Raportti 1 (10) Työ- ja elinkeinoministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti 1.0
Raportti 2 (10) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.1 12.1.2015 Teija Uusitalo Luonnos 0.2 13.1.2015 Teija Uusitalo TEMin pp:n kommentit huomioitu 0.9 14.1.2015 Teija Uusitalo Valtorin kommentit huomioitu 1.0 21.1.2015 Teija Uusitalo Loppuraportti hyväksytty ohjausryhmässä Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat... 3 2 Tavoite ja sen toteutuminen... 3 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen... 4 3.1 Aikataulu... 4 3.2 Työmäärä... 5 3.3 Kustannukset... 5 4 Projektihallinnon kuvaus... 6 4.1 Ohjausryhmä... 6 4.2 Projektiryhmä... 6 4.3 Asiantuntijaryhmät... 7 5 Laadunvarmistus... 8 6 Riskienhallinta... 8 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet... 9 7.1 Projektikyselyn tulokset... 9 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi... 9 8 Projektin päättäminen ja arkistointi... 10
Raportti 3 (10) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti 16.5.2012 valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on 7.5.2012 31.12.2014. Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin 20.2.2014. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi 1.3.2014. ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin 1.3.2014. Tämä loppuraportti kuvaa työ- ja elinkeinoministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin 18.3.2014. Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Työ- ja elinkeinoministeriön toimialariippumattomien ict-tehtävien siirto Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että Työ- ja elinkeinoministeriön ict-palveluiden ja - tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti Työ- ja elinkeinoministeriön varsinaisen TORi-tehtävien siirron alkuperäisen aikataulun mukaan 1.9.2014. Rakennerahaston kokonaisuuteen liittyvien TORI-tehtävien siirto tapahtui vasta 1.1.2015, koska rakennerahaston henkilöillä ei ollut mahdollisuutta osallistua siirtoprojektiin kevään 2014 aikana uuden ohjelmakauden alkamisen vuoksi. Uusi projektisuunnitelma ja aikataulu hyväksyttiin ohjausryhmässä 22.5.2014. Projektissa ennen vastuunvaihtoa tehty asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli 3,4 pistettä asteikolla 5 (=kiitettävä) 1 (=huono). Projektin jälkeen seurataan asiakastyytyväisyyttä uusimalla as is -vaiheen lopussa kysely.
Raportti 4 (10) 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe/ Perus-TEM 2. Kartoitusvaihe/ Perus-TEM 3. Määrittelyvaihe/ Perus-TEM 4. Siirtovaihe/ Perus-TEM 5. Ylimenovaihe/ Perus-TEM 2/2014 Alustava projektisuunnitelma 5/.2014 Siirtosopimus Siirtosopimuksen muutospöytäkirja 6/2014 Palvelusopimus ja siirtolupa 4/2014 Siirrettävät kohteet Palvelusopimuksen muutospöytäkirja 10/2014 Projektin hyväksymiskriteerit perus-temin osalta 5.2.2014 15.4.2014 22.5.2014 30.6.2014 2.10.2014 30.6.2014 2.10.2014 31.10.2014 Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 6. Kartoitusvaihe/ Rakennerahasto 10/2014 Siirrettävät kohteet 2.10.2014 7. Määrittelyvaihe/ Rakennerahasto 11/2014 Siirtosopimus 20.11.2014 8. Siirtovaihe/ Rakennerahasto 12/2014 Palvelusopimus ja siirtolupa 20.11.2014
Raportti 5 (10) 9. Ylimenovaihe/ Rakennerahasto 2/2015 Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit 20.1.2015 3.2 Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä työmäärä Asiakas 71,9 120 TORI / Valtori 45,9 103 Yhteensä 116,8 223 3.3 Kustannukset Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannus (385 / htp) TORIn / Valtorin henkilötyökustannus (747 / htp) Suunnitellut kustannukset Toteutuneet kustannukset 27 714 46 200 34 255 76 941 Matkustuskustannukset - Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut - - - Yhteensä 61 969 123 141
Raportti 6 (10) 4 Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Markku Wallin, TEM. Ohjausryhmän jäsenet olivat Mikko Salmenoja, TEM Kari Rintanen, TEM Keijo Hämäläinen, TEM, 2.10.2014 alkaen Heikki Heikkilä, AHTi Ari Wäck, TEM, henkilöstön edustaja Timo Saastamoinen, VM, hankepäällikkö, varajäsen Tuomo Pigg Kari Pessi, Valtori Marjut Siintola, Valtori Mari Fallström, Valtori, projektipäällikkö 11.3.2014 saakka Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö 12.3.2014 alkaen 4.2 Projektiryhmä Ohjausryhmä kokoontui 9 kertaa: 5.2.2014, 11.3.2014, 15.4.2014, 22.5.2014, 30.6.2014, 15.8.2014, 2.10.2014, 20.11.2014 ja 20.1.2015. Projektiryhmän puheenjohtajana toimi TORIn / Valtorin nimeämä projektipäällikkö Mari Fallström 11.3.2014 saakka ja Teija Uusitalo 12.3.2014 alkaen. Projektiryhmän jäsenet olivat Henni-Liisa Stam, TEM, viestintä Taina Vähimaa, TEM Mika Sormunen, Valtori, asiakkuudenhallinta Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä Rakennerahaston projektiryhmän jäsenet olivat Henni-Liisa Stam, TEM, viestintä Taina Vähimaa, TEM Mika Sormunen, Valtori, asiakkuudenhallinta Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä Osmo Nykänen, TEM, rakennerahasto
Raportti 7 (10) 4.3 Asiantuntijaryhmät Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän jäsenet olivat Ari Wäck, TEM, henkilöstön edustaja Tuula Pyykönen, TEM Tarja Malve, Valtori, henkilöstöryhmän vetäjä Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö Palveluryhmä/ ministeriön perustietotekniikka Palveluryhmän jäsenet olivat Jukka Yli-Koivisto, Valtori, palveluryhmän vetäjä 11.3.2014 saakka Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä 12.3.2014 alkaen Jarmo Iiskola, TEM Mari Fallström, Valtori, projektipäällikkö 11.3.2014 saakka Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö 12.3.2014 alkaen Palveluryhmä/ ministeriön käyttöpalvelut Palveluryhmän jäsenet olivat Anne Sandberg, Valtori, palveluryhmän vetäjä Jarmo Iiskola, TEM Veli-Pekka Heinonen, TEM Arto Nykänen, AHTi Mika Koskinen, ELY-keskuksen tietohallinto Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö Asiakashallintaryhmä Asiakashallintaryhmän jäsenet olivat Mika Sormunen, Valtori, asiakashallintaryhmän vetäjä Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö Jukka Rautanen, Valtori
Raportti 8 (10) 5 Laadunvarmistus 6 Riskienhallinta Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä Toteutuminen: - Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty - Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti - Ohjausryhmä on hyväksynyt projektisuunnitelman, DDkartoitukset, siirtosopimukset ja siihen liittyvät muutospöytäkirjat, palvelusopimuksen ja siihen liittyvät muutospöytäkirjat sekä loppuraportin - Projekti on suorittanut projektisuunnitelman mukaiset tehtävät - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskukselle - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti Projektin alussa top 5 -riskit olivat 1) Siirtoprojektin resursointi epäonnistuu 2) Osapuolten päätökset viivästyvät 3) Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen 4) Henkilöstösiirtoihin liittyvät haasteet 5) Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä Riskien todennäköisyys ja vakavuus arvioitiin asteikolla 1-5. Riski 1. Siirtoprojektin resursointi epäonnistuu Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2 Ohjausryhmä 15.8.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2 Riski 2. Osapuolten päätökset viivästyvät Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2 Ohjausryhmä 15.8.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2 Riski 3. Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2 Ohjausryhmä 15.8.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2
Raportti 9 (10) Riski 4. Henkilöstösiirtoihin liittyvät haasteet Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 3 Ohjausryhmä 22.5.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 3 Riski 5. Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 3 Ohjausryhmä 22.5.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 3 Riski 6. Siirtoprojektin aikataulu ei pidä Ohjausryhmä 11.3.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2 Ohjausryhmä 15.4.2014: Todennäköisyys 5, vakavuus 2 Ohjausryhmä 22.5.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2 Ohjausryhmä 30.6.2014: Todennäköisyys 3, vakavuus 2 Ohjausryhmä 2.10.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 2 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset Syyskuussa perus-temin siirron jälkeen tehtiin projektityytyväisyyskysely, joka lähetettiin kaikille projektin jäsenille. Kyselyssä saatiin seuraavat lopputulokset asteikolla 5 (erinomainen) 1 (heikko). Ohjausryhmän työskentely, arvosana 3,56 Projektiryhmän työskentely, arvosana 3,78 Palveluryhmän työskentely, arvosana 4 Asiakashallintaryhmän työskentely, arvosana 4 Henkilöstöryhmän työskentely, arvosana 3 TORI-projektipäällikön työskentely, arvosana 4,08 Projektin läpivienti, arvosana 3,94 Projektin lopputulokset, arvosana 3,42 Projektin onnistuminen kokonaisuutena, arvosana 3,67 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi DD-taulukon koettiin olevan raskas täytettävä ja ylläpidettävä kaikkine yksityiskohtineen. Valtorin pitäisi miettiä, mitkä tiedot ovat oikeasti tarpeellisia siirron kannalta, jotta aikaa tietojen keräämiseen ei menisi kohtuuttomasti. Siirtoprojekteissa tulisi tunnistaa isot ja laajavaikutteiset asiat ja priorisoitava ne. Nyt ne hukkuvat helposti pienempien asioiden ja kaikkien yksityiskohtien sekaan. Toimintamallien läpikäynti tarkemmin olisi tärkeää. Erityisesti pitäisi käydä läpi, miten siirtyvät henkilöt hoitavat tehtäviään käytännössä, esim. lisenssien ja ohjelmistojen tilaukset. Vastuutaulukot (RACI) ovat erittäin haasteellisia täytettäviä ja niiden hyöty tuntuu kyseenalaiselta käytännön ongelmatilanteissa.
Raportti 10 (10) Laskutuksen toiminta jää avoimeksi vielä projektin aikana heti siirron jälkeen. Käytännössä laadullinen palaute ja ongelmat olisi hyvä käsitellä vasta ylimenovaiheen jälkeen. Perus-TEMin ylimenovaiheen jälkeen (vaihe päättyi lokakuun 2014 lopussa) laskutuksessa on ollut jatkuvaa korjattavaa, joskin niitä on saatu paljon vähennettyä hyvässä yhteistyössä. Projektipäälliköllä ei saisi olla montaa siirtoprojektia samanaikaisesti, ainakaan koko siirtoprojektin ajan, jotta tarvittaessa löytyy aikaa yhteisille palavereille. TEMin henkilöiden aika oli hyvin tiukalla projektin aikana, koska samaan aikaan oli meneillään muita suuria projekteja, kuten esim. VNHYN perustaminen. Projektin työ TEMin puolella hoidettiin hyvin vähillä resursseilla eivätkä kaikki projektiin nimetyt henkilöt juuri osallistuneet tekemiseen. Projektin henkilöiden sitouttamiseen olisi ollut syytä panostaa enemmän. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto on tallennettu VYVIin. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa 20.1.2015