Rento Rullaus oman ajankäytön suunnittelu Näin saat tehtyä Oikeita asioita

Transkriptio

1 Rento Rullaus oman ajankäytön suunnittelu Näin saat tehtyä Oikeita asioita Timo Lampikoski & 4L Training & Consulting Oy Kuva: Petra Piitulainen L Training & Consulting Oy Rento Rullaus (RR) -suunnittelu Lisää sujuvuutta Lisää aikaa tärkeimmille tehtäville Lisää keskittymistä Lisää hallinnan tunnetta Saat tehtyä Oikeita asioita, Oikealla tavalla ja Oikeaan aikaan 2 1

2 Töiden virta Hallinnan puute Vapauden puute Mielekkyyden puute Jatkuvat keskeytykset Huono työilmapiiri Kestostressi Hallinnan tunne Vapauden tunne Mielekkyyden tunne Uppoutuminen Hyvä työilmapiiri Energisyys ja työnilo Touhuloukku Sälää ja sähellystä Timo Lampikoski ja 4L Training & Consulting Oy Rento Rullaus Aikaansaaminen Töiden virta -malli Kivet virrassa kuvaavat tekemättömien töiden määrää sekä tekemättömien töiden henkistä taakkaa Valitettavan monien organisaatioiden työntekijät ovat mallin puolivälissä tai vasemmalla puolella Kummalle puolelle kallistut itse tällä hetkellä? Entä organisaatiosi työntekijät yleensä? 2

3 RR Oikeita asioita Oikealla tavalla Oikeaan aikaan Lähtökohtia Suunnittele kokonaisvaltaisesti työ- ja vapaa-ajan käyttöäsi Kirjoita jokainen (myöhemmin hoidettava) tehtävä ylös Tee yksi osakokonaisuus kerrallaan, multitasking ei toimi! Keskity, ole läsnä Hyödynnä itsellesi käyttökelpoisinta ajankäytön suunnitteluvälinettä: elektronista tai perinteistä paperista 3

4 Lähtökohtia Pidä viikon ajan 15 minuutin tarkkuudella aikapäiväkirjaa (aamusta iltaan). Kirjaa siihen mitä teet. Näin saat hahmotettua mihin aikasi kuluu ja mitkä oivat aikasyöppöjäsi. Tee oman ajankäytön itsearviointi. Hyvän arvioinnin löydät: > AIKA-URA. Ko. arviointi on suunnattu aikuisopiskelijoille, mutta sen tekemisestä hyötyvät myös kiireiset ammattilaiset. Mitkä ovat 3 (ok tai 4) tärkeintä asiaa elämässäsi? 4

5 Jonkin asian tekeminen / toteuttaminen? Opiskelu / Itsesi kehittäminen? Terveys? Hauskanpito? Elämänkumppani / perhe? Hengellisyys? Ystävät? Harrastus? Vapaaehtoistyö / Auttaminen? RR oman ajankäytön suunnittelu Esittelen seuraavassa erilaisia hyviä ja toimivia suunnitteluvaihtoehtoja Voit kokeilla niistä kaikkia tai osaa valintasi mukaan. 5

6 Mitkä ovat 5 tärkeintä tavoitettasi tänä vuonna? 11 Työ- ja vapaa-aika 1. Valitse 5 tärkeintä vuositavoitettasi 6

7 Esimerkki 1. Valitse 5 tärkeintä vuositavoitettasi Työ 1. Palvele erinomaisesti nykyisiä asiakkaitasi 2. Houkuttele uusia asiakkaita 3. Kirjoita/kouluta Vapaa-aika 1. Vietä laatuaikaa perheesi ja ystäviesi kanssa 2. Pidä hauskaa ja pidä huolta itsestäsi 2. Tee vuosikello Tee itsellesi tai tiimillesi vuosikello. Se auttaa töiden ennakoinnissa ja tärkeiden tehtävien hoitamisessa ajallaan. Vuosikelloa silmäilemällä hahmotat kokonaisuuden helposti. Vuosikellon voi jaotella esim. kuukausien, vuosikvaraalien tai periodien mukaisesti. 7

8 Lähde: Oiva esimerkki vuosikellosta _FI/vuosikello/ 8

9 3. Omaksu 1+1 -suunnittelutapa = kalenteri ja viikkosuunnitelma Käytä kalenterin ohella viikkosuunnitelmaa. Kalenterin fiksu hyödyntäminen Merkkaa kalenteriin vain päiväsidonnaiset tehtävät, esim. tapaamiset ja kokoukset ja tiettynä päivänä hoidettavat tärkeät tehtävät Merkkaa muut tehtävät Viikkosuunnitelmalistaan 9

10 Viikkosuunnitelma-lista Käytä kalenterin ohella Viikkosuunnitelmalistaa Lisää siihen joustavat tavoitteesi (= ei päiväsidonnaiset) 19 Esimerkki Viikkosuunnitelma-listasta Palvele erinomaisesti nykyisiä asiakkaita - Soita Erikalle haastattelujen sopimiseksi - Editoi projektisuunnitelma X - Soita asiakkaille Z ja Y Houkuttele Palvele erinomaisesti uusia asiakkaita - nykyisiä Toteuta FB asiakkaita ads ja Google Adwords -kampanjat Kirjoita/kouluta/koutsaa - Kirjoita uusi blogipostaus - Suunnittele koulutus asiakkaille X ja Y - Suunnittele Z:n koutsaussessio 2 Vietä laatuaikaa perheen ja ystävien kanssa - Sovi deitti-ilta Liisan kanssa - Ole kotona ennen 18 (ainakin 3 iltana) - Keskustele perheen kanssa uudesta yhteisestä harrastuksesta Pidä hauskaa ja pidä huolta itsestäsi - Sovi kavereiden kanssa tapaaminen - Ilmoittaudu äijäjoogakurssille Sälä - Osta uusi printteri - Soita Jarkolle - Lue markkinointiraportti X - Tutkaile lomamatkavaihtoehtoja netissä Timo Lampikoski ja 4L Training & Consulting Oy 10

11 TT-tunti (Tavoitteet Todeksi) 1. Varaa kullekin päivälle ainakin yksi TT-tunti itsenäiseen, häiriöttömään työskentelyyn 2. Uppoudu ja keskity 3. Tee silloin 1-2 Viikkosuunnitelma-listasi tehtävää Viikkosuunnitelman Sälä-osio Merkkaa viikon mittaan Sälä-osioon pieniä, juoksevia asioita Tee niitä aina pienissä vapautuneissa aikaikkunoissa, esim. ennen kokousta ja lounastauon jälkeen Älä tee niitä samalla kun keskustelet puhelimessa tai kokouksen aikana ;) 11

12 4. Tee projektisuunnitelmat Tee kullekin projektille tarpeen mukaan oma aikataulutettu, yksityiskohtainen suunnitelmansa 5. Saatat tarvita myös seuraavaa listaa Joskus/ehkä -lista 12

13 Suunnitteluvaihtoehdot Vuositavoitteet Vuosikello (oma/tiimin) Viikkosuunnitelma & Projektisuunnitelma(t) Joskus/ehkä -lista Timo Lampikoski ja 4L Training & Consulting Oy Tavanomainen tapa aloittaa työpäivä on avata sähköposti. Älä tee niin. Saatat avata matopurkin! - Talane Miedaner 26 13

14 Työpäivän aloitus 1. Tsekkaa kalenterisi ja viikkosuunnitelma-listasi: mitä teet tänään? 2. Tsekkaa nopeasti sähköpostit ja paperidokkarisi (max 5 min.) 3. (Jos aikaa) työstä yhtä viikon tärkeimmistä tehtävistäsi (Viikkosuunnitelma-listasta) Rento Rullaus ajankäytön viisi käskyä 14

15 5 vihjettä 1. Listaa mitkä ovat elämäsi 3 (ok..tai 4) tärkeintä asiaa? 2. Listaa tämän vuoden 5 tärkeintä tavoitettasi 3. Kirjaa kullekin työviikolle tavoitteita 5 tärkeimpään vuositavoitteesesi liittyen 4. Varaa kullekin päivälle TT-tunti 5. Aloita työpäiväsi tarkistamalla kalenterisi ja viikkosuunnitelmasi, vasta sitten sähköpostisi! Timo Lampikoski ja 4L Training & Consulting Oy Fokusointia kehittävä ilmainen munakello netissä: 15

16 Mitä haluat kysyä minulta? Hankkimalla tämän ekirjan, sait samalla mahdollisuuden lähettää minulle yhden ajankäyttöösi (tai tähän ekirjaan) liittyvän kysymyksen sähköpostitse: Lähetä isi yhteydessä kopio ekirjan maksukuitista Saat vastaukseni viikon sisällä Tuumasta toimeen! Mitä ideoita sait tästä ekirjasta? Miten aiot hyödyntää ne? Mitä teet seuraavaksi? Timo Lampikoski ja 4L Training & Consulting Oy 16

17 Tavoitteesta totta! Mitä on tärkein ajankäyttösi kehittämistavoite? Mitkä ovat askeleet? Mitä teet seuraavaksi? Mihin mennessä toteutat tavoitteesi? Miten seuraat edistymistäsi? Timo Lampikoski ja 4L Training & Consulting Oy Lisätietoa Allen, D.: Getting Things Done Babauta, L. : The Power of Less Lampikoski, T.: Hidasta! Ajankäytön valinnat arjessa ja työssä Lampikoski, T: The Happiness Hop (kirjailijanimellä Tim Pond) Linenberger, M.: Master Your Workday Now! Tolle, E.: The Power of Now Tuominen & Pohjakallio: Työkirja 34 17

18 Timo Lampikosken ajankäytön artikkelit: Timo Lampikosken itsensä johtamisen blogi: Lisätietoa Kun aika ei riitä YLE:n kurssi: Featuring Dr. Time 18

19 Anna palautetta Otan mielelläni vastaan erilaista palautetta sekä hyviä ajankäytön vihjeitäsi ja kokemuksiasi, esim. liittyen viikkosuunnitteluun, TT-tunnin käyttämiseen, infoähkyn torjuntaan ja työyhteisön yhteisen ajankäytön kehittämiseen: 19

20 Tutustu teoksiini Hidasta! 85.html The Happiness Hop Rento rullaus -ajankäytön kehittämisen koulutus Järjestän yrityksille ja muille työyhteisöille räätälöityjä, käytännönläheisiä ja hyödyllisiä koulutuksia. Koulutusten kesto: 45 min. virikeluennoista aina 2 päivän workshopeihin. Kysy lisätietoja ja pyydä tarjous: timo.lampikoski@kolumbus.fi 20

21 Rento rullaus -ajankäytön kehittämisen henkilökohtainen valmennus Haluatko tehokasta henkilökohtaista ohjausta oman ajankäytön kehittämisestä? Kysy lisätietoja: AIKA-URA -oman ajankäytön itsearviointi Erinomainen ajankäytön itsearviointi on osoitteessa: Se on suunnattu ensisijaisesti opiskelijoille, mutta sen tekemisestä hyötyvät kaikki riippumatta elämäntilanteesta ja kokemuksesta. 21

22 Lisätietoa Tilaa etusivulta ilmainen ajankäytön kehittämisen Rento rullaus -minikurssi ( itse) - suosittele sitä tarpeen mukaan ystävillesi ja kollegoillesi..;) ekirjan kuvat: istockphoto Tämän ekirjan jakaminen Tämä teos on vain omaan, henkilökohtaiseen käyttöösi. Et voi jakaa tätä kirjaa. Et voi muuttaa tai muokata tätä kirjaa millään lailla. Et voi myydä tätä kirjaa. 22

23 Älä etsi onnea. Etsi tarkoitusta. 23