PORVOON KAUPUNKI. Kaupunginhallitus VASTAUS MUUTOSVIESTINNÄN KEHITTÄMISTÄ KOSKEVAAN VALTUUSTOALOITTEESEEN 1697/11.

Transkriptio

1 VASTAUS MUUTOSVIESTINNÄN KEHITTÄMISTÄ KOSKEVAAN VALTUUSTOALOITTEESEEN 1697/11.113/2014 KH 210 Valmistelu ja lisätiedot: viestintäpäällikkö Aino-Marja Kontio, , Valtuutetut Silja Metsola ja Sari Glad ovat tehneet valtuustoaloitteen muutosviestinnän kehittämisestä Porvoon kaupungin muutosprojekteissa. He toteavat, että jos viestintään ei kiinnitetä huomioita, voi syntyä turhia valituksia, oikaisuvaatimuksia ja mielipideilmauksia vailla faktatietoa. Aloitteen mukaan hyvä muutosviestintä on hyvää johtamista kaupungin kaikilla johto-, esimies- ja viranhaltijatasolla. Viestinnän resursseja pitäisi kohdistaa muutosprosesseihin. Viestinnän ammattilaisia tarvitaan sparraamaan johtoa, esimieskuntaa ja virkamiehiä: Hyvin suunnitelulla muutosviestinnällä saadaan asukkaat ja työntekijät parhaiten muutoksessa omaksumaan uudet toimintamallit. Sillä varmistetaan, että he saavat eri kanavista oikeaa ja yhdenmukaista tietoa kaupungin palvelujen muutoksista ja sen tuomista hyödyistä porvoolaisten hyväksi. Muutosviestintä on yhteistyötä ja vuorovaikutusta Aloitteen tekijät nostavat esille tärkeän asian. Kuntasektorilla tapahtuu parhaillaan paljon suuria muutoksia. Näissä muutoksissa viestinnällä on keskeinen rooli. Onnistunut muutosviestintä edellyttää laajaa yhteistyötä ja vuorovaikutusta. Niin luottamushenkilöillä, viranhaltijajohdolla, esimiehillä, henkilöstöllä kuin viestinnän ammattilaisillakin on muutostilanteessa oma tärkeä tehtävänsä ja vastuunsa. Rooleja on kuvattu Kuntaliiton tuottamassa, kunnille tarkoitetussa uudessa muutosviestinnän oppaassa (Viestinnän avaimet kuntien muutostilanteissa 2013): Luottamushenkilöillä on merkittävä rooli muutosten johtamisessa ja muutoksia koskevassa julkisessa keskustelussa. Luottamushenkilöt käyvät arvo- ja linjakeskusteluja ja kommunikoivat median, kuntalaisten ja eri sidosryhmien kanssa. Ristiriitainen toimintakulttuuri heikentää kuntalaisten luottamusta ja muutoksen toteuttamisen mahdollisuuksia. Jokainen luottamushenkilö on kunnan mainelähettiläs, ja kunnan johtamiskulttuuri on yksi kunnan maineeseen eniten vaikuttavista tekijöistä.

2 Kunnan ylin johto antaa kasvot muutokselle. Johto motivoi, sitouttaa ja näyttää suuntaa esimerkillään, sekä sanallisella että sanattomalla viestinnällä. Viestintä on keskeinen osa johtamista. Muutostilanteissa johdon odotetaan viestivän avoimesti, aktiivisesti ja vuorovaikutteisesti. Johdon yksituumaisuus vaikuttaa merkittävästi muutoksen uskottavuuteen. Ristiriidat ja epäjohdonmukaisuus lisäävät epävarmuutta. Johdolla on merkittävä rooli julkisessa keskustelussa sekä vuoropuhelussa alueen medioiden ja toimittajien kanssa. Esimiehet viestivät muutoksesta erityisesti henkilöstölle. Henkilökohtainen läsnäolo, vuorovaikutus ja kasvokkain viestintä on erityisen tärkeää. Henkilöstö tarvitsee sekä tietoa että tilaa kysymyksille ja keskusteluille. Kaikki ratkaisut eivät ole aina kaikille mieluisia, mutta muutos on helpompi hyväksyä, jos asianosaiset ovat voineet osallistua asioiden valmisteluun ja tuoda näkemyksensä riittävästi esille kaikissa muutoksen vaiheissa. Henkilöstöltä odotetaan muutostilanteissa aktiivisuutta, halua osallistua ja kykyä etsiä tietoa myös oma-aloitteisesti. Muutostilanteissa, kuten muulloinkin, vastuu ulkoisesta viestinnästä on organisaation johdolla. Organisaation edustajana työntekijä voi vastata tiedotusvälineiden kysymyksiin, jotka koskevat hänen omaa työtään ja vastuualuettaan. Toimiessaan yksityishenkilönä julkisissa foorumeissa kuten sosiaalisessa mediassa, työntekijän on hyvä pitää mielessä, että ulkopuoliset voivat nähdä hänet organisaation/kunnan edustajana. Viestinnän ammattilaiset edistävät muutoksen toteuttamista viestinnän keinoin. Viestintäammattilaiset toimivat johdon rinnalla ja työparina, tukevat johdon ja esimiesten työtä, huolehtivat siitä, että tietoa on saatavilla ja että viestinnän välineitä ja keskustelufoorumeita on riittävästi käytössä. Viestinnässä korostuvat avoimuuden, aktiivisuuden ja ennakoivuuden vaatimukset. Osana muutoksen viestimistä on mahdollistettava erilaisten näkökulmien esilletuominen sekä kiteytettävä muutoksen perusteluja että vaikutuksia. Viestintäammattilainen toimii sisäisenä konsulttina sekä edistää henkilöstön ja sidosryhmien kuulemista ja osallistumismahdollisuuksia. Muutosviestinnän oppaan mukaan kuntien, kuten muidenkin toimijoiden, viestintään vaikuttaa tänä päivänä vahvasti se nopeus, jolla viestit välittyvät: Aika, jolloin viestintä rakentui erilliselle sisäsiselle ja ulkoiselle viestinnälle näyttää antaneen tilaa maailmalle, jossa kerran julkistettu tieto on lähes välittömästi kaikkien saatavilla. Informaatio ja mielipiteet leviävät verkossa, eikä syntyvä keskustelu ole kenenkään hallittavissa. Hallinnan sijaan vaihtoehtona on keskusteluun osallistuminen. Muutostilanteessa

3 viestinnällä pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys muutoksen tarpeellisuudesta ja tavoitteista. Muutokseen ei sitouduta, jos sen tarpeita ei ymmärretä. Kaikki muutoksen vastustaminen ei häviä, vaikka viestintä on osallistavaa, ennakoivaa ja vuorovaikutteista. Kaupungin asukkailla on erilaisia näkemyksiä ja mielipiteitä asioista, vaikka samat faktat olisivatkin kaikkien käytettävissä. Kaupungin viranhaltijat pyrkivät ratkaisuja valmistellessaan löytämään asiakokonaisuuden kannalta parhaan, kaikki osapuolet huomioivat ratkaisun. Eri alueiden asukkailla ja erilaisilla kansalaisryhmillä on oikeus olla eri mieltä ja korostaa julkisuudessa näkyvästi vaihtoehtoisia ratkaisuja. Kaupungin viestinnän kehittäminen Porvoon kaupunginhallitus on hyväksynyt kaupungille viestintäohjeet vuonna Viestintäohjeiden mukaan kaupungin viestinnän tulee olla aktiivista, vuorovaikutteista, ennakoivaa ja oma-aloitteista ja suunnitelmallista. Asioita tulee viestiä jo niiden valmisteluvaiheessa, jotta kansalaiskeskustelua voidaan käydä ennen päätöksentekoa. Kriisiviestintää ja poikkeusoloja varten on lisäksi valmisteltu erillinen ohjeistus, ja kriisiviestintää on harjoiteltu säännöllisesti valmiusharjoituksissa. Kaupunki on toteuttanut viime vuosina useita laajoja viestinnän kehittämisprojekteja: Viestinnän kehittämisohjelma ja viestintäohjeet Viestinnän uuden toimintamallin organisointi Mediaviestinnän ja päätöstiedottamisen käytäntöjen kehittäminen Graafinen ohjeistus ja mallipohjat arkiviestintään Internet-palvelun uudistaminen Kriisiviestintäsuunnitelma laatiminen, kriisiviestintäharjoitukset Työyhteisöviestinnän selvitys Johdon ja esimiesten viestintäkoulutukset Sosiaalisen median ohjeistus, Porvoo Borgå facebook-sivusto Uusi intra + sähköiset työtilat Seuraavaksi käynnistyy taas internetpalvelun uudistaminen Kaupungin viestintä on aktivoitunut merkittävästi viestintäohjelman hyväksymisen jälkeen. Mediatiedotteiden määrä on noussut lähes nelinkertaiseksi (vuonna 2008 yhteensä 117 tiedotetta, vuonna 2013 yhteensä 440 tiedotetta). Kaupungin internetpalvelu on laajentunut ja kävijämäärät ovat kasvaneet. Sivustolla on nykyisin yhteensä yli 3500 alasivua. Käyntien määrä oli viime vuonna yhteensä noin 1,4 miljoonaa käyntiä, kun vuonna 2011 käyntejä oli noin miljoona.

4 Muutosviestintää koskeva ohjeistus ja viestintäkoulutus Porvoon kaupungin muutosviestintävalmiutta on kehitetty myös viestintäohjeiden hyväksymisen jälkeen, kun kaupunki ollut pilottina mukana Kuntaliiton vetämissä työryhmissä kehittämässä kunta-alan toimijoille suunnattuja kriisi- ja muutosviestinnän oppaita: Varaudu opas kunnan viestintään kriisi- ja erityistilanteissa 2009 sekä Viestinnän avaimet kuntien muutostilanteissa Porvoon kaupungin muutos- ja kriisiviestintää on esitelty valtakunnallisesti viime vuosina kunta-alan viestijöiden hyviä käytäntöjä käsittelevissä verkostoseminaareissa ja koulutustilaisuuksissa, mm. talouden tasapainottamiseen ja yt-prosesseihin liittyvä viestintä (2014), osallistava strategiaprosessi (2013), varautuminen kriisiviestintään, sikainfluenssa ja vesiasiat (2010 ja 2011). Kaupungin johdolle ja esimiehille on järjestetty viime vuosina viestintäkoulutusta moneen otteeseen mm. esimiesinfoissa sekä erillisissä seminaareissa, esimerkiksi seminaarit esimiestyöstä ja viestinnästä, neuvottelevasta vuorovaikutuksesta, strategiasta ja viestinnästä, kriisiviestinnästä, mediavalmennuksesta jne. Kaupungin työyhteisöviestinnässä korostuu henkilökohtainen vuorovaikutus esimerkiksi työpaikkakokouksissa, mutta kaupunki on myös ottanut syksyllä 2013 käyttöön uuden modernin Intran, jossa hyödynnetään muutosviestinnässäkin keskeisiä keskustelu- ja sosiaalisen median ominaisuuksia. Haasteena vähäiset viestintäresurssit Porvoon suurimmat haasteet näyttäisivätkin liittyvän viestintäresursseihin. Kaupungin viestintäympäristön erityispiirteet ovat kaksikielisyys ja aktiivinen paikallismedia. Kaksikielisyyden vuoksi Porvoossa on enemmän viestintätehtäviä kuin monissa muissa kaupungeissa. Kaupunginhallituksen hyväksymien viestintäperiaatteiden mukaan yksi kaupungin keskeisistä viestintäperiaatteista on kaksikielisyys: kaikki asukkaille tarkoitetut keskeiset viestintämateriaalit (kuten internetsivusto, tiedotteet, esitteet, julisteet jne.) toteutetaan sekä suomeksi että ruotsiksi mahdollisimman samanaikaisesti. Suurissa kaupungeissa päätoimisia viestintäammattilaisia on nykyisin kymmeniä. Porvoon kokoisissa kaupungeissa päätoimisia viestintäammattilaisia on yleensä enemmän kuin Porvoossa. Päätoimisten viestintäammattilaisten määrää selvitettiin toukokuussa kysymällä asiaa Porvoon kokoisten kaupunkien viestintäyksiköistä. Paras vertailukohde on kaksikielinen Vaasa. Vaasan

5 kaupunginkansliassa työskentelee 5 päätoimista viestintäammattilaista. Raumalla päätoimisia viestintäammattilaisia on tällä hetkellä 6, Porvoon naapurissa Hyvinkäällä 5, Kotkassa ja Hämeenlinnassa 4, Salossa 3,5 ja Nurmijärvellä ja Mikkelissä 3. Kokkolassa ja Seinäjoella päätoimisia viestintäammattilaisia on 2 kuten Porvoossakin. Lohjalla ei ole päätoimisia viestintäammattilaisia. Kaupungeilla on pääsääntöisesti myös erilaisia oto-viestintävastaavaverkostoja. Porvoon kaupungilla työskentelee 2 päätoimisesti viestintätyötä tekevää henkilöä: viestintäpäällikkö ja viestintäsihteeri. Viestintäpäällikön ja -sihteerin lisäksi kaupungin viestintäryhmään kuuluu kahdeksan toimialoilla työskentelevää oto-viestintävastaa. Oto-viestintävastaavat osallistuvat tehtäväalueidensa edustajina kaikkiin viestinnän kehittämisprojekteihin, he koordinoivat omien tehtäväalueidensa päivittäisviestintää ja avustavat viestintämateriaalien tuottamisessa. Kaikki oto-viestintävastaavat tekevät viestintätöitä muun päätyön ohessa ja päätyön salliessa. Ei ole realistista ajatella, että heidän viestintään käyttämänsä työajan määrää voisi enää lisätä merkittävästi nykyisestä. Porvoon kokoisessa kaupungissa jossa työskentelee noin 3500 henkilöä yhteensä yli 100 toimipisteessä on jatkuvasti meneillään kymmeniä, ellei satoja pienempiä ja isompia muutosprosesseja. Viestintä ei pysty olemaan mukana sparraajana näissä kaikissa, vaan ainoastaan isoimmissa ja tärkeimmissä muutosprosesseissa. Kaupungilla on ajantasainen viestintäohjeistus ja viestintäkoulutusta on järjestetty säännöllisesti. Johdon ja esimiesten muutosviestintävalmiuksia on tarkoitus jatkossakin kehittää viestintäkoulutuksella ja -valmennuksella. Kaupungin muutosviestintävalmiuksia on kuitenkin vaikea kehittää enää merkittävästi nykyisestä lisäämättä päätoimisten viestinnän ammattilaisten määrää ja työpanosta. Liite: aloite Kj: Kaupunginhallitus päättää antaa yllä olevan vastauksenaan Silja Metsolan ja Sari Gladin valtuustoaloitteeseen. Päätös: Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti antaa yllä olevan vastauksenaan Silja Metsolan ja Sari Gladin valtuustoaloitteeseen.

6