Rekisterit YRITYSREKISTERI

Transkriptio

1 Rekisterit YRITYSREKISTERI 1

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Yleistä... 3 Ylävalikko... 4 Toiminnot... 4 Tietue... 4 _Perustiedot... 4 Yritysryhmät välilehti... 5 Postitusryhmät välilehti... 7 Perustiedot välilehti... 8 Yhteydenottotavat välilehti Fivaldi Rekisteri Ohje Ikkuna Vasemman laidan painikkeet Tallenna Sulje ruutu Seuraava tietue Edellinen tietue Etsi yritys Haku yritysrekisteristä Perusta uusi asiakas Uuden yrityksen perustaminen Kopioi P poista yritys Näytä poistetut yritykset Asiakaskohtaiset hinnat Sovellusvalintaan Yritystiedot välilehti Pankkitilit välilehti Lisätiedot välilehti Henkilöt välilehti Laskujen välitys välilehti Lähtevät verkkolaskut Saapuvat verkkolaskut Web-sovellukset / Raporttitulostin / Malliraportit Osoitetarrat Osoitetarrat (1 yritys) Yritysluettelo

3 Yleistä Fivaldi sisältää sekä asiakkaiden että toimittajien tietojen ylläpidon. Jos yritys on sekä asiakas että toimittaja, tarvitsee yrityksen tiedot tallennetaan vain kerran. Ennen osto- ja/tai myyntipuolen sovellusten käyttöönottoa, perustetaan yritysrekisterissä tarvittavat toimittajat ja/tai asiakkaat. Yritykset voidaan tallentaa itse tai konvertoida käynnistyksen yhteydessä määrämuotoisesta (esim. Excel) tiedostosta Fivaldi rekisteriin. Mikäli Fivaldi yrityksillä on samoja asiakkaita/toimittajia, voidaan sama yritysrekisteri linkittää kaikkien tarvittavien yritysten käyttöön jolloin tiedot tarvitsee tallentaa tai konvertoida vain yhteen yritykseen. in on mahdollista liittää myös MiniCRM- rekisteri ja rahoitusyhtiöiden laskutusominaisuus (erikseen tilattavat ominaisuudet). 3

4 Ylävalikko Toiminnot Tietue Fivaldi Rekisteri Ohje - Ikkuna Toiminnot valikon alta löytyy TALLENNA (tallentaa muutokset) ja POISTU ( sulkee sovelluksen). Samojen toimintojen pikanapit löytyvät vasemmasta laidasta kaksi ylintä painiketta. Tietue valikon alla on - Edellinen -> siirtyy edelliseen tietueeseen - Seuraava -> siirtyy seuraavaan tietueeseen - Vieritä ylös -> siirtyy suoraan ko. ruudun ylimpään tietueeseen - Vieritä alas -> siirtyy suoraan ko. ruudun alimpaan tietueeseen - Lisää -> lisää uuden tietueen - Poista -> poistaa kohdalla olevan tietueen - Monista -> kopioi edellisen tietueen - Tyhjennä -> tyhjentää ko. tietueen _Perustiedot Ennen asiakkaiden/toimittajien tallennusta käy läpi tämä perustiedot osio. Vasemman laidan painikkeet: Tallenna Sulje ruutu Sovellusvalintaan = tallentaa muutokset = sulkee ruudun = avaa päävalikon. 4

5 Yritysryhmät välilehti YRITYSRYHMÄT: Asiakkaat/Toimittajat voidaan haluttaessa jaotella eri yritysryhmiin. Yritysryhmiä voidaan hyödyntää esim. raportointipuolella, kun halutaan ajaa tietoja vain tietystä yritysryhmästä jne.. Asiakaskohtaiset hinnat rekisterissä voidaan myös syöttää yritysryhmälle oma hinnasto, jolloin kaikki saman yritysryhmän asiakkaat saavat kerralla saman hinnaston. Koodi = määrittele yritysryhmän koodi. Koodi lukittuu tallennuksen jälkeen eikä sitä voi enää muuttaa. Jos halutaan poistaa koko yritysryhmä, voit tehdä sen Tietue_Poista toiminnolla, edellyttäen, että ko. yritysryhmä ei ole kytketty minkään yrityksen kohdalle (huomioi myös poistetut yritykset), eikä sille ole avattu omaa asiakaskohtaista hinnastoa. Selite = määrittele yritysryhmän nimi. Nimeä voi muokata vapaasti myös jälkikäteen. 5

6 YRITYSRYHMÄN SEGMENTIT: Asiakkaan/toimittajan Yritysryhmät voidaan tarvittaessa jakaa eri segmentteihin, jolloin saadaan myös yritysryhmän sisällä tarkempia rajauksia esim. raportointipuolella. Kun yritysryhmät sarakkeessa on valittuna yritysryhmä -> oikeassa sarakkeessa voidaan määritellä kaikki ko. ryhmän segmentit. Koodi Selite = määrittele yritysryhmän segmentin koodi. Koodi lukittuu tallennuksen jälkeen. = määrittele yritysryhmän segmentin selite. Nimeä voi muokata vapaasti myös jälkikäteen. Koodien ja selitteiden muoto on käyttäjän vapaasti määriteltävissä (kenttien merkkitilan puitteissa).ps. uuden tyhjän rivin saa näkyviin painamalla näppäimistön nuoli-alas näppäintä. Turhien yritysryhmien / yrityssegmenttien poisto Mene poistettavan koodin päälle ja valitse ylävalikosta Tietue_Poista. Jos poistettava yritysryhmä tai segmentti on jollakin yrityksellä valittuna, ohjelma antaa tästä ilmoituksen ja estää poiston (tarkistaa myös poistetut yritykset). Yritysryhmän osalta poisto tarkistaa myös mahdollisen asiakaskohtaisen hinnaston. 6

7 Postitusryhmät välilehti POSTITUSYHMÄT: Yrityksien henkilöt voidaan tarvittaessa jaotella eri postitusryhmiin. Postitusryhmiä voidaan hyödyntää esim. raportointipuolella, kun halutaan ajaa esim. postituslistat vain tiettyihin postitusryhmiin kuuluville henkilöille jne.. Koodi Selite = ohjelma tuo automaattisesti uuden koodin. Tämä on ohjelman sisäinen koodi eikä käyttäjä voi sitä muuttaa. = määrittele postitusryhmän nimi. TITTELIT: Yrityksien henkilöille voidaan tarvittaessa määritellä myös tittelit, jolloin voidaan hyödyntää esim. raportointipuolella myös tätä rajausta (esim. postitus vain toimitusjohtajille jne..). 7

8 Tittelit eivät ole sidoksissa postitusryhmiin. Tittelit valitaan henkilöille aina tässä ylläpidettävässä listasta. Koodi Selite = ohjelma tuo automaattisesti uuden koodin. Tämä on ohjelman sisäinen koodi eikä käyttäjä voi sitä muuttaa. = määrittele tittelin selite. ps. uuden tyhjän rivin saa näkyviin painamalla näppäimistön nuoli-alas näppäintä. Perustiedot välilehti YRITYSTUNNUKSEN VALINTA Aina seuraava tunnus Voi muuttaa = jos tämä kohta on valittu, ohjelma tuo uudelle yritykselle aina automaattisesti seuraavan vapaan yritystunnusnumeron. Tällöin sitä ei voi itse muuttaa. = jos tämä kohta on valittu aktiiviseksi, voi käyttäjä itse määritellä uudelle yritykselle annettavan yritystunnuskoodin. 8

9 Muutettu Viimeisin tunnus = näyttää viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan. = näyttää viimeisen käytetyn yritystunnusnumeron. Voit määritellä tässä mistä numerosta automaattinen ketjutus lähtee. Esim. jos tässä määritellään 3000 ja täppi on päällä kohdassa aina seuraava tunnus, tuo ohjelma uutta yritystä perustettaessa seuraavalle numeron 3001 jne.. ASIAKKAAKSI MERKITSEMINEN (koskee myös toimittajaksi merkitsemistä ) Tilauksen tai sopimuksen tekovaiheessa Laskutettaessa = jos yritystä ei merkata asiakkaaksi/toimittajaksi, ohjelma tekee ko. merkkauksen automaattisesti kun yritykselle tallennetaan ensimmäinen tilaus/sopimus (= asiakas) tai ostolasku (=toimittaja). = jos yritystä ei merkata asiakkaaksi/toimittajaksi, ohjelma tekee ko. merkkauksen automaattisesti kun yritykselle tehdään ensimmäinen lasku tai tallennetaan sopimus (= asiakas) tai kirjataan ensimmäinen ostolasku (=toimittaja). YRITYSSUHTEET = Tässä kohdassa voidaan linkittää ko. yritys käyttämään jonkin toisen Fivaldi yrityksen ä. Huom! linkityksen jälkeen tätä toimintoa ei voi enää peruuttaa. Yritystä johon on linkitetty jonkun toisen yrityksen yritysrekisteri, ei enää voi linkittää eteenpäin, vaan aina käytetään ko. alkuperäisen yritysrekisterin yritystä tässä kohdassa. Linkityksestä on etuna se, että sama yritysrekisteri tallennetaan vain kerran. Linkityksen jälkeen kaikki muutokset päivittyvät kerralla jokaisen yrityksen yritysrekisteriin. 9

10 Yhteydenottotavat välilehti Yritystietoihin voidaan määritellä tiedoksi jokin yhteydenottotapakoodi ja sille erillinen info tieto. Tarvittavien yhteydenottotapojen selitteet ylläpidetään tässä näkymässä. Fivaldi Valikon alla on pikanapit sovelluksiin, Fivaldi Web ja raporttitulostimeen siirtymiseen (sulkematta osiota). Rekisteri Valikon alla on pikanapit käytössä oleviin rekistereihin siirtymiseen (sulkematta osiota). Ohje - Ohje -> (ei toiminnassa toistaiseksi) - Pikatoiminnot -> näyttää näppäimistön pikatoimintojen koodit - Näytä virhe -> näyttää mahdollisen virhetilanteen tietokantakoodit 10

11 Ikkuna - Limittäin, Allekkain, Vierekkäin -> ikkunanäkymän asettelukomento (toimii sovelluksissa joissa ikkunan koon muuttaminen on sallittu ja koskee useiden yhtäaikaisen auki olevien ikkunoiden asettelua.) - viimeinen kohta näyttää auki olevien Fivaldi modulien nimet. Vasemman laidan painikkeet Ruudun vasemmassa reunassa on useita toimintonäppäimiä. Kun hiiren kursorin vie ikonin päälle, avautuu pieni opasruutu jossa on kerrottu mikä toiminto kuvakkeeseen on sidottu. Tallenna Ylinnä olevalla disketin kuvalla tallennetaan ruudulla tehdyt lisäykset ja muutokset. Sulje ruutu Disketin alapuolella on avoimen oven kuva. Tällä toiminnolla poistutaan ruudulta. Mikäli ohjelmasta poistutaan eikä muutoksia tai lisäyksiä ole tallennettu, kysyy ohjelma halutaanko muutokset tallentaa. Mikäli tallennus halutaan tehdä, klikataan Kyllä nappulaa, muuten Ei nappulaa. Seuraava tietue Siirtyy seuraavaan yritykseen. Edellinen tietue Siirtyy edelliseen yritykseen. Etsi yritys Siirtyy suoraan yritysten hakuruudulle -> 11

12 Haku yritysrekisteristä Yritysryhmä = voit määritellä haussa kriteeriksi vain tietyn yritysryhmän tai hakea yrityksiä kaikista yritysryhmistä (oletus on näytä kaikki). Hae asiakkaita/toimittajia = voit määritellä haussa kriteeriksi vain Asiakkaat, vain Toimittajat, vain Asiakkaat/Toimittajat, vain ne yritykset jotka eivät ole kumpiakaan taikka hakea yrityksiä kriteerillä Näytä kaikki (oletus). Hae poistetut yritykset = a.) mikäli kohtaa ei haussa ruksata. Hakuruudulle etsitään vain ei poistettuja yrityksiä. Hae yrityksen kaikki osoitteet = b.) mikäli ennen hakua ruksataan ko. kohta, näyttää hakutoiminto vain poistettuja yrityksiä. a.) mikäli kohtaa ei haussa ruksata. Hakuruudulle tulee näkyviin yrityksien osoitteista vain pääosoitteeksi merkityt osoitteet. Jos yrityksellä ei ole yhtään osoitetta merkattuna pääosoitteeksi, haussa ei näy osoitetta ko. yrityksen kohdalla. 12

13 b.) mikäli ennen hakua ruksataan ko. kohta, näyttää hakutoiminto jokaisen yrityksen kaikki osoitetiedot. Mikäli samalla yrityksellä on esim. tallennettu sekä postiosoite että toimitusosoite, haku näyttää yrityksen kahdella rivillä ja molemmat osoitteet näkyvät hakuruudulla. Hae Uusi = käynnistää etsinnän. Hae painikkeella voit myös aloittaa etsinnän alusta ( eli nollata edellisen haun). = perustaa uuden yrityksen. Jos yritystä ei haussa löydy, voit Uusi-painikkeella mennä suoraan uuden yrityksen perustamiseen. Poistu = poistuu hakuruutu näkymästä. Yrityksiä voi etsiä myös seuraavilla yksittäisillä tiedoilla: Yritystunnus Nimi Lähiosoite Lähiosoite2 Postinumero ja toimipaikka Maa Yritysryhmä Yrityssegmentti Viimeisin yhteydenotto Luottokielto Ei toivottu Puhelin Telefax Lisätieto (lyhyt lisätieto asiakkaan takana) Lisätietoa (pitkä lisätieto asiakkaan takana) Perusta uusi asiakas Avaa uuden asiakkaan/toimittajan. Uuden yrityksen perustaminen aloita uuden yrityksen tietojen tallennus aina painamalla perusta uusi asiakas painiketta. 13

14 Kopioi Kopioi yritystiedot. Anna yllä näkyvässä pikkuruudussa uuden yrityksen koodi tai hyväksy kopiointi suoraan Kopioi painikkeella. Peruuta - toiminto peruuttaa kopioinnin. P poista yritys Poistaa kohdalla olevan yrityksen. Yrityksen poisto rekisteristä ssä on mahdollista poistaa myös sellaisia yrityksiä joilla on ollut tapahtumia ja ne voidaan palauttaa tarvittaessa takaisin aktiivisiksi. Kun ollaan poistettavan yrityksen kohdalla, poisto tehdään painamalla vasemman laidan P- painiketta (Poista yritys). Tämän jälkeen yritys ei tule enää näkyviin yrityshaussa ellei erikseen valita että Hae poistetut yritykset. Poistetun yrityksen etsiminen yritysrekisteristä: Poistettuja yrityksiä voi selailla nuolinapeilla yritystiedot näkymässä, kun laittaa täpän vasemmassa laidassa näkyvään kohtaan Näytä poistetut yritykset. 14

15 Tai voi mennä yrityshakuun ja valita otsikolta Hae poistetut yritykset ja suorittaa haun normaalisti. Poistetun yrityksen palauttaminen aktiiviseksi: Kun poistettu yritys on etsitty kohdalle, voidaan se palauttaa aktiiviseksi painamalla keskellä ruutua näkyvää painiketta Poistettu Palauta yritys. Jonka jälkeen yritys on taas normaalisti hakuruuduilla mukana. Näytä poistetut yritykset Ruksaamalla valinnan, voit selata nuoli eteen ja taakse painikkeilla vain poistetuksi merkattuja yrityksiä. Asiakaskohtaiset hinnat Ohjelma vie erikoishinnoittelut ruudulle => Asiakaskohtaiset hinnat rekisteriin. Voit tarkistella kohdalla olevan asiakkaan mahdollisia erikoishintoja tai tallentaa niitä suoraan tätä kautta, menemättä ensin Asiakaskohtaiset hinnat - rekisteriin. (Ko. rekisterille on myös oma käsikirja jossa tarkemmat kuvaukset ruudun toiminnoista.) Sovellusvalintaan Avaa Fivaldi päävalikon. Yritystiedot välilehti Mikäli asiakas- ja toimittajayrityksen maa, valuutta ja kieli on sama kuin pääyrityksellä, ei näitä kohtia tarvitse täyttää tässä erikseen. Kun tiedot jätetään tyhjäksi, sovellukset käyttävät aina yrityksen perustiedoissa tallennettuja oletuksia. (Tarkista, että Rekisterit -> Yrityksen perustiedot /Yritys-välilehden oletustiedot on täytetty.) Muussa tapauksessa asiakkaalle/toimittajalle astuu voimaan tässä erikseen annettua maa, valuutta ja kieli. Yrityksen perustiedoissa annettu oletusmaksuehto sekä myynnin perustiedoissa annettu oletus- Tiliöintiryhmä toimivat myös aina asiakkaan oletuksena mikäli näitä tietoja ei tässä erikseen anneta. Kun käytetään oletuksia, käytännössä pakollisia tietoja tällä välilehdellä Asiakkaan osalta on ainoastaan: yritystunnus, yrityksen nimi ja osoitetiedot. Toimittajan osalta ei tarvitse välttämättä täyttää kuin nimi. 15

16 Yritystunnus = Yrityksen tunnuskoodi. Tulee automaattisesti tai käyttäjä antaa itse (riippuen siitä kumpi tapa on valittu n perustiedoissa.) Koodia ei voi enää tallennuksen jälkeen muuttaa. Yritystunnus kentässä voi suoraan hakea myös yritystä nimellä tai sen osalla. MiniCRM Kierrätysryhmät = avaa MiniCRM rekisterin (n optio). = avaa Ostolaskujen kierrätys -ohjelman perustiedot. Mahdollistaa toimittajan liittämisen tiettyyn kierrätysryhmään. Yrityksen nimi = Yrityksen nimi Yrityksen lisänimi = Yrityksen nimi 2. Puhelinnumero Matkapuhelin Telefax = Yrityksen puhelinnumero = Yrityksen matkapuhelin (Henkilöt välilehdellä jokaiselle henkilölle voidaan tallentaa lisäksi omat numerot.) = Yrityksen telefax numero. 16

17 Asiakas Toimittaja Sähköpostiosoite www-osoite ALV/VAT rekist. Y-tunnus = merkkaa jos kyseessä asiakas. (ohjelma tekee automaattisesti täpin siinä vaiheessa kun ensimmäinen tilaus, sopimus tai lasku on tehty.) = merkkaa jos kyseessä toimittaja. (ohjelma tekee automaattisesti täpin siinä vaiheessa kun ensimmäinen ostolasku kirjataan.) = Yrityksen sähköpostiosoite. ( tallennettuja sähköpostiosoitteita voidaan hyödyntää mm. asiakirjojen tulostusvaiheessa -> sähköpostiosoitteen poiminta toiminnossa.) = Yrityksen kotisivujen osoite. = valitse kyllä tai ei (onko yritys merkattu alv-rekisteriin?). = yrityksen Y-tunnus. Tämä tieto tulee automaattisesti näkyviin myyntilaskulle jos se on annettu. Jos asiakkaan y-tunnus on merkitty pakolliseksi myynnin perustiedoissa, ohjelma ei anna tehdä ko. tiliöintiryhmän (esim. EU myynti) asiakkaan laskua jos y-tunnus on tallentamatta. Myös jos asiakkaan verkkolaskuosoitteena toimii y-tunnus, tallenna se tässä! Valuutta Kielikoodi Maa = mikäli yrityksen valuutta on eri kuin pääyrityksen, valitse listalta oikea valuutta. Muutoin käytetään oletusta. = mikäli yrityksen kieli on eri kuin pääyrityksen, valitse listalta oikea kieli. Muutoin käytetään oletusta. = mikäli yrityksen kotimaa on eri kuin pääyrityksen, valitse listalta oikea maa. Muutoin käytetään oletusta. Maalistat näytetään sillä kielellä mikä on valittu Yrityksen perustiedoissa yrityksen kieleksi. Jos maa annetaan erikseen yrityksen otsikolle, osoitteille tulee oletuksena tässä annettu maa. Kotipaikka Yritysryhmä Yrityssegmentti Vastuuhenkilö = Yrityksen kotipaikka. = Valitse yritysryhmä. ( Yritysryhmät perustetaan yritysrekisterin perustiedoissa.) = Valitse yrityssegmentti. (Yrityssegmentit perustetaan yritysrekisterin perustiedoissa.) = Yrityksen vastuuhenkilö. Tähän kenttään tallennettu tieto tulee oletuksena aina myyntitilaukselle kohtaan tilaaja - > tulostuu haluttaessa myös asiakirjoille. 17

18 Tätä kenttää voi hyödyntää esim. jos on tarve saada tietylle asiakkaalle jokin vakiotieto aina esim. laskulle (ei siis välttämättä tarvitse olla henkilön nimi jos tilaajakohtaan voidaan antaa jokin muu määrite). Yhteydenottotapa = valitse yhteydenottotapa. (Yhteydenottotavat määritellään yritysrekisterin perustiedoissa.) Tieto on informatiivinen eikä vaikuta missään muualla. - info = yhteydenottotavalle annettava lisäinfo (myöskin vain sisäistä tietoa). Alennusryhmä = Asiakkaan alennusryhmä. Liittyy tilaustenkäsittelyn optioon: Alennukset rekisteriin. Asiakkaalle voidaan nimetä tässä jokin alennusryhmän koodi joka löytyy sen jälkeen erillisestä Alennukset taulusta. Siellä määritellään ko. alennusryhmälle määritykset joiden mukaan tilaustenkäsittely laskee ko. asiakkaan hinnat tilauksille. OVT-tunnus = yrityksen OVT - tunnus. Jos asiakkaan verkkolaskuosoitteena toimii OVT tunnus, tallenna tieto tässä! Ennakkoperintärek. voimassa = Yrityksen taakse voidaan tallentaa päivämäärä mihin asti ennakkoperintärekisteri on voimassa (ei pakollinen). Päivämäärä annetaan muodossa pp.kk.vvvv. Tulevissa ohjelmaversioissa ostoreskontra sovellus/ostolaskujen kirjausvaihe tarkistaa tämän kentän tiedon voimassaolon ja ilmoittaa jos päivämäärä on vanhentunut. Muutettu / Luontiaika Pääyritys = näyttää viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan. = Asiakkaan laskutusosoiteyritys. Kun laskut toimitetaan jollekin muulle yritykselle, valitse tähän ko. laskutusyritys. Tällöin haettaessa asiakasta tilaukselle, ohjelma tuo automaattisesti pääyrityksen laskutusosoitteeksi ja haetun asiakkaan toimitusosoitteeksi. Väliyritys = Asiakkaan toimitusosoiteyritys. Kun yrityksen tilauksilla on jokin muu yritys toimitusosoitteena, valitse tässä ko. toimitusosoiteyritys. Tällöin haettaessa asiakasta tilaukselle, tulee toimitusosoitteeksi aina automaattisesti valittu väliyritys. 18

19 Lisätieto = Sisäistä lisätietoa (vapaata tekstiä). Annettua tekstiä voidaan hyödyntää hakukriteerinä esim. yritysluetteloraportissa, mutta ei tule näkyviin asiakirjoille. 19

20 MYYNTITIEDOT Tilaukset yhdistetään samalle laskulle? = jos asiakkaalla on tässä ruksi ja käytetään erälaskutusta -> kaikki asiakkaan laskutusluvalliset tilaukset yhdistetään samalle laskulle (koontilasku). Kontaktipäivä Tiliöintiryhmä Oletusmyyjä = oletuspäivämääräksi tulee aina se päivä kun yritys on perustettu yritysrekisteriin. Päivämäärää voi vapaasti muuttaa. = mikäli yrityksen tiliöintiryhmä on eri kuin myynnin perustiedoissa oleva oletus (esim. myynti kotimaahan), valitse listalta oikea tiliöintiryhmä. (Tyhjä = käytetään oletusta.) = Asiakkaan oletusmyyjä Yritystiedot ruudulla valintalista Oletusmyyjä johon voidaan valita myyjälistalta ko. asiakkaan oletusmyyjä. Myynnin perustiedoissa_tilaukset -ruudulla on kohta Oletusmyyjä yritykseltä. Jos tähän on laitettu täppä, ja yritysrekisterissä asiakkaan taakse on valittu oletusmyyjä, tulee myyjä automaattisesti tilaukselle asiakkaan takaa. (Jos asiakkaan taakse ei ole myyjää valittu, tuodaan oletusmyyjäksi tilaukselle edelleen käyttäjätunnukselle palvelunhallinnassa sidottu oletusmyyjä jos tällainen on määritelty.) n raportteista: Osoitetarrat, Yritysluettelo ja löytyy rajaus: Myyjä joka mahdollistaa tietojen tulostuksen vain tietyn myyjän asiakkaiden osalta tarvittaessa ( edellyttäen että myyjä on asiakkaiden taakse annettu). Maksuehto (myynti) Toimitustapa Toimitusehto Toimituslisätieto = mikäli asiakkaan maksuehto on eri kuin yrityksen perustiedoissa annettu oletus (esim. 14 pv netto), valitse listalta oikea maksuehto. (Tyhjä = käytetään oletusta.) = asiakkaalle voidaan valita tässä oletustoimitustapa, joka tulee tällöin aina automaattisesti tilauksen toimitustavaksi. Jos toimitustapaa ei ole annettu, tilauksella oletuksena tyhjä. Toimitustapaa voidaan aina tilauksella vielä muuttaa. = asiakkaalle voidaan valita tässä oletustoimitusehto, joka tulee tällöin aina automaattisesti tilauksen toimitusehdoksi. Jos toimitusehtoa ei ole annettu, tilauksella oletuksena tyhjä. Toimitusehtoa voidaan aina tilauksella vielä muuttaa. = tilauksen toimitusosoitteen lisätietoa. Kentän tiedot tulevat näkyviin kaikille muille asiakirjoille (tarjous, tilausvahvistus, lähete, proforma), 20

21 mutta ei laskulle. Tieto näkyy myös tilausten selailun kautta tulostettavissa lähetyksen osoitetarroissa. Jos asiakkaalle on tallennettu tässä yleinen toimituslisätieto, tämä tulee automaattisesti tilaukselle toimituslisätiedoksi. Tämä ohittaa silloin mahdollisen toimitusosoitteen taakse annetun oman toimituslisätiedon. Jos asiakkaan toimituslisätieto on tässä tyhjä, tuodaan aina toimitusosoitteen takaa tuleva lisätieto tilaukselle. 4-kustannuspaikkaa Pankkitili laskulle = Näyttää tilikartassa seurantakohdetasoille määritellyt nimet. Nuolinapista pääsee valitsemaan ko. seurankohdetason laskentakohteen. Kun asiakkaan taakse on tässä määritelty laskentakohde - > tilauksilla olettaa ko. asiakkaalle aina tätä laskentakohdetta ko. seurantakohdetasolle. = Asiakkaan taakse voidaan määritellä yksi pankkitili jolloin tämän asiakkaan laskuun ja maksukehotukseen tulostetaan aina vain tämä pankkitieto. Muussa tapauksessa käytetään Yrityksen perustiedoissa annettuja pankkitilien yleisiä määrityksiä. Viivakoodin tulostus laskulla: Yrityksen perustiedoissa voidaan valita vain yksi pankkitili viivakoodiin. Jos kuitenkin asiakkaan taakse on yritysrekisterissä erikseen valittu jokin muu pankkitili, tulostetaan tämän asiakkaan laskun viivakoodiin siinä tapauksessa aina asiakkaan taakse valittu pankkitili eikä yrityksen perustiedoissa yleisesti viivakoodiin merkattua pankkitiliä. Suoraveloitussopimus = jos kyseessä on suoraveloitussopimus asiakas, valitaan ko. suoraveloitussopimus. ( Suoraveloituksen perustiedot tulee ensin olla tehtynä.) OSTOTIEDOT Oma asiakastunnus = toimittajan ostolaskujen asiakastunnus (sisäistä tietoa). Pankkisiirto-viestityyppi = ohjelman oletus Viite. Valittavina on viite, viesti ja veroviesti. Toimittajan taakse annettu viestityyppi tulee aina oletuksena ko. toimittajan ostolaskujen syötössä. Viestityyppiä voidaan vielä ostolaskun syöttövaiheessa muuttaa. Maksuehto (osto) = toimittajan oletusmaksuehto ostolaskujen syötössä. ( Tyhjä = käytetään yrityksen perustiedoissa annettua oletusta.) Tiliöintikoodi = toimittajan oletustiliöintikoodi ostolaskujen syötössä. ( Tyhjä = valitaan ostolaskukohtaisesti.) 21

22 Ostojen tiliöintikoodit perustetaan ostoreskontran perustiedoissa. Uusi painike = Toimittajan tiliöintikoodin perustaminen lennosta Ostotietojen uuden tiliöintikoodin voi perustaa myös suoraan yritysrekisterissä "Tiliöintikoodi" --> "Uusi"-painikkeen takana. Tiliöintikoodin poistaminen ja muokkaaminen tapahtuu kuitenkin ainoastaan ostoreskontran perustiedoissa. Maksuprioriteetti = toimittajan taakse voidaan määritellä 5 maksuprioriteettia: kiirellinen, tärkeä, normaali, ei niin tärkeä ja voi odottaa. Prioriteettimäärityksellä on merkitystä silloin, kun käytetään pankin saldon tarkistusta. Prioriteetti määrittää laskujen kiireellisyysjärjestyksen. Eli jos pankkitilinsaldo ei riitä laskuihin, jotka olisivat sinä päivänä erääntymässä, ostoreskontra ohjelma poimii prioriteettijärjestyksessä laskut maksuaineistoon. 22

23 Tiliöintiryhmä Toimitustapa Toimitusehto = toimittajan oletus tiliöintiryhmä ostotilauksia tehdessä. = toimittajan oletus toimitustapa ostotilauksia tehdessä. = toimittajan oletus toimitusehto ostotilauksia tehdessä. Viitenumeron muoto ja Vakioarvo = mahdollistaa toimittajan ostolaskujen viitenumeron automaattisen muodostuksen syötettäessä laskua ostoreskontraan. OSOITETIEDOT Ensimmäisen osoitteen tallennuksessa, ohjelma tarjoaa oletuksena tyypiksi Postiosoite ja ensimmäiselle osoitteelle oletuksen että Pääosoite. Mikäli tallennetaan useampia osoitteita, valitse oikea tyyppi sekä pääosoite ruksi oikealle osoitteelle. Tyyppi = Yrityksen osoitteille voidaan antaa 4 eri tyyppiä: Postiosoite -> tulee tilaukselle automaattisesti laskutusosoitteeksi, mikäli laskutusosoite-tyyppiä ei erikseen ole annettu. Käyntiosoite -> tulee tilaukselle automaattisesti laskutusosoitteeksi, mikäli laskutusosoite- tai postiosoite-tyyppiä ei erikseen ole annettu. Laskutusosoite -> aina ensisijainen laskutusosoite. Toimitusosoite -> kun osoite on merkattu toimitusosoite-tyypiksi, se tulee tilaukselle aina automaattisesti toimitusosoitteeksi. Mikäli yritykselle on määritelty vain toimitusosoite-tyyppi, tulee se osoite automaattisesti tilaukselle sekä laskutusosoitteeksi että toimitusosoitteeksi. Pääos. = yrityksen pääosoite. Jos yrityksellä useita osoitteita, merkitse pääosoite ruksilla. Vaikuttaa yrityshakuruudulla niin, että pääosoite tulee näkyviin ja raporteilla mikä osoite tulostetaan. Lähiosoite Lähiosoite 2 Postinumero Postitoimipaikka = ko. tyypin osoite. = ko. tyypin lisäosoitekenttä. = ko. tyypin postinumero. = ko. tyypin postitoimipaikka. 23

24 Maa = ko. osoitteen maa. Maalistat näytetään aina sillä kielellä mikä on valittu Yrityksen perustiedoissa yrityksen kieleksi. Uuden yrityksen perustamisessa, osoitteen oletuksena on aina yrityksen perustiedoissa annettu maa. Jos maa on annettu erikseen yrityksen otsikolle, osoitteelle tulee oletuksena tämä maa. Alkupvm. Loppupvm. Puhelin Nimi Toimituslisätieto = osoitteen voimassaolon alkamispäivä (olettaa päivää jolloin osoite perustetaan.) = osoitteen voimassaolon päättymispäivä. Päättymispäivän jälkeen ko. osoite ei enää tule tilauksille. = osoitteen puhelinnumero. = osoitteen puhelinnumeron yhteyshenkilö. = tilauksen toimitusosoitteen lisätietoa. Kentän tiedot tulevat näkyviin kaikille muille asiakirjoille (tarjous, tilausvahvistus, lähete, proforma), mutta ei laskulle. Tieto näkyy myös tilausten selailun kautta tulostettavissa lähetyksen osoitetarroissa. Jos asiakkaan taakse on tallennettu yleinen toimituslisätieto (ylempänä myyntiedot otsakkeen alla), tulee se automaattisesti tilaukselle toimituslisätiedoksi huolimatta osoitteen taakse annetusta toimituslisätiedosta. Jos taas asiakkaan toimituslisätieto on tyhjä, tuodaan toimitusosoitteen takaa tuleva toimituslisätieto tilaukselle. Muutosaika / muutoskäyttäjä = näyttää ko. rivin viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan. 24

25 Pankkitilit välilehti Yrityksen pankkitilien tallennus- ja ylläpitoruutu. Maa Pankkitilin nimi Tilinumero Pankkitilin maa Pankkitilin nimi Tilinumero. Ohjelma tarkistaa suomalaisen pankkitilin oikeellisuuden. Ulkomaisen pankkitilin osalta tarkastakaa syöttömuoto omasta pankistanne. Swift Tilinumeron tallennus tuo automaattisesti Swift koodin tiedot (max 11 merkkiä.). Pankin osoite*) Ulkomaan maksatuksessa saajan pankin osoite. 25

26 IBAN-tilinumero Clearing koodi*) Ulkomaan maksutapa*) Suomalaisen tilinumeron tallennus tuo automaattisesti IBAN tilinumeron tiedot. Ulkomaisen tilin tieto annetaan käsin. Ohjelma tarkistaa numeron oikeellisuuden. Ulkomaalaisen pankin mahdollinen clearing koodi. Valitse ulkomaisen pankkitilin oletusmaksutapa listalta. Ulkomaan palvelumaksut*)valitse ulkomaisen pankkitilin palvelumaksujen oletusjakautuminen. * ) tarkistakaa kenttään annettavat tiedot omasta pankistanne.. Pankkiryhmä : Näyttää ko. pankin pankkiryhmän. Muutosaika/muutoskäyttäjä: Näyttää viimeisen muutoksen ajankohdan ja tekijän. Finvoice - tunnus Suoraveloituksen tili Merkataan ruksi jos kyseessä olevan pankkitilin IBAN tilinumero toimii asiakkaan verkkolaskuosoitteena! Merkataan ruksi jos kyseessä oleva pankkitili on asiakkaan suoraveloitussopimuksen pankkitili. 26

27 Lisätiedot välilehti Yritystunnuksen ja nimen alla: Lisää kuva - painike Tällä toimintopainikkeella voit lisätä kuvan ja antaa sille selitteen. Kuvan lisäys: Hae kuva tiedostosta painamalla Lisää- kuva painiketta (ylempi painike). 27

28 Etsi haluttu tiedosto Selaa (Browse) painikkeella. kun oikea tiedosto on valittu paina Lähetä. Sulje yritysrekisteri kerran niin kuva on päivittynyt. Kuvan suositusmääritykset: GIF tai JPG muoto max pikseliä RGB väreissä Huom! liian suuri kuvatiedosto voi hidastaa sovellusten käyttöä ja tulostuksia. Tyhjennä kuva- painike Tyhjennä kuva (roskakori) -painike poistaa kuvan. Estot ja kiellot Koronesto Karhuesto = asiakkaan laskuista ei tulosteta korkolaskuja automaattisesti. ( kielto voidaan kumota laskukohtaisesti myyntireskontrassa.) = asiakkaan laskuista ei tulosteta karhuja automaattisesti. ( kielto voidaan kumota laskukohtaisesti myyntireskontrassa.) 28

29 Luottokielto EI toivottu Luottoraja = jos asiakas on merkattu luottokieltoon, tilaustenkäsittely ilmoittaa tästä uutta tilausta perustettaessa. (Ei silti estä tilauksen tekoa). Yritysluettelo-raportti jättää haluttaessa luottokielto-asiakkaat tulostamatta. = jos asiakas on merkattu Ei toivotuksi, tilaustenkäsittely ilmoittaa tästä uutta tilausta perustettaessa. (Ei silti estä tilauksen tekoa). Yritysluettelo-raportti jättää haluttaessa EI toivotut -asiakkaat tulostamatta. = Asiakkaan luottoraja. Tilaustenkäsittely ilmoittaa jos asiakkaalle määritelty luottoraja ylitetään. Laskutusraja = Asiakkaan laskutusraja. Koskee erälaskutusta -> jos asiakkaan tilauksien summat jäävät alle laskutusrajan, ohjelma ei tee laskutusta ko. asiakkaalle. (Hetilaskulla voi silti laskuttaa alle laskutusrajan olevia summia.) Tilapäisasiakas Rahoitusyhtiö = mikäli halutaan laskuttaa tilapäisasiakkaita kasvattamatta asiakasrekisteriä, voidaan perustaa vain yksi yritystunnus. Kun kohta tilapäisasiakas on ruksattu, myyntireskontran tiliotteella näkyy jokaisen laskutusasiakkaan nimitieto laskukohtaisesti ja karhut saadaan myös laskukohtaisesti. (Erikseen tilattava tilaustenkäsittely/laskutuksen lisäominaisuus, jolla voidaan automatisoida tilausten, laskujen ja saatavien käsittely kun kyseessä rahoitusyhtiön kautta laskutettava myynti.) = kun yritys on merkattu rahoitusyhtiöksi, tilaustenkäsittelyssä tämä yritys voidaan valita asiakkaan tilauksen rahoitusyhtiöksi. Tilaustenkäsittelyn asiakirjat (lähete, tilausvahviste, tarjous) tulostuvat normaalisti Asiakkaan nimissä, mutta lasku tulostuu automaattisesti niin, että ko. Rahoitusyhtiö tulee laskutusosoitteeksi ja Asiakas toimitusosoitteeksi. Tilaustenkäsittely ja hakutoiminnot käsittelevät ko. tilausta kuitenkin normaalisti asiakkaan nimissä, ainoastaan myyntireskontra seuraa saatavia ko. rahoitusyhtiön alla. Myynnin raportointi kerää myös tietoa Asiakkaan nimissä vaikka laskutus tapahtuu rahoitusyhtiön kautta. Avoin saldo Liikevaihto = Asiakkaan avoin saldo yhteensä. = Asiakkaan laskutus yhteensä. 29

30 Palvelupaketti Lisätietoa Avaa isona painike = Majoituspalveluliikkeitä koskeva erikoisominaisuus. (ei vaikutusta muissa Fivaldi toimialaversioissa.) = yritystä koskevaa sisäistä lisätietoa (max 2048 merkkiä). Annettua tekstiä voidaan tarkastella tarvittaessa tilauksella. Yrityksen lisätiedossa olevaa tekstiä voi muokata vapaasti, käyttää etsi toimintoa ja korvata yhdellä kertaa sanoja tai lauseita korvaavalla lauseella. Alalaidan painikkeet: OK Peruuta Etsi = tallentaa muutokset. = palaa lisätiedot näkymään. = tuo Etsi/korvaa toimintoruudun ETSI/KORVAA toiminnot: Etsittävä = etsittävä sana tai teksti Etsi = suorittaa haun etsittävälle tekstille Korvaa = korvaava teksti etsitylle 30

31 Korvaa painike Korvaa kaikki painike Peruuta: = korvaa ensimmäisen etsityn. = korvaa kaikki etsittävää sanaa vastaavat tekstit = palaa lisätieto-ruudulle Henkilöt välilehti Yritykselle voidaan tallentaa rajattomasti henkilötietoja. (Uuden vapaan rivin saa painamalla nuoli alas näppäintä.) Henkilöiden tiedot saadaan tulostettua yritysluettelo raportilla. Postitukset voidaan tarvittaessa lähettää kaikille henkilöille tai rajatuille henkilöille. Titteli Nimi Sähköpostiosoite = henkilön titteli. Tittelit perustetaan yritysrekisterin perustiedoissa. = henkilön nimi. = henkilön sähköpostiosoite. (tallennettuja sähköpostiosoitteita voidaan hyödyntää mm. asiakirjojen tulostusvaiheessa -> sähköpostiosoitteen poiminta toiminnossa.) 31

32 Postitusryhmä Kontaktiaika Asia = henkilön postitusryhmä. Postitusryhmät perustetaan yritysrekisterin perustiedoissa. = kontaktin ajankohta tai muu tarvittava aikamäärite ko. henkilöön liittyen. = vapaata sisäistä tekstiä. Puhelin = henkilön puhelinnumero (esim. suora numero tai gsm). 2. = henkilön toinen puhelinnumero. Fax = henkilön telefax Muuttanut = näyttää viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan. 32

33 Laskujen välitys välilehti Lähtevät verkkolaskut Asiakkaan lähtevien verkkolaskujen ohjaustiedot: Asiakkaan oletusvälitystapa Välittäjän oletustunnus Vastaanottajan verkkolaskuosoite Välittäjän oletustunnus = valitaan ko. asiakkaan välitystapa. (Välitystavat tulee ensin tehdä Laskujen välitys ohjelman perustiedoissa.) = asiakkaan operaattorin oletustunnuksen peruste. Tämä tulee automaattisesti valitun välitystavan takaa kun perustiedot on tehty laskujen välityksessä. = jos asiakkaan verkkolaskuosoite on yllä mainittu välittäjän oletustunnus, voit jättää valinnan tähän. Y-tunnus = valitse tämä jos asiakkaan verkkolaskuosoite on y- tunnus. Tarkista että asiakkaalle on tallennettu y-tunnus! 33

34 IBAN tilinumero OVT tunnus Muu tunnus = valitse tämä jos asiakkaan verkkolaskuosoite on Ibantilinumero. Tarkista, että asiakkaan pankkitilitiedoista löytyy ko. IBAN tilinumero ja se on merkattu Finvoice täpällä! = valitse tämä jos asiakkaan verkkolaskuosoite on OVT tunnus. Tarkista että asiakkaalle on tallennettu OVT tunnus! = valitse tämä jos asiakkaan verkkolaskuosoite on jokin muu tunnus kuin edellä mainitut. Tallenna ko. tunnus tähän kenttään! Saapuvat verkkolaskut Toimittajan saapuvia verkkolaskuja koskevat tiliöintitiedot voidaan määritellä tässä. ( Ei pakollinen). Kulutilin tiliöintiehdotuksen tulkinta aineistosta: Ei tulkita = Fivaldi ei ota kantaa aineistojen tiliöinteihin Käytetään aineiston tiliöintiehdotusta = Fivaldi tiliöi verkkolaskuaineiston automaattisesti Käytetään aineiston tiliöintiehdotusta, vain lyhyt tili = Seurantakohde-ehdotuksen tulkintasääntö = Web-sovellukset / Raporttitulostin / Malliraportit Osoitetarrat Mahdollistaa yritysrekisteristä osoitetarrojen tulostuksen suoraan tarralomakkeelle ilman, että tietoja on ensin käsiteltävä Excel tai Word-ohjelmalla. Poistetuksi merkatut yritykset eivät kuitenkaan tulostu mukaan. 34

35 Osoitetarrat malli Raportin tarra-arkin määritykset ovat: Ref (Esim. APLI) 70 x 37 mm. Tarroja A4 arkilla yht. 24 ( 8 vaakariviä ja 3 pystysaraketta ) 35

36 HUOM! jotta asiakkaalle tulostuu tarra, on jokin asiakkaan osoitteista oltava merkattu Pääsosoite ruksilla ja tämä määrää mikä osoite tulostetaan tässä raportissa. Osoitetarrat (1 yritys) Mahdollistaa osoitetarrojen ulostuksen niin että koko tarralomake on yhden yrityksen tarroja. Tulostus muun kokoisille tarralomakkeille Yritysluettelo raportin (kts. seuraava) kautta viemällä tiedot CSV formaatissa ensin esim. Exceliin muokattavaksi. Exceliä ja Wordia käyttäen voit tehdä yritysluettelosta tarroja mille tahansa tarrapohjalle tai tulostaa suoraan esim. joukkokirjeitä jne... 36

37 Yritysluettelo Tulostaa yritysrekisterin yrityksien tiedot halutuilla rajauksilla. Poistetuksi merkatut yritykset eivät kuitenkaan tulostu mukaan. Yritysluettelon vienti Excel muotoon: Valitse raportin rajaukset tarpeen mukaan. Tulostuskohteeksi -> Näyttö ja Formaatiksi -> CSV. Paina Jatka ja Tulosta/lähetä. Seuraavalla ruudulla valitse Tallenna. 37

38 Tallenna tiedosto haluttuun kohteeseen, MUTTA muuta tiedostonimen perään.csv -> tilalle.txt Paina Tallenna. Avaa Excel ohjelmassa tallentamasi tiedosto ja voit käsitellä sitä normaalisti Excelissä. 38

39 Yritysluettelo - malli 39

40 Raportille tulostuu kaikki yritysrekisteriin tallennetut tiedot: yleiset, myynti-ja ostotiedot, estot ja kieltomerkinnät, lisätiedot, osoitetiedot, pankkitilit, henkilöt sekä mahdolliset minicrm tapahtumat. Raporttia voidaan ajaa erilaisin rajauksin, mm. yritysryhmittäin, segmenteittäin, yrityskohtaisesti, lisätiedon kriteerillä, seurantakohteittain, vain tietyn myyjän asiakkaat jne. Poistetuksi merkatut yritykset eivät kuitenkaan tulostu mukaan. 40

41 malli 41