan Q Centerille huoneesta uloskirjautumisen yhteydessä. Ota yhteyttä LCI:iin osoitteessa dgeseminar@lionsclubs.org mikäli et saa vahvistusviestiä. Vaihe 2: Tee lentomatkavaraukset. Tutustu huolella LIITTEESSÄ 2 annetuihin maakohtaisiin ohjeisiin lentomatkan varaamiseksi. Kaikki FVDG/DGE:n lennot tulee varata LCI:n hyväksymän matkatoimiston kautta ja viimeistään perjantaihin 30. marraskuuta 2018 mennessä. Ota yhteyttä matkatoimistoon ja varaa lentoliput. Seuraa LIITTEESSÄ 2 annettuja ohjeita lentojen maksamiseen/korvauksen hakemiseen. LCI saa kopion lentoaikataulustasi ja järjestää kuljetukset Q Centeriin. Ilmoitathan LCI:lle, mikäli suunnittelet viipyväsi hyväksyttyjä matkustuspäiviä pidempään FVDG/DGE LM 1B.FI 5

6 Tärkeää: Varmistathan, että lentoaikataulusi sekä hotellivarauksen päivämäärät täsmäävät. Jos tarvitset apua, ota meihin yhteyttä osoitteessa Q Center Conference Center, St. Charles, IL, USA Q Center on keskilännen suurin konferenssikeskus, ja se sijaitsee St. Charlesissa, Illinoisin osavaltiossa, 38 hehtaarin kokoisella kampuksella. Q Center sijaitsee noin 56 km Chicagosta länteen. Q Centeristä löytyvät ruokailutilat, kokoustilat sekä majoitus saman katon alta. Q Centerin huoneet ovat asuntolatyylisiä, standardihotellihuonetta vastaavia huoneita, joissa on yhden hengen vuoteet ja ergonomiset työpisteet. Jokaisella huoneella on oma kylpyhuone suihkulla (ei kylpyammeita). Kaikki huoneet ovat savuttomia. Q Centerin basic WiFi-yhteys on ilmainen, ja saatavilla kaikissa huoneissa, samoin kun 26-tuumaiset taulutelevisiot ja kaapelikanavat. Q Centerin premium WiFi-yhteys on saatavilla lisämaksusta (15 USD per päivä) henkilökohtaisena kuluna. Huoneista löytyy myös kahvinkeitin, herätyskello, radio, hiustenkuivain, silitysrauta ja -lauta, sekä toalettitarvikket. Q Centeristä löytyy myös lahjatavarakauppa, ilmainen pyykkitupa, business center, kuntosali, sekä hiljainen huone meditointiin / rukoushetkiin FVDG/DGE LM 1B.FI 6

7 Q Centerin ilmapiiri kannustaa keskittymään koulutukseen, mikä auttaa ensimmäisiä varapiirikuvernöörejä / piirikuvernööri-elektejä heidän valmistautumisessaan vuoteensa piirikuvernööreinä. Kokoushuoneissa on äänieristetyt seinät, ergonomiset tuolit, sekä Q Center basic WiFi-yhteys. Majoittuminen Vastaanotettuaan täyttämäsi FVDG/DGEilmoittautumis- ja matkalomakkeesi LCI varaa sinulle majoituksen. LCI:n hyväksymät päivämäärät ovat maanantai, 11. helmikuuta saapumiselle, ja perjantai 15. helmikuuta poislähtemiselle. Sinun tulee majoittua Q Centeriin koko ensimmäisten varapiirikuvernöörien/piirikuvernööri-elektien koulutusohjelman ajaksi. LCI maksaa yhden hengen majoituksen, yhden hengen huoneessa, ainoastaan edellä mainitun, hyväksytyn aikavälin ajaksi. Kumppanit/vieraat eivät voi osallistua tähän ensimmäisten varapiirikuvernöörien/piirikuvernööri-elektien seminaariin. LCI pyrkii kaikin tavoin ottamaan huomioon vieraiden erityistarpeet. Ilmoitathan mahdollisista erityistarpeista selkeästi Erityistarpeiden ilmoituslomakkeella ja palauta lomake sähköpostitse osoitteeseen dgeseminar@lionsclubs.org Lisäyöt Q Centerissä ovat henkilökohtainen kulu ja niitä voidaan varata saatavuuden mukaan. Ota yhteyttä LCI:iin osoitteessa dgeseminar@lionsclubs.org tiedustellaksesi lisäöistä ja hinnoista. LCI hoitaa majoitusasioita Q Centerissä. Sekaannusten välttämiseksi, ethän ota yhteyttä suoraan Q Centeriin. Kaikki majoittumista koskevat kysymykset tulee lähettää LCI:hin osoitteeseen dgeseminar@lionsclubs.org Kaikki kulut liittyen ylimääräisiin yöpymisiin, muihin satunnaisiin maksuihin ja näihin liittyviin veroihin tullaan veloittamaan FVDG/DGEiltä heidän kirjautuessa ulos Q Centeristä FVDG/DGE LM 1B.FI 7

8 Ateriat Q Centerissä LCI tarjoaa aamiaiset, lounaat ja illalliset FVDG/DGE-seminaarin aikana. Q Centerin valikoima on laaja (ml. kasvis- ja intialainen kasvisruoka) seisovista pöydistä. Voit siis valita ateriasi omien mieltymysten ja rajoitusten mukaisesti. Matkustussäännöt ja menetelmät Lentomatka: Huomaathan: kaikki FVDG/DGE-lentomatkajärjestelyt tulee olla tehtynä perjantaihin, 30. marraskuuta mennessä. Aikaisin tehdyt varaukset antavat mahdollisuuden suorempiin lentoihin ja useampiin vaihtoehtoihin reittiä valittaessa. Chicago on Q Centeriä lähin suurkaupunki, ja matkustajat voivat valita O Haren ja Midwayn lentokenttien väliltä. NOUDATA OHJEITA LENTOMATKOJEN VARAAMISEKSI KOHDASSA LIITE 2. Menettelyt vaihtelevat maantieteellisen sijainnin mukaan. FVDG/DGE-seminaarin matkakulujen korvauskäytäntö Lions Clubs International korvaa seuraavat matkustuskulut: Lentoliput: Yhden (1) turistiluokan lentolipun FVDG/DGE:lle, suorinta reittiä lähtömaasta päämäärään. Lentomatkan korvaussumma määräytyy matkustusajankohdan edullisimman tai alennetun economy -luokan lipun hinnan perusteella. Sinua sitovat LCI:n matkustusta koskevat säännöt kulukorvausten saamiseksi FVDG/DGE LM 1B.FI 8

9 Lentokenttäkuljetukset kotoa Edestakaiset matkat kodin ja lentokentän välillä korvataan LCI:lle lähetettyä FVDG/DGE:n Paikalliskuljteuslomaketta ja alkuperäisiä kuitteja vastaan. Viimeisin päivitetty versio löytyy lomakkeesta LCI:n Talousasioiden verkkosivulta. Lentoparkkimaksut korvataan ainoastaan siinä tapauksessa, että pysäköinnin hinta on edullisempi vaihtoehto kuin edestakaiset matkat taksilla, autolla, junalla tai bussilla. Matkatavaraveloitukset: LCI korvaa yhden ruumaan menevän lentoyhtiön paino- ja mittarajoitusten mukaisen matkalaukun kulut. Muut ruumaan menevät lisämatkatavarat ovat matkustajan itse maksettava. Lentoyhtiöillä on erilaiset säännöt koskien matkatavaroita ja maksuja, joten tarkista oman lentoyhtiösi tiedot. Korvaus yhdestä ruumaan laitetusta matkalaukusta voidaan hakea yhdessä paikallisten kuljetuskulujen kanssa (kotoa lentokentälle ja takaisin). Lentokenttäkuljetukset Q Centeriin Edestakaiset busiikuljetuksen Chicagon O Haren ja Midwayn lentokentiltä Q Centeriin LCI:n hyväksyminä päivämäärinä ovat maksuttomia sinulle. Lisätiedot lentokenttäkuljetuksista lähetetään tammikuun 2019 sähköpostiviestissä. Muut matkustusmuodot Jos päätät matkustaa Q Centeriin autolla, junalla tai linja-autolla, matkakuluista korvataan ainoastaan LCI:n korvausssäännöissä määritelty osa. FVDG/DGE:n matkan kokonaiskulut (ml. Kilometrikorvaukset, tietullit, hotellit, ateriat ja pysäköinti) eivät saa ylittää edullisimman turistiluokan lentomatkan hintaa, alkaen 1. Tammikuuta, Vain yhden hengen lentomatka korvataan. Jos matkustat autolla toisen FVDG/DGE:n kanssa, korvaus maksetaan vain yhden kerran. FVDG/DGE-ajomatkan korvaushakemus löytyy DGE-verkkosivuilta, samoin kuin LCI:n verkkosivuilta kohdasta Talousasiat. Palauta FVDG/DGEn ajomatkan korvaushakemus LCI:n talousosastoon kuittien kanssa viimeistään perjantaina, 15. maaliskuuta, FVDG/DGE LM 1B.FI 9

10 Matkustaminen ennen tai jälkeen Jos suunnittelet lisämatkaa, joko ennen tai jälkeen kansainvälisen vuosikongressin, varmista, että matkustuspäivämäärät eivät ole ristiriidassa hyväksyttyjen päivämäärien kanssa (saapumispäivä 11. helmikuuta ja lähtöpäivä 15. helmikuuta). Ilmoitathan LCI:lle lisämatkapäivistäsi osoitteeseen ja ilmoitathan myös, mikäli silti tarvitset lentokenttäkuljetuksen joko Chicagon O Haren tai Midwayn lentokentiltä St. Charlesiin. Q Centerin mobiilisovellus Q Center on julkaissut mobiilisovelluksen, joka auttaa vieraita navigoimaan tiloissa. Käyttäessäsi sovellusta älypuhelimella tai tabletilla saat vaiheittaiset ohjeet perille saapumiseen. Etkö ole varma, mitä huonetta etsit? Valitse Tapahtumat kohdasta oma kokouksesi ja sovellus ohjaa sinut oikeaan huoneeseen. Paikannuspalveluiden ja bluetoothin ollessa päällä, älypuhelimesi kommunikoi yli 350 signaalipisteen kanssa, jotka on asennettu eri puolille Q Centeriä. Signaalipisteiden saama tieto auttaa paikantamaan sinut kartalta. Voit valita esim. portaattoman reitin, tai lähimmän hissin, tai WC:n, ja sovellus ohjaa sinut haluamaasi tilaan FVDG/DGE LM 1B.FI 10

11 Q Centerin mobiilisovellus on saatavilla Apple App Storesta sekä Google Play Storesta. Hae termillä Q Center ja lataa sovellus. Passit ja viisumit FVDG/DGE:n kansalaisuudesta ja asuinmaasta, sekä Yhdysvalloissa vietettävästä ajanjaksosta riippuen matkustajat saattavat tarvita passin ja/tai viisumin. Passin on oltava allekirjoitettu ja siinä on oltava riittävästi tyhjiä sivuja mahdollisia viisumileimoja varten. Passin on oltava voimassa 6 kuukautta maasta poistumisen jälkeen. Selvitä viisumivaatimukset paikallisesta konsulaatista. Osallistujia kehotetaan hakemaan mahdollista viisumia hyvissä ajoin usein pitkien käsittelyaikojen varalta. Lisätietoja Lisätietoja matkustamiseen liittyvistä asiakirjoista löytyy myös LCICON -sivulta. DGEkutsukirjeet kansainvälisille matkustajille ovat saatavilla pyynnöstä. Täytäthän FVDG/DGE-kutsukirjepyynnön, ja palauta osoitteeseen Convention@lionsclubs.org USA:n kansalaisilla tulee olla passi, ajokortti tai osavaltion myöntämä henkilöllisyystodistus. Lisätietoja löytyy -sivulta. Tarkistathan sivulta säännöt henkilöllisyyskorttia koskevista vaatimuksista (koskee vain Yhdysvaltain kansalaisia). FVDG/DGE-seminaarin aikataulu FVDG/DGE-seminaarin verkkosivulta löydät alustavan FVDG/DGE -seminaarin aikataulun. Aikatauluun voi tulla muutoksia. FVDG/DGE-valmistautumisopas 2019 FVDG/DGE LM 1B.FI 11

12 Saat sähköpostitse tiedot itsenäisesti suoritettavista tehtävistä. Näihin tehtäviin sisältyy lukutehtävät ja tietojen arvioinnit, joissa käsitellään piirikuvernöörin tehtävään liittyviä tärkeitä taitoja. Käännökset/tulkkaus FVDG/DGE:t on jaettu luokkahuoneryhmiin piirin virallisen kielen perusteella, LCI:n piiri- ja klubihallinnon osaston tietojen mukaisesti. FVDG/DGE-seminaarin luokkahuoneryhmien istunnot vetää ryhmän kieltä puhuva ryhmäjohtaja. Mikäli haluat vaihtaa toiseen luokkaryhmään, ota yhteyttä Cynthia Bianchiin osoitteella viimeistään perjantaihin, 11. tammikuuta 2019 mennessä. Siirrot hyväksytään mikäli halutussa ryhmässä on tilaa. Avajaisseremonia ja yleisistunnot ovat englanniksi. LCI tarjoaa tulkkauksen seuraavilla kielillä: kiina, englanti, suomi, ranska, saksa, italia, japani, korea, portugali, espanja ja ruotsi. Henkilökohtainen tulkkaus: Mikäli tarvitset henkilökohtaista tulkkia (kielellä, jota ei edellä ole mainittu) tulee kyseisen tulkin ilmoittautua LCI:lle etukäteen. Tulkkien tulee noudattaa LCI:n sääntöjä ja menetelmiä. Ota yhteyttä Penny Siwulaan pyytääksesi Henkilökohtaisen tulkin ilmoittamislomaketta. Täytetty lomake, mahdolliset maksut koskien matkaa, yöpymistä, ja aterioita tulee toimittaa Penny Siwulalle perjantaihin, 30. marraskuuta mennessä Milanon kansainvälinen vuosikokous Katsaus Milanoon tullaan järjestämään Q Centerissä, keskiviikkona, 13. helmikuuta. Tässä tilaisuudessa kerrotaan lisää Milanon vuosikokouksesta, sekä FVDG/DGE-seminaarin neljännestä päivästä. Tätä tilaisuutta ei kannata jättää väliin! 2019 FVDG/DGE LM 1B.FI 12

13 Tiedot koskien ilmoittautumista ja majoitusta Milanon kansainvälisessä vuosikokouksessa ovat saatavilla tammikuun 2019 tiedotteessa. Henkilökunnan jäseniä LCI:n rekisteröinnin ja majoitusten osastolta tulee olemaan paikanpäällä Q Centerissä.avustamassa mahdollisten kysymysten varalta. Muistettavaa: LCI ilmoittaa sinut ja yhden aikuiskumppanin Milanon 2019 kansainväliseen vuosikongressiin. Ethän tee ilmoitusta vuosikokoukseen verkossa, sillä se aiheuttaisi kaksoisvarauksen. Jos haluat ilmoittaa perheenjäseniä Milanon kansainväliseen vuosikokoukseen, pyydä sähköpostitse FVDG/DGE perheenjäsenten ilmoituslomake dgeseminar@lionsclubs.org. Juhlabanketti- ja lentokenttäkuljetuslipukkeet voidaan ostaa ainoastaan tällä lomakkeella. Juhlabankettilippuja on rajallinen määrä. Kysymyksissä koskien vuoden 2019 FVDG/DGEseminaaria ota yhteyttä: Kysymyksissä koskien: Yhteystiedot Puhelin Sähköposti Ilmoittautuminen ja hotellivaraukset Penny Siwula Kelly Zielinski dgeseminar@lionsclubs.org Matkat/lentovaraukset Lisa Pastore Lynda Rohr dgetravel@lionsclubs.org Matkakorvaukset Laura Delgado DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org Seminaarin ohjelman sisältö Cynthia Bianchi cynthia.bianchi@lionsclubs.org 2019 FVDG/DGE LM 1B.FI 13