ENNAKOIVAN TYÖOTTEEN KOULUTUS 9.5.2014 Kainuun liitto Leena Jokinen Tulevaisuuden tutkimuskeskus www.ffrc.utu.fi leena.jokinen@utu.fi
Tavoitteita Ennakointityö ja sen soveltaminen organisaatiossa Ennakoinnin keskeiset käsitteet ja menetelmät (megatrendit, trendit, heikot signaalit, toiminataympäristön muutosten havainnointi ja analysointi, skenaariot sekä tulevaisuuskuvat) Määrällisen ja laadullisen aineiston tulkinta sekä kommunikointi Ennakointityön kehittäminen organisaatiossa Koulutuksen ennakointiin soveltuvat työmenetelmät ja harjoitukset
Aikataulu 09.00 Koulutuspäivän avaus, Anu Huotari 09.10 Koulutuksen tarkoitus ja tavoitteet, Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Leena Jokinen 09.20 Ennakoinnin lähestymistavat ja keskeiset käsitteet Alueelliset ja organisaatiokohtaiset ennakointijärjestelmät ja toimintamallit 11.30 Lounas 12.30 Menetelmätyöpaja Toimintaympäristön havainnointi ja analysointi sekä siihen soveltuvat menetelmä Muutosvoimat, trendit, heikot signaalit Tulevaisuustiedon tuottaminen ja erilaisten aineistojen tulkinta 14.00 Kahvi 14.15 Työpajojen purku 15.00 Yhteenveto ja arviointi 16.30 Työpaja päättyy
Sisältöjä Tulevaisuustyön ja ennakoinnin käsitteitä ja menetelmiä Tulevaisuustyökalujen soveltaminen Ennakointijärjestelmiä ja ennakointityön kokonaisuus
Ennakkotehtävän satoa: Tulevaisuustiedon käyttötarpeet Suunnittelutyö laajasti Toimintaympäristön muutosten analysointi Palvelu-, koulutus- ja osaamistarpeet Aluekehitys Päätösten valmistelu Ennakoinnin kokonaisuuden hallinta
Ennakkotehtävän satoa: Käytännön ennakointityö Maakuntaohjelma Suunnittelutyö Sekä määrällistä että laadullista ennakointia Strategiatyö Koulutuksen ennakointi Alueelliset kehitysnäkymät, barometrit
Ennakkotehtävän satoa: kehitystarpeet Menetelmien tuntemus Pitkän aikavälin ennakointi Määrällinen ja laadullinen ennakointi Vaikutusten ennakointi Toimintaympäristön muutos
Ennakoinnin lähestymistavat ja keskeiset käsitteet Alueelliset ja organisaatiokohtaiset ennakointijärjestelmät ja toimintamallit
Tiedon siirtomuoto Osaamisen kehittämisen menetelmiä 9 Tulevaisuudesta ei voi tietää Siirtämistapa/ketkä osallistuvat Yksilö Yhteisö mitään varmaa, mutta on dokumentointi koulutus lähtöhaastattelut hyödyllistä haastattelujen antaminen ajatella niin kuin tulos- kehityskeskustelu Hiljainen tieto Eksplikoitavissa oleva tieto tietäisimme toimintojen kuvaukset siitä jotain työnohjaus AAR/ sparraus työn kuvaus mallittaminen osaamisen jäsentäminen työnopastus mentorointi mestari-kisälli parityöskentely kokemusten vaihtopiiri perehdyttäminen osaamisyhteisö ongelmatilanteiden hoito yhdessä tiimityö yhdessä tekeminen työnkierto yhteiset kahvitunnit eläkkeellä olevat asiantuntijoiksi tarinoiden kertominen 7.5.2014
Kaukoviisaus Se on sitä, että asiat harkitaan etukäteen ja kuvitellaan tapaus sikseenkin elävästi, että kun se kerran tapahtuu, on reitit selvät. Tätä lajia on harvalle suotu. Jolla sitä on, pitäkööt hyvänään! Mutta tässä lajissa on kaksi pahaa vikaa; asia jää huvikseen tapahtumatta tai se sattuu eri tavalla. Joka arvaa ottaa nämäkin huomioon, sille on maailmanranta kevyt kiertää. Veikko Huovinen Havukka-ahon ajattelija (1968) 10 7.5.2014
Tulevaisuusajattelun lähtökohtia Etsitään vaihtoehtoisia tulevaisuuspolkuja ja mahdollisuuksia kasvattamalla tulevaisuustietoisuutta (skenaariot) Pyritään luomaan valmiuksia luovaan ja epälineaariseen ajatteluun (heikot signaalit) Haastetaan ennustava tai jopa ennalta määrätty näkemys tulevaisuuden kehityksestä (mallinnukset) Teoreettisina ankkureina systeemiteoria, päätöksentekoteoriat, kompleksisuusteoriat
Ennakoinnin viitekehys
13 Ennakointijärjestelmä Ennakointiprosessi Sidosryhmäyhteistyö Muutosvoimat ja menestystekijät Kommunikaatio ja vuorovaikutus Ennakointiyhteisön toiminnan ohjaus Ennakointi Tiedon tuottaminen ja järjestäminen Ennakointimenetelmät Vaikutkset ja johtopäätökset Päätöksenteko ja vaikuttaminen Toteutus Strategiat Toimintasuunnitelmat ja road map:it Työnjako ja vastuut Raportointi, seuranta ja arviointi
Valtakunnallinen ennakointi: hahmotusta koulutustarpeiden ennakoinnista Toimeksianto ja ohjeistus Vuoropuhelua tuloksesta Opetusministeriön koulutustarjonta 2012 -työryhmä E Vetovastuu Maakunnan liitto Opetushallitus Koulutustarveesitykset Laskentatulokset Laskentatulokset Työvoiman kysyntäennusteet Toimialaennusteet VATT Tilastokeskus Koulutustoimikunnat Ministeriöt Työministeriö Sisäasiainministeriö TE-keskus ELY-keskukset Työvoiman kysyntä ja tarjonta Lääninhallitus Aluetoimikunnat Koulutuksen järjestäjät ja oppilaitokset Työmarkkinajärjestöt
Alueellinen ennakointi Alueellinen ennakointiprosessi sovittaa yhteen useita toimijoita Yhteistyötä tiivistetään ja koordinoidaan kunkin organisaation roolia yhteisessä ennakointiprosessissa Päätavoitteena on, että alueella on toimiva ennakointiprosessi, jonka ylläpito ja kehittäminen on alueen toimijoiden vastuulla Usein hankeperusteinen Esimerkiksi Varsinais-Suomen ruokaketju VARRU http://www.varru.fi/
Alueellinen arvoverkoston ennakointi Ennakointitoimijoiden verkoston toiminta, kokoonpano ja roolit Avoin dynaamisesti muuttuva ja uudistuva systeemi Tulevaisuustiedon tuottaminen, keruu ja jäsentely Arviointi, palaute ja syötteet prosessin alkuun Analysointi, tulkinta, prosessointi ja johtopäätökset Strateginen suunnittelu, päätöksentoko ja viestintä
Organisaatiotasoista ennakointia: Revolutionary innovation in the history of shipbuilding Oasis of the Seas and Allure of the Seas the world s largest cruise vessels - taking a giant step into the future with bold design, daring innovation and technological advancements 7.5.2014 17
Organisaation ennakointi Rakenne Kulttuuri Tiedon käyttö Aikahorisontit Kattavuus ja ulottuvuudet Lähteet Menetelmät Suhteessa tarpeisiin, ympäristöön ja tavoitteisiin Yhdistämisen mahdollisuudet Viestinnälliset ominaisuudet Osallistujat ja verkostot Ennakointitoimijoi den ominaisuudet Sisäiset ja ulkoiset verkostot Toiminnan organisointi Toimintatavat Yhdistyminen muihin prosesseihin Näkemysten välittäminen päätöksentekoon Aloitteet Vastuut Toimintakulttuuri Halukkuus jakaa ideoita yli rajojen, kyky haastaa ja kyseenalaistaa Mukailtu Rochrbeck 2011
Ennakoinnin menetelmiä Määrälliset ja laadulliset menetelmät Toimintaympäristön analysointi
MENETELMIEN KÄYTTÖTARKOITUKSIA Kun tarvitaan määrällisiä tuloksia tai hyödyntää esim. aikasarjoja todennäköisyyslaskenta trendianalyysi regressio ekonometria Kun halutaan ymmärtää tapahtumien, trendien ja toiminnan välisiä yhteyksiä ristivaikutusanalyysi päätöspuumallit (mind map, futures wheel) erilaiset simulaatiot / mallinnus systeemidynamiikka (esim. pehmeä systeemimetodologia) Kun tarvitaan erilaista näkemyksellistä tietoa haastattelut mielipidemittaukset tulevaisuusverstaat Delfoi Kun halutaan määritellä toimintaa epävarmuuden vallitessa päätöksentekomallit riskianalyysit Kun halutaan kuvata vaihtoehtoisia uskottavia tulevaisuuksia skenaariot 21
Tulevaisuustietoa Kansallinen ennakointiverkosto, blogeja, muutosvoimia http://www.foresight.fi/ Tulevaisuusselonteko Valtioneuvoston kanslia http://www.2030.fi/ Sitra Uusi johtajuus nyt http://www.uusijohtajuus.fi/ Tulevaisuusvaliokunta esim. Suomen sata uutta mahdollisuutta: radikaalit teknologiset ratkaisut http://www.eduskunta.fi/triphome/bin/thw.cgi/trip?${appl}=erekj&${base}=erekj&${thwids}=0. 21/1381142121_144477&${TRIPPIFE}=PDF.pdf Trendejä ja muutosvoimia maailmalta esim. www.shapingtomorrow.com Sitten jotain muuta: Singularity University www. singularityu.org
EU-ennakointi The Institute for Prospective Technological Studies (IPTS) is one of the seven scientific institutes of the European Commission's Joint Research Centre (JRC). NETWATCH is the European Commission's information platform on transnational R&D programme collaboration. The current focus is on ERA- NETs, but the scope will be increased to include a broader range of initiatives. ERAWATCH provides information on European, national and regional research systems, policies, and programmes in the EU and beyond.
Toimintaympäristön muutoksen analysointi Toimintaympäristön tarkastelu on tapahtumista, trendeistä ja ilmiöiden välisistä suhteista saatavan tiedon hyödyntämistä ja käyttöä toimintaympäristössä tapahtuvien mahdollisten muutosten selville saamiseksi Organisaatiossa tarkastellaan toimintaympäristöä ulkoisten muutosvoimien ymmärtämiseksi, jotta voitaisiin paremmin kehittää tehokkaita tapoja turvata oma tuleva tilanne ja vaikuttaa muutoksen suuntaan. Toimintaympäristön muutoksen tarkastelun avulla voidaan välttää yllätyksiä, tunnistaa uhkia ja mahdollisuuksia, saavuttaa kilpailuetua ja parantaa sekä pitkän että lyhyen aikavälin strategiatyöskentelyn laatua ja tuloksia
Muutoksen tunnistaminen ja arviointi Tarkastele ympäristöäsi laajasta näkökulmasta Paikallista muutoksen lähde Arvioi sen tapahtumisen todennäköisyys Monitoroi sen kasvua Ennakoi sen leviämistä
Trendit ja muutosvoimat Megatrendit ovat kehityksen suuria aaltoja tai linjoja ja ilmiöiden tunnistettavia ja havaittavan historian omaavia yhtenäisiä kokonaisuuksia, joilla on selkeä kehityssuunta. Megatrendit muodostuvat useista samaan suuntaan kehittyvistä trendeistä -- ne ovat ikään kuin trendien kimppuja Trendi on suuntaus, virtaus, muutoksen kaava, pitkän ajanjakson kuluessa tapahtuva tarkasteltavan ilmiön yleinen kehityssuunta Muutosvoimat ovat yhteiskunnan tai sitä laajemman tason ilmiöitä ja toimivat valintojen taustalla; Ajan henkeen liittyviä asioita ja asiantiloja; liittyvät usein asenteisiin, arvoihin ja arvostuksiin ja vaikuttavat niiden muutoksiin; eivät välttämättä jatku tulevaisuudessa.
Muutostekijöitä: Seuraavat 20 vuotta Demografinen muutos Globalisaatio Resurssien tuottavuus Avaindraiverit Ympäristöteknologia Nanoteknologia Biotalous Sosiaaliset innovaatiot Terveydenhuolto Avaininnovaatiot Teollisesta tuotannosta palveluihin Yksilöllisestä toiminnasta kollektiiviseen Tuhlaamisesta tehokkuuteen Yhteiskunnalliset muutokset
Poimintoja gigatrendeistä Yhteisöllisyys ja monimuotoinen sosiaalinen perherakenne Digitaalisen viestinnän vallankumous Hyvinvointi ja onnellisuus Sulautuvat teknologiat ubiikkiteknologinen vallankumous Kaikki on älykästä
29 Game over 7.5.2014
Delfoi Kyselymenetelmä, jonka avulla saadaan esille asiantuntijoiden perusteltuja mielipiteitä tulevaisuuden mahdollisuuksista ja vaihtoehdoista Kutsutuista asiantuntijoista muodostettu paneeli arvioi jonkin määrätyn asiantilan/ ilmiön/ tapahtuman/ kehityskulun tms. Tulevaisuutta Luonteeltaan laadullista tutkimusta, mutta erityisesti tietokonepohjainen tekniikka mahdollistaa myös laajat ennustetyyppiset kyselyt (esim. edelfoi)
Heikko signaali on Uusi idea tai trendin esiaste, joka vaikuttaa toimintaympäristössä Uusi tai yllättävä signaalin vastaanottajan näkökulmasta Joskus vaikea huomata kohinan tai muiden signaaleiden keskeltä Uhka tai mahdollisuus Usein aliarvioitu ihmisten taholta jotka tietävät asiasta Omaa viiveajan, ennen kuin kypsyy ja muuttuu valtavirraksi Edustaa mahdollisuutta oppia, kasvaa ja kehittyä 7.5.2014 31
Heikot signaalit Heikko signaali on ensimmäinen ilmaus muutoksesta tai se voi olla juuri se sysäys, joka muuttaa tapahtumien kulkua ratkaisevasti erilaiseen suuntaan
Signaalin voimakkuus Heikon signaalin kehitys Yleisen tietoisuuden kynnys Signaali Vähenevien tuottojen alue Kohina aika 33 Suurimpien mahdollisuuksien ja suurimpien riskien alue 7.5.2014
34 TRENDIT JA HEIKOT SIGNAALIT Äärimmäinen skenaario X Trendi - skenaario Heikon signaalin ilmaantuminen Äärimmäinen skenaario Y Jari Kaivo-oja 7.5.2014
Villit kortit ja mustat joutsenet Yllättävästi ilmaantuvia muutostekijöitä, jotka muuttavat tapahtumisen kehityskulun äkillisesti epävarmaksi. Villin kortin tapahtumisen todennäköisyys on matala, mutta jos/kun se tapahtuu, sen vaikutukset tulevaan kehitykseen ovat huomattavat Villillä kortilla ei ole historiaa, ts. sen tapahtumista ei voida ennakoida minkäänlaisten historiallisten tai aikasarjoihin liittyvien ilmiöiden tai lainomaisuuksien avulla. Esimerkki: äkillinen geenimuunnos; maanjäristys,11.9. WTC New York Mustat joutsenet ovat jotain jonka olemassaoloa ei ole havaittu ja joka on yllättävä
Ennakointitiedon esittäminen ja tulkinta Visualisointi, kuvat, videot, graafinen esitys, verkkoviestintä, vuorovaikutus Johtopäätösten perusteet esille Läpinäkyvyys ja explisittisyys Meta-arviointi Takaisin kytkennät
Työpajan ohjeet Toimitaan n. 5 henkilön ryhmissä. Aikaa yhteensä 1,5 tuntia 1. Ideoidaan työelämään ja Kainuun kehitykseen liittyviä muutosvoimia Tehdään muutosvoimien luokittelu oheiseen muutosvoimataulukkoon fläpille tai tietokoneelle. Kaikkiin luokkiin tulisi saada vähintään 5 muutosvoimaa tai trendiä 2. Analysoikaa muutosvoimanne todennäköisyyden ja merkittävyyden perusteella Oheisen nelikentän avulla. Pyrkikää löytämään erityisesti niitä asioita jotka ovat alueellisesti epävarmoja, mutta vaikuttavat merkittävästi. Raportoikaa nämä niin sanotut kriittiset skenaariomuuttujat yhteisesti 3. Tuottakaa vielä 3 heikkoa signaalia ja raportoikaa ne yhteisesti
Muutosvoimien luokitus (P)Poliittiset Lainsäädäntö, aluepolitiikka, EU, (E) Taloudelliset Talouskasvu, markkinat, verotus, (S) Sosiaaliset (T) Teknologiset (E) Ekologiset (V)Arvot Demografiset, koulutus, verkostot, kulttuuriset, kulutus, ICT, bio- ja nanoteknologia, logistiikka, materiaalit Kestävä kehitys, ympäristön suojelu Arvomuutos, eettiset kysymykset, 7.5.2014 38
39 Muutostekijöiden analysointi Suuri merkitys Varma Epävarma Pieni merkitys
Laajat joukot ja isot datat Delfoi-tutkimukset Some vuorovaikutus ja muu kansalaisaktiivisuus: mahdollisuus kysyä, testata, osallistaa, parviäly, (Crowdsourcing) Big data: tuhansia teratavuja automaattisesti kerättyä tietoa ja mitä kaikkea tietoa yhdistämällä sekä säilömällä voi saada aikaan
41 Tulevaisuustiedon hyödyntäminen Varaudutaan vaihtoehtoisiin tulevaisuuden kehityskulkuihin Vähennetään epävarmuutta tunnistamalla uusia ja tärkeitä trendejä Valmistellaan strategisia päätöksiä Kehitetään uusia ja tulevaisuudessa merkittäviä toimintaalueita Tutkimuksiin ja kehittämiskohteiden paikallistamiseen Innovaatiojärjestelmien kehittämiseen Kehitetään tulevaisuusorientoitunutta ajattelua ja toimintaa Rakennetaan Business Intelligence pohjaa 7.5.2014
42 Tiedon hyödyntämisen haasteita Tieto jää raportteihin ja tilastoihin eikä jalostu toiminnaksi Johtopäätösten oikeellisuus ja metodiset haasteet Edelläkävijät levittävät itselleen sopivaa tulevaisuuskuvaa (trendsetters) Tieteellinen ennakointitieto vs futuristinen ajattelu Tietoa on liikaa ja sitä vaan kerätään loputtomasti 7.5.2014
Yhteenvetoa ja pohdintaa Millaista on hyödyllinen ennakointitieto? Missä systeemeissä ja prosesseissa sitä käytämme? Millaisissa tilanteissa jalostamme sitä itsellemme sopivaksi? Palautetta päivästä
Välitehtävä: ennakoinnin tietolähteet ja verkostot Mieti mitkä ovat oman työsi ja roolisi kannalta merkittäviä ennakointitiedonlähteitä Piirrä tietolähteistä verkostokartta oheisen mallin mukaisesti. Yhdistä viivalla ne tietolähteet, jotka käsittelevät samoja asioita tai ovat muuten yhteydessä toiisiinsa Palauta tehtävä kaksi viikkoa ennen seuraavaa koulutuspäivää Anu Huotarille. Aikataulutarkennukset tulevat myöhemmin
Verkostokuvaus Ennakointitiedon lähteitä: - Ihmiset, jotka tunnet - Kirjalliset ja sähköiset lähteet - Muita? Osa-alueita esim: Työmarkkinat EU Minä/ työni Yrityskehitys Aluestrategiat
46 Kiitos yhteistyöstä! Kuva: Osmo Rauhala Lisää tulevaisuustietoa http://www.ffrc.utu.fi/ leena.jokinen@utu.fi 7.5.2014