ORGANISAATIOUUDISTUS TYÖVALIOKUNTA Tausta

Transkriptio

1 ORGANISAATIOUUDISTUS TYÖVALIOKUNTA Tausta Lapin liiton valtuusto on kokouksessaan päättänyt osana vuoden 2014 toimintasuunnitelmaa käynnistää hallituksen esittämät toiminnalliset muutokset. Päätöksen mukaan vuonna 2014 toteutettavat rakenteelliset uudistukset ovat seuraavat: - uusia liiton hallinnoimia hankkeita käynnistetään vain erityisperustein - Barents-keskuksen rahoittamisesta liiton perusrahoituksella luovutaan - vapautuvissa tehtävissä sisäiset täytöt pl. tiedottaja - talous- ja palkkahallinnon palvelut yhdistetään pelastuslaitoksen kanssa - IT-palvelut ulkoistetaan pelastuslaitoksen toimintamallin mukaisesti - nykymuotoisesta infosta ja neuvonnasta luovutaan - tiedottajaresurssia lisätään - perusorganisaatio uudistetaan vuoden 2014 aikana tukemaan tavoiteltua roolia liitteenä olevan seuraavan organisaatiokaavion mukaisesti Uudistusten johdosta liitossa käytiin yt-lain mukaiset yt-menettelyt syksyllä ennen ko. päätöksiä. YT-neuvotteluissa sovittiin yo. rakenteellisten uudistusten toteuttamisen periaatteista seuraavasti: 1. Yleiset periaatteet: - toimipaikkojen siirrot vapaaehtoisesti - muuttuneet tehtävänkuvat ja nimikkeet päivitetään vuoden 2014 aikana - palkkaus TVA-arvioinnin mukaisesti, TVA-arviointi päivitetään osana organisaatiouudistusta vuoden 2014 aikana - määräaikaiset perusrahoituksella olevat työsuhteet lakkaavat - muutokset tehdään henkilöstölähtöisesti yhteistyössä, jolloin muutoksiin kohdistuvahenkilöstö osallistuu organisaation uudistamiseen työryhmäpohjaisesti - organisaatiouudistuksella ei vaikutusta palvelussuhteen määrään ja kestoon, poislukien tehtävänkuvien ja mahdollisten nimikkeiden muutokset. 2. IT-palveluiden uudistaminen: - henkilöstöä ei siirry ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelukseen yhteistyöhön siirryttäessä - tietohallintasuunnittelijan tehtävänkuva tarkistetaan siirryttäessä ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa tehtävään yhteistyöhön - muuttunut tehtävänkuva ja nimike päivitetään vuoden 2014 aikana. 3. Infon- ja neuvonnan uudelleen organisointi: - toimistosihteerin tehtävänkuva tarkistetaan infon- ja neuvonnan uudelleenorganisoinnin yhteydessä - muuttunut tehtävänkuva ja nimike päivitetään vuoden 2014 aikana. 4. Talous-, palkka- ja hallinnon tukipalveluiden uudelleenorganisointi - Lapin liiton ja Lapin pelastuslaitoksen talous-, palkka- ja hallinto yhdistetään talous-, palkka- ja hallinnon tukipalvelut uudelleenorganisoinnilla tavoitellaan seuraavaa:

2 - liiton hallintojohtajan alaisuuteen: 5 htv - pelastusjohtajan alaisuuteen: 3 htv - yht. 8 htv - nykytilanteesta tavoite 1 htv eläköityminen - Lapin liiton asianhallintasihteerin tehtävät jaetaan liiton olemassa olevalle henkilöstölle organisaation tehtävänkuvien ja nimikkeiden päivityksen yhteydessä - muuttuneet tehtävänkuvat ja nimikkeet päivitetään vuoden 2014 aikana. Edellä olevien päätösten johdosta hallitus päätti kokouksessaan perustaa uudistusten toimeenpanoa varten kaksi työryhmää: maakuntajohtajan johdolla organisaatiouudistusta valmisteleva työryhmä ja vt. talous- ja palkkahallinnon ja IT-hallinnon uudistusta valmisteleva työryhmä. Samalla hallitus edellytti, että työn etenemisestä raportoidaan keväällä hallituksen työvaliokunnalle. Samaan prosessiin liittyen hallintojohtajan irtisanoutuessa vuoden vaihteessa hallitus päätti, että virkaa ei toistaiseksi täytetä vaan siitä päätetään osana organisaatiouudistuksen valmistelua. Nimetyt työryhmät ovat kevään aikana tehneet työtään ja osin tilanne on muuttunut puolen vuoden takaisesta. Muutokset ovat pyritty huomiomaan valmistelussa. Maakuntajohtajan vetämän työryhmän puitteissa on valmisteltu ehdotus Lapin liiton tulevaksi tehtävärakenteeksi ja toiminnan priorisoinniksi sekä täsmennetty syksyllä hyväksyttyä organisaatiomuutosta ja toiminnan painopisteen muuttamista. Hallintojohtajan vetämän työryhmän puitteissa on laadittu alustava esitys talous- ja palkkahallinnon yhdistämisestä ja sen aiheuttamista muutoksista hallintoja toimistohenkilöstön tehtävänkuviin sekä yhdessä LapIT:n kanssa valmisteltu esitys siirtymisestä tietojärjestelmien osalta nykyisen pelastustoimen mukaiseen toimintamalliin. Seuraavassa on kuvattu tiiviisti valmistelun tämänhetkinen tilanne ja esitetyt muutokset työvaliokunnalle jatkovalmistelua linjattaviksi. TOIMINNAN PAINOPISTEEN MUUTOS JA VAIKUTTAMISEN TEHTÄVÄALUEEN PERUSTAMINEN Syksyllä hallitus linjasi uuden organisaatiomallin, jossa vaikuttaminen nostettiin toiminnan keskiöön. Organisaatiokaavio on täydennettynä liitteenä. Toimintamallissa esitetään kunta- ja sidosryhmäsuhteiden tehtäväalueen muuttamista vaikuttamisen tehtäväalueeksi ja sen vahvistamista kokoamalla sinne mm. strategisen suunnittelun, ennakoinnin, kv-työn ja viestinnän tehtäviä. Vastaavasti nykyinen aluekehityksen tehtäväalue esitetään muutettavaksi Ohjelmat- ja rahoitus tehtäväalueeksi. Uudelle vaikuttamisen vastuualueelle esitetään keskitettäväksi liiton viestintä, ennakointityö sekä uutena näkökulmana maakunnallisen strategiatyön kokonaisuus. Muita siirtoja ei tehdä, tiimien välisiä rajoja pyritään jatkossakin toiminnallisesti madaltamaan. Osana näitä uudistuksia organisaatiotyöryhmä pohti, olisiko perusteltua nimetä uuden Lappisopimuksen painopistealueiden mukaisesti vielä poikkihallinnolliset ryhmät, joissa olisi tehtävänkuvatasolla nimetyt vastuuhenkilöt. Tästä kuitenkin luovuttiin, koska organisaatio on jo muutoinkin matala eikä lisää hallinnollisia rajoja haluttu enää luoda. Sen sijaan päädyttiin tekemään esitys liiton tehtävien tarkastelusta ja priorisoinnista siten, että siinä olisi huomioitu mahdollisimman hyvin Lappi-sopimuksen painopisteet.

3 Lapin liiton tehtäväkenttä on tällä hetkellä laaja, liitteenä on koonti tehtäväkentästä. Kuntien perusrahoituksella ja teknisellä tuella toteutetaan pääsääntöisesti lakisääteiset ja perussopimuksen mukaiset tehtävät, osa näistäkin toteutetaan tällä hetkellä hankerahoituksella (ennakointityö keskeisimpänä). Perustehtävät ovat kuitenkin pääsääntöisesti sellaisia, ettei niistä ole perusteltua luopua. Viestintää ei ole resurssoitu tällä hetkellä ollenkaan, sen tarve nostettaessa hallituksen päätöksen mukaisesti vaikuttaminen toiminnan keskiöön kasvaa kuitenkin entistä suuremmaksi. Viestintä voidaan ratkaista kahdella tapaa. Perusratkaisu on valtuuston päätöksen mukaisesti rekrytoida vaikuttamisen vastuualueelle palvelemaan koko konsernia viestintäpäällikkö. Toinen vaihtoehtoinen tapa järjestää asia on noussut esiin osana House of Lapland valmistelua. Lapin elämystuotanto oy:n vetämässä selvityshankkeessa on pohdittu vaihtoehtoja maakunnan resurssien kokoamista alue- ja imagomarkkinoinnissa, kun nykyiset liiton rahoittamat hankkeet päättyvät. Pohjaesityksenä on tähän saakka ollut toimien kokoaminen kuntaomisteiseen yhtiöön. Lappilaiset elinkeinot ovat monelta osin nähneet tämän tarpeen, mutta kunnat eivät tässä taloudellisessa tilanteessa ole olleet valmiita tekemään suuria panostuksia yhtiömuotoiseen toimintaan. Vaihtoehtoisena tapana järjestää asia on siirtää seututoimijoiden nykyään omistama LEO Lapin liiton omistukseen. Tällöin liitto voisi ostaa yhtiöltä yhteiskuntavaikuttamiseen liittyvät palvelut, jotka otettaisiin osaksi perussopimusta. Tällä perusrahoituksella yhtiö olisi toimintakykyinen ja pystyisi toimimaan esimerkiksi hankealustana tai markkinointitoimijana kootusti lappilaisille elinkeinoille. Asia vaatii kunnilta myönteisen suhteutumisen, mutta tässä vaiheessa olisi hyvä keskustella myös liiton näkökulma ja peruslinjaus tähän asiaan. Hallintojohtajan tehtävä on ollut väliaikaisesti täytettynä vuoden alusta lukien. Tehtävää on hoitanut kv. suhteiden johtaja Raimo Holster siten, että hän on tehnyt ohessa myös kv-töitä. Vertailtaessa muiden vastuualuejohtajien tehtävänkuvia ja töiden määrää, on todettava, ettei hallintojohtajan nykyinen tehtävänkuva ole työpaineeltaan muita johtoryhmän tehtävänkuvia vastaava. Virkaa tulevaisuudessa täytettäessä olisi erittäin perusteltua, että tehtävänkuvaa laajennettaisiin. Vuosi sitten perustetun kv-johtajan tehtävän tarve on edelleen ilmeinen, tehtävänkuvan sisällön laajuus ja resurssointi ovat kuitenkin vielä väliaikaisjärjestelyjen vuoksi jääneet keskeneräisiksi. Liitteenä on koonti johtoryhmän peruskokoonpanon nykyisistä toimenkuvista. Hallituksen toimenpidelistaus viime syksynä piti sisällään nykymuotoisesta neuvonnasta luopumisen. Asiaa on tarkasteltu yhdessä työntekijöiden kanssa ja valmistelussa on todettu, että fyysisestä neuvonnasta työtilana ei ole perusteltua luopua, koska ovien lukituslogistiikan hoitaminen tätä kautta on helpointa. Neuvontaa voidaan kuitenkin kehittää tilana, joka mahdollistaa monipuolisemman työskentelyn. Edelleen työn organisoinnin kannalta olisi perusteltua harkita puhelinvaihteesta luopumista sekä toimistotyöntekijöiden osaamispohjan laajentamisesta yli tiimirajojen. Liiton tämän hetken hanketoiminnan osalta on todettava, että oma hankesalkku on euromääräisesti suhteellisen suuri, mikä rasittaa mm. kuntayhtymän kassaa. Hankekirjo on myös suhteellisen suuri. Liitolla tulee olla jatkossakin roolia oman tuotannon hankkeissa, mutta

4 hankesalkkua tulisi oleellisesti tiivistää ja keskittyä muutamaan, Lappi-sopimuksen teemojen mukaiseen hankekokonaisuuteen, jossa Lapin liiton rooli olisi koordinoiva ja yhteensovittava. Edelleen lakisääteiset ja perussopimuksen mukaiset tehtävät tulisi jatkossa toteuttaa kuntarahoituksella, keskeisimpänä tällä hetkellä ennakointityö. IT-TOIMINNAN ULKOISTAMINEN, TALOUS- JA PALKKAHALLINNON YHDISTÄMINEN SEKÄ HENKILÖSTÖJÄRJESTELYT PELASTUSTOIMEN OSALTA Talous- ja palkkahallinnon yhdistämistä sekä IT-toiminnan ulkoistamista YT-neuvottelujen ja hallituksen päätöksen mukaisesti on valmistellut vt. hallintojohtajan vetämä työryhmä. IT:n osalta linjaus oli, että liitossa siirrytään samoihin sähköisiin järjestelmiin pelastuslaitoksen kanssa. Linjauksen johdosta on tehty yhdessä LapIT:n kanssa kartoitus, jonka pohjalta LapIT on tehnyt alustavan tarjouksen siirtymiskustannuksista. Lapin liiton kuluvan vuoden budjettiin on varattu siirtymiskustannuksia euron verran, LapIT:n arvioimat kustannukset ovat noin xxx. Tarjous on liitteenä. Talous- ja palkkahallinnon yhdistämisen osalta yt-toimikunta linjasi, että kaikki talous- ja palkkahallinnon vakiotavat perusprosessit yhdistetään hallintojohtajan alaisuuteen, yht. 5 htv. Pelastuslaitokselle jää hallinto- ja toimistotyöhön 3 htv ja 1 htv pyritään vähentämään eläköitymisen kautta. Henkilöstön toimipaikkasiirrot toteutetaan vapaaehtoisesti. Yhdistetyn talous- ja palkkahallinnon tulevaa tehtävänkuvarakennetta on valmisteltu ja se on liitteenä. Henkilöstöratkaisuina on valmisteltu seuraavaa kokonaisuutta. Lapin liiton osalta taloushallinnon tehtäviä (n. 0,7 htv) hoitanut maksatustarkastaja siirtyy takaisin kokonaan teknisen tuen kustannuspaikalle maksatustehtäviin alkaen talous- palkkahallintoon jää kaksi htv; talouspäällikkö ja hallintosihteeri, jonka tehtäväkuvaa ja mahdollisesti tehtävänimike uudistetaan. Hallintosihteerille siirtyvät pääosin nykyisin maksatustarkastajan tekemät taloushallinnon tehtävät. Hallintosihteerin nykyisiä tehtäviä siirretään asiahallintasihteerille ja maakuntajohtajan sihteerille. Pelastuslaitoksen kaksi toimistosihteeriä; Lea Kyrönlampi ja Markku Korteniemi, sekä palkkasihteeri Raija Moilanen siirtyvät liiton talous- ja palkkahallintoon alkuvaiheessa nykyisin tehtäväkuvin. Jatkossa tämän viiden talous- ja palkkahallinnon henkilön tehtäväkuvia muokataan tarkoituksenmukaisella tavalla niin, että toimintojen yhdistämisestä saadaan synergiaetuja ja toimintavarmuutta parannetaan. Fyysisesti he työskentelevät nykyisissä toimipaikoissaan. JATKOLINJAUKSIA TYÖVALIOKUNNALLE: 1. Ennakointihankkeen päätyttyä ennakointityö siirtyy kuntarahoitteiseksi ja tehtävä täytetään toistaiseksi 2. Viestintä resurssoidaan valtuuston päätöksen mukaisesti. Resurssointitapa rippuu House of Laplandin organisoitumisesta (tästä erillinen liite). Mikäli HOL on osana Lapin liiton organisaatiota, viestintä hoidetaan tätä kautta. Mikäli HOL toteutuu muulla tavoin tai ei toteudu ollenkaan, syksyllä rekrytoidaan viestintäpäällikkö osaksi vaikuttamisen vastuualuetta.

5 3. Oman tuotannon hankkeissa luovutaan asteittain nykyisestä hankesalkusta (liite) ja perustetaan Lappi-sopimuksen painopisteiden pohjalta seuraavat neljä maakunnallista, eri toimijoiden yhteistyötä koordinoivaa hankekokonaisuutta sopimuskaudelle: a. Hyvinvoiva Lappi (sote, rakennemuutoksen koordinointi, virtuaalipalveluiden kehittäminen) b. BioLappi (Biotalous, energia, lähiruoka, omavaraisuus, luonnonvarojen arvoketjut) c. Innovaatio- ja kasvulappi (maakunnallinen innovaatio-ohjelma) d. LogistiikkaLappi (lentoliikenne, rautatie, älyliikenne, laajakaista) 4. Aluekehityksen vastuualue muutetaan Ohjelmat ja rahoitus vastuualueeksi ja kunta- ja sidosryhmien vastuualue muutetaan vaikuttamisen vastuualueeksi 5. Ohjelmat ja rahoitus vastuualueelta siirretään vaikuttamisen vastuualueelle nykyinen Lappi tekee tulevaa ennakointihanke sekä nykyinen ohjelmapäällikkö Mervi Nikander. Ohjelmapäällikön nimike muutetaan strategiapäälliköksi ja tehtävänkuvaan lisätään kaikkien maakunnallisten ohjelmien ja strategioiden koordinointitehtävät. Tiivis toiminnallinen kytkentä ohjelmat ja rahoitus tehtäväalueeseen säilytetään. 6. Fyysinen neuvonta pidetään, puhelinvaihteesta luovutaan ja toimistohenkilöstön osaamispotentiaalia laajennetaan koko organisaation käyttöön. 7. Hallintojohtajan virka täytetään syksyllä hakumenettelyn kautta. Vaihtoehtoja on kaksi: Hallintojohtajan tehtävänkuvaan lisätään osaamisalueita oman organisaation sisältä ja haku toteutetaan minimivaatimuksin niin, että virka saadaan käytännössä täytettyä sisäisesti. Näin resursseja voidaan tiivistää ja vastata taloudellisiin tavoitteisiin. Toisessa vaihtoehdossa virka täytetään nykymuodossaan laajan julkisen haun kautta, vaihtoehdolla ei välttämättä saada toiminnallisia eikä taloudellisia säästöjä. 8. Lapin liiton alle muodostetaan viiden henkilön talous- ja palkkahallintoyksikkö (talouspäällikkö, hallintosihteeri sekä kaksi toimistosihteeriä ja palkkasihteeri pelastuslaitokselta), jossa hoidetaan liiton taloushallinnon sekä liiton ja pelastuslaitoksen palkkahallintoa. (vaikutus -0,7 htv) Tehtäväkuvat tarkistetaan syksyn 2014 aikana. 9. Pelastuslaitoksessa laitetaan taloussihteerin toimi haettavaksi toukokuussa, valinta kesäkuussa ja töihin viimeistään elokuussa. Taloussihteeri jakaa työkuormaa talouspäällikön kanssa ja tehtäväkuvaan liitetään myös hallintosihteerin nykyisiä tehtäviä. Hallintosihteerin (pelastuslaitoksen) jäädessä eläkkeelle vuoden lopulla toimi jätetään täyttämättä. (vaikutus +/- 0 htv) 10. Päätetään IT -palveluiden uudistamisesta LapIT:n tarjouksen pohjalta niin, että liitossa siirrytään samoihin sähköisiin järjestelmiin pelastuslaitoksen kanssa.

6 Liite Tällä hetkellä Lapin liitto tehtävärakenne on seuraava: Kuntien perusrahoituksella, tulorahoitukselle ja ohjelmien toteuttamiseen liittyvällä teknisellä tuella järjestetään -Kuntayhtymän hallinto -Tiedontuotanto -Kansallisten ja kansainvälisten ohjelmien hallinnointi, koordinointi ja kehittämisrahoitus -Maakuntastrategia, maakuntaohjelma, seuranta ja ennakoinnin yhteensovittaminen -Pohjois-kalotin neuvosto/sihteeriys -Kansainväliset tehtävät: Brysselin toimisto, Barentsin alueneuvosto, -komitea ja alatyöryhmät, kahdenvälinen yhteistyö -Yleinen edunvalvonta ja vaikuttaminen.matkailun koordinointi ja edunvalvonta -Kunta-asioiden seuranta, koordinointi ja yhteistyö -FEM-konferenssin järjestäminen ja kaivannaisalan suhdeyhteistyö -Hyvinvoinnin kehittämisen koordinaatio -Laajakaistalain toimeenpano -Maakuntakaavoitus, viranomaistehtävät kuntakaavoitukseen liittyen ja muut alueidenkäyttöön ja ympäristöön liittyvät tehtävät -Liikenne- ja logistiikkatyö -Pelastustoimen maakunnallinen järjestäminen Hankerahoitteisesti järjestetään: Kymmenen virran maa hanke (maaseutu), päättyy Lapin malli sosiaali- terveydenhuollon palveluihin, päättyy Lapin Poski hanke (pohjavesi ja kiviaineskartoitus), päättyy Lapland - The North of Finland matkailun imagomarkkinointihanke, päättyy LAPLAND - ABOVE ORDINARY- brändihanke, päättyy Lappi kuvaan maakunnallinen ennakointihanke, päättyy Lappilaiset elinkeinot hanke(poro, peto, lohi), päättyy Tasa-arvoista yhteistyötä - Lapin järjestöstrategia hanke, päättyy Sadan megan Itä- ja Pohjois-Suomi: Kaista Lappiin hanke, päättyy Matkailun maankäyttöstrategia hanke, päättyy Matkailun Aasian matkaketjut hanke, päättyy Nykyisten hankkeiden osalta toimitaan seuraavasti: Kymmenen virran maa hanke (maaseutu), päättyy Ei jatketa tällaisenaan, mikäli toimintaan rahoitusta niin se tulisi integroida maaseutunäkökulmaksi osaksi yo. neljää hankekokonaisuutta. Lapin malli sosiaali- terveydenhuollon palveluihin, päättyy Jatko riippuu järjestämislain sisällöstä. Kuuluu osaksi Hyvinvoiva Lappi-hankekokonaisuutta

7 Lapin Poski hanke (pohjavesi ja kiviaineskartoitus), päättyy. Kartoituksen jälkeen hanke päättyy. Lapland - The North of Finland matkailun imagomarkkinointihanke, päättyy Työtä jatketaan osana House of Laplandia. LAPLAND - ABOVE ORDINARY- brändihanke, päättyy of Laplandia. Työtä jatketaan osana House Lappi kuvaan maakunnallinen ennakointihanke, päättyy Lapin liiton perustoimintaa.. Siirretään osaksi Lappilaiset elinkeinot hanke(poro, peto, lohi), päättyy Ei jatketa. Työtä jatketaan perustettujen työryhmien ja normaalin edunvalvonnan keinoin. Tasa-arvoista yhteistyötä - Lapin järjestöstrategia hanke, päättyy Ei jatketa. Työ jatkuu järjestelöneuvottelukunnan kautta ja kuuluu osaksi Hyvinoiva Lappi - hankekokonaisuutta Sadan megan Itä- ja Pohjois-Suomi: Kaista Lappiin hanke, päättyy. Jatko riippuu kansallisista ratkaisuista laajakaistan osalta. Työ kuuluu osaksi logistiikkalappi - hankekokonaisuutta Matkailun maankäyttöstrategia hanke, päättyy. Strategian valmistuttua hanke päättyy. Matkailun Aasian matkaketjut hanke, päättyy. Ei jatketa, työtä jatketaan osana logistiikkalappi hankekokonaisuutta.