Palosuontie 1 00660 Helsinki (09) 2340 5500 pakila.srk@evl.fi www.helsinginseurakunnat.fi/pakila Pakilan seurakuntaneuvosto kokous 6/ 2013 aika tiistaina klo 18.30 paikka Hyvän Paimenen kirkko, Paimensali, Palosuontie 1, 00660 Helsinki 96. Kokouksen avaus 97. Laillisuus ja päätösvaltaisuus 98. Työjärjestyksen hyväksyminen 99. Pöytäkirjan tarkastajat 100. Edellisen kokouksen pöytäkirja 101. Ilmoitusasiat 102. Kirkkoherran päätösluettelo 103. Toimintasuunnitelma 2014 2016 104. Taloussuunnitelma 2014 105. Sisäinen tarkistus Pakilan seurakunnassa 2014 106. D-360 asianhallintajärjestelmä 107. Lausunto Kirkko Helsingissä strategia vuoteen 2020 108. Muut asiat 109. Seuraavat kokoukset 110. Valitusosoituksen antaminen 111. Kokouksen päättäminen 112. Iltahartaus Liitteet: A. Edellisen kokouksen pöytäkirja B. Kirkkoherran päätökset C. Toimintasuunnitelma 2014 2016 luonnos A D. Taloussuunnitelma luonnos A ja palkkojen allokaatiotaulukko E. Pakilan seurakunnan lausunto Kirkko Helsingissä strategia vuoteen 2020
sivu 2 / 6 Pöytäkirja Läsnä Liisa Halme Leena Hannula Elina Heikkilä-Kopperoinen Marja Huhta Riitta Kallio-Saukkonen Leo Norja Tapio Nurminen Juhani Nyyssönen Urpo Oksanen Juhana Saarinen Marja Salonen Jorma Skyttä Heidi Vehviläinen Ari Järvinen Ulla Turunen kirkkoherra poistui hetkeksi kohdan 104 aikana varajäsen puheenjohtaja sihteeri Poissa Jessi Orpana Nina Suomalainen 96. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 97. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja totesi kokouksen päätösvaltaiseksi. 98. Työjärjestyksen hyväksyminen Seurakuntaneuvoston jäsenet ovat saaneet sähköpostiviestin seurakuntalaiselta. Päätettiin keskustella asiasta epävirallisesti kohdassa muut asiat. Seurakuntaneuvosto hyväksyi esityslistan kokouksen työjärjestykseksi. 99. Pöytäkirjan tarkastajat Seurakuntaneuvosto valitsi pöytäkirjan tarkastajiksi Marja Huhdan ja Tapio Nurmisen.
sivu 3 / 6 Liite A 100. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja on esityslistan liitteenä. Seurakuntaneuvosto merkitsi pöytäkirjan tiedoksi 101. Ilmoitusasiat 1. Välitalontie 71 kiinteistöstä on tehty suunnitelmat tilan muuttamiseksi Pakilan seurakunnan käyttötarpeita vastaavaksi. Tavoitteena oli, että muutostyöt saadaan tehtyä heinäkuussa 2013 ja toiminta voi alkaa uusissa tiloissa heti syyskauden alkaessa. Muutostyöt viivästyvät jonkin verran ja toiminta aloitetaan elokuussa Paloheinän kirkon siipirakennuksessa ja Välitalontien väliaikaisiin vuokratiloihin siirrytään mahdollisimman pian syksyllä. 2. Osoitteeseen Halkosuontie 18-20 rakennetaan uusia asuntoja. Kaupunki on aloittanut Palosuontiellä tätä varten muutostyöt, jotka kestävät tämän syksyn. Asunnot valmistuvat syksyllä 2014. Tämä hankaloittaa Hyvän Paimenen kirkon paikoitusta, sillä muutostyöt tehdään alueella, jossa ennen sijaitsi kirkon parkkipaikka. Uudesta parkkipaikasta on tehty vuosia sitten suunnitelma, joka on vielä kokonaan toteuttamatta. Parkkipaikan rakentaminen on paikoituksen järjestämisen kannalta välttämättömän kiireellinen toimenpide. Kirkkoherra tapaa kiinteistöjohtaja Heinosen ja akateemikko Leiviskän ensiviikolla. Seurakuntaneuvosto merkitsi ilmoitusasiat tiedoksi. 102. Kirkkoherran päätösluettelot Liite B Luettelo kirkkoherran päätöksistä 31-41/2013 Seurakuntaneuvosto merkitsi päätökset tiedoksi ja toteaa, että niistä ei seuraa muita toimenpiteitä. Liite C 103. Toimintasuunnitelma 2014 2016 Vuoden 2014 toiminnan painopisteiksi ovat nousseet Yhteinen dialoginen johtaminen ja jäsen 360, vapaaehtoistoiminta sekä jäsenelle parasta hanke. Toimintasuunnitelman 2014 luonnos A sisältää pääosan tiimien suunnitelmista vuoden toimintaan. Asiasta päätetään syyskuun alun seurakuntaneuvoston kokouksessa. Suunnitelma täydentyy siihen mennessä ja tässä kokouksessa käytävä keskustelu on osa toimintasuunnitelman valmistelua. Yhteinen dialoginen johtaminen on syytä kirjoittaa tarkemmin toimintasuunnitelmaan samoin kuin segmentointityökalun käyttö ja suunnitelmat toiminnan keskittämisen tarpeesta taloudellisten resurssien niukentuessa. Seurakuntaneuvosto merkitsi asian ja siitä käydyn keskustelun tiedoksi jatkovalmistelua varten.
sivu 4 / 6 104. Taloussuunnitelma 2014 Liite D1,2,3 Helsingin seurakuntayhtymän seurakuntien määrärahoja lasketaan 1,5 % vuoden 2013 talousarviokehyksen tasosta. Vastaava määrärahojen alennus on tehty alustavasti myös vuodelle 2015. Tässä luonnoksessa vuoden 2014 alijäämä on melkoinen, vaikka siinä on jo ajateltu toteutettavaksi tiettyjä supistuksia. Budjetti päätetään seuraavassa kokouksessa. Tässä vaiheessa kokouksen tehtävä on etsiä varteenotettavat vaihtoehdot, jotka voidaan tutkia ja valmistella päätöksen tekoa varten. Liite D1 sisältää samat tiedot kuin liite D2, jossa näkyy lisäksi kustannuspaikkakohtainen erittely. Kokonaisuuteen vaikuttavia yksityiskohtia ovat: Toimintamääräraha on pienentynyt viime vuodesta Rippikoulumaksu on laskettu tässä luonnoksessa 175 Iltapäiväkerhon tulot ovat pienentyneet, koska yksi Hyvän- Paimenen kirkolla kokoontuva ryhmä on delegoitu NMKY.n hoidettavaksi Tilavuokra on noussut viime vuodesta Välitalontien väliaikaisen tilan vuokra on vielä määrittelemättä. Kiinteistötoimisto on neuvonut käyttämään tässä yhteydessä samaa summaa, joka vastaa Korttelitalon vuokraa. Vuonna 2013 varauduttiin 22.500 suuruiseen vuokraan. Se nousee 10.000 :lla. Palkkamenot ovat viime vuoden tasolla. Laskelmassa on huomioitu yhden lastenohjaajan työsuhteen vuosikulun supistus vuoteen 2013 verrattuna. Mihin henkilöstön määrän supistus kohdentuu, on erillisen harkinnan ja päätöksenteon asia. Palkkojen allokaatioissa ei ole tehty muutoksia 2013 2014. Palvelujen ostojenkokonaismäärä on samalla tasolla kuin tänä vuonna Tarvikkeiden hankinta on noussut 5000. Suunnitelma sisältää mm. lasten virsikirjojen hankinnan, nuorisomusiikin joitakin hankintoja ja astioiden täydennyksen. Avustuksiin on tässä luonnoksessa liitetty myös Vox Sonoran anoma matka-avustus ensi kevättä varten. Aikuistyön yksityiskohdat eivät ole vielä kaikki tässä laskelmassa. Vaikka tästä näistä budjetin luvuista puuttuu vielä joitain tarkennuksia ja menoeriä. Seurakuntaneuvosto merkitsi asian ja siitä käydyn keskustelun tiedoksi jatkovalmistelua varten.
sivu 5 / 6 105. Sisäinen tarkistus Pakilan seurakunnassa 2014 Helsingin seurakuntayhtymän sisäinen tarkistus toteuttaa vuosittain tarkistusprosessin muutamissa yhtymän seurakunnissa. Kaikki seurakunnat on tarkoitus käydä läpi kesään 2014 mennessä. Pakila on viimeisten joukossa. Prosessin ajankohta tarkentuu syksyllä 2013. Alustavasti on sovittu, että prosessi ajoittuu alkukevääseen 2014. Seurakuntaneuvosto merkitsi asian tiedoksi. 106. D-360 asianhallintajärjestelmä Helsingin seurakuntayhtymän uusi Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmä otettiin käyttöön seurakuntayhtymässä 2.1.2013. Dynasty 360 korvasi seurakuntayhtymässä 1990-luvun alkupuolelta asti käytössä olleen Kuntatoimiston. Dynasty 360 on selainkäyttöinen valmisohjelmisto, joka on Suomessa käytössä monissa julkishallinnon organisaatioissa. Uusi asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä mahdollistaa aikaisempaa kattavamman asioiden ja asiakirjojen hallinnan. Esimerkiksi yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi menevän asian yhteyteen voidaan järjestelmässä laatia ja koota myös kaikki muu asiaan liittyvä valmistelu- tai muu aineisto, vaikka se ei päädykään esityslistan liitteisiin. Näin kaikki samaa asiaa koskeva materiaali löytyy helposti yhdestä paikasta, ja käyttöoikeuksien puitteissa se on kaikkien tietoa tarvitsevien saatavissa. Myöhemmin järjestelmän käyttöä laajennetaan niin, että siinä voidaan tuottaa ja hallita myös muuta kuin päätöksentekoon liittyvää aineistoa, esimerkiksi projektien ja muiden työryhmien asiakirjoja. Seurakuntien asianhallinta otetaan mukaan samaan järjestelmään vaiheittain vuosien 2013 2014 aikana. Uuden järjestelmän hankinta ja käyttöönotto ovat osa Helsingin seurakuntayhtymän sähköisen asianhallinnan kehittämisprojektia, joka käynnistyi syksyllä 2010. Projektin tavoitteena on helpottaa Helsingin seurakuntayhtymän asioiden ja asiakirjakokonaisuuksien hallintaa. Lisäksi tavoitteena on tehostaa henkilöstön ajankäyttöä karsimalla ja kehittämällä asiankäsittelyyn liittyviä rutiineja, eli esimerkiksi asiakirjojen jakeluun, kirjaamiseen, hyväksymiseen, tallentamiseen ja arkistointiin liittyviä menettelyjä. Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä voimme siirtyä paperimaailman käytännöistä sähköiseen toimintatapaan. Organisaatiomme sisällä asiat voidaan jatkossa käsitellä vireille tulosta päätöksentekoon ja arkistointiin asti täysin sähköisesti, koska asiakirja-aineisto voidaan tuottaa ja hallita luotettavalla tavalla sähköisenä. Voimme luopua esimerkiksi paperisista käsittelykopioista, aineistojen paperijakeluista sekä suurelta osin myös paperimuotoisesta arkistoinnista. Muutama Helsingin paikallisseurakunta toimii projektin pilottina ja Pakilan seurakunta lähtee mukaan seuraavassa vaiheessa. Tämä toteutetaan marras-joulukuussa 2013. Käytännössä asia koskee ensisijaisesti seurakuntaneuvoston asiakirjoja ja kirkkoherran päätöksiä. Seurakuntaneuvosto merkitsi asian tiedoksi
sivu 6 / 6 107. Lausunto Kirkko Helsingissä strategia vuoteen 2020 Liite E Seurakuntaneuvosto valtuutti edellisessä kokouksessa kirkkoherran muotoilemaan Pakilan seurakunnan lausunnon asiakirjasta Kirkko Helsingissä strategia vuoteen 2020. Lausunto on liitteenä E. Seurakuntaneuvosto merkitsi asian tiedoksi 108. Muut asiat Käytiin epävirallinen keskustelu seurakuntalaisen neuvoston jäsenille lähettämästä sähköpostista. Päätettiin, että varapuheenjohtaja vastaa sähköpostiviestiin. 109. Seuraavat kokoukset Seurakuntaneuvosto kokoontuu seuraavan kerran keskiviikkona 11.9. Hyvän Paimenen kirkon Paimensalissa ja jatkossa tiistaisin 8.10. / 5.11. ja 10.12. klo 18.30. Sen lisäksi toteutetaan yhteinen työskentely Dialogisen johtamisen projektissa keskiviikkona 25.9. klo 17 21 Hyvän Paimenen kirkolla. 110. Valitusosoituksen antaminen Pöytäkirja on valmiina allekirjoitettavaksi viimeistään 3.9.2013. Puheenjohtaja antaa valitusosoituksen. 111. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.02. 112. Iltahartaus Iltahartauden piti Juhana Saarinen Ari Järvinen varapuheenjohtaja Ulla Turunen sihteeri Marja Huhta Tapio Nurminen