PÄLKÄNEEN KUNTA SISÄINEN VALVONTA I SISÄINEN VALVONTA II HANKETOIMINTA III LASKUTUS- JA PERINTÄOHJE Kunnanhallitus (22.11.2010)
I SISÄINEN VALVONTA 1. JOHDANTO Kunnan hallinnon ja talouden valvonta tulee järjestää niin, että se muodostaa kattavan valvontajärjestelmän. Toiminnot on järjestettävä ja toimintaa johdettava siten, että kaikilla organisaation tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Kunnanhallitus vastaa ylimpänä toimeenpanevana toimielimenä sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kunnanhallitus ohjeistaa sen lisäksi, mitä lainsäädännössä ja muualla kunnan omissa säännöissä säädetään, sisäisen valvonnan toteuttamista. Toimielimen tulee päättää omaa tehtäväaluettaan koskien hyvään johtamis- ja hallintotapaan, sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvät menettelytavat. Vastuuhenkilöiksi määrätyt esimiehet vastaavat tehtäviensä ja kustannuspaikkojensa osalta sisäisen valvonnan täytäntöönpanosta. 2. SOVELTAMISALA Ohjetta sovelletaan kaikkiin Pälkäneen kunnan toimielimiin ja työyksiköihin. 3. JOHTAMISJÄRJESTELMÄ Valtuusto hyväksyy kunnan vision, strategiat ja toiminnalliset tavoitteet vuosittain talousarvion yhteydessä. Talousarvio sisältää myös tehtäväalueille valtuuston hyväksymät toiminnalliset tavoitteet ja toiminnan toteuttamiseksi osoitetut määrärahat. Toimielimet ohjaavat tehtäväalueillaan toimintaa valtuuston hyväksymien tavoitteiden suuntaisesti ja asettavat tarvittaessa yksityiskohtaisempia tavoitteita toimintakokonaisuuksille tai kustannuspaikoille. Toiminnan ohjaus perustuu kunnan strategiaan ja siitä talousarviossa johdettuihin tavoitteisiin. Vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa henkilöstölle asetettavien tavoitteiden tulee olla yhdensuuntaisia kunnan ja toimielimen tavoitteiden kanssa. Johtamisjärjestelmän oikeudellisena perustana ovat kuntalaki sekä kunnan hallintosääntö. Hallintosäännössä on määritelty toimielimien ja viranhaltijoiden toimivalta. Toimielimet voivat delegoida sille määriteltyä toimivaltaa edelleen alaiselleen viranhaltijalle. Lisäksi esimiesten ja viranhaltijoiden/työntekijöiden asemaa säätelevät useat eri säädökset ja määräykset. Kunnanjohtajan apuna on neuvotteleva johtoryhmä, jonka kokoonpanosta päättää hallintosäännön mukaisesti kunnanjohtaja. Johtamisen apuvälineenä ja yhteistoimintamuotona pidetään eri organisaation tasoilla työpaikkakokouksia. Työnantajan ja henkilöstön yhteistoimintaa toteutetaan yhteistyötoimikunnassa. 4. VALVONTAJÄRJESTELMÄ Ulkoiseen valvontaan kuuluu kuntalain mukainen hallinnon ja talouden tarkastus, josta vastaavat tarkastuslautakunta sekä hallinnon ja talouden tarkastamista varten valittu 2
tilintarkastaja. Tarkastuslautakunnasta säädetään kuntalaissa sekä kunnan hallintosäännössä. Tarkastuslautakunta Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan on kuntalain mukaan valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa toteutuneet. Tilintarkastaja Valtuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan (JHTT) tai tilintarkastusyhteisön (JHTT - yhteisö), joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastus suoritetaan tilintarkastajan laatiman tarkastussuunnitelman mukaisesti. Ulkoiseen valvontaan osallistuvat lisäksi kuntalaiset, valtion viranomaiset ja Euroopan unionin toimielimet. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline, ja se on olennainen osa toiminnan ohjausta ja johtamista. Siitä vastaa tehtäväalueen vastuuhenkilö toimielimen hyväksymien tehtäväalueen hyvää hallintotapaa, sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevien ohjeiden mukaisesti. Sisäistä valvontaa ohjeistavat hallintosääntö, talousarvion täytäntöönpano-ohje, konserniohje, kunnan omistajapoliittiset linjaukset sisäisen valvonnan ohje sekä laskutusja perintäohje. Sisäisen valvonnan valvontavastuu jakaantuu seuraavasti: Kunnanhallituksen valvontavastuu Sisäisen valvonnan järjestämisvastuu on kunnanhallituksella. Kunnanhallitus vastaa sisäisen valvontajärjestelmän toimivuudesta ja kehittämisestä. Kunnanhallituksen on tilikaudelta laadittavassa toimintakertomuksessaan tehtävä selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen liittyvä riskien hallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää. Toimielimen valvontavastuu Toimielimet päättävät kunnanhallituksen linjausten pohjalta omaa tehtäväaluettaan koskien hyvään johtamis- ja hallintotapaan, sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvät menettelytavat sekä seuraa toiminnan toteutumista. Toimielin tilivelvollisena vastaa siitä, että sille kuuluvien tehtäväalueiden tavoitteet ja talous toteutuvat valtuuston hyväksymän talousarvion mukaisesti. Luottamushenkilön valvontavastuu Luottamushenkilö osallistuu sisäiseen valvontaan toimielimen jäsenenä. Lisäksi toimielin voi valita toimikaudekseen keskuudestaan tarkastajia tekemään toimielimen antaman ohjeistuksen sekä kunnan muun ohjeistuksen mukaiset tarkastukset. 3
Kunnanjohtajan valvontavastuu Kunnanjohtajalla on sisäisen valvonnan toteuttamis- ja valvontavastuu. Osastopäällikön valvontavastuu Osastopäällikkö vastaa siitä, että osaston valvontaympäristö, riskienhallinta, valvontatoimenpiteet ja tiedonkulku on asiamukaisesti järjestetty ja että osaston toiminnat on organisoitu tarkoituksenmukaisesti ja tehtävät on selkeästi vastuutettu. Esimiesten valvontavastuu Osastopäälliköt antavat vastuun yksityiskohtaisempien valvontatoimien käyttöönotosta henkilöille, jotka ovat vastuussa yksikön eri toiminnoista. Esimiehet suunnittelevat ja toteuttavat tarvittavat valvontatoimet osana johtamiseen liittyvänä tehtävänään. 5. SISÄINEN VALVONTA 5.1. Yleiset periaatteet Sisäinen valvonta käsittää ne toimielinten ja johdon toimenpiteet, joilla parannetaan riskienhallintaa ja lisätään päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä. Johto suunnittelee, organisoi ja ohjaa toimintaa niin, että päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisesta saadaan kohtuullinen varmuus. Sisäinen valvonnan avulla varmistetaan, että - tavoitteet saavutetaan - toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista - toiminta on tehokasta ja voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä - omaisuus on turvattu - johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista. 5.2. Sisäisen valvonnan osa-alueet 5.2.1. Valvontaympäristö eli johtaminen ja hallinnon järjestäminen Kunnan eri työyksiköissä toimintakulttuuri tulee rakentaa niin, että yksikköä johdetaan tehokkaasti, yksikön toiminta on tuloksellista ja toiminnan kehittäminen on jatkuvaa. Kunnalle tulee olla määritelty hyvän hallintotavan mukaiset menettelyt ja eettiset ohjeet. Organisaatiorakenteen tulee edistää tehokasta toimintaa. Tehtävät ja vastuut tulee olla selkeästi määritelty ja kehityskeskustelut henkilöstön kanssa käydään säännöllisesti. 5.2.2. Riskien hallinta Toiminnoista syntyvät riskit tulee olla tunnistettu ja arvioitu ja riskien vähentäminen on organisaatiossa aktiivista toimintaa. Riskit priorisoidaan sen mukaan, mitkä aiheuttavat suurimmat uhkat toiminnan jatkuvuudelle ja sujuvuudelle. 4
Kunnanhallituksen, toimielimien ja johtavien viranhaltijoiden tulee määritellä hyväksyttävä riskitaso. Riskienhallintatoimenpiteet tulee suunnitella siten, että ne rajoittavat tai muuten saattavat riskit johdon ja hallituksen hyväksymälle tasolle. 5.2.3. Valvontatoimenpiteet Valvontatoimenpiteiden tulee kattaa - talouden ja toiminnan laillisuuden - toiminnan tuloksellisuuden ja henkilöstön työn tehokkuuden - tehottomien ratkaisujen tunnistamisen - hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaamisen - johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämien oikeiden ja riittävien tietojen saannin taloudesta ja toiminnasta - tavoitteiden toteutumisen - raportoinnin 5.2.4. Tiedonkulku Sisäinen tiedonkulku tulee olla järjestetty niin, että johdolla ja henkilöstöllä on käytettävissä oikea tieto oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa. Tiedottamisen tulee olla avointa ja harkittua. Kirjanpidon rakennetta kehittämällä säädösten puitteissa pyritään tukemaan tiedonsaantia. Kustannuslaskentaa ja hallinnonalan muuta omaa tarvetta varten ei kaikkia tarvittavia tietoja kuitenkaan saada kirjanpidosta, joten organisaation tulee huolehtia niiltä osin toiminnan kehittämiseksi ja kustannustehokkuuden parantamiseksi tarvitsemiensa tietojen keräämisestä ja tilastoinnista. Ulkoisesta tiedottamisesta vastuulliset henkilöt tulee olla sovittu ja tiedottamisen menettelytavat ohjeistettu. 5.3. Sisäisen valvonnan menetelmät Seuranta Seurantavastuu kuuluu sekä viranhaltijoille että toimielimille. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta sekä tehtyjen päätösten ja raportissa kuvattujen tulosten vertailu. Tuloksellinen seuranta edellyttää, että myös raportoinnin informatiivisuutta ja luotettavuutta arvioidaan. Toimielimet raportoivat toimintavuoden aikana kunnanhallitukselle annettujen säännösten ja ohjeiden mukaisesti tavoitteiden ja talousarvion toteutumisesta. Tilinpäätös muodostaa tilikauden kokonaisraportin. Toimielin määrittää tehtäväalueellaan tarpeelliseksi katsomansa muut raportointivelvoitteet ja tekee tehtyjen päätösten ja raporteissa selvitettyjen tulosten vertailun sekä päättää tarvittaessa korjaavista toimenpiteistä. Talousarvion toteutumisen seuranta tulee olla jatkuvaa. Suositus on, että lautakunnat ja johtokunnat seuraavat vastuualeensa talouden toteutumaa jokaisessa kokouksessaan, jos kokoukset pidetään kuukauden tai sitä pidemmin väliajoin. 5
Mikäli toimielimen vastuualueella toiminnassa tapahtuu sellaisia ennakoimattomia ja yllätyksellisiä muutoksia, jotka uhkaavat vaikuttaa talousarvion määrärahojen riittävyyteen, tulee niistä raportoida välittömästi kunnanhallitukselle ja esittää välttämättömät muutokset talousarvioon valtuuston päätettäväksi. Talousarvion muuttamisesta tehtävä esitys on tehtävä hyvissä ajoin niin, että valtuustolla on mahdollisuus tehdä esitetystä muutoksesta tosiasiallinen ratkaisu. Sisäinen tarkkailu Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan asianmukaisesti. Sisäisestä tarkkailusta vastaavat ensisijaisesti esimiesasemassa olevat. Sisäisen tarkkailun tulee olla jatkuvaa, esimiesten jokapäiväiseen työhön olennaisesti liittyvää toimintaa. Sisäinen tarkkailu on useimmiten näkymätöntä, kunkin toimintayksikön toimintarutiineihin ja tietojärjestelmiin sisältyvää jatkuvaa toimintojen ja varojen käytön valvontaa. Tarkkailun perusteet luodaan tehtävien, valtuuksien ja vastuiden jakamisella, työ- ja menetelmäkuvauksilla, rekisteritietojen ja ohjelmistojen suojaamisella ja vastaavilla keinoilla. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on tarkastustarkoituksessa tapahtuvaa valvontaa. Sen tulee olla aktiivista, systemaattista ja avointa. Tarkastettavan yksikön tulee tietää olevansa tarkastuksen kohteena. Sisäisen tarkastuksen keskeisenä tehtävänä on arvioida ja kehittää järjestelmällisesti riskienhallintaa, valvontajärjestelmiä ja hallintoprosesseja. Sisäinen tarkastus tehdään toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. 6. PÄÄTÖKSENTEKO Kunnan päätöksenteko perustuu hyvän hallintotavan mukaisesti julkisuusperiaatteeseen ja avoimuuteen. Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö ja kunnan hallintosääntö. Päätöksentekoprosessin muodostavat asian vireille tulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, täytäntöönpano ja täytäntöönpanon valvonta. 6.1. Päätöksen valmistelu ja päätöksenteko Päätettäväksi tulevat asiat on valmisteltava niin, että selostusosassa käy ilmi päätöksenteon perusteena olevat tosiseikat, päätöksentekoa ohjaavat säädökset ja mihin päätöksentekijän ratkaisuvalta perustuu. Lisäksi selostuksen tulee sisältää tarvittaessa eri vaihtoehtojen taloudelliset ja henkilöstövaikutusanalyysit. Toimielimelle tehtävän päätösesityksen samoin kuin viranhaltijapäätöksen tulee olla yksiselitteinen ja täsmällinen ja siitä tai selostusosasta on käytävä ilmi päätöksen perustelut. Toimielimen esityslista ja pöytäkirja laaditaan Dynasty -asiahallintajärjestelmässä. 6
Viranhaltijapäätöksen tekee viranhaltija ja se tehdään asiahallintajärjestelmässä päätöspöytäkirjan muodossa. Viranhaltijan päätösvalta perustuu hallintosääntöön tai erilliseen subdelegointipäätökseen. Viranhaltijapäätös toimitetaan sille toimielimelle, jolla on päätökseen otto-oikeus. Henkilöstöä koskevat henkilöstöpäätökset kuten KVTES:n mukaisten keskeytysten myöntäminen tai alle vuoden kestävään määräaikaiseen palvelussuhteeseen sijaisen palkkaaminen eivät ole viranhaltijapäätöksiä. Henkilöstöjohtamista koskevia operatiivisia päätöksiä, jotka koskevat virka- ja työehtosopimusten mukaisten keskeytysten myöntämistä ja sijaisten ottamista ja joiden osalta päätöksenteko-oikeus on hallintosäännöllä annettu viranhaltijalle tai työntekijälle, ei toimiteta toimielimelle eikä toimielimellä ole niihin otto-oikeutta. Päätökset tehdään palkkahallinnon sähköisillä lomakkeilla. 6.2. Päätöksen täytäntöönpano ja sen valvonta Päätökset tulee: - asettaa asianmukaisesti nähtäville, - antaa mahdollisimman nopeasti tiedoksi asianosaisille - toimittaa ylemmälle toimielimelle mahdollisen otto-oikeuden käyttämistä varten hallintosäännössä olevan ajan kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta Viranhaltijan pöytäkirjaa ei tarkasteta, jolloin määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Tarkastaminen ja allekirjoittaminen ovat päivättävä. Päätös on saatettava asianosaisille tiedoksi ja pidettävä yleisesti nähtävänä, jotta se voi saada lainvoiman. Päätöksessä olevan tiedon on säilyttävä muuttumattomana asian eri käsittelyvaiheissa. Alkuperäisen päätösasiakirjan, asiahallintajärjestelmässä ja sähköisessä muodossa olevan version sekä päätöksestä annettavien otteiden ja jäljennösten on oltava yhtäpitäviä ja samansisältöisiä. 6.3. Esteellisyys Kunnan viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä noudatetaan hallintolain ja kuntalain säännöksiä. Asianomainen viranhaltija, työntekijä tai luottamushenkilö on itse päävastuussa esteellisyyden arvioimisesta ja ratkaisemisesta. Tästä huolimatta myös esimiesten sekä toimielimien esittelijöiden ja puheenjohtajien tulee valvoa, etteivät esteelliset osallistu päätöksentekoon. 6.4. Asiahallinta Hyvän tiedonhallintatavan mukaan kunnan asiakirjahallinto ja arkistotoimi tulee olla järjestetty niin, että lainsäädännön vaatimukset kuten erityisesti julkisuuslainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista hallinnossa, henkilötietolaki sekä hallintolaki on otettu huomioon. Tietojärjestelmän ja siihen sisältyvien tietojen ja asiakirjojen koko elinkaaren mittainen alkuperäisyys, eheys ja muu laatu samoin kuin niiden saatavuus ja käytettävyys on turvattava. Kunnassa on käytössä Dynasty -asiahallintajärjestelmä. Vireille tuleva asia avataan asiahallintajärjestelmään ja siihen liittyvät asiakirjat skannataan järjestelmään. Jokainen asian käsittelyvaihe tulee liittää asiaan, jolloin koko käsittelyketju on löydettävissä 7
aukottomasti asiahallintajärjestelmästä. Asian valmistelijan on erikseen huolehdittava, että järjestelmästä ei voi lukea salassa pidettäviä tai ei vielä julkisia tietoja muu kuin siihen oikeutettu henkilö. Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttämisestä on laadittu erillinen toimintaohje, joka on tallennettu Dynasty -järjestelmän asiakirjoihin. Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat pääsäännön mukaan julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoja viranomaisen julkisesta asiakirjasta sekä salassa pidettävän asiakirjan julkisesta osasta. Julkisuuslaissa määritellään ne ajankohdat, jolloin viranomaisen asiakirja tulee julkiseksi salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta. Ennen kuin asia tulee julkiseksi, tiedon antaminen asiakirjasta on viranomaisen harkinnassa. Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi kuuluu. 7. TALOUSHALLINTO 7.1. Talousarvio ja -suunnitelma Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän perustana on valtuuston vuosittain hyväksymä talousarvio ja -suunnitelma. Talousarvioon kirjatut visio ja strategia sekä niistä johdetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat perusta seurantaan liittyvälle sisäiselle valvonnalle. Talousarvion suunnittelussa ja valmistelussa noudatetaan kunnanhallituksen ja taloushallinnon antamia laadintaohjeita ja aikataulua. Valtuuston hyväksyttyä seuraavan vuoden talousarvion kunnanhallitus antaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeet toimielimien noudatettaviksi. Ohjeet liitetään talousarvioasiakirjaan. 7.2. Kirjanpito ja maksuliikenne Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa on noudatettava kuntalakia, hyvää kirjanpitotapaa, kirjanpitolakia ja -asetusta sekö kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia ohjeita. Kuntaliiton antamia suosituksia tulee noudattaa soveltuvin osin. Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista. Hallintosäännön liitteenä olevissa taloussäännösten täytäntöönpanomääräyksissä on tarkemmat ohjeet laskutuksesta ja perinnästä, maksuliikenteen hoidosta, laskentatoimesta ja muista taloushallinnon osa-alueista. 8. RATKAISUVALTUUDET Hallintosäännössä on määritelty kunnanhallituksen, lautakuntien ja viranhaltijoiden ratkaisuvaltuudet. Valtuusto hyväksyy ratkaisuvaltuuksien euromääräiset rajat vuosittain talousarvion yhteydessä (talousarvioasiakirjan liitteenä). 8
9. SOPIMUKSET Sopimukset tulee laatia kunnan edun mukaisina ja niiden tulee noudattaa ko. alan yleisiä sopimusehtoja silloin, kun sopimustyyppi sen sallii. Sopimusten valvonta kohdistuu niiden laadintaan, täytäntöönpanoon ja noudattamiseen. Täytäntöönpanon ja sopimusten noudattamisen osalta valvotaan mm. laskutusta ja maksatusta, tilitysten suorittamista, indeksitarkistuksia ja irtisanomisia sekä sopimusten voimassaoloa. Sopimusten valvontavastuu on sillä esimiehellä, jonka vastuualueeseen sopimusasia kuuluu. Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että henkilökunnalle on annettu yksiselitteiset ohjeet kunkin sopimukset edellyttämistä toimenpiteistä. Sopimukset skannataan Dynasty -asiahallintajärjestelmään. Kullekin sopimukselle tulee nimetä vastuuhenkilö, jolle järjestelmästä lähtevät muistutukset ohjataan ja joka vastaa sopimuksen valvonnasta. 9
II HANKETOIMINTA 1. JOHDANTO Kunta voi olla mukana seuraavanlaisissa hankkeissa/projekteissa: Kunnan oma hanke Hankkeen toteuttajana on yksi tai useampia toimielimiä, joista yhdelle on osoitettu hankkeen vetovastuu. Hankkeeseen voidaan saada kunnan oman rahoituksen lisäksi myös ulkopuolista rahoitusta. Yhteistyöhanke Toteuttajana voi olla yksi tai useampi kunnan toimielin sekä muita kunnan organisaation ulkopuolisia tahoja. Hankkeessa on kunnalla vetovastuu. Rahoitusrakenne voi olla hyvin monipuolinen. Osallisuushanke Hankkeen vastuullinen toteuttaja on joku muu taho kuin kunta, mutta kunta vastaa omasta osuudestaan hankkeeseen tai omasta hankkeen alaprojektista ja kunnalle voi olla määritelty rahoitusosuus hankkeen kustannuksista. Rahoitushanke Kunta on hankkeen osarahoittajana ilman toiminnallista vastuuta kuitenkin niin, että hankkeessa tulee suunnatuksi kehittämispanostukia kunnan alueelle. 2. HANKKEEN VALMISTELU JA PÄÄTÖKSENTEKO Hankkeen suunnittelu Hankkeen valmistelusta ja suunnittelusta vastaa se toimielin, jonka tehtäväaluetta hanke koskee. Hankkeen valmisteluvaiheessa tulee selvittää: - tukevatko hankkeen tavoitteet kunnan strategian toteutumista. - mikä on hankkeesta saatava hyöty kuntalaisille / kunnan henkilöstölle - mitkä ovat hankkeen hyödyntämismahdollisuudet - miten hanke suunnitellaan rahoitettavaksi Hankkeesta tehdään tarvittaessa esiselvitys ja sen jälkeen laaditaan hankesuunnitelma. Mikäli kyseessä on useamman toimijan yhteishanke, jossa kunta on vastuullinen toteuttaja, tulee eri osapuolten tehtävät, velvoitteet ja vastuut selvittää ja vahvistaa kirjallisin aiesopimuksin ennen hankkeen aloittamista. Kunnan päätöksenteko hankkeesta Se toimielin, jonka tehtäväaluetta suunniteltu hanke koskee, tekee päätöksen hankkeen perustamisesta (asettamispäätös) tai hankkeeseen osallistumisesta hankesuunnitelman pohjalta. 10
Jos hankkeen toteuttaminen edellyttää määrärahoja seuraavinakin vuosina, hankkeen toiminnalliset tavoitteet sekä tuloarviot ja määrärahat osoitetaan vuosittain talousarviossa ja varautuminen tulevaan rahoitukseen taloussuunnitelmassa. Mikäli rahoitushakemuksen jättäminen tulee päätettäväksi kesken talousarviovuoden ja hanke tulee aiheuttamaan merkittäviä kustannuksia kunnalle myös seuraavina vuosina, tulee hankesuunnitelma viedä kunnanvaltuuston päätettäväksi. Rahoitushakemus Hankeen rahoitusta haetaan arvolisäverollisiin kustannuksiin, koska kunta KHO:n ratkaisun mukaan todettu arvonlisäveron osalta loppumaksajaksi, mikäli rahoittajan erityisistä määräyksistä ei muuta johdu. Hankkeen rahoitushakemuksen allekirjoittaa hallintosäännön mukaan siihen oikeutettu henkilö/henkilöt. Rahoituspäätös Rahoituspäätös on tarkastettava huolellisesti. Rahoituspäätös tulee antaa tiedoksi kaikille hankkeen osallistujatahoille. 3. HANKKEEN HALLINTO JA TOTEUTTAMINEN 3.1. Hankkeen organisointi Jokaiselle kunnan toteuttamisvastuulla olevalle hankkeelle tulee hankkeen asettamispäätöksessä nimetä vastuuhenkilö, jolla on pääasiallinen vastuu hankkeesta ja joka toimii hankkeeseen mahdollisesti palkattavan henkilöstön esimiehenä. Vastuuhenkilönä ei voi toimia hankkeeseen palkattu työntekijä. Hankeorganisaatio käsittää hankkeen laajuudesta riippuen hankkeen vetäjän (hankepäällikön) ja ohjausryhmän. Hankkeen ohjausryhmä edustaa hankkeen asettajaa ja rahoittajia. Ohjausryhmässä voi olla jäsenenä myös hankkeen tavoitteiden kannalta oleellisia asiantuntijoita. Ohjausryhmä ohjaa ja valvoo projektin toteuttamista projektisuunnitelman mukaisesti, hyväksyy sen tulokset sekä esittää mahdolliset jatkotoimenpiteet. Ohjausryhmän jäsenet myötävaikuttavat hankkeen tavoitteiden mukaiseen toteuttamiseen toimimalla yhteyshenkilönä ja asioiden esittelijöinä taustaorganisaatioissaan. Hankkeen vetäjä / hankepäällikkö vastaa - kokonaisvaltaisesti hankkeen toteuttamisesta hankesuunnitelman mukaisesti - hankkeen hallinnoinnista, raportoinnista ja maksatushakemuksista määräaikoja noudattaen - dokumentoinnista ja arkistoinnista - ohjausryhmän kokousten valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta - ohjausryhmän hänelle määrittelemistä muista tehtävistä - 11
3.2. Sopimukset Hankkeen rahoitussopimus ohjaa projektin aikataulua, raportointia, tiedotuskäytäntöä sekä asiakirjojen säilyttämistä. Kun kyseessä on yhteistyö-, osallisuus- tai rahoitushanke, on yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävä kirjallinen yhteistyösopimus, jossa määritellään kumppaneiden vastuut ja oikeudet riittävällä tasolla liittyen esim. toimenpiteisiin, rahoitukseen ja raportointiin. 3.3. Toteutus ja valvonta Hanke toteutetaan hankesuunnitelman mukaisesti. Merkittävistä hankesuunnitelman muutoksiin on oltava ohjausryhmän ja rahoittajan hyväksyntä ennen muutoksen toteuttamista. Hankkeen valvonta kuuluu hankkeen asettajalle, rahoittajille sekä ohjausryhmälle. Ohjausryhmä asettaa tarpeelliset raportointivelvoitteet hankkeen vetäjälle. Ohjausryhmän tulee kokoontua säännöllisesti. Mikäli hankkeelle ei ole nimetty ohjausryhmää, valvonnasta vastaa hankkeen asettamispäätöksessä nimetty vastuuhenkilö. Kunnan toteuttamisvastuulla olevien hankkeiden osalta toimielin päättää, miten ja kuinka usein hankkeesta tulee raportoida sille, hankkeen asettamisen yhteydessä. Mikäli hankkeen rahoitus hankkeen edetessä ei toteudu suunnitelman mukaisesti, niin hankkeen keskeyttäminen tulee saattaa hankkeen asettaneen toimielimen ratkaistavaksi mahdollisimman pian, kun rahoituksen vajaus on käynyt ilmeiseksi. 4. HANKKEEN TALOUS Hankkeen talouteen sovelletaan kunnan yleisiä kirjanpidossa noudatettavia säädöksiä, ohjeita ja periaatteita sekä rahoitussopimuksessa annettuja määräyksiä ja tositeaineiston säilytysajoista annettuja erityisiä ohjeita. Kirjanpito Ennen kuin hankkeelle syntyy kirjanpitotapahtumia, hankkeen kirjanpidollisesta käsittelystä tulee sopia taloushallinnon kanssa ja vastuu siitä on hankkeen asettamispäätöksessä nimetyllä vastuuhenkilöllä. Taloushallintoon tulee toimittaa seuraavat tiedot: - rahoitushakemukset ja hyväksytyt rahoituspäätökset - selvitys hankkeen edellyttämästä käsittelystä kirjanpidossa (oma kustannuspaikka / tunniste) - vastuuhenkilön allekirjoittama ilmoitus (oma lomake), mihin järjestelmiin hankkeeseen palkatulle henkilöstölle tulee antaa käyttö- ja/tai katseluoikeudet - kuka asiatarkastaa ja kuka hyväksyy hankkeen laskut ja näiden sijaiset 12
Hankkeeseen palkattujen henkilöiden työsopimukset tekee siihen oikeutettu henkilö kunnan käytössä olevalla sähköisellä lomakkeella. Työsopimuksia ei voi tehdä ennen kuin kirjanpidossa on avattu hankkeelle kustannuspaikka tai tunniste. Tilikauden päättyessä kirjanpitoon tulee toimittaa taloushallinnosta annettuja päivämääriä noudattaen - tiedot sellaisista tilikaudelle kuuluvista saatavista, joita ei laskuteta (esim. maksatushakemukseen perustuvat) - tiedot tilikaudelle kuuvasta määrästä etukäteen mahdollisesti saadusta tulosta Osallistumismaksut ja myyntilaskutus Mikäli hankkeessa laskutetaan osallistumisesta tai palveluiden/tuotteiden myynnistä, niin hankkeen vetäjä vastaa kaikkien tarvittavien tietojen antamisesta laskuttajalle, jotta laskutus voidaan tehdä. Osallistumismaksut eivät ole tavaran tai palvelun myymistä, joten niistä ei peritä arvonlisäveroa. Laskutukset hoidetaan kunnan asiakaspalvelupisteessä. Maksuliikenne Palkat ja ostolaskut maksetaan kunnan maksuliikenteen yhteydessä palkanlaskenta- ja ostoreskontrajärjestelmiä hyödyntäen. Laskut voi hyväksyä ainoastaan hankkeen asettamispäätöksessä kunnan nimeämä vastuuhenkilö. Kirjanpidon dokumentointi Ostolaskut toimitetaan kunnalle joko verkkolaskuna tai paperisena laskuna, jotka skannataan sähköiseen muotoon. Paperisia laskuja säilytetään, kunnes kunnan tilintarkastus tilikaudelta on tehty, jonka jälkeen paperiset laskut hävitetään. Sähköiset laskutositteet arkistoidaan sähköisestä kirjanpidosta annettujen määräysten mukaisesti. Jokainen lasku on löydettävissä sähköisessä muodossa niin kauan, kuin tositeaineisto rahoitussopimuksen ja muun ohjeistuksen mukaan tulee säilyttää. Hankkeen vetäjä voi katsoessaan sen tarpeelliseksi tulostaa ostolaskujen kierrätysohjelmasta hankkeen laskuista kopiot ja säilyttää ne muun hankemateriaalin yhteydessä, mikä helpottanee ulkopuolisen tarkastajan tositetarkastusta. 5. TIEDOTTAMINEN JA JULKISUUS Hankkeen asettamispäätöksessä nimetyn vastuuhenkilön tulee huolehtia, että käynnistyvästä hankkeesta tiedotetaan asianmukaisella ja kuntalain velvoittamalla tavalla. Hankkeen vetäjän palvelussuhteen alkamisen jälkeen tiedottamisvastuu siirtyy hankkeen vetäjälle. EU-hankkeissa aktiiviseen tiedottamiseen sitoudutaan rahoitussopimuksessa. Tiedotusaineisto päivämäärämerkintöineen tulee säilyttää hankekansiossa. 13
6. HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN Loppuraportti Hankkeen vetäjä vastaa loppuraportin valmistelusta ja sen antaa ohjausryhmä. Loppuraportti on laadittava asettamispäätöksessä tai rahoitussopimuksessa mainittuun päivämäärään mennessä ja siitä mahdollisesti annettujen ohjeiden mukaisesti. Loppuraportista tulisi selvitä: - hankkeen toteutuminen verrattuna hankesuunnitelmaan - hankkeen toiminnan ja tulosten kuvaus - tulosten arviointi - esitykset jatkotoimenpiteiksi. Hankkeen päättymisestä on ilmoitettava rahoittajille, kumppaneille ja sidosryhmille. Loppuraportti toimitetaan niille tahoille, joiden kanssa tehdyt sopimukset sitä edellyttävät. Muutoin loppuraportti tulee olla luettavissa kunnan kotisivuilta viimeistään kuukauden kuluessa hankkeen päättymispäivästä lukien. Hankekansio Hankekansioon tulee sisällyttää kaikki hanketta koskeva keskeinen aineisto. Hankekansion säilytysaika määräytyy hankekohtaisesti. EU- ja muiden hankkeiden dokumentit on säilytettävä 15 vuotta hankkeen päättymisestä. Koska kunnalla ei ole toistaiseksi käytössä sähköistä dokumenttien arkistointia, hankekansio tulee olla paperisessa muodossa. Säilytettävä aineisto tulee laittaa arkistomappiin ja mapin selkämyksestä tulee selvitä hankkeen nimi, hankkeen laatu (esim. ohjelma, josta rahoitusta on saatu) ja hankenro sekä hankkeen päättymispäivä ja päivämäärä, mihin asti aineisto on säilytettävä. Hankekansio sisältää seuraavat dokumentit: - esiselvitys, mikäli se on tehty - toimielimen hankkeen asettamispäätös - hankesuunnitelma - pöytäkirjat ja muistiot - hankkeen kannalta merkityksellinen kirjeenvaihto ja sähköpostiviestit - sopimukset - sellainen kirjanpitoaineisto, mitä ei säilytetä sähköisesti - loppuraportti - tilintarkastajan lausunnot 14
III LASKUTUS- JA PERINTÄOHJE 1. Yleisperiaatteet Tätä ohjetta on noudatettava kaikkien Pälkäneen kunnalle kuuluvien tai sen toimesta perittävien maksujen ja saatavien laskutuksessa ja perintämenettelyssä. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta. Laskutettavat maksut ja korvaukset on pantava maksuun ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakeja, sopimuksia, hallintosääntöä ja hyvää perimistapaa. Tavaraa tai palvelua luovutettaessa on varmistettava ostajan/asiakkaan/yrityksen henkilöllisyys/virallinen nimi. Rekisteröimättömien yhteisöjen osalta on selvitettävä saatavasta vastuullinen henkilö. Osastopäällikkö vastaa siitä, että talousarvion mukainen tuloarvio toteutuu ja valvoo tehtäväalueidensa osalta saatavien kertymistä. Yksikön (kustannuspaikan) vastuuhenkilö seuraa oman vastuualueensa saatavien kertymistä, ja talouspalvelu seuraa koko kunnan kaikkien saatavien kertymistä. Saatavien perintä on annettu perintätoimiston hoidettavaksi, joka vastaa sopimuksen laajuuden mukaan kunnan saatavien perimisestä. 2. Laskutuksen organisointi ja tehtävät Vastuuhenkilö: Sen kustannuspaikan käyttösuunnitelmassa nimetty vastuuhenkilö (myöh. vastuuhenkilö), jonka toimintaan liittyen laskutusperuste on syntynyt, vastaa siitä, että kunnan saatava tulee laskutetuksi tai kunnalle kuuluvan maksun saamiseksi mahdollisesti tarvittava hakemus hoidetuksi niin yksittäis- kuin toistuvaissuoritustenkin osalta. Niistä saatavista, joita ei laskuteta (esim. hankerahoitus), hakemukset ja muut tarvittavat toimenpiteet tekee se yksikön vastuuhenkilö, jonka toimintaan saatava liittyy sekä seuraa, että kunnalle kuuluva suoritus saadaan. Vastuuhenkilö antaa laskuttajalle tarkemmat ohjeet siitä, miten maksujen viivästymisistä ja asiakkaan velkakertymästä tulee hänelle raportoida. Laskuttaja: Laskuttaminen hoidetaan keskitetysti asiakaspalvelupisteissä. Kullekin laskulajille on nimetty vastaava laskuttaja tai laskuttajat sekä varahenkilöt. Laskuttaja seuraa suoritusten kertymistä myyntireskontrasta ja lähettää maksukehotuksen, mikäli laskua ei ole eräpäivään mennessä maksettu. 15
Laskuttaja seuraa asiakkaan velkajärjestelyyn liittyvien maksuohjelman mukaisten saatavien kertymistä ja raportoi vastuuhenkilölle, mikäli maksuja ei ole hoidettu maksuohjelman mukaisesti. Vastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa vastaa siitä, että tiedot maksuohjelman poikkeamisista välitetään asiakkaan velkajärjestelyn toteutumista valvovalle taholle. Laskuttaja siirtää laskun perintätoimiston perittäväksi, mikäli asiakas ei maksukehotuksen jälkeenkään ole laskua maksanut. Niistä perintätoimistoon siirretyistä suorituksista, jotka asiakas maksaa kuntaan, ilmoitetaan suoritus perintätoimistolle, joka jatkaa perintää, kunnes asiakas on hoitanut kaikki saatavaan liittyvät velvoitteensa. Laskuttaja tulostaa myyntireskontrasta viivytyksettä vuoden vaihteessa kahta vuotta vanhemmista saatavista luettelon, jonka hän toimittaa asianosaiselle osastopäällikölle. 3. Laskutus Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset ja muut asiakirjat on laadittava siten, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot. Niissä on mainittava myös maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset, kuten velvollisuus maksaa viivästyskorkoa ja perimispalkkiota. Laskuttajalle annettavaan aineistoon on liitettävä laskutustietolomake (ohjeen liitteenä), josta selviää mm. onko kyseessä verollinen vai veroton laskutus sekä tiliöintitiedot. Laskutus on suoritettava talouspalvelun hyväksymällä tietojenkäsittelyjärjestelmällä, josta on yhteys myyntireskontraan. Sisäiset laskut siirtyvät laskutusohjelmasta suoraan kirjanpitoon. Laskusta tulee ilmetä seuraavat arvonlisäverolain edellyttämät tiedot: - laskun antamispäivä - juokseva tunniste (laskunumero) - Y-tunnus - myyjän nimi ja osoite - asiakkaan nimi ja osoite - laskun maksaja ja laskutusosoite, jos joku muu kuin asiakas - tavaroiden määrä ja luonne sekä palveluiden laajuus ja luonne - tavaroiden toimituspäivä, palveluiden suorituspäivä tai ennakkomaksun perusteena oleva sopimus - veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset - maksettava euromäärä - verokanta - suoritettava veron määrä - verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste - muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun - eräpäivä 16
- maksun myöhästymisestä aiheutuva viivästyskorko ja maksumuistutuksesta perittävä maksu - pankkiyhteystiedot tilinumeroineen - viitenumero - muistutusaika 8 vuorokautta Lasku on laadittava niin selkeälukuiseksi, että asiakas voi kohtuullisella vaivannäöllä tarkistaa laskun oikeellisuuden. Lasku on oltava yksilöitävissä ja laskutuksen hoito valvottavissa laskujen numeroinnin mukaan. Laskutus on tehtävä mahdollisimman pian laskutusperusteen syntymisen jälkeen. Sekä yksittäiset laskut että säännöllisesti laskutukset tulee tehdä maksuperusteen syntymisen jälkeen seuraavan kuukauden 21 päivään mennessä. Vesihuollon vesija jätevesilaskutus tehdään 3 kuukauden välein. Vastuuhenkilö vastaa siitä, että laskutuksessa tarvittavat tiedot ovat riittävän ajoissa laskuttajan käytössä, jotta laskutus on tehtävissä edellä mainitun määräajan puitteissa. Alle 5 (viiden) euron saatavat voidaan edellä olevasta poiketen yhdistää asiakkaan seuraavaan laskuun. Alle 3 (kolmen) euron saatava voidaan jättää laskuttamatta, mikäli yhdistely ei ole mahdollista. Mikäli saatava siirtyy laskutettavaksi seuraavassa laskutuksessa, siitä ei lähetetä asiakkaalle mitään ilmoitusta. Eräpäivä on määrättävä siten, että maksuajasta ei tule tarpeettoman pitkä. Lasku on toimitettava asiakkaalle mahdollisuuksien mukaan kaksi viikkoa ennen laskuun merkittyä eräpäivää, ellei erityisestä syystä muuta johdu. 4. Maksun suoritus Lasku ohjataan pääsääntöisesti maksettavaksi kunnan pankkitilille. Maksu katsotaan suoritetuksi sinä päivänä, kun pankki on sen kuitannut. Jos eräpäivä sattuu päiväksi, jolloin pankit ovat kiinni, laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä pankin aukiolopäivänä ilman viivästyskorkoa. Viivästyskoron voi jättää perimättä, jos sitä ei voi lisätä seuraavaan laskuun tai se on alle 3 (kolme) euroa. Alitilittäjän ottaessa vastaan kunnalle tulevia maksuja on maksajalle annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti. Tulotositteeksi jäävään kappaleeseen on otettava maksajan allekirjoitus. Kuittiin tulee merkitä näkyviin palautus- tai vähennysjärjestelmän mukainen arvonlisäveroprosentti tai verottomuuden peruste. Tapahtumissa tai muissa yleisötilaisuuksissa kerätyt osallistumismaksut, tavaroiden myyntituotot ja muut suoritukset tulee tilittää heti tapahtuman jälkeen viraston ensimmäisenä aukiolopäivänä kunnanviraston tai Luopioisten asiakaspalvelupisteen 17
alitilittäjäkassaan. Tilitykseen tulee liittää selvitys, josta ilmenee tulojen arvonlisäverollisuus, tiliöintitiedot sekä mistä tuloista on kyse. Kunnan saatava voidaan pidättää kunnan maksamasta palkasta siten kuin sen kuittaamisesta on työsopimuslaissa sekä virka- ja työehtosopimuksissa säädetty. Jos asiakas on maksanut liikaa, liikasuoritus palautetaan mahdollisimman nopeasti. Palautuksesta vähennetään 5 (viiden) euron suuruinen käsittelymaksu. Pienin palautettava liikasuoritus ilman asiakkaan yhteydenottoa on 10 (kymmenen) euroa. Viiden euron suuruisesta ja sitä pienemmästä liikasuorituksesta ei synny palautettavaa perittävän käsittelymaksun jälkeen. Mikäli asiakas ei ilmoita pankkitilitietoa, jolle liikasuoritus maksetaan, yhden kuukauden kuluessa siitä, kun tietoa on pyydetty, se lähetetään rahalähetyksenä pankin kautta asiakkaalle. Asiakkaalta veloitetaan siitä aiheutuvat kulut vähentämällä ne palautettavasta summasta. 5. Maksun viivästyminen Jos velallinen ei kykene suorittamaan laskua eräpäivänä, hän voi pyytää laskulle maksuaikaa. Laskuttajalla on oikeus sopia alle 500 euron suuruisen saatavan osalta maksuajan pidentämisestä enintään kaksi viikkoa. Enintään kahden viikon maksuajan pidentämisestä ei tarvitse tehdä maksusitoumusta. Laskuttajan tulee ilmoittaa myyntireskontran hoitajalle välittömästi maksuajan pidentämisestä, jotta myyntireskontraan voidaan tehdä tarvittava eräpäivän muutos. Laskuttaja laskuttaa viivästyskoron siitä annettujen ohjeiden mukaisesti. Osastopäällikkö tehtäväalueellaan ja kamreeri voivat sopia perittävänä olevien alle 500 euron suuruisten maksujen maksuajan pidentämisestä enintään kolmen (3) kuukauden pituiseksi ajaksi. Hallintosihteeri voi sopia asuntolainojen maksuerien maksuajan pidentämisestä enintään kolmen (3) kuukauden pituiseksi ajaksi. Muilta osin maksuajasta päättää hallintosäännön mukaisesti asianomainen toimielin. Maksuajan myöntäjä vastaa siitä, että viivästyskorko laskutetaan siitä annettujen ohjeiden mukaisesti. Maksuohjelma tulee antaa tiedoksi saatavaa seuraavalle laskuttajalle sekä myyntireskontran hoitajalle. Saadakseen maksuajalle pidennystä velallisen on sitouduttava maksuohjelman mukaisiin suorituksiin ja viivästyskoron maksamiseen allekirjoittamalla maksuohjelma. Perintätoimistolle lähetettyjen saatavien osalta maksusuunnitelmasta sopivat asiakas ja perintätoimisto. Kunta ei voi sopia maksuohjelmasta asiakkaan kanssa, kun saatava on siirretty perintätoimistolle. Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, maksulle on maksettava eräpäivästä suorituspäivään saakka korkolaissa säädetty viivästyskorko, ellei kunnanhallitus ole toisin päättänyt tai vuokra- tai muussa sopimuksessa ole muusta korosta sovittu tai erityislainsäädännöstä muuta johdu. Viivästyskorko maksetaan myös laskuista, joille on myönnetty maksuajan pidennys. 18
Kun maksu viivästyy eikä maksajalle ole myönnetty maksuajan pidennystä, laskuttaja lähettää maksukehotuksen kahden viikon kuluttua eräpäivästä. Kirjallisesta maksumuistutuksesta veloitettava huomautusmaksu on 5 euroa. Maksukehotukseen lisätään maininta saatavan siirtämisestä perintätoimiston hoidettavaksi, mikäli maksua huomautusmaksuineen ei makseta kokonaan määräajassa. Perinnän osalta ilmoitetaan, että perinnästä aiheutuvat kustannukset peritään aina velalliselta. Saatava lähetetään yhden muistutuskerran jälkeen perintätoimiston hoidettavaksi. Mikäli asiakas jättää huomautusmaksun maksamatta, laskuttaja lähettää siitä laskun, jossa on maininta saatavan siirtämisestä perintätoimiston perittäväksi, mikäli maksua ei eräpäivään mennessä ole maksettu. Samalla laskulla laskutetaan alkuperäisen saatavan viivästymisestä aiheutunut viivästyskorko. Vesihuoltolaitoksen laskutuksen osalta noudatetaan siitä annettuja säädöksiä ja määräyksiä. Mikäli saatavaa ei huomautuksista huolimatta saada perittyä, palvelu voidaan keskeyttää lainsäädännön sallimissa puitteissa ja eräännyttää luotto tai saattaa asia oikeuteen. 6. Saatavien poistaminen kirjanpidosta Osastopäälliköllä tehtäväalueellaan ja kamreerilla on oikeus epävarman saatavan poistamiseen silloin, kun saatavan suuruus on enintään 1.000 euroa. Sitä isomman saatavan poistamisesta päätöksen tekee ao. toimielin. Saatavia tarkastellaan kunkin toimintavuoden päättyessä, jollei erityistä syytä saatavan poistamiseksi toimintavuoden aikana ole. Päätös saatavien poistamisesta riittävästi yksilöitynä tulee antaa tiedoksi kirjanpitoon heti, kun päätös on tehty mutta viimeistään toimintavuotta seuraavan tammikuun 31. päivään mennessä. Talouspalvelu pitää keskitetysti poistetuista saatavista erillistä luetteloa. Perintää jatketaan edelleen ja luettelosta saatava voidaan poistaa vasta, kun vanheneminen tai velallisen konkurssi, velkasaneeraus tai muu syy tekee sen lopullisesti perintäkelvottomaksi. Kirjanpidossa ei pidetä kahta vuotta vanhempia saatavia. 7. Saatavan vanhentuminen ja vanhentumisen katkaiseminen Julkisoikeudellinen saatava vanhenee lopullisesti 5 vuodessa maksuunpanovuotta seuraavan vuoden alusta. Yksityisoikeudellisten saatavien yleinen vanhentumisaika on 3 vuotta saatavan erääntymisestä. Vanhentumisen katkaisemisesta alkaa kulua uusi entisen pituinen vanhentumisaika. Vanhentumisaika on kuitenkin 5 vuotta sen jälkeen, kun velasta on annettu maksutuomio. 19
Velan lopulliselle vanhentumiselle ei ole määräaikaa. Velkaa voidaan periä ulosottotoimin velallisena olevalta luonnolliselta henkilöltä 15 vuoden ajan. Määräaika on 20 vuotta, jos kyse on rikostapauksesta. 8. Käteiskassat Kamreeri päättää alitilittäjien oikeuksien myöntämisestä ja käteiskassojen suuruudesta. Osastopäällikkö määrää vastuualueensa alitilityskassan vastuullisen hoitajan. Alitilityskassan vastuullisen hoitajan on pidettävä kassasuorituksista kirjanpitoa. Talouspalvelu antaa tarkempia ohjeita pidettävästä kassakirjanpidosta. Alitilittäjän antamien tositteiden tulee olla selkeälukuisia ja niistä tulee käydä selville suorituksen perusteet kuten yksikköhinnat ja määrät sekä myynnin arvonlisäverollisuus. Alitilittäjän on tehtävä tilitys talouspalvelun määrääminä ajankohtina sekä aina kassan enimmäismäärän tultua täyteen. Lopputilitys tehdään 31.12. tilanteen mukaisesti tammikuun 15. päivään mennessä. Osastopäällikön hyväksymän tilityksen tositteineen toimitetaan kirjanpitäjälle ja kertyneet varat tilitetään kunnan pankkitilille. Tilillepanoon on laitettava tiedoksi alitilittäjän nimi sekä tilitykseen liittyvän tilityslomakkeen päivämäärä. Alitilittäjän rahavarat on säilytettävä lukollisessa kassalippaassa varmassa säilytyspaikassa. 20
LASKUTUSTIETOLOMAKE Laskutettavan nimi Henkilötunnus tai Y-tunnus Laskutusosoite Postinumero ja -toimipaikka VEROTON MYYNTI (yksilöi myydyt tuotteet / palvelut) Määrä Hinta Tili Kustannuspaikka Tunniste VEROLLINEN MYYNTI Määrä Hinta (alv 0 %) Alverokanta Tili Kustannuspaikka Tunniste