HANKESUUNNITELMA Kansainvälisen Moottoriurheilutapahtuman Järjestäminen pilottina Iitin Kyminring ja MotoGP-tapahtuma tulokset

Transkriptio

1 HANKESUUNNITELMA Kansainvälisen Mttriurheilutapahtuman Järjestäminen pilttina Iitin Kyminring ja MtGP-tapahtuma tulkset hyödynnettävissä myös muihin mttriurheilutapahtumiin

2 Kansainvälisen Mttriurheilutapahtuman Järjestäminen - pilttina Iitin Kyminring ja MtGP-tapahtuma Tteutusaika: Hankkeen rahitus: (100% avustus) 70 % Phjis-Kymen Kasvu ry 30 % Etpähä ry Flat-rate 24 % palkkakuluista Prjektin hallinnija: Lahden seutu Lahti Regin Oy Y-tunnus Salpausselänkatu LAHTI Yhteyshenkilö 1: timitusjhtaja Raija Frsman raija.frsman@lahtiregin.fi Puh Yhteyshenkilö 2: cntrller Susanna Yildirim susanna.yildirim@lahtiregin.fi Puh Erillinen yhteistyöspimus Kuvla Innvatin Oy:n sekä Iitin KymiRing Oy:n kanssa prjektin ylimaakunnallisesta tteutuksesta (liite 1.) Kuvla Innvatin Oy/VisitKuvla Y-tunnus Paraatikenttä KOUVOLA Yhteyshenkilö: VisitKuvla, kehittämispäällikkö Kirsi Vaini kirsi.vaini@kinn.fi Puh Kymiring Oy Y-tunnus Kymentie KAUSALA Yhteyshenkilö: Tim Phjla tim.phjla@kymiring.fi puh

3 TAUSTA - miten hanke tteuttaa strategiaa ja liittyy mahdllisesti aiempaan timintaan Hanke tteuttaa Kuvlan matkailun master plan ja investintistrategiaa 2025, jssa kasvutavitteeksi n asetettu matkailutuln 1,5-kertaistaminen Kymenlaaksssa sekä Päijät-Hämeen matkailun kehittämisvisita 2025, jssa Päijät-Häme n uudistuva ja kansainvälisesti kilpailukykyinen matkailun ja tapahtumien saaja, sekä matkailu- ja tapahtuma-ala n seudulle tärkeä taluden ja kasvun veturi, jka tuttaa kestävää hyvinvintia asukkailleen. Kska kasvu edellyttää uusia avauksia ja kansainvälistymistä, n kansainvälisen kkus- ja tapahtumamatkailun vahvistaminen yksi VisitKuvlan kärkihankkeista. Päijät-Hämeessä matkailun ja tapahtuma-alan kehittämisvisin 2025 n sidttu alueen yrittäjät, yhteisöt ja asukkaat, jita kannustetaan sallistumaan yhdessä asiakkaiden kknaiselämyksen rakentamiseen. Edellisen jalkauttaminen näkyi j nnistumisena Lahden hiihdn MM-kisissa 2017, jka sai kiitettävän palautteen kisailmeestä, kaupunkilaisten asenteesta ja yrittäjien avuliaisuudesta kisavieraita khtaan. Hanke liittyy ja tukee suraan myös valtillista tapahtumavaikuttavuuden parantamisen tahttilaa (OKM:n jhdlla, esittelevänä virkahenkilönä ylijhtaja Hannu Tlnen) ja hän luvannut seuraavat viittaukset tahttilaan tässä hakemuksessa. Tlnen (OKM) kirjitti tapahtumakaupunkien tapaamisen kutsussaan Tarkituksena n miettiä yhdessä sitä, miten vimme nykyisestä parantaa vallitsevia käytäntöjä tapahtumien hakemisen, järjestämisen, työnjan sekä niiden vaikuttavuuden ja sen arviinnin salta. Kutsun liite-esityksestä seuraavia pimintja: Tsiasia n, että Sumella n varsin rajalliset mahdllisuudet isännöidä kansainvälisesti merkittävimpiä tapahtumia. On siis keskityttävä kehittämään niitä lsuhteita sekä suunnattava timenpiteet sellaiselle taslle, jssa vimme sittaa levamme maailman parhaita tapahtumajärjestäjiä. Ne tapahtumat eivät välttämättä le maailman suurimpien ja merkittävimpien tapahtumien jukssa, mutta vat kilpailuja, kkuksia tai muita kansainvälisiä kkntumisia, jilla n suuri humiarv ja jka lisää Sumen kansainvälistä arvstusta saavana ja haluttuna tapahtumajärjestäjänä. Hyvät surituspaikat ja hyvä maine kisajärjestäjänä eivät sinällään enää riitä, ellei kaupunki ja paikallinen kisarganisaati ja palvelujen tuttajat pysty tarjamaan prjekteille mahdllisuutta tai prmtita kehittymiselle. Prsesseille halutaan aiempaa enemmän selvää mandaattia ympäröivältä yhteiskunnalta, kuten valtilta, maakunnilta ja järjestäjäkaupungilta sekä yksityisiltä palvelujen tuttajilta. Tämä merkitsee sitä, että kisjen ja tapahtumien hakuvaiheesta alkaen tarvitaan nykyistä parempaa yhteistyötä lajien, kaupunkien ja valtinhallinnn välillä sekä nykyistä lutettavampaa kknaisvaikutusten arviintia sekä ennen että tapahtuman jälkeen. KymiRing n yksi kasvun ajureista mlemmilla seuduilla sekä kk Etelä-Sumelle. Se n kirjattu useisiin strategiihin, mm Phjis-Kymen Kasvun strategiaan. Päijät-Hämeessä sijaitsevat matkailu- ja majituspalvelut (Lahti, Vierumäki ja Pajulahti ) vat autmaattisesti majitus- ja palveluklustereita Mt GP tapahtumalle fyysisen läheisyytensä myötä Kymenlaaksn hella. Merkittävänä tapahtumainfrastruktuurina KymiRing n myös OKM:n strategisen kansainvälisen tapahtumalinjauksen sa.

4 Mistä hankeidea n tullut ja mihin tarpeeseen se vastaa Lahti Regin n llut Kuvla Innvatinin suuntaan yhteistyön käynnistämisestä alitteellinen. Taustalla n huli, että millään timijalla ei le selkeää kuvaa miten mttriurheilun suurtapahtumaan, kuten MtGP pitää valmistautua, keitä kaikkia verkstn kuuluu ja mitkä vat timijiden rlit. Kansainväliseen MtGP-tapahtumaan dtetaan vähintään mttriurheilun ystävää. Tarvetta alleviivaa myös se, että vaikka Mt GP sakilpailujen ikeudet n myönnetty Sumeen viideksi vudeksi, ei varsinaisesta tapahtumarganisaatita le perustettu. Alustavan ensimmäisen kisan ajankhta n kesällä On luntevaa, että alueelliset ammattitimijat kuten Lahti Regin ttavat kllegarganisaatinsa VisitKuvlan kanssa hankkeen avulla alueellisen vaikuttavuuden ja tapahtuma legacyn humin (mm. aluetalus, infrastruktuuri, uudet timintatavat, saamisen kehittyminen, alueellisen identiteetin vahvistuminen, kansainvälinen näkyväisyys ja matkailun kansainvälistyminen). Itse kisakneistn ja tapahtumajärjestäjätahn päämääränä n maailman parhaan Mt GP sakilpailusarjan luminen ja järjestäminen sekä tissijaisesti tapahtumainfrastruktuurin ja KymirRingin kansainvälisen tapahtumaeksysteemin luminen, niin että se timii synergiassa Päijät-Hämeessä ja Kymenlaaksssa j levien kansainvälisten tapahtumien kanssa. Vaikka matkailurganisaatit eivät sallistu itse tapahtumajärjestämiseen, n mlempien seutujen yrittäjillä ja yleisöllä kuitenkin dtuksia siitä, miten alueet kknaisuutena pystyvät palvelemaan suuria matkailijamassja. Osaltaan elinkeinyhtiöiden tehtävänä n varmistaa miten seutujen elinkeint saavat maksimaalisen hyödyn tapahtumasta. Kansainvälisessä tapahtumaympäristössä n myös viimeisen viiden vuden aikana lyönyt läpi tapahtuman tuttaman lisäarvn suunnittelun tutkittu trendi, jssa lennaisinta n lisäarvsuunnittelun läpileikkaavuus kk prjektin ajalle. Tätä n llut kehittämässä Manchesterissa the Wrld Sprt Academy ja mm. Lntn Olympiakisjen menestyksekäs Lndn 2012 Legacy Prrgram nudatti siltaan sitä. Ohjelmahan jatkuu vieläkin ympäri Lntta, mutta erityisesti Olympic Park timintineen kisista kehitysbstin saaneessa Stradfrdin kupunginsassa. Mitkä vat hankkeen khderyhmät KymiRingin MtGp-eksysteemiin kuuluvat timijat Kymenlaaksssa ja Päijät-Hämeessä, jtka tunnistetaan esiselvityksessä. Esiselvityksessä pyritään valmistautumaan suurtapahtumaan tapahtumavaikuttavuuden ja elinkeinjen näkökulmasta. Tässä hyödynnetään muun muassa lemassa levia kansainvälisten tapahtumien vaikuttavuuden selvittämiseen tähtääviä työkaluja ja selvityksiä. Tällainen n lemassa mm. Lahti2017-kisjen phjalta. Kansainvälisen suurtapahtuman vaikuttavuuden mittauksesta vastasi englantilainen Sprtcal Ltd ja selvityksen lpputulkset sekä tteutusverkst n prjektin hyödynnettävissä. Mitkä vat hankkeen tavitteet ja timenpiteet Tavitteena n löytää vastaus kysymykseen: mitä kaikkea tarvitaan, jtta saadaan Mt GP-tapahtumasta mahdllisimman suuri hyöty seudun yrityksille, matkailulle sekä elinkeinelämälle?

5 Lyhyen esiselvityshankkeen tavitteena n selvittää mitkä timijat kuuluvat Mt GP-eksysteemiin ja mitkä vat timijiden rlit. Kska verksta/eksysteemiä ei vielä tällä hetkellä le lemassa, n epäselvää rlitus, eli mikä timija hitaa millaisia asiita. Lisäksi n humiitava kansainvälisen mttriurheilusuurtapahtuman salta, että verkstt vat ylimaakunnallisia (Päijät-Häme ja Kymenlaaks). Tämä saltaan tu uuden tulkulman tapahtumakknaisuuden tteutukselle. Vastaavasti kyseinen ylimaakunnallisuus tu merkittävän lisän mm. matkailun yhteistyön kehittämiselle. Esiselvityksessä humiidaan esimerkiksi nämä tehtävät: matkailijasegmenttiin liittyvä substanssisaaminen lgistiikka ja majitus turvallisuus markkininti ja myynti spimukset vapaaehtiset eri saprjektien rahitus Kansainvälisen tapahtuman järjestämiseen liittyvät tekijät ja niitä tteuttavat timijat tetaan selvityksessä myös humin: - Lgistiikka - Majitus - Turvallisuus - Lipunmyynti ja heismyynti - Hspitality palvelut - Spimusrakenteet - Budjetti - Olsuhteet - Rakenne ja timinnt - Viestintä - Vapaaehtiset - Markkininti sekä tapahtuman imag ja prmti ja sen jalkauttaminen alueelliseksi imagksi ja prmtiksi. Lahti Regin n selvittänyt hankkeen hallinninnin ja n siihen valmistautunut. Prjektiin palkataan Lahti Reginille hanketta krdiniva sa-aikainen prjektipäällikkö. Palkattava henkilö krdini hanketta ylimaakunnallisesti Päijät-Hämeen ja Kymenlaaksn maakunnan välillä. Henkilöllä n työpiste Lahti Regin Oy:llä. Vastaavasti henkilö saa tarvittavat työvälineet (tietkne, puhelin) käyttönsä Lahti Regin Oy:ltä. Asiantuntija- ja stpalveluihin khdistetaan 50, 4% ja Flat-rate 24% palkkakuluista eli 9,6 % kknaisbudjetista. Tällä rahituksella stetaan asiantuntijapalveluita alustava suunnitelma, jka täsmentyy prjektin edetessä. Timenpidekknaisuus 1 esiselvitys ja kuvaus eri timijille MtGP-tapahtumakknaisuudesta (mm. kansainvälisen tapahtumavierailun kautta näkemyksen laajentaminen) eksysteemiin kuuluvien seudullisten ja paikallisten timijiden kartitus; suuri sa tapahtumasidnnaisista timijista mm. majituskhteet sijaitsevat maaseudulla 2 ylimaakunnallista työpajaa ja asiantuntija vetämään työpajat, jssa täsmennetään rlitusta sähköiset esiselvitykset 50 henkilökhtaisia/sähköisiä haastatteluita n. 240 timijaa 2 seudullista wrkshppia/lahden seutu ja Kuvlan seutu rlituksesta yhteenvedn tteuttaminen rlituksen jalkautus

6 Timenpidekknaisuus 2 kansainvälisen MtGP-mttriurheilutapahtumaan liittyvän verkstn kuvaaminen rleihin kuuluvien eri prsessien määritys eri sidsryhmien tavitteiden asettaminen kansainväliselle MtGP-tapahtumalle; tapahtuman tteutuksen jälkeen tulksia vidaan verrata asetettuihin tavitteisiin prsessien tteutuksesta rahitusmekanismiehdtus - Benchmark ja käynti jssain MtGP-tapahtumassa sekä tutustuminen Lndn 2012 Legacy prgramiin tai vastaavaan esimerkiksi Hllannissa tai Rutsissa - Rahittajat edellyttävät Lahti Reginin ja Kuvla Innvatin Oy:n välistä yhteistyöspimusta, jssa mlemmat timijat situtuvat viemään asiaa ylimaakunnallisesti eteenpäin. KymiRing Oy:ltä tarvitaan myös tiivistä sallistumista (tiedn jaka), jtta eksysteemi saadaan kuvattua. Mitä pysyviä tulksia hanke saa aikaan Kansainvälisen prjektin vaikutus ylittää aina man yhteisön ja siksi sen vaikutuksista tulee saada näkemys j alkuvaiheessa. Prjektin suunnittelussa ja tteuttamisessa n hyvä ttaa ympäröivä yhteisö alusta alkaen vimavaraksi. On muistettava, että kansainvälisten prjektien suhteen ei Sumessa nykypäivänä mikään tah vi timia ilman ympäröivän yhteisön tukea ja pansta, kska kyseisillä tapahtumilla mittakaavasta riippumatta n vaikutuksia ympäröivään yhteiskuntaan. Tapahtumapaikkakuntien muut timijat ja lsuhteet tulevat lemaan prjektin vaikutusten piirissä. Suuri sa tapahtuman vaikutuspiiriin kuuluvista alueista sijaitsee maaseudulla. Tiednkulusta sekä prjektin vaikutuksista keskustelu ja viestiminen vat lennaisia tekijöitä alusta alkaen. Js sen tekee prjektista tietämätön ulkpulinen tah, saattaa seurauksena lla kriittisten kannanttjen kautta lähtevät keskustelut, jsta vi syntyä negatiivinen julkisuuskuva. Jhdantn viitaten hankkeen tavitteena n tiednkulun varmistaminen eksysteemin eri timijiden välillä. - Knkreettisia jatkhanketarpeita (jihin timijajukk situtuu) ja selvitetty niille rahitusinstrumenttimahdllisuuksia. Kuvaus auttaa myös rahittajia, kun erilaisten hanketimijiden kiinnstus KymiRingin ympärillä kasvaa. Jatkssa ei tule yllätyksiä uusista aiheen tiimilta käynnistyneistä hankkeista. - Vaikuttavampia hankekknaisuuksia, jissa n selkeä punainen lanka (esim. alueellinen tai valtakunnallinen kv. tapahtumien itse-evaluaati työkalu innkkaille tapahtumia tai kv. kkntumisia suunnitteleville seurille ja muille yhteisöille, kv. vapaaehtispankki LAMK/Haaga- Helia/K jne. ) - Lahti Regin Oy ja Kuvla Innvatin Oy vahvistavat yhteistyötä - Vastataan tähän vaiheeseen spivalla tavalla yrityksissä käynnistyneeseen aktiivisuuteen ja pystytään paremmin vastaamaan yrityskentän kysymyksiin

7 - Viestitetään psitiivisella tavalla, että Päijät-Hämeessä sekä Kuvlan seudulla valmistaudutaan yhteistyössä Hankkeen prjekti- ja siihen perustuva timenpidesuunnitelma (ajalle ) : - Timenpidekknaisuus 1. Hankkeen käynnistäminen VisitLahti/Lahti Reginin timesta yhteistyössä Kuvla Innvatin/VisitKuvla kanssa ja prjektin henkilöstön ja prjektin hjausryhmän nimittäminen sekä perehdytys esiselvityksen taviteasetantaan muiden Kymenlaaksn (KymiRing) hanketimijiden kanssa Timenpidekknaisuus 2. Tapahtuman sidsryhmien (Stakehlder) kartitus ja niihin liittyvät henkilökhtaiset haastattelut sekä eksysteemikuvauksen valmistelu ja alitus. Mt GP tapahtuman vaatima ulkpulisten palvelututtajien määrittely ja kilpailutus yhteistyössä Kymiring hankehenkilöstön kanssa. Määrittelyt kansainvälisen tapahtumatutantprtaan kanssa Mt GP sakilpailun tutannn vaatimuksista ja edellytyksistä paikalliselta järjestelykneistlta ja dtukset alueen palvelututtajilta. 1Q -2Q Timenpidekknaisuus 3. Edelliseen perustuen eksysteemin alustava kuvaus, sekä alustava taviteasetanta nnistuneesta Mt GP sakilpailun järjestämisestä, sen tarjamista mahdllisuuksista paikallisille ja alueellisille timijille sekä dtuksista palvelun tuttajilta ja muilta eksysteemiin sallistuvilta timijilta. Opint- ja tutustumismatka ja - hjelma, jhnkin Mt Gp Eurpan sakilpailuun sekä sen jälkeinen wrkshp ja analysinti Kymenlaaks/Päijät- Häme alueen eksysteemiin nähden. Eksysteemin kuvauksen tarkistukset. 3Q/18 - Timenpidekknaisuus 4. Edellisiin perustuen keskitetty arviintikysely eri timijatahilta (matkailutimialan yritykset, palvelututtajat, julkinen sektri, paikallisesti, alueellisesti ja kansallisesti sekä vertailuryhmänä itse tapahtumaan liittymättömät alueen yrittäjät, stpalvelu). Kyselyn tulsten analysinti, arviinti ja tarkistukset eksysteemin kuvaukseen. 3Q-4Q/18 - Timenpidekknaisuus 5. Eksysteemin kuvauksen viimeistely, visualisinti ja hyväksyttäminen hankkeen jhtryhmässä. Lppuraprtti hankkeesta sekä julkistamistilaisuus yhdessä OKM:n, tapahtumajärjestäjän, Päijät-Hämeen ja Kymenlaaksn alueellisten vaikuttajien, Lahden, Kuvlan ja Iitin kuntajhtajien ja hankkeen stakehlderien ja jhtryhmän timesta eksysteemiin liittyvien timenpide-ehdtusten ja alueellisen vaikuttavuuden mahdllisuuksien julkistaminen sekä j syntyneet jatkkehityshankkeet

8 Rahitus Henkilöstökulut prjektipäällikkö 2000 = 50% x 14 kk Asiantuntijapalvelut (liite 1) Flat-rate Yhteensä Phjis-Kymen Kasvu ry 70% Etpähä ry 30 % Yhteensä Tarkempi erittely rahituksesta (Liite 2.) Lahti Raija Frsman timitusjhtaja Lahden seutu Lahti Regin Oy