Sosiaalinen tilinpito Menetelmä sosiaalisten ja yhteiskunnallisten tulosten mittaamiseksi ja esittämiseksi Julkaisija: Suomen Kylätoiminta ry, 2005 Teoksen kirjoittajat: Håkan Björk ja Tytti Siltanen Kuvat: Tero Pajukallio, Hanna-Leena Asunta, Anne Lahikainen, Eila Moilanen ja Jyrki Näsi.
Kenelle sosiaalinen tilinpito on hyödyksi? 2 Yritysten, yhdistysten ja muidenkin organisaatioiden toiminnan vaikutukset ovat aina laajemmat kuin vain yleisesti seurattavat taloudelliset vaikutukset. Taloudellinen tilinpäätös antaa luotettavaa ja systemaattista tietoa taloudellisesta tuloksesta, mutta se ei tuo esille organisaation sosiaalista eikä yhteiskunnallista näkökulmaa. Viime vuosina on Suomessakin noussut esille entistä voimakkaampaa tarvetta osoittaa organisaatioiden sosiaalista ja yhteiskunnallista tulosta. Yritykset, yhdistykset ja muut organisaatiot haluavat pystyä näyttämään ja mittaamaan tulostaan kokonaisvaltaisesti. Tämä tarve ja sosiaalisen tilinpidon tarjoama hyöty vievät Suomessa kehitystä eteenpäin. Sosiaalisen tilinpidon avulla aatteelliset organisaatiot voivat tarkistaa, ovatko ne todella saavuttaneet sääntöjensä mukaiset tarkoitukset ja tavoitteet julkinen sektori voi esittää, millä tavoin se täyttää tehtäväänsä väestöä kohtaan sosiaalinen yritys ja muut yhteisötalouden organisaatiot voivat todistaa ja näyttää, missä määrin toiminta todella toteuttaa sosiaalisen tarkoituksensa ja miten asetetut sosiaaliset tavoitteet saavutetaan. Sosiaalinen tilinpito antaa vastauksen siihen, missä määrin yrityksen tulos vastaa sidosryhmien sille asettamia tarpeita ja odotuksia. yksityinen yritys voi näyttää, että sillä on muitakin menestyskriteereitä kuin pelkkä raha. Tällä yritys lisää samalla oikeutuksensa lisäksi myös mahdollisuuksiaan liiketaloudelliseen menestykseen. projekti voi toimeksiantajilleen kuvata tuloksiaan sekä näiden kestävyyttä tulevaisuuden kannalta. Tietoa ja vaikutteita on haettu John Pearcen kirjoittamasta ja New Economic Foundation:in julkaisemasta Social Auditing for Small Organisations -materiaalista.
Tausta 3 Suomessa kolmannen sektorin vahvistuminen, yhdistysten tehtäväkentän laajentuminen sekä myös yritysten kiinnostus kasvattaa sosiaalista vastuutaan tuo haasteita esitellä tuloksia entistä laajemmin. Taloudellisten kriteerien rinnalle kaivataan jatkuvasti myös sosiaalisia mittareita. Tämä käsikirja on kehitetty Suomen Kylätoiminta ry:n Kylätalous-EQUAL-projektissa ja siihen kuuluneessa sosiaalisen tilinpidon koulutuksessa. Tämän SoT - Sosiaalisen tilinpidon käsikirjan pohjana on ollut CB Support Swedenin ruotsinkielinen käsikirja. Se on käännetty suomeksi ja sitä on täydennetty ja kehitetty Suomessa vuonna 2004 järjestetyn koulutuksen aikana tuotetun aineiston perusteella. Asiantuntijana on käytetty yhteisöyritysten ja sosiaalisen tilinpidon kehittäjää Håkan Björkiä Ruotsista. Käsikirja on saanut lopullisen muotonsa Håkan Björkin ja Tytti Siltasen yhteistyönä, jolloin koulutuksen aikana kerättyjä kokemuksia ja esimerkkejä on sisällytetty tähän teokseen. Suomen tammikuussa 2005 Kylätoiminta ry:n Kylätalous-EQUAL-projektin yhtenä tuloksena perustettiin Suomessa Sosiaalisen vastuun ja tilinpidon kehittäjät -yhdistys. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää organisaatioiden sosiaalista vastuuta, kehittää sosiaalisen tilinpidon menetelmiä, edistää sosiaalisen tilinpidon leviämistä Suomessa ja kouluttaa, valmentaa sekä toteuttaa organisaatioiden sosiaalista tilinpitoa. on sellaisia organisaatioita varten, jotka haluavat osoittaa muut kun rahalliset tuloksensa yhtä säännöllisesti ja uskottavasti kuin rahallisensakin. Käsikirja toimii käytännön työvälineenä, kun halutaan mitata ja saattaa näkyviin arvoja, jotka eivät ilmene taloudellisesta tilinpäätöksestä. Suomalaisia sosiaalisen vastuun ja tilinpidon kehittäjiä.
Mitä on sosiaalinen tilinpito? 4 Sosiaalinen tilinpito on menetelmä sosiaalisten ja yhteiskunnallisten tuloksten mittaamiseksi, analysoimiseksi ja esittämiseksi. Menettelytapa muistuttaa taloudellista kirjanpitoa ja nämä suoritetaan rinnakkain. Kuten taloudellinenkin kirjanpito, sosiaalinen tilinpito lähtee liikkeelle budjetista. Laadulliset ja määrälliset ta- pahtumat kirjataan säännöllisesti kirjanpitoon, tilinpitomateriaali analysoidaan ja kootaan sosiaaliseksi tilinpäätökseksi, joka tarkastetaan sosiaalisen tilintarkastuksen avulla. Sosiaalinen tilinpito on käytännön työkalu tulosten oikeudenmukaiseen arviointiin organisaatioissa, joilla on muitakin tavoitteita kuin vain taloudelliset tavoitteet. Sosiaalisen tilinpidon tunnusmerkit Sosiaalisen tilinpidon tarkoitus on tuoda tarkkuutta sosiaalisten tulosten mittaamiseen. Tämä edistää vuorostaan sosiaalista vastuunottoa niin yksityisissä yrityksissä kuin yhdistyksissäkin. Kokemukset osoittavat, että alla olevat kahdeksan pääperiaatetta muodostavat sosiaalisen tilinpidon oleelliset tunnusmerkit: Järjestelmällisyys budjetti päätetään etukäteen, sitä seuraavat kirjanpito, tilinpäätös ja tilintarkastus Säännöllisyys kirjanpito on jatkuvaa ja menettely toistuu vuodesta toiseen Tasapaino laadun ja määrän välillä Läpinäkyvyys voitot ja tappiot ilmoitetaan kaunistelematta ja läpinäkyvästi Uskottavuus Kirjataan todennetut tosiasiat ja tilinpäätös tarkastetaan ulkoisessa, riippumattomassa tilintarkastuksessa. Jokaisesta seuratusta asiasta on olemassa tositemuotoinen todiste. Vertailtavuus tilinpäätöstä verrataan edellisen vuoden tilinpäätökseen ja muihin samalla toimialalla toimiviin organisaatioihin Saatavuus tilinpäätös saatetaan sidosryhmien ja muiden kiinnostuneiden saataville Oppiminen muodostaa pohjan tietoiselle, objektiiviseen tietoon pohjautuvalle kehittämiselle. Monella organisaatiolla on toimintaa, jossa sosiaaliset tavoitteet on yhtä tärkeitä kuin taloudelliset.
Miksi tehdään sosiaalista tilinpitoa? 5 Sosiaalisen tilinpidon avulla organisaatiot ottavat itse vastuun siitä, että pitävät kirjaa sosiaalisista saavutuksistaan yhtä säännöllisesti ja järjestelmällisesti kuin taloudellisistakin saavutuksista. Organisaatio haluaa osoittaa sosiaaliset voitot ja tappiot kaunistelematta ja läpinäkyvästi. Sosiaalisen tilinpidon tulee objektiivisella tavalla tehdä näkymätön näkyväksi niin, että koko tulos näkyy selkeästi ja avoimesti. SoT varmistaa sosiaalisten ja taloudellisten arvojen tasapainon. Sosiaalinen tilinpito muodostaa pohjan toiminnan kehittämiselle. Sosiaalinen tilinpito tuo myös mukanaan oppimista edellisistä vuosista. Tilinpäätös mahdollistaa sen, että sidosryhmät ja ympäröivä yhteiskunta voivat arvioida organisaatioiden tuloksia ja siten saada hyvän ja totuudenmukaisen kuvan näiden tuloksista. Sosiaalisen tilinpidon avulla johto valvoo ja arvottaa toimintansa tulosta voidakseen ohjata toimintaa yhteisesti päätettyyn suuntaan. Sosiaalinen tilinpito: antaa organisaatiolle mahdollisuuden raportoida sosiaalista tulostaan todennettujen tosiasioiden pohjalta vahvistamattomien väittämien sijasta tarjoaa sidosryhmille, sijoittajille ja toimeksiantajille lähtökohdan, jota vasten voivat arvioida, missä määrin organisaatio täyttää lupaamansa sosiaaliset ja yhteiskunnalliset tavoitteensa lisää sidostahojen kiinnostusta organisaation tarkoitukseen, tavoitteeseen, toimintatapaan, etiikkaan mahdollistaa vertailukelpoisen tiedon antamisen sidosryhmille koskien toiminnan laatua ja tuloksia verrattuina muuhun vastaavaan toimintaan tuo organisaation ainutlaatuiset arvot näkyville antaa johdolle mahdollisuuden seurata, ohjata ja kehittää toimintaa järjestelmällisesti ja tehokkaasti sekä muodostaa pohjan toiminnan laadun varmistamiselle ja kehittämiselle antaa kaikille organisaation sidosryhmille mahdollisuuden osallisuuteen sekä tarkoituksenmukaisen pohjan tulevista tavoitteista ja toimintatavoista päättämiseen. Kylien kehittämisessä tapahtuu paljon näkymätöntä, joka muuttuu näkyväksi sosiaalisen tilinpidon avulla.
SoT rakenne 6 Sosiaalinen tilinpito rakentuu vastaavalla tavalla kuin taloudellinen kirjanpito ja se koostuu seuraavista osista: Budjetti Sosiaalinen budjetti sisältää sosiaaliset tavoitteet ja näiden indikaattorit (mittarit). Kirjanpito Kirjanpito muodostuu vuoden varrella sosiaalisten tapahtumien tositteista. Tilinpäätös Tilinpäätös on kuluneen vuoden sosiaalisen kirjanpidon analyysi ja yhteenveto, ja se antaa kuvan siitä, mitä on saavutettu. Tilinpäätös viestitetään sidosryhmille. Tilintarkastus Tilintarkastaja tarkastaa tilinpidon ja tilinpäätöksen. Budjetti Kirjanpito Tilinpäätös Tilintarkastus marras-joulukuu tammikuu joulukuu tammikuu huhtikuu Strategisia käsitteitä Seuraavassa käydään läpi sosiaalisen tilinpidon keskeiset käsitteet. Sosiaalinen tilinpito Menetelmä sosiaalisten ja yhteiskunnallisten tuloksien mittaamiseksi, analysoimiseksi ja esittämiseksi. Prosessikokonaisuutta budjetoinnista ja tilinpidosta tarkastettuun tilinpäätökseen sanotaan sosiaaliseksi tilinpidoksi. Prosessi koostuu neljästä vaiheesta ja yhdestätoista askeleesta. SoT Sosiaalinen tilinpito -menetelmän lyhennys. Ruotsissa SoR on rekisteröity tavaramerkki, joka tarkoittaa juuri tässä käsikirjassa esiteltyä menetelmää. Sidosryhmät Organisaation sidosryhmiä ovat kaikki ne organisaatiot, viranomaiset, yksityiset ihmiset ja ryhmät, joita sen toiminta eri tavoin koskee. Sidosryhmä voi olla myös sisäinen. Budjetti Sosiaalinen budjetti koostuu sosiaalisten tavoitteiden lisäksi määrällisistä ja laadullisista indikaattoreista (mittareista). Tavoite Etukäteen päätetty tila, johon toiminnalla pyritään. Indikaattori (mittari) Indikaattori mittaa tavoitteen toteutumista ja osoittaa tavoitteen saavuttamista niin vahvasti, että siihen voi luottaa. Kirjanpito Vuoden varrella säännöllisesti ja suunnitelmallisesti kerättävä tieto, joka muodostaa tositeaineiston (todisteet). Tosite Kirjanpitoon viety todiste sosiaalisesta tapahtumasta. Mittausmenetelmä Tapa, jolla indikaattorin kuvaama tila mitataan. Kooste Koko kirjanpidon prosessin suunnitelma, kuvaa sitä, mitä mitataan, kuka mittaa ja milloin mittaus tapahtuu. Sosiaalinen tilinpäätös Tilinpäätös on kuluneen vuoden sosiaalisen kirjanpidon analyysi ja yhteenveto. Tilinpäätös viestitetään sidosryhmille. Tilintarkastus Ulkoinen ja riippumaton tilintarkastaja (tai tilintarkastajat) tarkastaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Vuosikertomus Kertoo organisaation toiminnan vuoden aikana, voi sisältää sekä kirjallisen toiminnan kuvauksen, taloudellisen tilinpäätöksen, ympäristötilinpäätöksen ja sosiaalisen tilinpäätöksen.
SoT prosessi 7 Sosiaalisen tilinpidon prosessi koostuu neljästä vaiheesta sekä yhdestätoista toteutusaskeleesta. Jotta sosiaalisesta tilinpidosta tulee käyttökelpoinen ja järjestelmällinen prosessi, on syytä noudattaa alla olevia kohtia askel askeleelta. SoT-prosessi on itsessäänkin merkityksellinen. Prosessi auttaa organisaatiota kehittämään, kyseenalaistamaan ja parantamaan tavoitteitaan, mittaamaan niitä sekä seuraamaan organisaation toimintaa ja tuloksia. SoT Neljä vaihetta, yksitoista askelta SoT Neljä vaihetta, yksitoista askelta Kirjaa sosiaaliset tapahtumat Laadi sosiaalinen tilinpäätös Määrittele mittausmenetelmät ja tee kooste Teetä ulkoinen tilintarkastus Määritä indikaattorit (mittarit) Julkista tulos Tunnista ja määritä sosiaaliset tavoitteet Priorisoi sidosryhmät Pohdi Suunnittele Tee sopimus 1 44 44 3 44 4 44 5 44 6 44 7 44 8 44 9 44 2 Budjetti Kirjanpito Tilinpäätös Tilintarkastus Vuosikertomus Tammi Joulu C. Toteutus 10 44 11 B. Valmistelut D. Kehittäminen A. Kiinnostusvaihe Päätös ottaa käyttöön sosiaalinen tilinpito SoT-prosessi on järjestelmällistä ja säännöllistä.
A: KIINNOSTUSVAIHE 8 Kiinnostusvaiheen tarkoituksena on herättää kiinnostus sekä kerätä tietoa sosiaalisesta tilinpidosta. Tavoitteena on saada tietoa päätöksenteon pohjaksi. Kiinnostusvaihe helpottaa päätöstä siitä otetaanko käyttöön sosiaalinen tilinpito vai ei. perehdy sosiaalisen tilinpidon teoriaan ja käytäntöihin sekä esittele ne organisaatiossasi Kiinnostusvaiheessa vastataan seuraaviin kysymyksiin: Mitä on sosiaalinen tilinpito? Mitkä ovat sen pääperiaatteet? Miksi tehdään sosiaalinen tilinpito? Mitkä ovat sen vahvuudet ja haasteet? Miten toteutetaan sosiaalinen tilinpito? Miltä näyttää toteutus askel askeleelta? Mitä vaaditaan? Mitä resursseja tarvitaan rahan, ajan ja henkilöiden suhteen? Sosiaalisen tilinpidon haasteet SoT vaatii uutta ajattelua, luovuutta ja rajaamista. Taloudellisella kirjanpidolla on pitkät perinteet, se on absoluuttista, toimii numeroiden varassa ja on helposti käytettävissä. Organisaatiolle tulee löytää merkittäviä laadullisia mittareita ja mittausmenetelmiä. Sosiaalisessa tilinpidossa nostetaan esiin sellaisia pehmeitä arvoja, jotka kiinnostavat yhteiskunnassa yhtä paljon kuin taloudelliset arvot. Organisaatio voi vapauttaa resursseja sosiaaliseen tilinpitoon niin paljon, että se voidaan laadukkaasti toteuttaa. Näytetään se, mitä pitäisi ja haluttaan näyttää. Tor Justad Skotlannista esittelemässä sosiaalista tilinpitoa Vehmaalla.
B: VALMISTELUVAIHE 9 Kun on päätetty ryhtyä sosiaaliseen tilinpitoon, työ alkaa näillä käytännön valmisteluilla: Osallisuus Jotta sosiaalinen tilinpito onnistuu hyvin, on tärkeää, että sidosryhmät otetaan alusta lähtien mukaan prosessiin. Sekä ulkopuoliset avainsidosryhmät että sisäiset sidosryhmät, kuten luottamushenkilöt, hallitus, operatiivinen johto ja henkilökunta, voivat osallistua. Tiedonkeruu Organisaatiosta kerätään olemassa olevaa tietoa ja materiaalia, kuten toimintasuunnitelmat, vuosikertomukset, esitteet, kirjoitetut visiot jne. Nämä muodostavat pohjan sosiaaliselle tilinpidolle. Päätös Organisaatio tekee päätöksen sosiaalisen tilinpidon toteuttamisesta. herätä innostusta ja sitoutumista kerää materiaalia päätös: teemmekö sosiaalisen tilinpidon kyllä/ei? Askel 1 Tee toimeksiantosopimus Organisaation tulee tilata sosiaalinen tilinpito SoT-vastaavalta. Toimeksianto kirjataan toimeksiantosopimukseen. Toimeksiannossa määritellään, kuka on vastuussa sosiaalisesta tilinpidosta (SoT-vastaava) ja kuka on toimeksiantaja (esim. hallituksen puheenjohtaja). Sopimuksessa määritellään myös realistisesti se, kuinka paljon aikaa SoT vie ja kuka/ketkä tekevät käytännön kirjanpitotyötä. Sopimus sisältää kuvauksen tehtävästä ja aikataulut, jotka ovat strategisesti tärkeitä SoT-prosessille. Sopimuksessa otetaan kantaa myös siihen, millainen tilinpäätöksen muoto on, mitä se maksaa sekä päätetään tilintarkastuksesta. Täytä toimeksiantolomake. Avainsääntö on, että sosiaalinen tilinpito vie yhtä paljon resursseja kuin taloudellinen kirjanpito. Mutta aluksi voi olla viisasta rajata, yksinkertaistaa ja priorisoida niin, että aste asteelta rakennetaan sellainen kokonaistilinpito, johon ollaan tyytyväisiä. Tarkka valmistelu luo edellytykset hyvälle, tuloksekkaalle työlle.
Toimeksiantosopimus 10 Toimeksianto (kuvaus sosiaalisen tilinpidon kohteesta) Toimeksiantaja SoT-vastaava Arvioitu aikaresurssi / kustannus Tilinpitojakso Budjetti, milloin valmis Tilinpäätös - Taittaja - Paino - Valmistumisajankohta - Kustannus Tilintarkastus - suorittaja(t) - kustannus - milloin Ensimmäinen koko Kylän yhdistyksen toimintaa kuvaava sosiaalinen tilinpito, joka rajataan neljään kyläohjelman tärkeimpään painopisteeseen (jokaiseen määritellään vähintään neljä tavoitetta ja niille indikaattorit) Hallituksen puheenjohtaja Minna Mallikas Kyläasiamies Kirsti Kirjanpitäjä 4 h / vk eli 240 h / v, sisältyy normaaleihin työtehtäviin 1.1. - 31.12.2005 5.12.2004 Taittaja Oy Painotalo Oy 30.3.2006 1000 e + oma tekstityö Teppo Tilintarkastaja 900 e kaksi tapaamista tilinpitoprosessin aikana, lopullinen tilintarkastuskertomus valmis viimeistään 28.2.2006 Kylässä 15.10.2004 Kylässä 15.10.2004 Minna Mallikas Kirsti Kirjanpitäjä
2. askel: Priorisoi sidosryhmät 11 Sosiaalinen budjetointi alkaa kartoittamalla organisaation sidosryhmät. Organisaation toiminta koskettaa aina useita tahoja ja on tärkeää, että nämä saadaan osallistumaan ja sitoutumaan sosiaaliseen tilinpitoon. Sidosryhmillä on sosiaalisessa tilinpidossa keskeinen asema ja budjetti (tavoitteet ja mittarit) tehdään vuoropuheluna sidosryhmien kanssa. Asetettavien tavoitteiden ja mittareiden tulee olla sellaiset, että sidosryhmät kokevat ne tärkeiksi ja mielekkäiksi. Tilinpäätös esitellään sidosryhmille. Sosiaalinen tilinpito tähtää vakaisiin suhteisiin sidosryhmien kanssa niin, että näissä syntyy osallisuutta ja kiinnostusta organisaation toimintaan. Avainsidosryhmien valinta on tärkeää, koska sidosryhmät vaikuttavat seurattaviin tavoitteisiin ja mittareihin. Valinta voidaan tehdä kirjaamalla kaikki sidosryhmät (bruttolista) ja määrittelemällä niistä tämän vuoden tilinpidon olennaisimmat ryhmät (nettolista). Tehkää esim. hallituksen työskentelynä bruttolista organisaation sidosryhmistä Priorisoikaa avainryhmät nettolistaksi Sidosryhmät Bruttolista Listaa tähän kaikki organisaatiot, viranomaiset, yhdistykset tai henkilöryhmät, joita toiminta tavalla tai toisella koskettaa Kunta Kyläyhdistyksen hallitus Martat Grilli Pankki TE-keskus Kyläläiset Yrittäjäyhdistys Nuoret Lapset Vanhukset Koulu Seurakunta Kyläyhdistyksen henkilökunta Maa- ja metsätalousministeriö Maa- ja kotitalousnaiset Raha-automaattiyhdistys Avainsidosryhmät (nettolista) Priorisoi avainsidosryhmät heidän suhteellinen merkityksensä mukaan tilivuoden sosiaalisen tilinpidon kannalta (tärkeimmät, ei liian monta!) Kyläläiset Kunta Yrittäjäyhdistys Sidosryhmien sitoutuminen on tilinpidon edellytys.
C. TOTEUTUSVAIHE 12 3. askel: Tunnista ja määritä sosiaaliset tavoitteet Budjetin laadinta (tavoitteiden ja mittareiden priorisointi ja määrittely) alkaa tunnistamalla jo aikaisemmin kirjatut ja päätetyt tavoitteet ja visiot. Näitä löytyy organisaation olemassa olevista materiaaleista, kuten toimintasuunnitelmista, strategioista, esitteistä, projektisuunnitelmista, ohjelmista, muistiinpanoista, tulevaisuusverstaiden muistioista jne. Listataan tulevaa toimintavuotta koskevat tavoitteet. Laadullisten ja määrällisten tavoitteiden tasapainoon tulee kiinnittää huomiota. Tavoitteet priorisoidaan sidosryhmien ja hallituksen vuoropuheluna, SoT-vastaavan ohjauksessa. Tavoite ei ole tekemistä, vaan se on tavoiteltava olotila. Tavoite ilmaisee, mihin tilanteeseen pyritään ja halutaan päästä. Esimerkiksi kylätalon valmistuminen toukokuun loppuun mennessä voi olla tavoite, mutta sillä on myös suurempi tavoite (esim. kylän asuttuna säilyminen). Suuremmat tavoitteet saadaan selville kysymällä MIKSI tämä on tärkeää. Organisaation tulee itse valita, millaiseksi ja mille tasolle se haluaa omat tavoitteensa asettaa.hyvällä tavoitteella on vetovoimaa, sitä kohti halutaan ponnistella ja sen saavuttaminen tuottaa suurta tyydytystä. Sosiaalisessa tilinpidossa on tärkeää oppia ajattelemaan ja kirjoittamaan omat haaveensa tavoitemuodossa. Tavoitteen voi kuvata laadullisesti, esimerkiksi turvallinen ja kehittävä työpaikka tai määrällisesti (työtilaisuuksien määrä, työntekijöiden määrä). Tavoitteen ei tarvitse olla lausuttu mitattavassa muodossa, koska se voidaan konkretisoida sosiaalisessa tilinpidossa mitattavaksi indikaattoreiden avulla. Tulos esitetään aina indikaattoreiden kautta. Usein organisaatioilla on monia tavoitteita ja ne kaikki haluttaisiin saavuttaa. Sosiaalisen tilinpidon prosessissa kannattaa kuitenkin keskittyä avaintavoitteisiin, koska usein kaikkia ei pysty ainakaan samana vuonna toteuttamaan eikä seuraamaan. Tämän vuoksi hyvä tapa toimia on ensin tehdä bruttolista ja valita vuoden avaintavoitteet nettolistalle. Tavoitteiden tulee kattaa kokonaisuus. Valituiksi avaintavoitteiksi tulee löytää sekä määrällisiä että laadullisia tavoitteita. Avaintavoitteita seurataan kyseisen vuoden tilinpidossa. Bruttolistan voi kerätä myös suureksi osaksi organisaation materiaaleista, kuten toiminta- ja projektisuunnitelmista. Näissä on usein mainittu lukuisia tavoitteita, jotka joskus saattavat kaivatakin konkretisointia käytäntöön - mitä nämä tarkoittavat käytännössä ja kuinka niitä mitataan? Tavoitteiden määrittely on prosessin tärkeimpiä vaiheita. Organisaation tulee itse tietää, mitä asioita se haluaa erityisesti tänä vuonna seurata. On olemassa erilaisia osallistavia ja sitouttavia menetelmiä, joiden avulla saadaan esille tärkeimmät tavoitteet (esim. OPERA). Tavoitteiden valintaan kannattaa osallistaa myös organisaation sidosryhmät, jotta ne ovat mukana kuvaamassa tavoitetilaansa siitä, mitä organisaation tulisi saada aikaiseksi vuoden aikana. Ei ole järkevää tehdä tavoitteiden valintaa yksin - tämä on osallistamisen ja organisaation sitoutumisen vuoksi erittäin tärkeää tehdä vuorovaikutuksessa ihmisten kesken! Tehkää näin: Tee bruttolista organisaation tavoitteista Priorisoikaa avaintavoitteet nettolistaksi Kirjanpitäjät työssään.
Tavoitteet Organisaation sosiaaliset tavoitteet 13 Etsi tavoitteita toimintasuunnitelmista ja toimintatapaa kuvaavista asiakirjoista ja muista organisaation ajankohtaisista haasteista. Tavoitteiden kytkemisestä organisaation toiminnan suunnitteluun on suurta etua. Tavoitteiden tulee ilmaista odotettu tulos (toimintavuoden lopussa vallitseva tila). Niiden tulee olla selkeät ja haasteelliset (vältä aktiviteetteja!). Alla olevassa esimerkissä tavoitteet on priorisoitu Opera-menetelmällä. Bruttolista Luettele organisaation tavoitteet. Siirrä viereiselle nettolistalle ne tavoitteet, joita aiotaan mitata toimintavuoden aikana Tili no Nettolista Tavoitteet (101 00, 102 00 ), joita aiotaan mitata toimintavuoden aikana. Valitse sekä määrällisiä että laadullisia tavoitteita (tärkeimmät, ei liian monta!). Lisätä alueen kilpailukykyä (3) Lisätä yritysten määrää (6) Parantaa nuorten työnsaantimahdollisuuksia (2) Tarpeelliset hyvinvointipalvelut alueella (8) Lisätä kaupungin ja maaseudun vuorovaikutusta (8) Lisätä työpaikkojen määrää (4) 101 00 Tarpeelliset hyvinvointipalvelut alueella (8) 102 00 Maaseutu pysyy asuttuna (7) 103 00 Lisätä yritysten määrää (6) 104 00 Nuorille on toimintaa alueella (5) 105 00 Lisätä työpaikkojen määrää (4) 106 00 Lisätä kaupungin ja maaseudun vuorovaikutusta (8) Nuorille on toimintaa alueella (5) Maaseutu pysyy asuttuna (7) Yrittäjyyden edistäminen (1) Tasa-arvon lisääminen (1) Yhteistyön edistäminen (4) Arvioinnin ja seurannan parantaminen (4) Nuorille on toimintaa aluella.
4. askel: Määritä indikaattorit (mittarit) ja hyväksy budjetti 14 Budjetti sisältää tavoitteiden lisäksi onnistuneen tuloksen indikaattorit (mittarit). Jokaista tavoitetta kohden on vähintään yksi indikaattori, monesti useampia. Indikaattorit määritellään SoT-vastaavan ja hallituksen vuoropuheluna. Indikaattori mittaa tavoitteen toteutumista ja osoittaa tavoitteen saavuttamista niin vahvasti, että siihen voi luottaa. Keskeistä sosiaalisessa tilinpidossa on, että ymmärtää, miten indikaattoreita käytetään ja tuottaa luovalla prosessilla järkeviä ja kattavia indikaattoreita. Hyvän sosiaalisen tilinpidon kannalta on tärkeää löytää tavoitteille oikeat mittarit. Sosiaaliseen budjettiin sisältyy usein sekä määrällisiä että laadullisia arvoja mittaavia indikaattoreita. Indikaattorit tulee johtaa tavoitteesta. Jotkut tavoitteet ovat niin vaikeasti mitattavia (esim. useat laadulliset tavoitteet), ettei muutama indikaattori riitä vielä mittaamaan niitä. Useammalla indikaattorilla kyetään osoittamaan tavoitteen saavuttamista niin vahvasti, että niihin yhdessä voi luottaa. Kuinka monta indikaattoria itse tarvitsisit, jotta tavoite kaupungin ja maaseudun vuorovaikutus toteutuisi? Älä kuitenkaan valitse vain helppoja indikaattoreita, sillä sosiaalisen tilinpidon tarkoitushan on juuri tuoda näkymätön näkyväksi! Indikaattorin pitää olla aina mitattavissa ja siihen täytyy aina löytää mittausväline. Indikaattoreiden tulee olla ilmaistu tavoitemuotoisina ja niin hyvin muotoiltuina, ettei tule pienintäkään epäilystä siitä, milloin ne täyttyvät. Mittareissa kannattaa olla mukana myös haastetta. Haasteellisuuden tason tulkinta tarvitsee keskustelua organisaatiossa (esimerkiksi onko kyläyhdistyksen järjestämän iltatilaisuuden tunnelmatavoitteeksi osallistujien arvioinnilla asteikolla 0-100 sopiva tulos 80 vai asetetaanko tavoitteeksi jopa 100?). On järkevää myös tässä vaiheessa tutkia, mitä päivittäiskäytössä jo olevaa faktaa, tilastoa ja seurantaa voidaan käyttää hyödyksi tilinpidossa. Budjetista (tavoitteet/mittarit) tekee päätöksen organisaation hallitus. Sen jälkeen otetaan prosessiin mukaan tilintarkastaja. Budjetista voidaan neuvotella myös sidosryhmien kanssa, tässä yhteydessä heille saadaan myös luontevasti tiedotettua heidän roolistaan tiedonkeruun kohteena. Sidosryhmiltä voi myös saada hyviä kehittämisehdotuksia ja ajatuksia sopiviksi mittareiksi. Tee tarvittavat indikaattorit jokaiselle tavoitteelle Hyväksy budjetti ainakin organisaation hallituksessa Maaseutu pysyy elävänä.
Tavoitteiden indikaattorit eli mittarit 15 Jokaista tavoitetta kohti on oltava yksi tai useampi mitattavissa oleva indikaattori Tili no Tavoitteet Tili no Indikaattorit (mittarit) Jokaista tiliä (101 00, 102 00, 103 00 ) kohti on yksi tai useampi mittari (101 01, 101 02, 101 03 ) 101 00 Yritysten määrä lisääntyy, erityisesti naisten ja nuorten 101 01 On perustettu yhteensä 28 kaupparekisteriin kirjattua uutta yritystä perustamat yritykset 101 02 Alle 30-vuotiaiden perustamia kaupparekisteriin kirjattua uusia yrityksiä syntyy kuusi 101 03 Naisten perustamia kaupparekisteriin kirjattua uusia yrityksiä syntyy viisi 102 00 Kylän toimintatarmo pysyy korkeana 102 01 Kylän talkoissa on uusia talkoolaisia kaksi 102 02 Kukaan vanhoista talkoisiin osallistujista ei jätä osallistumatta kylän talkoisiin 102 03 Talkootuntien määrä pysyy samana 102 04 Kylässä toimii kolme toimintapiiriä viikottain 102 05 Kävijöitä on joka toimintapiirissä kymmenen joka kerta 102 06 Tunnelma toimintapiirissä on 8 osallistujille tehtävän kyselyn mukaan, asteikolla 4-10 103 00 Hyvinvoiva henkilöstö 103 01 Työsuhteiden määrä (päätoimiset, tilapäiset) 20 yhteensä, 15 pää- toimista ja 5 tilapäistä/lyhytaikaista 103 02 Henkilöstön vaihtuvuus % alle 2% 103 03 Sairauspoissaolot alle 2% kokonaistyöajasta 103 04 Henkilöstökoulutukseen käytetyt varat 20000 e 103 05 Henkilöstökoulutukseen käytetyt varat henkilöä kohti 1000 e 103 06 Työkykyä ylläpitävään toimintaan käytetyt varat 1500 e 103 07 Työtyytyväisyys 3,7 asteikolla 1-5
5. askel: Määrittele mittausmenetelmät ja tee kooste 16 Jokaiselle indikaattorille on löydettävä hyvä mittausmenetelmä, jolla tulosta mitataan. Tavoitteet, niiden indikaattorit ja valitut mittausmenetelmät kirjataan koosteeseen. Siihen merkitään myös, kuka vastaa mittauksesta sekä milloin (päivämäärät) ja kenelle siitä raportoidaan. Koosteessa on määritelty koko sosiaalisen kirjanpidon suunnitelma. Jokaisen organisaation tulee käyttää luovuuttaan itselleen sopivien mittausmenetelmien löytämisessä. Niitä voi kehittää itse, selvittää muilta sosiaalista tilinpitoa tehneiltä kokemuksia tai soveltaa jo käytössä olevia menetelmiä. Usein organisaation arki tarjoaa myös tietoa, joka on hyödynnettävissä tilinpidossa ja joka kattaa osan budjetin mittareista. Menetelmiä on monenlaisia, joista tässä on esitelty joitain. Erilaisten mittausmenetelmien löytäminen, hyödyntäminen ja kehittäminen korottaa sosiaalisen tilinpidon laatua huomattavasti. Mittausmenetelmiä voi ryhmitellä esimerkiksi seuraavasti: tavalliset arviointi- ja seurantamenetelmät (kuten kyselyt, haastattelut, tapaustutkimukset, havainnointi, tilastotieto) valmiita, luovia, kehitettyjä ja testattuja menetelmiä kuten SYTA, 360 -arviointi, SF36 organisaation itse kehittämät menetelmät Mittausvälineitä ja arviointimenetelmiä ovat mm. leikekirja tunnelmamittari 360 -arviointi ulkopuolisten organisaatioiden (tutkijat, ylioppilaat) tekemät tutkimukset, selvitykset, lopputyöt, väitöskirjat jne puhelinhaastattelu kuvia, filmiä, videota (voidaan arvioida esim. laatua tapahtuman tunnelma) = todistusaineisto siitä, että joku asia on toteutettu tapaustutkimus (esite voi olla tapaustutkimuksen tulos) kehityspolku (kehityspolun kuvaaminen ja oma valinta kuvauksista) tarkkailu (esim. harjoittelija tarkkailee kaksi viikkoa yhteishenkeä), josta raportti -> raportin lopputulos on mittari projektien loppuraportit joskus myös taloudellinen kirjanpito Miettikää yhdessä, missä yhteyksissä mittaukset tehdään ja kuka siitä vastaa. Kannattaa miettiä esimerkiksi seuraavia yhteyksiä, joissa tietoa voi kerätä melko vaivattomasti: ilmoittautumislomakkeet arpajaislipukkeet otannat tilastotiedoista puhelinhaastattelut sähköpostikyselyt loppuraportoinnin yhteydessä ovensuukyselyt Kooste-lomake on oltava täysin täytetty ennen kuin kirjanpito aloitetaan. Tässä yhteydessä voi aloittaa jo myös kysely- ja haastattelulomakkeiden ja muiden tiedonkeruumenetelmien käytännön suunnittelun, jotta itse kirjanpito helpottuu. Mieti myös valmiiksi, millaista kuvallista aineistoa tilinpäätökseen ja vuosikertomukseen voitaisiin sisällyttää ja suunnittele niidenkin ottaminen etukäteen. Päätä, millä menetelmällä kukin mittari mitataan Kirjaa menetelmät, vastuuhenkilöt ja ajankohdat koosteeseen Ilman sosiaalista tilinpäätöstä K-Extran hyöty ei tule näkyviin.
SoT-kooste 17 Mitä mitataan, miten, milloin, kuka mittaa? Kooste toimii kirjanpitosuunnitelmana. Täytä tavoitteet ja mittarit SoT-budjetin mukaisesti. Valitse jokaiselle mittarille (indikaattorille) hyvä mittaustapa ja -väline. Tili no Tavoitteet ja mittarit Mittausväline Kuka? Milloin? Kenelle? 100 00 HALLITUKSEN TYÖ 101 00 Aktiivinen osallistuminen 101 01 Hallituksen jäsenet kokouksissa 70%:sesti Tilastotieto (pöytäkirjat) Kyläasiamies 15.6 ja 15.12 SoT-vastaava 101 02 Jokainen hallituksen jäsen osallistuu Tilastotieto Kyläasiamies 15.6 ja 15.12 SoT-vastaava tapahtumajärjestelyihin kerran vuodessa 102 00 Hyvä ilmapiiri hallitustyössä 102 01 Hallituksen jäsenten oma arvionti ilmapiiristä Sähköpostikysely Kyläasiamies 15.6 ja 15.12 SoT-vastaava keskimäärin 4,5, ei kukaan alle 3 (1-6 asteikolla) 200 00 INVESTOINTIEN VAIKUTUKSET 201 00 Investointi on tuonut lisäarvoa kylään 201 01 Lisäarvoa mitataan asteikolla 0-5. Kyläläisten Kysely Kyläasiamies 15.6 ja 15.12 SoT-vastaava itsearviointi lisäarvon merkittävyydestä on ollut keskimäärin kolme. 202 00 Investoinnit on luonut 10 työpaikkaa 202 01 10 työsopimusta Raportti/tilastotieto Projektisihteeri Jatkuvasti SoT-vastaava 202 02 10 henkilön palkkalaskelmat Taloudellinen kirjanpito Projektisihteeri Jatkuvasti SoT-vastaava 202 03 Uusista työntekijöistä 4 on naisia Raportti/tilastotieto ja taloudellinen kirjanpito Projektisihteeri Jatkuvasti SoT-vastaava 202 04 Uusista työntekijöistä 4 on nuoria (alle 30 vuotta) Raportti/tilastotieto ja taloudellinen kirjanpito Projektisihteeri Jatkuvasti SoT-vastaava 203 00 Investoinnit ovat luoneet 5 uutta yritystä 203 01 On perustettu yhteensä 5 kaupparekisteriin Tilastotieto Kyläasiamies 15.6 ja 15.12 SoT-vastaava kirjattua uutta yritystä 203 02 3 esimerkkiä uudesta yrityksestä Kuvaus Kyläasiamies 15.6 ja 15.12 SoT-vastaava
6. askel: Kirjaa sosiaaliset tapahtumat 18 Kun budjetti tavoitteineen ja mittareineen on vahvistettu ja mittausmenetelmät valittu eli kooste on viimeistelty, alkaa sosiaalisen kirjanpito. Kirjanpito tapahtuu säännöllisesti toimintavuoden kuluessa: se on jatkuvaa kirjanpitoa, johon kuuluu valitut mittausmenetelmät, esimerkiksi kyselyt, case-tutkimukset, haastattelut jne. Jokaiselle indikaattorille löytyy kirjanpidosta oma tosite, joka on kirjanpitoon viety todiste sosiaalisesta tapahtumasta. Tositteet kerätään kansioon, joka muodostaa tilintarkastajalle toimitettavan materiaalin. Kansion tositteista tilintarkastaja pystyy tarkistamaan tilinpäätöksen oikeellisuuden. Kansiota täytetään säännöllisesti ja suunnitelman mukaisesti vuoden aikana. Kansion tulee pystyä osoittamaan kaikki tilinpäätökseen kirjatut asiat todeksi. Huolehdi kirjanpidon aikana siitä, että valitut sidosryhmät ovat tietoisia heihin kohdistuvista mittauksista ja tiedon keräämisestä. Esimerkiksi haastattelutekniikkaa käytettäessä on hyvä tiedottaa kohderyhmälle haastatteluista ja varata niille ajat etukäteen. Muista ottaa myös valokuvia, sillä kuva esimerkiksi aktiivisuudesta tukee hienosti muuta aineistoa! Yleensä organisaatio tekee taloudellisen budjetin samaan aikaan sosiaalisen kirjanpidon toteuttamisen kanssa. Tässä vaiheessa on hyvä laatia myös sosiaalinen budjetti seuraavalle vuodelle. toteuta kooste kerää tositteet kansioon seuraa jatkuvasti, että kirjanpidon suunnitelmaa toteutetaan bokföring Kunnan tonttien raivaustalkoot Urajärvellä.
7. askel: Laadi sosiaalinen tilinpäätös 19 Tilinpito analysoidaan ja tiedot kootaan sosiaaliseksi tilinpäätökseksi. Tilinpäätös osoittaa ja todistaa organisaation sosiaaliset saavutukset vuoden ja vähitellen vuosien aikana. Tilinpäätöksen avulla näytetään ja todistetaan kokonaiskuva tavoitellusta sosiaalisesta tuloksesta organisaation sidosryhmille. Tilinpäätöksen on oltava organisaation sidostahojen ymmärrettävissä. Tilinpäätöksen tulee antaa kaunistelematon ja läpinäkyvä kuva sosiaalisesta tuloksesta. Sen tulee tuoda voitot näkyviin, mutta myös osoittaa rehellisesti sosiaaliset miinuskirjaukset. kokoa tositteiden tieto tilinpäätökseksi Hyvän tilinpäätöksen tuntomerkit tuo esille oleellisia tuloksia (asioita) suhteessa odotuksiin antaa eväät seuraavaan budjettiin (parantaa indikaattoreita ja korjaa odotuksia) luettava (tavallista kieltä) informatiivinen - sisältää tietoa totuudenmukainen herättää keskustelua ei tulkinnan mahdollisuuksia helposti saatavissa kiinnostava ulkoasu, sen jaksaa lukea ja lukeminen on mielenkiintoista kiinnostava tiivistelmä takakannessa, herättää mielenkiintoa herättää huomiota ja kiinnostusta seuraavan vuoden tilinpäätös kiinnostaa Tilinpäätöksen johdannossa voi kertoa, miten tilinpidon prosessi toteutettiin. Samoin voi kertoa, miten tulevaisuudessa seurataan tässä tilinpäätöksessä mainittuja tavoitteita tai indikaattoreita. Tilinpäätöksessä on myös hyvä kuvata koko organisaation toiminta ja jos tilinpitoon on valittu vain osa kokonaisuudesta, on tärkeää kuvata tämän osan rooli ja merkitys koko organisaatiossa. Lukija pystyy näin asettamaan tilinpäätöksen tulokset oikeisiin mittasuhteisiin organisaation kokonaisuudessa. Tilinpäätöksen laatimisessa kannattaa myös miettiä esitettyjen tulosten painotusta suhteessa toisiinsa. Mitkä tulokset ovat meille tärkeimpiä tuoda esille? Mitä asioita halutaan erityisesti korostaa? Kun tuloksien kohdalla kysytään ketä tämä tieto kiinnostaa, pitäisi vastaukseksi tulla samat sidosryhmät, mitkä on valittu sosiaalisen tilinpidon avainsidosryhmiksi. Tilinpäätökseen kannattaa liittää esimerkiksi kuvia ja grafiikkaa tekstin lisäksi. Otsikko on hyvä myös miettiä huolella. Näkyvät ja näkymättömät tulokset esitetään sosiaalisessa tilinpäätöksessä.
8. askel: Teetä ulkoinen tilintarkastus ja julkista tilinpäätös 20 Tilintarkastaja tutkii ja tarkistaa sosiaalisen tilinpidon ja tilinpäätöksen sekä varmistaa esitetyn tiedon ja sen tulkinnat. Ulkoinen tilintarkastus lisää ilmoitetun tuloksen uskottavuutta. Tilintarkastuksella on yhtä tärkeä rooli sosiaalisessa tilinpidossa kuin taloudellisessakin. Riippumaton ulkoinen tilintarkastaja tarkastaa tilinpidon ja tilinpäätöksen sekä muotoilee tilintarkastusraportin. Tositteiden avulla tilintarkastajat voivat tarkistaa ilmoitetun tuloksen ja siten lisätä sosiaalisen tilinpidon todistusarvoa. Tilintarkastus voidaan suorittaa monella eri tavalla. Tehtävään voidaan nimetä joko tehtävästä yksin suoriutuva tilintarkastaja tai sidostahojen edustajista, arvioinnin asiantuntijoista sekä muista sosiaalisen tilinpidon osaajista koostuva tilintarkastustiimi, joka tarkastaa tilinpäätöksen ja muotoilee raportin. Tilintarkastus voidaan toteuttaa tilintarkastusseminaarissa, johon voidaan yhdistää myös tulosten julkistaminen sidosryhmille. Kun SoT-vastaavat esittelevät tuloksen ja tilintarkastajat esittelevät tilintarkastuskertomuksensa sidosryhmille, sidosryhmien edustajat saavat kysellä tilinpidosta ja kertoa mielipiteensä. Tämä luo osallisuutta ja sitoutumista, josta on jatkossa hyötyä organisaatiolle. Seminaari sitouttaa osallistujat seuraamaan myös seuraavan vuoden budjettia ja tuloksia. Tilinpäätös palvelee yrityksen arvioinnin työkaluna ja ohjaa sitä yhteisesti päätettyyn suuntaan. Sosiaalinen tilinpäätös viestitetään organisaation sidosryhmille ja muille asiasta kiinnostuneille. Panostamalla luettavuuteen ja selkeään, kiinnostusta herättävään ulkoasuun lisätään mahdollisuuksia siihen, että tieto yrityksen tuloksesta leviää ja tulee julki. Huomioi myös tiedotusvälineet tilinpäätöksen julkistamisessa. Voit kutsua esimerkiksi tiedotusvälineet mahdollisesti pidettävään tilintarkastusseminaariin ja toimittaa niille muutenkin materiaalia. toimita tositemappi ja tilinpäätös tilintarkastajalle hae materiaali ja tilintarkastuskertomus tilintarkastajalta muokkaa materiaalista ja tilintarkastuskertomuksesta kiinnostava ja luettava kokonaisuus tee julkistamissuunnitelma ja julkista tilinpäätös 9. askel: Julkista vuosikertomus Sosiaalinen tilinpäätös voidaan viestittää ja julkistaa yhdessä organisaation vuosikertomuksen kanssa. Ihannetilanne on se, että organisaatio kuvaa samassa vuosikertomuksessa kokonaisuutensa eli sen sosiaaliset, ympäristölliset ja taloudelliset vaikutukset. mikäli mahdollista, yhdistä vuosikertomukseen sosiaalinen ja taloudellinen tilinpäätös sekä ympäristötilinpäätös