KINNULAN KUNNAN SISÄISEN VALVONNAN OHJESÄÄNTÖ

Transkriptio

1 KINNULAN KUNNAN SISÄISEN VALVONNAN OHJESÄÄNTÖ Hyväksytty valtuustossa /

2 Sisällys 1. JOHDANTO SOVELTAMISALA JOHTAMISJÄRJESTELMÄ VALVONTAJÄRJESTELMÄ SISÄISEN VALVONNAN OSA-ALUEET VALVONTAYMPÄRISTÖ, JOHTAMINEN JA HALLINTO RISKIEN HALLINTA VIESTINTÄ SISÄISEN VALVONNAN MENETELMÄT TALOUSHALLINTA TALOUSARVIO JA SUUNNITELMA MAKSULIIKENNE YLEISTÄ TOSITEAINEISTON KÄSITTELY SAAPUVA RAHALIIKENNE JA ARVOPOSTI SAATAVIEN PERINTÄ LASKUTUSPERUSTEET LASKUTUS JA MAKSUN SUORITUS MAKSUN VIIVÄSTYMINEN SAATAVIEN POISTAMINEN KIRJANPIDOSTA HANKKEEN HALLINNOINTI JA TOTEUTTAMINEN HANKKEEN ORGANISOINTI HANKKEEN TALOUS HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN LIITE SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJESÄÄNTÖ

3 1. JOHDANTO Sisäisellä valvonnalla, tunnistetaan, ehkäistään ja hallitaan riskejä. Kunnan hallinnon ja talouden valvonta tulee järjestää niin, että se muodostaa kattavan valvontajärjestelmän. Toiminnot on järjestettävä ja toimintaa johdettava siten, että kaikilla organisaation tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Toiminnan kehittäminen ja sisäinen valvonta ovat saman asian eri näkökulmia. Sisäisessä valvonnassa on tunnistettava toiminnot ja toimintojen vaikutukset. Kunnanhallitus vastaa ylimpänä toimeenpanevana toimielimenä sisäisen valvonnan järjestämisestä. Se antaa tarkempia ohjeistuksia sen lisäksi mitä kunnan omissa säännöissä säädetään. Hallintokuntien tulee päättää omaa tehtäväaluettaan koskien hyvään johtamis- ja hallintotapaan liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytavat. Vastuuhenkilöinä ovat esimiehet, jotka vastaavat tehtäviensä ja kustannuspaikkojensa osalta sisäisen valvonnan täytäntöönpanosta. Sisäinen valvonta on kuntajohtamisen apuväline, jonka tavoitteena on: - Edistää kunnan toimintojen säännöllisyyttä, taloudellisuutta, tehokkuutta sekä parantaa palvelujen laatua. - Turvata kuntaa menetyksiltä, jotka voivat aiheutua huolimattomasta asioiden hoidosta, virheistä ja tuottamuksellisista tai tahallisista väärinkäytöksistä. - Varmistaa säädösten, määräysten ja ohjeistuksien noudattaminen ja ohjauksen vaikuttavuuden toteutuminen. - Ylläpitää ja kehittää luotettavaa raportointia kunnan hallinnosta ja taloudesta. - Keskeisimpien velvollisuuksien ja tehtävien toteuttamisen varmistaminen sekä haavoittuvuuden ehkäiseminen. 2. SOVELTAMISALA Ohjetta sovelletaan kaikkiin Kinnulan kunnan toimielimiin ja työyksiköihin. Sisäisen valvonnan menetelmiä käytetään soveltuvin osin myös kunnan tytäryhtiöiden valvonnassa. 2

4 3. JOHTAMISJÄRJESTELMÄ Valtuusto hyväksyy kunnan vision, strategiat ja toiminnalliset tavoitteet vuosittain talousarvion yhteydessä. Talousarvio sisältää myös tehtäväalueille valtuuston hyväksymät toiminnalliset tavoitteet ja toiminnan toteuttamiseksi osoitetut määrärahat. Toimialueet ohjaavat tehtäväalueillaan toimintaa valtuuston hyväksymien tavoitteiden suuntaisesti ja asettavat tarvittaessa yksityiskohtaisempia tavoitteita toimintakokonaisuuksille ja kustannuspaikoille. Toiminnan ohjaus perustuu kunnan strategia-asiakirjoihin ja siitä talousarviossa johdettuihin tavoitteisiin. Vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa henkilöstön kanssa sovittujen tavoitteiden on oltava yhdensuuntaisia kunnan ja toimielimen tavoitteiden kanssa. - Valtuuston tulee kuntalain 13 :n mukaan päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Valtuusto ohjaa perusteista päättäessään sitovasti kunnanhallitusta sen hoitaessa hallinnon ja taloudenhoidon vastuutehtävää sekä toiminnan johtotehtävää. Keskeinen ohjausväline on hallintosääntö. - Kuntalain 50 :n mukaan valtuusto hyväksyy hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. - Kunnanhallitus vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Kunnan hallintoa, taloudenhoitoa sekä muuta toimintaa johtaa kunnanhallituksen alaisena kunnanjohtaja tai pormestari. Operatiivisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen on näin ollen lain mukaan osa kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle säädettyä hallinnon ja taloudenhoidon tehtävävelvoitetta. - Toimintakertomuksessa tulee kuntalain 69 :n mukaan antaa tiedot olennaisista kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvistä asioista, joista ei ole annettu muutoin tietoa taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa. Tällaisia asioita ovat ainakin arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. 3

5 - Tilintarkastajan on tarkastettava onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti (kuntalain 73 ). Johtamisjärjestelmän oikeudellisena perustana ovat siten kuntalaki, kunnan hallintosääntö ja muut valtuuston hyväksymät hallintoa ohjaavat ja määrittävät asiakirjat. Hallintosäännössä on määritelty toimielimien, kunnanjohtajan, osastopäälliköiden ja vastuualueen vastuuhenkilön ja tulosyksikön vastuuhenkilön toimivalta, ratkaisuvalta ja vastuu. Esimiesten ja viranhaltijoiden toimintaa ja työskentelyä säätelevät myös ammatti-/ tehtäväkohtaiset säädökset ja määräykset. 4. VALVONTAJÄRJESTELMÄ Kunnan toimintaan liittyvä valvonta jakautuu ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Ulkoiseen valvontaan kuuluu kuntalain mukainen hallinnon ja talouden tarkastus, josta vastaavat tarkastuslautakunta sekä hallinnon ja talouden tarkastamista varten valittu tilintarkastaja. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline, ja se on olennainen osa toiminnan ohjausta ja johtamista. Sisäistä valvontaa ohjeistavat hallintosääntö, talousarvion täytäntöönpano-ohje, sisäisen valvonnan ohjesääntö, matkustussääntö, arkistosääntö, hankintasääntö. Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajan tehtäviin kuuluu tarkistaa, että kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty asianmukaisesti. Tämän asiakirjan tarkoituksena on ohjeistaa sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestämistä Kinnulan kunnassa. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus ja sitä johtaa kunnanjohtaja. Valittavilla toimenpiteillä pyritään toimimaan tuloksellisuuden ylläpitämisen, edistämisen ja parantamisen puolesta, sekä varmistamaan kirjanpidon, palkanlaskennan, maksuliikenteen ja tietojärjestelmien luotettavaa toimintaa. Kukin toimielin ja viranhaltija vastaavat johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta, joka jakautuu kolmeen osa-alueeseen: sisäiseen tarkkailuun, sisäiseen tarkastukseen ja seurantaan. Keskeistä on, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee perustua järjestelmälliseen ja dokumentoituun toimintatapaan. 4

6 4.1. SISÄISEN VALVONNAN OSA-ALUEET VALVONTAYMPÄRISTÖ, JOHTAMINEN JA HALLINTO Kunnan eri työyksiköissä toimintakulttuuri on rakennettava siten, että yksikköä johdetaan tehokkaasti, tuloksellisesti, toimintaa kehittämällä. Johtamisen ja hallinnon arvioinnissa kiinnitetään huomiota asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen ja päätösten perusteena olevan tiedon riittävyyteen ja luotettavuuteen, sekä lain säännösten, viranomaisohjeiden, määräysten ja toimielinten päätösten noudattamiseen. Organisaatiorakenteen on edistettävä tehokasta toimintaa. Tehtävät ja vastuut on määriteltävä selkeästi ja kehityskeskustelut henkilöstön kanssa toteutettava säännöllisesti RISKIEN HALLINTA Organisaatiossa on kolmenlaisia riskejä: henkilö-, omaisuus- ja toiminnan riskit. Henkilöriskeihin kuuluvat mm. uupuminen, huono työilmapiiri, tapaturmat, avainhenkilöiden vaihtuminen. Omaisuusriskeihin sisältyvät tulipalo, rikkoutuminen, murto, vuoto ym. uhkat. Toiminnan riskit muodostuvat esimerkiksi rahoitus- ja vakuutusriskeistä. Organisaatiossa syntyvät riskit on tunnistettava ja arvioitava hallintokunnittain. Riskien vähentämisen ja ennalta ehkäisyn on oltava aktiivista toimintaa. Riskit priorisoidaan ja niihin puututaan sen mukaan, mitkä aiheuttavat merkittävimmät uhkat toiminnan jatkuvuudelle ja sujuvuudelle. Hallintokunnissa tunnistetut riskit, joita ei pystytä ko. hallintokunnan omilla päätöksillä ja toimilla pienentämään, on tuotava välittömästi kunnan operatiivisen johdolle tiedoksi VIESTINTÄ Sisäinen viestintä on järjestettävä siten, että johdolla ja henkilöstöllä on käytettävissä oikea ja riittävä tieto oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa. Sisäisen viestinnän on oltava avointa ja harkittua. Vastuu ulkoisesta viestinnästä on jaettu vastuualueittain: viranhaltijat vastaavat ulkoisesta viestinnästä oman tehtävänkuvansa puitteissa. Kunnanjohtaja vastaa koko kuntaa koskevien asioiden ulkoisesta viestinnästä. 5

7 4.2. SISÄISEN VALVONNAN MENETELMÄT Seurantavastuu kuuluu viranhaltijoille ja toimielimille. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvollisuuden asettaminen ja raportoinnin toteutuksen valvonta. Talousarvion toteutumisen seurannan on oltava jatkuvaa. Suositus on, että eri toimielimissä seurataan vastuualueen talouden toteumaa jokaisessa kokouksessa, mikäli ne pidetään yli kuukauden väliajoin. Mikäli toimielimen vastuualueella taloudessa ja toiminnassa tapahtuu ennakoimattomia ja yllätyksellisiä muutoksia, jotka uhkaavat vaikuttaa talousarvion määrärahojen riittävyyteen, tulee niistä raportoida välittömästi kunnanhallitukselle ja esittää muutokset talousarvioon valtuuston päätettäväksi. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan asianmukaisesti. Sisäisestä tarkkailusta vastaavat ensisijaisesti esimiesasemassa olevat, mutta velvollisuus sisäiseen tarkkailuun ja siinä havaittavien toiminnan poikkeamien raportointiin on jokaisella työntekijällä. Se on toimintayksikön toimintarutiineihin ja tietojärjestelmiin sisältyvää toimintojen ja varojen käytön valvontaa. Tarkkailun perusteet luodaan tehtävien, valtuuksien ja vastuiden jakamisella, työ- ja menetelmäkuvauksilla, rekisteritietojen ja ohjelmistojen suojaamisella ja vastaavilla keinoilla. Sisäinen tarkastus on tarkastustarkoituksessa tapahtuvaa toimintaa, josta on oma asiakirjansa sisäisen valvonnan ohjesäännön liitteenä. Seurannasta, tarkkailusta ja tarkastuksesta on kirjaukset Kinnulan kunnan hallintosäännössä. 5. TALOUSHALLINTA 5.1. TALOUSARVIO JA SUUNNITELMA Hallintokunnat sisällyttävät talousarvioesityksiinsä esitykset taloudellisista ja toiminnallisista tavoitteista. Hallintokunnat antavat määräaikaan mennessä talousarvioesityksensä, eli tekevät alustavat käyttötaloussuunnitelmat. Talousarvio tasapainotetaan keskushallinnossa, jonka jälkeen kunnanhallitus tekee talousarvioesityksen valtuustolle. Talousarvioon kirjatut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat perusta seurantaan liittyvälle sisäiselle valvonnalle. Valtuuston 6

8 hyväksyttyä seuraavan vuoden talousarvion kunnanhallitus antaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeet toimielinten noudatettavaksi. Hallintokuntien (ml. keskushallinto) on raportoitava kuukausittain tai sitä seuraavassa kokouksessa kunnanhallitukselle, lautakunnalle tai perusturvan osalta myös perusturvajaokselle talousarvion toteuma. Hallintokuntien tulee hyvissä ajoin raportoida kunnanhallitukselle mahdollisista muutostarpeista talousarvioon. Valtuustolle talousarvion toteutumisesta raportoidaan neljännesvuosittain. 5.2.MAKSULIIKENNE YLEISTÄ Raha- ja laskentatointa säätelevät kuntalaki, sekä kirjanpitolaki ja lainsäädännöstä annettavat soveltamisohjeet. Lisäksi kunnanhallitus antaa vuosittain talousarvion täytäntöönpano-ohjeen. Toimielinten ja vastuualueiden esimiesten tehtävänä on huolehtia siitä, että oman toimialansa toimintakulut suoritetaan ja toimintatuotot kannetaan oikeamääräisenä ja ajallaan noudattaen lakia, taksoja, sopimuksia ja hyvää hallintoa TOSITEAINEISTON KÄSITTELY Jokainen maksutapahtumaa todentava tosite on varustettava tulosyksikössä tarkastus-, hyväksymisja tiliöintimerkinnöillä. Vastaanottajan on tarkistettava, että tosite täyttää muodollisesti kirjanpitolain vaatimukset ja on asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi ja että kulun suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Hyväksyjän tulee myös varmistua, että hankintoja tehtäessä laskutus on hankintapäätöksen mukainen. Laskujen vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. 7

9 Sisäisiä suorituksia ja tilioikaisuja koskevissa tositteiden käsittelyssä noudatetaan soveltuvin osin edellä selostettuja ohjeita SAAPUVA RAHALIIKENNE JA ARVOPOSTI Kunnalle tulevat rahasuoritukset on ohjattava kunnan pankkitileille tai alitilittäjäkassoihin. Alitilittäjän ottaessa vastaan kunnalle tulevia suorituksia maksajalle on annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti ja tositteeksi jäävään kappaleeseen on otettava maksajan allekirjoitus. Numeroiduista tulotositesarjoista sekä tositteiden luovutuksista ja tilityksistä pidetään luetteloa. Tapahtumissa tai muissa yleisötilaisuuksissa kerätyt osallistumismaksut, tavaroiden myyntituotot ja muut suoritukset tulee tilittää heti tapahtuman jälkeen viraston ensimmäisenä aukiolopäivänä yhteispalvelupisteeseen tai pankkiin. Kunnalle ja/ tai toimielimelle osoitetun saapuvan arvopostin sekä muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa ao. toimielimen valtuuttama henkilö tai henkilöt. 5.3.SAATAVIEN PERINTÄ LASKUTUSPERUSTEET Osastopäällikkö vastaa siitä, että talousarvion mukainen tuloarvio toteutuu ja valvoo tehtäväalueidensa osalta saatavien kertymistä. Yksikön (kustannuspaikan) vastuuhenkilö seuraa oman vastuualueensa saatavien kertymistä, ja keskushallinnossa seurataan koko kunnan kaikkien saatavien kertymistä. Toimielinten ja tulosyksiköiden esimiesten on huolehdittava toimialallaan syntyvien saatavien laskutuksesta, maksukehotusten lähettämisestä ja pakkoperintätoimista. Laskutusten perusteena olevat päätökset ja sopimukset on laadittava siten, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot. Sopimuksia tehtäessä ja muutoinkin erityisesti silloin, kun laskutus perustuu kustannusten jakamiseen, on selvitettävä mahdollisuus ja tarve ennakkolaskutukseen 8

10 Muille kunnille tai muiden kuntien asukkaille annetut palvelut taikka kuntien välinen yhteistoiminta on pyrittävä sopimaan kirjallisesti. Saatavien turvaamiseksi toimielinten tai tulosyksikköjen on vaadittava tarvittaessa asiakkaalta vakuus sellaisissa tapauksissa, joissa asiakassuhde on tilapäinen, kysymyksessä on huomattava taloudellinen riski tai vakuuden vaatimista on muutoin pidettävä tarkoituksenmukaisena LASKUTUS JA MAKSUN SUORITUS Laskutukset tulee hoitaa viipymättä veloitusperusteen syntymisen jälkeen ja mahdollisuuksien mukaan siten, että toistuvissa palvelutuotannon laskutuksissa laskutusajankohta ja eräpäivä ovat säännönmukaiset. Sekä yksittäiset laskut että maksuperusteen syntymisen jälkeen laskutettavat maksut on tehtävä viimeistään seuraavan kalenterikuukauden 12. päivään mennessä. Yksikkö-/ kustannuspaikkakohtaiset vastuuhenkilöt vastaavat siitä, että laskutusta varten tarvittavat tiedot ovat riittävän ajoissa laskuttajien käytössä, jotta laskutus on mahdollista tehdä määräaikaan mennessä. Laskun eräpäivä on määrättävä siten, että asiakkaalle jää maksuaikaa kaksi viikkoa laskun lähettämisestä. Eräpäiväksi tulee merkitä pankkipäivä. Alle viiden (5) euron saatavat voidaan yhdistää asiakkaan seuraavaan laskuun. Alle viiden (5) euron saatava voidaan jättää laskuttamatta, mikäli yhdistely ei ole mahdollista. Mikäli saatava siirtyy laskutettavaksi seuraavassa laskutuksessa, siitä ei lähetetä asiakkaalle eri ilmoitusta. Viivästyskorko vahvistetaan vuosittain ja se veloitetaan toisen laskun yhteydessä, mikäli ensimmäistä ei ole maksettu. Asiakkaan saamasta tuotteesta tai palvelusta tehdään yksi lasku ja sen jälkeen tarvittaessa toinen muistutuslasku, minkä jälkeen se siirtyy perintään. Laskusta tulee ilmetä seuraavat arvonlisäverolain edellyttämät tiedot: laskun antamispäivä juokseva tunniste (laskunumero) Y-tunnus myyjän nimi ja osoite asiakkaan nimi ja osoite laskun maksaja ja laskutusosoite, jos joku muu kuin asiakas tavaroiden määrä ja luonne sekä palveluiden laajuus ja luonne 9

11 tavaroiden toimituspäivä, palveluiden suorituspäivä tai ennakkomaksun perusteena oleva sopimus veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset maksettava euromäärä verokanta suoritettava veron määrä verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun Mikäli lasku maksetaan yhteispalvelupisteeseen, niin asiaa hoitava työntekijä vastaa siitä, että lasku merkitään maksetuksi. Liikasuoritukset on palautettava asiakkaille viipymättä, ellei kunta voi käyttää sitä muiden avointen suoritusten kuittaamiseen. Liikaa maksetun summan on oltava vähintään kymmenen (10) euroa, jotta kunta palauttaa sen asiakkaalle. Liikaa maksetun summan palauttamisesta pidätetään viiden (5) euron käsittelymaksu, joka on laskukohtainen. Liikamaksun palauttamisesta ilmoitetaan kirjeitse asiakkaalle MAKSUN VIIVÄSTYMINEN Kunnassa taloudenhoidon lähtökohtana on, ettei laskulle anneta lisää maksuaikaa. Lasku lähetetään, siinä on 14 päivän maksuaika, minkä jälkeen lähtee muistutuslasku ja sen jälkeen maksu siirtyy perintään. Muistutuslaskuun lisätään viiden (5) euron huomautusmaksu. Maksukehotukseen lisätään maininta saatavan siirtämisestä perintätoimiston hoidettavaksi, mikäli maksua ei makseta kokonaan määräajassa. Mikäli Kinnulan kunnalle kuuluva vuokra- tai vesilasku jätetään kokonaan maksamatta, niin vesi katkaistaan neljän kuukauden kuluessa maksamatta jääneen laskun eräpäivästä, mistä lähetetään tieto 2-4 viikkoa aikaisemmin. Vastaavaa toimintamallia noudatetaan vuokrasopimuksen osalta; huoneenvuokrasopimus purkautuu ja häätö toteutetaan neljän kuukauden kuluessa vuokran maksamatta jättämisestä. 10

12 Kunnanjohtaja tai keskushallinnon osastopäällikkö voi sopia perittävien alle 1000,00 euron suuruisten maksujen maksuajan pidentämisestä enintään kolmen (3) kuukauden pituiseksi ajaksi. Maksuajan myöntäjä vastaa siitä, että viivästyskorko laskutetaan siitä annettujen ohjeiden mukaisesti. Maksuohjelma tulee antaa tiedoksi saatavaa seuraavalle laskuttajalle sekä kirjanpitoon. Maksuajan pidentämisen edellytyksenä on velallisen sitoutuminen maksuohjelman mukaisiin suorituksiin ja viivästyskoron maksamiseen allekirjoittamalla maksuohjelma. Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, maksulle on maksettava eräpäivästä suorituspäivään saakka korkolakiin kirjattu viivästyskorko, ellei kunnanhallitus ole toisin päättänyt tai vuokra- tai muussa sopimuksessa ole muusta korosta sovittu. Perintätoimistolle lähetettyjen saatavien osalta maksusuunnitelmasta sopivat asiakas ja perintätoimisto. Mikäli saatavaa ei saada perittyä, palvelu voidaan keskeyttää lainsäädännön sallimissa rajoissa. Esimerkiksi avoimet vuokrasaatavat johtavat hoitamattomina käräjäoikeuden yksipuoliseen tuomioon, joka johtaa ulosottotoimenpiteisiin ja häätöuhkaan. Hallintosäännön mukaisesti saatava voidaan pidättää vastasaatavasta. Kuittauksesta on lähetettävä velalliselle kirjallinen ilmoitus SAATAVIEN POISTAMINEN KIRJANPIDOSTA Kunnanjohtajalla tai keskushallinnon osastopäälliköllä on oikeus epävarman saatavan poistamiseen silloin, kun saatavan suuruus yhdeltä maksajalta on enintään 1000,00 euroa. Sitä isomman saatavan poistamisesta päätöksen tekee kunnanhallitus. Saatavia tarkastellaan jokaisen kalenterivuoden päättyessä, jollei erityistä syytä saatavan poistamiseksi ole olemassa jo toimintavuoden aikana. Päätös saatavien poistamisesta on annettava tiedoksi kirjanpitoon riittävän yksilöitynä ja mielellään heti kun päätös on tehty, mutta kuitenkin viimeistään toimintavuotta seuraavan tammikuun 31. päivään mennessä. Kirjanpito pitää poistetuista saatavista erillistä luetteloa. Perintää jatketaan edelleen ja luettelosta saatava voidaan poistaa vasta kun vanheneminen tai velallisen konkurssi, velkasaneeraus tai muu syy tekee sen lopullisesti perintäkelvottomaksi. 11

13 6. HANKKEEN HALLINNOINTI JA TOTEUTTAMINEN 6.1. HANKKEEN ORGANISOINTI Jokaiselle kunnan toteuttamisvastuulla olevalle hankkeelle tulee hankkeen asettamispäätöksessä nimetä kunnan virassa oleva vastuuhenkilö, jolla on vastuu hankkeesta ja joka toimii hankkeeseen mahdollisesti palkattavan henkilöstön esimiehenä. Vastuuhenkilönä ei voi toimia hankkeeseen palkattava työntekijä. Hankeorganisaatio käsittää hankkeen vetäjän ja ohjausryhmän (hankkeen laajuudesta riippuen, riippuen myös riitä vaatiiko rahoittajapuoli ohjausryhmän nimeämistä hankkeelle). Ohjausryhmä edustaa hankkeen asettajaa ja rahoittajia. Ohjausryhmässä voi olla jäsenenä myös hankkeen tavoitteiden kannalta tarpeellisia sidosryhmien asiantuntijoita. Ohjausryhmä ohjaa ja valvoo projektin toteuttamista rahoittajan hyväksymän projektisuunnitelman mukaisesti, hyväksyy sen tulokset sekä esittää mahdolliset jatkotoimenpiteet. Ohjausryhmän jäsenet myötävaikuttavat hankkeen tavoitteiden mukaiseen toteuttamiseen toimimalla yhteyshenkilönä ja asioiden esittelijöinä taustaorganisaatiossaan. Hankeen vetäjä vastaa kokonaisvaltaisesti yhdessä mahdollisesti hankkeelle valitun ohjausryhmän kanssa hankkeen toteuttamisesta hankesuunnitelman mukaisesti. Hankkeen vetäjä vastaa hankkeen hallinnoinnista, raportoinnista ja maksatushakemuksista määräaikoja noudattaen, myös pitäen ohjausryhmän tietoisena koskien hankkeen eri vaiheiden toteutusta. Lisäksi hän vastaa dokumentoinnista ja arkistoinnista, ohjausryhmän kokousten valmistelusta ja päätösten täytäntöönpanosta, sekä ohjausryhmän määrittelemistä muista tehtävistä. Hankkeelle mahdollisesti valitun ohjausryhmän tehtävänä on seurannan ja valvonnan lisäksi myös tukea ja auttaa hankevetäjää. Hankkeen rahoituspäätös ja päätöksen mukana toimitetut liitteet ja viittaukset mm. lakiasetuksiin ohjaavat sen aikataulua, raportointia, tiedotuskäytäntöä sekä asiakirjojen säilyttämistä. Kun kunnan hallinnoima hanke on yhteistyö-, osallisuus- tai rahoitushanke, on yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävä kirjallinen yhteistyösopimus, jossa määritellään kumppaneiden vastuut ja oikeudet riittävällä tasolla liittyen esim. toimenpiteisiin, rahoitukseen ja raportointiin. Kunnan toteuttamisvastuulla olevien hankkeiden osalta asianomaisen hallintokunnan toimielin päättää, miten ja kuinka usein hankkeesta tulee raportoida toimien kuitenkin rahoituspäätösten ja lakiasetusten mukaan. 12

14 6.2. HANKKEEN TALOUS Talouteen sovelletaan kunnan yleisiä säädöksiä, ohjeita ja periaatteita sekä rahoituspäätöksessä annettuja määräyksiä ja tositeaineiston säilytysajoista annettuja erityisiä ohjeita. - Ennen kuin hankkeelle syntyy kirjanpitotapahtumia, hankkeen kirjanpidollisesta käsittelystä on sovittava kunnan taloushallinnon kanssa ja vastuu siitä on hankkeen asettamispäätöksessä nimetyllä virassa olevalla vastuuhenkilöllä. Taloushallintoon on toimitettava seuraavat tiedot: - rahoitushakemukset ja hyväksytyt rahoituspäätökset - selvitys hankkeen edellyttämästä käsittelystä kirjanpidossa (oma kustannuspaikka) - vastuuhenkilön allekirjoittama ilmoitus (oma lomake), mihin atk-järjestelmiin/ - ohjelmiin hankkeeseen palkatulle henkilölle tulee antaa käyttö-/ katseluoikeudet - työaikaseuranta - kokouspalkkioilmoitukset - kuka asiatarkastaa ja hyväksyy hankkeen laskut Hankkeeseen palkattujen henkilöiden rekrytoinnin ja työsopimukset tekee hallintosäännön mukaan siihen oikeutettu toimijataho. Tilikauden päättyessä kirjanpitoon on toimitettava annettuja päivämääriä noudattaen tiedot tilikaudelle kuuluvasta mahdollisesti etukäteen saadusta tai vasta jälkikäteen saatavasta tulosta. Mikäli hankkeessa laskutetaan osallistumisesta tai palveluiden/ tuotteiden myynnistä, hankkeen vetäjä vastaa kaikkien tietojen antamisesta laskuttajalle, jotta laskutus voidaan toteuttaa Hankkeen ostolaskut toimitetaan kunnalle samalla tavalla kuin muutkin laskut, joko verkkolaskuna tai paperisena, minkä jälkeen se skannataan sähköiseen muotoon. Hankkeen vetäjän on koottava säilytettävä aineisto ja hankkeen laskuista kopiot ja säilytettävä ne muun hankemateriaalin yhteydessä, mikä helpottaa mahdollisen ulkopuolisen tarkastajan tekemää tositetarkastusta. Hankemateriaali säilytetään Kinnulan kunnanvirastossa säädettyjen lakiasetusten mukaan. 13

15 6.3 HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN Hankkeen vetäjä vastaa loppuraportin kirjoittamisesta ja hyväksyttää sen ohjausryhmällä tarvittaessa, mikäli sellainen rahoituspäätöksen tai osarahoittajien toimesta vaaditaan. Loppuraportti on laadittava rahoituspäätöksessä mainittuun määräpäivään mennessä ja siitä on selvitettävä annettujen ohjeiden mukaisesti kaikki vaadittavat asiat. Annetut ohjeet on annettu yleensä rahoituspäätöksessä. Loppuraportti on toimitettava niille tahoille, joille se rahoituspäätöksen mukaan on lähetettävä. Projektin aikana on ylläpidettävä hankekansiota, johon on sisällytettävä kaikki hanketta koskeva keskeinen aineisto. Hankekansion on oltava paperisessa muodossa, koska kunnalla ei ole vielä käytössä sähköistä dokumenttien arkistointia. Hankekansioon olisi hyvä sisältää seuraavat asiakirjat tai vastaavat hankkeen toteuttamisen ja seurannan kannalta oleelliset asiat, kuten mm: kunnalliset päätökset rahoitushakemukset rahoituspäätökset toimielimen asettamispäätös - hankesuunnitelma - pöytäkirjat, muistiot - sopimukset - hankkeen kannalta merkittävä sähköpostikirjeenvaihto - loppuraportti - tilintarkastajien lausunnot (mikäli tällainen rahoituspäätöksessä vaaditaan) Säilytettävä aineisto on laitettava arkistomappiin ja mapin selkämykseen seuraavat tiedot: hankkeen nimi sekä mahdollinen hankenumero (ns. dnro), sekä hankkeen päättymispäivä ja päivämäärä, mihin asti aineistoa on säilytettävä. Aineiston arkistoinnissa on noudatettava kunnan arkistosääntöä. 14

16 LIITE 1 SISÄISEN TARKASTUKSEN OHJESÄÄNTÖ 1 Toiminta-ajatus Sisäinen tarkastus on aktiivista tarkastustoimintaa, joka kohdistuu mm. rahoitus-, vaihto- ja käyttöomaisuuteen. Tarkastustoiminnan tärkeimpiä aineistoja ovat mm. varastojenhallinta, käteiskassat, viranhaltijapäätökset, sopimusluettelot, omaisuusluettelot, vakuudet ja kiinnitykset sekä vakuutussopimukset. Sisäistä tarkastusta suorittavat toimielinten valitsemat luottamushenkilötarkastajat. Tarkastuksista on tehtävä pöytäkirja joka on annettava ao. toimielimelle. Sisäinen tarkastus tukee Kinnulan kunnan ja sen yksiköiden toiminnan ja toimintaprosessien taloudellisuutta ja tuloksellisuutta. Sisäisellä tarkastuksella ei ole päätösvaltaa yksiköiden toimintoihin eikä tarkastettaviin asioihin nähden. Sen tehtävänä on ennen muuta neuvonnan ja tarkastustoiminnan avulla tukea hyväksyttyjen Kinnulan kunnan kehittämiseen ja toimintaan liittyvien toimintaperiaatteiden ja ohjeiden noudattamista, ehkäistä ennalta virheitä ja väärinkäytöksiä sekä tehdä aloitteita ja ehdotuksia toimintojen kehittämiseksi. Toiminnassa pyritään yhteistyöhön, rakentavaan vuorovaikutukseen ja keskusteluun toimintayksiköiden kanssa. 2 Tehtävät Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on tuottaa Kinnulan kunnalle ja sen johdolle tietoa siitä, ovatko yksiköiden taloudenhoito, talouden seuranta, lautakuntien, kunnanhallituksen ja valtuuston päätösten täytäntöönpano ja muut toiminnot tapahtuneet laillisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on varmistaa, että organisaatio saavuttaa sen toiminnalle asettamat tavoitteet. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on varmistaa erityisesti seuraavat asiat: päätettyjä ja sovittuja toimintalinjoja noudatetaan, organisaatiosta saatu tieto on luotettavaa, riittävää ja oikea-aikaista, annettuja ohjeita ja määräyksiä noudatetaan johdonmukaisesti, toiminta on laillista ja taloudellisesti tarkoituksenmukaista, sekä 15

17 tehdä johdolle aloitteita ja ehdotuksia kunnan toimintojen kehittämiseksi. 3 Säädösperusta Suomen lainsäädäntö Kinnulan kunnan säännöt ja ohjeet, erityisesti kunnan hallintosääntö Kansainväliset sisäisen tarkastuksen ammattistandardit 4 Vastuu ja toimintaperiaate Tarkastustoiminnasta vastaavat tarkastuslautakunnan esittämät ja valtuuston valitsemat ammattitarkastajat. Sisäisessä tarkastuksessa avustajina toimivat kunnanhallituksen ja lautakuntien/ jaoksen valitsemat sisäiset tarkastajat. Operatiivisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen on osa kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle säädettyä hallinnon ja taloudenhoidon tehtävävelvoitetta. Tarkastustoiminnan toteutumisesta vastaavat kuitenkin hallintokunnat itsenäisesti ja oma-aloitteisesti ohjeiden mukaan. Sisäiset tarkastajat valitsevat tarkastuksen painopistealueet vuosittain toistuvien tarkastuskohteiden lisäksi. Hallintokunnissa ilmenevän tarpeen mukaan voidaan ostopalveluna hankkia myös ulkopuolisen ammattitarkastajan tarkastuspäiviä. Ammattitarkastajien toiminta tapahtuisi lisättyinä ostopäivinä tarkastuslautakunnan ostamien tarkastuspäivien yhteydessä. 5 Asema ja toimivalta Sisäinen tarkastus toimii kunnanjohtajan johdolla ja alaisuudessa. Osastopäälliköt raportoivat sisäisen tarkastuksen tuloksista kunnanjohtajalle säännöllisesti. Sisäinen tarkastus kohdistuu kaikkeen kunnan toimintaan. 16

18 Sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada viivytyksettä käyttöönsä kaikki tarkastuksessa tarvittava aineisto. Tarkastuksen kohteena oleva toimintayksikkö on velvollinen tarpeellisilta osin avustamaan tarkastuksen suorittamisessa. Sisäisen tarkastuksen tulee noudattaa tietojen salassapidosta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. 6 Suunnittelu Sisäistä tarkastusta suoritetaan kunnanhallituksen ja lautakuntien hyväksymien sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelmien mukaisesti. Sisäinen tarkastus laatii vuosittain suunnitelman marraskuun loppuun mennessä tulevalle vuodelle sekä laatii sen pohjalta yksityiskohtaisen ehdotuksen talousarviovuoden kattavaksi tarkastussuunnitelmaksi, jossa määritellään mm. tarkastuksen kohdealueet ja tarvittavat voimavarat. 7 Tarkastuksen toteutus Tarkastukset perustuvat hallintokuntakohtaisiin tarkastussuunnitelmiin. Tarkastusajankohdasta sovitaan etukäteen tarkastettavan yksikön kanssa. 8 Raportointi Tarkastuksista laaditaan pöytäkirja tarkastuksen kohteelle ja kunnanjohtajalle. Tarkastustoiminnasta raportoidaan lisäksi suullisesti. Tarkastuksen kohteelle on aina varattava tilaisuus ilmaista käsityksensä asioista, joita tarkastuskertomuksessa on tarkoitus käsitellä. Tarkastuskertomuksessa esiin tulleista kehittämiskohteista ja niiden jatkotoimenpiteistä päättää asianomainen hallintokunta. Sisäisen tarkastuksen toiminnasta laaditaan tammikuun loppuun mennessä vuosiraportti. Yhteenveto hallintokuntien raporteista saatetaan tiedoksi kunnanhallitukselle. 17

19 9 Työpaperit ja tiedostot Tarkastuksen työpaperit ja niihin verrattavat atk-tiedostot säilytetään soveltuvin osin kunnan arkistosäännön mukaisesti. 10 Voimaantulo Tämä ohjesääntö tulee voimaan kun Kinnulan kunnanvaltuusto on sen hyväksynyt. Ohjesääntö on voimassa toistaiseksi. 18