Ajantaito oman ajankäytön kehittämisen vihjeitä

Transkriptio

1 Ajantaito oman ajankäytön kehittämisen vihjeitä MyCoach Oy Pyrkimyksenä Rento Rullaus (RR) Lisää sujuvuutta Vähemmän mielen kuormitusta Lisää mielen selkeyttä Lisää hallinnan tunnetta Lisää hyvinvointia ja onnellisuutta tuloksellista ja tasapainoista ajankäyttöä 2 1

2 Lähtökohtia Suunnittele kokonaisvaltaisesti työ- ja vapaa-ajan käyttöäsi Kirjoita jokainen (myöhemmin hoidettava) tehtävä ylös Tee yksi osakokonaisuus kerrallaan, multitasking ei toimi! Keskity, ole läsnä Hyödynnä itsellesi käyttökelpoisinta ajankäytön suunnitteluvälinettä: elektronista tai perinteistä paperista Mitkä ovat 3 (ok tai 4) tärkeintä asiaa elämässäsi? 2

3 Jonkin asian tekeminen / toteuttaminen? Opiskelu / Itsesi kehittäminen? Terveys? Hauskanpito? Elämänkumppani / perhe? Hengellisyys? Ystävät? Harrastus? Vapaaehtoistyö / Auttaminen? Mitkä ovat 3 (tai 4) tärkeintä tavoitettasi tänä vuonna? 6 3

4 Lähde: Oiva esimerkki vuosikellosta _FI/vuosikello/ 4

5 Kalenterin fiksu hyödyntäminen Merkkaa kalenteriin vain päiväsidonnaiset tehtävät, esim. tapaamiset ja kokoukset ja tiettynä päivänä hoidettavat tärkeät tehtävät Merkkaa muut tehtävät Viikkosuunnitelmalistaan Viikkosuunnitelma-lista Käytä kalenterin ohella Viikkosuunnitelmalistaa Lisää siihen joustavat tavoitteesi (= ei päiväsidonnaiset) 10 5

6 Esimerkki Viikkosuunnitelmalistasta Tärkeimmät viikkotavoitteeni (4.) (5.) Muut hoidettavat viikkotehtävät Sälä Ideoita MyCoach Oy 6

7 TT-tunti (Tavoitteet Todeksi) 1. Varaa kullekin päivälle ainakin yksi TT-tunti itsenäiseen, häiriöttömään työskentelyyn 2. Uppoudu ja keskity 3. Tee tehtäviä Viikkosuunnitelma-listan kärkipäästä Suunnitteluvaihtoehdot Vuositavoitteet Vuosikello (oma/tiimin) Viikkosuunnitelma & Projektisuunnitelma(t) MyCoach Oy 7

8 Miten paljon sirpaloitat omaa keskittymistäsi ja ajatuksiasi sähköpostisähläämisellä? 15 Sähköpostin ja tekstiviestien jatkuva seuraaminen alentaa älykkyysosamäärää kymmenellä pisteellä. (lontoolaisessa King's Collegessa tehty tutkimus) 16 8

9 Sähköpostiviestien käsittely #1 Poista Sinulle on sähköpostia -toiminto sähköpostiohjelmassasi hyöty: keskittyminen ja kohdentaminen, vähemmän ajan sirpaloitumista 17 Sähköpostiviestien käsittely #2 Varaa mailien käsittelyyn aikaa 2-4 kertaa päivässä Oiva näppäin: delete! Jos ei vaadi toimintaa, arkistoi kansioon Delete 18 9

10 Sulje työmailivirta kännykkääsi iltaisin, viikonloppuisin jne. Sähköpostiviestien otsikointi Otsikoi viestisi selkeästi: esim. Tiedoksi:, Vastausta pyydetään x.x. mennessä, jne. Lyhyet tiedonannot vain otsikkokenttään: Tilavarmistus: projektin x palaveri tilassa xx klo / 20 10

11 Vihje Ota käyttöön Googlen Gmail-sähköposti Se on oppivainen sähköpostiohjelma: voit erotella helposti tärkeät ja vähemmän tärkeät viestit Kännykän vastaajan käyttö Jos saat paljon puheluita, älä käytä vastaajaa! Tai käytä seuraavaanlaista vastaajaviestiä: XX täällä hei, älä jätä viestiä, vaan lähetä tekstiviesti kiitos. 11

12 Tavanomainen tapa aloittaa työpäivä on avata sähköposti. Älä tee niin. Saatat avata matopurkin! - Talane Miedaner 23 Työpäivän aloitus 1. Aloita kalenteriin merkitsemälläsi päivän tärkeimmällä ja kiireisimmällä tehtävällä 2. Tsekkaa nopeasti sähköpostit ja paperidokkarisi (max 5 min.) 3. (Jos aikaa) työstä yhtä viikon tärkeimmistä tehtävistäsi (Viikkosuunnitelma-listasta) 12

13 5 vihjettä 1. Listaa mitkä ovat elämäsi 3 (ok..tai 4) tärkeintä asiaa? 2. Listaa tämän vuoden 3-4 tärkeintä tavoitettasi 3. Kirjaa kullekin työviikolle 3-5 tärkeintä tavoitetta 4. Varaa kullekin päivälle TT-tunti 5. Kirjaa edellisen päivänä kalenteriin seuraavan päivän 1-2 kiireellisintä tehtävää MyCoach Oy Fokusointia kehittävä ilmainen munakello netissä: 13

14 Tuumasta toimeen! Mitä ideoita sait tästä ekirjasta? Miten aiot hyödyntää ne? Mitä teet seuraavaksi? MyCoach Oy Tavoitteesta totta! Mitä on tärkein ajankäyttösi kehittämistavoite? Mitkä ovat askeleet? Mitä teet seuraavaksi? Mihin mennessä toteutat tavoitteesi? Miten seuraat edistymistäsi? MyCoach Oy 14

15 Online-resurssit Tiedostojen ja kansioiden tallennus ja jakaminen Dropbox.com Google Drive Dokumenttien yhteinen työstäminen OneNote/Evernote Google Drive Online-resurssit Ryhmäkeskustelu (netissä) Google Chat Moodle Tapaamisten sopiminen Doodle 15

16 Online-resurssit Blogien, uutisten ym. seuraaminen Google Reader Suosikkinettisivustojen linkkien tallentaminen ja käyttäminen Diigo Lisätietoa Allen, D.: Getting Things Done Babauta, L. : The Power of Less Lampikoski, T.: Hidasta! Ajankäytön valinnat arjessa ja työssä Lampikoski, T: The Three Insights (kirjailijanimellä Tim Pond) Linenberger, M.: Master Your Workday Now! Tolle, E.: The Power of Now 32 16

17 MyCoach-blogi: Anna palautetta Otamme mielelläni vastaan erilaista palautetta sekä hyviä ajankäytön vihjeitäsi ja kokemuksiasi, esim. liittyen viikkosuunnitteluun, TT-tunnin käyttämiseen, infoähkyn torjuntaan ja työyhteisön yhteisen ajankäytön kehittämiseen: 17

18 Ajantaito - ajankäytön kehittämisen valmennus Järjestämme yrityksille ja muille työyhteisöille räätälöityjä, käytännönläheisiä ja hyödyllisiä valmennuksia. Ryhmävalmennusten kesto: 45 min. virikeluennoista aina koko päivän workshopiin. Kysy lisätietoja: Pyydä tarjous: mycoach@mycoach.fi Rento rullaus -ajankäytön kehittämisen henkilökohtainen valmennus Haluatko tehokasta henkilökohtaista ohjausta oman ajankäytön kehittämisestä? Ks. Lisätietoa: Kysy lisätietoja: mycoach@mycoach.fi 18

19 Ajantaito ajankäytön kehittämisen minikurssi Tilaa ilmainen ajankäytön kehittämisen -minikurssi ( itse): - suosittele sitä tarpeen mukaan ystävillesi ja kollegoillesi..;) 19