VIESTINTÄSUUNNITELMA KESKI-UUDENMAAN SOTE -KUNTAYHTYMÄ

Transkriptio

1 KESKI-UUDENMAAN SOTE -KUNTAYHTYMÄ Hyvinkää, Järvenpää, Mäntsälä, Nurmijärvi, Tuusula ja Pornainen Versio 0.4

2 Versionhallinta Versio Tehnyt Hyväksynyt Pvm Muutoksen lyhyt kuvaus 0.1 Hanketoimisto Poliittinen ohjausryhmä Viestintäsuunnitelma luonnos 0.2 Hanketoimisto johtoryhmä Suunnitelman täydentäminen 0.3 Hanketoimisto Poliittinen ohjausryhmä Suunnitelman täydentäminen 0.4 Viestintäryhmä Yhtymähallitus Suunnitelman päivittäminen Yhtymävaltuusto 1

3 Sisällys Yleistä, johdanto Viestintäorganisaatio ja viestinnän vastuut ja roolit... 4 Kuntayhtymän viestinnän suhde kuntien viestintään... 6 Vastuuhenkilöt (viestintä) Viestinnän kohderyhmät Viestinnän tapa ja tavoitteet Keski-Uudenmaan soten ydinviestit Visuaalinen ilme Viestinnän kriittiset ajankohdat ja kriisiviestintä Viestinnän välineet ja keinot Viestinnän toimenpiteet Seuranta ja raportointi Budjetti

4 Yleistä, johdanto Viestintä on tärkeä osa Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän toimintaa, ja siitä on selkeää hyötyä kaikille suunnitteluun osallistuville. Hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä parantaa kuntayhtymän näkyvyyttä ja tunnettuutta, edistää kokemusten ja hyvien käytäntöjen levittämistä sekä tuo suunnittelun lähemmäs asukkaita. Viestinnän huolellinen suunnittelu ja tehokas toteutus kannustavat ja sitouttavat muutokseen sekä helpottavat jalkauttamista. Muutosviestinnässä korostuu viestien yksinkertaisuus, metaforien, analogioiden ja esimerkkien hyödyntäminen. Lisäksi on hyödynnettävä kaikki relevantit kanavat (sisäiset ja ulkoiset) sekä muistettava riittävä viestien toistaminen. Sisäisessä viestinnässä on tärkeää muistaa omalla esimerkillä johtaminen ja yhdenmukaisuus viestittävissä asioissa. Viestintäsuunnitelmassa toimenpiteet määritellään tavoitteiden ja kohderyhmien mukaan ja ne ovat realistisesti toteutettavissa. Viestintäsuunnitelmassa määritellään viestinnän tavoitteet, viestinnän kohderyhmät, viestintäkanavat, aikataulut, vastuuhenkilöt, kustannukset ja viestinnän tulosten arviointi. Viestinnässä huomioidaan strateginen viestintä ja muutosviestintä ja sen sisältöä tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti. Keski-Uudenmaan sote-uudistuksen valmistelu perustuu jo vuosia tehtyyn Kuuma-seudun kehittämisyhteistyöhön. Suunnittelu on jatkoa jo aloitettuun Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmän uudistusta koskevalle selvitystyölle. Tämän pitkäjänteinen yhteistyö ja selvitystyö mahdollistivat Keski-Uudenmaan alueellisen sote-mallin valmistelutyön aloittamisen vuonna Vuoden 2016 alussa yhteistyötä tiivistettiin Keski-Uudenmaan sote hankkeeksi. Suunnittelun lähtökohtana oli hahmottaa toiminnan ja talouden periaatteet ja käytännön toteutus Keski- Uudenmaan alueelliselle sote-mallille. Kuuden kunnan yhteystyö tiivistyi hankkeesta yhteiseksi Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymäksi. Järjestämisvastuu siirtyi kuntayhtymälle Keski- Uudenmaan sote on prototyyppialue Uudenmaan maakunnan sote- valmistelussa. Keski-Uudenmaan väestöpohja on noin Alueellisen sote-mallin suunnittelun periaatteena on ollut, että se toteutetaan kuntalainen ja palvelut edellä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että suunnittelu keskittyy asiakaslähtöisen palvelutuotannon innovatiiviseen uudistamiseen. Keski- Uudenmaan sote-organisaatio suunnitellaan uudistuneen palvelurakenteen pohjalta. Keski-Uudenmaan sote-uudistuksen suunnitelma on laadittu niin, että se mahdollistaa asteittaisen siirtymän kohti yhteistä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistunutta tuotantoa seuraavin periaattein: 1. Sote-palveluiden järjestämisvastuu siirtyi Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymälle Sote-palveluiden tuotanto alueella toteutetaan Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymän jäsenkuntien lisäksi eri organisaatioissa, kuten HUS:ssa ja Etevassa, kunnes siirtyminen maakuntaan tapahtuu vuonna Keski-Uudenmaan soten toiminnallisten muutosten toteutus etenee erityisesti kärkihankkeiden kautta. Muut keskeiset toiminnallisiin ja rakenteellisiin muutoksiin liittyvät valmistelutoimenpiteet saatetaan valmiiksi vuoden 2018 aikana. 4. Kuntien palveluiden ja Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän palveluiden yhteensovittaminen tehdään Keski-Uudellamaalla valtakunnalliset linjaukset huomioiden. Suunnitelmaa tai sen osia päivitetään joustavasti sitä mukaa, kun valtakunnan tason linjaukset vahvistuvat tai Uudenmaan alueen suunnitelmat tarkentuvat. 3

5 Kuntayhtymän tavoitteet ja reunaehdot vuodelle Varsinaisen alueellisen sote-uudistuksen tavoitteiden ohella Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymän suunnitteluprosessille on asetettu seuraavia tavoitteita, joita viestintä tukee: Alueen asukkaat saavat palvelut yhdenvertaisesti ja sujuvasti Asiakkaat ovat tyytyväisiä saamaansa palveluun Asiakkailla on mahdollisuus osallistua palveluiden suunnitteluun ja toteutukseen Ennalta ehkäisevien palveluiden ja varhaisen tuen osuus kasvaa Jäsenkuntien ja kuntayhtymän yhdyspinnan palvelukokonaisuudet ovat suunniteltu Asiakasohjaus tehdään keskitetysti Taloudelliset tavoitteet asetetaan vuoden 2019 talousarviovalmistelun yhteydessä Lisäksi suunnittelulle on asetettu seuraavat reunaehdot, joista poikkeaminen palvelu- tai tukipalveluryhmissä edellyttää asian tuomista muutos- ja integraatioryhmän käsiteltäväksi. Tavoittelemme kokonaisuutta, joka on sulautettavissa ja yhteensopiva tulevan valtakunnallisen sote-uudistuksen kanssa Emme pidä nykyisiä kunta- tai muita rajoja koskemattomina. Emme pidä mitään palvelukokonaisuutta tai yksikköä koskemattomana. Hankimme erityistason erikoissairaanhoidon HYKS:stä Olemme mukana Apotissa, mikäli se on järjestettävissä Palvelu- ja tukipalvelutyöryhmissä ei muuteta rajauksia tai reunaehtoja ilman muutos- ja integraatioryhmän käsittelyä Tunnustamme, että tämä on tärkeä hanke, jonka resursoimme riittävästi. Varmistamme, että parhaat asiantuntijat osallistuvat hankkeeseen. Kehittämistyön budjetti ei rajoita työmme laatua. Jokaisessa palvelu- ja tukipalvelutyöryhmässä on riittävä kuntien ja henkilöstön edustus 1. Viestintäorganisaatio ja viestinnän vastuut ja roolit Yhtymävaltuusto vastaa toiminnasta ja taloudesta, tekee strategiset linjaukset ja huolehtii kuntien asukkaiden riittävästä osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksista. Yhtymähallituksen tehtävänä on johtaa toimintaa ja seurata Keski-Uudenmaan soten kokonaisviestintää. Yhtymähallitus hyväksyy viestinnän ja tiedottamisen periaatteet. Kuntayhtymän johtajan tehtävänä on johtaa kuntayhtymän viestintää ja tiedottamista kuntayhtymän toiminnasta yhtymähallituksen hyväksymien viestinnän ja tiedottamisen periaatteiden mukaisesti. Operatiivista viestintää tukee sote-koordinaattori yhdessä jäsenkuntien ja Hyvinkään sairaanhoitoalueen viestintävastaavista koostuvan viestintäryhmän kanssa. Kuntajohtajien työryhmä seuraa kokonaisvalmisteluja, ohjaa osaltaan viestinnän toteutumista kunnissa johtamalla edunvalvonnan ja toiminnallisen valmistelun yhteen sovittamisesta kunnissa, sekä vastaamalla siitä, että jäsenkunnat osallistuvat kokonaisvalmisteluun kuntayhtymässä ja sen viestinnässä. 4

6 Muutos- ja integraatioryhmä sovittaa yhteen palveluryhmien ja tukipalveluryhmien suunnittelua ja tuloksia. Ryhmä valmistelee palveluiden kehittämistä kuntayhtymän päätöksentekoon. Ryhmä toteuttaa muutosjohtamista jäsenkunnissa ja Hyvinkään sairaanhoitoalueella sekä huolehtii riittävästä viestinnästä työryhmien välillä ja yhteistyökumppanien kanssa. Palvelu- ja tukipalvelutyöryhmien tehtävänä on viestiä aktiivisesti suunnitelmistaan ja uusista toimintamalleistaan eri työryhmien välillä ja huolehtia riittävästä operatiivisesta viestinnästä omille sidosryhmilleen ja kuntien henkilöstölle. Kuva. Viestintätehtävät Yhteydenpito medioihin Mediahaastatteluja annetaan tarvittaessa. Median yhteyshenkilönä haastatteluissa toimivat kuntayhtymän johtaja, palvelujohtajat, yhtymähallituksen ja yhtymävaltuuston puheenjohtajat. 5

7 Kuntayhtymän viestinnän suhde kuntien viestintään Kuntayhtymä on päävastuussa Keski-Uudenmaan sote -uudistuksen kokonaisviestinnästä. Kuntayhtymän ja kuuden jäsenkunnan ja Hyvinkään sairaanhoitoalueen viestijöistä koostuva alueellinen viestintäryhmä tuottavat yleistä tiedotus- ja markkinointimateriaalia alueelliseen ja paikalliseen käyttöön. Viestinnän keskeisenä tavoitteena ja tehtävänä on tiedottaa Keski-Uudenmaan sote-uudistuksen etenemisestä, toiminnan tuloksista ja tukea kuntayhtymää tavoitteissaan. Pääasiallisin tiedottamisen kanava on hankkeen kotisivut Kunnissa toimivien ja alueelliseen viestintäryhmään osallistuvien viestijöiden tehtävänä on varmistaa kuntayhtymän viestinnän onnistuminen ja jalkauttaminen omassa organisaatiossaan, sekä vastata oman kunnan vetovastuulla olevien kärkihankkeiden, palvelu- ja tukipalveluryhmien viestinnän edistämisestä. Paikallista viestintää toteuttaa ja jalkauttaa kuntien viestinnän ammattilaiset kunnan viestintäsuunnitelman mukaisesti. Jokaisesta kunnasta on edustus kuntayhtymän viestintäryhmässä. Viestintä on pääosin asiantuntijaviestintää, eli se kuka tuntee asian parhaiten ja kenen vastuulle asia kuuluu, myös viestii siitä. Viestintäryhmää voi konsultoida. Viestijöiden rooli on edistää muutoksen toteuttamista viestinnän keinoin ja varmistaa yhteisen alueellisen viestinnän jalkauttaminen ja onnistuminen. Viestintäammattilaiset toimivat johdon rinnalla ja työparina, tukevat johdon ja esimiesten työtä ja huolehtivat siitä, että tietoa on saatavilla, ja että viestinnän välineitä ja keskustelufoorumeita on riittävästi käytössä. Viestinnässä korostuvat avoimuuden, aktiivisuuden ja ennakoivuuden vaatimukset. Viestijä edistää henkilöstön ja sidosryhmien kuulemista ja osallistumismahdollisuuksia. Kuntayhtymän johtajan lisäksi kuntien ylin johto antaa kasvot muutokselle. Johto motivoi, sitouttaa ja näyttää suuntaa esimerkillään, sekä sanallisella että sanattomalla viestinnällä. Viestintä on keskeinen osa johtamista. Muutostilanteissa johdon odotetaan viestivän avoimesti ja vuorovaikutteisesti. Johdon yksituumaisuus vaikuttaa merkittävästi muutoksen uskottavuuteen. Ristiriidat ja epäjohdonmukaisuus lisäävät epävarmuutta. Johdolla on merkittävä rooli julkisessa keskustelussa sekä vuoropuhelussa medioiden ja toimittajien kanssa. Esimiehet viestivät muutoksesta erityisesti henkilöstölle. Henkilökohtainen läsnäolo, vuorovaikutus ja kasvokkain viestintä on erityisen tärkeää. Henkilöstö tarvitsee sekä tietoa että tilaa kysymyksille ja keskusteluille. Henkilöstön osallistaminen asioiden valmisteluun ja näkemysten riittävä esilletuonti kaikissa muutoksen vaiheissa on olennaista. Kuva: viestintähierarkia 6

8 Vastuuhenkilöt (viestintä) Taulukko. viestinnän johtaminen Nimi Organisaatio Puhelinnumero Sähköposti Pirjo Laitinen-Parkkonen Kuntayhtymän johtaja, Keski-Uudenmaan sote- kuntayhtymä vastaava lääkäri Tiina Salminen Keski-Uudenmaan Palvelujohtaja sote -kuntayhtymä Erja Pentti Keski-Uudenmaan Palvelujohtaja sote kuntayhtymä Irma Pahlman Keski-Uudenmaan Yhtymävaltuuston puheenjohtaja sote -kuntayhtymä Annika Kokko Keski-Uudenmaan Yhtymähallituksen puheenjohtaja Esko Kairesalo Kuntajohtajien työryhmän pj., kunnanjohtaja sote -kuntayhtymä Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä, Mäntsälän kunta Muut vastuuhenkilöt Hanna Pellikka, sotekoordinaattori Hallintoryhmä, Riitta Simonen, kansliapäällikkö Henkilöstöryhmä, Päivi Autere, henkilöstöjohtaja Infrastruktuuriryhmä, Anne Vinkanharju ICT-ryhmä, Arja Toivonen, tietotekniikan päällikkö Talousryhmä, Pekka Rantamäki, hallintojohtaja Viestintäryhmä, Anu-Kaarina Suonpää, tiedottaja Lasten, nuorten ja perheiden palvelut, Eija Rintala, perusturvajohtaja Ikäihmisten palvelut, Pirjo Vainio, sosiaali- ja terveystoimen johtaja Mielenterveys- ja päihdepalv. sekä aikuisten sos.palv. Tiina Salminen, palvelujohtaja Vammaispalv, ja kehitysvammahuolto, Erja Pentti, palvelujohtaja Terveyspalv. ja sairaanhoito, Pirjo Laitinen-Parkkonen Kuntayhtymän johtaja, johtava lääkäri Asko Saari sairaanhoitoalueen johtaja Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä Hyvinkää Järvenpää Hyvinkään sairaala Nurmijärvi HUS Hyvinkään sairaala Hyvinkään kaupunki Mäntsälä Tuusula Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymä Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymä Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä HUS, Hyvinkään sairaanhoitoalue

9 Yhteystiedot, viestintäryhmä Hyvinkää Tiedottaja, Anu-Kaarina Suonpää Hyvinkää Viestintäsihteeri, Minna Judén HUS Tiedottaja, Anne Ikäläinen Järvenpää Viestintäpäällikkö, Anju Asunta Järvenpää Projektiasiantuntija Heli Komulainen Keski- Sote-koordinaattori Uudenmaan Hanna Pellikka sote - kuntayhtymä Keski- Uudenmaan sote - kuntayhtymä Nurmijärvi Viestintävastaava, Terhi Sandberg Johdon sihteeri, Monica Jääskeläinen sosiaali- ja terveystoimi anu-kaarina.suonpaa@hyvinkaa.fi sosiaali- ja terveystoimi minna.juden@hyvinkaa.fi Hyvinkään sairaala anne.ikalainen@hus.fi konserniviestintä anju.asunta@jarvenpaa.fi Sosiaali- ja terveystoimi Sosiaali- ja terveystoimi heli.komulainen@jarvenpaa.fi hanna.pellikka@kuudensote.fi terhi.sandberg@kuudensote.fi monica.jaaskelainen@nurmijarvi.fi Nurmijärvi Mäntsälä, Pornainen Mäntsälä, Pornainen Tuusula Viestintäassistentti, Jaana Solin Kehittämispäällikkö, Erja Heikkinen Viestintäsuunnittelija Sanna Tuominen Viestintäpäällikkö, Paula Kylä-Harakka Sosiaali- ja jaana.solin@nurmijarvi.fi terveystoimi Mustijoen sosiaali erja.heikkinen@mantsala.fi ja terveys- palvelut Mustijoen sosiaali sanna.tuominen@mantsala.fi ja terveys- palvelut konserniviestintä paula.kyla-harakka@tuusula.fi 2. Viestinnän kohderyhmät Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän viestinnän tärkeimpiä pääkohderyhmiä ovat: Suunnitteluun osallistuvat kuntayhtymän kuntien työntekijät Muu soten/kunnan henkilökunta Ylin johto Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymän alueen asiakkaat eli kuntien asukkaat Kunnissa toimivat sote-yritykset, kolmas sektori Alueella toimivat muut kuntayhtymät Sidosryhmien edustajat, ulkopuoliset asiantuntijat Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän kuntien poliittiset päätöksentekijät Muut poliittiset päätöksentekijät Uudenmaanliitto STM, VM Media 8

10 Taulukko 1. Viestinnän tärkeimpiä kohderyhmiä Kohderyhmät Kohderyhmän kuvaus Viestinnän päävastuutaho Palveluryhmät, tukipalveluryhmät, muut suunnitteluun osallistuvat Suunnitteluun osallistuvat oman organisaation työntekijät, sidosryhmien edustajat sekä ulkopuoliset asi- Kuntayhtymän johtaja antuntijat Henkilöstö Kuntayhtymän alueen kuntien sote-henkilöstö Kuntien edustajat työryhmissä Kuntien ylin johto Kuntayhtymän alueen kuntien johto, esimiehet Kuntajohtajien työryhmän pj., kuntien edustajat työryhmissä Asiakkaat, kuntalaiset Alueella toimivat kuntayhtymät Sidosryhmät Kolmas sektori Poliittiset päätöksentekijät Muut poliittiset päätöksentekijät Uudenmaanliito STM, VM Kuntayhtymän alueen asukkaat Huomioitavia segmenttejä: Palvelu- ja tukiryhmien mukaiset HUS, ETEVA, Sosiaalitaito Kuntayhtymän alueen kunnissa toimivat sote-yritykset ja muut yhteistyökumppanit Potilasjärjestöt, Luotsi-neuvontapalvelu, Potilasoppimiskeskus Soppi, Soster, Yhdistysverkosto yms. Kuntayhtymän alueen kuntien poliittiset päätöksentekijät Kuntayhtymän johtaja, kuntien edustajat työryhmissä Kuntayhtymän johtaja, kuntajohtajien työryhmän pj., Kuntayhtymän johtaja, kuntien edustajat työryhmissä Kuntayhtymän johtaja, kuntien edustajat työryhmissä Kuntayhtymän johtaja, yhtymähallituksen pj., yhtymävaltuuston pj., kuntajohtajien työryhmän pj., Kuntayhtymän johtaja, yhtymähallituksen pj., yhtymävaltuuston pj., kuntajohtajien työryhmän pj., Kuntayhtymän johtaja, yhtymähallituksen pj., yhtymävaltuuston pj., kuntajohtajien työryhmän pj., Kuntayhtymän johtaja, yhtymähallituksen pj., yhtymävaltuuston pj., kuntajohtajien työryhmän pj., Media Valtakunnallinen ja paikallinen media Kuntayhtymän johtaja, yhtymähallituksen pj., yhtymävaltuuston pj., kuntajohtajien työryhmän pj., 9

11 3. Viestinnän tapa ja tavoitteet Viestintä on suunnitelmallista, jatkuvaa ja monisuuntaista vuorovaikutusta, tiedon jakamista, vastaanottamista sekä prosessoimista työryhmien henkilöstön, kuntien henkilöstön, kuntalaisten ja yhteistyökumppaneiden sekä sidosryhmien välillä. Aktiivinen viestintä tukee Keski-Uudenmaan sote-uudistuksen tavoitteita ja sitouttaa toimijoita. Viestinnän avulla välitetään ajantasaista tietoa Keski-Uudenmaan sote-uudistuksen suunnittelun etenemisestä sekä tuloksista ja tuodaan Keski- Uudenmaan sote-kuntayhtymän toimintaa myös laajempien kohderyhmien tietoisuuteen. Viestinnän toimintaperiaatteissa luodaan toimivat prosessit avoimelle tiedottamiselle, jonka keskeisiä periaatteita ovat luotettavuus, ennakoivuus, vuorovaikutteisuus ja keskustelevuus. Lisäksi tärkeitä periaatteita ovat tasapuolisuus, nopeus, kumppanuus ja vaikuttavuus. Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä erottautuu kärkiteemoilla viestinnässään, joita ovat: kannustavuus, positiivisuus, osallistuminen ja yhdessä tekeminen. Viestinnän päätavoitteena on Tukea suunnitteluun osallistuvien tahojen sitoutumista hallintorajat ylittävään kehittämistyöhön. Tiedottaa suunnittelun etenemisestä, seurannasta ja tuloksista. Tehdä Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä tunnetuksi ja herättää myönteistä mielenkiintoa suunnittelua kohtaan myös valtakunnallisesti. Viestinnän muita tavoitteita ovat; tietoisuuden lisääminen, kehitettävien hyvien käytäntöjen ja mallien sekä niitä tukevan tiedon välittäminen. Lisäksi pidemmällä aikavälillä viestinnän onnistumisella varmistetaan toteutuneiden tavoitteiden ja toimintamallin esille tuominen ja jalkauttaminen. Kuntayhtymän viestintäsuunnitelmaa tarkennetaan vaiheittain kuntayhtymän toiminnan eri vaiheissa viestintäryhmässä. Viestintäsuunnitelman lisäksi laaditaan viestintäsuunnitelman tiivistelmä ja vuosikello operatiivisista toimenpiteistä. 4. Keski-Uudenmaan soten ydinviestit Viestinnässä käytetään ydinviestejä kiteyttämään sanomaa. Viestejä voidaan ryhmitellä myös kohderyhmittäin. Ydinviestien avulla Keski-Uudenmaan soten tavoitteet ja mahdollisuudet avautuvat kohderyhmälle. Ydinviestit pidetään mielessä kaikessa viestinnässä, jokaiselle kohderyhmälle. Paikallisen viestinnän ydinviestit ovat yhteisiä Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymän viestintäsuunnitelman kanssa. Ydinviestit noudattavat Keski-Uudenmaan sote-uudistuksen tarkennettujen tavoitteiden matriisia. Viestinnässä kullekin kohderyhmälle on oma viestinnän kärkensä. 10

12 Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä: Kärkiteema: Sote ihmisen kokoiseksi Suunnitteluun osallistuvat + henkilöstö: Kärkiteema: Rohkeasti ideoiden, yhteistyössä on voimaa Kärkiteema: Osaamista tarvitaan aina Asukkaan näkökulmasta: Kärkiteema: Sotepalvelut maakunnassa, mutta lähellä Alueyksikön kuntien poliittisten päättäjien näkökulmasta: Kärkiteema: Sote muuttuu olemme suunnannäyttäjiä Muiden poliittisten päättäjien näkökulmasta: Kärkiteema: Uusimaa tarvitsee oman ratkaisun Yritykset, kolmas sektori, muut sidosryhmät: Yhteistyö on mahdollisuus Media Kärkiteema: Tulevaisuuden sotesta totta jo nyt Keski-Uudellamaalla 5. Visuaalinen ilme Kaikki kansalaisille, ammattilaisille ja medialle tarkoitetut viestintä- ja markkinointimateriaalit noudattavat alueellisessa viestinnässä käytettyä Keski-Uudenmaan soten graafista ulkoasua. Graafinen ohjeisto on hyväksytty kuntayhtymän hallituksen kokouksessa Viestinnän kriittiset ajankohdat ja kriisiviestintä Suuret ja todennäköiset riskit Kuntien tavoitteet ja intressit poikkeavat toisistaan Suuret ja epätodennäköiset riskit Valtiontasolta tulee suunnittelun aikana linjauksia, jotka muuttavat suunnittelua merkittävästi Henkilöstö ei sitoudu suunnitteluun Keskinkertaiset ja todennäköiset riskit Kunnat eivät sitoudu suunnitteluun ja resursoi sitä riittävästi Tulokset eivät miellytä jotakin tahoa, joka haluaa siten yrittää muuttaa projektin suuntaa Viestintä Avoimella, aktiivisella, ajantasaisella ja tosiasioihin perustuvalla viestinnällä vahvistetaan yhteisiä tavoitteita ja intressejä. Viestintä edistää osallistamista ja sitoutumista. Viestintä Huolehditaan aktiivisesta viestinnästä edunvalvonnan kanssa kohdennetulla yhteistyösuunnitelmalla ja seurataan aktiivisesti valtiotason linjauksia. Henkilöstölle viestitään aktiivisesti suunnittelun etenemisestä ja pyritään lisäämään henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia suunnitteluun. Viestintä edistää osallistamista ja sitoutumista. Viestintä Kuntien päätöksentekijöille viestitään aktiivisesti suunnittelun etenemisestä. Viestintä vahvistaa Keski- Uudenmaan soteen sitoutumista. Aktiivinen viestintä pitää osapuolet ajan tasalla suunnittelun etenemisestä. Viestintä vahvistaa Keski- Uudenmaan soteen sitoutumista. 11

13 Kriisiviestintä Keski-Uudenmaan sote- kuntayhtymään kuuluvat kunnat noudattavat oman kuntaorganisaationsa kriisiviestintää vuonna Viestinnän välineet ja keinot Kuntayhtymän valmistelusta ja etenemisestä tiedotetaan aktiivisesti eri kanavien kautta ja käytäntöjä levitetään mm. seuraavilla tavoilla: 1) Tiedon jakaminen olemassa olevista hyvistä käytännöistä Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymän alueella (käytäntöjen kuvaaminen ja dokumentointi, rakenteisiin liittyvien kokemusten jakaminen toiminta-/ kehittämisryhmässä). 2) Kärkihankkeiden ja palvelu- ja tukipalveluryhmien kehittämisosioiden välinen yhteistyö (käytännön toimintatapojen siirtäminen). 3) Yhteiset seminaarit ja koulutukset. 4) Yhteiset kehittämisosiot ja prosessien yhteensovittaminen eri kunnissa. 5) Ammatillisten asiantuntijoiden yhteistyö. 6) Strategiatyö 7) Tiedottaminen verkkosivuilla, intranet ja muu ulkoinen viestintä 8) Alueiden sisäinen viestintä, extranet (kunnissa eri hallintokuntien välinen ja järjestötoimijoille ym. tiedottaminen). 9) Valtakunnallinen viestintä 10) Erilliset tiedotustilaisuudet Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän onnistumiseen vaikuttaa se, miten nopeasti, kattavasti ja ymmärrettävästi tieto kulkee yhteisön jäsenten välillä. Kirjallisen viestin ulko- ja kieliasu vaikuttavat sanoman ymmärtämiseen. Selkeällä viestillä on helpompi saavuttaa vastaanottaja. Työryhmiin ja päätöksentekoon osallistuvien keskeisiä viestinnän kanavia ovat yhteiset kokoukset ja palaverit, sähköposti, verkkosivut, tilaisuudet sekä vapaa keskustelu. Kokouksista laadittavat muistiot ja muut dokumentit ja materiaalit kootaan kuntayhtymän extranet-sivulle. Kehittämiseen ja suunnitteluun osallistuvien käyttöön löytyy näiltä sivuilta kaikki mahdollinen valmistelua koskeva materiaali. Yhteistoiminnalliset ja verkostoituvat työtavat edistävät jo itsessään tietojen, taitojen sekä asenteiden vastavuoroista liikehdintää. Jokainen työskentelyyn osallistuva on tärkeä informaatiokanava omalle organisaatiolleen. Sisäisen tiedottamisen kanavia ovat mm; henkilökohtainen keskustelu suljetut internet -sivut (extranet, intranet) sähköposti muistiot, raportit tiedotteet uutistiedotteet Skype-lähetykset, videoinnit 12

14 henkilöstöinfot muut sähköiset välineet Ulkoinen viestintä Viestintää toteutetaan suunnitelmallisesti eri kohderyhmien tarpeet huomioon ottaen. Ulkoisen tiedottamisen onnistumisen peruskysymys on, kenelle tiedotetaan ja mikä keino ja väline kullekin ryhmälle valitaan, tavoitteet ja kohderyhmä huomioon ottaen. Ulkoisen tiedottamisen välineitä ovat mm. katsaukset ja raportit lehdistötiedotteet ja -tilaisuudet itse kirjoitetut ja kuvitetut lehtijutut liite kohderyhmän johonkin omaan julkaisuun esitteet, flyerit ym. painettu viestintä videot, äänitteet, www -sivut, sosiaalinen media Välineet ja keinot Suunnitteluun Asukkaat Kuntien Muut Henkilöstö osallistuvat päättäjät päättäjät Sisäinen verkko (extranet, intranet) x x Kunta- ja asukasfoorumit sekä yritys- ja järjestöfoorumit x x x Suorat yhteydenotot x x x x Valtuustoseminaarit, päätökset x x x Säännöllisesti ilmestyvät sähköiset tiedotteet x x x x x Paikallinen ja valtakunnallinen media x x x Hallituksen, valtuuston, johtoryhmän sekä muutos- ja integraatioryhmän x x x kokousmuistiot Ulkoiset verkkosivut x x x x Sosiaalinen media; Twitter, Youtube x x x x x Taulukko: viestinnän pääasialliset kanavat 8. Viestinnän toimenpiteet Viestinnän toimenpiteet listataan viestinnän toimenpidematriisiin (liite 1). Toimenpiteitä sovelletaan paikallisten tarpeen mukaan ja taulukkoa täydennetään toiminnan ja muutosten tarpeiden mukaan. Paikallisviestinnässä toimitaan kuntien viestintäohjeistusten mukaisesti ja käytetään hyödyksi jo olemassa olevia viestintäkanavia ja -käytäntöjä. Viestintämatriisia käytetään ja täydennetään kaikessa viestinnässä. Tämä on osa kärkihankkeiden, palvelu- ja tukipalveluryhmien työskentelyä. Viestintämatriisit toimitetaan viestintäryhmän kautta kuntayhtymälle kevät ja syyskaudella. Viestintämatriisit ohjaavat osaltaan viestintäryhmän työskentelyä. 13

15 9. Seuranta ja raportointi Viestinnän strategisista linjauksista vastaa kuntayhtymän johtaja yhdessä yhtymävaltuuston kanssa. Viestintää suunnitellaan ja toteutetaan käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Yhtymähallitus johtaa toimintaa ja seuraa viestinnän toteutumista apunaan suunnitelmat ja väliraportit. Johtaja raportoi viestinnän toteutumisesta ja tuloksista yhtymähallitukselle. Viestintäsuunnitelman strategiset linjaukset hyväksytään kuntayhtymän valtuustossa. Tiedottamisen onnistumista seurataan osana itsearviointia. Tuloksien mittaamisessa voi käyttää apuna mm. mediaseurantaa (jutut mediassa, myös verkkomediassa) ja juttujen sävyä; pidettyjen tilaisuuksien/esiintymisten ja niiden kävijöiden määrää sekä palautetta tilaisuuksista; verkkosivulle linkittävien sivustojen määrää; tuotettujen viestintämateriaalien sekä niiden jakelujen määrää; sidosryhmille lähetettyjen viestien määrää. Suunnitteluun ja kehittämiseen osallistuvien on raportoitava myös viestinnästä, mm. määrästä ja laadusta sekä viestintätapahtumista sekä jatkosuunnitelmista. Viestinnän onnistumisen tarkastelu kuuluu lisäksi kuntayhtymän toimintakertomukseen. 10. Budjetti Viestinnän budjetti sisältyy kuntayhtymän ja kuntien budjettiin. 14

16 Viestinnän toimenpidematriisi - malli LIITE 1 Täydennä omat toimenpiteesi matriisiin, toimita suunnitelma sote-koordinaattorille hanna.pellikka@kuudensote.fi. Sisäinen tiedottaminen Kohderyhmä Sanoma Keino/kanava Aikataulu Vastuuhenkilö (t) Yhtymävaltuusto Kokousaikataulujen Yhtymähallitus mukaisesti Johtoryhmä ja kuntajohtajien ryhmä Muutos- ja integraatioryhmä Palvelu- ja tukipalveluryhmät Esimiehet, luottamusmiehet Tavoitteiden, toiminnan, talouden ja sisältöjen toteutuminen valvonta, päätöksenteko Tavoitteiden, toiminnan ja sisältöjen toteutuminen, päätöksenteon valmistelu Hankesuunnittelun, yhteensovittaminen, muutosjohtaminen, yhteydenpito kuntiin, projektiviestintä Hankesuunnittelu ja toteuttaminen Eteneminen ja toteutuminen, muutosviestintä Kokoukset Sähköposti Extranet Tiedotteet Raportit Kokoukset Sähköposti Extranet Tiedotteet Raportit Kokoukset Sähköposti Extranet Tiedotteet Raportit Kuukausilehtinen.. Tapaamiset/ esimiesinfot Raportit Intranet Työkalupakki Hissipuhe Henkilöstö - - Työpaikkakokoukset foorumit, henkilöstöinfot Painettu aineisto, esitteet Sisäiset tiedotteet www (myös intra) Yhteistyöneuvottelut Tapaamiset Kokoustiedottaminen Kokousaikataulujen mukaisesti 15

17 Ulkoinen tiedottaminen LIITE 1 Kohderyhmä Sanoma Keino/kanava Aikataulu Vastuuhenkilö (t) Media Kuntayhtymän toiminnan käynnistyminen Lehdistötiedotteet/- tilaisuudet Internetsivut Mainonnallinen yhteistyö Esiintyminen eri foorumeissa/formaateissa Kolmas sektori, Yhteistyön rakentu- palvelutuottajat Kuntalaiset minen Hankkeen aloittaminen, tavoitteet, eteneminen ja tulokset Internetsivut Tiedotteet Tilaisuudet Kuulemiset Asukaslehdet Paikallislehdet/-radiot Sosiaalinen media Otakantaa.fi Painettu viestintä 16